RPAでできること・できないことを解説！業務自動化の具体例も紹介
人事・経理・営業など、幅広い業務を効率化するには、RPAの導入が有力な選択肢です。
RPAは、単純作業やルールに沿った処理を正確に実行できる点が特徴。そのため、人が行う場合に比べて作業時間を短縮でき、ミスの防止にもつながります。
本記事では次の内容を解説します。
- RPAとは何か、他の自動化ツールとの違い
- 部門別のRPA活用事例（経理・人事・営業・受発注・顧客対応・リサーチ）
- RPAでは対応できない業務の特徴
- RPA導入のメリット・デメリット
- RPAに関するFAQ
本記事を読むことで、RPAの基本から具体的な活用事例まで理解でき、自社の自動化を進めるヒントが得られます。
RPAとは
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称です。
人間がパソコン上で行う定型的な業務を、ソフトウェアのロボットが自動で実行する仕組みを指します。
対象となるのは、Excelへのデータ入力やシステム間の情報転記、メールの自動送信など、ルールに基づいて繰り返される作業です。
近年は、バックオフィス業務の効率化や働き方改革の推進に向けて、企業や自治体など幅広い組織で導入が進んでいます。
RPAと他の自動化ツールとの違い
RPA以外にもさまざまな自動化ツールがあります。その違いを表にまとめました。
| ツール | 特徴 | 向いている業務 |
| RPA | ・ノーコードで業務プロセスを自動化できる ・既存のシステムを改修せず導入可能 |
データ入力・帳票作成・メール送信など |
| マクロ （Excel VBA） |
・Excel内の操作自動化 ・RPAより限定的な範囲 |
表計算・ルーティン作業 |
| AI（人工知能） | ・自ら学習・判断できる ・非定型な処理にも対応可能 |
画像認識、自然言語処理など |
| チャットボット | ・対話形式で自動応答するシステム | 問い合わせ対応、社内ヘルプデスク |
RPAの主なツール例
RPAには、さまざまなツールが存在します。
ツールごとに機能や価格体系が異なるため、自社の業務内容やIT環境に適したツール選びが重要になります。
以下は代表的なRPAツールです。
| ツール名 | 特徴 |
| UiPath | グローバルでの導入実績が豊富。複雑な業務にも柔軟に対応可能。 |
| Power Automate | Microsoft製。Windowsとの親和性が高く、無料から始めやすい。Office 365との連携も強力。 |
| WinActor | NTTグループ開発。日本語対応が充実し、国内企業・自治体でも導入多数。 |
| BizRobo! | 中堅・中小企業や自治体向けに人気。AI-OCRなどとの連携による活用も。 |
| RKシリーズ | キーエンスが提供する国産RPAツール。製造業や現場業務の自動化に強い。操作ログ管理や安定した動作が特徴。 |
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RPAでできること【部門共通】
RPAは、部門を問わず発生する定型業務の自動化に適しています。
特に、ルールに沿って繰り返される作業や、人的ミスを減らしたい業務に取り入れると効果的です。
【自動化できる業務の例】
- Excelや社内システムへのデータ入力・転記
- 社内外へのリマインドメール送信
- 定型メールの自動返信
- ファイルの保存・整理・命名処理
メールの通知・リマインドの自動化
メールの受信や申請の承認、契約締結の完了など、さまざまなイベントをトリガーに、チャットやメールに自動で通知できます。
これにより、対応漏れを防ぎ、状況の変化に迅速に対応可能になります。
【Gmail受信をChatworkへ自動通知する事例】
| 自動化前の 課題 |
・重要な連絡がGmail、Chatwork、社内システムなど複数ツールに分散しており、確認漏れのリスクがあった ・メール受信後に手動で社内チャットに転送しており、対応までに時間がかかっていた |
| 自動化による 効果 |
・通知をChatworkに一元化することで、確認漏れを防止 ・Gmail受信後すぐに自動転送されるため、対応までの時間が7分から3分に短縮 |
【自動化の流れ】
- Gmailで通知の対象となるメール条件を設定
- 通知先としてChatworkを指定
- 条件に合ったGmailを受信したら、自動でChatworkへ転送・通知
