日本の労働生産性が低下する要因とは?生産性向上の方法を解説!

日本は諸外国と比べて、労働生産性が低いといわれています。働き方改革が叫ばれている今、企業にとって労働生産性を上げることは重要な課題です。

とはいえ、

  • なぜ労働生産性が低いのか
  • 労働生産性を上げるにはどうしたらいいのか分からない

という方も多いでしょう。

そこで、本記事では日本の労働生産性が低下する要因、労働生産性を上げる方法を具体的に紹介します。
本記事を読むことで、自社の労働生産性の低下を招いている要因を理解でき、生産性向上へ向けたアクションを起こすことができます。ぜひ参考にしてください。

日本の労働生産性は低い?

日本の労働生産性は低い?

まず、日本の労働生産性はどのくらいなのか、海外と比べてみましょう。

日本と海外の労働生産性

労働生産性とは、「労働者一人当たり、もしくは労働1時間当たりに生み出す成果」のことです。つまり労働者の数や働いた時間に対して産出量(アウトプット)が多いほど、労働生産性が高いといえます。

この定義を踏まえたうえで、日本と海外の労働生産性を比べてみましょう。
公益財団法人日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較」(2021年版)によると、日本の時間当たりの労働生産性は49.5ドル(約5,080円)です。これはアメリカの6割程度の水準であり、OECD加盟38ヵ国中23位という結果でした。

この結果から、諸外国と比べると日本の労働生産性は低めであることが分かります。

参考:公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較」

日本の労働生産性が低下する要因

日本の労働生産性が低下する要因

では、日本の労働生産性が低下する要因とは、いったい何なのでしょうか。以下より、4つの要因を解説していきます。

睡眠不足

一つ目の要因は睡眠不足です。日本人は、「世界一睡眠時間が短い」といわれています。
フランスのヘルスケア企業が行った調査によると、2020年の日本人の平均睡眠時間は6時間22分。調査対象となった14ヵ国中、最下位でした。

そして、睡眠不足には以下の弊害があることも研究結果から判明しています。

  • 起床から17時間を超えた場合、飲酒した状態と同程度に人の能力は低下する
  • 社員の睡眠時間の多寡で、企業の利益率に約2ポイントの差が生じる など

このように睡眠不足は、日中の生産性に大きな影響を与えているのです。

参考:
日本経済新聞「眠れない日本、生産性低く」
産経新聞「睡眠不足は酩酊と同じ 『眠り』見直し、会社で仮眠も」

アナログな作業環境

アナログな作業環境も労働生産性を下げる原因です。日本には、ハンコ文化や紙文化などが根強く残っており、次のような問題が生まれています。

  • 承認決済の遅延

取引などを書類で行うと、デジタルよりも承認までに時間がかかる傾向があります。FAX送信や郵送を挟んだ場合はさらに承認が遅れます。

  • リソースの消費

アナログ作業はデジタルよりも処理に労力がかかります。特に書類処理の多いバックオフィス部門にとっては、大きな負荷となっているかもしれません。
アナログな作業環境により業務効率が低下すると、それに伴い生産性も低下してしまいます。

業務の属人化

三つ目の要因は、業務の属人化です。「業務の属人化」とは、特定の担当者しか作業ができない状態を指します。

業務の属人化の問題は担当者がいないと業務が進まないこと、もしくは離職などによって業務が停滞してしまうことです。

また、他の社員による業務の見直しも行えないため、業務改善ができません。生産性が低いまま、長時間かけて同じ作業を繰り返している場合もあるでしょう。

このように属人化によって業務の改善や遂行ができないと、生産性の低下を招いてしまうのです。

長時間労働

最後の労働生産性低下の要因は、長時間労働です。
先述したアナログな作業環境や、業務の属人化などで業務効率が悪化すると、長時間労働が引き起こされます。

また、日本には残業を美徳とするような風土もあり、現状は長時間労働が常態化しているといえるでしょう。
長時間労働は労働者の心を蝕み、仕事へのモチベーションを低下させます。そして社員のモチベーションの低下は、労働生産性の低下に直結しているのです。

労働生産性を上げる方法

労働生産性を上げる方法

以上の要因を踏まえたうえで、ここからは労働生産性を上げる5つの方法を紹介します。参考にしてください。

業務の標準化

まず、業務の標準化で生産性を上げることができます。
業務を標準化する方法として、

  • 業務内容やフローの整理と可視化
  • マニュアルや手順書の作成

などがあります。

業務を標準化すると、新しい社員に仕事を覚えてもらうときに一から教える必要がありません。マニュアルや手順書で業務内容をある程度把握してもらえるため、教育の手間が省けます。

また、担当者が急に休んだり、辞めたりしても別の社員に任せることができ、業務の属人化を防げます。
さらに、業務品質の一定化によって無駄な工数の削減も可能です。よって、業務効率や生産性のアップが期待できるでしょう。

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わかりやすい手順書の作り方を5ステップで解説

業務のデータ化

また、業務のデータ化も労働生産性を上げる方法の一つです。今まで紙媒体で行なっていた作業を、データ化(ペーパーレス化・クラウド化)することで資料の検索や共有などがしやすくなります。

