経理業務はもっと効率化できる!その具体的な方法とは?

経理業務には属人化しやすい特徴があり、外部から問題が見えにくく、業務改善の手立てがわかりにくいため、経理業務の効率化は課題となりやすいポイントです。経理部門は慣例が多く、特に疑問を持つこともなく「そういうものだから」と煩雑な作業を繰り返している企業もあります。

とはいえ経理業務の約80%はルーティーンワークであり、毎月同じ作業を繰り返すことになるため、1度効率化ができると煩雑な業務がずっと楽に進むようになるのです。

そこで、ここでは経理業務を効率化する必要性と、その効果、さらには、効率化するための具体的な方法やおすすめのツールやサービスなどを紹介します。

経理業務を効率化する必要性

何をするにおいても、「効率化」というものは大切なポイントです。適した人数で、適した時間内に適した仕事量をこなすには、できる限りの無駄を省く必要があります。

特に経理業務は会社の金銭に関わる部分のため、重要度が高く且つ迅速な作業が求められます。ここでは、おもに考えられる経理業務効率化の必要性を見ていきましょう。

人材不足への対応

経理に求められる業務は増加する一方ですが、人材不足は非常に深刻です。今後はますます経理部門の担当者に負担がかかることが予想されます。

担当者に負担がかかるうえ、限られた人数で業務をこなしていると、業務が属人化しやすいことも課題です。現状では担当者が変わるたびにミスが発生しやすくなるなど、業務が滞るリスクがあります。

業務を効率化することによって、特定の担当者に依存しない業務のやり方を実現し、現場の負担を軽減する必要があるでしょう。

正確かつスピーディーな処理の要請

経理はお金を扱う非常に重要な部門ですが、それゆえ、1円単位まで正確に処理する必要があり、それと同時に、業務のスピードも求められます。

なぜなら経営判断にも直結するからです。また、月初めや月末など請求処理が集中する期間は、膨大な業務量に残業を余儀なくされることも多くなります。

忙しさに社員の疲労が蓄積して、ミスや2度手間などが発生しやすい時期です。そのため、業務を効率化することによって、正確かつスピーディーな処理の実現が求められます。

経理の役割の変化

経理の業務というと、これまでは伝票処理や月次決算、税務申告書や開示書類の作成などが中心でした。

しかし、経営環境が変化している現代では、経営判断に必要な情報がリアルタイムで報告され、それをビジネスと関連付けて説明することが求められるようになってきています。

経理部門もこれまで以上に付加価値の高い業務へとシフトする必要があり、そのためにも、従来の業務を効率化してそれに対応できるようにしておくべきなのです。

リスク管理

経理は、会社の会計を扱う重要な部門であると同時に、非常にリスクの高い部門とも言えます。会計数値のミスというリスクと、横領などの不正のリスクです。

前者のリスクは、担当者のスキルだけでなく、業務プロセスにチェック機能が欠如していることが原因です。後者に関しては、不正を検知する機能や不正させない牽制効果が欠如していることが考えられます。業務を可視化し、相互監視をすることで、ミスをなくすと同時に不正を起こさない環境を作る必要があります。

経理業務を効率化する効果

経理業務の効率化によって期待できる効果はさまざまですが、以下では主なメリットを紹介します。

社員の負担軽減

業務効率化による最も大きなメリットがこれです。

書類の煩雑なやり取りや入力などの単純作業が効率化できれば、それだけで業務時間が短縮できます。煩雑な業務にかかる時間が短縮できると、社員の負担軽減にもつながるため、経営分析などより重要な業務に時間を割くことができるようになるでしょう。

コスト削減

効率化によってルーティン業務のスピードが上がると、トータルの業務時間も短縮できるため、コスト削減が期待できます。紙データを減らすことができれば、用紙代や印刷代、郵送費などのコストも減らせるでしょう。

ミスの減少

入力などの単純作業を人が行う場合、どんなに正確を期してもミスをゼロにすることは難しいです。

しかし、ITツールを導入すれば、入力や計算などの単純ミスをゼロにできます。また、集計作業も大幅にスピード化できるため、経営分析など、より高度な業務でのアウトプットが期待できるようになるのも大きなメリットです。

