紙書類のデータ化はメリット多数！自分でできるスキャン方法から代行業者まで解説
データの電子化が進んでいる昨今。とはいえ、古い資料などは紙書類のまま残っている企業もまだ多いのではないでしょうか。
せっかくペーパーレス化しても、古いデータを探すときの資料が紙のままだと時間も労力もかかります。
そこで今回は、紙の書類をデータ化するメリット4つとデータ化の方法を解説します。
自社でできるスキャン方法からデータ化の代行サービスまでご紹介するので、ぜひ自社にあった方法を検討してください。
紙の書類をデータ化するメリット
まずは、紙媒体と比較しながら書類をデータ化するメリットについて解説します。
メリット１．共有や検索がしやすい
紙書類をデータ化するメリットの一つは、資料の共有や検索がしやすくなることです。
紙の場合、書類を探したり取りに行く手間に加え、置き場所がわからない場合は見つけるまでに時間がかかります。
社外や遠方で書類が必要になった場合は、わざわざ書類を取りに戻ったりコピーを取って持っていかなければなりません。
しかし、書類や資料をデータ化してパソコンやクラウド上に保管しておけば、場所を問わずいつでも資料の閲覧や検索が可能です。
さらにタグやカテゴリ、作成日時や作成した人で検索できるようにしておけば、検索性は格段に上がるでしょう。
複数人で管理する場合も情報共有のスピードが上がるため、業務効率化を図ることができます。
メリット２．省スペース・コスト削減
二つ目のメリットは、書類を保管するスペースとコストの削減です。
紙書類を保管するために倉庫や部屋を使っている企業は多いと思いますが、部屋がいっぱいになったら別の保管場所を用意しなければなりません。
一方で、データ化された書類は物理的なスペースを必要としません。今まで書類を保管するために使っていたスペースを別のことに有効利用できます。
さらに、書類を印刷するための用紙やインクなどの消耗品費、プリンターの維持費のほか、保管・整理用の棚やファイルなども必要なくなるため、コスト削減が可能です。
メリット３．セキュリティ対策
紙書類のデータ化はセキュリティ対策にもつながります。
紙の書類の場合は以下のようなリスクが伴います。
- 書類の紛失・持ち出し・盗難による情報漏洩
- 経年劣化による視認性の低下
- 自然災害による毀損・消失
しかし、データ化した書類はアクセス制限や個別の閲覧制限を設けることができるため、情報漏えいのリスクを減らすことが可能です。
さらに、書類の劣化も起こらず、データのバックアップをとっておけば紛失するリスクも減らすことができます。
ただし、パスワードの管理やメールの送誤信などには十分に注意しなければなりません。
メリット４．テレワーク推進につながる
紙の書類をデータ化すれば、社外にいる時でも書類の閲覧や提出が可能となるため、テレワーク推進の後押しになります。
内閣府が発表した「新型コロナウイルス感染の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」内では、「テレワーク利用拡大が進むために必要と思うもの」に対して「書類のやりとりを電子化、ペーパレス化」という回答が42.3％となっており、紙書類のデータ化がテレワーク拡大の鍵を握っていると言えます。
紙のデータ化によって、捺印や紙書類の確認のために出社しなければならないなどの無駄な労力を省くことができます。
紙の書類をデータ化する方法
紙書類のデータ化には、
- 自社で行う
- 業者に委託する
という2つの方法があります。それぞれのメリット・デメリットについて詳しく解説します。
紙の書類をデータ化する方法１．自社で行う
自社でデータ化を行う最大のメリットは、コストを抑えられることです。
さらに、重要書類を外部に出さずにデータ化できる点もメリットと言えるでしょう。
ただし、スキャン機能がついたプリンタや複合機が自社にない場合は、新たに購入する必要があります。
また、データ化を自社で行うためには人手が必要となり、通常業務がストップする可能性がある点がデメリットといえるでしょう。
大量の紙書類をデータ化する場合は、サーバーで管理する電子ファイルの管理や振り分けなども同時に行わなければならないため、時間的コストもかかります。
紙の書類をデータ化する方法２．業者に委託する
「紙の書類をデータ化したいけど、人手やリソースが足りない」という場合は、専門の業者に委託するのがおすすめです。
コストがかかる点や情報漏えいのリスクがある点がデメリットですが、外部の人員を使うため、通業業務に支障をきたさないというメリットがあります。
また、事前にファイル名の指定や振り分け方法などのルールを伝えておけば、データ管理も同時に行ってくれます。
外注による情報漏えいのリスクが心配な場合、重要な書類は社内でスキャンするなどの対策を取ると安心でしょう。
以下の資料では、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」が行った、さまざまなデータ化関連の事例をご紹介しています。
データ化作業の外注を検討中の方は、ぜひこちらもご覧ください！
自社で紙の書類をデータ化する方法
ここからは、自社で紙の書類をデータ化する方法3つを紹介します。用途にあったスキャン方法を選びましょう。
自社で紙の書類をデータ化する方法１．アプリでスキャンする
手軽にデータ化する方法に、アプリを使ったスキャン方法があります。スマートフォンやタブレットで手軽にできるのがメリットです。
写真専用アプリや名刺管理アプリなど、無料で使える専用アプリも多数あります。Adobeが提供しているアプリを使えば、簡単にPDFファイルにすることも可能です。
また、クラウドサービスと連携してデータ化した書類を保存すれば、パソコンなど複数の媒体から管理ができます。
自社で紙の書類をデータ化する方法２．コンビニでスキャンする
自社に複合機がなく、サイズの大きい書類をデータ化したい場合は、コンビニでスキャンする方法がおすすめです。