このような通知の自動化は、Gmailの受信だけでなく、ステータスの更新や申請承認、契約締結の完了など、幅広い場面に応用できます。
メール添付ファイル管理・仕分けの自動化
添付ファイルの格納や社内通知など、メール受信後に発生する定型業務を自動化することができます。
これにより、作業時間を短縮するだけでなく、管理の正確さも高められます。
【メールに添付されたファイルを格納する事例】
| 自動化前の 課題 |
・手作業でダウンロードし仕分けるため、手間がかかっていた ・ファイルの保存漏れや格納先の間違いなど、ヒューマンエラーが起きやすかった |
| 自動化による 効果 |
・自動で即時にフォルダ保存でき、業務効率が上がる ・作業ミスを防止でき、管理精度が増す |
【自動化の流れ】
- 自動化の対象となるメールの条件を設定
- ファイルの格納先フォルダを登録
- 受信時に自動で対応フォルダにファイル格納を実行
添付ファイルの格納だけでなく、メールから抽出した情報のデータベースへの入力や、社内チャットへの通知なども自動化できます。
データ転記の自動化
各種クラウドサービスやWebアプリから取得したデータを、自動でファイルに転記したり、指定フォルダに保存したりすることが可能です。
例えば、以下のようなデータをスプレッドシートに自動転記でき、いずれの場合も作業時間が大幅に短縮します。
- 採用管理システムから取得したレポート（作業時間：10分→0分）
- PRTIMESなどプレスリリース公開後の最新PVデータ（作業時間：45分→15分）
- キントーン・Hubspotなどから取得したKPIデータ（作業時間：120分→10分）
| 自動化前の 課題 |
・データの取得・転記を手作業で行っていたため、時間と労力がかかっていた ・転記ミスのリスクがあった |
| 自動化による 効果 |
・データの管理や共有がスムーズになり、効率化が進む ・ヒューマンエラーがなくなり、データの正確性が増す |
【自動化の流れ】
- 各システムで転記対象のデータを登録
- 設定条件に従い自動的にデータを取得
- Excelやスプレッドシートにデータを自動転記
★以下の資料では、RPAやAIを活用した「データ入力・連携による業務効率化」の事例を紹介しています。ぜひダウンロードしてご覧ください！
RPAでできること【経理・財務業務】
経理・財務部門は定型作業が多く、RPA導入の効果が大きい領域です。
入力や照合作業を人手で行うと時間もかかりミスも生じやすいですが、RPAを使えばスピードと精度を両立できます。
特に以下のような業務は自動化に適しています。
- 経費申請の内容確認・集計
- 会計システムへの仕訳データ入力
- 月次の支払予定表の作成
- 請求データの自動転記・照合
経費精算承認フローの自動化
経費精算の承認は毎月発生するルーチン業務であり、確認ミスも起きやすい作業です。
RPAによる定型作業の自動化で、正確で迅速な対応が可能になります。
【経費精算の金額照合を自動化する事例】
| 自動化前の 課題 |
・領収書と精算申請書の金額照合に手間がかかっていた ・見落としなどミスが発生しやすかった |
| 自動化による 効果 |
・業務プロセスが自動化され、迅速に対応できるように ・金額照合のミスが解消された |
【自動化の流れ】
- 申請者が経費精算申請を提出
- 添付された領収書と請求書の金額を自動で突合チェック
- チェック結果に応じて、NG→再度人手でチェック、OK→最終承認者へ自動連携・最終承認
経費精算には社内ルールが関わるため、判断を要する場面もあります。単純な突合チェックはRPAで自動化し、細かな判断は人が行うことで、スピードと正確性を両立できます。
領収書の読み取り・会計システム連携の自動化
OCRは領収書の文字をデータとして読み取ります。
RPAとOCRを組み合わせることで、会計システムやデータベースへの領収書データの自動登録が可能です。
これにより、作業時間の大幅な短縮に加え、入力ミスの防止や業務精度の向上が期待できます。また、ペーパーレス化の推進にも役立つでしょう。
【OCRで読み取った領収書を会計システムに自動登録する事例】
| 自動化前の 課題 |
・担当者ごとに作業精度がばらつき、ミスが発生しやすかった ・目視で確認するため、チェックに時間がかかっていた |
| 自動化による 効果 |
・データを正確に読み取れるようになり、属人化が解消 ・処理スピードが4時間から2時間に短縮 |
【自動化の流れ】
- フォームへ領収書を送信
- OCRで自動読み取り
- 担当者が内容を確認
