大がかりなデータ移行を手軽にアウトソーシング!正確で迅速な作業がHELP YOUの特長

今回の事例は、大がかりなデータ移行作業の代行依頼です。これまで使用していた議事録データ管理のサービスを、新しいツールへ。データを損失することなく、正確な作業の遂行が求められるケースですが、HELP YOUではどのように進めたのでしょうか?

<目次>

1.「HELP YOU」にご依頼前のお困りごと

データ移行作業代行のご依頼をくださったクライアントさまは、
・これまで使っていた管理ツールより、使い勝手の良い新しいツールに乗り換えたい
・過去の議事録データの移行には、膨大な時間が必要
・社内リソースを使って忙しい業務の合間に細切れで作業をすると、人為ミス発生の恐れがある
・代行を外注したいが、作業のレベルが担保されていないと心配(機密保持の観点からも、外注先選定には慎重)
こういったことにお悩みでした。

2.ご依頼から要件の確認まで


議事録は今までサービスAで作成・管理していましたが、サービスBを導入したので、両方にログインして議事録データの移管をお願いします。

かしこまりました。それでは、以下のことを移行時のルールとして進めてまいります。
①移行対象は●月●日以降のデータとする
②リンクはURLを括弧で囲んで追記
③コメントはなし
確認しましたところ、議事録は約200件あり、工数は3時間を予定しております。

分かりました。宜しくお願いします!

3.納品

今回のデータ移行にまつわるクライアント側のタスクは、依頼と確認で15分のみ。
この作業をもし社内リソースで行っていた場合は、移行のための準備・移行作業・確認で想定される工数 3時間45分。【トータルで3時間30分の削減】
また、HELP YOU側のタスクは、工数3時間でした。

4.「HELP YOU」ご依頼後のメリットは?

ご依頼によるクライアントさまのメリットは、
・管理ツールの変更にかかるデータ移行の負荷を軽減できた
・面倒な作業もミスなくサポートしてくれる
・ツール変更だけでなく、ツールを導入する際にローデータからのデータ移行であってもサポートしてもらえる

ツール移行後は利便性も向上し、議事録データの管理自体の業務効率化も図ることができたようです。

5.まとめ

長く使用してきたツールよりも最新ツールの方が便利であると分かっていても、データの移行にかかる所要時間を考えるとためらわれてしまうもの。
そんな時にHELP YOUにご依頼いただければ、迅速にミスのない作業を代行いたします。
移行ではなく、新規ツールを導入したいとお考えの際にも、ぜひご相談ください。

参考:【決定版】こんなに使える!「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ

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