バックオフィスとは？簡単に解説！職種や課題、業務効率化の方法も
バックオフィスとはどんな業務を指すのでしょうか？
バックオフィス業務の効率化とは？
この記事では、バックオフィスの主な職種と直面する課題、さらには業務効率化のための具体的な方法について、わかりやすく解説します。効率的なバックオフィスが企業全体の生産性向上にどうつながるか、具体例を交えて紹介します。
バックオフィスの効率化を検討している人は参考にしてみてください！
バックオフィスとは？事務との違いや主な業務
バックオフィス業務とは、直接的に顧客と接することのない、企業の内部運営業務などを指します。
フロントオフィス業務と呼ばれる顧客対応や営業活動などとは違い、直接的に顧客と接することはほとんどありません。
直接的に売上を上げる業務ではありませんが、フロントオフィス業務を支え、企業の運営には無くてはならない業務です。
バックオフィス業務と一般事務の違い
バックオフィス業務と一般事務には、役割と業務内容にいくつか違いがあります。
バックオフィス業務は企業運営の基盤となる業務を担います。例えば人事の採用業務や法務の契約書管理など専門性が高い知識やスキルを必要とした業務です。
一方で一般事務は、オフィス業務全般をサポートする業務を指します。さまざまな部署で日常的に発生するデータ入力や資料作成、電話対応などを行い、企業のスムーズな運営を支えます。
バックオフィスは特定の専門的なサポートを提供する業務であり、一般事務は日常的なオフィス業務を広くサポートする役割と認識するとよいでしょう。
バックオフィス業務一覧
バックオフィスには様々な職種が存在します。企業によっても違いますが、日々の企業運営を支える業務です。主な職種には以下のようなものがあります。
【代表的なバックオフィス業務例】
| 総務 | ・社内備品や施設の管理 ・文書管理 ・株主総会・取締役会の事務局 など |
| 経理・財務 | ・月次決算 ・財務諸表の作成 ・月次・年次決算作業 ・予算管理 ・資産運用 など |
| 人事・労務 | ・採用戦略の策定 ・社員の労務管理 ・社員の育成と評価 ・雇用契約書の管理 など |
| 法務 | ・契約書などの確認と管理 ・知的財産権の管理 ・法的問題の対応 など |
バックオフィスの効率化が注目される理由
今、なぜバックオフィス業務が注目されているのでしょうか？
昨今、AIやRPOなどのロボットを活用して業務を効率化、自動化する企業が増加しています。企業組織の効率性や競争力を向上させるためには、業務の自動化や効率化が不可欠だからです。DXを推進するうえでも必要なステップでもあります。
つまり、バックオフィス業務のあり方が変革期を迎えているのです。
経済産業省「産業構造・就業構造の姿とは／2030年の日本の労働市場と求められる人材」によると、2030年にはバックオフィス人材が143万人減少することが推測されています。
直接利益を生み出すことのないバックオフィス業務はコスト削減の対象となりやすく、AIやグローバルアウトソーシングへの代替が進むことが予測されています。
少子高齢化の加速に伴う、労働力の減少、人材確保の難しさも問題視されています。
そのため、今後ますます人件費をかけずにいかに効率的に業務遂行するかが重要になるのです。
参考：経済産業省「産業構造・就業構造の姿とは／2030年の日本の労働市場と求められる人材」
バックオフィスの課題
バックオフィス業務が抱えるさまざまな課題について見ていきましょう。
人材不足
人事労務、経理財務、総務といったバックオフィス部門の業務内容は多岐にわたっています。業務量も多いため、少ない人員では対応しきれません。
しかし、企業によっては利益を生み出すフロントオフィス業務と比べて、バックオフィス業務に十分に人員を確保できないケースも見受けられます。
中にはフロントオフィス業務の担当者がバックオフィス業務も兼任している場合もあるでしょう。これでは本来注力すべき重要なコア業務に集中できません。
また、経理などは繁閑がある業務です。そのため、普段は余裕のある人員であっても、繁忙期になると長時間の残業で対応しているケースもあります。
業務の属人化
属人化とは、特定の社員に業務知識やスキルが集中してしまうことをいいます。経理や人事などは、専門的なスキルや長年の経験、知識が必要な業務が多いため、属人化しやすい傾向にあります。
