BPOとは?その特徴、相場、採用後のメリットとデメリットを考えてみましょう。

経営手法の一つとして広く知られるようになったBPOについて、検討中の方も少なくないのではないでしょうか。
一部の業務を他社に委託する、アウトソーシングとの違いや料金の相場が知りたい、BPOを自社で採用すべきかどうかお悩み中の経営者様、管理者の方々のヒントになればと思います。

BPOとは


BPOとは、ビジネスプロセス・アウトソーシングを略した言葉で、自社の業務プロセスをまとまった単位で継続的に外部に委託すること。
BPOは別名、業務プロセスアウトソーシングともいわれ、企業が持つコアビジネス以外の業務を社外の専門業者に委託することを意味します。

アウトソーシングとの違い

従来委託というと単純作業や清掃作業など、簡単な作業・軽作業が中心でしたがそのような業務委託のことを単にアウトソーシングと呼びます。しかし今ではビジネスにおける専門的な業務を外部に委託するケースも増えています。経理や人事、物流やIT部門などにおいて専門的な知識やスキルが求められる業務を外部に委託するケースがみられます。そのため、従来のアウトソーシングと専門的な業務の委託を区別するためにBPOという言葉が使われるようになりました。

BPO採用例1

A社はこれまで受注していたシステム開発や運用保守のみの売上増加・販路拡大が難しいため、そのシステムを利用して処理される業務までをまるごと受託している。

BPO採用例2

B社は総務業務の一部を受託していたが、印刷に付随して印刷物が多く発生する資料請求発送処理や試験処理などの業務をまるごと受託している。

BPOが盛り上がっている理由


会計制度の変更や規制撤廃、グローバルスタンダード等、企業の環境は時代とともに変化し、生き残るためには従来の考え方からの脱却が必要になってきました。各企業は、コストの削減だけでなく人材資源の確保、品質向上、業務の効率化等への対策としてあらゆる手段を投じなければライバルに勝てない時代がやってきました。従来のアウトソーシングに加え、広範囲で様々な業務にも対応できる業者が求められ、これまでのサービスを軸にその前後、周辺の業務もサービスとして提供できるアウトソーサーが増えています。

自社に合ったBPOの選択

前述のように企業の競争の激化が、より戦略的にアウトソーシングを導入するきっかけとなりましたが、優秀なBPOサービスを見つけることにより、少ない人員で高いパフォーマンス、コスト削減、事業の継続性、コア業務への注力が可能になります。以下に紹介する様々なサービスの中から自社に合ったものがあるかチェックしてみましょう!

BPOに依頼できる業務内容


ではいったいどのような業務がBPOの対象になるのでしょうか?BPOが提供できる業務の
ジャンルは多岐にわたり、システム開発・運用の専門分野からどの会社にも機能として必須である経理・総務・人事などのバックオフィス業務、流通や物流、コールセンター業務など幅広く網羅しています。

バックオフィス業務に

実際にBPOを導入しやすい具体的な業務として、総務や人事、経理、コールセンター、ITアウトソーシングともいわれる情報システム運用が挙げられます。
たとえば、人事の場合、給与計算や採用業務、社員研修といった業務が対象となります。総務では備品の管理やコピー業務、アンケートや申込書などの入力業務にもBPOを活用できます。

スタートアップ企業に

市場調査、カスタマーサポート、ブログやメルマガのライティング、データ分析などひとつひとつの作業では短い時間でも、それを少人数でになう企業にとっては大きな負担となります。起ち上げたばかりで人材の雇用が見込めない企業にとってもBPOが役立っています。

BPOのメリット


BPOの主なメリットとして、専門的な業務を外部に委託することで自社の教育費用、人材の採用費が削減できるなど昨今の人材不足問題を解消することができるほか、次のような点が挙げられます。

コア業務に人材資源を集中

BPOを担う人材は経営資源の一つですが現在売り手市場であり、企業にとって優秀な人材を確保することが難しくなっています。そこで、BPOを活用することで自社で担うノンコア業務を削減し、コア業務に人材を集中させることができます。具体的には売り上げにつながる営業や商品開発などに注力できます。

コスト削減・業務の効率化

業務を委託すると人件費を削減できる反面、委託費用が発生しますが、委託先は同様の業務を複数の取引先から請け負うことによるスケールメリットがあります。そのため、BPOを採用することで全体的な費用を抑えることができるケースが多いです。自社の社員を教育する時間が不要となるだけでなく、業務の工数を見直し削減したうえで委託することによって業務を大幅に効率化することが可能になります。

専門性の高いパフォーマンス

BPOサービスの事業者には、ノウハウや経験が蓄積されています。委託する業務によっては、専門的なスキルや知識を持つ人材が担当するため、法改正への対応が可能であったり、ICT化による業務の精度の向上が期待できたりもします。経験値が高く精通したスタッフが行うことで、自社で担うよりも業務の質が向上することも魅力といえるでしょう。

