採用業務を効率化する5つの方法！ツールや自動化の事例を解説
労働力人口の減少により、優秀な人材の確保が難しくなっている昨今では、採用業務にスピード感が求められています。
そこで必要となるのが、採用業務の効率化です。業務の自動化ツールなどを導入し、採用業務の効率化を図ることで、優秀な人材の確保と担当者の負担軽減を同時に実現できます。
この記事では、採用業務を効率化する方法や、採用業務の効率化に役立つツール・システムについて解説します。
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採用業務を効率化するべき理由
採用業務を効率化するべき理由として、以下の3つがあげられます。
- 採用担当者の負担を軽減するため
- 優秀な人材を確保するため
- コア業務に集中するため
それぞれの理由を具体的に見ていきましょう。
採用担当者の負担を軽減するため
採用業務を効率化することで、採用担当者の負担を軽減できます。人材を確保するために、担当者は通常業務をこなしながら採用活動も並行して行っているケースが多いでしょう。
日々の業務に追われていると、スピード感を持った採用活動が難しくなります。応募者とのやりとりや面接日程の調整、内定者へのフォローアップなど、人事オペレーションにも支障をきたすかもしれません。
企業の成長にとって重要な採用業務に注力するためには、採用業務を効率化し、担当者の業務負担を軽減することが必要です。
優秀な人材を確保するため
優秀な人材を確保するためにも、採用業務の効率化は欠かせません。無駄な業務を削減することで迅速な採用活動が可能になり、採用までの期間を短縮できます。
また、採用担当者にとって重要な応募者との関係構築をはじめ、コミュニケーションに多くの時間を割けるようになるでしょう。その結果、応募者の活動途中での離脱や、内定辞退を防ぐことにもつながります。
このように採用業務を効率化することで、安定的に優秀な人材を確保できるようになり、自社の人事戦略にも寄与します。
コア業務に集中するため
採用担当者がコア業務に集中するためにも、採用業務の効率化は必須です。コア業務とは、企業の利益に直結する重要な業務を指します。
採用担当者の具体的なコア業務としては、採用計画（人数や時期）の策定、採用基準の決定、予算策定、面接の体制構築など、採用活動のアウトラインを設計する業務があげられます。
限られたリソースの中でコア業務に注力するには、採用業務の見直しや効率化が重要です。
採用業務を効率化する5つの方法
採用業務を効率化するためには、主に以下の5つの方法があります。
- 採用プロセスの見直し
- 評価基準の明確化と共有
- オンライン面接の導入
- 採用代行（RPO）へのアウトソーシング
- ツールやシステムによる自動化
その方法について具体的に解説します。
採用プロセスの見直し
採用業務を効率化するには、まず採用プロセスの見直しが必要です。
自社の採用プロセスにおいて、どのフェーズでどのような課題が発生しているかを明確にすることが重要になります。
例えば、内定者に対して入社人数の割合が低い場合は、選考プロセスで応募者と企業間の相互理解に齟齬があったと考えられます。採用した社員の離職率が高い場合は、業務マッチングやフォローアップ体制に問題がある可能性があります。
このように自社の現状を把握することで、効率化すべき業務や優先順位が見えてくるはずです。
評価基準の明確化と共有
採用基準を明確化し、社内で共有しておくことも、採用業務の効率化につながります。
特に採用担当者が複数いる場合、評価基準があいまいだと採用の合否を出すまでに無駄な時間がかかってしまうかもしれません。
採用業務を効率化するためにも、数値やチェックリストなど、担当者に関係なく一定の基準で客観的に評価できる指標を設定することが重要です。
評価基準を明確化することで、担当者が判断に迷う時間を短縮でき、スムーズな選考につながります。
オンライン面接の導入
オンラインでの面接の導入によって採用業務の効率化が可能になります。
従来のような対面での面接は、面接会場の手配やスケジュール調整、応募者への案内といった、多くの時間がかかる業務が発生していました。
採用プロセスにオンライン面接を取り入れることで、以下のようなメリットがあります。
- 面接会場の準備が不要になる
- スケジュールを柔軟に調整できる
