中小企業の業務改善を成功させるコツ。中小企業だからこそすぐに取り組めて効果の上がる方法とは?

中小企業の業務改善

働き方改革が施行され、残業削減や生産性向上に向けた動きが活発になっていますが、
残業を減らすのにも生産性を上げるのにも、
基本となる業務を見直して問題点を一つひとつ潰していくことに、解決の糸口があります。
そこでこの記事では、中小企業の業務改善を成功させるコツについてお伝えします。

言うまでもなく業務改善は、「改善」が目的ではありません。
改善することによる残業削減や生産性向上が最終目的です。
つまり今の業務の課題や問題点を把握することが出発点です。

業務改善のやり方は、会社の規模や業態などによっても違ってきます。
まずは、日々の業務の問題点を洗い出すことが、業務改善の第一歩です。

中小企業の業務改善がうまくいく理由

中小企業の業務改善がうまくいく理由

中小企業は、大企業に比べ、意思決定に時間がかからないという特徴があります。
中小企業は、社長が経営権を握っていることが多く、やると決めたら意思決定に時間がかかりません。
大企業のように稟議を上層部に上げたり役員会議で決裁を仰いだりといった時間がかからない上、規模が小さいので社長が業務全体を俯瞰することができ、人員配置や業務内容の見直しなどに着手しやすい環境と言えます。

まず取り組むべきは業務の棚卸

働き方改革が掲げる施策の一つに残業の削減があります。
しかし、これまでと同じ業務量を同じ人員でこなしていては、時間短縮することは容易ではないでしょう。
では、何をどうしたら残業を減らすことができるでしょうか。
それには、毎日やっている作業を一つひとつ書き出してみることです。
業務の棚卸は、置かれている環境によってさまざまでしょう。
例えばチームでプロジェクトを進行させているなら、自分の担当箇所とそれがチーム全体に及ぼす影響、いつまでに自分の作業を完了させないと、後工程に影響が出るのか、
リストアップすることで、新たに気づくことがあったり全体の流れとして俯瞰することもできます。
現状を再認識し、その上で課題を探っていくのです。

目標設定の重要性と情報の共有化がしやすい

規模が小さいと、社員の結束や統合が図りやすいと言えます。
自分たちの関わる事業がどこでどんなふうに社会の役に立っているかも、規模が小さいことで見えやすく社員も把握しているからです。
業務改善を成功させるには、「目標設定」が欠かせません。それは中小企業でよく目にする壁に掲げたスローガンであってはなりません。筆文字で書かれたスローガンは「風景化」します。つまり、時間が経つと、誰の目にも止まらないただの紙切れです。
社長は、会社の目標を自分の言葉で社員に伝える必要があります。

属人化からの脱却

人手不足の中小企業の場合、仕事が人に属している「属人化」で業務を回しているところが多いのが現状です。
まだまだ技術職や職人などにその傾向が多く残っています。
しかし、近年、和食や伝統工芸の世界にも少しずつ変化が表れてきています。
技は見て盗むものから、教え伝承するものへと変わりつつあるのです。
仕事が人に属していては、人が休んだときに仕事が回らず企業責任を果たせないことにもなりかねません。
そんな綱渡りのような危険な人員配置は今すぐ見直し、企業はいつでも同じ品質のアウトプットができる環境を整えておかなければ、生き残りは厳しいでしょう。
そのためにも、業務マニュアルを早急に整備する必要があります。

業務改善のポイント

業務改善のポイント

業務の棚卸や目標設定の共有化で、中小企業の業務改善の方向性が見えてきました。
更なる業務改善のポイントは、品質・コスト・時間です。限られた時間内で、同じ人数でこれまでと同じ品質の製品を作るために、3つを押さえて改善していく必要があります。

マニュアル化で人的コストを抑える

人員が限られた中小企業の場合、自分の担当業務の他に少なくとも関連業務を一つはこなせるようにしておいたほうがよいのです。
そのためにマニュアルを整備して、誰がやっても一定のレベルのアウトプットができるように備えておきましょう。

マニュアルの整備は、人的コストが抑えられるというメリットもあります。
技術の習得に無駄に時間をかけていたのが、マニュアルを整えたことで、短時間で覚えることができ、結果、成果物の質もアップするよい循環が生まれます。

時間と場所をフレキシブルにすることで最大のパフォーマンス

人にはそれぞれ働きやすい環境があります。
時差出勤や在宅勤務など、フレキシブルに働ける環境を用意することも業務改善の一つの方法でしょう。
会社だと、座席配置によっては落ち着けない状況のため業務がはかどらなかったのが、在宅で自分のペースでできることで、出社する以上によいアウトプットができることもあります。
出勤しないとできない製造や営業の仕事は別としても、クリエイティブな業務や出勤しないでもできる業務には、働きやすい環境を認めることも業務改善の一つではないでしょうか。

