名刺データ入力代行の疑問を解消!依頼の流れから費用相場までを解説

名刺はビジネスにおける重要な手がかりであり、営業活動において欠かせないアイテム。
そして名刺は日々、段々と増えていきます。

どんどん溜まった名刺でフォルダがいっぱいになっていませんか?
活用できない紙データは意味がありません。
社内のパソコンに自分で名刺情報を打ち込んでいませんか?
大量のデータ入力は時間と労力がかかります。

これらの問題を解決できる、名刺入力代行というサービスが注目を集めています。
そこで今回は、名刺入力代行とはどんなサービスなのかを取り上げます。

名刺入力代行を導入するメリットやデメリット、費用相場やおすすめ代行業者まで徹底的に解説していきます。
名刺管理に悩んでいる、名刺入力代行を検討しているがまず何をするべきかわからないと悩んでいる方は、是非参考にしてください。

名刺入力代行とは


名刺入力代行とは、名刺の情報をデータ化する作業を代行してくれるサービスのことです。
名刺に記載されている名前や会社名、住所、電話番号にメールアドレスといった情報を、指定のフォーマットでデータ化してくれます。

名刺に記載された情報をデータ化することで、担当者以外でもすぐに検索することができ、社内でも共有化が図れます。

名刺入力代行に依頼できる内容

名刺入力代行サービスは名刺の情報をデータ化してくれますが、具体的にどんなことが依頼できるのでしょう?
名刺入力代行に依頼できることには、以下のような業務があります。

【基本依頼業務】
必要項目の入力 名前、会社名、住所、電話番号、メールアドレスなど必要項目を指定できます。

※手書きのメモや裏面の記載なども依頼可能な代行業者もあります。

※英語表記やメールアドレスのアカウント名などからフリガナを判断するなどのリクエストができる代行業者もあります。

【オプション対応】
重複チェック 名刺データ入力後、同じ内容のデータを抽出、必要に応じて削除してくれます。
書類溶解処分 データ化した後に不要になる紙書類を廃棄処分してくれます。
DM発送 DM発送の宛名ラベル印刷からDMの封入、発送作業までまとめて依頼できます。
FAXDM発送 名刺リストをもとにFAXDM送信を依頼できます。
メール配信 名刺リストをもとにメール配信を依頼できます。
外国語対応 日本語名刺だけでなく、英語や中国語の名刺も対応してくれます。

 
一般的に、名刺の情報のデータ化に付随するさまざまな業務を依頼することが可能です。

また、多くの名刺入力代行サービス業者は、名刺以外のデータ入力サービスも受け付けているため、以下のようなデータ入力業務も依頼することが可能です。

・顧客名簿データ入力
・アンケートデータ入力
・原稿データ入力
・エクセルのデータ入力

名刺入力代行に依頼する際の流れ

名刺入力代行サービスにおける依頼から納品までの一般的な流れを紹介します。
多くの名刺入力代行サービスは、利用前に見積りを確認し、納得したら申し込み、その後、手元にある名刺を送付して入力してもらうという流れです。
全体の流れが把握できると名刺入力代行の計画も立てやすくなるので、是非参考にしてください。

問い合わせ
まずはメールや問い合わせフォームから要望や希望を伝えます。

見積り&打合せ
担当者からメールや電話でサービスの紹介や詳細の打合せがあり、見積りの提案がきます。

発注
業務基本契約や秘密保持契約(NDA)などを締結して、契約となります。

原稿入稿
名刺原稿を送付します。(郵送だけでなくFAXなどで受け付けているサービスもあります。)

