【経理アウトソーシング】中小企業が検討すべき理由とは！メリット・デメリット
日々の経理作業や記帳業務、請求書の管理など、煩雑な作業でリソースを圧迫してはいませんか？実は、経理業務は分業や標準化がしやすく、アウトソーシングに適している業務の一つです。
経理をアウトソーシングすることでコア業務に専念できたり、経理のための人件費を削減できたりというメリットがあります。
この記事では、中小企業が経理をアウトソーシングすべき理由や、外注化のメリットやデメリットを解説します。おすすめのアウトソーシングサービスの紹介もいたします。
経理をアウトソーシングすべき中小企業とは
中小企業が経理をアウトソーシングしたほうがいい理由として、人手不足の解消や、面倒な経理事務にかけるリソースを削減できるということが挙げられます。また、中小企業でまれに問題となる、横領や不正に備える効果も期待できます。
経理作業に人件費をかけられない中小企業
経理作業に人件費をかけられないために、経理業務をコア業務と兼任しているケースはよくあります。それは社員が10人未満の企業やスタートアップ企業などによく見られます。
経理作業は利益や付加価値を生み出すことはできません。ですからコスト削減を目的に兼務という方法が採用されがちです。
しかし、経理業務の負担は重く、日々のルーチン作業で手一杯になってしまうケースも見られます。これでは本末転倒です。
経理をアウトソーシング化することで、貴重な人材がコア業務に集中することが可能になります。本来やるべき仕事に注力できる環境づくりは重要です。結果的に会社の成長につながります。
経理担当者が一人ですべての業務を行中小企業
中小企業では経理担当者が一人で、すべての経理業務を行っているという話はよく聞きます。しかし、そこには不正経理があった場合でもすぐに発覚しにくいというリスクが潜んでいます。
他には、経理担当者が突然退職するということも考えられます。そうなると後任を採用する必要があります。仕事を軌道に乗せるまでには時間も必要です。
経理業務を1人に任せているということは、さまざまなリスクを抱えているということになります。リスクを回避するためにもアウトソーシングの活用をおすすめします。
アウトソーシング業者は企業と機密保持契約を結びます。そのため、個人情報や機密データの管理をスタッフに徹底させるなどの対策を行います。
中小企業が経理をアウトソーシングすることは、万が一の不正やミスの回避につながります。
経理をアウトソーシングするメリット
リソースに限りがある中小企業こそ、アウトソーシングをおすすめする理由を解説しました。次に、経理をアウトソーシングすることで得られるメリットを紹介します。
経理をアウトソーシングするメリット①求人の手間や退職リスクがない
これまで教育してきた社員が突然退職する事態は、中小企業だけでなく大手企業でも避けたい課題の一つです。
退職によって発生する新たな採用コストもさることながら、中小企業では経理業務の作業方法が担当者に属人化してしまうことも多く、退職時の引き継ぎには多くの手間と時間もかかります。
社員の退職は、これまで育成に費やしてきた教育コストもすべて無駄になってしまいます。
しかし経理をアウトソーシングしていれば、退職リスクの心配も、新たに採用する手間もありません。
また、アウトソーシングの導入時に業務フローの整理やマニュアルの作成を行います。そのため、その後に社内で窓口となる担当者が変わる場合でも、スムーズに引き継ぎを行うことができます。
経理をアウトソーシングするメリット②人件費のコストを抑えられる
アウトソーシングの費用は時間当たりの人件費になおすとやや割高になります。しかし、実際に会社で人を雇うとなると、給料のほかに社会保険料、福利厚生費、通勤費や机や椅子など備品のコストが必要となります。
アウトソーシングは、備品などのコストも必要ありません。月額で料金が決まっていることが多く、予算の管理も容易にできます。
また、専門職のプロが作業を行うため、時間の節約にもなります。
業者によっては繁忙期のみや、特定の業務だけをスポットで依頼をすることも可能です。トータルで考えれば自社で人材を採用するよりも人件費を削減することができます。
経理をアウトソーシングするメリット③税制や法改正を把握しなくてよい
社会保険の内容や税制に関する法律は、頻繁に改正が行われています。平成30年度の税制改正だけを見ても、法人課税や個人所得課税、消費課税、資産課税に関する改正点は20項目に上ります。
これだけの項目が毎年のように改正されているので、そのたびに改正内容を理解して経理に反映していくことはとても大変です。
正しく経理業務や申告を行うためには、常に情報を確認する必要があります。忙しくて改正を知らなかった、では済まされません。
アウトソーシングの会社では、経理に特化した専門のスタッフが対応しています。そのため、税法や社会保険の内容など情報のアップデートに対しても最新の対応が可能です。
