スカウトメールを代行して採用率UP!おすすめサービスご紹介!

思うように求める人材が集まらない、採用業務に人手と時間がとられすぎ…そう感じるときはありませんか?昨今の人手不足により求職者側が優位な売り手市場となっています。新卒・経験者に限らず、よい人材はどの企業も必死に探しています。このような状況下では、まずは貴社の求人情報を見つけてもらうことが先手必勝、最初のステップとなります。打つ手は色々ありますが、採用条件に近い潜在的な候補者を選定し、スカウトメールを送る方法があります。現状より求人情報が多くの求職者に届けられため、貴社の採用条件に合う人材にもっと出会えるかもしれません。具体的にスカウトメールってどんなもの?代行業者に任せることもできるの?そんな疑問にお答えします。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、ターゲットとなる求職者へ会社情報や募集要項を送信し、相手が閲覧した企業に「応募してみたい!」と思わせるようメールで貴社の魅力を伝えることです。

広告や求人サイトなどで十分な数の応募者が集まらない、求める条件に合った人材から募集が少ない、採用のミスマッチで辞退者が多い…
などの問題は多くの採用担当者にとって頭を悩ませる課題となっています。スカウトメールを活用し、できるだけ多くの候補者を集め、効率よく採用活動をすすめてみませんか?スカウトメールは目的に応じて下記の方法に分類できます。

一斉送信型

自社の求人に興味や関心を持っている学生や社会人を集めることを母集団形成と言いますが、その母集団形成に役立つのがこの方法です。具体的には就職サイト等を利用し、求職者が登録した履歴書情報を閲覧して経歴、スキル、希望条件など自社にマッチする求職者に対しスカウトメールを一斉送信して候補者を集めます。
少ない送信回数でより多くの候補者数を含んだ母集団を形成するために、メールには自社の魅力を感じてもらえる充実した内容を盛り込むべきでしょう。

応募促進型

WEB履歴書の情報と募集条件が完全に一致しなくても、応募してほしい人材に対してスカウトメールを発信する方法です。例えば希望年収や勤務地などが候補者の希望と違っていても、「応募を受け付けています」と積極的にアピールすることで、自社への応募可能性を高めることができます。

ヘッドハンティング型

書類選考を免除し、もっともスピーディーに面接に進むためのスカウトメールです。直接会って話したいという候補者を厳選して送信されます。
求めている職種・業務を任せられる人材が少数派であり、非常に獲得が難しいポジションなど、ピンポイントで採用したい人材がいる場合に有効な手段です。
しかし獲得が難しい人材ほど提示する待遇面の条件も高くなり、採用後のミスマッチなど問題が起きないよう、スカウトの際には慎重に相手を絞り込む必要があるでしょう。

スカウトメールが注目されている理由

全国の民間企業の求人総数は、前年の81.4万人から80.5万人へと0.9万人減少しています。その背景には、中小企業が新卒採用難から新卒の求人総数を縮小し中途採用を拡大した事が考えられます。学生の民間企業就職希望者数は、前年43.2万人から44.0万人へと0.8万人増加しており、求人に対して、36.5万人の人材不足となっています。

大手企業に対し中小企業は、より幅広く人材を集めるのが難しい状況にあります。
知名度の低さなどからなかなか企業の情報や魅力が伝わらず、応募数が集まらないという状況に対し、応募してほしい相手に絞ってスカウトメールを発信することで応募者数を増やし、より積極的に企業側の熱意を伝える必要があるでしょう。
下記人材サービス会社の統計によると、スカウトメールを通じて採用される確率は通常の採用に対し書類通過率が3倍以上になるというデータがあります。

大卒求人倍率調査

従来の方法だけでは集まりにくい

転職先を探すビジネスマンにとって、ハローワークや派遣登録に出向く時間はどれほどあるでしょうか?多くの日本人が就職・転職活動にインターネットやスマホを活用する時代です。特に在職者の転職活動では限られた時間の中でスマホ等を使った情報収集・応募活動が行われています。これまでの募集方法に加えて、スカウトメールを含めた複数の募集方法をあわせて利用するとよいでしょう。

スカウトメールのメリット

スカウトメールは応募者にとっても効率よく就職活動を進める方法です。面接中や採用後に企業イメージや条件、仕事内容が想像していた内容と異なるなど、ミスマッチがないよう具体的な内容を盛り込むことによって採用までの工程・時間を大幅に減らすことができるのがスカウトメールです。よりはやく合理的に、双方が探している相手を見つけることができるでしょう。