- 遠方の応募者とも面接が可能になる
ただし、オンライン面接は対面での面接と比べて応募者の熱意や企業の意図が伝わりづらいことがあり、採用過程でミスマッチが起きる可能性もあります。すべての面接をオンライン化せず、最終面接は対面にするといった工夫も必要です。
採用代行（RPO）へのアウトソーシング
高いノウハウと実績を持った採用代行（RPO）に委託するのも、採用業務の効率化に有効な手法です。
採用担当者のリソースが不足していたり、業務ノウハウが蓄積されていない企業では、優秀な人材の確保が難しい場合もあるでしょう。
採用代行業者を活用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 応募者対応などのノンコア業務から解放される
- 採用計画や面接などのコア業務に社員が集中できるようになる
- 業者が持つ採用のノウハウを活用できる
採用代行に委託する業務や期間、費用などは柔軟に調整が可能です。費用対効果を考慮しながらスモールスタートで導入するなど、自社の状況にあわせて検討すると良いでしょう。
▼以下の記事では、アウトソーシングを活用して採用業務を効率化した実際の事例を紹介しています。ぜひあわせて参考にしてください！
ツールやシステムによる自動化
採用ツールやシステムを導入し、採用業務を自動化することで大幅な業務効率化が可能になります。
特に定型業務をツールやシステムで自動化すれば、採用担当者は採用戦略や面接などの重要な業務に注力できるようになるでしょう。
ここでは自動化できる業務の例をご紹介します。具体的なツールやシステムは、この後の章で詳しく解説します。
| フェーズ | 業務名 |
| 母集団形成 | ・求人票の作成 ・複数媒体への一括掲載 ・スカウトメールの作成・自動送信 |
| 書類選考 | ・応募書類の自動収集・管理 ・応募者情報のスクリーニング |
| 面接 | ・面接日程調整メールの自動送信 ・オンライン面接の自動文字起こし ・合否連絡メールの自動送信 |
| 内定・入社手続き | ・内定通知書の自動作成・送付 ・入社書類の自動送付・回収 ・社内アカウントの自動発行 |
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採用業務の効率化に役立つツールやシステム
採用業務の効率化に役立つツールやシステムとしては、以下のようなものがあります。
- 採用管理システム（ATS）
- オンライン面接ツール
- RPA（自動化）ツール
それぞれの内容を具体的に見ていきましょう。
採用管理システム（ATS）
採用管理システム（ATS：Applicant Tracking Systemの略称）とは、採用業務を管理し、効率化するためのシステムです。採用活動の準備段階から応募者情報の管理、内定フォローまで、採用のプロセス全体を一元管理できます。
採用管理システムの主な機能には、以下のようなものがあります。
- 応募者情報の一元管理
- 採用選考プロセスと応募者評価の可視化
- 採用の効果測定、レポート作成
- メールによる応募者への連絡（応募受付、面接日程、選考結果通知など）
- 求人媒体の一元管理
- 求人ページ作成 など
採用に関する多くのデータを一つのシステムで管理できるため、応募者への連絡漏れやスケジュール調整不足などの人的エラーを防ぐことが可能です。採用業務の一部のみをシステム化するなど、自社の採用プロセスに合わせてカスタマイズもできます。
無駄を省いたスピード感のある対応とフォローを実現できるのが、採用管理システム導入の大きなメリットといえるでしょう。
オンライン面接ツール
オンライン面接ツールでは、応募者と採用担当者がWeb上で面接や面談を行うことができます。オンライン面接ツールであれば、場所を問わずに面接を実施できるため、応募者と企業双方の日程の調整が容易になります。
オンライン面接ツールの主な機能には、以下のようなものがあります。
- 面接時の録音・録画
- 画面やファイルの共有
- 面接のスケジュール管理
- 応募者の管理・評価 など
画面越しではあるものの、ツールを活用することで早期にコミュニケーションを図り、応募者と相互理解を深めることが可能になります。
スピーディーに面接を実施できれば、採用途中で離脱してしまうリスクを減らせるため、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。