- 会計システムやデータベースに自動で登録
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RPAでできること【人事業務】
人事部門には、従業員情報の更新や勤怠データ処理など、正確さが求められる定型業務が数多く存在します。
こうした業務をRPAに任せることで、担当者の作業負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぎながら処理スピードを高められます。
自動化に適した業務例は以下の通りです。
- 勤怠データの集計・差異チェック
- 入退社に伴う社内システム登録
- 社会保険関連の書類作成
- 労務管理システムとのデータ連携
勤怠データ集計の自動化
RPAツールと勤怠管理システムを連携させることで、勤怠データの集計や残業時間のチェック、未打刻者への通知などを自動化できます。
自動化によって入力や集計ミスを防ぎ、作業時間も大幅に削減することが可能です。その結果、従業員への情報共有もより迅速に行えるようになります。
【勤務データを抽出・加工し、給与システムへ自動入力する事例】
| 自動化前の 課題 |
・毎月人力で給与システムに転記するため、手間と時間がかかっていた ・ヒューマンエラーが発生しやすかった |
| 自動化による 効果 |
・月末の勤怠処理時間が80%削減 ・入力ミスがゼロに |
【自動化の流れ】
- RPAツールと勤怠管理システムを連携
- 自動入力のシナリオを作成
- 勤務データを抽出・加工し、給与システムへ自動入力
入社時のアカウント発行の自動化
新しいスタッフの入社時に必要な、以下のような手続きも自動化できます。
- 従業員管理システムへの登録
- 勤怠・給与管理システムへの登録
- 業務に使用するツールのアカウント発行
これらの手続きに加え、スタッフへの案内メール送信まで一括して自動化できるため、作業時間を大幅に短縮可能です。
【アカウントを自動発行し、新入社員に通知する事例】
| 自動化前の 課題 |
・複数のシステムに情報登録する必要があり、入力ミスや漏れが発生しやすかった ・アカウント発行や通知メールの送付に時間がかかり、業務開始が遅れるケースがあった |
| 自動化による 効果 |
・ミスや入力漏れを防止 ・アカウント発行の作業時間短縮 ・入社初日からスムーズに業務を開始できるように |
【自動化の流れ】
- 新入社員情報をフォームに入力
- 従業員管理システム・勤怠管理・給与システムに自動登録
- 必要なツールのアカウントを自動で発行
- 新入社員に案内メールを自動送信
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RPAでできること【営業・マーケティング支援】
営業やマーケティングの現場では、情報収集・整理・報告といった定型作業が多く発生します。
これらをRPAで自動化することで、担当者は分析や戦略立案などの付加価値業務に集中でき、生産性の向上につながります。
特に以下のような業務は自動化に適しています。
- 顧客リストの作成・更新
- 営業日報や報告書の集計
- キャンペーン応募者のデータ整形
- MA（マーケティングオートメーション）ツールとの連携
営業リスト作成業務の自動化
既存の営業リストを自動で最新の状態に更新できます。
リストが最新情報へと迅速に更新されることで、ターゲットに合わせた効率的な営業活動が実現します。
【データベースを利用した営業リスト作成の自動化事例】
| 自動化前の 課題 |
・データベースからの抽出を手作業で行っていたため、抜け漏れや反映遅れが発生しやすかった ・データの転記作業に時間がかかり、本業に集中する時間を確保しにくかった |
| 自動化による 効果 |
・条件に合致したデータを取得でき、リストの精度が向上 ・リストが最新の状態に保たれ、担当者は営業活動に専念できる |
【自動化の流れ】
- 更新型データベースから指定の条件に合致したデータを自動で取得
- 既存の営業リスト（Excelやスプレッドシート）に自動で追記
データ集計・レポート作成の自動化
マーケティングツールなどから特定のデータを取得・集約し、指定のフォーマットに自動転記できます。
具体的には、以下のようなデータ集計を自動化でき、作業時間の大幅な短縮が可能です。
- 自社メディアの閲覧数と公開記事数
- ブログ別の表示回数
- LP別の資料ダウンロード実績件数 など
| 自動化前の 課題 |
