受発注管理システムで効率化!導入メリットやおすすめシステム4選を徹底解説

「手間のかかる受発注業務を効率化したい・・・」そんなお悩みはありませんか?

最近は企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)化が進み、さまざまな受発注管理システムが流通しています。
管理システムを使えば、煩雑な業務処理の解消と生産性の向上が図れます。

とはいえ、「どのシステムを使えばいいのか」「そもそもシステムで何ができるのか」など、導入前にはいろいろな疑問が湧いてくるでしょう。今回はそんな疑問を解消するため、受発注管理システムについて解説します。

本記事では受発注管理システムの定義や導入が必要となる背景を説明。さらにおすすめのシステムや導入サポートサービスを紹介しています。受発注管理システムの導入を検討されている方は、ぜひご活用ください。

受発注管理システムとは

最初に受発注管理システムとはどんなものか、なぜ必要なのかを具体的に説明していきます。

受発注管理システムの意味

受発注管理システムとは、受発注時に生じる全体業務を管理するシステムです。
これまで手動で行っていた作業を管理システムへシフトすることで、作業漏れの防止や作業の効率化が見込めます。

受発注管理の業務内容

まずは受発注管理の業務内容を具体的に見ていきましょう。

見積書の作成と契約の締結

顧客の注文内容を確認し、金額・量・期間を概算した見積書を作成します。顧客が他社の見積書と比較検討する場合は、何回か提出し直すことも。
見積書の内容に問題がなければ注文を確定、契約を締結します。

注文内容の確認や入力

契約後は注文書を受け取り、商品・受発注数・金額などを確認。注文データを入力します。初めての取引の場合は、顧客情報も登録する必要があります。

在庫確認と納期の連絡

注文内容の入力後には在庫を確認します。在庫がある場合は出荷準備ができますが、不十分な時は生産・発注部門と連携して必要数を準備。
その後、大体いつ頃納品できるのかを顧客に連絡します。

受注伝票の作成

納期確定後は、受注伝票を作成します。受注伝票とは、注文を受けた記録として社内保管用に作成する書簡のことです。

注文請書の作成

受注伝票の他に、注文請書を作成する場合があります。
注文請書は契約書の一種で、注文内容の受理を顧客に報告する書類のこと。必ず発行しなければならないものではありませんが、トラブルを防ぐために発行しておく方がよいといわれています。

受発注管理業務でシステム化できるものは?

このように受発注管理では、さまざまな業務を行わなければなりません。しかし、下記の業務に関してはシステム化が可能です。

  • 注文内容の確認と入力
  • 在庫の確認
  • 受注生産や特注品の発注手続き
  • 納期の設定
  • 出荷指示

受発注管理のシステム化が必要とされる背景

受発注管理システムが必要とされる背景には二つの理由があります。

一つ目は人的ミスを防ぐことです。デジタル化が進んでいるとはいえ、受発注管理を紙面やエクセルに手入力している企業も少なくありません。また、電話やFAXなどで注文を受けた場合、聞き間違いや漏れが生じる可能性もあるでしょう。

二つ目の理由は業務効率化です。受発注管理は煩雑で多くの手間が生じるため、スピーディーな対応が必要となるからです。
次の章では、受発注管理のシステム化で解決できることを詳しく説明していきます。

受発注管理システムで解決できること

受発注管理システムを使用すると、以下のメリットがあります。

1.脱アナログで作業工数をカット・トラブル防止

受発注管理を手入力で行うと人的ミスが起こりやすく、作業工数が多くかかります。
システムを導入して脱アナログ化することで、エクセル入力や請求書作成、集計作業の手間が省けて滞りなく業務を進められるでしょう。

2.他のシステムと連携できる

受発注管理システムは、他のシステムとも連携できます。
例えば販売管理システムと連携すると、請求書などの伝票発行までスムーズに行えるでしょう。
また在庫管理システムと連携すれば、注文を受けた段階で自動的に現在の在庫の有無を確認できるため、大幅な工数削減が見込めます。

3.多様なニーズへの対応が可能になり、顧客満足度が向上

取引先が常に同じ内容を発注するとは限らず、時にはイレギュラーな注文が入る場合も。そんな時、受発注管理システムを使用していれば柔軟に対応できます。
例えば、いつもより希望納期が早い場合や小ロットの注文など、多種多様な要望に応えられるでしょう。