業務が属人化している場合、担当者の異動や離職によって業務が滞りがちになる可能性があります。また、ミスや不正が発覚しにくいなどのデメリットも出てきます。
DX化・デジタル化の遅れ
書類を扱う作業が多いバックオフィス業務。いまだに紙ベースで対応していたり、ハンコ文化が残っている企業も少なくありません。
2023年10月にChatwork株式会社が中小企業の経営者とバックオフィス担当者を対象に実施した調査によると、DXについて「聞いたことがない」という回答が49.7％という結果に。
また、経営者が40代以上の企業では、6割が「業務を口頭や紙で行っている」という状況でした。特に中小企業においてはDX化が進んでいない企業があることがわかります。
このような電子化の遅れは、業務効率の低下やテレワーク導入の妨げとなるなど、さまざまな問題を生んでいます。
参考：Chatwork株式会社「Chatwork、中小企業の経営・DX、リスキリングの現状と課題を調査」
バックオフィスを効率化するメリット
バックオフィスを効率化することは、企業にとって大きなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるかをご紹介します。
コスト削減
まずは人件費の削減が可能になります。自動化やプロセス改善によって、手動での作業が減少するため、必要な人員数が削減できます。
また、高度な専門知識を要する業務をアウトソーシングすれば、育成の必要もなく、固定人件費が変動費に変わり、必要なときのみサービスを利用することもできます。
クラウドベースのシステムへの移行により、物理的なサーバーやハードウェアの維持・更新コストが削減されます。また、オフィススペースを縮小または最適化することで、不動産コストや関連する電力、維持管理のコストが削減されます。
属人化の解消
ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）などのテクノロジーを導入すると、繰り返し行われる業務を自動化することができます。これにより、特定のスキルを持つ個人に依存することなく、業務を継続することができます。
また、業務プロセスを標準化し、全員が同じ手順で作業を進めることができるようにします。標準化されたプロセスは、新しいスタッフのトレーニングもなりますし、属人化のリスクを低減します。
生産性向上
自動化によるエラーの削減と処理速度の向上が期待できます。例えば、経理部門での請求書処理。手作業で行っていた請求書の入力、確認、承認のプロセスを自動化することで、エラーが減少し、処理時間が大幅に短縮されます。これにより、スタッフは他の重要な業務に時間を割くことができ、生産性が向上します。
リスク回避
バックオフィスの効率化は、データ管理やセキュリティの強化につながります。
例えば、クラウドベースのデータ管理システムを導入することにより、企業の重要なデータが安全に保管され、バックアップされます。
これにより、データ漏洩やデータ損失のリスクが軽減されます。また、アクセス権限を厳格に管理することで、不正アクセスや情報の悪用を防ぎます。
また、ルーティンワークで起こりがちなケアレスミスなどを減らすこともできます。請求書処理や給与計算などの財務関連プロセスに自動化ソリューションを導入すれば、手作業によるエラーを削減し、毎回一貫した処理が行われるようになります。これにより、会計ミスから生じる財務的リスクを減らすことができます。
バックオフィスを効率化する方法
バックオフィスの効率化には大きなメリットがあることがわかりました。では、効率化するためにどうすればよいのか、具体的に見ていきましょう。
ワークフローシステムで業務を電子化
ワークフローシステムとは、社内申請や手続きを電子化する仕組みを指します。まずは、電子化、デジタル化できる作業がないかどうかを検討するところから始めてみましょう。
承認を得るために使っていた無駄な時間も削減でき、長時間労働の改善やペーパーレス化の促進にもつながります。
また、紙ベースで行っていた作業を電子化すれば、近年の働き方改革で増えているテレワークなどの柔軟な働き方も実現可能です。
RPAシステムで業務を自動化
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略称です。人間がパソコン上で行う作業を、ロボットによって自動化する仕組みを指します。
