名寄せのやり方とは?Excel(エクセル)を使う方法や手順を分かりやすく解説!

営業活動やマーケティングに欠かせない顧客リストなどのデータ。しかし、

「社内でバラバラに保存されていて情報が統一されていない」
「データの重複や入力ミスが多くて業務に活かせない」

といった課題でお悩みの方も多いのではないでしょうか。

こうしたときに役に立つ作業が「名寄せ」です。そして、名寄せに使えるツールとして、もっとも身近なのがExcel(エクセル)です。

この記事では、エクセルで名寄せを行う手順とやり方、さらに精度の高いデータが必要になった場合に役に立つ名寄せの方法についてもご紹介します。

顧客リストを精査して営業活動を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

名寄せとは

エクセル 名寄せ1

名寄せとは、データベース内で重複したデータを名前や住所、電話番号といった情報をもとに、同一人物・同一企業のものとして「一つに統合する」作業です。

企業が持つ顧客リストなどでは、同じ人物や企業が重複して登録されているケースが多々あります。そのようなリストの企業情報や顧客データを整理し、効率的な営業活動につなげるためのプロセスが「名寄せ」です。

リストに名寄せがされていない場合、下記のような問題が起こります。

  • 同じ人物や企業が重複して登録されたままになる
  • 異動や転居などで住所やメールアドレス、肩書きなどが変更になった場合の修正ができなくなる
  • 名寄せされていないリストをもとに営業活動を行うと、複数の担当者が同じ顧客にアプローチしてしまう

名寄せは、Excel(エクセル)やGoogleスプレッドシート、専用ツールで行うことができます。
専用ツールには、名寄せ専門のツールをはじめ、営業活動を管理する「SFA(Sales Force Automation)」や、顧客情報を管理する「CRM(Customer Relationship Management)」などがあります。

こうした専用ツールにデータを投入する前処理として、エクセルを使うケースも少なくありません。

名寄せが重要な理由

エクセル 名寄せ2

ビジネス、特に営業活動において、なぜ名寄せが重要なのでしょうか。ここでは、名寄せを行うメリットを2点、解説します。

営業活動を効率化できる

一つ目のメリットは、「営業活動を効率化できる」という点です。

複数の担当者がリストに入力する場合、情報が重複したり、全角と半角、漢数字と数字などの表記ゆれによって、同じ情報が別の情報として登録されてしまうことがあります。
無駄な情報が多いと必要な情報を探すのに時間がかかってしまい、営業活動が非効率になります。

あらかじめ名寄せをして情報を整理しておくことで、必要な情報を見つけやすくなり、営業活動が効率よくできるようになります。

重複連絡などのミスを防げる

二つ目のメリットは「重複連絡などのミスを防げる」という点です。

リストの情報に重複があった場合、さまざまなミスやトラブルが起こります。
例えば、次のようなケースを思い浮かべてください。

  • アポイントの電話やメールを同じ担当者に何度もしてしまう
  • 同じ担当者に、同じ内容のダイレクトメールを複数回送ってしまう
  • いちど商品説明をした企業に、別の担当者が同じ商品のアポ取りをしてしまう

このようなミスが起きると、作業工数や費用のムダが発生するだけでなく、顧客の信頼を失うことにつながります。

そのため、名寄せをしてデータの重複を避けることで、常に最新かつ正しい情報を保ちやすくなり、効率よい営業活動が行えるようになるのです。

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名寄せの手順

エクセル 名寄せ3

続いて、顧客データを例に名寄せの手順を説明します。

名寄せは、以下の4つのプロセスを踏み、作業を行うのが一般的です。

  1. データの調査とゴールの設定
  2. 必要なデータの抽出
  3. データクレンジング
  4. データマッチング

1.データの調査とゴール設定

まずは社内にあるデータを調査し、以下のような観点で入力状況を把握します。

  • 社内のどこにデータがあるのか
  • 必要な情報がどのくらい埋まっているか
  • 入力されているデータは正確か
  • データの入手時期はいつか

現状が把握できたら、データの入力状況に応じて、最終的に顧客リストをどのような形に統一するのか、名寄せの方針とゴールを決めましょう。

2.必要なデータの抽出

1で決めたゴールをもとに、名寄せに必要なデータ項目をデータベースから抽出します。
このとき、同じ情報でも項目名や入力形式が異なる場合があるため、どのように統一するのかを決めましょう。

