バックオフィスとは？業務効率化の方法やメリットを徹底解説
「バックオフィス業務に割く時間も人材もない」
「手作業が多く負担も大きいため、どうしてもミスが発生してしまう……」
「バックオフィス業務を効率化したいが、システムやツールの選び方が分からない」
バックオフィス担当者の中には、このような悩みを抱えている方も多いでしょう。
バックオフィスは組織運営を支える大切な業務ですが、重要性については軽視されがちです。
そのため、課題の改善が後回しになり、担当者に大きな負担がかかりやすい傾向にあります。
しかし、バックオフィス業務を改善することが、結果的にフロントオフィスの業務改善や企業の利益につながります。
この記事では、バックオフィスの重要性とバックオフィス業務が抱える課題、業務効率化の方法や効率化できるシステム・ツールについて、まとめてご紹介します。
バックオフィスとは
バックオフィスとは顧客と直接関わることのない業務の総称です。
顧客と直接関わる営業やカスタマーサポートなどのフロントオフィス業務のように売上に直結する業務ではありませんが、企業の運営に必要不可欠な業務であり、効率的なバックオフィス運営が企業全体のパフォーマンス向上に直結するとも言われています。
バックオフィスの主な職種
バックオフィスには様々な職種が存在します。企業によっても違いますが、日々の運営と効率を支える業務です。主な職種には以下のようなものがあります。フロントオフィス業務が効率的に回るように、それぞれ以下のような業務を担当しています。
【代表的なバックオフィス業務】
| 経理・財務 | ・給与計算 ・現金の管理 ・月次決算 ・請求書発行 ・伝票処理 ・入金確認 ・決算書作成 ・年末調整対応 ・予算管理 ・資産運用 など |
| 人事・労務 | ・人事企画 ・採用および雇用 ・労務管理 ・勤怠管理 ・雇用契約書の作成 ・社員の教育 ・育成 ・職場環境の整備 ・退職、部署異動、転勤手続き など |
| 総務・法務 | ・組織図や名簿作成 ・備品管理 ・社内規定作成 ・社内イベント ・会議の企画 ・議事録作成 など |
| その他一般事務 | ・データ入力 ・書類作成 ・電話対応 ・営業担当のサポート ・ファイリングおよび管理 ・メールチェック ・問い合わせ対応 ・来客対応 ・郵便物の仕分け・発送 など |
バックオフィスの重要性
バックオフィス業務は、直接的な利益を生まなくても、会社の運営に関わる非常に重要な役割を担っています。 いずれの業務も企業が活動していく上で必要不可欠です。
フロントオフィス業務で利益を生み出すためには、バックオフィス業務のサポートが必須。バックオフィス業務を担う人員がいないと、円滑な企業活動の妨げになることもあります。
たとえば、製品の売れ行きが好調になり、請求書や領収書の発行件数が3倍になったとしましょう。
経理業務を1人で担当していた場合、1人でこれまでの3倍の業務量をこなさなければならず、ミスや遅延などヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
特にミスが許されない会計業務や経理業務でのミスは、取引先からの信頼や企業としての評判を落としかねません。
他のバックオフィス業務においても、労務管理が適切でないとマルチタスクとなった社員の負担や不満が増え、業務の質の低下や離職にもつながります。
さらに、人手不足で事務作業に人員が割かれてしまうと、本来時間を割くべき創造性が必要なコア業務に注力する時間が減ります。
結果的に企業全体の生産性の低下につながるため、バックオフィス業務はおろそかにできません。
バックオフィスの課題
企業にとって欠かせないバックオフィス業務ですが、多種多様な業務が含まれるため、課題を抱えている企業は多くあります。
ここでは、バックオフィス業務が抱えるさまざまな課題について見ていきましょう。
人手不足に陥りやすい
人事労務、経理財務、総務といったバックオフィス部門の業務内容は多岐にわたっています。業務量も多いため、少ない人員では対応しきれません。
しかし、企業によっては利益を生み出すフロントオフィス業務と比べて、バックオフィス業務に十分な人員が割かれていないケースも見受けられます。
フロントオフィス業務の担当者がバックオフィス業務も兼任している場合もあるでしょう。これでは本来注力すべき重要なコア業務に集中できません。
また、経理などは繁閑がある業務です。そのため、普段は余裕のある人員であっても、繁忙期になると長時間の残業で対応している場合もあります。
業務が属人化しやすい
経理や人事などは、専門的なスキルや長年の経験、知識が必要な業務が多いもの。そのため、業務が属人化しやすい傾向にあります。
