BPOサービスとは?メリットや業者選びのポイントを解説!

「人手が足りず、コア業務が滞りがちで困っている
「業務プロセスを見直して生産性を上げたいけれど、ノウハウも時間もない
こんな課題を抱えていませんか?

これらの悩みを解決する一つの手段がBPOサービスの導入です。
今回は、BPOサービスの概要やメリット・デメリット、業者の選び方、活用事例などをご紹介します。

この記事を読めばBPOサービスへの理解が進み、どの業務を任せられるのか、どのようにサービスを選べばよいかが明確になるでしょう。
アウトソーシングを検討中の人はぜひ参考にしてください!

BPOサービスとは

BPOサービスとは

BPO(Business Process Outsourcing)サービスとは、企業の業務プロセスを外部の企業に委託する経営戦略のことをいいます。

対象の業務プロセスについて、企画・設計から実施までを一括して外部委託するため、アウトソーシングの中でも外部委託先の自由度が高いことが特徴です。BPOの業務領域は幅広く、人事・総務・経理・情報システムなどの間接業務から物流業務、製造業務にまで及びます。

近年ではより安価な労働力を確保できるオフショアでのBPO活用が拡大しており、コストを大幅に削減している事例もあります。

BPOを活用する企業は、その目的に合わせて対象業務や委託先を選択することが重要です。BPOサービスを展開する企業やサービスは、豊富な経験と専門性を持っています。そのため、BPOの活用は、リソースの集中、業務品質の改善、業務の効率化、固定費の見直し・コスト削減などにつながります

参考:商務情報政策局「ビジネス支援サービスの活用(平成26年3月)

BPOとアウトソーシングの違い

BPOとアウトソーシングの違い

次に、BPOとアウトソーシングの違いについて解説します。
まずは両者の違いを「依頼内容」「契約内容」「対価の発生」「作業場所」「労働者への指示」という視点で以下にまとめました。

BPO アウトソーシング
依頼内容 業務代行 業務代行
契約内容 業務委託契約 業務委託契約
対価の発生 業務の遂行 成果物の納品
作業場所 BPO業社内 契約内容に準ずる
労働者への指示 BPO業社 契約内容に準ずる

 
表のとおり、BPOとアウトソーシングは依頼内容、契約内容において違いがありません。必要な業務や部署に対して業務を請け負い、対応する点は同じです。

しかし、BPOとアウトソーシングは委託範囲と委託期間が異なります。

一般的にアウトソーシングは、単一の業務を一時的に外部へ委託します。一方、BPOは業務タスクの一部ではなく、業務プロセス一式を継続的に外部へ委託するのです。

例えば、経理業務なら請求書作成だけでなく、全プロセスを長期的に委託します。また、コールセンターやヘルプデスクなど部門全体の運営を委託することもあります。

業務の代行に加えて、進行管理やマネジメントまでを一括して外注できる点がBPOの特徴です。

BPOサービス導入のメリット

BPOサービス導入のメリット

BPOの活用によって、リソースの集中、業務品質の改善、固定費の見直し・コスト削減などにつながる、といいました。BPO導入によるメリットを詳しく見ていきましょう。

業務効率化・コア業務に集中できる

BPO活用による一つ目のメリットは、業務の効率化・コア業務への集中が実現できる点です。

BPOサービス業者へ外部委託すると、自社の社員は売上に直結するコア業務に集中できるようになります。その結果、生産性の向上が期待できます。

例えば、営業担当者がアフターサービスの対応や顧客リストの作成などのノンコア業務にも携わっている場合、コア業務に割く時間や労力を増やすのは困難です。しかし、BPOを活用すると、売上に直結しないノンコア業務はBPOサービス業者に任せることができるため、営業担当者は商談や既存顧客への新たな提案など、コア業務に集中することができます。

