書類をデータ化するメリットとは?具体的な手順やおすすめ代行サービスをご紹介

会社で業務を進める中で必要不可欠なのが書類管理です。

しかし、保管に伴いオフィス内にスペースを確保しなければいけません。社内外へ共有する場合は印刷や郵送を行う手間が発生するため、コストもかかります

業務をより効率的に進めるためにも、書類をデータ化して管理したいとお考えの方も多いはずです。

今回の記事では、書類のデータ化のメリット・デメリット、具体的な手順をまとめました。

自社内で対応するのが難しいとお困りの方に向けて、おすすめの代行サービスについてもご紹介します。ぜひ参考にしてください。

書類をデータ化するメリット

紙媒体で管理していた書類を電子化することは、どのようなメリットにつながるのでしょうか。解説します。

書類をデータ化するメリット1.共有・検索がしやすくなる

企業が扱う書類の中には長期的な保管が必要なものが多くあります。しかし、一度保管した書類から指定の資料を探すのは大変な作業です。

紙で書類を管理していると社内全体で共有したいときに逐一印刷をする必要があり、時間も手間もかかります。

書類を電子化してデータ管理することで、検索機能を使って簡単に目的の資料を調べることができます。システム上で一括管理できるので、情報共有もスピーディに行えます。

書類をデータ化するメリット2.コスト削減につながる

紙媒体で書類を管理すると、作成するたびに用紙代や印刷費がかかります。また、郵送でのやりとりでは輸送費も必要です。

日本ヒューマン・パッカード(日本HP)によると、企業が印刷物にかけるコストは全体の売り上げの約2~6%に及ぶそうです。
例えば売り上げ総額が1億円の企業では、年間200~600万円が印刷代として費やされていることになります。2割ほどは不要な印刷とすると、年間40~120万円程度を余計なコストとして使っているのです。

また、書類を電子化すれば保管場所もいりません印刷代・用紙代・輸送費は通信費として一括管理できるので、コストカットにつながります

参考:「企業の印刷コストはIT投資より多い」–印刷コスト削減に挑むHPのプリンティング戦略

書類をデータ化するメリット3.セキュリティを強化できる

紙媒体で管理していると、コピー機への置き忘れや誤廃棄など紛失のリスクが発生します。取り扱う書類の量が多ければ多いほど、その可能性は高まるでしょう。
特に社外で重要書類を紛失すると大きなトラブルに発展してしまいます。

書類の電子化によって、このような問題は解決できます。パスワードを設定する、バックアップを取って万が一に備えるなどの対策が可能だからです。

書類をデータで保管することはセキュリティ強化につながります。

書類をデータ化するデメリット

書類のデータ化は、会社全体の業務をスムーズにする様々なメリットがあることがわかりました。
では、紙媒体で取り扱っていた書類を電子化するデメリットにはどんなことが挙げられるのでしょうか。

書類をデータ化するデメリット1.書類によっては見づらい

電子化した書類は、デスクトップやノートパソコン、タブレットやスマートフォンなど様々な端末から閲覧可能です。

ただし、利用する端末によっては文書が見づらいと感じることもあります。
メモなどの書き込みができないため、不便に感じてしまう方もいるはずです。

すべての書類を電子化するのではなく、情報によって紙とデータを使い分けるといいでしょう。

書類をデータ化するデメリット2.導入の手間がかかる

書類をデータ化すると業務手順も変化します。スキャンだけでなく、ファイルの整理や加工編集などの作業が発生し、担当者の業務量が増えます。慣れない作業のため時間がかかり、かえって非効率になることもあるでしょう

書類の電子化を導入する場合は、事前に「業務がどう変わるのか」ということを整理して会社全体に周知することが必要です。

もし自社だけで対応するのが難しい場合は、「書類をデータ化する方法3-2.代行業者にアウトソーシングする」も参考にしてください。

また、作業の手間だけでなく導入時にかかるコストも忘れてはなりません。
専用のスキャナーの用意や管理システム、ファイルストレージの導入など、IT設備面でのコストがどのくらいかかるかもしっかり確認しましょう。

書類をデータ化する方法

では、書類をデータ化する手順を説明します。

書類をデータ化する方法1.書類を選別する

まずは電子化が必要な書類と不要な書類を分けます。

現在管理している書類のすべてをデータ化するのは、膨大な時間やコストが必要です。せっかくデータ化しても閲覧や検索の頻度が低い書類データも出てくるでしょう。

業務担当者にヒアリングを行い、電子化する書類の選別することをおすすめします。

また保存する必要のない書類をあらかじめ処分することで、選別作業を効率よく進められます。

書類をデータ化する方法2.管理方法を決める

データの保管方法・管理システムの運用方針を決めます。
次のような項目別に決めていくとスムーズです。

サイズ
オフィスで使用する書類はA4サイズがほとんどなので、基本的にはA4サイズで統一するのがおすすめです。
A4サイズ以外のものは実寸で取り込む、もしくはA4サイズに変換する、のどちらにするかも決めておきましょう。

解像度
解像度が高いと綺麗に保存できる一方で、ファイルサイズが大きくなり読み込みにも時間がかかってしまいます。
一般的な書類は200dpi、細かい文字や画像がある書類は300~400dpiを目安にするといいでしょう。