業務が属人化している場合、担当者の異動や離職によって業務が滞りがちになる可能性があります。また、ミスや不正が発覚しにくいなどのデメリットも出てきます。
DX化・デジタル化の遅れ
書類を扱う作業が多いバックオフィス業務。いまだに紙ベースで対応していたり、ハンコ文化が残っている企業も少なくありません。
2023年10月にChatwork株式会社が中小企業の経営者とバックオフィス担当者を対象に実施した調査によると、DXについて「聞いたことがない」という回答が49.7％という結果に。
また、経営者が40代以上の企業では、6割が「業務を口頭や紙で行っている」という状況でした。特に中小企業においてはDX化が進んでいないことがうかがえます。
このような電子化の遅れは、業務効率の低下やテレワーク導入の妨げとなるなど、さまざまな問題を生んでいます。
参考：Chatwork株式会社「Chatwork、中小企業の経営・DX、リスキリングの現状と課題を調査」
バックオフィスを効率化するメリット
バックオフィスを効率化することは、企業にとって大きなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるかをご紹介します。
コスト削減
業務の自動化やファイリング作業の電子化によって、バックオフィス業務に携わる従業員の人件費を削減できます。
また、紙媒体の多い業務では、管理システムを導入し、ペーパーレス化を進めることで、印刷費や保管費といったコストも減らすことができます。
属人化の解消
システムやデジタルツール導入によって、属人化している業務を解消できます。複雑な手続きの必要な業務を自動化することで「あの人にしかできない」と思われている業務を減らすことができるのです。
また、ツールを利用して誰が作業しても同じ成果を出せる状態にすれば、ヒューマンエラーを防止でき、業務の安定化も期待できます。
生産性向上
バックオフィス業務は基本的に「ノンコア業務」に当たります。これらの業務を減らして時間の余裕ができれば、企業が本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます。
その結果、非定型業務や専門的な判断に時間を使ったり、難易度が高い業務に挑戦することが可能になるでしょう。
特に、総務や経理を他の業務と兼務している場合、本来その担当者が力を注ぐべきコア業務に集中できます。
バックオフィス業務を効率化できれば、従業員の負荷も減り、利益に直接つながる業務に注力することも可能です。
バックオフィスを効率化する方法
バックオフィスを効率化する方法として、「ツールやシステムの導入」「アウトソーシング（外部委託）の活用」があげられます。実際にどのようなツールや活用法があるのか具体的に紹介します。
ツールやシステムの導入
アナログ作業の効率化には、ツールやシステムの導入が効果的です。
バックオフィス業務は定型的な作業が多く、ほとんどの会社で業務内容が共通していることから、効率化のための便利なツールやサービスが多く展開されています。
具体的なツール・システムは、以下の「バックオフィスを効率化するツール・システム」で詳しく解説します。
アウトソーシングの活用
データ入力や集計などルーティンワークの多いバックオフィス業務は、アウトソーシング（外注）するのも効果的です。
アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の業者に委託する手法のこと。
定型業務が多いバックオフィス業務はアウトソーシングと相性が良いため、必要に応じて検討し取り入れるのが理想的です。
ノンコア業務を外注することで、従業員のリソースを本来注力すべき重要な業務にあてることができるため、生産性や業務の質の向上につながります。
また、外部の目が入ることで属人化している業務の風通しがよくなり、ミスの隠蔽や不正を防ぐことも期待できます。
業務整理やツール・システム導入のサポートを行ってくれるサービスもあるため、「どんな業務が外注できるか分からない」という場合も、まずは相談してみるのがおすすめです。
バックオフィスのアウトソーシングなら「HELP YOU」
バックオフィスの外注にぴったりのサービスとして、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」をご紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの経理代行事例
ここではバックオフィス業務のアウトソーシングとして、実際にHELP YOUの経理代行サービスをご利用いただいた事例を紹介します。