BPOの導入よって、売上に直結するコア業務に人材や時間、資金を集中することができるのです。

また、BPOを活用する場合、業務プロセスの一部ではなく、全体を外部に委託します。BPOサービス業者は、ボトルネックの分析やマニュアルの整備、処理方法の統一、ITシステムの導入など、一連の業務プロセスを分析・改善し、効率的に業務が進められる仕組みを作ります。そのため、自社の業務フローを見直すきっかけにもなるのです。

業務の効率化・コア業務への集中は、自社の独自性を高めることにつながりますBPOの活用は、市場でのシェア拡大や企業収益の向上を可能にするのです。

コスト削減につながる

二つ目のメリットは、コスト削減が期待できる点です。
BPOを導入することで、人件費やオフィス賃料、システム利用費・開発費などの固定費を、委託費用として変動費化することができるため、コスト削減につながります。

特に人件費において、自社で業務を行う場合、コア業務であってもノンコア業務であってもコストは一律です。しかし、BPOを活用すると、その業務に最適な人員を必要なだけピックアップすることができるため、全体のコストを一定水準に保つことが可能です。

本来固定費である人件費を、必要に合わせて調整できることは、BPO導入の強みであるといえるでしょう。

専門業者のノウハウを活用できる

三つ目のメリットは、専門業者のノウハウを活用できることです。
BPOサービス業者には、さまざまなノウハウや経験が蓄積されています。さらに、専門分野のスペシャリストもそろっているため、自社にない高いスキルやリソースを利用できるのは大きなメリットです。

例えば、専門知識を持った人員がいるBPOだからこそ、刻々と変化する状況にも対応可能です。税務や会計などの分野は頻繁に法律や規制が変わります。またデジタル分野の技術の進歩も目覚ましく、専門知識がないとキャッチアップは容易ではありません。

BPOサービス業者には専門的な情報や状況に対応できる人員がいるため、委託した業務について心配する必要はなくなります。
経験値が高く、専門知識を持ったプロに業務を委託することで、自社で担うよりも高いパフォーマンスを発揮。業務の質の向上は、顧客満足度の向上にもつながります。

また、こういった専門業者のノウハウは、新たな事業に挑戦する際にも役立ちます。例えば海外進出する場合、各国の商慣習や法律などに合わせてさまざまな準備を行わねばなりません。
ですが、BPOサービスで各国の事情に精通した人材を登用すれば、手間をかけずに準備できるでしょう。

このように、BPOサービスを導入するとプロのノウハウを活用でき、業務効率化も叶うのです。

BPOサービス導入のデメリット

BPOサービス導入のデメリット

BPOには、デメリットもあるので見ていきましょう。

頻繁な業務・体制変更には不向き

BPOは対象業務を一括して外部委託するため、依頼内容や業務手順を頻繁に変更する場合は、導入が難しいでしょう。

また、業務を指揮する担当者の異動や退職者が多い場合も注意が必要です。

  • 業務のノウハウを社内に蓄積することができない
  • 依頼業務の進行状況を正確に把握できない

といった問題が発生する可能性があるからです。

頻繁な業務手順の変更や異動が多い企業がBPOを導入する場合は、委託業務に関する定期的なレポートの提出を求めるなど、相互理解を深める管理体制の構築など、リスク回避の工夫が必要です。

情報漏洩のリスクがある

BPOサービスの導入には、情報漏洩のリスクもあります。
委託する業務によっては、従業員や顧客の個人情報などを取り扱う場合があります。コンプライアンス違反に厳しい現在は、たった一つの情報漏洩であっても、企業の信用を落としかねません。

情報漏洩のリスクを軽減するために、各BPOサービスはさまざまなセキュリティ対策を行っています。

【セキュリティ対策例】

  • セキュリティエリアの施錠
  • 入口に監視カメラを設置
  • 24時間体制のセキュリティシステムの設置
  • ウィルス対策ソフトの導入
  • データの暗号化 など

