AI活用で業務効率化!自動化できる業務や企業の活用事例を紹介

現代の企業が抱える課題のひとつが、労働力人口の減少による人手不足です。また、最低賃金の引き上げや働き方改革に伴う人件費上昇といった課題にも直面しており、これらが企業にとって大きな負担になっています。
限られたリソースで最大の成果を上げるために、「業務効率化」が急務となっています。しかし、膨大な業務量や複雑化する業務内容により、効率化が思うように進まない企業も多いでしょう。
そこで注目されているのがAI技術の活用です。AIはさまざまな分野で活用されており、業務の負担を軽減し、企業の競争力に寄与する可能性を秘めています。
この記事では、自動化できる業務やAIを活用して業務を効率化した企業の事例、AI導入の具体的な方法を紹介します。
AI技術を活用した業務効率化に興味がある方は、ぜひ参考にしてください。
AIとは?
AI(人工知能)とは、人間が持つ学習能力や判断能力をコンピュータで再現する技術のことです。機械学習や深層学習(ディープラーニング)を活用することで、AIは膨大なデータからパターンを学び、人間のような思考や意思決定をサポートすることができます。
業務効率化におけるAIの役割
AIは、業務効率化において重要な役割を果たします。主な利用方法としては、以下のようなものがあります。
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AIの活用により、業務の効率化とともに生産性の向上が期待できます。
日本企業のAI導入状況
日本の企業では、社内業務を中心に慎重にAI導入が進められています。しかし、経済産業省の調査によると、日本企業の生成AIの活用率は46.8%にとどまり、積極的にAIを取り入れている米国や中国の約90%に比べると低い水準です。
引用:総務省「特集② 進化するデジタルテクノロジーとの共生」
一方で、約75%の企業が生成AIに「業務効率化」や「人員不足解消」の効果を期待すると回答しています。その反面、約7割がセキュリティリスクや著作権侵害の懸念を抱いているのが現状です。
海外企業のように顧客対応やデータ分析など幅広い分野でのAI活用を促すためには、AI導入のメリットをしっかり理解し、懸念を軽減する必要があります。
日々の業務にAIを活用できれば、業務効率化が進み、日本企業の競争力向上につながるはずです。
▼以下の資料では、全国の経営者を対象に実施した「AIに関する意識調査」の結果をご紹介しています。AIは人手不足の解決策となり得るのか?興味のある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご覧ください。
AI活用のメリット
AI導入のメリットとして、以下の4つが挙げられます。
- 人手不足の解消
- 業務効率化
- データの有効活用
- 人件費の削減
AI活用によって解決できる課題と、具体的な活用方法について解説します。
人手不足の解消
「リソース不足で重要な業務に集中できない」という課題に対し、AIは従来人手に頼っていた反復作業や単純作業を自動化します。
例えば、データ入力や定型レポート作成といった作業をAIが担うことで、社員の負担を大幅に軽減し、限られたリソースをより重要な業務に集中できるようになります。
その結果、社員は自分の業務が直接的に成果や価値につながっていることを実感しやすくなり、達成感を得る機会が増えます。この達成感がモチベーションを高め、業務に対する前向きな姿勢を促し、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。
業務効率化
「属人的な作業や手作業の効率の悪さ」は、業務効率を大きく妨げる要因のひとつです。これらの業務は時間がかかる上、特定の社員に依存しがちで、業務のブラックボックス化や質の低下を引き起こすリスクもあります。
AIを活用すれば、反復的なタスクやデータ処理を自動化でき、業務の効率化が進みます。これにより、作業のスピードアップだけでなく、ブラックボックス化の防止や業務フローの透明化が実現できます。
さらに、AIの正確な処理能力によってエラーが削減され、作業の精度も向上。業務の質を一定に保ちながら生産性を向上させ、限られたリソースで最大の成果を上げることができます。
データの有効活用
データ分析は企業の成長に欠かせない要素です。しかし「データ量が多く、分析や活用が追いつかない」という課題を抱えている企業も多くあります。
AIを活用すれば、大量のデータを短時間で分析でき、さらに具体的な指示を与えることで、より精度の高いデータ収集や分析が可能になります。パターン分析を通じて新たな傾向やトレンドを発見できるほか、深層学習(ディープラーニング)を活用すれば、高精度な予測も実現できます。
このように、AIによるデータ分析は、迅速な意思決定をサポートする手段として大いに役立ちます。効率的にデータを活用することで、競争優位性を確立することもできるでしょう。
人件費の削減
人手不足は業務過多を引き起こし、社員の負担を増大させるだけでなく、人件費の増加につながることがあります。
こうした課題はAIを活用することで解決が可能です。AIによる業務の自動化により、従来は人手に頼っていた作業にかかる時間やコストを削減できるため、人件費を抑えることができます。
さらに、削減したリソースを成長戦略やコア業務に再配分することで、リソースの最適化が実現します。その結果、企業のパフォーマンス向上が期待でき、最終的には利益率の向上にもつながるでしょう。
AIで自動化できる業務の具体例
