企業の業務効率化が叫ばれている昨今、いまだに企業に残る紙ベース文書の電子データ化が急務になっています。

その際に活躍するのがテキスト入力代行サービスです。データ入力のみならず、文字起こしなど対応可能な作業は多岐にわたります。

この記事では、テキスト入力代行サービスに依頼できる作業からサービスの選定ポイント、おすすめのサービス10選をご紹介。
テキスト入力代行サービスを活用し、担当者が本来行うべき業務に集中して企業の生産性を向上させましょう！

テキスト入力代行に依頼できる業務内容

テキスト入力代行サービスは、手書き文書・原稿・データ入力代行など、さまざまな作業で企業をサポートします。ここでは企業の業務効率化に役立つ代行サービスを3つご紹介します。

名刺・名簿などの入力

営業時に交換した名刺やイベント開催時に記帳された名簿など、紙媒体で保管している情報をデータ化します。名前・会社名・部署・連絡先などの必要項目を入力・データベース化すると顧客管理が容易になり、メルマガ・DMの発行などの販売促進ツールとしても活用できます。

データ入力だけでなく、こうした情報の活用方法のコンサルティングやデータベースのフォーマット化、名刺のスキャンなど、さまざまなサービスで企業の業務効率化をサポートします。

手書き文字のデータ化

いまだに企業に残っている紙ベースで管理された手書きのビジネス文書（発注書・伝票・議事録など）を電子化します。手書き文字データを電子化することで、文書管理・情報修正・社内での共有が容易になるうえ、回付中の紛失などのリスクも軽減できます。

アイデアを記入した手書きメモなども電子データ化して保管しておけば、営業戦略を練る際などに活用できるでしょう。

アンケート入力・集計

企業のマーケティング活動に欠かせないアンケート。膨大なアンケート結果を活用するためにも回答のデータ化は必須といえます。アンケート回答をデータ化することで、集計・グラフ化・分析などが可能になり、マーケティングや営業戦略などに活用できます。

データの集計・分析・結果のフィードバックまですべてを行うサービスもあり、企業の生産性の向上をサポートします。

テキスト入力代行を選ぶポイント

ホームページや担当者からの提案内容だけでは、自社に適したテキスト入力代行サービスの選定は困難です。
ここでは、サービスを選定する際にあらかじめチェックすべきポイントを4つをご紹介します。

対応業務

テキスト入力作業を委託する場合、まず「外注先がどのような業務に対応しているか」を確認しましょう。

依頼したい内容と外注先が対応できる業務に乖離があると、望むようなアウトプット（納品）は見込めません。

まずは、テキスト入力・アンケート入力・文字起こしなどの依頼内容を明確にし、対応可否を確認しましょう。また、得意・不得意業務をヒアリングしておくと、実際に選定する際の判断材料になります。
さらに、担当者の対応・問い合わせへの返答のスピードなどもチェックしておくと、実際に入力代行サービスを導入した際のイメージが湧きます。

進捗報告の頻度・作業の正確性・費用対効果など、要望に応えられるポテンシャルが外注先にあるのかを見極めることが大切です。

費用・料金

テキスト入力代行会社を選定する際、コストも重要な判断材料です。依頼内容に対して費用は適正か、料金体系が明確かなどがポイントになります。

費用が不明瞭な外注先に依頼して後から追加料金を請求されたといったトラブルがないよう、依頼内容とコストをあらかじめ確認しておきます。
費用相場を知るためにも、できれば事前に複数社から相見積もりを取りましょう。

同時に、外注した場合と内製化した場合の費用対効果も比較検討します。

テキスト入力は単純作業なので、企業としては内製化したいところでしょう。その場合は作業時間あたりの人件費や残業時間、そしてコア業務への影響など、総合的に検討して判断しましょう。

セキュリティ体制

データ入力を依頼する場合、顧客の個人情報などを含む場合があります。そうした情報が漏えいすると、企業に多大なダメージを及ぼします。
情報漏えいのリスクを減らすためにも、外注先のセキュリティ体制のチェックは必須です。

第三者機関から付与されるISO27001（情報セキュリティの規格）やプライバシーマークの認証有無が判断材料になります。
情報を適切に取り扱っているか、作業する人員が限定されているかなど、具体的なセキュリティ体制をあらかじめチェックしておきましょう。

導入実績

導入実績も外注先を選ぶ要素の1つです。

実績に勝る信頼はありません。導入実績のある企業の数、サービスのリピート率や継続率をチェックすることで、サービスの信頼性を測ることができます。
ホームページなどに記載がない場合は、詳細を問い合わせるとよいでしょう。導入実績が官公庁・大手企業などの場合、サービスの品質・与信などの面で信頼感が増します。

実際に導入した企業の声や口コミをチェックしておくことも重要です。サービス内容・具体的な施策・担当者の評価など、さまざまな情報を得ることができます。

テキスト入力代行サービス比較10選

テキスト入力を依頼するにあたって、おすすめのサービスを10社ご紹介します。

HELP YOU（株式会社ニット）

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOUのテキスト入力代行事例

HELP YOUに名刺入力代行を依頼した、ある建築業者様の事例をご紹介します。

HELP YOU導入前は、月に約30件発生する名刺入力作業に月5時間残業して対応していました。
HELP YOUでは、名刺情報の登録とデータ保管を代行。導入後、クライアント様が行う作業は依頼と成果物の確認だけとなり、月4時間もの工数削減を実現しました。