人が手で行っているデータ入力やファイルの作成、転記作業などを自動化してくれるので、業務効率化やミスの削減につながると期待されています。
RPAは判断のいらない定型作業や反復作業を得意とするため、バックオフィス業務との相性がよいのが特徴です。
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アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の業者に委託する手法を指します。自社に不足している人材やスキルを外部から調達することで、業務効率化や生産性向上が見込めます。
バックオフィス業務の課題である人手不足や繁忙期の残業時間削減は、アウトソーシングの得意とする部分です。
また、外部の目が入ることで属人化している業務の風通しがよくなるでしょう。ミスの隠蔽や不正を防ぐことも期待できます
業務整理やツール・システム導入のサポートを行ってくれるサービスもあるため、「どんな業務が外注できるか分からない」という場合も、まずは相談してみましょう。
バックオフィスのアウトソーシングは「HELP YOU」
バックオフィス業務の代行は、オンラインアウトソーシング「HELP YOU」にお任せください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの経理代行事例
ここではバックオフィス業務のアウトソーシングとして、実際にHELP YOUの経理代行サービスをご利用いただいた事例を紹介します。
【クライアント概要】
株式会社Ai.Connect 様
無料インターネット設備の賃貸集合住宅向けサービス「アイネット」を中心に、ネットワーク事業、光コラボレーション事業、アライアンス事業、WEB事業の4つの事業を展開しています。
| 依頼内容 | 今後、業務量の増加が予想される経理をアウトソースしたい。 |
| 対応業務詳細 | ・法人クレジットカード利用の仕訳入力 ・証憑書類との突合 ・支払業務 ・従業員立替精算の一次承認作業 ・購買関連資料の作成・メンテナンス |
| アウトソースを活用することになった理由 | コスト面において、人材不足を補うのに未経験者を採用して一から育てるより、すでに専門知識やスキルを持っている外部に依頼するのが最適との判断にいたった。 |
【導入前の課題】
- 上場を視野に入れているが、今後の企業成長を考えた時に経理業務にあてられるリソースが不足している
- 社内のリソースだけで対応しようとすると工数がかかる
- 経理を担当しているメンバーがコア業務に集中できる環境を整えたい
- 外注できる業務をアウトソースして、社内の優秀なメンバーには組織運営の中核を担う仕事を任せたい
【導入後の効果】
- 社内の経理担当者がコア業務に集中できる体制がすでに整いつつある
- アウトソースしたことで担当者に余裕が生まれ、新しい仕事にチャレンジできるようになった
- マネジメント視点を持って仕事に取り組めるようになり、本来の能力を発揮できるようになった
【今後の展開】
経理業務をアウトソース化して効果を実感したことから、会社として成長し、事業を拡大していくためには、バックオフィス業務を効率化し、社内のメンバーがコア業務に集中できる環境をつくることが不可欠と感じたそうです。
実際にHELP YOUのアウトソーシングサービスを利用して、社内のメンバーが向き合うべき業務と、外注により効率化できる業務をしっかり切り分けることの重要性を再確認したとのことです。
今後は、経理業務だけでなく人事・総務や広報、秘書、営業事務など、他部門へも横展開させたアウトソース化を考えられています。
▼詳細はこちら
HELP YOUの口コミ・評判
実際にHELP YOUをご活用いただいている企業様からのコメントをご紹介します。
バックオフィスを効率化するツール・システム
先に紹介したように、バックオフィスを効率化するためのツールやシステムを紹介します。
- 情報系システム
- 基幹システム
- チャットボット
それぞれの基礎知識と特徴、導入するメリットなどについて、詳しく解説します。
情報系システム
情報系システムとは、主にコミュニケーションや情報共有などの実務を効率化させ、業務が円滑に行えるようにサポートするシステムのことです。
