人的リソース不足を解消するには？今すぐできる6つの解決策
「人手が足りない」「採用しても定着しない」などの悩みを抱えていませんか？
近年、人的リソースの不足に悩む企業は多く、人員確保は常に大きな課題となっています。人手が不足すると業務負担が増してミスが発生しやすくなり、生産性の低下にもつながります。
しかし、適切な施策を講じれば、限られた人材でも組織を円滑に運営し、生産性を向上させることは可能です。
本記事では、人的リソース不足を解消し、組織のパフォーマンスを最大化する6つの方法を紹介します。ぜひ記事を参考にして、実践につなげてみてください。
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リソース不足とは
リソースとは、本来「資源」を意味する言葉です。ビジネスにおける「リソース不足」とは、業務を円滑に遂行するために必要な人材・時間・予算・設備などが不足している状態を指します。
リソースにはさまざまな種類があり、複数の要素で構成されています。その中でも、「人的リソース」は企業運営で重要な役割を果たしますが、十分に確保できていない企業が多く、深刻な問題となっています。
ここでは、まずリソースの種類や構成要素を整理し、人的リソースの重要性と不足による影響を詳しく解説します。
リソースの3つの種類
事業を運営する上で、「リソース」は「ヒューマンリソース」「経営リソース」「外部リソース」の3つに分類されます。
「ヒューマンリソース」は企業で働く人材を指し、単なる労働力ではなく、企業にとって価値ある資源と考えられます。人手不足の中で、一人ひとりの能力を最大限活かすことが生産性向上のカギとなります。
「経営リソース」は、企業の経営に必要な資源全般を指し、一般的に「ヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産」などが含まれます。これらを適切に管理し、最適化することが事業の成長につながります。
「外部リソース」は社外の資源を指し、アウトソーシングや派遣社員のほか、業務委託先、外部コンサルタント、パートナー企業、クラウドサービスなども含まれます。これらを活用することで、人材不足を補い、業務の効率化が可能になります。
リソースを構成する6つの要素
企業のリソースは、成長や競争力に直結する重要な経営資源です。大きく「有形財産」と「無形財産」に分けられ、さらに細かく6つの要素で構成されています。
【有形財産】
- ヒト：社内の人材や組織力など、企業の持続的な成長を支える基盤
- モノ：オフィスや工場、設備、商品など、事業の物理的なインフラ
- カネ：自己資金や負債など、企業活動の資金源
【無形財産】
- 情報：顧客データや販売情報など、経営判断に欠かせない資産
- 時間：労働時間や商品開発期間など、事業運営の効率に関わる資源
- 知的財産：特許権や商標権など、企業の競争力を高める要素
これらの中でも、「ヒト」は他の要素を活かす基盤となる重要な存在です。人材が不足すると、企業全体のリソース活用に支障をきたし、成長の停滞や競争力の低下につながる恐れがあります。
企業における人的リソースの重要性
「ヒト（人的リソース）」は事業を推進する最も重要な要素のため、不足すると事業運営に以下のような深刻な問題が発生します。
- 業務が回らない：必要な人手が足りず、業務の遅延が発生する
- 従業員の負担増加：一人あたりの業務量が増え、残業やストレスが増加する
- 成長機会を逃す：新規事業や市場開拓にリソースを割けず、機会損失につながる
- 品質維持が困難になる：人手不足により、サービスや商品の品質を保ちにくくなる
特に中小企業やスタートアップ企業は、大企業と比べて限られたリソースで事業運営しているケースが多く、人的リソース不足の影響が顕著です。そのため、リソースの最適化や外部リソースの活用による補完が重要になります。
人的リソース不足の影響が特に大きい業務
専門的なスキルが求められる業務は人材の確保が難しく、人的リソース不足の影響が顕著に表れます。特に以下のような業務は、人手不足が直接的なリスクにつながる可能性があります。
| 業務内容 | 想定されるリスク |
| バックオフィス業務（経理・人事・総務） | 事務作業の遅延やミスの増加により、給与計算や契約管理のトラブルが発生する |
| カスタマーサポート・問い合わせ対応 | 対応の遅れや不十分な対応により、顧客満足度の低下やクレームの増加を招く |
| 営業・マーケティング活動 | 新規顧客の開拓や既存顧客のフォローが手薄になり、売上の機会損失につながる |
| IT開発業務 | システムの運用・保守が行き届かず、セキュリティリスクの増大や業務の停滞を引き起こす |