項目名や入力形式が異なる場合には、次のようなケースがあります。

<同一情報だが、項目名が異なる場合>

  • 会社名:「企業名」「社名」
  • 個人名:「氏名」「お客さま名」「担当者名」「姓名」

<同一情報だが、入力形式が異なる場合>

  • データベースA:「住所」という項目に都道府県・市町村・番地・ビルが全て入力されている
  • データベースB:「都道府県」「市町村」「番地」「ビル」に項目が分かれて入力されている

 

3.データクレンジング

抽出したデータのクレンジング(ミスや表記ゆれの修正)を行います。
クレンジングとは、データの入力ミスや重複、表記ゆれなどを探して削除・修正することです。ここでは、一定の基準にデータを統一することが重要です。

表記ゆれには、次のようなケースがあります。

  • 住所:「港区芝5丁目29番20号」と「港区芝5-29-20」
  • 氏名:「高島さん」と「髙島さん」、「齋藤さん」「斎藤さん」「斉藤さん」
  • その他:全角と半角、空白(有無、全角/半角)

 

4.データのマッチング

データをクレンジングできたら、同一の情報に同一のID(キー)を付与し、データマッチングを行います。
例えば、企業名や住所、電話番号の3項目をキーに設定する場合、他の情報に相違があっても同一企業であるとみなします。

このとき、今後のデータ更新に備えて表記やID付与のルールを決めておくことで、精度の高いリストを保つことができるようになります。

Excel(エクセル)で名寄せする方法

エクセル 名寄せ4

昨今、営業活動やマーケティング活動に役立つSFAやCRMといったツールが増えています。
しかし、現在のエクセルは100万行以上のデータを扱えるため、エクセルを活用して営業やマーケティング活動を進めている企業も少なくありません。

データ量が少ない場合やコストをかけたくない場合は、エクセルで名寄せを行うこともできます。ここでは、エクセルで名寄せを行う際に使える関数や機能を解説します。

データ抽出・マッチングに使える関数・機能

大量のデータを目視するのは大変な労力が必要です。そこで、データ抽出やマッチングに役立つエクセルの関数や機能を紹介します。

VLOOKUP関数

VLOOKUP(ブイルックアップ)関数は、名寄せ作業で活躍する関数です。表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を抽出できます。

データの抽出をはじめ、複数のデータベースにまたがる情報を一つにまとめる時などマッチング作業にも役立ちます。

関数の書き方は、以下の通りです。

=VLOOKUP(検索値, 検索範囲, 列番号, 検索の型)

 

XLOOKUP関数

XLOOKUP(エックスルックアップ)関数は、指定した範囲のデータを検索し、それに対応する値を返す関数です。
VLOOKUP関数が縦方向のみを検索するのに対し、XLOOKUP関数は検索範囲を自由に設定できるため、活用の幅がより拡がります。

関数の書き方は、以下の通りです。

=XLOOKUP(検索値,検索範囲,返す範囲,見つからない場合,一致モード,検索モード)

※[見つからない場合]、[一致モード]、[検索モード]は省略可能

 

データクレンジングに使える関数・機能

ここからは、データクレンジングに役立つエクセルの関数や機能を紹介します。

ASC関数・JIS関数

ASC関数は全角文字を半角文字に変換し、JIS関数は半角文字を全角文字に変換する関数です。データの表記の統一を行う際に役立ちます。

関数の書き方は、以下の通りです。

=ASC(文字列)

=JIS(文字列)

 

TRIM関数

TRIM関数は、文字列の先頭・末尾にある空白や連続する空白など、不要なスペースを削除したいときに役立つ関数です。データ内に不要なスペースがある場合に活用できます。

例)「山田  太郎」→「山田 太郎」

関数の書き方は、以下の通りです。

=TRIM(文字列)

 