【クライアント概要】
株式会社Ai.Connect 様
無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービス「アイネット」を中心に、ネットワーク事業、光コラボレーション事業、アライアンス事業、WEB事業の4つの事業を展開しています。
| 依頼内容 | 今後、業務量の増加が予想される経理をアウトソースしたい。 |
| 対応業務詳細 | ・法人クレジットカード利用の仕訳入力 ・証憑書類との突合 ・支払業務 ・従業員立替精算の一次承認作業 ・購買関連資料の作成・メンテナンス |
| アウトソースを活用することになった理由 | コスト面において、人材不足を補うのに未経験者を採用して一から育てるより、すでに専門知識やスキルを持っている外部に依頼するのが最適との判断にいたった。 |
【導入前の課題】
- 上場を視野に入れているが、今後の企業成長を考えた時に経理業務にあてられるリソースが不足している
- 社内のリソースだけで対応しようとすると工数がかかる
- 経理を担当しているメンバーがコア業務に集中できる環境を整えたい
- 外注できる業務をアウトソースして、社内の優秀なメンバーには組織運営の中核を担う仕事を任せたい
【導入後の効果】
- 社内の経理担当者がコア業務に集中できる体制がすでに整いつつある
- アウトソースしたことで担当者に余裕が生まれ、新しい仕事にチャレンジできるようになった
- マネジメント視点を持って仕事に取り組めるようになり、本来の能力を発揮できるようになった
【今後の展開】
経理業務をアウトソース化して効果を実感したことから、会社として成長し、事業を拡大していくためには、バックオフィス業務を効率化し、社内のメンバーがコア業務に集中できる環境をつくることが不可欠と感じたそうです。
実際にHELP YOUのアウトソーシングサービスを利用して、社内のメンバーが向き合うべき業務と、外注により効率化できる業務をしっかり切り分けることの重要性を再確認したとのことです。
今後は、経理業務だけでなく人事・総務や広報、秘書、営業事務など、他部門へも横展開させたアウトソース化を考えられています。
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HELP YOUの口コミ・評判
実際にHELP YOUをご活用いただいている企業様からのコメントをご紹介します。
バックオフィスを効率化するツール・システム
先に紹介したように、バックオフィスを効率化するためのツールやシステムは多数あり、主に次の5つが挙げられます。
- 情報系システム
- 基幹システム
- ワークフローシステム
- チャットボット
- RPA
それぞれの基礎知識と特徴、導入するメリットなどについて、詳しく解説します。
情報系システム
情報系システムとは、主にコミュニケーションや情報共有などの実務を効率化させ、業務が円滑に行えるようにサポートするシステムのことです。
アナログで行ってきた事務作業を効率的に行えるため、コスト削減・業務効率化につながります。
具体的には、以下のようなシステムが当てはまります。
| 【情報系システムツール】 | 【特徴】 |
| 顧客管理システム（CRM） | 顧客の属性情報、営業活動履歴などを一元管理する |
| 営業支援ツール（SFA） | 効果のあがる営業活動を戦略的に判断しデータ化する |
| マーケティングオートメーション（MA）ツール | マーケティングの視点から情報を一元管理・分析するシステム |
| ビジネスインテリジェンス（BI）ツール | 企業内で蓄積しているあらゆるデータを収集・分析し、意思決定に活かすためのシステム |
| Web会議システム | インターネットを利用して遠方の相手と映像（ビデオ）や音声で会議できるツール |
| 電子契約システム・電子帳簿システム | 電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで、請求書や契約書といった国税関係の帳簿や書類を電子化し保存・管理するシステム |
| コミュニケーションツール | 社内専用SNSなど円滑にコミュニケーションを図るためのツール |
| グループウェア | スケジュール管理、プロジェクト管理、ファイル共有、ワークフロー機能、コミュニケーションツールが一体となった業務効率化を促進するためのツール |
基幹システム
基幹システムとは、企業の中核に直接関わるコア業務を管理・処理するためのシステムです。アナログ作業が減るため、業務効率化や生産性向上につながります。
