バックオフィスとは？業務例や事務との違い、効率化の方法まで解説
バックオフィスとは、総務や経理など企業活動を後方から支える業務のことです。重要な業務である反面、以下のような課題があります。
- 十分な人員を確保できず、目の前の業務に追われてコア業務に集中できない
- デジタル化が進んでおらず、処理に時間と労力がかかっている
- 業務が属人化し、担当者以外やり方を把握できていない
バックオフィスの業務範囲は幅広いため、改善に向けて何から着手すべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、バックオフィスの業務内容、直面する課題とその解決方法をわかりやすく解説します。また、効率化によって企業全体の生産性が向上する仕組みを具体的にご紹介します。
バックオフィスが行う業務とその役割を正しく理解し、改革への第一歩を踏み出しましょう！
バックオフィスとは
バックオフィスとは、取引先や顧客と直に接するフロントオフィスを後方から支える企業の内部運営業務を指します。顧客との接点は少ないものの、企業の円滑な運営に欠かせない存在です。
この章では、バックオフィスの具体的な業務内容を紹介するとともに、フロントオフィスや一般事務との違いを踏まえ、その重要性について解説します。
バックオフィスとフロントオフィスの違い
一般的に、営業や製品・サービス開発など、売上に直接関わる部門が「フロントオフィス」であり、その活動を後方支援する部門が「バックオフィス」と呼ばれます。具体的には、それぞれ次のような業務を行う部門を指します。
| バックオフィス | フロントオフィス | |
| 役割 | 顧客と直接関わることは少ないが、フロントオフィスを後方から支え、企業の内部運営を行う部門 | 営業やカスタマーサポートなど、顧客と直接関わり、売上を上げる部門 |
| 部門の例 |
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バックオフィスと一般事務の違い
バックオフィスと混同されがちな業務が、「一般事務」です。どちらも企業運営を支える業務ですが、業務範囲に違いがあります。
バックオフィス業務は、経理や人事・労務など専門性を要する幅広い業務を指し、企業運営を支える基盤的な役割を果たします。
一方、一般事務はバックオフィス業務の一部であり、データ入力や書類作成など各部門のサポート業務が中心です。特定の分野の専門知識は必須ではなく、幅広い業務を横断的に支える役割を担います。
どちらも売上や利益を直接的に生む部門ではありませんが、企業活動において欠かせない業務です。
バックオフィスの重要性
フロントオフィスと異なり、バックオフィスは売上や利益を直接生む部門ではないため、リソースが限られる企業では整備が後回しになりがちです。
しかし、企業の基盤となる「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」などの経営資源を適切に管理・配分するためには、バックオフィス体制の整備や強化が欠かせません。
例えば、経理業務の遅延は取引先からの信用低下につながるだけでなく、資金繰りにも影響を及ぼします。また、労務管理が適切に行われていない場合、従業員のモチベーション低下や離職につながる恐れもあります。
バックオフィスが適切に機能してこそ、企業としての基盤が安定し、フロントオフィスが円滑に業務を遂行できる環境が整います。
▼下記の記事では、バックオフィス業務を効率化する方法を分かりやすく解説しています。バックオフィスの効率を向上させたい方はぜひ参考にしてください！
バックオフィスの主な職種と業務例
バックオフィス業務は、企業活動を支える幅広い分野にわたります。主な職種と業務例を具体的に見ていきましょう。
総務
総務とは、企業全体をサポートする業務です。担当部門が明確でない幅広い業務を行うこともあります。
＜具体的な業務内容＞
- 社内備品や施設の管理
- 文書管理
- 株主総会・取締役会の事務局 など
経理・財務
経理・財務とは、企業のお金の流れを管理し、財務基盤を支える業務です。
＜具体的な業務内容＞
- 月次決算
- 財務諸表の作成
- 月次・年次決算作業
- 予算管理
- 資産運用 など
人事・労務
人事・労務は、採用や退職、働き方の管理など従業員に関わる業務です。
＜具体的な業務内容＞
- 採用戦略の策定
- 社員の労務管理
- 社員の育成と評価
- 雇用契約書の管理 など
法務
法務は、企業活動を法的にサポートする業務です。
＜具体的な業務内容＞
- 契約書などの確認と管理
- 知的財産権の管理
- 法的問題の対応 など
バックオフィスにおける課題
バックオフィス業務では、多くの企業が共通の課題に頭を悩ませています。
マネーフォワードの調査によると、バックオフィス業務における課題の第一位は「人手不足」でした。また、「電子化やシステム化ができていない」「業務の属人化」「業務過多」などの課題も上位に挙げられています。
参考：マネーフォワードクラウドERP「【2024年実施】調査結果から見るバックオフィス業務の課題とは？クラウドサービスの導入状況や課題に対する改善活動の実態について解説」より作成
ここからは、上位に挙げられた4つの課題をご紹介します。
人手不足
人事労務、経理・財務、総務など、バックオフィス部門の業務は多岐にわたります。業務量も多いため、少ない人員では対応しきれません。
企業によっては、フロントオフィスと比べて、バックオフィスに十分な人員を確保できていないケースも見受けられます。中にはフロントオフィスの担当者がバックオフィスを兼任している場合もあるでしょう。これでは本来注力すべき重要なコア業務に集中できません。
また、経理などは繁閑がある業務です。普段は余裕のある人員配置でも、繁忙期になると長時間の残業で対応しているケースもあります。
こうした人手不足の状況は、多くの企業でバックオフィスの重要な課題となっています。
デジタル化の遅れ
