業務改善を成功させる!アウトソーシングの導入で成功したリアルな事例3選

働き方改革のあおりを受け、現在多くの企業が「業務改善」に取り組んでいる現在。
同じ成果でありながら時間やコストを削減する業務改善には以下の方法があります。

・業務の可視化
・不要な業務のカット
・ツールの活用と自動化
・アウトソーシングの活用

どのような方法で業務改善をおこなったら良いのか、検討されていませんか?
ここでは、業務改善の具体例と、現在増えているアウトソーシングを活用することで効率化、またはコストダウンにつながった導入事例なども含めご紹介していきます。

業務改善とは?

業務改善とは、人・物・コスト・情報を変更することです。
業務に無駄がないか見直しをおこなうことで、生産性の向上や時間短縮などを目的とし、今までの業務が同じ成果でありながら、業務に必要とする時間や作業方法の短縮、コストの削減ができること指します。

全ての企業にとって常に課題となる業務改善は、おこなうことによって大きなコスト削減や売上アップにつながることも。
今注目される業務改善について、背景も含め、くわしく見ていきましょう。

今なぜ業務改善が注目されるのか

業務改善が注目される背景には、働き方改革の実現と慢性的な人材不足の2点にあるとされています。
働き方関連法案が成立し、「長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現」として、残業時間を「月45時間、年360時間を原則とする」とし、さらに違反した企業への罰則が定められています。

働き方改革は「働く方一人ひとりがより良い将来の展望が持てるようにすることを目指す」とされている一方で、少子高齢化が進み労働人口が減少する中、多くの企業では慢性的な人材確保の困難に直面しています。
これにより、人材が安定して働くことができる環境や、労働生産性を高めるための業務改善への取り組みが求められているのです。

(引用元:首相官邸「働き方改革の実現」https://www.kantei.go.jp/jp/headline/ichiokusoukatsuyaku/hatarakikata.html

「業務改善」と「業務改革」のちがいとは?

「業務改善」は業務プロセスに問題はなくとも、現状からさらに無駄をなくし、問題の解決や改善をおこない、業務を効率化していくということです。

一方、「業務改革」は業務プロセスそのものに問題があるとして、その問題点に対し再構築をおこなうことを指します。例えば、そのものの品質向上や売上アップ、企業利益を上げるといった広範囲で企業全体の動きを指すところが大きな違いになります。

なぜ業務改善が必要なのか?

現在、日本では世界的に見ても生産性の低下や人口の減少などにより、人材不足や労働時間の長さ、過労死など、さまざまな問題が多く浮き彫りになってきています。
「ブラック企業」などという言葉が広く知れ渡り、働き方改革のあおりを受け、多くの企業がホワイト企業にするため残業禁止を取り入れるようになりました。真面目な社員ほど仕事を自宅に持ち帰るといった、見えないところで働き方が増えている人がいることも現実なのです。

労働人口の減少による人材不足と定着率

業務改善の背景にある「働き方改革」の目指すところは、働く個人の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会の実現です。
少子高齢化が進み、労働人口の減少が大きな問題と化している現代では、人材の確保に日々頭を抱えている企業は少なくないでしょう。

どの企業でも、優秀な人材を確保し定着を目標としているのは同じであり、その定着に必要不可欠となるのが働きやすい職場環境や無駄のない業務のあり方なのです。
人材をしっかりと確保し定着率を上げることは、新規雇用や多くの面での無駄なコスト削減に繋がるなど、業務改善をするうえでの大きなメリットと言えるでしょう。

属人化が与える企業への損失

企業として避けたいことの1つが「属人化」です。
業務改善や改革について言及されるようになり、明るみになった「属人化」。

「団塊の世代」と言われる多くの人材が定年退職を迎えた際に、企業に蓄積されているべき手法やノウハウが共有されておらず、属人化していたことで大きく取り上げられるようになりました。
企業として、これまで発展してきたと思っていたことが属人化されていることで、会社にとっては大きな損失になり兼ねません。
そのためにも、業務はさまざまな方法で「標準化」していく必要があるのです。

業務改善の具体的事例

では実際、業務改善を行う上で、どのようなことを進めたらよいのでしょう。

業務の可視化と共有

今まで行なっていた業務を、一旦見直してみることがポイントになると言えます。
見直してみる=見える化(可視化)するためにフローチャートを作成してみると、
別の部署や担当ごとで重複している作業や、必要のない作業が見えてきます。
これまで当たり前のように行っていた作業にも改善点が見えてくるでしょう。

さらに、どのような業務であっても、全てをマニュアル化し属人化させないことで、人に頼らない業務の遂行が可能となります。

また、マニュアル化した場合、何かトラブルが起こった際でも問題点をすぐに見つけ出せるなどさまざまなメリットがあります。
人材の定着が難しい今、可視化することで働く側の負担も軽減されるでしょう。

やらない業務を決める

必要と思い行っていた作業も、可視化することで重複、もしくはそもそも必要の無かった作業などが見えてきます。
例えば、昔からやっている作業だからという理由だけで行なっている業務など、本当に必要なのでしょうか?どの部署で、誰がどのような作業を行なっているのかを洗い出せば、重複や不要な作業が見えてきます。