コストカット=経費削減ではない

中小企業に限らず経費削減は近年厳しいものがあります。
事務用品は自己負担というシビアな中小企業も少なくありません。
事務用品の10円単位の経費削減にこだわるより、成果の上がらない事業の見直しやプロジェクトからの撤退など全体を見通して見極めを勇断すべきです。
利益に対する経費を何にかけるのか、判断は経営陣の責務です。

業務改善の取り組み実例

業務改善の取り組み実例

掃除は開店前に済ませ、万全の体制でお客様をお迎えする。
これまでのあたりまえを疑うことから、業務の改善が行われた事例をご紹介しましょう。
小回りの効く中小企業だからこそすぐに取り入れ実践することで、成果が目に見えて現れてくるでしょう。

売り上げ目標を共有して時間内に達成

アパレル販売のSHIPSは、これまで当然のように行っていた朝掃除の時間を朝ミーティングの時間に当てました。
店長とスタッフとの一日の目標を共有する時間としたのです。
すると各自の課題が見えてきて、モチベーションが上がり、結果、限られた時間内で売り上げ増につながりました。

アパレル販売SHIPS/朝掃除をやめ目標共有の時間を確保

重要度の低い業務を思い切って削減して残業削減

健康食品の通信販売を手がける株式会社えがおでは、業務の棚卸を行い、不要な業務を削減。
資料作成やメールやりとりも簡素化しました。
それによって残業ゼロを実現しました。
残業ゼロによる給料の減額には、賞与で還元し、残業ありきの給与体系を変えました。

株式会社えがお/重要度の低い業務を思い切って削減して業務改善

業務改善におすすめのツールとサービス

業務改善は、便利ツールの活用やファイル名のルール化などで、経費をかけなくても取り入れられるものもあります。一方で、こまごまとした入力作業や経理は、思い切ってアウトソーシングして社員の負担を減らすのも方法でしょう。
中小企業の経営者様にお役に立てるサービスをご紹介します。

これは便利!すぐに取り入れたい「単語登録」機能

わざわざ経費をかけて新しいITツールを取り入れなくても、パソコンに内蔵されているソフトで作業効率が格段にアップする方法があります。ウィンドウズの「単語登録」機能を活用しましょう。頻繁に使うフレーズや一発変換されない用語を登録しておくと、便利です。例えば、「よろ」と入力すると「よろしくお願いいたします。」と変換されるなど、入力にかける時間を短縮できます。毎日の小さな積み重ねが、1か月、1年と積もると大きな時間短縮になります。

ファイルを探すムダな時間をなくす、ファイル名のルール化

ファイルの管理には、社内でも部署ごとにそれぞれのルールが存在しているのではないでしょうか。
業務改善のこの機会に、社内でルールを統一しましょう。
一例として、
20190510_世界商事株式会社様_提案書_鈴木.doc
日付_取引先 様(※必須 取引先にそのまま送る際にも様をつけていることでファイル名を変更することなくそのまま送れる)_ファイルの性質_作成者

ファイル名を統一することで、進行中はもちろん、作業終了後もファイルが探しやすくなり、業務効率化につながります。

社外メールはテンプレート化で時短に

取引先への社外メールは今でも、挨拶から入ることは珍しくありません。
頻繁にやりとりする取引先は、メール文面をテンプレート化してしまいましょう。
毎日のようにやりとりするメール、それによって短縮できる効果は計り知れません。

ファイルの共有にはグーグルドキュメントが、安全・便利

社内で専用サーバーを用意して、そこでファイル管理をしている企業も多いでしょう。
もし、在宅ワーカーなどを抱えている企業では、グーグルドキュメントを利用すると、便利にファイルをやりとりできます。
グーグルドキュメント・グーグルカレンダーを共用することで、リアルタイムでのデータ入稿・修正も可能になり、在宅で働く環境でもファイルの受け渡しが容易になります。

業務改善をHELP YOUがお手伝い

伝票の入力作業や、経理事務をアウトソーシングできることをご存じでしょうか。
オンラインアシスタントのHELPYOUでは、採用率1%の優秀なアシスタントがチームであなたの業務をサポート、代行します。
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HELP YOU可能業務

 

まとめ

業務改善は中小企業が今すぐ取り組むべき課題だと言うことがおわかりいただけたでしょうか。
中小企業にとって、業務改善なしに働き方改革を成功させることはできません。
ますは業務の棚卸から始めて、利益を確保していくためには問題点を一つひとつ解消していくことです。
業務改善を成功させるのは、経営者の本気度にかかっているのです。

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