RPA（自動化）ツール
RPAとは、Robotic Process Automationの略です。RPAツールでは、ロボットを使ってパソコン上の業務プロセスを自動化できます。
RPAツールを活用することで、定型業務の自動化や自社で使用している複数システムの連携が可能になります。また、大量のデータを扱う業務もRPAツールの得意とする分野です。
RPAツールを導入して定型業務を自動化すると、採用業務の負担を大幅に削減できます。人件費などのコスト削減やヒューマンエラーの防止にもつながり、業務の効率化と品質アップに貢献します。
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自動化による採用業務の効率化の事例
ここでは、自動化によって採用業務をどのように効率化できるか、事例をもとにご紹介します。
事例1.スカウトメール自動送信・面談調整
企業側から積極的にアプローチできるスカウトメールの送信は自動化が可能です。
事前に条件を設定しておくことで、指定した求人媒体から希望の時間にスカウトメールを自動で送信。スカウト送信後の一次返信から面談の日程調整まで一連で自動化が可能です。
■こんな人におすすめ
- 面談数を増やしたい
- 手作業では対応しきれない候補者にリーチを拡大したい
- 迅速なアプローチとフォローアップで採用プロセスを加速したい
- 候補者への対応漏れを防ぎたい
■自動化の流れ
- 指定の媒体で候補者を選定
- 希望の時間にスカウトメールを自動送信
- 候補者からの返信に一次返信
- 面談日程を調整
■効果
- 候補者へのアプローチがスピーディーかつ漏れなく実行できる
- リソース不要で24時間・365日メール送信が可能に
- より返信率の高い時間に効率的に送信できる
事例2.採用管理システムからのデータ自動転記
データの転記作業も自動化に向いている業務の一つです。採用管理システムから必要なデータを自動で取得し、スプレッドシートなど任意のファイルに転記できます。
効率的にデータを管理・共有することで、採用活動をスムーズに進行できます。
■こんな人におすすめ
- 採用活動の進捗状況を可視化したい
- 社内や採用チーム全体で状況を共有したい
- 採用レポートを自動で取得し、データ整理や分析をしたい
■自動化の流れ
- 採用管理システムからデータを抽出
- Excel・スプレッドシートなど任意のファイルに自動転記
■効果
- 採用データを迅速かつ正確に管理・共有できる
- データの確認や転記作業にかかる時間と労力を削減できる
- 入力ミスなどのヒューマンエラーを防げる
事例3.内定通知書の発行～入社手続き
内定通知書の発行から入社確定までの手続きも、自動化することで業務効率化を図れます。人事や労務の承認フローを挟んだ運用も可能なため、関係部署とのやりとりにかかる労力も削減できます。
■こんな人におすすめ
- ミスを減らして、内定から入社までの手続きを正確に進めたい
- 事務作業や承認フローを効率化し、採用担当者の負担を軽減したい
- 採用状況を可視化し、関係部署とスムーズに連携したい
■自動化の流れ
- 内定通知書を作成
- 人事に自動で通知
- 承認後、内定者に自動で送付
- 内定者が承認回答のメールを送付
- 人事に入社確定を自動で通知
■効果
- 手続きのミスや対応漏れリスクが軽減できる
- 入社手続きのスピードと正確性が向上する
- 候補者や関係部署に対してスムーズに対応できる
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採用業務の効率化のまとめ
売り手市場が続く昨今において、優秀な人材を早期に確保するために必要なのは採用活動のスピードアップです。そのためには、今までの採用プロセスを見直し、採用業務の効率化を図る必要があります。
採用業務の効率化には、採用代行（RPO）へのアウトソーシング、自動化ツールやシステムの導入、オンライン面接の実施など、さまざまな方法があります。採用業務の効率化にお悩みであれば、これらの方法を検討することをおすすめします。
採用業務の現状を分析し、自社に合ったツールやアウトソーシングを活用することで、スピード感のある採用活動が実現できるでしょう。
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