・データ取得作業に多くの時間と手間がかかっていた ・手作業による人的ミスが発生していた ・リアルタイムでの状況把握に遅れが生じていた |
| 自動化による 効果 |
・自動でデータ収集・集計するため、作業時間が大幅に削減 ・データの正確性が向上 ・迅速に対策を講じられるように |
【自動化の流れ】
- MakeやGoogle Analyticsなどのツールを利用してデータを自動取得
- GASなどを用いてデータを自動で集計・整理
- 指定フォーマットに自動反映
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RPAでできること【受発注業務】
受発注業務では、注文から納品・請求までの各段階で多くの転記や帳票作成が発生します。そのため、担当者の負担が大きく、ヒューマンエラーの原因になりやすい作業です。
RPAを導入することで、正確かつ迅速な処理が実現し、業務全体の効率化と信頼性向上が期待できます。
自動化に適した業務例は以下の通りです。
- 注文内容のデータベース登録
- 納品書・請求書の自動作成・送付
- 発注依頼のメール送信
- 売上データの月次レポート作成
受注処理業務の自動化
RPAツールを活用することで、受注処理を自動化できます。
受注処理が自動化されることで、その後の発送業務も円滑に進められるようになります。
【Web経由での受注業務を自動化した事例】
| 自動化前の 課題 |
・Web経由での受注が増加し、処理に時間がかかっていた ・受注作業が遅延し、出荷や配達作業にも支障が出ていた |
| 自動化による 効果 |
・受注処理が迅速になり、受注締め時間を早められた ・受注業務が効率化され、出荷や配送作業の前倒しが実現 |
【自動化の流れ】
- 各Webサイトから受注データを自動でダウンロード
- ダウンロードしたデータを指定フォルダに自動保存
- 基幹システムが保存データを自動取得し、必要に応じてデータ変換
- 変換後のデータを基幹システムに自動取り込み
納品書・請求書発行業務の自動化
毎月発生する請求書の発行や送付といった業務も、自動化が可能です。
担当者は自動で作成された請求書の内容を最終確認するだけでよく、業務負担が大幅に軽減されます。また、請求書の送付遅延がなくなり、資金繰りの安定にもつながります。
【請求書を自動発行・送付する事例】
| 自動化前の 課題 |
・クライアントごとに請求書を作成するため、 ミスのリスクがあり手間もかかっていた ・請求の遅延が発生することがあった |
| 自動化による 効果 |
・請求書の発行・送付業務が50％以上効率化し、ミスも削減 ・期日管理が徹底され、キャッシュフローが安定 |
【自動化の流れ】
- 特定の日付に、データベースと連携し自動で請求書を発行
- 担当者が内容を確認
- メールやチャットで自動送付
RPAでできること【顧客・カスタマー対応】
顧客対応の現場では、問い合わせや資料請求への対応など、繰り返し発生する定型業務が多くあります。
RPAを活用すれば、初期対応や情報整理を自動化できるため、対応スピードが向上し、サービス品質も安定します。
特に以下のような業務は自動化に適しています。
- 問い合わせ受付時の自動返信
- 資料請求へのメール送信・ファイル添付
- 顧客対応履歴のデータベース登録
- チャットボットと連携したログ整理
資料請求対応の自動化
顧客からの資料送付の依頼に対し、自動で資料を送付できます。
資料請求へのスピーディーな対応は、顧客満足度の向上や商談の機会拡大につながります。即時対応によってビジネスチャンスを逃さず、効率的な営業活動を実現できるでしょう。
【資料請求に対し自動送付する事例】
| 自動化前の 課題 |
・資料請求から送付までに時間がかかり、商談のタイミングを逃すことがあった ・担当者が商談などの本来の業務に集中しにくい状態だった |
| 自動化による 効果 |
・資料送付からフォロー対応まで効率化でき、1件あたりの対応時間を15分から1分へ短縮 ・タイミングを逃さないことで、商談につながるチャンスが増えた |
【自動化の流れ】
・資料請求があった顧客にテンプレートメールで資料を自動送付する
メールの自動配信
顧客システムのステータスを自動で判断し、その時々の状況に応じたメールを自動で送信できます。
顧客に対して適切なタイミングでメールを送ることで、見込み顧客の育成や既存顧客へのフォローアップを効率的に行えます。
【特定のステータスになったらメールを自動送信する事例】
| 自動化前の 課題 |
