業務効率化をサポート!バックオフィス代行を効果的に利用する方法とは

スタートアップ企業や中小企業にとって、業務の効率化は最優先課題の一つ。
「経理や総務などのバックオフィス業務を効率化したい」
「代行サービスに丸投げできたら楽なのに」
とお悩みではありませんか?

また、いざバックオフィスの代行サービスを利用しようとしても、
代行サービスって、依頼できる業務が限られるのでは?
信頼できる会社があるのか?
と不安に思われるかもしれません。

バックオフィスの代行サービスは業務効率化に有効です。

なぜなら、バックオフィスの代行サービスを利用することで、経理や総務などの他、人事業務、法務など多くの業務を依頼することができ、コア業務に充てるリソースを増やすことができるからです。また大手企業が導入している代行会社や、継続率97%を誇るアウトソーシング会社もありますので、貴社の課題に沿った最適な会社が見つかるのではないでしょうか。

今回の記事では、バックオフィス代行サービスに依頼できる具体的な業務内容や、おすすめアウトソーシング会社を紹介していきます。

バックオフィス代行サービスで依頼できる業務とは

近年、バックオフィス業務を効率化させるためのクラウドツールが数多くリリースされており、利用されている企業もあるのではないでしょうか。

2016年に実施された「規模別・業種別の中小企業の経営課題に関する調査*」によると、生産、販売、会計などの基幹業務統合ソフト(ERP)の導入企業は約46%、受発注情報管理(EDI)は約40%の企業が導入しています。一方でこれらのツールを十分活用できていると答えたのは3割以下という結果*もあるなど、導入はしてみたものの、生産性向上・業務効率化に結び付いていない企業が多いようですね。

また、アウトソーシングを導入する企業も増加傾向にあり、2017年の国内ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)の市場規模前年比4.7%増の7,346億円。多くの企業がアウトソーシングサービスを導入していることが分かります。

このようにアウトソーシングが一般的になる中で、具体的にどのような業務を依頼できるのかを見ていきましょう。

バックオフィス業務のアウトソーシング会社には、事務作業全般を依頼することができます。具体的には、経理・財務業務、総務、法務、人事業務などです。

◆経理・財務


幅広い業務を依頼可能で、社内には経理担当者が必要ないをコンセプトに、丸ごと経理業務を引き受けてもらえる会社もあります。

【依頼可能業務】
・経費精算
・売上・売掛金、仕入れ・買掛金の出力・入力
・決算
・財務支援業務

中小企業こそ経理をアウトソーシングするべき理由と、メリット・デメリット

◆総務

総務業務は、企業により担当範囲が異なりますが、一般的に下記の業務を依頼可能です。

【依頼可能業務】
・備品の発注
・社内文書の作成
・就業規則などの整備
・手続き代行
・市場調査

総務業務のアウトソーシングで効率的な経営を! 人材は所有から共有へ

◆法務

法務代行会社の多くは、法律の専門家のサポートを受けられるサービスを提供しています。

【依頼可能業務】
・契約書ひな型作成
・商品・プロジェクトの法的面からのチェック
・労務関連業務
・社内規則・就業規則

◆人事

採用のコンサルティング業務を兼ねている人事のアウトソーシング会社も多くあります。

【依頼可能な業務】
・スカウトメール送信
・応募者対応
・対応マニュアル作成
・社員研修資料作成
・評価査定

人事・採用代行サービス比較8選|RPOを選ぶポイントとは?

バックオフィス代行サービス①丸投げ可

ここまで、バックオフィスの代行会社に依頼可能な業務をご紹介しました。

それでは、実際に代行サービスを比較してみましょう。
多くの代行会社の中から比較をするのはとても手間が掛かりますよね。そのため、丸投げ可能、コスト、実績、専門家のサポートといった4つのポイントからおすすめの代行サービスをご紹介します。

まず始めは、社外に部署があるかのように、業務のディレクションから納品まで一括でサポートしてくれる会社をご紹介します。

HELP YOU

https://help-you.me/

「HELP YOU」の特徴は、契約時間の中で業務を限定することなく依頼できることです。バックオフィス業務全般の中から手間が掛かる業務を切り出す、または丸ごと依頼することが可能。依頼採用率1%のアシスタントが、高品質な成果物を納品します。依頼内容の整理からディレクションも担当いたしますので、確認のみで作業を完了させることができます。

【おすすめする理由】
・採用率1%のスペシャリストが高品質なアウトプットを提供
・継続利用率97%の実績
・業務の切り出し・タスク分解からサポート
・作業マニュアルの作成・更新も可能なので、内製化の際にもスムーズに移行できる
・業務を限定せず、契約時間を経理・総務、採用代行、秘書、SNS運用など幅広く依頼できる
 

