経理業務フローを改善するには?作成手順や業務効率化の方法を解説

経理はいつも業務に追われているイメージがありませんか?

「効率化したいけれど、そもそも何で忙しいのか、原因が漠然としてよくわからない」とお悩みの方も多いかもしれません。

常にタスクが山積み状態。経費精算や決算業務など、日次や年次のタスクがごちゃ混ぜになっている方もいるのではないでしょうか。
また、何から手を付けていいのか管理が不十分なまま、目の前のタスクをこなすので手一杯かもしれません。

この記事では、各タスクの流れを可視化(見える化)でき、こうした課題の解決に役立つ経理業務フローの作成手順を解説します。

記事を読むことで、経理業務フローを作成できるようになり、忙しさの原因がわかりやすくなります。経理業務の効率化に有効な方法についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

経理業務フローとは

経理 業務フロー1

まず、業務フローとはどういうものでしょうか。

業務フローとは、業務がどのような手順で行われているのかをフロー図で表したものです。
各タスクの内容や流れを可視化することで、タスクに関わるメンバーの役割がわかりやすくなり、課題を把握するのに有効です。タスクの依存関係もはっきりします。

タスクの依存関係とは、あるタスクが別のタスクに依存している状態をいいます。「Aのタスクが終わらなければ、Bのタスクを開始できない」というような関係です。

経理業務にはタスクに依存関係があるものが多く、それが経理の忙しさにもつながっています。自分のタイミングでは作業を開始できないため、どうしても月末や決算前にタスクが重なりがちです。

経理業務で依存関係があるタスク、ないタスクには以下のようなものがあります。

  • 依存関係がある経理タスク:経費精算や請求書発行など(申請がないと進められない)
  • 依存関係がない経理タスク:各種保険料の計算や固定資産の計上など(すでに確定した数字をもとに行う)

経理業務フローを作成し、依存関係や業務の流れを可視化することで、どこで目詰まりが起こっているのかを認識しやすくなり、依存元のタスクを早く完了してもらうことも可能です。

ボトルネックが起きているなら、業務フローに問題を解決するヒントがあるはずです。フローを見直すことで、どこに問題があるのか確認し、改善しましょう。

経理業務フローを見直すべき企業

経理業務に特に問題が起きていないのなら、急いで業務フローを見直す必要はありません。
ただし、以下のような企業は、今は問題が起きていなくても、経理の流れが不安定だと考えられます。経理業務フローを見直す必要があるでしょう。

【経理業務フローを見直すべき企業】

  • 経理が属人化している
  • 依存関係のタスクが多い
  • 経理スタッフの経験が浅い、または、経理の専属担当者がいない

もしこれらの条件に当てはまり、経理業務フローを作成していない場合は、この記事で説明する手順に従ってフロー図を描くことをおすすめします。

経理が属人化している

経理スタッフが少人数の場合、業務が属人化しがちです。
経理担当が一人しかいない会社では、経理担当者が長期で休んだり辞めたりすると、経理業務が完全にストップしてしまうというリスクもあります。

依存関係のタスクが多い

取引先との飲食の経費精算や請求書の発行は、他部署と依存関係があるタスクです。
こまめに申請してもらえれば経理処理もスムーズに進みますが、月末に申請が重なると大量のタスクを短期間で処理しなければなりません。

インボイス制度がはじまり、領収書で確認する記載事項が増えました。記載事項の不備による再申請の多発によって、忙しさに拍車がかかっている場面も多いでしょう。

経理スタッフの経験が浅い、または専属担当者がいない

まだスタートしたばかりの企業や少人数で経営している場合、専属の経理スタッフがいないケースもあるでしょう。また、いたとしても簿記の知識が浅く、経験豊富ではない可能性もあります。

その場合、毎日の取引対応でミスをしても気づかないまま、決算時に再度の確認や修正が必要になることもあります。

経理業務フローを作成するメリット

では、経理業務フローを作成すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。前章で挙げた課題に当てはめて、具体的に見ていきましょう。