経営判断のスピード化

会社は、社長が方針を発表して、それに従って現場が動いた結果として利益を上げます。この取りまとめ役が経理です。

業務効率化によって経理がスムーズに処理できるようになると、月次決算も早期化できますし、その結果、経営陣は素早い意思決定をできるようになるでしょう。

経理業務を効率化するコツ①部署

経理業務の効率化の重要性を見てきましたが、会社から業務改善のための予算がすぐに出るとも限らないため、まずは部署レベルで可能なことから考えていきましょう。

ITツールを活用して紙をなくす

従来のように紙ベースで業務を続けていると、やり取りの手間が発生しますし、紛失のリスクも非常に高いです。これまで紙でやっていたことをExcelで行うようにするだけでも、業務の効率は大幅にアップするでしょう。

さらに、ITツールを活用することで、オンライン上でデータが簡単に共有できるようになり、その確認や報告もパソコンやスマホで簡単にできるようになります。これまでかかっていた業務の手間が大幅に軽減されるでしょう。

領収書は封筒に入れて整理を簡略化する

領収書を整理するのも経理の重要な業務です。

しかし、糊付けしてからノートに整理して…などというやり方だと、「時間がある時にやろう」と後回しにして、いつのものなのかわからなくなってしまったなんてことが起こり得ます。

整理も大切ですが、いちいち細かくやるのではなく、1日単位では小さな封筒に分け、週ごとに大きな封筒に分けるなど、作業を簡略化するのが効率アップの良い方法です。

ミスが起こらない環境を整える

お金などの重要な数字を扱う部門ですから、経理は非常に神経を使います。ミスをなくそうという気持ちは大切ですが、あまりにミスを恐れると緊張のあまり作業が遅くなり、ストレスも増大します。

一人のミスが大事とならないように、二人体制などのチェックできる体制で、社員がミスを恐れずに仕事ができるよう環境を整えることが大切です。

経理業務を効率化するコツ②全社

部署レベルでできることをやったら、あとは会社全体で効率化を進めていくべきです。そのための方法を見ていきましょう。

会計ソフトの導入

会計ソフトを導入すれば大幅な効率化が実現可能です。クラウドで利用できる会計ソフトならソフトのインストールも必要ないため、ネット環境があるだけで最新のソフトが利用できます。

法人クレジットカードの活用

会社に必要な経費が発生するたびに、個々の社員がいちいち領収書を発行してもらっていては、手間がかかるうえに経理にとっても負担です。法人クレジットカードは社員に追加カードを発行できるため、社員が立て替えた経費を一括で管理できるようになります。

デュアルディスプレイの導入

経理での業務は同時に複数のファイルを開いて作業することが多いため、一つのディスプレイでは、頻繁に画面を切り替える必要があるため手間がかかります。

そこでデュアルディスプレイの導入により、同時に異なるファイルを別々の画面に表示できるようになり、作業効率は劇的にアップするでしょう。

フォーマットの統一

経理では、各部署ごとにフォーマットが異なる報告書を受け取ることがあります。

しかし、フォーマットが異なると、処理する側は報告書の内容を一件一件チェックしなければならないため、作業に膨大な時間がかかってしまうのが問題です。誤記やミスを防ぐためにも、フォーマットは事前に統一しておきましょう。

アウトソーシングの活用

経理業務の効率化がなかなか進まない場合は、思い切ってアウトソーシングの活用も考えてみましょう。

伝票処理、決算処理、税務申告、報告書作成など、単純な作業から専門知識を要する作業まで、高いスキルとノウハウを持つ専門家に任せられるため、業務効率化と同時に質の高い成果を期待できます。

また、特定の社員に業務が属人化してしまうことも避けられるため、社員の退職のたびに発生する採用コストが抑えられますし、引き継ぎの手間も軽減できるというメリットも大きいです。

経理業務効率化のためのおすすめツール

経理の業務を効率化できるおすすめのツールを4つ紹介します。

チャットツール

経理担当者はデータをメールでやり取りすることも多いですが、そのたびにメールの共有範囲を設定したりするのは面倒です。また、依頼したタスクが正確に伝わっているのかわかりにくいなどの悩みもあります。