セキュリティ対策・教育

社内のセキュリティ対策を強化するためには、業務フローの見直しや社員教育を実施、新たなシステムの導入などを行うための人材やコストが必要です。BPOサービスの事業者は、ISMSやプライバシーマークを取っている事業者が多いので、コストや手間をかけずにセキュリティの強化を図ることができます。

BPOのデメリット


上記のようなメリットをもつBPOですが、デメリットが生じることもあります。以下の点も注意してしながら検討するようにしましょう。

ノウハウを蓄積できない

専門性の高い業務を委託すると、自社にはノウハウが蓄積されていきません。事業者が徹底したときには当該業務が滞り、機能の一部停止に追い込まれるリスクがあります。
そこで、BPOを導入しても、業務分野に精通している人材を社内に確保しておく、委託する事業者以外に依頼できる企業について情報収集を図っておくといった対策が考えられます。

業務を把握できないリスク

BPOの導入によって業務プロセスを委託した後、担当者が異動や退職をしてしまうと、委託している業務内容がわからなくなる恐れがあります。口頭で委託内容の詳細を伝えず、契約の際に書面で残しておくことが大切です。
また、委託業務に関するレポートの定期的な提出を求める、定期的に事業者の担当者とミーティングを開催し、内容を記録に残しておくといった管理体制を構築しておくようにしましょう。

情報漏えいのリスク

委託する業務によっては、BPOサービスの業者から情報が洩れる可能性があります。たとえば、個人情報の流出は大きな問題になりかねません。情報漏洩のリスクを抑えるためには、不用意に情報が出回らないように、契約時に再委託を禁止する条項を盛り込んでおく必要があります。また、ISMSやプライバシーマークの認証を取得している事業者を選び、情報の管理体制を確認するとともに、管理方法についても契約で定めておくとよいでしょう。

BPOの費用・相場


BPOを採用する前に検証すべきこととしてもう一つ大切なことはコストです。アウトソーシングの概算費用が現コストを下回るならば、業務委託するメリットがあります。現コストの計算は、1人あたりの総額人件費を算出します。一般的に正社員であれば所定内賃金の1.5~1.7倍程度と考えられます。

賃金25万円/月とした場合、ひとりあたりの総額人件費は25万円 × 1.5~1.7 = 37.5~42.5万円/月

となります。これで現コストと概算費用を比較することができます。検討している業務が2名で専任で行っている場合、

月額費用42.5万円 × 2 =75~ 85万円となり、
アウトソーシング概算費用と比較して安いようであれば、検討を進めていくことをお薦めします。

A社の場合

接客、販売、施設管理、入出荷、検品、各種作業、キャンペーン、店頭調査等を得意とするA社の場合:1人当たり12,400円~18,000/日
業務内容、役職などに応じて金額が変わります。
https://jsos353841.com/

B社の場合

経理代行サービスを得意とするB社の場合:
売上高5億円未満   経理業務すべて 10万円~/月
売上高5億~10億円  経理業務すべて 15万円~/月
売上高10億~15億円  経理業務すべて 20万円~/月
https://keiri-plaza.com/

C社の場合

バックオフィスから企画、マーケティング、営業サポートなどあらゆる業務をチームで受託するC社の場合:
3カ月プラン:10万円~/月 6カ月プラン:9万~/月 9か月プラン:8万~/月
30時間~ / 月の利用が可能。部署単位での契約が可能で、チームメンバーとシェアして使用が可能。
https://help-you.me/case/

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企業規模や業種業態によらず、効率化・品質面で最適となるモデルを設計し、そのモデルに合わせてシステム化、運用のセンター化、マニュアル・手順書等の整備を行います。モデルに合わせて頂くことで、標準化に根差したBPRを進めることができます。
http://www.dcs.co.jp/bpo/service/index.html

BPO Business Support

国内・海外のスタッフチームで顧客をサポートします。
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http://www.chung-king.com/detail/

まとめ


企業経営の手段のひとつにまで成長したBPO。自社での導入イメージを描くことができたでしょうか?
BPOは業務の品質だけでなくコスト削減や業務改善にも繋がっていくため、安定した大企業だけでなく、起業したばかりの企業においても経営者・社員の負担を減らすために活用を検討してみたいところですね。BPOはお客様の一連の業務を請け負うサービスなので、長期にわたってのお付き合いが前提になります。「長期間この企業と付き合えるのか」という視点での検討も重要です。
信頼できるパートナーにめぐりあえることは、顧客の信用を維持し、市場関係者からも高い評価を受けることとなるため、株主にとって企業価値の維持・向上につながるのです。あらゆる面を考慮して、貴社に合った方法・業者を選定することをお勧めいたします。

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