メリットの多いペーパーレス化!その4つの方法とは?

テレワークの促進にともない、企業のペーパーレス化が進んでいます。

そんな中、
「ペーパーレス化を検討したいけど、実際どうしたらいいのだろう・・・。」
と悩んでいる経営者の方も多いでしょう。

この記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリット、導入方法やポイントを解説しています。

慣れた紙の書類からペーパーレスへの移行。難しく感じてしまいますが、ポイントをしっかり押さえれば比較的スムーズな導入が可能です。ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化とは


まずはペーパーレス化の意味、そしてペーパーレス化が必要な背景について見ていきましょう。

ペーパーレス化の意味

ペーパーレス化とは、オフィス内の文書や書類の電子化を進める取り組みのこと。
書類を電子化するとパソコンやタブレット、スマホでの閲覧が可能になります。

例えば、会議用の資料をペーパーレス化して配布・共有することや、申請や契約を電子承認システムで行うことにより、業務効率の改善が期待できます。

ペーパーレス化が必要な背景

ペーパーレス化が必要な背景は主に2つあります。

1つは、テレワークを含む働き方改革です。

「効率よく働くことで生産性も向上する」という政府主導の取り組みである、働き方改革。
多様な働き方を選択できる社会の実現を目的としており、その中にはテレワークの推進も含まれます。

テレワークでは、場所の制限なしにリアルタイムで業務内容と情報の共有が必要となるため、ペーパーレス化は必要不可欠です。

さらにペーパーレス化が必要なもう1つの背景として、SDGsをはじめとした環境意識の高まりが挙げられます。SDGsとは「Sustainable Development Goals」の略で「持続可能な開発目標」を指します。

持続可能な社会へ向けての環境意識は年々高まり、ペーパーレス化による地球環境の改善が叫ばれるようになりました。

ペーパーレス化で紙資源の使用量が減ると森林を伐採するスピードが緩み、紙の生産工程で発生する二酸化炭素が減少。環境保全に貢献できると謳われています。

このような背景から、ペーパーレス化が必要とされているのです。

ペーパーレス化のメリット


ここからはペーパーレス化することで、どんなメリットがあるのかを解説していきます。

ペーパーレス化のメリット1.業務効率化

最初のメリットは、業務効率化が期待できることです。

資料検索を例に挙げると、紙の場合は1枚1枚資料を確認しなければなりませんが、電子化するとキーワード検索が可能になります。大幅な時間短縮となるでしょう。

また、ペーパーレス化すると資料へのアクセスや共有の場所を選びません。テレワークへ移行しやすく、オフィスへの移動時間が削減可能です。

削減した時間を別の業務に充てれば、仕事の生産性アップにつながります。
無駄な業務が減ることで社員一人一人の生産性への意識も高まり、働き方の見直しがさらに進むでしょう。

ペーパーレス化のメリット2.コスト削減

2つ目のメリットはコストが大幅に削減できることです。

実は、紙の書類には我々が考える以上のコストがかかっています。
書類を電子化すれば、以下のようなコストが削減できます。

  • 紙・印刷代コスト
  • 文書保管コスト
  • 郵送コスト
  • 廃棄コスト
  • 人件費など

例えば社内の文書保管スペースについても同様です。ペーパーレス化すれば保管スペースのみならず、棚や箱・ファイルといったオフィス用品も必要なくなります。

さらに書類の印刷や廃棄シュレッダーおよび、それを行う人件費も必要なくなるため、たくさんの無駄を省けるでしょう。

ペーパーレス化のメリット3.セキュリティ強化

ペーパーレス化すると、セキュリティの安全性が向上します。

誰でも閲覧可能な紙の書類と異なり、電子化した資料はパスワードやアクセス権限の設定が可能です。

個人レベルで閲覧許可を付けられ、さらにはアクセス記録の参照もできます。
不正に対する牽制効果やセキュリティ強化となるでしょう。

とはいえサイバー攻撃などの可能性は否定できず、各デバイスのセキュリティ対策を万全にしておく必要はあります。

ただ紙の書類のリスクである、火災や紛失、盗難といった心配がなくなるのは大きな利点といえるのではないでしょうか。

ペーパーレス化のメリット4.環境への配慮

4つ目のメリットは電子化によって環境保全に貢献できることです。
前述した通り、紙の消費は環境破壊の一因となります。

紙の原料となる森林の伐採スピードに、植林した森林の成長が追いつかなくなる。そして紙の生産工程や焼却時に発生する二酸化炭素は地球温暖化につながるからです。

日本製紙連合会のデータによると、日本は世界で3番目に紙・板紙の生産量が多く、2019年の国民1人当たりの消費量は202.7kgと世界でもトップクラスの水準です。

ペーパーレス化することで環境に配慮でき、さらにSDGsによって環境意識が高まっている世間に対して、環境に優しい企業アピールも可能となります。

環境配慮へのアピールができれば、顧客に対する企業価値や信頼感が上がり、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