その点、クラウドを利用したチャット形式のプロジェクト管理ツールを使えば、上記の悩みが解消できます。

たとえば「Chatwork」では、パソコンからでもスマホからでもタイムラインでやり取りが確認できるため、時間や場所を選ばず、いつでも正確な情報共有が可能です。

EvernoteとScanSnap

スキャナーを使って書類を1枚ずつPDF化する作業はとても手間がかかります。

そんな作業を毎回を行っている会社であれば、クラウドに保存できるノートアプリのEvernoteと、紙データを連続で読み込めるScanSnapを使うことで大幅な効率化が実現可能です。

Evernoteに記録した情報はネット環境があればパソコンでもスマホでも確認できるため、出先で必要な資料があるときにも便利です。

クラウド会計ソフト

会計ソフトの導入については先に少し触れましたが、業務改善を図るなら、クラウド会計ソフトの導入をおすすめします。

通常の会計ソフトでは、出納帳からソフトに打ち直さなければならなかったり、データのやりとりが面倒だったりといった問題がありますが、クラウド会計ソフトならWeb上で取引内容が自動的に仕分けされるため、経理業務に劇的な変革をもたらしてくれるでしょう。

Web帳票発行システム

Web帳票発行システムは、請求データを一括で読み込んで即座に請求書へ反映できるシステムです。さらに、印刷や押印、封筒入れや送付まで自動化できるため、社員の負担が大幅に軽減できます。

経理業務効率化のためのサービス

 

最後に、経理の業務効率化に利用できるおすすめのサービスを紹介しましょう。

HELP YOU

デジタルトランスフォーメーション 成功事例7

株式会社ニットが運営するHELP YOUは、採用率1%の難関をクリアした優秀なスタッフ揃いの業務効率化サービスです。

97%という驚異のリピート率を誇り、どんな要望でも高品質かつスピーディーに対応してくれます。

しかも、個人ではなくチームで業務に取り組むため、漏れのない高いレベルの成果が期待できます。

経理業務を始め、人事や総務、秘書代行、分析などあらゆる業務を請け負ってくれますので、業務効率化で困っていることがあれば何でも相談可能です。

 

日立トリプルウィン

日立トリプルウィンは、経理や給与計算のアウトソーシング会社です。

大企業の子会社の強みを生かして、蓄積されたノウハウで業務効率の改善を助けてくれます。きめ細かな運用体制により、高品質の成果が期待できるでしょう。

また、日立のデータセンターを利用しているためセキュリティレベルが高く、自社の大切な情報をしっかり保護してくれますので、安心してアウトソーシングすることができます。

東京・大阪経理代行サポートセンター

東京・大阪経理代行サポートセンターは、経理専門のアウトソーシングです。税理士の運営する会社なので、経理業務の効率化はお手のものであり、高品質の成果をリーズナブルな価格で提供してくれます。

東京と大阪だけでなく全国に対応しており、料金プランも豊富です。効率的なシステムを確立しており、さまざまなサービスを低価格で提供しています。スキルの高い人に仕事をお願いしたいけど、なるべくコストを抑えたい、という人に最適なサービスです。

NOC

NOCは、経理業務を始めとしたバックオフィス中心のアウトソーシングです。運営歴30年以上の実績があり、多くの企業から頼りにされています。

積み重ねた業務ノウハウ、高いシステム技術、スキルと経験の豊富な専門性の高い人材を武器に、顧客のニーズに合わせた質の高いサービスを提供できるのが強みです。

サービス導入前に、顧客と細かい相談や運用実態の確認をしてくれるため、問題やトライブルを最小限に抑えてくれる安心感もあります。

まとめ

業務が属人化しやすく、なかなか効率化が進まない部門と考えられることの多い経理ですが、実は経理業務の約8割はルーティン業務であり、実は少し工夫するだけで非常に効率化しやすい部門です。

部署レベルで改善できることも多く、会社をあげてITツールやアウトソーシングを導入すれば、劇的な効果が期待できます。

経理は会社経営にも直結する重要な部門ですので、担当者が煩雑な作業で疲弊することなく、常に高いパフォーマンスを発揮できる環境を整えておくことが重要です。

上記を参考に業務効率化を果たすことができれば、経理担当者は経営分析などのより高度な業務に注力できるようになるでしょう。

 

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