属人化が解消する

経理業務の属人化は、特定のスタッフが長く業務を担当している場合に起こりがちです。引継ぎの機会がなく、マニュアルや業務フローを作る必要がないためです。

しかし、業務フローの作成によって、業務にあたるスタッフ以外とも情報を共有でき、属人化を解消できます。

タスク処理の負荷が減る

業務フローを作成することで、フローのスタートが誰なのかを認識しやすくなります。
タスクの依存関係がある場合、申請を早くするよう促すなどすれば、締日の間際にタスクが集中することが少なくなります。

また、再申請がタスク増加の原因になっている場合、申請者に注意事項を伝達することで再申請が減り、タスクの総量も減るでしょう。

業務の理解が深まりミスが減る

業務フローがあれば、経理の経験が浅い担当者でも、業務内容や流れを把握しやすくなります。業務フローに沿って作業することで、ミスが減るというメリットが考えられます。

また、専属の経理担当者がいなくても、フローをもとに社内で情報を共有し、分担して経理業務にあたることも可能になるでしょう。

日次・月次・年次別の経理業務

経理 業務フロー2

経理業務は、日次・月次・年次業務に分類できます。日々の業務では、日次作業や月次作業が混在しています。

山積みのタスクをこなしていると何の作業をしているのかが把握しにくく、全体像を見失いがちです。優先順位を間違えてしまうこともあるかもしれません。

業務フローを作成するには、タスクの整理が必須です。それぞれのタスクがどのカテゴリに入るのか、確認していきましょう。

日次の経理業務

【日次業務】
・現預金の入出金管理
・記帳・会計ソフトへの入力
・領収書や請求書などの整理
・経費精算 など

 
日次の経理業務では、日々の入出金の管理をします。取引を一つ一つ会計ソフトに入力し、毎日送られてくる請求書や領収書の管理もします。

日次で処理した内容は、月次、年次へとつながっていくため、単純作業が多いものの、重要なタスクです。
日次作業でミスが起きると、年次作業で数字が合わなくなります。決算前の繁忙期に、日次業務の総点検をして、ミスがどこで起こったのかを判明させるのは大変な作業です。

現預金の残高など、この段階でしっかり数字を合わせることが大切です。請求モレなどがないように気を付けましょう。

月次の経理業務

【月次業務】
・支払・振込対応
・領収書・請求書の発行
・買掛金・売掛金の管理
・経営管理資料の作成
・給与計算 など

 
月次の経理業務では、月ごとのお金の動きをまとめます。売掛金や買掛金が正しく流れているかをチェックします。

月次決算では、財務状況も確認します。月次の処理が遅れると試算表が作成できず、資金繰りなどの経営判断にも遅れが出てしまいます。正確かつ、スピード感のある作業が必要です。

年次の経理業務

【年次業務】
・決算整理仕訳
・財務諸表や決算書類の作成
・年末調整
・賞与計算 など

 
年次の経理業務では、一年の総まとめとして決算書を作成します。固定資産を計上し、棚卸を実施。減価償却費なども計算して決算整理仕訳を入れます。税理士との細かなやりとりも発生します。

日次、月次を適切に処理してきたかどうかで、年次決算作業がスムーズに進むかが決まります。

決算を無事に締められるかは経理にとってかなりのプレッシャーですが、不明点が解決されて決算書の数字がきれいに整う瞬間は、経理業務の醍醐味ともいえます。
決算書をもとに、会社の財政状態はどうなっているのか、経営の方向性に問題はないかなどを判断し、次年度以降の経営戦略に役立てます。

そのほか、年1回の重要な作業に年末調整があります。全従業員から必要資料を回収し、扶養関係などを確認するため、作業にはかなりの時間を要します。
早めに対応を開始し、従業員には提出書類を周知して、しっかり理解してもらうようにしましょう。