AI技術を活用することで、さまざまな業務を効率化できます。ここでは、特に効果的に自動化できる業務の一例を紹介します。
定型業務・ルーチン業務
議事録作成や従業員のスケジュール調整といった定型的な業務は、AIに任せることで社員の負担を軽減できます。
例えば、音声認識技術を活用したAIは、会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、議事録を自動生成できます。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮し、社員はその時間をより重要な業務に充てられるようになります。
顧客対応
質問に対して自動返信してくれるチャットボットを導入すれば、顧客からの問合せに24時間365日対応可能になります。
顧客はいつでも即時に回答を得ることができ、利便性が向上します。さらに、企業側は問合せ対応を効率化でき、人的リソースの負担を軽減することが可能です。オペレーターは、より複雑な対応や重要な業務に集中できる環境を整えられます。
また、スキルや対応によって品質に差が出やすい顧客対応にAIを導入することで、すべての顧客に一貫した高品質な対応を提供できます。これにより、対応の属人化を防ぐだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。
文書作成・レポート生成
時間のかかる報告書やデータレポートの作成も、AIで自動生成できます。
例えば、営業レポートはAIツールにプロンプト(指示文)を入力するだけで作成可能です。顧客情報や商談内容、成果やフィードバックなどを元に、日次報告の集計や分析もAIが自動で行います。
これにより、社員は文書作成の負担から解放され、よりクリエイティブな業務に時間を割けるようになります。
▼こちらの記事では、「プレゼン資料作成を自動化するAIツール」を10個厳選し、各ツールの特徴や料金を分かりやすくまとめています。プレゼン資料作成の自動化に興味がある方は、ぜひご参考ください。
マーケティング業務
マーケティングの分野においては、AIによるターゲティング広告の最適化や顧客データの分析が可能です。
例えば、AIを使って顧客セグメンテーション(特性やニーズで顧客を分類すること)を行い、各グループにパーソナライズされたメールキャンペーンを実施できます。その結果、マーケティング活動の精度が向上し、広告の費用対効果を最大化できます。
また、リアルタイムデータに基づく迅速な意思決定が可能となるため、適切なタイミングで施策を実行できます。これにより、売上向上や競争力の強化にもつながります。
▼こちらの記事では、複数の広告媒体のデータを自動で収集・分析できる「広告レポート自動化ツール」の機能やメリット、おすすめのツールを紹介しています。広告レポート作成に課題を感じている方は、ぜひご参考ください。
物流管理
AIを活用すれば、配送スケジュールの最適化や在庫管理の効率化が可能になります。
例えば、配送ルートをAIで最適化することで、配送時間の短縮だけでなく、燃料費や人件費の削減といったコスト削減効果が期待できます。また、在庫補充計画の作成をAIに任せることで、在庫不足や過剰在庫を防ぎ、効率的な在庫管理が実現できます。
データ処理・入力
これまで手作業で行っていたデータ入力や転記も、AIで自動化できます。例えば、請求書のデータ入力や在庫管理システムの更新といった定型的な作業の自動化が可能です。
AIによるデータ入力の自動化で作業スピードが上がり、業務効率化が叶います。ヒューマンエラーも削減できるため、正確性も向上します。
AIによる業務効率化はHELP YOUにおまかせ
HELP YOUでは、さまざまな分野での業務効率化をサポートします。AIやRPAツールを活用した業務自動化の提案から実施まで対応可能です。
「AIをどのように活用すれば効率化できるのか」「自社に最適な方法は何か」といった課題に対し、柔軟で具体的な解決策を提供します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
特徴 | ・経理、人事・労務、マーケティングなど、幅広い業務を依頼できる ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化にも対応 ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
主な対応業務 | ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・秘書・総務・翻訳 ・マーケティング・広報 ・ECサイト など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
料金 | <チームプラン> 月額:10万円~(税抜)/実働時間:30時間~ <1名専属プラン> 月額料金:15万円~(税抜)/実働時間:45時間~ |
AIやRPAツールを用いた業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理や人事・採用業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
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▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー|ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください!