必要のない作業に時間やお金を使う必要はありません。
本当に必要な作業なのかを精査し、不要と判断した業務は思い切ってなくしていきましょう。

ツールの活用と作業の自動化

現在、さまざまな面でIT化が進み、多くの企業でITシステムやツールを活用した作業フローが導入されています。
作業に合ったツールを活用し、膨大な資料や日々のタスク、業務の引継ぎなどを無駄なく共有することで業務改善が可能となります。

また、ルーティン業務に対し、「RPA(※ロボティック・プロセス・オートメーション)」を活用し自動化させロボットに代替させることで、人為的ミスや作業時間のカットなどを実現することもできるでしょう。

(※参考資料:総務省「情報通信統計データベース」http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

アウトソーシングを活用

アウトソーシングとは、企業として必要とするさまざまな業務を外部の専門業者へ委託することです。事務的な業務などを全て一括して委託することも、経理や採用・人事、資料作成などの業務を細分化し一部分を必要に応じて委託することも可能なため、企業によって可能なものは外部へ委託することも業務改善の1つ。

必要に応じてアウトソーシングを活用することで、不要な人材確保や設備投資にかかる無駄になりがちなコストを削減でき、さらには専門のサービス会社へ委託することで、自社でおこなうよりも結果的に会社の利益になりえる場合もあるでしょう。

上記に上げた、業務の見直しや可視化(フローチャートやマニュアルの作成)、会社にとってのノンコア業務などもアウトソーシングが可能なため、自社で導入できるサービスを検討してみるのがおすすめです。

アウトソーシングによる業務改善事例

現在多くの企業がアウトソーシングという方法を導入し活用しています。
では、実際に業務をアウトソースした場合の具体例を見てみましょう。

データの管理を効率化する

会社としてデータの管理は重要な業務の1つです。
過去さまざまな企業でデータの流失が問題となり、社内でのデータ管理に関しては最重要項目と言っても過言ではないでしょう。
会社が大きくなるにつれ、増え続ける膨大なデータの管理はアウトソーシングすることで多くのメリットが存在します。

データをアウトソーシング先に提供し、ツールや専門知識を活用した管理をしてもらうことで、より効率的になり、さらにはセキュリティ面での安全性が向上するなどのメリットがあります。

株式会社ビー・ファクトリーの導入事例では、データの管理に限界を感じアウトソーシングを導入しました。自社では難しかった管理方法も大きく改善され、専門知識と高いスキルでさまざまな業務の効率化に繋がっています。
(引用元:アシスタントの丁寧なヒアリングで、業務の効率化がかなう
https://help-you.me/blog/interview-beefactory

集計業務を委託することで時間短縮に

仕事をするうえで必要になるのが「時間」です。
限られた時間でどれだけの業務が可能になるのか、またどれだけの時間が必要とされるのか、この違いによって業務効率やコスト面には大きな差が生まれます。

その企業によってコア業務となる部分には、可能な限り時間をかけたいところですが、必要となる業務のなかには、時間をかけたくない作業というのも存在します。

本来重視しておこなうべき業務をコア業務としたとき、できるだけ時間も手間も短縮・削減したいのがノンコア業務。
株式会社ライフエスコートの導入事例で見て見ると、コア業務で多忙のなかノンコア業務に費やす時間が、働くうえでの大きな負担にも。集計作業などのノンコア業務をアウトソーシングすることで、時間の短縮に成功しています。さらに、新規雇用を見送ったことでコストカットにも可能となり、大きな業務改善へとつながりました。

(引用元:集計業務の依頼で、週に10時間の時間短縮に成功
https://help-you.me/blog/interview-lifescort

やるべき仕事とやりたい仕事を共に委託するメリット

コア業務として、会社には本来すべき業務が存在します。
その他、会社を経営するならばやらなければならない経理や採用業務などをノンコア業務としたとき、そのノンコア業務は「やるべき仕事」に分けられます。

一方、コア業務を広げるうえで、企業によってさまざまな「やりたい仕事」が生まれていきます。
この「やりたい仕事」を進める際、アウトソーシングを活用するという方法もあります。
やりたい仕事を進めたくても知識やスキルがない、本来のコア業務によって手が回らない、またノンコア業務でさらに圧迫され、業務全体が日々熟すといった状況になっていきます。

アウトソーシングは専門分野にも特化した企業を選ぶことで、やりたい仕事をやるべき仕事へ導くことも可能となるでしょう。
有限会社ソラの導入事例では、コンテンツマーケティングを始めてみたが、記事を書く時間が取れず、アウトソーシングの導入を決めました。
そうすることで、作業の分担が可能となり、業務の効率化へ繋がります。さらには、時間の確保が可能となったことで、新たなミッションである「やりたい仕事」に次々と着手することが実現できています。今後はノンコア業務として考える経理業務についても、アウトソーシングの導入を検討しており、さらなる業務改善を進めています。

(引用元:時間がなくてあきらめた課題も次々クリアに
https://help-you.me/blog/interview-sora

まとめ

労働人口減少が騒がれる昨今、企業と働き手のパワーバランスにも変化が表れています。
職種はもちろん、職場の環境や労働条件によって、今では働き手が職場を選ぶ時代

「ブラック企業」であるというイメージが社員へ伝われば、人材の定着は見込めません。
業務改善は、企業も、そして働く社員へも大きなメリットがあると言えます。
自社で活用すべきポイントを洗出し、さまざまなメリットや方法、事例を組み合わせて、とっておきの業務改善、効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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