経理業務フローを作成する手順

経理 業務フロー3
一年間の経理の仕事を確認できました。いよいよ業務フローを作成していきましょう。

ここからは、業務フローの作成手順や、作成する上でのポイントを解説します。

作成する目的を明確にする

業務フローを作成する前に、まずは作成の目的をはっきりさせましょう。

何の問題を解決したいのかを認識しないまま作成すると、漠然とした業務フローになってしまったり、実態を反映していなかったりして、せっかく作成しても役に立ちません。

【目的の例①】
例えば、毎月末のタスクが多くなり、困っているとします。それらのタスクを詳しく調べると、経費精算の再申請が多く発生し、締日前に再申請が重なっていることが分かりました。ボトルネックが起こっている原因は、経費精算の流れにあるようです。

この場合、業務フローを作り、経費精算に誰がどのタイミングで関わっているのかを明らかにすると良いでしょう。

【目的の例②】
また、小口現金の残高が合わないというお悩みもあるかもしれません。
この場合は、小口現金の補充や実際の入出金、記帳、残高確認など、小口現金に関わる作業の業務フローを作ってみると課題が見えてきます。

タスク(作業)を洗い出す

フローを作る目的を決めたら、次はタスクの洗い出しです。

「タスクはなんとなくわかっているから」と思い、いきなりフロー図を作り始めるのは厳禁です。後から修正するほうが手間がかかるため、手順通りに進めていきましょう。

具体例を挙げて説明します。

例えば、取引先との飲食費の経費精算のフローであれば、タスクは

  • 経費精算の申請書の作成
  • 所属部署の承認者に申請書を提出
  • 承認者の承認(〈分岐ポイント〉非承認の場合は差し戻し)
  • 経理部に申請書を提出
  • 承認者の承認(〈分岐ポイント〉非承認の場合は差し戻し)
  • 帳簿に記帳
  • 立替金の清算

となります。どこに分岐ポイントがあるのか、細かいリストアップも必要です。

ここでは単純な例を挙げましたが、もっと複雑でタスクが多い場合もあるでしょう。
その場合は無理に一つのフローにまとめず、別のフローを作るようにします。それぞれのタスクの粒度に差がないことも大切です。

関係者を洗い出す

次は、洗い出したタスクの関係者や部署を洗い出します。

上の例でいえば、

  • 申請者(営業部)
  • 承認者(営業部)
  • 経理承認者(経理部)

となります。

時系列に並び替える

次は、洗い出したタスクを時系列順に並べましょう。

左から右に人の流れ、上から下に時間の流れがくるように配置するとわかりやすく作図できます。
最後に、それぞれのタスク間に矢印などを引いてフローを完成させましょう。業務の流れの「開始」「終了」「分岐」がわかりやすくなっているかを確認します。

先の「取引先との飲食費の経費精算」は、このようなフロー図になります。

経理業務フロー図

業務フローを作成する際、まずはおおまかに全体像を書き出し、徐々に細分化するのがコツです。
さらに、記号や矢印の使い方にもルールを設定しましょう。ルールが統一されていると、関係性や流れを直感的にイメージしやすくなります。

そして、業務プロセスに変更があれば、適宜フロー図を修正します。常に最新の情報を反映させましょう。

業務改善に活用する

業務フローは図を作成したら終わりではありません。業務フローをどれだけ業務改善に役立てられるのかは、ここからが本番です。
フローを作成したことで、誰がどのような役割を担い、業務がどう流れているのかが可視化されたはずです。ボトルネックがどこにあるのかも見えてきました。

先ほどの経費精算の業務フローを例に挙げると、分岐ポイントで非承認が多発し、再申請の多さがボトルネックを引き起こしているようです。この場合、改善ポイントは「申請者」と「営業部の承認者」にあります。

取引先との飲食費を経費にする場合のルールや、領収書のチェックポイントを「申請者」と「営業部の承認者」に周知徹底することで、ボトルネックは解消されるでしょう。

ECRSの4原則

業務フローを見ても改善点がよくわからないときは、業務改善の手法である「ECRSの4原則」を意識するとよいでしょう。

ECRSとは、以下の語の頭文字を並べたものです。

  • Eliminate(取り除く)
  • Combine(つなげる)
  • Rearrange(組み替える)
  • Simplify(単純にする)