紙の資料は、キャビネットやラックから目的のものを探さなければなりません。しかしデータ化されていれば、検索機能を使って求めている情報をすばやく発見できます。

また、会議用の資料を用意する際も、データ化すれば人数分の資料を準備する必要はありません。クラウドに資料データをアップするだけで完了です。
業務のデータ化は手間を省き、業務効率を上げてくれます。その結果、生産性向上にもつながっていくのです。

業務の自動化

次に紹介するのは、業務の自動化です。今まで人力や手作業で行っていた業務をRPAツールなどで自動化し、作業時間を短縮します。

RPAツールは、Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)の略称。AIなどにより、コンピューター上で行う業務を自動化するツールです。

RPAツールのもっとも大きな特徴は、精度が高く高速処理が可能な点です。
人間の手による作業はミスが発生しやすく、限界もあります。業務を自動化することで、スピーディーかつミスのない業務進行が実現し、生産性の向上が叶います。

関連記事:

RPAとは│基礎知識を徹底解説!できることやメリットは?

働きやすい環境づくり

四つ目は、働きやすい環境づくりです。
生産性の向上を図るには作業環境だけでなく、職場環境の見直しも重要です。働きやすい職場づくりによって従業員のモチベーションが上がり、生産性向上につながります。

働きやすい環境には、以下のような特徴があります。

  • テレワークの導入

場所や時間を自由に選択できる分、従業員は効率よく働くことができ、仕事と家庭の両立もしやすくなるでしょう。

  • 残業の削減

社員の身体、精神への負担を減らします。また、時間に限りがあることで業務効率を考えて働くようにもなります。

  • 教育体制の充実

資格取得のサポートや業務効率を上げるスキルの講習などを行うと、スキルアップに対する社員の能動性を促すことができます。

このように、働き方や働く環境を見直すことで従業員のやる気を引き出し、離職を抑えることができます。その結果、生産性もアップするでしょう。

アウトソーシングの導入

最後の方法は、アウトソーシングの導入です。少子高齢化による働き手不足が叫ばれるなか、社内のリソースだけで全ての業務を行うことは今後難しくなってくるでしょう。

資料やメール作成といったノンコア業務をアウトソーシングすると、自社のリソースをコア業務に集中でき、企業の競争力を高めることができます。

また、アウトソーシングは単に人手不足を補うサービスではありません。その業務を専門とするプロが対応するため、スピードや品質アップにもつながります。
社外の力を活用し、生産性を向上させていきましょう。

生産性向上は「HELP YOU」におまかせ

生産性向上は「HELP YOU」におまかせ

ここでは、おすすめのアウトソーシングサービスとして「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUの料金プランと強み

HELP YOU
「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。 優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUの料金プラン】
<チームプラン>
お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

  • 月額料金:10万円
  • 実働時間:30時間

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

【チームプランの4つの強み】

  1. 厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
  2. 「チーム制」なので欠員があっても業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能
  3. さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単!頼れる「専属ディレクター」
  4. 海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能

HELP YOUのサービス内容

HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

【チームプランの主なサービス内容】

■総務:出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理:入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用:求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート:会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング:SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト:売り上げ管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください!

 

HELP YOUの生産性向上事例

HELP YOUの生産性向上事例を紹介します。

クライアント:株式会社eSENRYAKU(イーセンリャク)様

【企業概要】
中小企業の集客における、戦略支援事業を展開。主にリスティング広告やホームページ作成、SEOキーワードの埋め込みなどを受注し、戦略を提案されています。

【HELP YOUへの依頼内容】
ホームページの作成、分析

【導入前の課題】
HELP YOU導入前はホームページ制作会社に発注されていましたが、要望どおりの成果物が上がってこないことに課題を感じていたそうです。

【導入後の効果】
HELP YOUではホームページ制作をご依頼いただいた際に、クライアントと話し合いの場を設定。ご要望を整理したうえで完成イメージを的確につかみ、制作物に反映しています。

また、クライアントの考えが顧客に伝わるようにサポートさせていただいたところ、コンサルティングサービス自体のクオリティが向上。事務作業の負担も減り、クライアントが営業に時間を使えるようになりました。

結果として生産性がアップし、現在ではHELP YOU導入前と比べて、2倍近い売り上げを達成しています。

参考:

「アシスタントに『守り』を任せて、自分は『攻め』の経営に集中」eSENRYAKU(イーセンリャク)代表 三浦佳士さま

生産性向上のまとめ

生産性向上のまとめ

本記事では、日本の労働生産性が低下する4つの原因と、労働生産性を上げる5つの方法を紹介しました。

労働生産性の低下は、「睡眠不足」「アナログな作業環境」「業務の属人化」「長時間労働」などが原因です。
そして、労働生産性を向上させるには、以下の方法の実践が必要です。

  • 業務の標準化
  • 業務のデータ化
  • 業務の自動化
  • 働きやすい環境づくり
  • アウトソーシングの導入

自社のみで生産性アップの改善が難しい場合は、外部への委託も考えてみましょう。

「社内リソースを自社の重要な業務に集中させ、あとはアウトソーシングに任せたい!」と思った方は、ぜひHELP YOUへお問い合わせ下さい。
アウトソーシングできる業務を切り出し、最適なチームでサポートさせていただきます。

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オンラインアウトソーシングはHELP YOU

500以上のクライアント様が導入


人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

【HELP YOUが選ばれる理由】


1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599(平日10~18時)