書類を扱う作業が多いバックオフィス業務。いまだに紙ベースで対応していたり、ハンコ文化が残っている企業も少なくありません。こうした書類の電子化やシステム導入といった業務のデジタル化が進んでいないことも、バックオフィスの大きな課題となっています。
Chatwork株式会社が中小企業の経営者とバックオフィス担当者を対象に実施した調査によると、DXについて「聞いたことがない」という回答が49.7％という結果に。
また、経営者が40代以上の企業では、6割が「業務を口頭や紙で行っている」という状況でした。特に中小企業においてはDX化が進んでいない企業があることがわかります。
このような電子化の遅れは、業務効率の低下やテレワーク導入の妨げとなるなど、さまざまな問題を生んでいます。
参考：Chatwork株式会社「Chatwork、中小企業の経営・DX、リスキリングの現状と課題を調査」
業務の属人化
経理や人事などは、専門的なスキルや知識が必要とされる業務が多いため、属人化しやすい傾向にあります。属人化とは、特定の社員に業務知識やスキルが依存している状態です。
業務が属人化している場合、担当者の異動や離職によって業務が滞る可能性があります。また、ミスや不正が発覚しにくいなどのデメリットもあります。
業務過多
業務の性質上、業務過多の状況に陥りやすいのもバックオフィスの課題の一つです。
フロントオフィスのサポート役であるバックオフィスは、他部署とのやり取りや連携が欠かせません。そのため、他部署からの問い合わせ対応や連絡などに追われ、業務に集中できないことがよくあります。
また、先に述べた通り、バックオフィスのデジタル化が遅れている企業も多くあります。時間や手間がかかる業務にもかかわらず、十分な人員が確保されていないケースも少なくありません。その結果、一部の担当者に負担が集中しやすいのも問題の一つです。
バックオフィスを効率化する方法
この章では、バックオフィスを効率化する方法として、ツールを活用した業務の自動化や電子化、アウトソーシングなど、具体的な方法をご紹介します。
業務を自動化する
RPAツールなどを導入し、業務を自動化するのもバックオフィスの効率化に役立ちます。
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略称です。人間がパソコン上で行う作業を、ロボットによって自動化する仕組みを指します。
人が手で行っているデータ入力やファイルの作成、転記作業などを自動化してくれるので、業務効率化やミスの削減につながると期待されています。
RPAは判断のいらない定型作業や反復作業を得意とするため、バックオフィス業務との相性が良いのが特徴です。
以下の資料では、RPAやAIによる業務自動化の事例をご紹介しています。自動化による業務の効率化に興味がある方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！
業務を電子化・デジタル化する
バックオフィス業務では、デジタル化の遅れが大きな課題となっています。システムやデジタルツールの導入により、業務の効率化が飛躍的に進む場合もあります。
業務効率化に役立つシステムやツールについて、代表的なものをいくつかご紹介します。
| システム・ツール名 | 特徴 | 代表的なサービス |
| ワークフローシステム | 申請から承認・決裁までの手続きを電子化し、効率的に管理できるシステム | ジョブカンワークフロー、コラボフロー、楽々WorkflowII など |
| 経費精算システム | 経費精算における申請や承認、会計ソフトへの入力処理を効率化するシステム | マネーフォワード、楽楽精算、ジョブカン経費精算 など |
| 勤怠管理システム | 出退勤や残業時間を管理し、適切な労働時間の管理を支援するシステム | KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理、Touch On Time など |
| Web会議システム | インターネット環境を通じて遠隔地の相手とビデオ会議ができるシステム | Zoom、Microsoft Teams、Google Meet など |
| コミュニケーションツール | 社内外の情報共有・伝達の場をオンラインで提供するツール | Slack、Chatwork、LINE WORKS など |
導入にかかる費用は、会社の規模や使用する機能によっても大きく変わります。ツールの導入にあたっては、自社の業務フローや課題に合ったものを選定しましょう。
マニュアルを作成して業務を標準化する
バックオフィスは業務が属人化しやすい傾向があり、効率化の妨げになっています。属人化を防ぐには、業務フローや作業内容を整理し、マニュアルを整備することが効果的です。
マニュアルによって業務が標準化されると、誰でも同じ品質で作業を進められるようになります。特に繰り返し行う業務では、作業スピードや精度の向上が期待できるでしょう。また、新人の教育にかかる手間や時間も節約できるため、引き継ぎも効率化できます。
マニュアル作成には時間と労力がかかるものの、業務の効率化を推進する重要な一歩といえます。
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アウトソーシングを活用する
アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の業者に委託する手法を指します。自社に不足している人材やスキルを外部から補うことで、業務効率化や生産性向上が見込めます。
特にバックオフィス業務の課題である人手不足や繁忙期の残業削減は、アウトソーシングの得意とする部分です。また、業務整理やツール・システム導入のサポートを行ってくれるサービスもあります。
「どんな業務が外注できるか分からない」という場合も、まずはアウトソーシング業者に相談するのがおすすめです。課題を丁寧にヒアリングし、最適なアウトソーシングの形を提案してくれるでしょう。
バックオフィスのアウトソーシングは「HELP YOU」