【お客様の声】
「毎日のように発生する業務なので、事務作業が軽減できてとても助かっています！」

株式会社うるるBPO

うるるBPOはデータ入力に特化したサービス。国内外のリソースを使いながら、低価格・高品質・短納期でのサービスを提供します。

• さまざまなリソースを起用して低価格を実現
• 取引実績約28,000件のノウハウ
• 短納期対応も可能

リスモン・マッスル・データ株式会社

テキスト入力代行をはじめ、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスに注力しており、クライアントの業務効率化につながるソリューションを提供しています。

• スピーディーで低コストなサービスを実現
• 規模の大小問わず、顧客ニーズに即した臨機応変な対応が可能

株式会社アクシス

テキスト入力のみならず、アンケート集計・録音データの文字おこしなど、さまざまなデータ入力業務を代行。日本人スタッフが国内で作業するにもかかわらず、コストパフォーマンスも高いのが特徴です。

• 業界最安水準の料金を実現
• 小ロット・特殊作業にも臨機応変に対応
• データの集計・グラフ化が強み

株式会社プロセス・マネジメント

DXに関する第三者認証である「DXマーク」を日本で最初に取得。データ入力代行のみならず、業務改善コンサルティングなど多面的に企業をサポートします。

• データ入力の精度99.9%以上を実現
• 経験豊富な日本人スタッフが効率的なオペレーションでスピード対応
• 企業のペーパーレス化を支援

ナレッジデータサービス株式会社

小回りが利く同社の特徴は、対応可能なスタッフ体制を常時整えており、緊急対応・超少額案件（10,000円以下）などにも臨機応変に対応できることです。

• データ入力から分析までワンストップで実施
• 報告書の作成・データ整理/運用の支援サービスあり

株式会社シスプロ

同社のシスプロデータプロは「業界最安値水準」をウリにしたテキスト入力代行サービス。中国のセンターと連携し、低価格を実現しました。最短当日納品を謳っており、納品までのスピードの速さも魅力です。

• 日中のデータセンターを連携することで低価格を実現
• ベリファイ入力を採用し、高精度（99.98%）を実現

有限会社シ・ブリュ

データ入力の品質・高セキュリティにこだわりを持つサービス。すべての作業を国内で行い、高品質を実現。92.4%のリピート率を誇ります。

• クライアントのニーズに沿った成果物を納品
• データ入力代行・アンケート集計が特に強み

東京反訳株式会社

高セキュリティが特徴のテキスト入力代行サービスです。最大の強みは指定場所に出張してデータ入力を行うこと。機密性の高い経営会議のテープ起こし・議事録の作成などに重宝します。

• 社外にデータを持ち出さない出張サービスで機密性の高いデータ入力も安心
• テープ起こし・文字起こしに強みあり

株式会社 SEVEN INDEX

日本人スタッフが小ロットからテキスト化。精度の高さが自慢の入力代行サービスで、すべて日本国内で作業を実施します。

• 日本人スタッフが癖字・校正記号なども高精度でテキスト化
• 専門業者から個人まで幅広く対応可能

テキスト入力代行を活用するメリット

テキスト入力作業を外注することでノンコア業務から解放され、生産性が向上します。
最後に、テキスト入力代行会社を導入するメリットを3つご紹介します。

作業の負担が減る

テキスト入力は、データを営業・マーケティングなどに有効活用するための準備作業です。

内容によっては入力の作業量が膨大になることもあり、多大な時間・手間がかかります。
そうしたテキスト入力作業をアウトソーシングすることで、担当者の作業負担を軽減できると同時に、心理的な負担の軽減にも寄与するでしょう。

コア業務に集中できる

単純作業の割に時間がかかるテキスト入力作業を外注し、担当者が時間を有効活用できるようになると、本来やるべきコア業務（営業戦略の立案・顧客へのアプローチなど）にリソースを割けるようになります。

コア業務に注力できる環境が作られると担当者の業務が最適化され、生産性の向上も促進されます。

コスト削減につながる

テキスト入力代行作業の外注費の発生に難色を示す方もいるかもしれませんが、ノンコア業務だからこそ外部ソースに業務委託することをおすすめします。

自社の担当者がテキスト入力作業（入力・チェック・修正・再チェック）を行う際、人件費だけでなく、多大な労力・見えないコストなどが発生します。品質面でも、プロに任せた方が高品質の成果を得られるでしょう。

業務委託費用は発生しますが、こうしたノンコア業務を外部ソースに依頼することで、担当者にかかるコストが軽減され高い費用対効果が得られるでしょう。

テキスト入力代行のまとめ

企業間の競争に勝ち抜くためにも社員がコア業務に集中し、生産性を上げる必要があります。

そのためにも、ノンコア業務の削減を実現する代行サービスの導入は必須といえます。
選定ポイントを押さえた上で削減すべき業務内容を精査することで、自社に最適な入力代行会社を選定しましょう。

▼あわせて読みたい

名刺データ入力代行の疑問を解消！依頼の流れから費用相場まで解説

データ入力代行サービス10選【事例あり】｜比較ポイントや料金を徹底解説