・顧客のステータス管理に手間がかかっていた ・送信のタイミングが最適でないケースがあり、機会損失につながった |
| 自動化による 効果 |
・業務が担当者に依存せず、属人化を防止 ・適切なタイミングで送信できるようになり、反応率の向上が期待できる |
【自動化の流れ】
- SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）に顧客情報を登録・更新
- 条件を設定し、自動で分岐判断
- 設定したステータスに応じてメールを送信
RPAでできること【リサーチ・レポート作成】
調査やレポート作成では、膨大な情報を収集・整理し、定期的に更新する作業が必要です。
こうした作業をRPAに任せることで、データ収集やフォーマットへの反映を自動化でき、担当者は分析や戦略立案に専念できます。
特に以下の業務は自動化に適しています。
- 競合企業のWeb情報の自動収集
- 顧客情報のスクレイピングと一覧化
- 市場調査結果のレポートフォーマット反映
- アンケートデータの集計とグラフ化
競合・価格調査の自動化
RPAツールを使えば、価格や商品名など競合企業の調査を自動化することが可能です。
自動化によって定期的な調査が容易になり、収集したデータを戦略立案に活用できます。
【競合企業調査（価格・商品名など）と集計の自動化】
| 自動化前の 課題 |
・競合店の商品数が多く、価格調査やデータ集計に手が回らなかった ・Web上から収集したデータをまとめるのが大変だった |
| 自動化による 効果 |
・市場データをタイムリーに収集・集計し、社内会議の資料として活用できるように |
【自動化の流れ】
- 競合Webサイトの巡回やデータ取得の作業手順を確定
- 手順をRPAツールに登録
- RPAツールがWeb上を巡回し、情報収集してExcelへ自動集計
Web上で情報収取するため、価格情報以外にも在庫状況やセール情報、レビュー件数など、幅広いデータの自動収集・集計に応用できます。
アンケートの分析・レポート作成を自動化
RPAとAI OCRを連携させることで、手書きアンケートなどの集計・分析も自動化できます。
スキャンした手書き文書をAI OCRで読み取りデータ化し、そのデータをRPAが取りまとめ、レポートまで自動で作成する仕組みです。
自動化により、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、目視による読み間違いや入力ミスを防ぎ、データの精度を高められます。レポートも迅速に作成できるため、意思決定のスピード向上につながるでしょう。
【手書きアンケートのデータ化・集計・分析レポート自動化事例】
| 自動化前の 課題 |
・手作業での対応に膨大な時間がかかっていた ・転記ミスや入力漏れが発生しやすかった |
| 自動化による 効果 |
・作業時間を大幅に短縮し、迅速な集計が可能 ・人的ミスが削減され、高精度な集計結果が得られるように |
【自動化の流れ】
- 手書きアンケートをスキャン
- AI OCRで自動的に読み取りデータ化
- RPAツールが集計・分析・レポート作成を自動で実施
★以下の資料では、RPAやAIなどのツールを活用した、さまざまな業務自動化の実例をまとめています。ぜひ業務効率化の参考に、ダウンロードしてご活用ください。
RPAでできないこと
さまざまなRPAの事例をご紹介しましたが、RPAは万能ではありません。
人の判断や柔軟な対応が必要な業務、複雑な調整を伴う業務には不向きであり、どこまで自動化できるかの見極めが大切です。
ここでは、RPAが不得意とする代表的な業務をご紹介します。
- 判断・例外処理が必要な業務
- 手書き文字や画像の解析
- 頻繁にルールが変わる業務
判断・例外処理が必要な業務
RPAは、あくまでルール化された処理を自動化する仕組みです。そのため、その場で判断が必要な業務や、頻繁にイレギュラー対応が必要な業務には向いていません。
RPAが苦手な代表的な業務は、以下の通りです。
- 案件ごとに内容が異なるクレーム対応
- 状況に応じて文面を調整するメール返信
- 営業判断や経営判断が伴う承認処理
手書き文字や画像の解析
RPAは画面上のテキストやデータを処理するのは得意ですが、手書き書類や画像データの認識はできません。
OCRやAI-OCRと連携すれば一部対応可能ですが、精度やデータの整備状況に左右されるため注意が必要です。
具体的には、以下の業務が挙げられます。
- 手書きの申請書やアンケートの読み取り
- 写真からの情報抽出
- スキャン画像からの数値取得（読み取り精度に課題あり）