CLEAN関数

CLEAN関数は、文字列の中にある印刷できない文字を削除する関数です。セル内の不要な改行などを削除したい場合に役立ちます。

関数の書き方は、以下の通りです。

=CLEAN(文字列)

 

CONCATENATE関数

CONCATENATE関数は、2つ以上の文字列を1つの文字列に結合する関数です。複数の項目に分かれて入力されている氏名や住所を一つにまとめたい時などに活用できます。

関数の書き方は、以下の通りです。

=CONCATENATE(”文字列1”,”文字列2”,”文字列3”,……)

 
また、CONCATENATE関数では、文字列の間にスペースや改行を入れることもできます。

例1)文字列1と文字列2の間にスペースを入れる場合
=CONCATENATE(“文字列1”,””,”文字列2”)

例2)文字列1と文字列2の間に改行を入れる場合
=CONCATENATE(“文字列1”,CHAR(10),”文字列2”)

 

オートフィルタ機能

オートフィルタ機能は、1つ以上のデータ列で値を検索し、表示または非表示にできます。データの並べ替え、値や文字列などを指定して絞り込みもできます。

オートフィルタの使い方は、以下の通りです。

  1. フィルターを適用したいデータや表を選択します。
  2. [データ]タブを開き、[フィルタ] メニューをクリックします。

 
オートフィルタ機能は、膨大なデータを昇順・降順に並べ替えたいときや、特定のデータを参照したいときなど、幅広い場面で活用できます。

Excel(エクセル)以外で名寄せをする方法

エクセル 名寄せ5

ここまで、エクセルを使った名寄せの方法を説明しました。

エクセルでの名寄せはコストがかからない反面、手間がかかります。また、精度の高いリストを作るのが難しいというデメリットもあります。

時間や手間をかけずに高精度のリストを手に入れたい場合は、以下の名寄せツールやリスト作成サービスを利用するのがおすすめです。

名寄せツールを利用する

名寄せツールとは、データベースの中にある重複したデータを一つに統合するツールです。名寄せツールには、無料で使えるものから高機能のものまで、さまざまなものがあります。

名寄せツールを使うメリットは、以下の3点です。

  • 企業名などの辞書を搭載しており、自動的に名寄せを行うため精度が向上する
  • 名寄せにかかる人件費や時間を削減できる
  • ツール提供企業のサポートが受けられる

代表的な名寄せツールには、次のようなものがあります。

  • FORCAS(UZABASE)
  • T-Matching(東京商工リサーチ)
  • FINDFOLIO(FLUED)
  • SanSan Data Hub(Sansan)
  • DataStage(日立製作所)
  • Data-Master(NTTデータ バリュー・エンジニア)
  • uSonar(ユーソナー)
  • Precisely Trillium(アグレックス)

リスト購入やリスト作成サービスを活用する

より精度の高い営業リストを必要とする場合は、リストを購入したり、リスト作成サービスを活用することも検討してみてはいかがでしょうか。

エクセルや名寄せツールで自らリスト整備を行うと、次のような点でつまずくことがあります。

まずエクセルの場合、データの精査に膨大な時間と手間がかかる上、関数に関する知識やスキルがないとリストの精度が低くなる可能性もあります。

名寄せツールは、ツールによって処理機能に差があったり、カスタマイズできない部分があるなどのデメリットもあります。

一方、リスト購入やリスト作成サービスを活用すると、次のようなメリットが得られます。

  • 名寄せのノウハウがあるため、効果的なデータクレンジングができる
  • 時間とリソースの節約ができ、自社リソースをコア業務に集中できる

特に、リスト作成サービスは情報の鮮度やカスタマイズ性が高く、柔軟に対応してくれる点がメリットです。
これらのサービスを活用することで、プロの手によってデータクレンジングされた最新のリストを手間なく入手・活用でき、より効率よく営業活動などの本業に集中できます。

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まとめ

エクセル 名寄せ6

この記事では、営業活動の根幹となるリストの作成や整備に欠かせない名寄せについて、主にExcel(エクセル)を活用した方法をご紹介しました。

また、エクセルだけではうまくデータを整理できない時の対策として、エクセル以外の名寄せツールやアウトソーシング(外注)などもご紹介しました。

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