大量の書類をデータ化すべき理由とは！メリットや具体的な方法もご紹介
書類が多すぎて整理が追い付かない…。
目的の書類をすぐに見つけられない…。
書類のためだけに出社…。
こういった悩みや課題は、書類のデータ化で解決できます！
書類をデータ化すれば、管理が簡単。どこにいてもスムーズにデータ検索や閲覧ができるうえに、コスト削減や業務効率化にもつながります。
この記事では、書類のデータ化の必要性やメリット・デメリットを解説したうえで、書類のデータ化の具体的な方法を紹介します。
紙書類をデータ化して管理の簡略化、業務の効率化など多くのメリットを享受しましょう！
大量の書類をデータ化すべき理由と必要性
書類のデータ化の必要性は高まってきています。まずは、その理由を確認することで、書類のデータ化への理解を深めていきましょう。
働き方の多様化が可能になる
書類をデータ化することで、多様な働き方をサポートする体制が整えられます。
少子高齢化などによる労働力不足が進む中、誰もがそれぞれの生活環境やライフスタイルに合わせて労働力を提供できるような社会の実現が求められています。
テレワークやハイブリッドワークなどは時間や場所にとらわれない多様な働き方の一つ。働く人がこうした働き方を選択できるためには、企業側が対応できるシステムを構築し環境を整える必要があります。
書類のデータ化は、従業員が会社（オフィス）以外でも働ける環境をつくり、働き方の多様化を実現する取り組みのベースとなります。
業務の効率化につながる
書類をデータ化すれば、書類の管理に悩むことはありません。データに名前をつけてフォルダに格納するだけで、いつでも簡単に目的の書類を探すことができます。
書類を印刷する手間も探す手間も、対面で渡す手間も省け、時間の有効活用が見込めます。
また、データ化した情報をRPA（業務プロセスを自動化するテクノロジー）などの外部システムに連携することで、更なる業務の効率化も期待できます。
多くの企業にとって、労働時間を短縮しつつ生産性を上げていくことは重要な課題。電子化により業務効率化が実現できれば、労働時間を短縮させながら生産性をアップさせることも期待できます。
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新たなビジネスモデルの創出につながる
書類の電子化を進めデータを有効活用することで、事業変革や新規事業の創出につなげられます。
紙ベースで蓄積された情報は、そのままでは「データ」として扱うことができません。それらを電子化し「データ」として利用できる状態にすることで、データ分析に利用したり、他のシステムやツールと連携したりと、活用の幅を広げられます。
今のデジタル社会において企業の競争力維持や強化を図るためには、「データ」とデジタル技術を活用したビジネスモデルの変革（＝DX：デジタルトランスフォーメーション）が必要です。DX化にはデジタル化が必要。そしてデジタル化の第一歩が書類の電子化なのです。
※「電子化」と「デジタル化」に関しては後ほど詳しく解説します。
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大量の書類をデータ化するメリット
紙媒体で管理していた書類を電子化することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。メリットを知って書類のデータ化に取り組む価値を確認しましょう。
メリット１．共有・検索がしやすくなる
紙で書類を管理していると、膨大な書類の中から目的の書類を探す際に、多くの時間と労力がかかります。
また、紙書類の捺印や確認などのためにオフィスに行かなければならなかったり、他の人が持ち出していて見ることができなかったりすることもあります。
書類をデータ化すれば、検索も共有もスピーディに。時間や場所を選ぶことなく、必要な人が必要な時に閲覧できます。
メリット２．コスト削減につながる
紙媒体で書類を管理する場合、紙代や印刷費、郵送費やプリンターのリース代、紙ごみの処分費用に書類の保管費用など多くのコストがかかります。
さらに、書類を保管するためには、オフィスのスペースを確保しなければなりません。
紙書類をデータ化すれば、これらのコストやスペースは不要になります。
また、紙の書類や管理に割いていた社員の労力や時間を他の重要な仕事に割り当てられるため、リソースの有効活用にもつながります。
メリット３．セキュリティ対策になる
紙書類の電子化はセキュリティの強化にもつながります。
紙媒体で管理する場合、置き忘れや誤廃棄・災害などによる紛失や漏洩、あるいは、紙の劣化によって閲覧が難しくなるといったリスクがあります。
電子化した書類は、クラウドストレージや自社専用の管理システムなどを利用して管理するため、情報漏洩防止のセキュリティ対策がしっかりとなされています。
また、ネットワーク上の保管場所やファイルごとにアクセス制限を設定でき、誰でも見られる状態を回避できます。さらに、バックアップを取っておけば万一の際にも復旧が可能です。