よいスカウトメールとは

よいスカウトメールとは、候補者をひきつけ、最終的に応募・採用につながる可能性を高めるメールのことです。そのためには候補者に最後まで閲覧してもらえるよう、必要情報を全て記載し、募集企業の魅力をふんだんに盛り込み、企業側の「あなたに会ってみたい」という熱意が伝わる内容であることが必須です。
かつ採用手順が明確であれば、多くの応募者を集めることができるでしょう。以下のポイントを参考にしてみてください。

印象のよいメール

採用活動は、会社の成長を支える重要な業務であることはいうまでもありません。
毎年、新たな人材を迎えるため企業はさまざまな努力で採用活動をおこないます。求職者も同様に、今後の生活や未来のために最善の活動を行っています。

そのため、待遇など労働条件のほか企業全体とその企業で働く「人」を見ています。人と人を繋ぐには「コミュニケーション」は最も重要です。出会う前のやりとりから双方が好印象であること、「この人と働きたい」そう思わせるメールのやり取りが必要です。

スカウトメールの段階から、その文面から感じる第一印象が大切になってくると言えるでしょう。

注目度の高い記事を含んでいる

採用企業のWEBサイトで、採用につながったメールにはインタビュー記事のクリック率が高いという結果があります。待遇面だけでなく、会社や一緒に働く
チームの雰囲気についても求職者の関心が高く、記事からそれを感じ取って応募を決めている事を示しています。

職務内容・スキルを具体的に記載

スカウトメールに具体的な職務内容やスキルを示すことで、求職者は仕事内容を把握しやすくなります。応募に当たり、募集内容が自分が求める仕事であるか、自分の資質や経験が生かせるポジションであるかは多くの求職者にとって非常に気になる点です。具体的に内容を示すことで、候補者が納得して応募することができ、のちに採用のミスマッチを起こす事も防げます。

応募期限が設定されている

また求職者に求めるアクションに関して、「〇日までに」などと期限が記載されているメールはその後の採用スケジュールや転職時期を把握できるため、求職者が早めにアクションを取りやすくなり応募の意思が高まります。送る側としても今後のスケジュールを立てやすくなるでしょう。

返信率が高いスカウトメール5つのコツ

せっかく手間をかけて送るのですから、多くの候補者から返信をいただきたいものです。ここではさらに、返信率が高いスカウトメールのコツを紹介しましょう。
返信率を上げる5つのコツ
・企業のURLを掲載する
・オンリーワンメール
・候補者の条件を絞り込み過ぎない
・文章量・内容に気をつける
・閲覧・返信しやすい時間帯に送信

企業情報のURLが挿入されている

閲覧者によってURLがクリックされたスカウトメールは、クリックされていないメールに比べて約5倍以上の返信率があるというデータがあります。メールにURLを盛り込むことが返信率を上げる要因との一つと考えられます。

オンリーワンメール

求人数よりも求職者数が下回るという現在、候補者へは多くの企業からスカウトメールが何通も送られています。その中に、当たり前のテンプレートではなく、文面に自分を理解したことが感じられる内容が含まれていた場合、他のメールと比べ気になることは想像できます。スカウトメールを作成する際は、必ず候補者の名前を含めたり、経歴を絡めた内容などを盛り込むことで「特別感」を演出するなど、差別化を図ることが重要です。

絞り込みは慎重に

転職サイトなどの媒体に登録を行うのは、必ずしも現在求職中とは限りません。
登録しているが、潜在的に転職を考えているといった場合には、媒体登録の情報が古くなっていることも考えられます。候補者の条件を絞り込む際に、検索条件の絞り込みにも注意してください。絞り込みが狭すぎて、かえって候補者の幅を狭め、返信率を下げてしまう可能性も考えられます。絞り込みが狭くなるほど、優秀な人材ばかりが選定され返信率を下げてしまうといった原因にもなりかねません。

最後まで読んでもらうために

せっかくコストや時間をかけて送るのだから「スルー」されるメールは避けたいものです。では、スルーされがちなスカウトメールの特徴を見てみましょう。

・見ただけで長いと思う
・他人事に思える文面や広告のような文面
・難しい文面や専門用語が多い

仕事の合間などにメールを見ている人にとって、画面を見ただけで明らかに長い文章は、スルーしてしまう原因の1つです。
スマホで見ている場合には、スクロールしてみてもすぐに下まで進めそうになければ、読むのを諦めてしまう可能性もあるでしょう。