ファイル形式
ファイル形式は、データ容量の少ないPDFにするか、JPEGやPNGなど画像ファイルとして保存するかについても決めましょう。

ファイル名/ファイルの階層
書類をデータ管理する際に重要なのがファイル名です。検索しやすいように統一したルールを作りましょう。

スキャンデータを保存するときのフォルダ構造についても同様に方針を決めます。
会社全体へ周知することも忘れずに行いましょう。

データベース化
データベースとして検索しやすいように、「契約日」「契約先」など書類の属性やステータスを入力できるようにしましょう。

OCR処理の有無
OCR処理には専用のソフトが必要なので、活用するかどうかを事前に決めておきましょう。

書類をデータ化する方法3-1.自社でスキャンする

書類の保管方法やルールを決めたら、いよいよスキャン作業です。

自社内でスキャンする場合は、次のような手順で行いましょう。

1.書類からクリップやホッチキスを外す
2.カテゴリーごとに分ける
3.スキャンする
4-1.事前に決めたファイル形式へ変換
4-2.必要であればOCR処理をする
5.事前に統一したルールに基づきフォルダ作成とファイル名の入力を行い、データを保存
6.電子データと元データを照らし合わせる

書類をデータ化する方法3-2.代行業者にアウトソーシングする

書類のスキャンやフォルダ作成、ファイル名の入力といった作業は、ある程度まとまった社内リソースが必要です。

もしも社内の人員を確保できない場合は、代行業者にアウトソーシングするという方法もあります。
その際は信頼性の高い業者を選ぶようにしましょう。

また、手間がかかる状態で依頼をすると、高額になるケースもあるので注意してください。

依頼前に余裕があれば、書類の大きさが揃っているか、付箋やクリップがついていないか、書類が冊子の状態でないかなどを確認しておきましょう。

書類のデータ化代行サービス

書類をデータ化するメリットやデメリット、手順について説明しました。

先ほども述べたように紙で管理していた書類をデータへ変換する作業は、事前準備や作業人員の確保が必要です。
社内に十分なリソースがない方は代行サービスを利用しましょう。

おすすめの代行サービスをご紹介します。

HELP YOU

【特徴】
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実働時間:30時間/月~
 

 

大塚商会

【特徴】
・費用が安い
A4サイズ一枚5円〜
お求めやすい価格設定なので利用しやすいです。

・安心/安全
プライバシーマーク取得済です。

・短納期
大量の原稿でも短期間で対応します。

・属性登録にも対応
検索しやすいデータ管理をするために重要な属性登録。文書管理システムと連携して対応します。

お客様の書庫やキャビネット、倉庫に保管されている書類(図面、契約書、マニュアルなど)をスキャンして電子データへ変換します。
価格は一枚5円からと、お求めやすい価格設定なのが特徴です。

【依頼可能業務】
■電子化(スキャン)
■文書管理システムへの登録データ作成

【料金】
合計40,000円(税抜)〜
※用紙枚数、ファイル名付与の内容により異なるため要お問い合わせ

キンコーズ

【特徴】
「テレワークに対応したい」「検索性・生産性を向上させたい」「オフィス移転やスリム化に伴い書類の整理がしたい」などのご要望がある方におすすめです。

保管に負担のかかる紙書類を、安全で正確にPDFデータ化するサービスです。
会議資料や経理文書などをデータ化し、情報共有の利便性を高めます。

【依頼可能業務】
■文書の電子化(スキャン)
・オフィスで保管されている書類全般
・袋とじ・中綴じ・ハードカバー製本
・B3~A0サイズの大判図面
・各部署の業務と連動性の高い書類

【料金】
基本料金:990円(税込)/一図面あたり

※サイズやモノクロ/カラーによって単価が変更されるため要お問い合わせ

ジェイ・アイ・エム

【特徴】
企業活動における大切な財産である「情報」を活かし、高め、遺していくことをミッションに掲げたサービスを提供。
お客様のニーズや課題にしっかりと応え、さらにその先のビジネスを見据えた提案をします。

【依頼可能業務】
・アナログデータの電子化
・電子データの変換
・ビジネスを支援するシステム開発
・あらゆる業務プロセスを支援
・業務プロセスの課題を解決する提案

【料金】
要お問い合わせ

書類のデータ化に関するFAQ

OCRとは?

OCR処理とは、画像データから文字を抽出しテキストデータにすることをいいます。
OCRを行うことで次のようなメリットがあります。

人件費を削減できる
従来、手作業で入力していた時間を大幅にカットできます。空いた時間を別の業務に回せるようになるので、コスト削減だけでなく会社全体の生産性向上にもつながります。

入力ミスを防げる
文字入力は人間が手作業で行うため、どうしても誤入力や見落としなどのミスが発生してしまいます。OCRを活用することでケアレスミスなく、少ない時間でテキストデータ化することができます。

資料編集が楽に行える
OCRでデータ化した資料画像はWordやExcel形式で変換し、データとして読み込んだあとでも編集可能です。
最近ではPower Pointデータに変換することもできるのでプレゼンテーション資料の編集も簡単に行うことができます。

どんな書類をデータ化すべき?

データ化する書類を選別するときは次のような基準で判断しましょう。

・利用頻度が高い書類
・業務を進める中で速やかに参照したい書類
・テレワークや外出時に閲覧したい書類

スマホやコンビニのスキャナーでもデータ化できる?

iPhoneであればメモ機能で書類のデータ化は可能です。コンビニのスキャナーでも対応できます。

ただし、これらを利用する場合は個人で利用する範囲の書類や、スキャンする量が少ない書類のみに限定しましょう。
ある程度の量があると時間もコストもかかります。その場合は代行業者などに頼むのがおすすめです。

まとめ

書類のデータ化について、メリットやデメリット、具体的な手順を紹介しました。

紙の書類は見やすい一方で、保管や管理が非常に大変です。
昨今ではテレワークが推奨されていることもあり、あらゆる業務をデジタル化したいと考えている企業も増えてきています。

書類をデータ化することで業務をスムーズに進められるようになります。しかし、紙で管理していた書類をデータ管理に切り替えるには、様々な準備が必要です。

自社内で対応するのが難しいという方は代行サービスを導入して、効率よくデータ管理の体制を整えていきましょう。

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