大量の書類をデータ化するデメリット
書類のデータ化によって、業務を安全かつスムーズに進行できるメリットがある一方で、デメリットもあります。デメリットや注意点についてもしっかりと把握しておきましょう。
デメリット１．書類によっては見づらい
電子化した書類は、デスクトップやノートパソコン、タブレットやスマートフォンなどさまざまな端末からの閲覧が可能です。
しかし、画面のサイズによって閲覧できる範囲が制限されてしまうため、書類によっては見づらさを感じることがあります。
そういった際には、閲覧用の画面を大きくしたり、書類の内容によって紙とデータを使い分けたりといった工夫をするといいでしょう。
デメリット２．作業の手間がかかる
書類をデータ化すると、スキャンだけでなくファイルの整理や加工・編集など従来とは異なる作業が発生します。そのため、慣れない作業で時間がかかり、かえって非効率になってしまうケースも考えられます。
書類の電子化を導入する場合は、事前に「業務がどう変わるのか」を整理して会社全体に周知することが重要です。
もし自社だけで対応するのが難しい場合には、代行業者にアウトソーシングするのも一つの手です。
※アウトソーシングサービスに関しては後ほど詳しく解説します。
大量の書類をデータ化する方法
書類をデータ化するメリット・デメリットがわかったところで、実際にデータ化する方法を3つ紹介します。自社に合った手段でスムーズなデータ化を進めましょう。
書類を複合機やスキャナーでスキャニング
コピー機や複合機のスキャン機能を使って書類をデータ化する方法は、社内のリソースを用いるためコストが低く抑えられます。書類を複合機にセットしてスキャン実行するだけなので、誰でも簡単に書類のデータ化が可能です。
データ化した書類は、ネットワークに接続することで指定されたフォルダに格納できます。
書類をOCRでテキストデータ化
OCR（光学的文字認識）を使って、書類をテキストデータ化する方法もあります。
OCRとは、「文字」を認識してテキストデータに変換する電子化ツールのことです。PDFや画像の文字、印刷された文字や手書きの文字もテキストデータ化することができます。
ただし、書類の状態が悪かったり手書き文字が読みにくかったりする場合には認識率が低下するため、データ化後の確認や修正が必要になります。
書類のデータ化を代行サービスにアウトソーシング
書類のデータ化を自社に代わって行ってくれるアウトソーシングサービスを利用すれば、時間と労力を最も抑えることができます。
慣れないデータ化作業に時間をとられ、本来の業務に影響を与えてしまう可能性を考慮すると、プロの業者に外注した方が効率的です。
また、電子化したデータは法定文書として利用されたり、営業活動で利用されたりと多くの人のあいだで広く使用されるため、鮮明かつ正確なデータであることが重要です。
代行サービスに依頼すれば、データの抜け漏れなどなく、確認しやすい綺麗な状態でデータ化を遂行してくれます。
特に、膨大な量の紙書類をデータ化する必要がある場合は、代行サービスへの外注をおすすめします。
大量の書類のデータ化はHELP YOUにお任せ
データ化すべき紙書類が多すぎる…。
紙書類のデータ化に回せるリソースがない…。
そんな悩みは「HELP YOU」が解決！正確でスピーディに大量の書類をデータ化します。
また、書類の電子化・データ化に伴う書類整理や入力作業、その後の業務のデジタル化など総合的にサポートすることも可能です。
HELP YOUのプラン
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
経理、営業事務、人事労務・採用、総務からマーケティング業務まで、幅広い業務に対応します。
データ化・データ入力に関しては、以下のような業務に対応可能です。
| 対応可能業務 |
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| 特徴 |
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| セキュリティ体制 |
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「HELP YOU」では、お客様に安心して業務をご依頼いただけるよう、機密情報を扱うデータ化業務やオフライン対応が必要な業務は、セキュリティ対策を徹底した自社センターにて対応します。
詳細は以下の資料をダウンロードしてご覧ください！
また、「週に1～2時間の業務」や「月に50枚の請求書のPDF化」など、お客様のご要望に合わせた小ロット単位での作業にも対応可能です。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのデータ化対応事例
HELP YOUでは、最先端の「AI OCR」技術で紙の書類情報を正確にデータ化。OCRにAIの技術を組み合わせたAI-OCRは、より高い精度で文書を読み取ることが可能です。