頻繁にルールが変わる業務
RPAは「決められた手順に従って操作するロボット」です。
そのため、対象システムや処理ルールが頻繁に変わる業務では、変更のたびにシナリオ修正が必要になります。修正作業が増えるとメンテナンスコストが増え、RPAの導入効果は薄れてしまうでしょう。
以下のような業務が、具体例です。
- UIの更新頻度が高いWebサービスの操作
- 顧客ごとに異なるカスタム対応が必要な業務
- 社内ルールが流動的な処理フロー
RPAに不向きな業務では、AIによるサポートや人の判断と組み合わせることが不可欠です。RPAを導入する際は、自動化に適した業務とそうでない業務をしっかり見極めましょう。
RPA導入のメリット・デメリット
RPAは、業務効率の向上やヒューマンエラーの削減など大きなメリットがあります。一方で、導入や運用には注意すべき点も存在します。
RPA導入のメリット
RPAを導入する主なメリットは、以下の通りです。
- 定型業務を自動化し、作業時間を大幅に削減できる
- 人的ミスを防ぎ、業務品質を安定化できる
- 人手不足を補い、人的リソースを最適に活用できる
- 24時間365日稼働し、生産性を最大化できる
このようにRPAは、単純作業を効率化するだけでなく、業務全体の質やスピードを高める効果もあります。
結果として、社員は付加価値の高い業務に集中でき、組織全体の生産性が向上するでしょう。
RPA導入のデメリット
一方で、RPA導入には以下のようなデメリットがあります。
- すべての業務に適用できるわけではない
- 初期費用や教育コストが発生する
- 導入・運用には業務整理や初期設定が必要
- ツールの保守・メンテナンスが欠かせない
RPAは万能ではなく、導入や運用には一定の専門知識や作業コストが必要です。
特に「人手が足りない」「社内に知見がない」「業務の棚卸しが難しい」といった企業では、導入のハードルが高くなるでしょう。
そのような場合は、外部の専門家やアウトソーシングサービスの活用がおすすめです。プロにまかせることで、スムーズな導入と継続的な運用が可能になります。
RPA導入のサポートはHELP YOUにおまかせ
データ入力やレポート作成、請求書発行など、日々発生する定型業務の自動化は、HELP YOUにおまかせください。
業務の棚卸しからRPAツールの導入・運用まで、ワンストップで支援します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
専門スタッフによる実務代行とRPA活用のノウハウで、定型業務の負担を軽減し、業務効率化をサポートします。
| 特徴 | ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化に対応 ・マーケティングからバックオフィスまで幅広い業務を依頼できる ・目的や課題に応じて「チーム制」「1名専属」プランを選べる ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
| 主な対応業務 | ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・秘書・総務・翻訳 ・マーケティング・広報 ・ECサイト ・資料作成 など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| 料金・プラン | ■チーム制でサポートする「チームプラン」 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ■専属アシスタントによる「1名専属プラン」 |
RPAやAIを活用した業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理やマーケティング業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのRPA活用事例：スカウトメールの自動送信
HELP YOUが、RPAやAIを活用して採用業務のスカウト対応を効率化した事例をご紹介します。
自動化によって担当者の作業負担が減り、戦略的な業務に集中できるようになりました。
具体的には、以下の作業を自動化しています。
- スカウトメールの文面作成
- 候補者へのスカウトメール送信
- 反応があった候補者への一次返信
- 面談日程の調整
| 自動化前の 課題 |