また、基幹システムと混同されがちな手法として「ERP」があります。ERPとは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の略称です。日本語では基幹システム、基幹業務システムと呼ばれることもあります。
独立したシステムである基幹システムを連携させて一元管理するのがERPです。バラバラだった業務を統合管理することで業務フローを把握できるようになり、迅速な意思決定や経営判断が可能となります。
具体的には、以下のようなシステムが当てはまります。
| 【基幹システムツール】 | 【特徴・導入するメリット】 |
| 販売管理システム | 販売活動における見積り、受発注などのプロセスを一元管理するシステム |
| 生産管理システム | 需要計画や生産計画から、発注・作業指示まで生産に関する業務を一元管理するためのシステム |
| 在庫管理システム | 入出荷の日時や数量、資材や商品の製造日・保管期間など、最適な状態で在庫を把握・管理するシステム |
| 財務管理システム | 財務関連や会計関連の業務を管理 |
| 人事給与システム | 人事に関する業務と給与に関する業務を効率的に管理するシステム |
| 勤怠管理システム | 在宅勤務やリモートワークといった複雑な労働形態にも対応しており、社員の労働時間や休暇の取得状況を管理・把握できるシステム |
基幹システムは企業の核となる業務を担うため、システムエラーや情報漏洩といったセキュリティ事故を防ぐ高度なセキュリティ対策が必須です。
ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、組織内で行われている各種申請の手続きや文書を回覧し、複数名の承認が必要となるプロセスを電子化する仕組みのことです。
ワークフローシステムの導入によって一連の流れが簡略化されるため、スムーズな意思決定や精度向上が期待できます。
承認を得るために使っていた無駄な時間も削減でき、長時間労働の改善やペーパーレス化の促進にもつながります。
また、紙ベースで行っていた作業を電子化すれば、近年の働き方改革で増えているテレワークなどの柔軟な働き方も実現可能です。
チャットボット
チャットボットとは、「チャット（会話）」と「ロボット」の2つを組み合わせた言葉です。人工知能（AI）と自然言語処理を活用し、ユーザーが質問した内容に自動で返答してくれるシステムです。
チャットボットは、コールセンター業務や問い合わせなどの社外問い合わせ対応だけでなく、社内ヘルプデスクなど社内向けでも活用されています。
質問パターンやマニュアルを学習させたAI搭載の社内向けチャットボットを導入すれば、すぐに回答を得られるため迅速に問題を解決できます。
属人化しがちなバックオフィス担当者の負担が軽減されるだけでなく、コア業務に注力できるようになるため企業の生産性アップにもつながります。
RPA
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略称です。人間がパソコン上で行う作業を、ロボットによって自動化する仕組みを指します。
人が手で行っているデータ入力やファイルの作成、転記作業などを自動化してくれるので、業務効率化やミスの削減につながると期待されています。
RPAは判断のいらない定型作業や反復作業を得意とするため、バックオフィス業務との相性がよいのが特徴です。
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まとめ
バックオフィスは直接利益を生み出す部門や業務ではありませんが、企業の中核を担う経営と密接につながっています。
バックオフィスをおろそかにすれば、企業全体の利益低下や信用度低下につながる可能性もあるほどです。
そのため、課題解決に向けてバックオフィスを効率化させるシステム・ツールの導入や、アウトソーシングを活用することがポイントです。
バックオフィス業務の効率化によって、フロントオフィス業務に注力できる人材が増えれば企業の売上アップにもつながります。
バックオフィス業務をおろそかにせず、デジタルツールやシステム、アウトソーシングなどをうまく活用し、バックオフィス部門を強化していきましょう。
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１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
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