また、自分に宛てたメールではなく特別感のない文面は、メール広告等と同じように認識されて無視されがちです。
見るからに知らない言葉や専門用語が並んでいたりすると、自分には無関係であると認識し、興味がわかずスルーされてしまうといったことになるでしょう。

送信者にとっては一度しかないチャンス、内容は端的にかつ興味を引く内容にしましょう。

送信時間にも工夫する

通勤・通学でいそがしい求職者にとって、通勤時間やランチタイムは貴重な情報収集の時間となっているはずです。そんな時間帯に届くスカウトメールは多くの求職者の注意を向けることができるでしょう。一日に受信するメール件数が多い場合、時間帯によっては他のメールに埋もれてしまい、送信したメールが閲覧されない可能性もあります。まずはメールの開封率を上げることが、候補者からの高い返信率につながります。

スカウトメール作成を代行する

自社でスカウトメールを作成して発信することもできますが、スカウトメールの作成を代行することもできます。採用代行に特化してそのノウハウ・経験を蓄積してきた代行業者なら、より効率よく効果的にスカウトメール施策を成功させてくれます。ここでは作成を依頼する際の注意点、その後の手順などを説明します。

スカウトの文面を作成する

スカウトの文面に次のような内容を記載します。企業側の希望に応じた内容を盛り込みます。

●件名
●募集要綱
●企業に関するURL
●行動の喚起 など

基本的な募集内容に加え、企業情報を記載した会社HPを貼っている企業がほとんどです。4番目の「行動の喚起」とは、具体的な採用までのステップを記載する事です。内容が魅力的でも、次にとるべき行動がわからないと求職者の意欲は減退します。

候補者のピックアップ

就職サイト、人材紹介会社などから、企業の求める条件に合う人材を代行業者が選定します。募集企業は希望条件をコーディネーターに提示するだけになり、手間と時間が省けます。近年ではAIを活用して絞り込む手法もあり、ピックアップされた候補者に対して『面接に来て欲しい』『興味がある』『興味なし』などを選ぶ手軽な方法もあります。

 

送信作業とその後のフォロー

経歴から採用条件にマッチした候補者には、随時代行業者がスカウトメールを送信します。候補者から応募があった際の連絡や面接日程の調整はもちろん、採用に至るまでの入社条件や意思決定に関わる事務作業なども、すべて委託が可能です。採用業務に精通した業者を選ぶと安心して入社までのフォローを任せることができます。

おすすめのスカウトメール代行サービス

スカウトメールの作成が初めての場合や、これからスカウトメールの代行を視野に入れている担当者様、いったい何から始めてよいのか、見込まれる費用など…わからない点が色々と出てくるかもしれませんね。そんな疑問にお答えできるおすすめの企業を紹介します。

HELPYOU


業務ごとに最適な人材をアサインし、専属ディレクターが付くので、採用代行業務を一括で依頼可能です。採用/人材業界の経験をもつ優秀な人材が担保されているため、長期的な依頼にも安定して対応しています。打ち合わせはWEBにて対応、面談後すぐにご依頼いただけます。
お申し込みからすべてリモート対応可能のため、場所に関わらずご相談が可能です。
HELP YOU

TARGET

お客様専属のプランナー、コーディネーターを配置し、各ルートから候補者を一元で管理、選考管理や日程調整など採用業務のマネジメントを行います。職種によっては個別にスカウト対象者を判定するなどの体制もあります。
大手人材サービス各社との豊富なネットワークはもちろん、業界特化型の小規模な人材紹介会社、エンジニアに強い新興の採用メディアともパイプがあります。
TARGET

neo career

課題やニーズに合わせ、コスト削減や最適化につながる採用代行サービスを提供しています。これまで10,000社以上の企業を支援した実績があり、採用計画の立案から採用の可否判断まで一貫してお手伝いします。
採用に特化したコールセンターを自社で保有し、災害発生時や交通トラブルなどの緊急時もご担当者様に代わり迅速な対応が可能です。
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まとめ

企業の大切な資源のひとつである人材は企業の発展に欠かせない存在である事は、すでに皆さんも感じられていることと思います。
少子高齢化が進むこれからの時代、ますます優秀な人材の確保は難しくなるでしょう。募集を出し、「待つ」だけの採用活動は決して十分ではありません。候補者に進んでアプローチをかけるスカウトメールは、売り手市場のなか応募者が十分に集まらない企業にとって大変有効な手段と言えます。

採用業務を合理的、かつ成功に導く方法として、手順やノウハウを持った代行業者にスカウトメールを代行することも、いち早く業務の改善につながることになるでしょう。まずは気軽に代行サービスへお問合せしてみることをおすすめします。

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