AIの活用事例:煩雑なデータ処理を自動化
RPA(自動化)ツールを活用し、データの転記・ダウンロードを自動化した事例です。
■業務内容
各種クラウドサービスやWebアプリからExcelへのデータ転記やファイルのダウンロード作業をRPAツールで自動化しました。
■手順
- メール添付ファイル、広告運用データなどの各種サービス(クラウドサービス、Webアプリ、サーバーなど)からデータを取得
- Excel・Googleスプレッドシートに転記し、指定フォルダに保存
AIの活用事例:紙媒体データを効率的にデジタル化
AI OCRとRPAツールを活用し、手書きアンケートのデータ分析・レポート作成を自動化した事例です。
■業務内容
これまで手書きのアンケートを手作業で集計・分析・レポート作成していたものを、AI OCRで読み取り、RPAツールによって集計・レポート作成まで自動化しました。
■手順
- 手書きアンケート用紙を共有いただく
- AI OCRで手書きアンケート用紙を読み取り、データ化
- データ化したアンケート結果をRPAツールで集計・分析し、レポートを作成
▼以下の資料では、人手による作業とロボットを組み合わせたデータ連携など、さまざまな活用事例を紹介しています。データ入力・連携の効率化にご興味がある方は、ぜひご参考ください。
業務効率化を成功させたAIの導入事例
AI技術は国内でも幅広い分野で活用されています。以下に、AI導入によって業務効率化に成功した企業の事例を紹介します。
各企業が抱えていた課題や導入目的、導入対象業務、導入後の効果についても紹介するので、参考にしてください。
サッポロビール:社内ITヘルプデスク
サッポロビールでは、社内問い合わせのサポート業務をAIチャットボットサービスを使って効率化しています。
導入前は、社内の資料作成や問い合わせ対応などの業務に追われ、他の業務に手が回らないという課題を抱えていました。
導入後は、AIチャットボットが社員の質問に自動で回答することで、担当者の問い合わせ対応の負担を軽減することに成功。チャットボットには、社内マニュアルや文書検索を含む約4,000件のFAQが蓄えられており、業務効率化に貢献しています。
参考:JBCC株式会社「サッポロビール、Microsoft Teamsで使えるAIチャットボットで社内問合せを効率化」
パナソニック コネクト:メール作成の補助など日常業務
パナソニック コネクトでは、業務の生産性向上、社員のAIスキル向上、シャドーAIの利用リスク軽減を目的に、AIアシスタントサービスを導入しています。
AIアシスタントサービス導入により、1年間で全社員の労働時間を18.6万時間削減することに成功。社員のAIスキルが向上したことで、検索エンジンの代わりとしてだけでなく、戦略策定の基礎データ作成にも活用されることが増え、生産性向上につながっています。
なお、シャドーAI(情報システム部門が把握していない状態でのAI利用)による情報漏洩や著作権侵害は起こっていないそうです。
現在、研修特化AIなどの導入を進めているほか、今後は個人の職種や権限に応じて回答を得られる個人特化AIの導入も検討しているそうです。
参考:パナソニック ホールディングス株式会社「パナソニック コネクト 生成AI導入1年の実績と今後の活用構想」
キユーピー:検査・検品作業
キユーピーでは、製造業務における検査・検品作業でAIが活用されています。
導入前は、食品の検査工程を目視で行っており、原料の混入物や規定外の加工食品を取り除くといった作業の身体的負担が大きいという課題を抱えていました。
作業改善のためにAIを活用した原料検査装置を導入し、負担がかかっていた検査業務の工程を自動化。その結果、作業効率が上がり、検査の精度向上にも成功しています。
キユーピーでは、AIを活用した原料検査装置の開発を進めており、グループ内での展開だけでなく、同じような課題を抱える原料・食品メーカーへの提供も検討されています。
参考:キユーピー株式会社「AIを活用した原料検査装置をグループに展開」
AI活用で業務効率化を成功させるポイント
AIを導入して業務効率化を実現するためには、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
- AI導入の目的を明確にする
- AI導入の体制を整える
- 目的に適したAIツールを選ぶ
ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
AI導入の目的を明確にする
AIを導入する際には、まず「どの業務を効率化したいのか」「AI導入によってどのような成果を期待しているのか」を明確にしましょう。
例えば、以下のような目的を考えます。
- レポート作成を自動化して作業時間を短縮したい
- 限られたリソースを最大化したい
目的を明確化することで、効果的なAI導入を進めるための道筋を描くことができます。
AI導入の体制を整える
AI導入を成功させるためには、社員の協力が必要です。AI導入に伴う業務変更への不安や抵抗を和らげるために、社員に対して教育やコミュニケーション強化を図り、導入プロセスに積極的に関わってもらうことが重要です。
また、AI導入ではセキュリティリスクが懸念点となっていることから、データやシステムに対するセキュリティ強化も必要です。セキュリティ対策を徹底し、情報漏洩や不正アクセスを防止するための体制を整えておきましょう。
目的に適したAIツールを選ぶ
AIツールは多種多様で、それぞれ提供される機能が異なります。例えば、AIチャットボット、RPA(※)、機械学習プラットフォームなどがあり、用途に合ったツールを選ぶことが重要です。
業務要件やニーズに適した機能を提供するAIツールを選ぶことで、導入後の効果を最大化できます。
また、導入したいAIツールが、社内で活用している既存のITインフラや業務システムと適切に連携できるかどうかも重要な選定ポイントです。例えば、AIツールがデータベースやCRM、ERPと統合できるかどうかは、AI導入の進行や効果に大きく影響します。
さらに、使いやすさや導入後の運用のしやすさも選定基準として考慮しましょう。
※RPA(Robotic Process Automation)ロボティック・プロセス・オートメーション:パソコン上の業務プロセスをデジタルレイバー(仮想知的労働者)と呼ばれるロボットを使って自動化するテクノロジーのこと。 |
AI業務効率化のまとめ
AIは、企業の業務効率化を加速させる強力なツールです。AIを活用することで、人手不足の解消、業務の自動化など、多くのメリットが期待できます。
HELP YOUでは、AIやRPAを活用した業務効率化のサポートが可能です。データ入力やシステム連携など、幅広い業務に対応しています。
AIを活用した業務効率化に興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。企業の成長をサポートするための最適な解決策をご提案いたします。
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