経理業務を効率化するメリット!6つの業務改善方法と事例

経理 業務効率化

より働きやすい職場づくりや会社の更なる発展のため、業務の効率化は企業にとって注力して取り組みたいテーマです。

本記事で取り扱う「経理業務」についても、効率化を進めたい対象の一つ。

経理に関する業務は昔からどの企業でも必要なものですが、

「長年の慣習があるので効率化は難しいのでは…」
「属人化してしまっているけれど、かといって人員は増やせないし…」

といった状況を抱え、実際にどのように効率化すれば良いのか、具体的な方法がわからない方も多いかと思います。

そこで、この記事では、経理業務を効率化するメリットやその具体的な方法・おすすめのツールについて、お伝えしていきます。

経理業務の効率化をスタートするための足掛かりになりましたら幸いです。

経理業務効率化のメリット

経理 業務効率化

経理業務を効率化することで得られるメリットとしては、主に下記の内容が挙げられます。

  • 経理業務の負担を軽減
  • 正確性の向上・ミスの削減
  • より重要な業務への注力が可能に
  • セキュリティの向上
  • 多様な働き方の実現
  • 経営者判断の迅速化

それぞれ詳しく見ていきましょう。

経理業務の負担を軽減

経理の業務には、請求書の発行や経費精算など、幅広く、かつ細かな作業が必要となります。

そのほとんどが毎月のように繰り返される作業のため、ペーパーレス化などの効率化をしないまま手作業でのデータ入力中心の方法だと、非常に多くの手間や時間がかかってしまいます。

特に経理担当者が数人しかいない企業だと、疲弊してしまうケースもあるのではないでしょうか。

経理業務に関するシステムを導入したり、後ほどご紹介する経費精算や会計ソフトなどのツールを利用したりすることで、経理業務にかかる作業時間を大幅に短縮することができます。

このことは、経理担当者の負担を減らすとともに、企業にとっても人的リソースやコストを削減できるというメリットをもたらします。

正確性の向上・ミスの削減

数字を扱うことが日常である経理の仕事。

どれだけ注意していても、ヒューマンエラーでミスが起こってしまう場合もあるでしょう。数字に関するミスは、企業の信頼度にも影響してしまうので、特に避けたいもの。

経理業務の効率化を推進する中で、作業や確認のプロセスをよりスマートにしたり、ツールを導入し自動化したりすることは、業務の正確性を上げ、ミスを減らすことにもつながります。

クラウド型のITツールや経理ソフトの中には、イレギュラーな数値に対してアラートを出してくれるような機能が備わっているものもあり、防止策の一つになります。

より重要な業務への注力が可能に

経理業務と一口に言えど、その重要度合いは様々です。より重要なコア業務に作業を集中させることができるようになるのも、効率化のメリットの一つです。

例えば、毎日のルーチンワークである経理作業を自動化することにより、経理担当者は他のコア業務により多くの時間を使うことが可能になります。各部門がより効率的に重要な課題に取り組めていると、組織全体の成長もいっそう期待できることでしょう。

