中小企業の業務改善を成功させるコツ!今すぐ取り組める効果的な方法とは?

働き方改革が施行され、残業削減や生産性向上に向けた動きが活発になっています。
残業を減らすのにも生産性を上げるのにも、基本となる業務を見直して問題点を一つひとつ潰していくことに、解決の糸口があります。

そこで、この記事では中小企業の業務改善を成功させるコツについて解説。業務改善の成功事例や、おすすめのツール・サービスもご紹介します。

言うまでもなく、業務改善は「改善」そのものが目的ではありません。
業務改善による残業削減や生産性向上が最終目的です。つまり、今の業務の課題や問題点を把握することが出発点です。

業務改善のやり方は、会社の規模や業態などによっても違ってきます。日々の業務の問題点を洗い出すことが業務改善の第一歩です。

中小企業の業務改善がうまくいく理由

中小企業は、大企業に比べて意思決定に時間がかからないという特徴があります。
大企業のように稟議を上層部に上げたり、役員会議で決裁を仰いだりといった時間がかからない上、経営者が業務全体を俯瞰することができ、人員配置や業務内容の見直しなどに着手しやすい環境と言えます。

まず取り組むべきは業務の棚卸

働き方改革が掲げる施策の一つに残業の削減があります。
しかし、これまでと同じ業務量を同じ人員でこなしていては、時間短縮することは容易ではないでしょう。

では、何をどうしたら残業を減らすことができるのでしょうか?

それには、毎日やっている作業を一つひとつ書き出してみることです。業務の棚卸は、置かれている環境によってさまざまでしょう。
例えば、チームでプロジェクトを進行させているなら、自分の担当箇所とそれがチーム全体に及ぼす影響、いつまでに自分の作業を完了させないと、後工程に影響が出るのか。

それらをリストアップすることで新たに気づくことがあったり、業務全体の流れを俯瞰することができます。現状を再認識し、その上で課題を探っていきましょう。

目標設定の重要性と情報の共有化がしやすい

一般的に、企業規模が小さい方が社員の結束や統合も図りやすいと言えます。
自分たちの関わる事業がどこでどんなふうに社会の役に立っているかが見えやすく、社員一人一人も把握しているからです。

その上で、業務改善を確実に成功させるには「目標設定」が欠かせません。しかし、それは中小企業でよく目にする壁に掲げたスローガンであってはなりません。文字で書かれたスローガンはいずれ「風景化」します。
つまり、時間が経つと誰の目にも止まらないただの紙切れになるということ。経営者は、会社の目標を自分自身の言葉で社員に伝える必要があるのです。

属人化からの脱却

人手不足の中小企業の場合、「属人化」の状態で業務を回しているところが多いのが現状です。
仕事が人に属している状態だと、誰かが休んだ時に仕事が回らないという事態に陥ることもあるでしょう。

そのような人員配置は今すぐに見直し、いつでも同じ品質のアウトプットができる環境を整えておかなければなりません。そのためにも、業務マニュアルを早急に整備する必要があります。

中小企業の業務改善ポイント

業務の棚卸や目標設定の共有化で、中小企業の業務改善の方向性が見えてきました。
更なる業務改善のポイントは、品質・コスト・時間です。

限られた時間内に、同じ人数でこれまでと同じ品質の製品を作るためには、この3つのポイントを押さえる必要があります。

マニュアル化で人的コストを抑える

人員が限られた中小企業の場合、自分の担当業務の他に少なくとも関連業務を一つはこなせるようにしておいたほうがよいでしょう。
そのためにはマニュアルを整備して、誰がやっても一定のレベルのアウトプットができるように備えておく必要があります。

マニュアルの整備は、人的コストが抑えられるというメリットもあります。
マニュアルを整えることで、これまで膨大な時間をかけて覚えていた業務も短時間で覚えることができ、結果的に成果物の質もアップするという良い循環が生まれます。

働く時間と場所をフレキシブルにする

人にはそれぞれ働きやすい環境があります。時差出勤や在宅勤務など、フレキシブルに働ける環境を用意することも業務改善の一つの方法と言えるでしょう。

在宅勤務により自分のペースで仕事ができることで、出社時以上に質の高いアウトプットができることもあります。

クリエイティブな業務や出勤しなくてもできる業務に関しては、働きやすい環境を認めることも業務改善の一つではないでしょうか。

コストカット=経費削減ではない

中小企業に限らず、経費削減は近年厳しいものがあります。事務用品は自己負担というシビアな中小企業も少なくありません。

しかし、事務用品の10円単位の経費削減にこだわるよりも、成果の上がらない事業の見直しやプロジェクトからの撤退など、業務全体を通して見極めるべきです。
利益に対する経費を何にかけるのか、その判断は経営陣の重要な責務と言えるでしょう。

