「事務作業をもっと効率的にできないだろうか…」
「業務の生産性をアップするにはどうしたらいいのか…」

企業の更なる成長やより仕事しやすい環境づくりのために、業務効率を改善し、生産性を向上させたいと考える企業の方も多いのではないでしょうか。

事務作業などの業務改善を図り、自動化やアウトソーシングを利用することで、多くの時間を節約することが可能になります。

しかし、実際に業務を改善しようと思っても、具体的な方法や取り入れるべきツールがわからないとなかなか実施に踏み出せないことも。

そこで、この記事では、業務改善を考える小規模の企業の方に向けて、具体例を交えながら、成功させるポイントや進め方などをご紹介していきます。

ぜひ最後までお付き合いくださいませ！

小さな会社ほど業務改善が成功しやすい

初めにお伝えしたいのが、小さな規模の会社ほど、業務改善が成功しやすい、ということです。

これには主に2つの理由があります。

まず、大きな会社になればなるほど、何か改善策が提案されても、実行するためには複数の稟議が必要になるケースが多いです。

そのため、小さな改善だとしても実施のハードルが高く、時間もかかってしまいます。

対して、小規模企業だと稟議が要らない場合が多いので、改善のアイデアが出てから、すぐに取り入れてみることが可能です。

トライアンドエラーが大規模企業よりも気軽にできるのは、小さな会社のメリットです。

また、情報の共有がしやすいことも、小規模企業の業務改善がうまく行くもう一つの理由です。

少人数であることから大規模企業よりも社内メンバーとの距離が近いため、改善策の内容はもちろん、課題感や意図の説明など、コミュニケーションを密に行うことができます。

ツールの使い方など質問がある場合にも受け答えがしやすく、情報が行き渡らなくて実施ができない、という状況を回避することが可能です。

小規模の企業の方は、これらの特徴を活かして、ぜひ業務改善にトライしてみてはいかがでしょう。

小さな改善が大きな成果に！企業事例

さて、業務における小さな改善に取り組み、実際に成果を出されている3つの企業具体例をご紹介します。

業務の効率化や生産性向上のアイデアやヒントが詰まっていますので、参考にしてみてください。

業務の棚卸しとスキルマップの作成「株式会社Yell Pharmacy」

複数の調剤薬局を運営している株式会社Yell Pharmacyではそれぞれのメンバーが行なっている業務を洗い出し、リスト化をしました。

そして、各自にその業務習熟度を自己評価してもらい、誰が何をどのレベルでできるのか、指導することは可能か、が一眼でわかるスキルマップを作成。

仕事の割り振りやマネジメントに活用することで、残業の削減や効率的なスキルアップの機会を増やすことに成功しました。

出典：株式会社ワーク・ライフバランス「株式会社Yell Pharmacy様の事例」

重要度の低い業務を削減「株式会社えがお」

健康食品の通信販売を手がける株式会社えがお。

より働きやすい環境づくりの一環として、業務の見直しを行い、重要度の低い業務を削減することにしました。

作り込んでいた資料作成やメールのやりとり等も簡素化することで、なんと残業ゼロを実現。残業することが普通になっていた社内風土から脱却し、生産性をアップさせることができました。