セキュリティの向上

業務の効率化によってデータをペーパーレス化し、クラウド上で取り扱うようにすることで、セキュリティが向上するというメリットがあります。

データのバックアップをクラウド上に残せるので、紙の紛失やデータの削除ミスで、データが完全に消えてしまった、という状況を避けることに繋がります。

また、アクセス権限の範囲を設定したり、データを暗号化することで、情報漏洩のリスクを削減することができるのもメリットです。

多様な働き方の実現

経理業務を効率化することは、なんと、多様な働き方ができる職場環境づくりにもつながります。

現状、経理業務について、

「会社に置いてあるパソコンでしか作業ができない」
「紙の書類整理のためにオフィスに行く必要がある」

といった状況の方もいるかもしれませんが、例えばデータをペーパーレス化してクラウド上で扱うようにすることで、オフィス外での勤務も可能になります。

育児や介護で出勤が難しい社員や海外・地方在住者も経理業務ができるようになり、働き方がネックでこの仕事ができない、という条件を取り払うことができます。

働き方の多様性は、どの企業も考えたいテーマです。

経理をはじめとした効率化は、このようにメンバーの色々な生き方や働き方を応援することに繋がるのです。

経営者判断の迅速化

例えば、毎週決まった時間に資料をまとめ、経営者に経理に関する情報を共有して判断を仰ぐ、というやり方だと、スピーディな判断が求められる際に対応が難しいケースも。

経理業務の効率化を推進し、重要な情報をシステム化することで、リアルタイムにアクセスできるようになります。その結果、社内での情報共有がよりスムーズになります。

そして、必要なタイミングで、より迅速な経営判断、意思決定が下せるようになります。

経理業務を効率化する6つの方法

経理 業務効率化

難しそうに思えてしまう経理業務の効率化ですが、手段は様々にあります。

複数の方法を知ることで、「自社だったらこれができるかもしれない!」というヒントが見つかることでしょう。組み合わせることが可能なものもあります。

また、経理以外にも同時進行で効率化を進められるきっかけになるかもしれません。

ここでは、経理業務効率化を推進するための6つの方法をご紹介いたします。

  • 非効率な業務の見直し
  • ワークフローの改善
  • クラウドツールの導入
  • 総合システムの活用
  • チームコラボレーションの強化
  • アウトソーシングの活用

非効率な業務の見直し

現在行っている業務を洗い出し、非効率な業務で、効率化できそうな作業をピックアップして、見直しを図りましょう。

例えば、手作業で行っている記帳作業に電子帳簿を導入する。経費精算を紙ベースでおこなっているのであれば、経費精算システムを導入する。領収書の管理を電子化すれば、改正電子帳簿保存法に基づく電子データの保存に対応できるようになります。

このように自動化ツールやソフトウェアを導入することで、経費精算の工数削減が可能になり、工数分の経費も同様に削減が期待できます。

ワークフローの改善

経理業務の進め方、ワークフローを改善することで、より効率的に経理業務を進めることが可能になります。

今のワークフローや、各社員がどのような作業をどれくらいの工数で担当しているのかを可視化してみましょう。

確認のタイミングや担当人数の配分など、最適化できる部分はないか、タスクの優先順位は明確になっているか、等を考えてみます。作業担当が重複していると責任の転嫁が起こる場合もあります。また、属人化している業務があるようであれば、フローをフォマット化して担当者以外の人も作業進捗などが確認できるようにするとよいでしょう。

社員それぞれの業務の役割や作業責任の範囲を改めて明確に定義しておくこともできると良いでしょう。

クラウドツールの導入

経理ソフトウェアやデータ管理ツールなど、経理業務をサポートするクラウドツールサービスを導入しましょう。

クラウド上で複数の担当者がデータへアクセスし作業ができるため、情報の共有や作業の引き継ぎをリアルタイムにスムーズに行うことが可能になります。

統合システムの活用

経費精算システム、クラウド会計、会計ソフトなど経理に特化したシステムやソフトウェアの導入だけでなく、ERPシステムに統合するという方法も、効率化を大きく推進することに繋がります。

「ERP」とは、「Enterprise Resource Planning」(企業資源計画)の頭文字をとった言葉。「ERPシステム」とは、「ヒト・モノ・カネ」といった企業の経営に関するあらゆるデータを連携し、一括で管理するシステムのことを指します。

経理部門に限らず、様々な情報をリアルタイムで共有することが可能になり、複数のシステムを使うよりも、連携をスムーズにしてくれます。

チームコラボレーションの強化

経理業務が非効率になってしまっている企業の中には、メンバー間のコミュニケーション不足が原因になっていることもあります。

そんな時には、チームコラボレーションを強化することを考えましょう。

定期ミーティングやチャットのやりとりなどを通して、各メンバーのタスク進捗状況を把握したり、連携して取り組める業務がないかを進んで探してみたりします。

より活発なコミュニケーションをとることは、業務効率化を促進する有効な手段の一つです。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部の企業に委託する、という方法です。