バックオフィス業務の代行は、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」にお任せください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。
| 特徴 | ・経理、人事・労務、マーケティングなど、幅広い業務を依頼できる ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・最短3日で優秀な人材を確保できる ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化にも対応 |
| 主な対応業務 | ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・秘書・総務 ・マーケティング・広報 ・ECサイト ・資料作成 など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| 料金 | ＜チームプラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのバックオフィス代行事例
HELP YOUにバックオフィス業務をアウトソースし、コア事業に集中できる環境づくりに成功した事例をご紹介します。
株式会社テンダーハートは、愛知県で介護・医療事業を運営する企業です。同社では、従業員300名に対してバックオフィス業務を3名で担当しており、担当者の負担が大きいことが課題となっていました。
また、今後の事業拡大にはマニュアル整備が必須と考え、業務のマニュアル化とバックオフィス業務をセットで外部に委託することに決めました。
＜HELP YOUへの主な依頼内容＞
- 訪問割り当て（訪問介護スケジュールに担当する職員を割り当てる作業
- 給与計算
- 請求業務 など
依頼前は、どの業務を委託するかも明確になっていない状況でしたが、HELP YOUでは、アウトソースする業務の選定やマニュアルの整備からサポートを行いました。
その結果、担当者の負担が軽減し、本来行うべき職員とのコミュニケーションや職場環境の改善にかける時間が増えました。離職率も低下するなど、嬉しい変化を実感しているとのことです。
▼詳細はこちら
バックオフィスを効率化するメリット
バックオフィスの効率化には、企業にとって大きなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるかをご紹介します。
コスト削減
一つ目のメリットとして、無駄なコストの削減が挙げられます。
バックオフィスでは書類を扱う業務が多く、書類の印刷や郵送、保管にもコストがかかります。業務の電子化によってペーパーレス化が進むと、これらのコストを削減できます。
また、業務の自動化やアウトソーシングを導入することで、バックオフィス業務に従事する人件費の削減も可能です。
バックオフィスは利益を直接生む部門ではないため、業務の効率化によりコストを削減することで、企業の収益改善にもつながります。
属人化の解消
次に挙げるメリットは、属人化の解消です。業務が属人化すると、担当者の急な休職や退職により業務が滞るだけでなく、ミスや不正発生も発覚しづらくなります。
マニュアル化などを通じて業務の標準化ができれば、誰でも同じ品質で業務を実行できるようになります。特定の人にかかる負担が軽くなるため、労働環境の改善やチーム全体の生産性向上にもつながるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
業務の自動化は、データの入力・転記ミスなどヒューマンエラーの防止につながります。
バックオフィス業務はルーティン業務が多いため、ケアレスミスが起こりがちです。例えば、入出金管理や請求書処理で金額の入力ミスや確認漏れが発生した場合、財務的なリスクが生じます。
こうしたルーティン業務に自動化ソリューションを導入すれば、手作業によるエラーを回避でき、正確に処理が行われるようになります。
生産性向上
バックオフィスの効率化は、企業全体の生産性向上にもつながります。
例えば、業務の自動化や電子化、アウトソーシング導入などの施策で作業時間を短縮すれば、従業員は他の重要な業務に対応できるようになります。事業の拡大のために、経営戦略に関わる業務や新しいプロジェクトに人的リソースを割くこともできるでしょう。
さらに、業務過多の状況が解消され、就労環境が改善すれば、従業員のモチベーションや企業へのエンゲージメントも高まります。定着率が上がるだけでなく、業務の品質向上も期待できます。
バックオフィスの効率化は、企業が持続的に成長していく上で、欠かすことができない要素です。
バックオフィスのまとめ
本記事では、バックオフィスの業務内容、直面する課題とその解決方法について解説しました。
バックオフィスはフロントオフィスを支え、企業の持続的な成長に貢献する重要な役割を担っています。しかし、多くの企業がバックオフィスに課題を抱えているのが実情です。
特に多くの企業が悩んでいるのが、人手不足です。バックオフィス業務の効率化のためには、業務の自動化やデジタル化、標準化などのさまざまな手法がありますが、人手不足にお悩みの場合は、アウトソーシングの活用が効果的です。
アウトソーシングを導入すれば、採用コストをかけずに、業務の繁閑に合わせて柔軟なサポートを受けることができます。手間のかかるルーティン業務から解放され、本来取り組むべきコア業務に割く時間が増えることで、企業の生産性向上にもつながります。
バックオフィスを効率化して生産性を高め、より強固な組織づくりを目指しましょう。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
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人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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