ペーパーレス化のメリット5.テレワークの推進

ペーパーレス化による最後のメリットは、テレワークの促進です。

電子化の強みは何といっても時間と場所の制限なく情報共有できること。紙の書類をやりとりする必要がなくなり、さまざまな業務をオンラインで行えます。

さらに、社内の申請や稟議も電子承認システムで実施すれば、書類の捺印やサインのために出社する必要がありません。

テレワークが促進されれば場所による制限がなくなるため、採用強化も可能に。
遠方在住、または何らかの理由で自宅を空けられない有能な人材を雇用でき、採用の幅が広がります。

ペーパーレス化のデメリット


ここまではペーパーレス化のメリットを挙げてきましたが、デメリットはどんなものがあるのでしょうか。確認していきましょう。

ペーパーレス化のデメリット1.メモが取りづらい

電子化のデメリットとして、まずメモが取りづらい点が挙げられます。

紙の書類と違い、パソコンやタブレットは資料全体が見えにくく手書きしにくいところが難点。ペーパーレス会議などで、手書きメモを残したい場合は手書き機能に対応している端末が必要です。

さらに、トッパン・フォームズ株式会社の実験によると、ディスプレイよりも紙媒体の方が書かれている情報を理解できるという結果も出ています。

電子化した資料には事前に細かく番号をふり、別紙に番号を書いてメモ取りは紙で行うなど、工夫する必要があるでしょう。

ペーパーレス化のデメリット2.システムの影響を受ける

電子化にはシステムの影響を受けるというデメリットもあります。

例えばネット環境やデータの入っているクラウドサーバーに問題が発生すると、電子文書にアクセスできません。システムやネットワークの安定性が直に仕事へ影響します。

さらに、パソコンやタブレット自体が物理的に故障してしまう可能性もあります。
システムの不具合が生じた時は逆に作業効率が下がり、業務に支障をきたしてしまうでしょう。

常にバックアップを取り、複数のクラウドに保管するなど、あらかじめ対策しておくことが必要です。

ペーパーレス化のデメリット3.導入の手間がかかる

ペーパーレス化は導入の手間がかかります。

長期的に考えるとペーパーレス化によってコスト削減できますが、導入初期は必要なシステムおよび、パソコン・モニター・タブレットなどの端末を社員分用意するといった初期費用が必要です。

そして、紙の資料を電子化する手間も出てきます。膨大な紙の書類をスキャンしてドキュメント名を付け、フォルダに保管する・・・。これだけでも大きな手間となるでしょう。

さらに、現状からやり方を変える研修を行う必要もあり、一旦は作業効率も下がります。
このようにペーパーレス化には、手間と時間がかかるというデメリットもあるのです。

ペーパーレス化の方法


ペーパーレス化のメリット・デメリットを理解した上で、この章ではペーパーレス化の方法について具体的に説明していきます。

ペーパーレス化の方法1.データ化する書類の見極め

最初にデータ化する書類を見極めます。

ペーパーレス化を検討している方の中には、すべての書類を電子化しなければならないと思っている人もいるでしょう。しかし、その必要はありません。

現存している紙の書類を片っ端からスキャンすれば、余計な人件費がかかる上にすべての電子書類の保存に必要なサーバー容量が大きくなるため、サーバー維持費が高くなります。

まずはデータ化する書類と、紙のまま残す書類を分けることが重要です。最初はよく使用・閲覧する書類からペーパーレス化していくとよいでしょう。

いきなり「すべての書類をデータ化しなければ!」と意気込むのではなく、少しずつ進めていくことがポイントです。

ペーパーレス化の方法2.目的や必要性の周知

次にペーパーレス化の目的を明確にし、経営陣や社員の理解を深めます。

「なぜ電子化が必要なのか」、「電子化の目的とそのために必要なことは何か」、「電子化によるメリットは何か」等を周知して、経営陣や社員の協力を得ましょう。

「ペーパーレス化は紙をなくすこと自体が目的ではなく、業務効率化が目的」と理解してもらい、実務を行う現場スタッフの協力を仰ぐことが特に大切です。

さらに、取引先への周知も重要です。取引先には移行期間を設け、社員には研修やマニュアル作成の対応をします。スムーズにペーパーレス化を進めるため、円満な導入を意識しましょう。