入力&検証
代行業者がサービス仕様にもとづいてデータ入力し、入力に相違がないかを検証します。

納品
希望の納品形式でデータを納品してくれます。

名刺入力代行のメリット


名刺入力作業なんて誰でもできる!わざわざ外注する必要ないでしょ?
そう考えている方もいるかもしれませんが、名刺入力を外注するメリットはたくさんあります。

ここでは、具体的に名刺入力代行のメリットを3つ紹介します。

1.入力精度が高い
2.コスト削減できる
3.コア業務に集中できる

名刺入力代行のメリット1.入力精度が高い

名刺入力代行のメリットのひとつに、入力精度が高いということが挙げられます。

自社で名刺入力作業をしていると、必ず入力ミスや記入漏れが発生します。データ入力専門会社では、ベリファイまたはダブルパンチ方式で高精度のデータ化が可能です。
データを2回打ちして比較しながらミスを補正していくダブルパンチ方式で、データの精度を上げています。

名刺データに間違いがないということは、取引先に対して失礼なく接することができるということです。企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。

名刺入力代行のメリット2.コスト削減できる

コスト削減できるということは、名刺入力代行のメリットのひとつです。
名刺入力のために従業員を雇うより、代行業者に委託した方がコストを抑えられる傾向にあります。

以下の表を参照ください。

単価 コスト(1,000枚)
自社作業(派遣) 1,280円 / 時 6万4千円+α
名刺入力代行 20円 / 1枚 2万円

 
例えば名刺1,000枚を自社で入力した場合、1枚当たり3分程度で入力できるでしょう。つまり作業にかかる時間は、1,000枚×3分=50時間。一人の社員がこの作業を行うとなると、1日8時間労働で6日以上はかかる計算です。

データ入力業務の派遣社員の平均時給は約1,280円(*)。1,000枚の名刺を入力するには、6万4千円程の人件費がかかります。採用や設備投資なども含めると、コストはそれ以上にかります。

その点、名刺入力代行サービスを利用すれば、基本情報の入力だけなら1枚20円程度から請負ってくれる業者もあります。つまり、1,000枚×20円=2万円。
名刺入力業務のコスト削減ができれば、その分のコストを他のコア業務に費やせるので、大きなメリットとなります。

*参照データ:求人ボックス『データ入力の仕事の年収・時給・給料情報』

名刺入力代行のメリット3.コア業務に集中できる

名刺入力代行のメリットとして、コア業務に集中できることが挙げられます。
名刺入力業務は単純作業に思えますが、名刺とデータを逐一確認しながら作業するため、どんなにタイピングスピードが速い人でも時間がかかってしまうものです。

そのため、社員に名刺入力を任せると、本来のコア業務に割ける時間が減り、業務全体の効率が落ちることになりかねません。

しかし、名刺入力代行を活用すれば、社員はコア業務に専念できるようになります。
社員をコア業務に集中させることは、企業の生産性向上にもつながるので、企業にとって大きなメリットになります。

名刺入力代行のデメリット


名刺入力代行を利用することによる、デメリットもあります。
ここでは、2つのデメリットを見ていきます。

1.セキュリティ面のリスク
2.品質にばらつきがある

名刺入力代行のデメリット1.セキュリティ面のリスク

名刺入力代行のデメリットのひとつに、セキュリティ面のリスクが挙げられます。

情報を外部に渡すということは、その情報が漏れるリスクもあります。
特に名刺入力代行の場合、自社の情報だけでなく名刺情報を渡すので、自社だけでなくクライアント先など全ての情報が漏洩するリスクがあることになります。

万が一、クライアント先の情報が漏れてしまったら、取引が打ち切りになるだけでは済みません。セキュリティは企業として信用に関わる問題です。
情報漏洩のリスクを少しでも下げるために、代行業者がどのように情報管理しているかといったセキュリティ体制は必ず確認しておきましょう。

代行業者が公示しているプライバシーマーク(Pマーク)など、セキュリティに関する指標を判断の目安にするいいでしょう。

名刺入力代行のデメリット2.品質にばらつきがある

名刺入力代行のデメリットのひとつに、品質のばらつきがあることが挙げられます。
名刺入力代行にもいろいろな業者があるため、中には低品質の業者が紛れている可能性もゼロではありません。