アナログで行ってきた事務作業を効率的に行えるため、コスト削減・業務効率化につながります。
具体的には、以下のようなシステムが当てはまります。
| 【情報系システムツール】 | 【特徴】 |
| 顧客管理システム（CRM） | 顧客の属性情報、営業活動履歴などを一元管理する |
| 営業支援ツール（SFA） | 効果のあがる営業活動を戦略的に判断しデータ化する |
| マーケティングオートメーション（MA）ツール | マーケティングの視点から情報を一元管理・分析するシステム |
| ビジネスインテリジェンス（BI）ツール | 企業内で蓄積しているあらゆるデータを収集・分析し、意思決定に活かすためのシステム |
| Web会議システム | インターネットを利用して遠方の相手と映像（ビデオ）や音声で会議できるツール |
| 電子契約システム・電子帳簿システム | 電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで、請求書や契約書といった国税関係の帳簿や書類を電子化し保存・管理するシステム |
| コミュニケーションツール | 社内専用SNSなど円滑にコミュニケーションを図るためのツール |
| グループウェア | スケジュール管理、プロジェクト管理、ファイル共有、ワークフロー機能、コミュニケーションツールが一体となった業務効率化を促進するためのツール |
基幹システム
基幹システムとは、企業の中核に直接関わるコア業務を管理・処理するためのシステムです。アナログ作業が減るため、業務効率化や生産性向上につながります。
また、基幹システムと混同されがちな手法として「ERP」があります。ERPとは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の略称です。日本語では基幹システム、基幹業務システムと呼ばれることもあります。
独立したシステムである基幹システムを連携させて一元管理するのがERPです。バラバラだった業務を統合管理することで業務フローを把握できるようになり、迅速な意思決定や経営判断が可能となります。
具体的には、以下のようなシステムが当てはまります。
| 【基幹システムツール】 | 【特徴・導入するメリット】 |
| 販売管理システム | 販売活動における見積り、受発注などのプロセスを一元管理するシステム |
| 生産管理システム | 需要計画や生産計画から、発注・作業指示まで生産に関する業務を一元管理するためのシステム |
| 在庫管理システム | 入出荷の日時や数量、資材や商品の製造日・保管期間など、最適な状態で在庫を把握・管理するシステム |
| 財務管理システム | 財務関連や会計関連の業務を管理 |
| 人事給与システム | 人事に関する業務と給与に関する業務を効率的に管理するシステム |
| 勤怠管理システム | 在宅勤務やリモートワークといった複雑な労働形態にも対応しており、社員の労働時間や休暇の取得状況を管理・把握できるシステム |
基幹システムは企業の核となる業務を担うため、システムエラーや情報漏洩といったセキュリティ事故を防ぐ高度なセキュリティ対策が必須です。
チャットボット
チャットボットとは、「チャット（会話）」と「ロボット」の2つを組み合わせた言葉です。人工知能（AI）と自然言語処理を活用し、ユーザーが質問した内容に自動で返答してくれるシステムです。
チャットボットは、コールセンター業務や問い合わせなどの社外問い合わせ対応だけでなく、社内ヘルプデスクなど社内向けでも活用されています。
質問パターンやマニュアルを学習させたAI搭載の社内向けチャットボットを導入すれば、すぐに回答を得られるため迅速に問題を解決できます。
属人化しがちなバックオフィス担当者の負担が軽減されるだけでなく、コア業務に注力できるようになるため企業の生産性アップにもつながります。
まとめ
本記事では、その職種や直面する課題、効率化のための方法を簡潔に解説しました。
自動化、デジタル化、クラウドサービスの導入など、効率化を進めることで生産性が向上し、リスク回避も可能になることを学びました。これらの知見を活用して、より強固な組織を築きましょう。
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