業務改善の取り組み実例

掃除は開店前に済ませ、万全の体制でお客様をお迎えする。このような「当たり前」を疑うことから、業務の改善が行われた事例をご紹介します。

小回りの効く中小企業だからこそ、すぐに取り入れて実践することで、成果が目に見えて現れてくるでしょう。

売上目標を共有して時間内に達成

アパレル販売のSHIPSは、これまで当然のように行っていた朝掃除の時間を朝ミーティングの時間に当てました。店長とスタッフとの一日の目標を共有する時間としたのです。

すると各自の課題が見えてきて、従業員のモチベーションが上がり、結果的に限られた時間内でも売り上げ増につながりました。

参考:アパレル販売SHIPS 朝掃除をやめ目標共有の時間を確保

重要度の低い業務を思い切って削減

健康食品の通信販売を手がける株式会社えがおでは、業務の棚卸を行い、不要な業務を削減。

資料作成やメールやりとりも簡素化し、残業ゼロを実現しました。残業削減による給料の減額には賞与で還元し、残業ありきの給与体系を変えたのです。

参考:株式会社えがお 重要度の低い業務を思い切って削減して業務改善

中小企業の業務改善におすすめのツール

業務改善は、便利なツールの活用やファイル名のルール化などで、経費をかけなくても今すぎに取り入れられるものがあります。
ここでは、中小企業の業務改善に役立つおすすめのツールをご紹介します。

すぐに取り入れたい「単語登録」機能

わざわざ経費をかけて新しいITツールを取り入れなくても、パソコンに内蔵されているソフトで作業効率が格段にアップする方法があります。

Windowsの「単語登録」機能を活用しましょう。頻繁に使うフレーズや一発変換されない用語を登録しておくと便利です。
例えば、「よろ」と入力すると「よろしくお願いいたします。」と変換されるなど、入力にかける時間を短縮できます。
こうした毎日の小さな積み重ねが、1カ月、1年と積もると大きな時間短縮になります。

ムダな時間をなくすファイル名のルール化

ファイルの管理には、社内でも部署ごとにそれぞれのルールが存在しているのではないでしょうか。この機会に社内でルールを統一しましょう。

例)
20190510_世界商事株式会社様_提案書_鈴木.doc
日付_取引先 様_ファイルの性質_作成者

あらかじめ「様」をつけておくことで、取引先にそのまま送る際にもファイル名を変更することなくそのまま送れます。
ファイル名を統一することで、作業の進行中はもちろん終了後もファイルが探しやすくなり、業務効率化につながります。

社外メールはテンプレート化で時短に

取引先への社外メールは今でも、挨拶から入ることは珍しくありません。頻繁にやりとりする取引先は、メール文面をテンプレート化してしまいましょう。
毎日のようにやりとりするメールによって短縮できる効果は計り知れません。

ファイル共有にはGoogleドキュメント

社内で専用サーバーを用意してファイル管理をしている企業も多いでしょう。
在宅ワーカーなどを抱えている企業では、Googleドキュメントを利用するとスムーズにファイルをやりとりできます。

Googleドキュメント・Googleカレンダーを共用することで、リアルタイムでのデータ入稿・修正も可能になり、在宅で働く環境でもファイルの受け渡しが容易になります。

中小企業の業務改善なら「HELP YOU」

細々とした業務は外部にアウトソーシングし、社員の負担を減らすのも一つの方法です。
オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」では、優秀なアシスタントが特別チームを結成し、クライアントの業務をサポートします。

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業務改善のまとめ

業務改善は、中小企業が今すぐ取り組むべき課題ということがおわかりいただけたでしょうか。

中小企業にとって、業務改善なしに働き方改革を成功させることはできません。
まずは業務の棚卸から始め、利益を確保していくためには問題点を一つひとつ解消していくことです。

自社だけでの取り組みが難しい場合は、ぜひHELP YOUにご相談ください。業務改善を進め、自社の生産性を上げていきましょう。

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