おすすめの受発注管理システム

このように導入メリットが多い受発注管理システムですが、ここではおすすめの管理システムをご紹介します。

1.NEXT ENGINE

「NEXT ENGINE」はECサイト専門の受注管理システム。楽天市場・Yahoo!ショッピング・Amazonに出店している店舗を画面で一元管理でき、受注処理・在庫確認・商品登録やメールのやりとりまで自動化できます。

その大きな特徴は、現役のネットショップがサービスを開発していること。メイン機能に追加できる豊富なアプリも用意されており、好みに合わせて自由にカスタマイズが可能です。

2020年7月時点で3,000店以上との契約実績があります。

2.受発注クラウドサービス

オフィス用品・備品などの間接材調達支援サービス。それぞれの仕入先・在庫管理をクラウドで一括管理、各仕入れ先に自動発注するため、管理部門の業務効率アップが見込めます。

サービス開発した富士通コワーコ株式会社は、業務工数を50%削減・調達費用を20%削減できると謳っています。またアプリケーションが不要なため、現在増加しているテレワーク環境とも親和性が高いサービスです。

3.アラジンEC

「アラジンEC」はBtoB専用の受発注管理システムです。企業間取引に必要な機能が標準装備にパッケージ化されており、業種や業界の商習慣に合わせたカスタマイズ機能も充実。

5,000社以上のBtoBノウハウがあるため、運用面を考えた分析と専用のプロジェクトチームが柔軟に対応してくれます。食品・医療機器・理美容品・建築資材・印刷業など幅広い業種の企業が活用しており、誰でも簡単に操作できる点を売りにしています。

4.BtoBプラットフォーム 受発注

飲食運営企業と卸会社をつなぐ受発注管理システムで、一番の導入効果は月次決算の処理速度が速まる点です。

通常は月に一度の締め作業で、すべての納品書と請求書の合計を確認しなければならないところを、日々の発注データの合計と請求書を照合するだけで決算可能に。利用企業は約3.8万社以上と非常に多く、カフェやホテル、旅館といった食材の仕入れを行う企業も導入対象となります。

受発注管理システム導入に必要なこと

ここからは受発注管理システム導入にあたり、必要なことをお伝えします。スムーズなシステム化を成功させるための確認ポイントです。

1.業務フローの見直しを行う

最適な管理システムを導入するために、まずは自社の業務フローを見直しましょう。現状の問題点や優先度の高い課題を洗い出せば、システム導入の目的がはっきりします。

そうすることで、不必要な機能を追加するといった無駄を防ぎ、自社に合ったシステムを選べます。

2.受発注管理業務担当者の視点に立つ

受発注管理システムを導入する時は、業務担当者の立場を考えましょう。実際にシステムを導入すると業務が自動化され、必然的に業務担当者の仕事が減少します。

仕事が減少すると、担当者に将来への不安が広がるかもしれません。その場合はシステムの導入前にそれが必要な背景をしっかり説明するなど、受発注管理業務担当者の視点に立って丁寧に対応しましょう。

3.他のシステムと連携可能か確認する

受発注管理システムを導入する時は、他のシステムと連携できるか慎重に確認しましょう。
他のシステムと連携できない独立した製品や、連携可能な製品だったとしてもシステム同士の相性が悪く手直しが必要な場合もあります。

スムーズに連携できるように、連携システム会社との入念な打ち合わせをおすすめします。

受発注管理システム導入におすすめのサービス

ここまではおすすめの受発注管理システムや、導入にあたって必要な点をお伝えしました。
とはいえ、初めて管理システムを利用する場合は導入時に手間取ったり、最初の運用設計を難しく感じてしまったりするかもしれません。

そんな時は導入・運用サポートサービスを利用することも1つの手です。

HELP YOU

HELP YOUは採用率1%という狭き門を突破したメンバーが揃う、オンラインアウトソーシングサービス。

専門スキルを持ったアシスタントが担当するため、最適な管理システム導入が可能です。業務フローの見直しなど、受発注管理システム導入にあたり検討段階からしっかりサポート。

システム導入の準備が大変だと感じている方に、おすすめの導入・運用サポートサービスです。

 

まとめ

今回は受発注管理システムで解決できることやおすすめのシステム、導入にあたって必要なことを解説しました。

煩雑な作業が伴う受発注管理。繁忙期には人員配置が必要となり、人的ミスも多くなりがちです。受発注管理システムを導入すれば人的ミスを防ぎ、大幅な作業効率アップが期待できるでしょう。

導入を検討されている方、または導入に興味があっても難しさを感じている方は、ぜひサポートサービスを検討してみてください。

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