ペーパーレス化の方法3.ツールやシステムの導入

ペーパーレス化するにあたって、ツールやシステムの導入は必要不可欠です。

一口にペーパーレスツールを導入するといっても、1つのツールでは完結しません。これまでの業務を見直し、必要な業務に応じてツール選定した方がうまくいきます。

ペーパーレス化ツールには、以下のものがあります。

  • 情報共有ツール・・・業務の進捗状況や顧客管理、社内コミュニケーションを行うためのツール
  • Web会議ツール・・・Zoomなどオンライン上で会議するためのツール
  • 電子署名・・・社内稟議や契約書の書類に押印するためのツール
  • ストレージサービス・・・Googleドライブなどインターネット上に書類やデータを保管するツール
  • 勤怠管理ツール・・・社員の労働時間や残業時間などをインターネット上で管理するタイムカード機能

その他にもさまざまなデジタルツールがありますが、一度にすべての導入を目指さず、取り入れやすいものから導入するとよいでしょう。

ペーパーレス化の方法4.支援サービスの活用

これまでペーパーレス化のメリットをたくさん挙げてきましたが、導入には手間がかかります。社員のリソースが少なく、ペーパーレス化に時間と労力を割けない企業もあるでしょう。

そんな時は、ペーパーレス化支援サービスに代行を依頼するのも1つの手です。
 

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ペーパーレス化を進めるポイント


ペーパーレス化を滞りなく進めるために、ここでは4つのポイントを押さえておきましょう。

ペーパーレス化を進めるポイント1.目標設定する

1つ目は、企業全体のテーマとしてペーパーレス化における目標を設定すること。

コスト削減目標や業務改善目標などを具体的に決めることで、社員の意識も共有できます。
例えば目標設定には以下の項目があります。

  • 文書削減目標・・・紙の文書を何%減らすか
  • 検索時間目標・・・電子ファイルを探し出すまでの所要時間
  • 社内のどの部門をペーパーレス化の対象にするか
  • ペーパーレス化導入をどのくらいの期間で行うか
  • 部門や実行プロセスごとのスケジュール設定など

企業一丸となって目標に取り組めば、社員一人ひとりの業務効率化への行動につながるでしょう。

ペーパーレス化を進めるポイント2.ITリテラシーを強化する

電子化をスムーズに進めるために、社員のITリテラシーを強化しましょう。

ペーパーレス化が進まない要因の1つに、「ITリテラシーが社員によってバラバラ」という点が挙げられます。

日常的にスマホやパソコンを使用しているデジタルネイティブ世代はペーパーレス化の受け入れが比較的容易ですが、ベテラン社員ほど紙の書類に慣れてしまい、ITに不慣れな人も少なくありません。

また、デジタルネイティブ社員であっても、外出先のカフェなどにあるフリーWI-FIを不用意に使用し、他者にデータを盗まれてしまう可能性があります。

導入研修やマニュアルの整備を行い、事前にITリテラシーを強化しておくことが大切です。

ペーパーレス化を進めるポイント3.部分的・段階的に進める

3つ目のポイントはペーパーレス化を部分的・段階的に行うことです。

電子化はインパクトのある取り組みであり、慣れていた今までのやり方から変更するため、社員にある程度のストレスがかかります。

まずは特定の部署や特定のツールだけで導入してみることをおすすめします。

特定の部署やツールで実験し、そこで出てきた問題を改善する。そこから最終的に全社内に導入していくと、スムーズにペーパーレスへ移行できるでしょう。

ペーパーレス化を進めるポイント4.スマホやタブレット端末から導入する

最後のポイントは、スマホやタブレットといった扱いやすい端末から導入することです。

スマホやタブレットには電子資料を簡単に拡大できる、または直接記入や付箋を貼れるアプリがあります。またパソコンと違い、鞄に入れて持ち運びやすいという特徴もあります。

スマホやタブレットなら取引先での説明や出先での資料確認もしやすいため、パソコンでペーパーレス化を進めるよりも、社員の抵抗感が少ない状態で導入できるでしょう。

まとめ


本文ではペーパーレスへの移行に必要な4つの方法を紹介しました。

  • データ化する書類の見極め
  • 目的や必要性の周知
  • ツールやシステムの導入
  • 支援サービスの活用

メリットが大きいペーパーレス化ですが、導入に手間がかかることは否めません。
スムーズにペーパーレス化を進めるため、支援サービスの活用をぜひご検討ください。

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