一般的に、業務改善には「Eliminate(取り除く)」の効果が最も大きく、次に「Combine(つなげる)」「Rearrange(組み替える)」「Simplify(単純にする)」の順に効果があるといわれています。

業務フローを作成した目的(問題)を思い出し、フローの一部を取り除いたり、単純にしたりすることで、問題が解決しないかを検討してみてください。

例えば、小口現金が合わないという事例では、無駄な手順が入っていることで残高のズレが生じている可能性があります。その手順を「取り除く」フローに修正すれば、課題は解決するでしょう。

経理業務フローを効率化する方法

経理 業務フロー4

経理業務を改善して効率化を行う上では、業務のやり方や仕組みを見直すことも重要です。以下のような方法が考えられます。

  • ペーパーレス化の促進
  • キャッシュレス化の促進
  • ITツールの導入
  • 経理アウトソーシングの活用

それぞれについて詳しく解説します。

ペーパーレス化の促進

電子化が進んできたとはいえ、経理業務ではまだまだ紙の取り扱いが残っている企業も多いはずです。現状では、以下のようにお悩みの企業も多いのではないでしょうか。

  • 紙と電子の取引が混在していて作業が複雑化している
  • 紙の請求書発行に印刷代や郵送代がかかる

この場合、ペーパーレス化を行うことで課題を解決できる上に、以下のようなメリットもあります。

  • 印刷や郵送のコストがかからなくなる
  • 紙の保管スペースがいらなくなる
  • 書類の紛失がなくなる
  • テレワークを実施しやすくなる

また、2022年には電子帳簿保存法が改正されました。電子取引は取引情報を電子データで保存することが義務付けられ、否応なく経理の電子化は進んでいます。

所得税(源泉徴収に係る所得税を除きます。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています(電子帳簿保存法7)。
引用:国税庁「電子帳簿保存法の概要

紙での取引は今まで通り、紙での請求書保存が認められています。しかし、ECRSの4原則にあるように、「Simplify(単純にする)」は業務改善の基本です。
紙の取引も電子取引に切り替え、請求書の保存は全てデータで行うなど、処理を統一することで業務効率化につながります。

キャッシュレス化の促進

キャッシュレス化も業務改善に大きな効果が期待できます。

電子化が進んでも、小口現金で経費を精算している企業はまだまだ存在します。
小口現金には、現金残高が合わなくなるというリスクがあります。記帳には手間がかかり、現金の補充もしなければなりません。

小口現金を廃止し、キャッシュレス化することで、以下のようなメリットがあります。

  • 銀行で出金し、小口に補充する手間がなくなる
  • 帳簿で残高のズレがなくなる

社員が立て替えた経費を現金で清算せず、給与口座に振り込むだけでも小口現金は廃止できます。

また、法人用クレジットカードや電子マネーを社員が使用すれば、立て替えたお金を清算する工程が減るため、経費精算のフローはもっとシンプルになります。

ITツールの導入

ITツールの導入も、業務効率化に大きな効果があります。代表的なものとしては、「会計ソフト」や「経費精算システム」があります。

【会計ソフト】
会計ソフトの導入は、効率化に非常に有効です。銀行口座と紐づければ記帳が自動化され、仕訳の手間がなくなります。

自動記帳は、最初は正しい勘定科目に反映されないこともありますが、同じ内容の仕訳を学習する機能があるソフトも多く、使っていくうちに正しく記帳が進むようになります。また、数字の打ち間違いなどのヒューマンエラーがなくなるというメリットもあります。

クラウド会計を導入すれば、経理のテレワークも可能になり、会計事務所との連携もしやすくなるでしょう。

【経費精算システム】
法人用クレジットカードや電子マネーで経費を決済し、経費精算システムと結び付けることで、取引明細が自動的に電子化されます。
また、会計ソフトと連動させれば仕訳も自動で入力され、業務のスピードアップや質の向上にもつながります。

経理アウトソーシングの活用

経理担当者の人数が根本的に足りていない、また経験の浅いスタッフしかいないという場合は、経理業務のアウトソーシング(外注)もおすすめです。経理は定型業務が多く、アウトソーシングしやすい業務のひとつです。