さまざまな業務を依頼することができ、経理担当者がコア業務に集中できる環境を作ることに貢献してくれます。

経理業務の知見やスキルを持った人材が担当するため、高品質なアウトプットが期待できるのも魅力の一つです。

経理業務の効率化を「HELP YOU」がサポート

前章でお伝えしました、アウトソーシングという方法のおすすめの一つとして、「HELP YOU」のオンラインアウトソーシングサービスを、事例と共にご紹介します。

HELP YOUでは、経理業務をはじめとした様々な業務の効率化に貢献できるサービスを提供しています。

経理業務サポートのHELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、経理業務のサポートなど、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】

<チームプラン>
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプラン4つの強み

1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」

2.チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能

3.さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単!頼れる「専属ディレクター」

4.海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、経理業務はもちろん、他にも幅広い業務の依頼が可能です。

  • 総務業務:出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
  • 経理業務:入金管理、支払業務、請求書発行など
  • 人事・採用業務:求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
  • 営業サポート業務:会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
  • マーケティング業務:SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
  • ECサイト業務:売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

料金
月額:10万円~/実働時間:30時間~

 

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください!

 

経理代行による業務効率化の事例1

実際にHELP YOUに経理代行をご依頼いただき、業務効率化を進められた事例を2つご紹介します。

一つ目は、インターネット設備サービスを提供されているクライアントの事例です。

《オンラインアウトソーシング導入のきっかけ》

上場も視野に入れた企業のさらなる成長を目指し、業務量の増加が見込まれる経理部門のリソースの拡充を検討。なぜならば新しく人材を採用して育てるコストと比較した時に、すでに専門知識を持ったアウトソーシングサービスに依頼するのが最適と判断したため。

《経理に関する対応作業》

  • 法人クレジットカード利用の仕訳入力と証憑書類との突合
  • 支払業務
  • 従業員立替精算の一次承認作業
  • 購買関連資料の作成・メンテナンスなど

《お客様口コミ》

依頼から約2ヶ月後には引き継ぎが完了し、社内の経理担当メンバーがよりコアな業務に集中できる体制ができました。その結果、新しいプロジェクトへの参加など、積極的にチャレンジができるようになり、社内に良い影響を及ぼしています。

 

経理代行による業務効率化の事例2

二つ目の事例は、試験の運営サポート企業の事例です。

《依頼内容》

既存顧客中心の営業から新規顧客を増やしていく営業への方針変更に伴い、体制強化の一環として、提案資料の作成からスタート。そこから経理に関する業務や、リサーチ業務、メルマガのコンテンツ制作などに拡大。

《経理に関する対応作業》

  • 業務フローの見直し
  • マニュアルの整備
  • 売上予算入力

《お客様口コミ》

これまで整備されていなかったマニュアルの見直しを通して、業務の進め方自体を再考するきっかけになり、より効率的な方法を落とし込むことができました。

 

経理業務の効率化に特化したおすすめツール

経理 業務効率化

経理業務を効率化するために取り入れたい、おすすめのツール4つをご紹介します。

下記のような経理特化型のシステムを導入することで、作業に必要なリソースや工数が大幅に削減できることでしょう。

  • freee
  • マネーフォワード
  • 弥生会計オンライン
  • 会計王

それぞれの特徴や主な機能、参考料金などを記載していますので、比較検討の参考になりましたら幸いです。

freee

freee

「freee」とは、freee株式会社が提供するクラウド型の会計ソフトです。

個人事業主・法人ともに使用でき、その使いやすさや機能の豊富さから業務効率化のために導入している企業も多いです。

【freeeの特徴】

  • クラウド会計ソフトシェアNo.1
  • 経理初心者にもわかりやすいシンプルな操作性
  • 領収書などの明細をスマホで撮った写真から自動読み込みが可能

【freeeの主な機能】

  • 経費計算
  • 見積・請求書・納品書の作成・管理
  • 決算書作成
  • 出納帳作成
  • 資金繰り表の作成
  • 確定申告の書類作成 など

【freeeの料金】

◎法人向け・ミニマムプランの場合
1,980円 / 月
年払いの場合、年間23,760円。
月払いの場合、2,680円/月。

◎法人向け・ベーシックプランの場合
3,980円 / 月
年払いの場合、年間47,760円。
月払いの場合、5,280円/月。

※表示価格はすべて税抜き価格
※初期費用は0円
※30日の無料お試し期間あり

マネーフォワード

マネーフォワード

株式会社マネーフォワードが提供する「Money Forwardクラウド」は、クラウドベースのソフトウェアです。

中小企業をメインターゲットに、「クラウド会計」や「クラウド請求書」、「クラウド勤怠」など、経理や人事労務の業務効率化を助けるサービスを展開しています。

【マネーフォワードの特徴】

  • 人工知能(AI)搭載で、使うほど学習し、自動入力・自動仕訳がどんどん楽に
  • 経理に限らず、人事労務も含めた11のサービスを使用することが可能
  • 銀行口座やクレジットカード、決済アプリやPOS等、他の様々なサービスと連携が可能