・料金が極端に安い
・担当者の対応が悪い
・明確な実績がない
・セキュリティに関して触れていない

こういった特徴がみられる業者には、注意して対応した方がいいでしょう。

名刺入力代行にかかる費用相場


ここでは、名刺入力代行にかかる費用相場について解説していきます。
名刺入力代行サービスの料金設定は、「基本項目〇つで△円」というように設定している業者が多いようです。

項目数 入力項目 費用相場(単価)
5項目 名前、会社名、郵便番号、住所、電話番号 19円~30円程度
8項目 名前、会社名、郵便番号、住所、電話番号、部署名、役職名、e-mail 27円~35円程度
10項目 名前、会社名、郵便番号、住所、電話番号、部署名、役職名、e-mail、FAX番号、URL 35円~60円程度

 
適切な名刺入力代行サービスを選定するためにも、おおまかな目安として費用相場を活用してください。

名刺入力代行に関するQ&A


ここでは、名刺入力代行サービスに関する疑問を解決すべく、よくある質問をQ&A方式でまとめました。

名刺入力と一緒にスキャン代行も可能?

名刺入力代行業者の中には、名刺のスキャンを並行して請け負ってくれるサービスもあります。
名刺が大量に溜まっている場合は、スキャンと手入力がセットになっている名刺入力代行サービスを利用すると効率的でしょう。

基本項目は変更できる?

名刺入力代行業者によって対応は異なりますが、多くの業者は基本項目の変更を受け付けています。
ただし、基本項目を変更すると料金が変更になるという業者もあります。見積りの際に事前確認をしっかりと行うことでトラブルを避けましょう。

納品の方法やフォーマットを指定できる?

多くの名刺入力代行サービスでは、納品の方法やフォーマットを指定できます
XLSやXLSX、CSVといった納品形式に、メール添付やサーバーアップロード、DVD-ROMやHDDといった納品方法と、選択肢は多く用意されています。
ただし、納品の方法やフォーマットは代行業者によって異なるので、事前に確認しましょう。

ベリファイ入力とは?

ベリファイ入力とは、データの2回打ちのことです。
入力者2人がそれぞれ同じ情報をデータ化します。それを照合し、違った箇所をチェックしながら正しいデータに修正します。
このベリファイ入力は多くの名刺入力代行サービスが採用していて、入力の精度向上に繋がっています。

名刺入力代行サービスの比較


最後に、おすすめの名刺入力代行サービス4社を比較してみましょう。
各社の特徴やサービス内容をみて、自社に合うサービスはどれか、検討材料としてお役立てください。

・HELP YOU
・うるるBPO
・シスプロデータプロ
・ユニメディアBPO

HELP YOU

料金 月30時間~ 100,000円(税抜)~/月
特徴 ・継続率98%!多彩なスキルをもつアシスタントが業務をサポート

Pマーク取得でセキュリティ体制万全

・名刺入力代行だけでなく、様々なバックオフィス業務のアウトソーシングサービスで企業をトータルサポート

 
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うるるBPO

料金 8項目 31円~
特徴 ・24時間体制で急な代行依頼にも対応

・Pマーク取得

 

シスプロデータプロ

料金 8項目 19円~
特徴 ・低価格

・99.98%の高精度なデータ入力

 

ユニメディア

料金 16項目 30円~+1枚当たり5円のスキャン費用
特徴 ・低価格

・スキャニング、宛名印刷など幅広い業務領域に対応

 

まとめ


名刺は、正しく活用すれば無限のビジネスチャンスを生み出してくれるビジネスツールです。
そんな名刺のもつ可能性を最大限活用するためには、名刺のデータ化は避けて通れません。
かといって、名刺のデータ化に時間と労力を取られてしまっては本末転倒。

社員に負担をかけずに名刺情報をデータ化し、ビジネスチャンスを広げたいと考えている方は、名刺入力代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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