書類のデータ化で業務効率化を図る!おすすめ電子化方法3つ

日々の業務で溜まっていく紙の書類。紙の書類は何かと取り扱いが面倒だと思いませんか?
「書類の整理が大変…」
「資料を探すのに手間がかかる…」
「欲しい資料が見つからない…」

紙の書類は、量が多くなればなるほど管理の手間が増えます。また、外出先で必要になってもその場で確認できないといった不便さもあります。

書類や資料を「データ化」してみませんか?

この記事では、書類のデータ化のメリット・デメリットとその方法を丁寧に解説していきます。
書類のデータ化は、業務効率化に繋がるメリットが多いだけでなく、法整備によってデータ化保存が認められるなど追い風も吹いている状況です。

今こそ書類の電子化を推進し、デジタル化への第一歩を踏み出しましょう!

書類のデータ化とは


書類のデータ化とは、手書きや印刷物などの紙資料をデジタルデータへと変換することです。

書類のデータ化は、紙資源保護の観点だけでなく、国が提唱する「働き方改革」の具体策としても含まれており、多くの企業が注目している業務改革の一つです。

また、近年ではデータ化をサポートする法整備が進み、データ化できる公的資料が増えてきています。
具体的に、電子化が認められている公式書類をみていきましょう。

電子化保存が認められる公式書類

電子帳簿保存法」の改定に伴い、国税関係の書類のいくつかを電子データで保存することが認められるようになりました。電子データの保存が認められているのは以下の公式書類です。

電子データが認められている書類の種類と書類

書類の種類 書類
帳簿関係 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳など
決算関係 貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算に関して作成された書類など
その他証憑類 契約書、請求書、見積書、注文書、レシート、領収書、契約の申込書、納品書、検収書など
電子取引 EDI取引、インターネット取引、電子メール取引、クラウド取引など

 

スキャナ保存が認められている書類の種類と書類

その他証憑類 契約書、領収書、請求書、レシート、見積書、契約書、納品書など取引先関係(受領分)の証憑類

 

電子データ保存が認められていない書類

手書きで作成した仕訳帳、総勘定元帳などの主要簿、手書きで作成した請求書の写しや補助簿、取引先から受け取った請求書

 

スキャナ保存が認められていない書類

仕訳表などの帳簿や、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類

※なお、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する場合は、保存の要件を満たす必要があります。実際にこれらの書類をデータ保存する際には、細かな要件も確認しましょう。

このように、現法では手書きで作成した仕訳帳などデータ保存がまだ認められていない書類があったり、データ保存するには税務署への事前申請が必要だったりと細かな保存要件を必要としています。しかし、2022年1月に施行予定の改正版では、事前承認制度が廃止される予定です。

この改正により、企業の電子化は一層促進されることが期待されています。

参考:国税庁「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)」

書類データ化のメリット


書類のデータ化には、メリットが多くあります。具体的な書類データ化のメリットを5つ紹介します。

検索のしやすさ

書類データ化のメリットのひとつに、検索のしやすさが挙げられます。紙の書類をデスクやキャビネットなど保管場所から探し出すことは非常に難しいことです。

一方、デジタル化されたデータは、検索機能を使って瞬時に探すことができます。
書類のデジタル化により業務スピードは格段に向上、業務効率化へと繋がります。

コスト削減

コスト削減も書類データ化の大きなメリットです。
紙の書類には意外と多くの費用がかかっています。

  • プリンタ複合機関連費用(用紙代/トナー代/メンテナンス費)
  • 書類郵送代
  • 書類廃棄費
  • 書類管理費(備品代/保管費)

また、これらの業務に携わる人件費もかかっています。

書類のデータ化によって、こういった用紙代や印刷代、保管費や人件費を削減することができます。これだけのコスト削減は、企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

保管の手間が省ける

書類データ化のメリットのひとつに、保管の手間が省けるということが挙げられます。紙の書類を扱っていると、書類を一定のルールに沿って分類・整理し、保管または廃棄するという手間がかかります。

しかし、デジタル化されたデータであれば、こういった手間は一切不要です。デジタル化した書類はサーバーやクラウド上に保存するだけです。大量の書類を保管する倉庫や資料室も必要ありません。
書類のデータ化によって、保管の手間が省けるだけでなく、省スペース化にもつながります。

情報の共有化

情報の共有化ができるということも、書類データ化のメリットの一つです。紙ベースの書類だと複数人・複数拠点での共有が難しいだけでなく、同時に参照・編集することができません。

書類がデータ化されていれば、それをインターネット上で共有することが可能です。つまり、場所や人数を問わず、組織内で簡単かつスピーディーに情報共有が行えることになります。

情報共有の円滑度は、ビジネスの速度に直結します。書類データ化で情報の共有化がスピーディに行えるということは、大きなメリットと言えるでしょう。

安全管理

安全管理ができるという点も、書類データ化のメリットの一つです。
書類をデータ化することで、情報漏洩や紛失というトラブルを防ぐこともできます。

例えば、データ化された書類はアクセスや閲覧制限を設定することで、関係者以外は閲覧することもできなくなります。
また、パソコンなどの機器類が盗難にあったり、災害にあった場合でも、データを復元することが可能となります。

【データ化された書類】 【紙の書類】
情報漏洩 データ化したファイルは、担当者ごとにアクセス制限や閲覧制限を設けることができる 書類の持ち出しルールや廃棄方法を徹底する必要がある
書類紛失 パソコンやサーバーが故障や盗難にあっても、クラウド上のバックアップからデータの復元が可能である 紛失や盗難、火災や災害、紙そのものの劣化や破損などによる書類自体の消失リスクがある

