中小企業こそ経理をアウトソーシングするべき理由と、メリット・デメリット
企業経営の中で、避けて通ることのできないのが経理業務。
しかし、日々の経理入力や請求書の管理など、煩雑な作業で事務のリソースを圧迫してはいませんか？
実は、経理は分業や標準化がしやすく、アウトソーシングに適している業務のひとつなんです。
経理をアウトソーシングすることで、実務作業を減らしてコア業務に専念できたり、経理のための人件費を削減できたりというメリットがあります。
しかしその一方で、経理の知識やノウハウが社内に蓄積されないなどといったデメリットもあります。
そこでこの記事では、経理をアウトソーシングすることのメリットやデメリットのほか、アウトソーシング業者を比較して解説します。
経理を中小企業がアウトソーシングすべき理由
中小企業が経理をアウトソーシングしたほうがいい理由として、人手不足の解消や、面倒な経理事務にかけるリソースを削減できるということが挙げられます。また、中小企業でまれに問題となる、横領や不正に備える効果も期待できます。
経理を担う人口は減少している
現在、少子高齢化による労働人口の減少で多くの業界が人材不足に悩んでいます。
経理業界もその例外ではありません。
経理の定番資格である日商簿記検定の受験者数を見てみると、人気の高い2級は多くの受験者数を維持していますが、1級ではかつて2万人を超えていた受験者は、2018年は1万人を切るまでに減少しています。
今後もこの流れはますます加速していくとみられ、専門知識を持つ若手人材は大企業の囲い込みが激しくなっていく可能性があります。また、せっかく従業員を育成しても、より待遇の良い企業へ流出してしまうことも珍しくありません。
しかし経理業務をアウトソーシングすれば、専門の担当者を配置することなく経理部門を効率化することができます。
そのため、人材不足に悩む中小企業にこそ、アウトソーシングの利用がおすすめです。
会社の成長につながる
経理と一口に言っても、出納管理や記帳、集計など日々の作業に加えて給与計算や取引先への請求、各種支払いなど非常にたくさんの業務があります。中小企業の場合は、これらの業務を社長自らが行わざるを得ないことも多いですよね。
でも、このような経理の仕事はあくまでも単純作業であり、利益や付加価値を生み出すことはできません。特に中小企業の場合は、できるだけ省力化してコストを削減したいもの。
経理のアウトソーシング化をすれば、貴重な人材がコア業務に集中する時間を作ることができます。本来やるべき仕事に注力することで、結果的に会社の成長を促すことになるのです。
また、経営に関する数字をスムーズに把握できるため、事業の現状認識や利益目標を明確に打ち出すことが容易になります。
一般的に、経営者は数字に強いことが求められます。だからといって自分で経理業務を担当し、日々のルーチン作業で手一杯になってしまっては本末転倒。経理をアウトソーシングして手間を省くことで、事業戦略を策定し利益の拡大につなげることができるのです。
不正のリスクに備えられる
中小企業では経理担当者が一人ですべての経理業務を行うことも多く、不正経理があった場合でもすぐに発覚しにくいというケースがあります。
これは会社の業績に影響することはもちろん、信用の面からも大きな問題です。経営者としては不安を感じることも多いですよね。
その点についても、アウトソーシング業者では依頼時に機密保持契約を結び、個人情報や機密データの厳重管理をスタッフに徹底させるなどの対策をしています。
もちろん、アウトソーシングでも人間が作業をしているので、100％安全ということはないかもしれません。
でも、リソースの不足からチェック体制が甘くなりがちな中小企業と、作業フローが可視化され情報共有や報告がしっかり行われるアウトソーシングと、どちらの方がリスクが少ないでしょうか？
経理をアウトソーシングすることは、経理の作業を見える化させ、万が一の不正や入力ミスを回避できる可能性が高まります。中小企業にとっては、アウトソーシングしたほうが安全だといえるでしょう。
経理をアウトソーシングするメリット
リソースに限りがある中小企業こそ、アウトソーシングを利用した方がいいということを解説しました。