また、経理業務が属人化している企業にもアウトソーシングはおすすめです。アウトソーシング先にマニュアルを作成してもらうこともできるため、ブラックボックス化している自社の経理タスクを可視化できます。

経理業務をアウトソーシングすることで、自社の従業員がコアの業務に専念できるというメリットもあります。

経理アウトソーシングなら「HELP YOU」

ここからは、経理業務のサポートにおすすめのアウトソーシングサービスとして、「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

対応業務 ・記帳・会計ソフトへの入力
・経費精算入力のチェック
・見積書・注文書・納品書の作成と管理
・請求書・領収書の作成と管理
・売上・入金確認
・資金繰りデータ入力
・仕訳伝票の作成、伝票処理
・仕入入力・振込データ作成
・売掛金・買掛金の管理
・給与計算 など

▼詳細はこちら
https://help-you.me/service/accounting/

料金 月額:10万円~/実働時間:30時間~(税抜)

 

経理代行サービスをはじめ、総務、人事・採用、営業サポート、マーケティングなど、幅広い業務に対応可能です。(※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能)

HELP YOUでは、チーム制でサポートする「チームプラン」や、専属アシスタントが業務をサポートする「1名専属プラン」など、お客様のご要望に合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください!

HELP YOUの経理プレミアム

経理業務について、こんなお悩みはありませんか?

●今の経理担当者が退職したら他に対応できる人がいない
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そんな方におすすめなのが、HELP YOUの「経理プレミアム」サービスです。
経理プレミアムでは、経理業務の課題をまるっとお任せいただくことで、経理のプロがお客様の「こうしたい」を実現します。

経理プレミアムの提供サービス
【Advanceプラン】

  • 経理コンサルサポート
    経理コンサルタントがヒアリングを基に初期構築を行い、継続的に運用できる業務体制に向けて改善・定着化を支援
  • 経理業務の実務代行
    経理コンサルサポートで構築した運用体制に基づき、実務アシスタントが専任で対応

【Basicプラン】

  • 日常経理業務の実務代行
    既存の経理業務オペレーションに基づき、実務アシスタントが専任で対応
    ※別途オプションで経理コンサルサポートも利用可能

ご質問や資料請求はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください!

HELP YOUの経理アウトソーシング事例

ここでは、HELP YOUの経理アウトソーシングを導入した、株式会社ニューストリームの事例をご紹介します。

<クライアント概要>
株式会社ニューストリームは、事業拡大を目指し、2022年に株式会社スペースシップによって、同社のデジタルソリューション事業を引き継ぐ形で設立された新会社です。

HELP YOUには、経理業務に関わる資料作成や、出金管理表の作成、入出金の確認などをご依頼いただいています。

<導入のきっかけ>
新会社の設立にあたって経理業務の増加が予想されたため、社員がコア業務に集中できる環境を整えたいと思い、ルーティン業務のアウトソース化を決めたそうです。

<導入後の成果>
まずはコア業務とルーティン業務を切り分け、HELP YOUがルーティン業務のマニュアルを作成。イレギュラーなケースもあったものの、都度HELP YOUメンバーと認識を合わせながら業務の進め方を整理していきました。

アウトソーシング導入により、業務を可視化できたことで、社内での引継ぎもスムーズにできているそうです。
また、採用コストをかけずに人的リソースを増強できる点も、メリットだと感じているということです。

▼詳細はこちら

新会社の設立にともない経理業務をアウトソース化。HELP YOU利用による副次的な効果とは?

経理業務フローのまとめ

経理 業務フロー5

本記事では、経理業務のタスクを整理し、経理業務フローの作成手順について解説しました。

経理業務フローを作成すると、各自の役割や業務の流れが可視化され、問題の把握に役立つことが分かりました。

課題が認識できたら、キャッスレス化やITツール、業務のアウトソーシングの導入などで、業務改善に取り組んでいきましょう。

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このようなお悩みを抱える方のため、HELP YOUでは経理業務のアウトソーシングサービスを行っています。

 

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