出典：ココクマ「【連載・働き方改革／株式会社えがお】業務の効率化と生産性アップで残業ゼロへ　すべての社員が活躍できる環境づくり」

当たり前を変え業務効率向上「株式会社シップス」

アパレル販売の株式会社シップスでは、各店舗で営業時間外に行なっていた掃除の時間を、メンバーミーティングの時間として活用するようにしました。

掃除は営業時間内のお客様の少ない時間に分割して行うようにし、代わりに店長とスタッフがその日の目標を共有する時間をとる、という新しい習慣を作ったのです。

ミーティングを通して課題やゴールをメンバー間で話し合うことがモチベーション向上につながったとともに、営業時間をいかに効率的に使うかの工夫アイデアも生まれました。

稼働時間を減らしながら売上アップ、という嬉しい結果も。

当たり前になっていた慣習を疑うことで、業務効率が向上した事例の一つです。

出典：株式会社ワーク・ライフバランス「株式会社シップス様の事例」

小さな会社の業務改善を成功させる3つのポイント

小さな会社が業務改善を図る際に知っておきたい、3つのポイントを解説していきます。

1. 意識改革
2. 業務の自動化
3. アウトソーシングの活用

改善アイデアを成功に導くために、ぜひこれらのポイントをおさえておきましょう。

1.意識改革

企業も人も、これまで習慣になっていたことを変えるというのは、一朝一夕でできることではありません。

そのため、たとえ小さな業務改善だとしても、慣習化していることを「変えていく覚悟」を持つことが重要。

担当者だけではなく、スタッフ全員の意識改革をし、前向きな協力を得ることは、改善計画の成功に必要不可欠なのです。

改善策だけではなく、どうしてその改善が必要なのか、といった問題認識からしっかりと共有をして、変える必要性を理解してもらいます。

そして、スタッフそれぞれが変化を受け入れ、新しい業務フローに馴染めるように、十分な教育とトレーニングの機会を設けるようにしましょう。

2.業務の自動化

これまでアナログで行なってきた業務を、IT化・デジタル化することで、時間や手間をカットし、業務の作業効率を大幅に向上させることが可能です。

データがクラウド上に保存されることで、いつでもどこからでもアクセスでき、すばやい対応が可能になったり、遠隔でも作業ができるようになります。

セキュリティ面においても、紙や社内の限られたパソコン内にデータを残すよりも、データをより確実に保護することが叶うなど、メリットがいろいろとあります。

例を挙げると、下記のようなシステムを取り入れることで、さまざまな業務を自動化できます。

3.アウトソーシングの活用

業務改善は、必ずしも社内のみで完結させる必要はありません。

例えば、業務を改善するために新しいツールを導入して、担当になった社内メンバーの負担が増えてしまった、などは避けたいこと。

アウトソーシングといった外部の力に頼ることも、業務改善を成功させる大きなポイントの一つです。

アウトソーシングとは、一部の業務を外注先に委託することを指します。

近年は、アウトソーシングサービスを活用して、事務作業やマーケティング関連の業務などを外注し、業務効率化を進める企業が増えてきています。

オンラインで気軽に依頼できるサービスもあり、業務改善の成功に一役買ってくれるでしょう。

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

前章でお話しましたアウトソーシングサービスの一つとして、私たちHELP YOUのご紹介をします。合わせてHELP YOUが携わった小さな業務改善の事例も記載しています。

HELP YOUとは

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

• 総務業務：事務作業、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
• 経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
• 人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
• 営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
• マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
• ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

小さな改善事例1

7名のスタッフで実店舗とECサイトの運営を行なっている石けんブランド「LATVIA HAZE（ラトビア・ヘイズ）」様。

少数精鋭のため、一人ひとりが抱える業務が多かったため、業務の効率化を考え、HELP YOUに依頼をいただきました。

特に経営者やメンバーにとって知見の少なかったWebサイト運営やデータ分析についての業務において、HELP YOUを相談役として活用いただいています。

プロであるHELP YOUのメンバーと二人三脚で取り組むことで、疑問や不安を解消し、より安心かつ効率的にECサイト運営ができるようになりました。

HELP YOUをWeb領域の相談役として活用。7人体制の石けんブランドに聞く外注のコツ

小さな改善事例2

「鳥生工務店」さまは、従業員20名弱の不動産・土地分譲の売買の仲介会社です。

営業やお客様との打ち合わせで外に出る時間も多く、書類作成などの事務作業が追いつかない状況に課題感を持たれ、HELP YOUへご相談をいただきました。

資料作成やリサーチ業務などにおいて活用いただき、その分、よりコアな業務に集中できる環境になったと声をいただきました。

地方の会社・専門色の強い建設業でもHELP YOU活用は達人級　鳥生工務店さま

小さな会社の業務改善を成功させる進め方

では、業務改善は具体的にどのように進めていけば良いのでしょうか。進め方について下記の5つのステップに分けて、ご説明していきます。

• 業務の棚卸し
• 目標設定
• 改善計画を立てる
• 調整
• 効果測定

業務の棚卸し

まずは今ある業務を全て洗い出し、現状の把握をしましょう。

現在行っている仕事のうち、必要なこと・ムダなこと、自分たちでやるべきこと・外部に依頼できること等を仕分けし、見える化します。そうすることで、業務の効率化のために取り組むべきことがよりはっきりしてきます。

さらに、必要と判断した作業について、自動化やツールの導入など、効率化の具体的な方法を探ってみましょう。例えば、RPA(注1)などを導入することでバックオフィス系の作業を自動化し、時間のムダを省くことが可能になります。