次に、経理をアウトソーシングすることで得られるメリットを紹介します。
求人の手間や退職リスクがない
これまで教育してきた社員が突然退職してしまう…。退職リスクは、もはや中小企業だけでなく大手企業でも課題となっていることのひとつです。
退職によって発生する新たな採用コストもさることながら、中小企業では経理業務の作業方法が担当者に属人化してしまうことも多く、退職時の引き継ぎには多くの手間と時間もかかってしまいます。
それに退職してしまうと、これまで育成に費やしてきた教育コストもすべて無駄になってしまいます。
しかし経理をアウトソーシングしていれば、退職リスクの心配も、新たに採用する手間もありません。
また、アウトソーシングの導入時に業務フローの整理やマニュアルの作成を行うため、社内で窓口となる担当者が変わる場合でも、スムーズに引き継ぎを行うことができます。
人件費のコストを抑えられる
アウトソーシングの費用は時間当たりの人件費になおすとやや割高なこともあるため、「アウトソーシングは高い」というイメージを持つ人も多いようです。
でも実際に会社で人を雇うとなると、給料のほかに通勤費や社会保険料、福利厚生費、机や椅子など備品のコストも必要となります。長年勤務していれば、給与の額も上がっていくでしょう。
アウトソーシングを使えば、備品などのコストはかかりません。月額で料金が決まっていることが多く、予算の管理も容易にできます。
それに、同じ量の仕事を行うにも、優秀なスタッフなら時間も節約できるのでコストパフォーマンスが良いですよね。
その点でも、アウトソーシングなら専門知識のある経験豊富なスタッフが経理を担当します。例えばオンラインアシスタントのHELP YOUでは、採用率わずか1％という厳しい基準をクリアしたスタッフを抱えており、このような優秀な人材を活用することができるのです。
業者によっては繁忙期のみや、特定の業務だけをスポットで依頼をすることも可能で、トータルで考えれば自社で人材を採用するよりも人件費の削減することができます。
税制や法改正を把握しなくてよい
社会保険の内容や税制に関する法律は、頻繁に改正が行われています。平成30年度の税制改正だけを見ても、法人課税や個人所得課税、消費課税、資産課税に関する改正点は20項目に上ります。
これだけの項目が毎年のように改正されているので、そのたびに改正内容を理解して経理に反映していくことはとても大変です。
正しく経理業務や申告を行うためには、常に情報を確認する必要があります。忙しくて改正を知らなかった、では済まされません。
アウトソーシングの会社では、経理に特化した専門のスタッフが対応しています。そのため、税法や社会保険の内容が変わっていても最新の情報をチェックして、経理業務を行います。
このような専門性の高いサービスを受けられることは、アウトソーシングを利用する大きなメリットのひとつと言えるでしょう。
（参考：平成30年度税制改正 : 財務省）
経理をアウトソーシングするデメリット
コストやリソースを節約できてメリットの多いアウトソーシングですが、デメリットも存在します。
取引先情報や経営状況が外部に知られる
経理という業務の性質上どうしても仕方のないことですが、会社の金額の流れや取引先の情報などをアウトソーシング業者に伝えることが必要になります。
アウトソーシングはしたいけれど、業務内容の詳細を外部の業者に伝えることに抵抗がある、という担当者も少なくありません。
しかしながら、アウトソーシングの専門性を活かして最適な経理を委託するには、密接に連携を取ることが必要です。
機密保持契約を結ぶことで、情報セキュリティ面に関しては担保することができます。
また、業者を選定する際には多くの実績があり、担当者同士が小まめにコミュニケーションを取れるかどうかにも着目したいですね。
できる作業とできない作業がある
経理のアウトソーシングでは、会計入力や書類作成、請求書の管理などを請負いますが、スタッフが常駐しない場合はオンライン上でやりとりが完結します。
そのため、例えば紙の書類や領収書を受け渡したいときには郵送かスキャンをする必要があるなど、現場の社員が対応するのとは違った作業フローが発生します。