このように、人的リソース不足は企業のさまざまな領域に影響を及ぼし、事業の継続や成長を阻害するリスクが高まります。
人的リソース不足の主な原因
人的リソースが不足する原因として、主に以下の3つが考えられます。
- 少子高齢化による労働人口の減少
- 社員の離職と定着率の低下
- スキル不足・即戦力の確保の難しさ
それぞれ詳しく解説します。
少子高齢化による労働人口の減少
日本では少子高齢化が進行し、生産年齢人口（15～64歳）が年々減少しています。2050年には5,275万人となり、2021年比で約29.2％の減少が見込まれています。
人口減少によって採用市場では人材獲得競争が激化し、必要な人材を確保することが困難になっています。特に中小企業や地方の企業は、大手企業に比べて採用競争で不利になりやすく、人手不足の影響をより強く受けます。
社員の離職と定着率の低下
せっかく採用しても社員がすぐに辞めてしまうケースもあり、人的リソース不足をさらに深刻化させる要因となっています。
社員の離職を引き起こす主な原因としては、以下の点が挙げられます。
- 業務過多
- 採用のミスマッチ
- 給与・待遇への不満
- 業務の属人化
- 働き方の多様化
離職が増えると、企業は採用や教育にコストをかけ続けることになり、負のスパイラルに陥る恐れがあります。
スキル不足・即戦力の確保の難しさ
単に人手が足りないだけでなく、業務遂行に必要なスキルを持つ人材を確保できないことも大きな問題です。特に、以下の要因によりスキル不足が深刻化しています。
●教育や育成の遅れ
業務が忙しいと社員のスキルアップに十分な時間を確保できず、社内での育成が進まないケースが多く見られます。
●求められるスキルの高度化
IT・DX化の推進により、専門知識が必要な場面が増え、従来のスキルでは対応しきれなくなっています。
●即戦力の確保の難しさ
経験者の採用が難しい上に、新卒や未経験者の育成には時間がかかるため、戦力になるまでに長い期間を要します。
スキル不足が解消されないままでいると、業務の属人化や停滞につながり、企業の成長を阻害する恐れがあります。
人的リソース不足が引き起こす課題
人的リソースが不足すると、企業の成長や運営にさまざまな支障が生じます。具体的には、以下のような可能性が考えられます。
- 離職率の上昇と採用コストの負担増
- 生産性の低下
- 社員のスキル不足による競争力の低下
離職率の上昇と採用コストの負担増
人的リソースの不足は、離職率の上昇を引き起こし、結果として採用コストを増大させます。
人手が足りないと、従業員一人あたりの業務負担が増え、ストレスが蓄積します。その結果、職場環境が悪化し、従業員のモチベーションが低下。離職者が増えることで、残された社員の負担がさらに重くなり、悪循環に陥るリスクが高まります。
離職した人材の補充には多くのコストと時間が必要です。求人広告費、採用プロセスの管理、研修などのコストが増大し、採用活動の負担が重くなります。
生産性の低下
人手不足は生産性を低下させ、組織全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。
人員が不足すると、業務の優先順位を適切に管理することが難しくなり、重要な仕事に十分なリソースを割けなくなります。その結果、目の前の業務処理に追われるばかりで、戦略的な取り組みが後回しになってしまいます。
さらに、残業の増加や業務の属人化が進むと、効率的な業務運営が困難になります。特定の社員に業務が集中し、引き継ぎが難しくなることで、組織全体の生産性がさらに低下するリスクもあります。
社員のスキル不足による競争力の低下
必要なスキルを持つ人材が不足すると、企業の競争力が低下し、事業の成長が停滞します。
特に、IT・デジタル分野や専門職のスキル不足は、変化の激しい市場環境で大きなハンデとなります。新しい技術や市場のトレンドに適応できる人材がいなければ、業務の効率化や事業の拡大が困難になり、競争力を維持できません。
その結果、企業は市場の変化に対応できず、持続的な成長が難しくなるでしょう。
人的リソース不足を解決する方法6選
人的リソースの不足は、従業員の負担を増やすだけでなく、企業にとっても大きなリスクとなります。そこで、リソース不足を解消するための具体的な解決策を6つご紹介します。
- 業務効率化で負担を軽減する
- ITツールの活用で業務を自動化する
- 適材適所の配置で戦力を最大化する
- リスキリングとスキルアップを促進する
- 職場環境の改善で定着率を向上させる
- アウトソーシングの活用で人的リソース不足を補う
それぞれ詳しく解説します。
1. 業務効率化で負担を軽減する