J.FORCE

https://jpn-force.jp/

導入3か月で経理部・総務部が要らない体制づくりをコンセプトに、多くの企業をサポートしてきたこちらの会社。国家資格者がプロの目線でサポートしてくれます。全国で300社以上の会社が導入しており、多くの会社が3カ月で効果を実感しています。

【おすすめする理由】
・国家資格者が業務を監修
・3か月で効果を実感できる
・企業規模、業種問わず多くのサポート実績
・総務代行プラン、経理代行プランの他、社労士・税理士顧問プランがある

バックオフィス代行サービス②費用が安い

代行サービスを選ぶポイントの一つがコスト。費用が安い方が良いと思うのは当然ですよね。しかし、個人情報を扱う場合もあるため、会社として信頼できるかという面も考慮しなくてはなりません。

今回ご紹介する会社は、多くの企業での導入実績があり、コスト面・信用度の面のバランスが取れた会社です。
 

Lancers

https://www.lancers.jp/

クラウドソーシングサービス最大手のランサーズ。個々のタスクごとに依頼ができるだけでなく、ランサー(受託者)と継続契約を結び、継続的に依頼を行うことも可能です。また過去の実績を見て、信頼できるかどうかを確認することができます。
コストを抑えて代行を依頼したいと言う方におすすめです。

【おすすめポイント】
・受託者と価格交渉が可能
・様々な経歴を持ったランサーが50万人登録している
・継続、単発など用途に応じて依頼が可能
 

マスターピース・グループ株式会社

http://www.m-piece.com/

コールセンターを運営するマスターピース・グループ。データ入力や採用業務などの作業を依頼可能です。上場企業が導入し、コスト削減を成功させるなどの実績を出しています。

【おすすめポイント】
・大手企業の導入実績あり
・データ入力 1文字0.5円等価格の優位性あり
・契約後から最短10日営業日でサービス提供可
・採用業務、データ入力などを依頼可能

バックオフィス代行サービス③実績が豊富

業種や会社により、社内で必要となる業務は異なります。自社と同業種の導入事例はとても参考になりますよね。次にご紹介するのは実績が豊富な企業です。
これまでに多くの企業で導入されているので、貴社の課題と似た事例もあるかもしれませんね。
 

NOC

https://www.noc-net.co.jp/

NOCでは、業務委託の他、人材派遣や人材紹介も扱っており、社内リソースを確保する方法を様々な視点から提案してくれます。アウトソーシング業界の中で30年以上、計1,000社以上の企業を支援してきました。

【おすすめポイント】
・1000社以上の運用実績あり
・プライバシーマーク、ISMSに準拠
・経理や総務、研修支援など異なる業務を組み合わせて依頼可能
 

NTTビジネスアソシエ

https://www.ntt-ba.co.jp/

NTTグループの代行サービスを運営しているNTTビジネスアソシエ。これまでグループ会社をサポートしてきた実績・経験を活かし、一般企業のバックオフィス業務もサポートしています。
1000社を超えるグループ会社だけでなく、製薬会社や独立行政法人など一般企業100社以上への導入実績もあります。

【おすすめポイント】
・NTTグループで培った豊富な実績あり
・米国シェアードサービス最優秀企業賞を受賞
※米国シェアードサービスとは、優れた品質等を提供しているBPO企業に対し、贈られる賞のこと
・グループ会社1000社以上、一般企業100社以上で導入
・サービスメニューは、経理、人事、福利厚生業務など

バックオフィス代行サービス④専門家のサポートが受けられる

会社設立時や役所の手続きには、多くの書類作成が必要となり、手間が掛かりますよね。

例えば、会社設立時には機関への提出や、提出書類作成などのために、2~3週間もの準備期間を必要とします。これらの一部だけでも代行サービスに依頼することで、準備時間を短縮することができるのです。

このような専門知識が必要となる業務の代行サービスと、業務の際に専門家のアドバイスを受けられる会社をご紹介していきます。

Bizer

https://bizer.jp/

タスク管理ツール、バックオフィスのプラットフォームを提供する会社、Bizer。各分野の業務において、専門家への相談サービスや、提出時期から逆算したタスク分解等の機能を備えています。こちらの会社では、バックオフィスのプラットフォームサービスを利用できる他、登記や決算書類などの代行を依頼することが可能です。専門家に任せるので、安心して依頼できますね。

【おすすめするポイント】
・総務、経理などに必要な業務のタスク分解などをサポート
・業務で困ったときには、専門家に相談可能
・役所手続き・書類作成の代行を専門家に依頼できる
 

TRIUMPH

https://www.triumph98.com/

人事労務業務代行を行う、トライアンフ。経験年数5年以上のスタッフが、人事労務業務の一部、全てを代行します。リモートだけでなく、常駐も可能。
また、社労士のチェックが必要な業務は、提携事務所で対応が可能です。個別に専門家を探し、依頼する手間を省略できますね。。