現金の管理も、オンラインで振込みをすることはできますが、ATMなどで実際に現金をおろしてくる、というようなことはできません。
また、税金の申告書作成は税理士の資格に基づく業務のため、申告業務まで代行する場合は税理士に依頼をする必要があります。
ただし自社の提携する税理士とのやりとりまで依頼できたり、アウトソーシング業者が提携する税理士と連携したりする場合もあります。
このほかにもイレギュラーや急ぎの作業は対応できないなど、依頼が可能な業務の範囲は業者によってさまざまです。
代行を依頼したい作業が実際に対応しているかどうかは、契約する際にぜひ確認するようにしましょう。
知識や経験が社内に蓄積されない
経理部門を外部に代行してもらうことで、経理に関する知識やノウハウ、経験が社内に蓄積されないという側面もあります。
いざ社内で経理を担当しなければいけなくなったときに困るのではないかと心配ですよね。
でも、アウトソーシング業者では作業マニュアルを作成するので、処理履歴やマニュアルを共有してもらうことができます。
そのため、たとえ途中でアウトソーシングをやめるかもしれないという場合でも、スムーズに引き継ぎをすることができるのです。
中小企業におすすめの経理アウトソーシング業者
ここまで、経理のアウトソーシングを導入することで多くのメリットがあることを解説しました。
それでは中小企業におすすめのアウトソーシング業者を比較してみましょう。
HELP YOU：優秀なアシスタントチームがバックオフィスを担当
オンラインアシスタントのHELP YOUは、経理に限らずバックオフィス業務全般を依頼することができるサービスです。
専属ディレクターをトップとしたチーム制を採用しており、所属スタッフは採用率わずか1％という基準をクリアした優秀な人材のみ。
利用者のサービス満足度は高く、継続率はなんと97％にのぼります。その理由は、単なる外注ではなくパートナーとして信頼を築いているから。個人の事業主から中小企業、大手企業までクライアントの規模に合わせて、きめ細かく対応しています。
料金は処理件数ではなく、定額で月30時間まで利用できるのが特徴です。経理以外にも営業サポートやマーケティングなどさまざまな業務に対応しており、自社で人材を雇用するよりも低コストで多くのタスクを依頼できます。
■料金：月額8万円〜（30時間/月）
■対応可能業務：請求書や見積書、注文書の作成/決算書の作成/経費精算・管理/各種資料作成/データ入力 など（経理業務以外にも、採用・人事、企画・マーケティング、秘書・総務、SNS/ECサイト運用、営業なども依頼可能）
メリービズ バーチャル経理アシスタント
経理の中でも会計入力に特化したアウトソーシングサービスです。封筒に入れて送付したレシートや領収書を入力し、会計ソフトに取り込めるようにしてくれます。
ロボットによる入力補助を使って効率化することで、低料金を実現しているのが特徴です。
オプションになりますが専任のバーチャルアシスタントによる経理の代行も可能で、パートナー税理士と連携して申告まで依頼することもできます。
■料金：月額9980円〜（ロボット経理）
■対応可能業務：レシートや領収書の仕訳入力/請求書発行/経費精算/給与計算 など。
経理業務プロ
経理業務全般に特化したアウトソーシングサービスです。経理全体を依頼することはもちろん、仕訳入力だけ・給与計算だけを導入することもでき、スポット利用でコストを抑えることができます。
経理に関する業務は幅広く対応していますが、サービス開始前にどの部分をアウトソーシングすれば効果的かをヒアリングし、最適な費用を見積もります。
■料金：月額4万円〜（仕訳入力1000件/月）
■対応可能業務：伝票入力/請求書発行/売掛金管理/買掛金管理/決算資料作成/給与計算 など
まとめ
長期戦略や業務計画を立てる上で、経理部門が正確に遂行されているかは非常に大切です。
会社の要となる業務でもあるので、アウトソーシングする場合でもただ会計入力してもらうだけでなく、できればパートナーとして長く信頼できる業者を選びたいですね。
的確にアウトソーシングを活用すれば、コストを抑えて業務を効率化し、利益を拡大することが可能です。
ぜひこの記事を参考にして、経理のアウトソーシング化を検討してみてください。