ムダな作業を削減し、本当に必要な業務に集中することで、人的リソース不足を補えます。
そのためには、業務フローを見直し、手戻りや非効率な作業をなくすことが重要です。業務の標準化やマニュアル化を進めると、誰でも安定した品質で業務を遂行できる体制を整えられます。
例えば、業務プロセスを可視化するためにフローチャートを作成すれば、ムダな業務を洗い出せます。また、業務の仕組み化を進め、明確な手順やルールを設定することで業務効率を向上させることが可能です。
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2. ITツールの活用で業務を自動化する
ITツールの活用は、人的リソース不足を補う有効な手段の一つです。RPA（自動化ツール）やAIを導入することで、ルーチンワークや単純作業を自動化し、従業員の負担を軽減できます。
また、クラウドツールを活用すれば、業務の可視化や標準化が進み、特定の人にしかできない属人化した業務を減らせます。
例えば、顧客対応の一部をチャットボットに置き換えることで、問い合わせ対応の時間が削減され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。また、勤怠管理や経費精算システムを導入すると、バックオフィス業務の負担が減り、手作業によるミスも削減できます。
このように、ITツールを適切に活用すれば、業務全体の生産性を向上できます。
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3. 適材適所の配置で戦力を最大化する
社員のスキルや適性に応じた配置によって個々の強みが活かされると、組織全体の生産性が向上します。
適材適所を実現するためには、以下の取り組みが有効です。
- 適性テスト・スキルマップの活用：社員の能力や志向を可視化し、それに合った役割を割り当てる
- 業務の分散化：一部の社員に業務を集中させず、チーム内で分担して負担を軽減し、リソースを最適化する
- ジョブローテーションの導入：異なる業務を経験させることで社員のスキルを広げ、組織の柔軟性を強化する。業務の属人化を防ぎ、急な人員不足にも対応しやすくなる
4. リスキリングとスキルアップを促進する
新規採用が難しい場合、従業員に新たなスキルを習得させ、業務の幅を広げることが有効な手段となります。そのためには、eラーニングやメンター制度などを活用し、社員が効率的に学べる環境を整えることが重要です。
例えば、ITスキルやデジタルツールの研修を実施すれば、業務の自動化を促進でき、業務効率化が向上します。また、事務職の社員がデータ分析やマーケティングスキルを学ぶことで業務領域の拡大につながり、より付加価値の高い業務にも携われるようになるでしょう。
このように、従業員のスキルアップを継続的に支援すれば、社内の人材が柔軟に活躍できるようになり、組織全体の競争力も強化されます。
5. 職場環境の改善で定着率を向上させる
自社に適した人材を採用し、長く働き続けてもらえる環境を整えることも重要です。以下のような施策を実施することで社員の定着率が向上し、優秀な人材を確保できます。
| 採用のミスマッチ防止 | ・求人情報を詳細に記載する ・企業の理念や業務内容、働き方を明確に伝える など |
| 評価制度の透明化 | ・成果や貢献を正しく評価できる仕組みの整備 ・公正なフィードバックの提供 など |
| 待遇・福利厚生の見直し | ・企業独自の手当の支給 ・健康・メンタルケア制度の導入 ・スキルアップ支援 など |
| 柔軟な働き方の導入 | ・テレワーク・フレックスタイム制の導入 ・短時間社員制度の導入 ・副業・兼業の解禁 など |
6. アウトソーシングの活用で人的リソース不足を補う
アウトソーシングの活用は、人的リソース不足を解消するために効果的な手段です。業務を外部に委託することで、企業はコア業務に集中できるようになり、競争力を強化できます。さらに、人件費などの固定費を変動費化できるため、経営の柔軟性も高まります。
例えば、以下のような業務をアウトソーシングすることで、リソースを最適化できます。
| 主な委託業務 | 導入による効果 |
| 経理・人事・総務 | 定型業務の委託により、社員が専門的な業務に集中できる |
| カスタマーサポート | 迅速かつ質の高い対応で顧客満足度が高まる |
| 営業支援 | 資料作成や営業リスト作成を外注することで、営業活動に専念できる |
このように、アウトソーシングを活用すれば、業務の効率化とリソースの有効活用が進み、企業の成長を加速させることができます。
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