このように、書類をデータ化することで、情報セキュリティの強化や、書類紛失のリスクを回避することができます。

書類データ化のデメリット


書類データ化にはデメリットもあります。

データ化する作業が必要

書類をデータ化する作業が必要という点は、書類データ化のデメリットの一つです。

新たに作成する書類は簡単にデータ化できても、過去の書類をデータ化するための手間がかかります。まとまった書類であれば、まずホチキスやクリップなどを外す必要があります。
それから1枚1枚スキャンし、ファイル名をつけて保存する。過去の紙書類の量が多ければ多いほどその作業に要する労力が必要になります。

書類のデータ化を失敗に終わらせないためにも、早めに計画を立て、余裕を持った導入ができるようにしましょう。

書類の全体像を一目できない

書類データ化のデメリットの一つに、書類の全体像を一目できないという点が挙げられます。

データ化された書類は、パソコンのモニターやタブレットまたはスマホなどを通じて確認することになるので、資料の全体像が見えにくくなってしまうことがあります。

パソコンやタブレット・スマホの画面を見ることに慣れていない人に対し、使用説明会を設けるなど、誰もが使える体制づくりも必要となります。

書き込みができない

書類に書き込みができないという点も、書類データ化のデメリットの一つです。これまでの紙の書類には、メモなど直接書き込みがしやすいというメリットがありました。

しかし、電子データ形式では気軽にファイル内に書き込みができない状況も出てきます。会議や外出先などでは、プリントアウトした書類のほうがメモを取りやすい人もいるでしょう。

パソコンやタブレットのメモの使用方法を共有するなど、ITリテラシーの均一化を目指した対策も必要となります。

情報をデータ化する方法


ここからは、実際に情報をデータ化するためのおすすめ方法3つを紹介します。

書類をスキャン

情報をデータ化する方法1つ目は、書類をスキャンする方法です。複合機のスキャナーまたはスマホの機能を使ってスキャンし、PDF化することで情報をデジタル化します。

複合機のスキャナーであれば、紙の書類をセットしてスキャン、それからデータの保存先を指定するだけです。保存されたPDFファイルには任意のファイル名が付されるので、ファイル名のリネーム作業も忘れずに行いましょう。

スマホでPDF化する場合は、スキャナーアプリや備え付けの機能を使ってPDF化することができます。PDFファイルはアプリ内に保存できるほか、手書きで注釈を加えたり、メールに添付したり、他のユーザーと共有したりすることができます。

OCRなどのソフト

情報をデータ化する方法2つ目は、OCRなどのソフトを活用する方法です。OCRなどの電子化ツールを使用すれば、簡単に情報をデジタル化できます。

電子化ツールの代表的なソフトOCRとは、スキャンした文書の文字を認識して、デジタルのテキストデータへと変換する技術のことです。スキャナーを使って印刷された文字だけでなく、手書き文字を読みとることも可能です。

ただし、手書き文字が読みにくい場合や原稿の状態が悪い場合などは、読み取りの精度が低くなる点は留意する必要があります。

データ化を外注する

情報をデータ化する方法3つ目は、データ化を外注する方法です。
これまで紙だった膨大な量の書類をデータ化するのは意外と手間がかかるものです。ノウハウのある業者のサポートがあれば、最低限の手間でデータ化することができます。

現在多くのデータ化外注サービスがありますが、中でもおすすめなサービスが「HELP YOUエンタープライズ」です。
HELP YOUエンタープライズは、DX化(デジタルトランスフォーメーション化)に伴う大量業務に特化したサービスで、紙書類‌の‌データ化‌を迅速にサポート。データ化を阻む「手間」は、HELP YOUが解決してくれるでしょう。

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HELP YOU依頼可能な作業内容

依頼可能な業務にはこのような種類があります。

【分野】 【具体例】
経理/総務 社内決済手続き、書類作成、経費整理・記帳、備品管理、

クラウドツール導入サポートなど

人事/採用 採用計画補助、求人掲載・修正・更新、応募者管理・対応など
営業サポート リスト作成(営業先・提携先・競合先)、

掲示・配布資料、社内提出資料作成など

ECサイト/メディア運用 EC商品登録・修正、ライティング、記事投稿など
カスタマーサポート 電話/メール対応業務フロー設計/業務効率化

チャットボットの提供など

HELP YOUは、社員がコア業務に集中できる環境を作るための業務効率化のためのサービスです。

データ化の導入事例

HELP YOUでは、手書き資料をデータ化することも可能です。

工数約4時間でブラッシュアップした提案書を作成いたします。

HELP YOU料金と利用方法

HELP YOUの料金と利用方法を紹介します。

【HELP YOU料金】
月額10万円~
実働時間:30時間/月~

【利用方法】
1.問い合わせ・無料相談
業務内容や悩み、必要な人材スキルなどをご相談ください。

2.ご契約

3.キックオフ
アシスタントとのweb面談にて業務内容や稼働時間について詳しく打ち合わせをします。

3.業務開始
最短3日で業務をスタートさせることができます。
相談、申し込みから全てリモートで完結する点がオンラインアシスタントの特徴の一つです。

まとめ


書類のデータ化に関して、メリットやデメリット、導入方法を紹介しました。
データ化は、コストやセキュリティといった面だけでなく、情報検索のしやすさや情報共有の円滑化など業務効率化へと繋がるメリットがたくさんあります。

法整備が整いつつある今こそ、膨大な書類のデジタル化を検討してみてはいかがですか?

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HELPYOUが選ばれる理由


HELP YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。

もしこれから業務効率化を検討するのであれば、ぜひ一つの方法としてHELP YOUを検討してみてはいかがでしょうか。


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