さらに、人に代わって単純作業を自動化できる「RPA」と連携すれば、その後の工程もスムーズ。業務システムへの入力作業や入力した内容のチェックなど、幅広い業務を自動化できます。
■請求書・領収書の電子データ化
- フォーマットが各社ごとに異なる場合でも、項目と内容を読み取り、正確にデータ化
例）請求日、請求金額、請求先会社名、支払期限、振込先口座情報など
■申込書の電子データ化
- 申込書・入会書等の手続きの場合も、AI OCR＋人によるチェック＆修正でデータ化
- 必要に応じて、データ完了後のシステムへの登録等の後工程処理もRPAで自動化
※申込書、入会書以外の手続きの紙書類も対応可能
■アンケート設計・集計・電子データ化
- 目的に合わせて、アンケートの設計から、印刷、発送、回収、集計、分析が一気通貫で対応可
- Webも紙もワンストップで対応
- データ化のみ、データ化と集計等、貴社の状況に応じてカスタマイズ
以下の資料では、HELP YOUが行ったさまざまなデータ化・データ入力に関する事例をご紹介しています。データ化作業の外注を検討中の方は、ぜひこちらもご覧ください！
大量の書類データ化に関するFAQ（よくある質問）
最後に、書類の電子化・データ化に関する疑問をすっきり解決！FAQで確認していきましょう。
Q1.どのような大量な書類を電子データ化するとよいのでしょうか？
選別を行わずに全ての書類をデータ化しようとすると、膨大な作業量になってしまいます。
後々見ない書類などはデータ化しない方がよい場合もあるため、以下のような書類を優先的にデータ化するといいでしょう。
- 使用頻度が高い書類
- 利用する人数が多い書類
- 業務を進める中で速やかに参照したい書類
- テレワークや外出時など場所を問わずに利用したい書類
加えてデータ化推進の際には、「電子帳簿保存法」では電子取引における紙保存が認められなくなる点や、「e-文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）」によって電子文書による保存を容認されている書類や条件なども確認しましょう。
一方で、書類によっては、データではなく紙で交付や保存しなければならない決まりのものもあります。たとえば、不動産関連の重要事項説明書や賃貸契約書などは、書面での交付が必要。手書きの仕訳帳や請求書の写しは電子データでの保管は認められていません。
そのため、書類をデータ化する際には、法務担当者や現場担当者と連携し、どの書類を電子化してどの書類を紙で保存すべきなのかを精査することが必要です。
Q2.スマホやコンビニのスキャナーでも大量の書類をデータ化できますか？
iPhoneなどのスマートフォンやコンビニのスキャナーでも書類のデータ化は可能です。
ただし、これらのスキャニングサービスを利用する場合は個人で利用する範囲の書類や、スキャニング量が少ない書類のみに限定しましょう。
ある程度の量があると時間もコストもかかります。大量の紙書類をデータ化する際には、代行業者に依頼することをおすすめします。
Q3.電子化とデジタル化の違いは何ですか？
「電子化」は、紙媒体をデジタルデータに変換すること自体を指します。
「デジタル化」とは、電子化を行ったうえで、さらに業務プロセスをデジタルで改善・効率化することを言います。
つまり、紙の書類をデータ変換する「電子化」は「デジタル化」の第一歩。
まずは、電子化によって情報を取り扱いやすくし、活用の幅を広げます。それら活用できる状態となったデータを活かし、さまざまなデジタルツールを導入することで業務プロセスを効率化・改善していく。その工程がデジタル化です。
また、デジタル化の先には、ビジネスモデルの変革や新たなビジネスモデルの創出をもたらすDX（デジタルトランスフォーメーション）があります。電子化からデジタル化、そしてDXまで推進することで、デジタル社会における企業の優位性確保へと通じることが期待されています。
まとめ
書類を電子データ化すれば、業務効率化や新たなビジネスモデルの創出が見込めます。また、テレワークなど多様な働き方に対応する基盤ができるため、従業員の満足度が向上し、優秀な人材の確保にもつなげられます。
今や書類のデータ化は紙資源の削減という観点だけではなく、多様な働き方の実現やビジネスの成長という部分でも大きなウエイトを占めています。
より多くのメリットを享受できるよう、効率的に紙書類のデータ化を進めましょう！
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【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
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ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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