新会社の設立にともない経理業務をアウトソース化。HELP YOU利用による副次的な効果とは？
株式会社ニューストリーム 西川拓杜様、青木夏美様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子
新会社の設立や、新規事業の立ち上げは、平時に比べて多くのリソースを必要とします。人手不足に悩みながらも「自社に合う人材が見つからない」「新しく人を雇うリスクを避けたい」といった理由から、人員増強に踏み切れない企業も多いのではないでしょうか。
株式会社ニューストリームは、2022年7月に設立された会社です。新会社の設立にともなう業務量の増加を想定し、経理に関わるルーティン業務を外部に切り出す目的でオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入しました。業務のアウトソース化により、採用リスクを冒すことなく、社員の負担を減らすことに成功しています。
実際どのように業務を切り出したのか、そのプロセスや、HELP YOUを利用してのご感想、アウトソースのメリットなどについて伺いました。
新たな取り組みを始めるにあたって、社員の負担軽減のために外部リソースの活用を検討している企業はぜひ参考にしてみてください。
新会社設立、デジマ領域で成長目指す
──御社は2022年7月に設立されたばかりですよね。
はい。昨年、株式会社スペースシップにより設立されました。スペースシップは2011年に設立されたマーケティング会社で、同社のデジタルソリューション事業を引き継ぐ形で新会社を立ち上げ、さらなる事業拡大を目指しています。
──デジタルソリューションというと幅広いですが、特にどの分野に注力されているのでしょう？
デジタルマーケティング領域はすべて守備範囲ではありますが、WOW WORLDからの出資を受けてから急速に伸びているのはメールマーケティングの分野で、メール関連ソリューションの提供を通じて企業の課題解決に取り組んでいます。
お客様の中には、社内にITの知見を持つ人がいなくて困っている方も多くいらっしゃいます。そうした方々をはじめとしたお客様にコンサルタントとして伴走し、共に事業成長を目指すのが私たちのミッションです。
お客様の業種は、食品や化粧品、エンタメのほか、メーカー小売店など多岐にわたります。
──具体的には、どのようなサービスを提供していますか？
8,000社以上が利用するコミュニケーションシステム「WEBCAS」を提供する株式会社WOW WORLDと協業し、メールコミュニケーションの設計からコンテンツ企画・制作、メール配信オペレーション、配信後の分析、それに基づく改善策の提案・実施までを包括的にサポートします。
「CDP（※1）を活用できていない」と悩む企業も多く、そうしたお客様のDX（デジタルトランスフォーメーション）課題を踏まえたシステム導入支援も私たちが提供するサービスの一つです。
コンテンツ制作においては、メールのデザイン制作にとどまらず、コラムの企画・制作や、「WEBCAS」の機能を活用したアンケートフォームの作成なども行っています。
※1 Customer Data Platform（カスタマー・データ・プラットフォーム）の略。顧客の属性や購買行動をはじめとしたデータを収集・分析するためのツール。
マニュアル作成を通して業務フローを整備
──ニューストリーム設立以前からHELP YOUをご利用いただいていますが、導入のきっかけは何だったのですか？
現行の経理担当者2名が入社する以前のことですが、新会社の設立にあたって経理業務が増えることが予想されたため、社員がコア業務に集中できる環境を整えるためにルーティン業務のアウトソース化を決めました。
HELP YOUスタッフに依頼している具体的な業務内容は、経理業務に関わる資料作成や、出金管理表の作成、入出金の確認などです。月に契約している30時間の稼働時間のうち10〜15時間は出金管理に使っています。
月に作成する資料の数が多いので、HELP YOUスタッフにサポートいただけて助かります。
──御社のご担当者からHELP YOUスタッフへどのように業務を引き継いだのでしょう？
まずはコア業務とルーティン業務を切り分け、当方が用意したドキュメントを元にHELP YOUスタッフにてルーティン業務のマニュアルを作成しました。一度に網羅しきれないイレギュラーなケースもあるので、都度HELP YOUスタッフと認識を合わせながら業務の進め方を整理していったイメージです。
最初こそ、イレギュラーなケースによりやりとりが発生することもありましたが、年内にはそれも落ち着きました。
連携コストを軽減するディレクターの存在