【マネーフォワードの経理に関する主な機能】

  • 決算書の作成
  • 請求書の作成
  • 経費精算
  • 見積・納品・領収・請求書の作成
  • 請求書の支払管理 など

【マネーフォワードの料金】

小規模事業者向け・スモールビジネスプランの場合
年額プラン: 2,980円/月 (35,760円/年)
月額プラン: 3,980円/月

中小企業向け・ビジネスプランの場合
年額プラン: 4,980円/月 (59,760円/年)
月額プラン: 5,980円/月

※表示価格はすべて税抜き価格
※初期費用は0円
※ビジネスプランの場合は、1ヶ月の無料トライアル期間あり

弥生会計オンライン

弥生会計オンライン

弥生株式会社は、小規模法人・中小企業を主な対象に、「弥生会計オンライン」や「Misoca」(請求書作成ソフト)といったクラウド型の経理ソフトウェアを提供しています。

【弥生会計オンラインの特徴】

  • 経理業務のやり方について専門スタッフのサポートが受けられる
  • 会計ソフト・請求書作成ソフト・給与計算ソフトを1年間無料で使用可能(条件・実施期間は要確認)

【弥生会計オンラインの経理に関する主な機能】

  • 決算書の作成
  • 仕訳・記帳の自動化
  • 見積・納品・請求書の作成 など

【弥生会計オンラインの料金】

・弥生会計オンライン
◎セルフプラン
年額26,000円
月あたり2,166円

◎ベーシックプランの場合
年額35,200円
月あたり2,933円

※初年度無料キャンペーンを実施中条件・実施期間は要確認()
※「Misoca」(請求書作成ソフト)の料金は別途
※表示価格はすべて税抜き価格

会計王

会計王

ソリマチ株式会社の「会計王」は、個人・中小企業向けの会計ソフトです。

パソコン1台にインストールして使う通常の「会計王」と、クラウド型の「会計王Pro」があります。

【会計王の特徴】

  • 会計王は27年以上の歴史を持つロングセラー商品
  • 有償の年間保守契約が、初年度は無料で利用可能

【会計王の主な機能】

  • 仕訳・入力
  • 貸借対照表、損益計算書等、集計・分析
  • 資金繰り管理
  • 決算書の自動作成
  • 確定申告書類の作成 など

【会計王の料金】

◎会計王
定価44,000円(税込)

※30日の無料お試しも可能

まとめ

ここまで、経理業務の効率化について、メリットや具体的な方法、おすすめのツールなどを見てきましたが、効率化を推進するイメージはつきましたでしょうか。

経理業務を効率化することは、経理担当者の生産性を向上させるとともに、企業全体の成長や発展に貢献してくれます。

経理の仕事をより効率的に推進する方法は、記事内でご紹介したように、いろいろと存在していますので、自社に合いそうな方法からぜひ取り入れてみてください。

アウトソーシングサービスの導入など、これを機に他の業務の効率化も同時に狙うことも特におすすめです。

HELP YOUでは、他にも役立つ記事を発信していますので、そちらもぜひ見てみてください。

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このようなお悩みを抱える方のため、HELP YOUでは経理業務のアウトソーシングサービスを行っています。

 

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◎領収書のデータ入力や請求書発行など、あらゆる経理業務が片付く
◎現状の課題から最適なフローを導き出し、業務効率化も実現
◎経理業務の負担が減ることで、コア業務に集中できる環境が整う


HELP YOUは一緒に課題を解決するパートナーとして伴走し、貴社の業務効率化を実現します。クライアント様への導入実績は600以上。

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