・担当者によってスカウトメッセージの質にばらつきがあった ・スカウト送信や面談調整に時間がかかり、すべての候補者に対応できなかった ・個別対応の負担で担当者の業務が圧迫されていた |
| 自動化による 効果 |
・候補者にパーソナライズした的確な文面で、効果的に訴求できるようになった ・スカウトメール作成は確認のみで完了（作業時間が約5分に短縮） ・24時間365日、迅速な対応が可能に |
【自動化の流れ】
- 候補者情報の読み込み
- AIで候補者別のカスタマイズ文章を自動生成
- スカウトメールのテンプレート冒頭へ自動埋め込み
- 指定求人媒体・候補者に希望の時間にスカウトメールを自動送信
- 自動で一時返信
- 面談日程を自動で調整
今回ご紹介したように、RPAやAIを活用することで、業務の効率化や対応スピードの向上が可能です。
以下の資料では、採用業務だけでなく、さまざまな業務における自動化事例をまとめています。ぜひダウンロードして、御社の業務改善にお役立てください。
RPAでできることのよくある質問（FAQ）
RPAでの自動化について、よくある疑問にQ&A形式でお答えします。
Q. UiPathではどのような業務が自動化できますか？
A. UiPathは、業務用アプリケーションやWebブラウザとの連携に強みがあり、データ転記・帳票作成・レポート集計など、幅広い業務の自動化が可能です。
具体的には以下のような業務を自動化できます。
- 経理・財務：経費精算システムのテスト自動化
- 人事・総務：勤務時間計算
- 営業・マーケティング：POSデータダウンロード
- コールセンター・カスタマーサポート：保険金支払い業務
Q. MicrosoftのPower Automateでできることは？
A. Power Automateは、Outlook、Excel、SharePointなどMicrosoft製品との連携に優れており、日常業務の自動化に適しています。
具体的には以下の業務を自動化できます。
- 経理・財務：経費精算の自動化
- 人事・総務：採用活動の自動化
- 営業・マーケティング：営業報告書の回収
- 事務作業・メール業務：定型メールの作成とファイル添付
また、Power Automateには「Power Automate Desktop」というデスクトップ版があり、WebブラウザやWindowsアプリケーションの操作も自動化できます。
Windows 10/11のユーザーであれば、追加費用なしで利用開始できる点も大きなメリットです。
Q. キーエンスのRPAでは何ができますか？
A. キーエンスのRPA（AI/ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ）は、製造・物流の現場に特化した自動化ツールです。
自動化できる業務は以下の通りです。
- Webアクセス解析
- 勤怠チェック
- 製品情報登録
- システムログ管理
- 日報提出チェック
ナビに沿ってクリックするだけでRPAの運用シナリオが完成します。無償サポートも提供されているため、安心して導入できます。
Q. RPAはWindowsでしか使えないのでしょうか？
A. 多くのRPAツール（UiPath、WinActorなど）は、Windows環境を前提に設計されています。
一方、クラウド型やブラウザベースのRPAはOSに依存せず利用でき、近年ではMac対応の製品も登場しています。
Macからは仮想環境やリモート接続を利用してWindowsロボットを運用することも可能です。
用途や環境に応じて使い分けましょう。
Q. PythonでRPAは作れますか？
A. 作れます。Pythonで独自のスクリプトを作成すれば、Webサイトの操作やExcel・ファイル整理、資料作成、メール送信などを自動化できます。
ただし、エラー対応や動作の安定化、実行スケジュールの設定、ログ管理なども自分で整える必要があります。そのため、ノーコードツールに比べて学習コストや手間がかかる点に注意が必要です。
RPAでできることのまとめ
RPAを活用することで、さまざまな定型業務を自動化できます。
業務効率が向上することで、人はより付加価値の高いコア業務に集中でき、結果として業務品質の向上も期待できるでしょう。
ただし、自動化の仕組みづくりや運用には、一定の手間とある程度の専門知識が必要です。
不安がある場合は、アウトソーシングサービスの活用がおすすめです。ツール選びから運用まで一括で任せられるため、スムーズな導入が可能になります。
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