──御社では、HELP YOU以外にも外部の企業と連携してお仕事をされるケースがあるようですが、そのなかでHELP YOUに対してはどんな印象をお持ちですか？
実務を担当するスタッフと我々との間にディレクターが調整役として入ってくれるので連携しやすいと感じます。スタッフは数名いらっしゃるのですが、私たちが各人の担当を把握してコミュニケーションをとるのは大変ですよね。
実際は、何か伝達事項や確認事項があるときには、ディレクターに伝えればスタッフの皆さんに展開して業務を取りまとめてくれるのでありがたいです。Chatwork（※2）や質問表を使ってスムーズに連携がとれています。
2社間の連携においてディレクターの存在は大きいですね。
※2 HELP YOUスタッフとの連携において主に使用されるビジネスチャットツール。Chatwork以外のツールが使用されることもある。
外部リソースを活用する3つのメリット
──ありがとうございます！ 経理に関わるルーティン業務を実際にアウトソースしてみて感じたメリットは何ですか？
実際に感じたメリットは主に3つあります。
- 退職や異動で人員の変更があった場合に引き継ぎがスムーズ
- 新しく人を採用するリスクを冒さずに社員の負担を減らせる
- 社外とのコミュニケーションを通じて良い刺激をもらえる
◆ アウトソースのメリット1：引き継ぎがスムーズ
実際に昨年、当社社員の急な退職によりメンバーの入れ替えがありましたが、スムーズに業務を引き継ぐことができました。アウトソース化にともないマニュアルを整備する過程で、業務の進め方が可視化された効果だと感じます。
担当者に依存しない仕組みを確立できたことは、事業継続の観点でも大きな意味があります。
◆ アウトソースのメリット2：採用リスクがない
新しく人を採用しようと思っても、なかなかすぐに求める人材は見つかりません。見つかったとしても、後々アンマッチが発生するケースもあるでしょう。
そうした採用コストをかけず、リスクを抑えながら人的リソースを増強できる点は、アウトソースのメリットです。
外部に頼れる存在がいるというのは、社員にとって精神的な負荷を軽くすることにもつながります。
◆ アウトソースのメリット3：外部から刺激をもらえる
社外との関わりが増えることで、新たな視点を得る機会が広がります。副次的な効果ではありますが、外部と連携することが社員の成長機会につながっていると感じます。
──ルーティン業務のアウトソース化で社員がコア業務に集中できる環境を整えるのと並行して、今後御社で注力していきたいことをお聞かせください。
引き続きデジタルマーケティング、特にメールコミュニケーションの分野でコンサルティングおよび運用代行に注力し、事業を拡大させていきたいと考えています。年始のあいさつメールや、クリスマスのグリーティングメールなど、季節に合わせたメールコンテンツも取り入れるなどして、提案の幅を広げていきたいですね。
最後に
ニューストリームでは、コア業務とルーティン業務を切り分け、HELP YOUスタッフと連携しながらのマニュアル作成を通じて、段階的に後者の業務を切り出していきました。2社間の連携においては、依頼者と実作業を担うスタッフとの間にHELP YOUのディレクターが入ることで、やりとりがスムーズだったといいます。
また、実際に利用してみて副次的効果も得られたそうです。その一つに、業務を切り出す過程で、イレギュラーなケースも含めて業務の進め方が可視化されたことが挙げられます。それにより、急な人員変更があった際にもスムーズに業務を引き継ぐことができました。
何か新しいことを始めようと思っても、社員が日々の業務に追われ、やりたいこと・やるべきことに手をつけられない。人員を増強したいけれど、ルーティン業務のためだけに人を雇うのはリスクが大きい。
そう悩んでいる方は、ぜひHELP YOUのご利用をご検討ください。業務環境を整え、負担を減らすことで、御社の新たなチャレンジをお支えします。
▼合わせて読みたい
HELP YOUに問い合わせをする
HELPYOUが選ばれる理由
HELP YOUは、貴社社員がコア業務に集中できる環境を目指し、サポートいたします。
HELPYOUは、
・600案件以上の導入実績
・元大手企業のキャリアウーマンが多く所属
・バックオフィス業務から営業サポートまで幅広く業務サポートができる
・利用継続率97％以上のサービス満足度
といった特徴があります。
無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にオンラインアウトソーシングの活用を検討してみてください。
お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599（平日10～18時）