情報漏洩のリスクを極力抑えるには、セキュリティ体制の行き届いたサービスを選択する必要があります。

BPOサービスの対象となる業務

BPOサービスの対象となる業務

BPOは業務プロセスを一括して外部企業に任せることができるため、自社のコア業務に注力でき、コア・コンピタンス経営(企業の中核となる強みを活かした経営)の確立に役立ちます。具体的にどのような業務を委託することができるのかを見ていきましょう。

経理の業務例

経費精算や入金処理など、経理・財務に関する業務を委託することができます。

■対応可能な業務

各種伝票入力・照合、経費精算、売掛金管理(入金消し込みなど)、買掛金管理、支払処理、決算データ・経理関連書類作成、ファイリング、証憑スキャニング など

 

総務の業務例

管理部門を中心に行われる事務やサポート業務全般が対象です。

■対応可能な業務

総務事務・庶務業務全般、郵便・宅配・社内便対応、備品発注・貸出業務、名刺発注、PC・携帯・セキュリティカード対応、出張手配、電子化業務(契約書、名刺など) など

 

人事の業務例

給与計算や勤怠管理など、人事・労務業務が対象です。また、正社員や派遣スタッフの募集、契約管理、更新処理などの採用業務でもBPOを活用することができます。

■対応可能な業務

・人事
給与計算業務、振込データ作成、年末調整、住民税改定・社会保険連携、通勤交通費 など

・労務
勤怠管理、異動・赴任関連、退職金支給管理、出張精算・各種支払業務、福利厚生管理、健康診断管理 など

・採用
採用戦略策定、人材要件策定、採用フロー構築、選考支援、応募受付、選考アレンジ・連絡、問い合わせ対応 など

・派遣管理
ベンダーマネジメント(取引派遣会社管理)、管理業務代行、管理体制整備 など

 

営業・マーケティングの業務例

営業・マーケティング活動とそれをサポートする事務業務や、市場調査、販売戦略を委託できます。また、デジタルマーケティングなど専門性の高い分野も対応可能です。

■対応可能な業務

・営業
新規サービス拡販、既存顧客フォロー、巡回ラウンダー、活動マッピング、定期的な営業活動報告(日報・週報・月報)、全国エリアのマネージメント など

・マーケティング
課題整理・戦略設計、市場動向調査・顧客分析(電話による質問形式の聞き取り調査、インターネット・SNSを活用した調査、アンケート調査など)、イベントなどの企画運営・管理、メディア制作、ECサイト・Webサイトの制作・管理 など

BPOサービスの選び方

BPOサービスの選び方

バックオフィスからマーケティングまで、幅広い業務を委託できるBPO。どのような分野でBPOを導入するとしても、その効果を最大限まで高めたいものです。

BPO活用の効果を高めるためには、BPOサービス業者を見極めることが重要です。BPOサービス業者選定のポイントはどこにあるのでしょうか?

依頼業務に対応できるか

まずは、依頼業務に対応できるかです。一口にBPOサービスといっても、対応業務範囲は異なります。自社が求めている依頼業務に対応できる業者を選びましょう。

そのためには、最初に自社で依頼したい業務の内容や範囲の洗い出しが必要です。例えば、各業務のフローを可視化し、課題をチェックします。そのうえで依頼したい業務の優先順位を決め、対応できる業者を探しましょう。

また、イレギュラーな業務を委託する場合もどこまで対応可能か、料金はどうなるのかといったチェックが必要です。

導入したのに、委託したい業務にサービスが対応していなかった」とならないために、しっかり洗い出しを行い、適したサービスを選んでください。

コストは適正か

導入コストが適正かどうかを確認しましょう。
BPOを活用した場合、どれくらいコストが削減できるのかを考えるためにも、業務の棚卸しを行い、内製化すべきか検討することをおすすめします。

また、そのサービス料金でどこまでの業務をカバーできるのかもきちんと確認してください。導入コストは安いけれど、業務品質がいまいちだったり、必要な業務がサービスに含まれていなかったりする可能性もあります。