このような専門性の高いサービスを受けられることも、経理アウトソーシングを活用する大きなメリットの一つと言えるでしょう。
経理をアウトソーシングするデメリット
コストやリソースを節約できてメリットの多いアウトソーシングですが、デメリットも存在します。
経理をアウトソーシングするデメリット①取引先情報や経営状況の流出
経理という業務の性質上どうしても仕方のないことですが、会社の金額の流れや取引先の情報などをアウトソーシング業者に伝えることが必要になります。
アウトソーシングはしたいけれど、業務内容の詳細を外部の業者に伝えることに抵抗がある、という担当者も少なくありません。
しかしながら、アウトソーシングの専門性を活かして最適な経理を委託するには、密接に連携を取ることが必要です。機密保持契約を結ぶことで、情報セキュリティ面に関しては担保することができます。
また、業者を選定する際には多くの実績があり、担当者同士が小まめなコミュニケーションを取つことで、リスクを回避することができます。
経理をアウトソーシングするデメリット②できる作業とできない作業がある
経理のアウトソーシングサービスは、会計入力や書類作成、請求書の管理などの依頼が可能ですが、オンライン上でやりとりが完結しますから、オフラインでの対応とは違った作業フローが発生します。
例えば現金の管理も、オンラインで振込みをすることはできますが、ATMなどで実際に現金をおろしてくる、というようなことはできません。
この他にも、税金の申告書作成は税理士の資格に基づく業務はできません。申告業務まで依頼したい場合は税理士に依頼をする必要があります。
ただし自社の提携する税理士とのやりとりまで依頼できたり、アウトソーシング業者が提携する税理士と連携したりする場合もあります。
このほかにもイレギュラーや急ぎの作業は対応できないなど、依頼が可能な業務の範囲は業者によってさまざまです。
代行を依頼したい作業が実際に対応しているかどうかは、契約する際にぜひ確認するようにしましょう。
経理をアウトソーシングするデメリット③知識や経験が社内に蓄積されない
経理部門を外部に代行してもらうことで、経理に関する知識やノウハウ、経験が社内に蓄積されないという側面もあります。
いざ社内で経理を担当しなければいけなくなったときに困るのではないかと心配ですよね。
でも、アウトソーシング業者では作業マニュアルを作成するので、処理履歴やマニュアルを共有してもらうことができます。
そのため、たとえ途中でアウトソーシングをやめるかもしれないという場合でも、スムーズに引き継ぎをすることができるのです。
中小企業におすすめの経理アウトソーシング業者
ここまで、経理のアウトソーシングを導入することで多くのメリットがあることを解説しました。
それでは中小企業におすすめのアウトソーシング業者を比較してみましょう。
中小企業におすすめの経理アウトソーシング①HELP YOU
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
中小企業におすすめの経理アウトソーシング②メリービズ
経理の中でも会計入力に特化したアウトソーシングサービスです。封筒に入れて送付したレシートや領収書を入力し、会計ソフトに取り込めるようにしてくれます。
ロボットによる入力補助を使って効率化することで、低料金を実現しているのが特徴です。
オプションになりますが専任のバーチャルアシスタントによる経理の代行も可能で、パートナー税理士と連携して申告まで依頼することもできます。
■料金：お客様に合わせてカスタマイズでお見積り
■対応可能業務：レシートや領収書の仕訳入力/請求書発行/経費精算/給与計算 など。
中小企業におすすめの経理アウトソーシング③経理業務プロ
経理業務全般に特化したアウトソーシングサービスです。経理全体を依頼することはもちろん、仕訳入力だけ・給与計算だけを導入することもでき、スポット利用でコストを抑えることができます。
経理に関する業務は幅広く対応していますが、サービス開始前にどの部分をアウトソーシングすれば効果的かをヒアリングし、最適な費用を見積もります。
■料金：月額4万円〜（仕訳入力1000件/月）
■対応可能業務：伝票入力/請求書発行/売掛金管理/買掛金管理/決算資料作成/給与計算 など
まとめ
長期戦略や業務計画を立てる上で、経理部門が正確に遂行されているかは非常に大切です。
会社の要となる業務でもあるので、アウトソーシングする場合でもただ会計入力してもらうだけでなく、できればパートナーとして長く信頼できるサービスを活用することをおすすめします。
的確にアウトソーシングを活用すれば、コストが抑えられますから、業務が効率化し、利益を上げることも可能になります。
ぜひこの記事を参考にして、経理のアウトソーシング化を検討してみてください。
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