Excel(エクセル)をGoogleの提供するクラウドサービスの一つであるスプレッドシートに置き換えることも、効率を上げる方法の一つです。スプレッドシートの場合、インターネットにアクセスできる環境であれば、社内・社内問わずに作業ができますし、メンバー間でのデータの共有もよりスムーズになります。

注1: 「Robotic Process Automation（ロボティクス・プロセス・オートメーション）」の略称。通常人がパソコン上で行っている作業を、AIや機械学習などの技術によって自動化させる仕組みを指す。人材不足の解消や生産性向上に役立つことから、国内外で浸透してきている。

目標設定

棚卸しができたところで、「何を達成できたらいいか」「どんな状態を目指したいか」といった目標を設定しましょう。

例えば、

「残業時間をゼロにする」
「営業に集中できる環境にして利益率を◯％アップさせる」
「ムダな作業がなくなり従業員満足度が向上」

といった業務を効率化したことで享受できる結果を目標に掲げます。

ゴールの状態を明確に定義しておくことで、業務改善アイデアの方向性も見えやすくなります。

改善計画を立てる

あれもこれも同時に進めてしまうと、どれも中途半端になってしまう可能性大ですので、きちんとプランニングすることも大切です。

目標に向けてどのような順番でどのように進めていくのか、行動計画を作成しましょう。

さらには目標を達成するための効率的な業務マニュアルを作成し、共有することもおすすめします。

効果測定

業務改善が実際に会社の業績や業務効率にどのような影響を与えたかを測定し、評価します。

売上や利益率、生産性等の定量的な評価だけではなく、従業員の満足度や顧客満足度といった定性的な評価も合わせて見ることが大切です。業務改善が従業員やお客様にも好影響を与えていることが確認できたら、大成功と言えるでしょう。

調整

改善計画は一度作成したら終わり、というわけではありません。計画に沿って改善策を実施しながら、定期的な振り返りをして調整をかけましょう。

継続的な調整を繰り返すことで、より業務効率を向上させる最適な業務改善をすることが可能になります。

中小企業の業務改善におすすめのツール

業務改善は、便利なツールの活用やファイル名のルール化などで、経費をかけなくても今すぐに取り入れられるものがあります。ここでは、中小企業の業務改善に役立つおすすめのツールをご紹介します。

すぐに取り入れたい「単語登録」機能

わざわざ経費をかけて新しいITツールを取り入れなくても、パソコンに内蔵されているソフトで作業効率が格段にアップする方法があります。

Windowsの「単語登録」機能を活用しましょう。頻繁に使うフレーズや一発変換されない用語を登録しておくと便利です。

例えば、「よろ」と入力すると「よろしくお願いいたします。」と変換されるなど、入力にかける時間を短縮できます。

こうした毎日の小さな積み重ねが、1カ月、1年と積もると大きな時間短縮になります。

ムダな時間をなくすファイル名のルール化

ファイルの管理には、社内でも部署ごとにそれぞれのルールが存在しているのではないでしょうか。この機会に社内でファイル名のルールを統一しましょう。

例）
20190510_世界商事株式会社様_提案書_鈴木.doc
日付_取引先　様_ファイルの性質_作成者

あらかじめ「様」をつけておくことで、取引先にそのまま送る際にもファイル名を変更することなくそのまま送れます。
ファイル名を統一することで、作業の進行中はもちろん終了後もファイル管理がしやすくなり、業務効率化につながります。

社外メールはテンプレート化で時短に

取引先への社外メールは今でも、挨拶から入ることは珍しくありません。頻繁にやりとりする取引先は、メール文面をテンプレート化してしまいましょう。

毎日のようにやりとりするメールによって短縮できる効果は計り知れません。

ファイル共有にはGoogleドキュメント

社内で専用サーバーを用意してファイル管理をしている企業も多いでしょう。

在宅ワーカーなどを抱えている企業では、Googleドキュメントを利用するとスムーズにファイルをやりとりできます。

Googleドキュメント・Googleカレンダーを共用することで、リアルタイムでのデータ入稿・修正も可能になり、在宅で働く環境でもファイルの受け渡しが容易になります。

まとめ

この記事では、小さな規模の会社が業務改善をどのように進めるべきかや成功のためのポイント等を解説してきました。イメージがつきましたでしょうか？

たとえ小さな改善でも、仕事の業務効率化で生産性を向上させ、会社をより進化させることに繋がります。

アウトソーシングなど外部の腕も借りながら、ぜひ業務改善に取り組んでみてください。

少しでもこちらの記事が読者の皆様のヒントになっていましたら幸いです。

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