低コストにこだわりたい、予算がない場合は、アウトソーシングサービスを利用するのも一つの手です。

セキュリティ対策は万全か

情報漏洩などセキュリティに対しての意識の高さも忘れてはいけません。
委託先からではなく、再委託先から個人情報が漏洩したことも、実際にあったケースです。

セキュリティに対しての意識の高さや実績を量るには、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)やプライバシーマークを取得しているかを確認してください。また、契約時に再委託先に関するチェックも必要です。

業務効率化なら「HELP YOU」におまかせ

業務効率化なら「HELP YOU」におまかせ

この章では、業務効率化に役立つサービスとしてHELP YOUを紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、さまざまなスキルを持ったメンバーがクライアントの業務をサポート・代行するサービスです。対応業務範囲は幅広く、経理・総務からマーケティングまで多岐にわたります。

そんなHELP YOUには三つの特長があります。

  1. 専門知識を持つ、経験豊富なメンバーが多数在籍
  2. 人材雇用コストゼロ!チーム制で対応するため、退職などで業務が滞る心配なし
  3. サービス利用前の課題の洗い出しから分析、フィードバックまで一貫してサポート

HELP YOUの強みは「柔軟性」です。幅広い対応業務の中から、クライアントの課題に応じて請け負う業務をカスタマイズ。定期的に必要な業務を見直し、サービスを組み合わせることもできます。

メンバーは世界33ヵ国に在住しているため、24時間対応が可能。チーム制で業務にあたるので、オンライン上ながらまるで同じオフィスにいるかのような感覚で業務を進められます。

 

HELPYOU活用事例

■株式会社ガイアックスさま(ソーシャルメディアマーケティング事業部)

■依頼内容:資料作成、ライティング、レポート作成、リサーチ、画像・動画の作成、コメントチェック

 
株式会社ガイアックスさま(ソーシャルメディアマーケティング事業部)では、企業SNSのコンサルティングと運用代行、企業の採用支援を行っています。
HELP YOUではそれらの事業に関する資料作成やライティング、レポート作成など、多岐にわたる業務をサポートしています。

数多くのエンドクライアントさまに対し、マーケティング・コンサルティングという経営戦略の部分から関わっているガイアックスさま。

取り扱う情報も業務量も膨大ですが、HELP YOUを活用することにより、ガイアックスさまが注力すべきコア業務と、HELP YOUが担当するノンコア業務の振り分けができるようになり、業務効率が向上したとのことです。

ガイアックスさまはHELP YOUも同じ一つのチームだと認識してくださり、積極的にHELP YOUも含めたミーティングの機会を設け、定期的に業務プロセスの見直しを図っています。

業務プロセスを一括で委託することで生産性と品質の向上を実現した活用事例だといえます。

▼詳細はこちら

「 絶対に助けてもらえる安心感。HELP YOUのサポートも含めて、ひとつのチーム」 ガイアックスSOC事業部 吉田さん

BPOサービスのまとめ

BPOサービスのまとめ

今回は、BPOサービスのメリット・デメリット、業者の選び方、活用事例をご紹介しました。

BPOサービスの導入はコア業務への集中、コストの削減など、企業が力を入れるべき事業を推進させるための大きな力となります。

また、BPOサービス業者が擁する専門スキルは、自社業務のクオリティを上げてくれます。それは業務効率化を実現し、顧客からの信用獲得や市場関係者からの評価にもつながるでしょう。

BPOサービスは、市場での競争力をより高めていくための有効な手段といえます。上手に活用して、企業価値を高め、収益拡大を目指していきましょう!

▼あわせて読みたい

オンライン秘書とは?おすすめサービス10選と比較のポイント

【2022年経理代行サービス比較】自社に必要なサービスとは?料金相場や選定ポイント<FP監修>

人手不足の解決策とは?原因と企業への影響も解説

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

500以上のクライアント様が導入


人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

【HELP YOUが選ばれる理由】


1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599(平日10~18時)