大量のデータのスキャンには向きませんが、必要な書類をさっとデータ化したいときに便利です。
スキャン後は書類を置き忘れないよう十分に注意してください。
自社で紙の書類をデータ化する方法３．複合機でスキャンする
大量にある紙の書類をデータ化したい場合は、自社の複合機を使ったスキャンがおすすめです。
必要な書類と見返す必要がない書類を事前に分けておけば、無駄な手間を省けます。
◆スキャンの手順
- 複合機にスキャンする紙データ・書類をセットする
- メニュー画面からスキャン（スキャナ）を選択
- 保存先を選択
- 白黒orカラーを選択後、スタートボタンを押してスキャンを開始
スキャン終了後は、書類を処分する前に、保存先にデータが保存できているかを必ず確認しましょう。
紙の書類をデータ化してくれる代行サービス
自社でのスキャンが難しい場合は、代行サービスの利用がおすすめです。
ここでは、紙の書類をデータ化してくれる代行サービスを4つご紹介します。
HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
経理、営業事務、人事労務・採用、総務からマーケティング業務まで、幅広い業務に対応します。
データ化・データ入力に関しては、以下のような業務に対応可能です。
| 対応可能業務 |
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| 特徴 |
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| セキュリティ体制 |
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「HELP YOU」では、お客様に安心して業務をご依頼いただけるよう、機密情報を扱うデータ化業務やオフライン対応が必要な業務は、セキュリティ対策を徹底した自社センターにて対応します。
詳細は以下の資料をダウンロードしてご覧ください！
また、「週に1～2時間の業務」や「月に50枚の請求書のPDF化」など、お客様のご要望に合わせた小ロット単位での作業にも対応可能です。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
大塚商会
「大塚商会」では、法人向けにスキャニングサービスを行っています。
オプションとして、電子化したファイルにタイトルや番号をつけ、共有や検索しやすいよう属性登録をしてもらうことも可能です。
■料金
1枚：5円～
※枚数や紙の状態・サイズなどにより価格は異なる
■対応書類
契約書、カタログ、社内報、アルバム、ISP文書、紙図面、手書き帳簿、裁判書類など
ジェイ・アイ・エム
文書管理やスキャニングを専門とする「ジェイ・アイ・エム」では、劣化が進んだ紙データも状態にあわせた方法でスキャンしてくれます。
オプションをつければ、スキャン後に不要になった紙書類の破棄、外部倉庫への保管も可能です。
■料金
ライトコース：1ページ10円（税別）
スタンダードコース：1ページ15円（税別）
契約書電子化コース：1ページ50円（税別）
インデックス入力：1件120円（税別）
■対応書類
契約書、見積書、マニュアル、図面など
うるるBPO
うるるBPOでは、一般的な書類から大判の図面まで、あらゆる紙媒体のスキャンに対応しています。
■料金
書類の種類、画像解像度、カラー選択により異なります。
※本・書籍の場合の一例
画像解像度200dpi・フラットヘッド（手置き）：白黒：15円～、グレースケール・カラー：23円～
■対応書類
本・書籍、カタログ、会報誌、契約書、マニュアル・仕様書、名刺など
紙のデータ化に関するFAQ
ここからは、紙のデータ化に関してよくある質問に回答していきます。
OCRとは？
OCRとは、Optical Character Readerの略で、日本語に略すと「光学的文字認識」という意味です。
通常のスキャンでは書類に書かれている文字も全て画像として扱われますが、OCRを用いると画像の文字をテキストデータに変換できます。
テキストに変換することで検索が可能となるため、利便性が向上します。
紙書類のデータ化はiPhoneでもできる？
スマホのアプリを使えば、iPhoneでもAndroidでも紙書類をデータできます。
iPhoneに標準搭載されている「ファイル」アプリを使えば、簡単に紙データをPDFや画像として保存できるため便利です。
◆iPhoneの「ファイル」アプリを使ってスキャンする方法
- ファイルアプリを起動
- 右上の「⋯」マークを押し、表示される「書類をスキャン」をタップ
- カメラが起動するため、スキャンしたい書類を撮影※このとき、右上の表示が「自動」になっている場合は、画面内に現れる青枠内に書類が収まれば自動的にスキャンがされる
- 右下の保存をタップ
- 保存したいフォルダを選択し保存すると、PDFで保存される
ファイルを開きたい場合は、ファイルアプリを開きフォルダを選択すればPDFとして表示されます。
紙書類をデータ化してワードやエクセルで使うには？
この場合も、スマホのアプリを使えば簡単です。Microsoft社が提供する「Office」アプリであれば、紙書類に記載されている表もデジタル化してくれます。
また、OCR処理ができるスキャナを使うことでもワードやエクセルファイルとしての出力が可能です。
しかし、データ化したい書類が大量にある場合は作業量も膨大になるため、代行業者への依頼を検討してみましょう。
紙書類のデータ化のまとめ
紙書類のデータ化は、スキャナーやアプリを使って自社でも行うことが可能です。ただし、コストを抑えられる反面、時間と労力がかかるのがデメリットです。
大量の書類や資料のデータ化を考えているのであれば、代行業者のサービスを利用しつつ、必要な分だけアプリなどでスキャンできるようにしておくなど、自社にあった方法を検討してみましょう。
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