【おすすめポイント】
・大手企業など多くの導入実績あり
・リモート対応、常駐対応どちらも可
・代行サービスだけでなく、給与計算担当者の教育研修も依頼できる
・人事・労務分野に特化したアウトソーシング会社

まとめ

生産性向上が叫ばれている昨今、業務効率化はどの企業にとっても必要不可欠となっていきます。
しかし、クラウドサービスを利用してもなかなか効果が現れない場合や、派遣などを利用することでかえって指導・管理の手間が増えることがあるのではないでしょうか。

バックオフィスを代行することで、単にリソースを確保できるだけでなく、専門家のチェックを受けることができる、コストが削減できるなど、さまざまなメリットがあります。

今回ご紹介した4つのポイントを参考に、貴社にとって最適な代行サービスを見つけてみてください。

業務の切り出しからディレクションまで一括サポート!高品質なアウトプットを提供するHELP YOUの代行ソリューション

アウトソーシング導入の際には、どの業務をどのように依頼したらよいのかといった、業務の切り出し・タスク分解が必要です。しかし、このような作業には手間も時間も掛かりますよね。

HELP YOUでは、アウトソーシング導入時の切り出しから、タスク分解、手順書の作成などトータルでサポートいたします。また、業務を依頼したのちの工程管理はHELP YOU内で行いますので、個々の進捗確認などの手間もかかりません。

部署を限定することなく、一定時間の中で複数部署の業務をサポートすることも可能です。
経理や総務、秘書、一般事務など各業務を導入した企業さまの声をご紹介します。

・経理代行事例
ライドシェアサービスを提供しているクライアントさま。月末の経費精算、給料設定の確認、リサーチからライティング、投稿までを含めたメディアSNS対応などをサポートいたしました。

依頼前は、インターンやクラウドソーシング利用時の管理が大変、また本業に割く時間がないとお困りでした。そのため、ノンコア業務のコストを抑えつつ、成果を出し、尚かつリソース確保することを目的としてサポート。

導入後、ざっくりとしたゴールを依頼するだけで、要件定義から必要なアウトプットの形まで提案してくれるため管理が楽になり、またコストが1/3に減ったそうです。

コストを3分の1に削減!自分自身の生産性も向上 株式会社nottecoさま

・人事代行事例
リファラル採用を行うためのツール・コンサルティングサービスを提供しているクライアントさま。採用ツールへのアカウント初期設定、それに伴うマニュアルの更新作業などをサポートしています。

導入前は、サービス提供のためのリソースが不足していることがお悩みとのことでしたが、サービス導入により、コストを削減できた、自社でやるべき業務かどうかといった役割分担が明確になったとのことです。
「非常に良くやっていただけて、とても助かっています。」と言う感想をいただきました。

やるべきことにフォーカスできるようになった 株式会社リフカムさま

・総務代行事例
建設業を営むクライアントさま。補助金関係の書類作成やネットでの発注業務をサポートしていました。

依頼前は、繁忙期と閑散期の波がある状態で人を雇うのは難しいが、忙しすぎてこまごまとした業務に手が回らないとお困りでした。

HELP YOU導入により、営業に回す時間が増え、売り上げがアップ!また、総務、会計と言った専門業務は、経験者が対応してくれるため、クオリティと安心感が高いとの感想をいただきました。

地方の会社・専門色の強い建設業でもHELP YOU活用は達人級 鳥生工務店さま

・営業事務・企画・管理部門事務代行事例
ソーシャルメディアでコミュニケーション課題の解決をするクライアントさま。営業資料のブラッシュアップ、リサーチ(採用媒体・助成金)、展示会のチラシデザインをサポートしています。

導入前は、業務担当者をフォローできるメンバーがおらず、チームの拡張性がない状態でした。また、ルーティーンをこなすだけで一日が終わってしまい、時間をコントロールできないとお困りでした。。そのため、業務量を調整する目的でサポートを開始いたしました。

導入後、200人の採用をたった一人でオペレーション出来る程、効率よく業務を進めることができるようになりました。また、数年後のサ―ビス展開・事業拡大のためのリサーチ、タスクを着実に進めることができるようになったそうです。

「HELP YOU」の活用で社員の意識改革!メンバーのポテンシャルを引き出し生産性が向上したチーム体制 アディッシュ株式会社さま

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HELPYOUが選ばれる理由


HELP YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。

もしこれから業務効率化を検討するのであれば、ぜひ一つの方法としてHELP YOUを検討してみてはいかがでしょうか。


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・250社以上への導入実績
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・バックオフィス業務から営業サポートまで幅広く業務サポートができる
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無料相談も用意していますので、ぜひこの機会に業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか?