コロナ禍でも夏の恒例行事を行いたい! 社内コミュニケーションを加速させる、オンラインイベント

出光興産株式会社 次世代技術研究所 管理課 久世茂樹様、松原雅人様
インタビュアー 株式会社ニット 中野由莉子

出光興産株式会社 次世代技術研究所では、毎年、社員やのその関係者、地域住民が数百人規模で集まる夏祭りを開催してきました。

しかし、コロナ禍で開催を見送らざるを得ない年が2年続き、2022年9月に感染リスクのないオンラインイベントを実施。その企画・運営サポートとして、HELP YOUをご利用いただきました。実際にオンラインでイベントを実施してみて、社内からはどのような反響があったのでしょうか?

ご感想を伺いました。

業務外で関係を深める機会を増やしたい

──今回、オンラインイベントを実施した背景をお聞かせください

当社では、例年、社員やそのご家族、OB、地域住民をお招きして夏祭りを開催してきました。仕事以外の場を共有することで、社内コミュニケーションを活性化させるのが目的です。

ステージを用意して演奏を行ったり、花火を打ち上げたり、社員が出店を開いたり。来場者の方に楽しんでいただくためにイベントコンテンツの企画に注力してきました。

しかし、新型コロナウイルスのまん延により2年ほどイベントの延期が続き、今年ついにオンラインでの開催に踏み切ったのです。

──新型コロナウイルスを機にリモートワークを導入し、社員同士のコミュニケーションに課題を感じている企業も多いようです。御社ではいかがでしょう?

業務上のコミュニケーションに大きな課題はなく、会議等もオンラインで滞りなく実施できています。コロナ禍が終息した後も、ある程度はオンラインでの業務を続けていくつもりです。

オンラインイベントを実施したのは、社員同士のコミュニケーションに課題を感じているからというよりは、業務外での交流を通じて関係を深めるというプラスアルファの意味合いが強いですね。

──オンラインイベントの企画・運営サポートとしてHELP YOUをご利用いただいた背景をお聞かせください

もともと、業務を外注する際には他社サービスを利用していたのですが、オンラインイベントの企画・運営サポートは非対応でした。

オフラインでのイベント運営は社員だけで行っていましたが、オンラインでの運営は初めてということもあり、ノウハウを持つ企業の力を借りることに。例年、イベント運営に社内のリソースが大きく割かれていたことも、外注の判断に至った理由の一つです。

お手伝いいただける会社を探していたところ、あるつてからの紹介でHELP YOUを知り、Webサイトに掲載されているダウンロード資料を拝見してご連絡しました。他社サービスも比較したなかで、オンラインイベント運営の実績がある御社に依頼した次第です。

大人から子どもまで楽しめる3つのコンテンツ

──ありがとうございます! 企画からイベント当日までの流れはいかがでしたか?

HELP YOUを導入し、約3か月でイベント当日を迎えました。オンラインイベントに適した企画案をHELP YOUスタッフの方から複数ご提案いただき、その中から当社に合った企画を決めていく流れでした。

当日実施したイベントコンテンツ

オンラインマジックショー
オンライン”格付けチェック”
チーム対抗クイズ大会

◆ 「マジシャンZ」のマジックショー

オンラインイベントには社員のお子さんも参加されることを念頭に、大人から子どもまで楽しめるコンテンツとしてマジックショーを実施。プロから誰でも簡単にできるマジックを教わり、画面の前で実践しながら楽しめる参加型のコンテンツです。

◆ オンライン”格付けチェック”

某テレビ番組のオマージュとして、複数あるおつまみの中から高級食材を当てるゲームを行いました。おつまみは事前に会社から社員の自宅へ郵送。同じおつまみを口にすることで、参加者同士の距離が離れていても共通の体験ができる点がこのコンテンツの特徴です。

◆ チーム対抗クイズ大会

会社にまつわるクイズ大会をチーム対抗で実施。「社員食堂で7月に最も人気のあった麺類は?」など、いわゆる”身内ネタ”で一体感を醸成することが狙いです。

チーム編成の際には、普段の業務で接点の少ない人とも交流を持てるように、部署が異なる社員同士を同じチームに入れるよう調整しました。

──それぞれのコンテンツに対するご感想をお聞かせください

まず、マジックショーについては、プロの技術を見て楽しむだけではなく、参加者もマジックを実践して盛り上がれる点が良かったです。次回開催する際には、さらに参加型のコンテンツを増やしたいですね。

慣れないオンラインイベントということもあり、運営側も参加側も緊張していたように思いますが、マジックを通して緊張がほぐれました。

オンライン”格付けチェック”は「面白かった」と社内でも評判です。もし次も実施するのであれば、格付け対象にワインを追加してほしいというリクエストもありました。

ただ、ゲームの進行において「Zoom」のブレイクアウトルーム機能(※1)を使用する場面(※2)があり、初めてこの機能を使用する方にとっては戸惑うこともあったようです。

次回以降は、ゲームの進め方を入念に説明し、参加者がゲームに没頭できる環境を整えていきたいですね。

チーム対抗クイズ大会は、社員だから楽しめるコンテンツが盛り込まれており、中には超難問もあったことで大変盛り上がりました。

一方で、社員のご家族が楽しむには少しクイズの内容がニッチだったように思います。今後は、社外の方も答えられるような一般的な問題も織り交ぜられると良いですね。

今回、上位入賞チーム以外にも多くの特別賞を用意したことで、クイズ大会は大変な盛り上がりを見せました。ただ、特別賞の枠から外れたチームには残念な思いをさせてしまったため、次回開催時には賞のあり方を見直したいと思います。

※1 オンライン会議システム「Zoom」の一機能で、ミーティングに参加しているメンバーをその場で2つ以上のグループに分けることができる。
※2 各参加者が正解(高級食材)だと思うおつまみに対応する「Zoom」の部屋(ブレイクアウトルーム)へ移動するルール。例えば、Aのおつまみだと思った人は、Aのブレイクアウトルームへ。

目指すのはオンライン・オフライン融合型のイベント

──貴重なご意見ありがとうございます! フィードバックを踏まえ、より参加者に最適化されたイベントコンテンツを提供してまいります。全体を通してのご感想はいかがでしょう?

今回、イベント当日の進行を御社にお願いしましたが、非常にスムーズでテンポが良いと感じました。やはり、オンラインイベントのエキスパートに依頼して良かったです。

最初、「オンラインでは盛り上がらないのではないか?」という懸念もあったのですが、オンラインだからできる交流のかたちもあるのだと知ることができました。

また、イベントの集客をお手伝いいただくなかで、具体的な方法をご提示いただけた点もありがたかったです。今後の参考にいたします。

──今後もオンラインイベントを継続して実施されるご予定はありますか?

状況に応じて、オンライン・オフラインの良いところを柔軟に取り入れていきたいと考えています。

やはり、リアルに人が集まるからこそ生まれる出会いや再会もありますよね。偶発的なコミュニケーションは、オフラインの方が起こりやすいと思います。

一方で、オンラインにはオンラインの良さがあると、今回のイベントを通じて実感しました。例えば、オンラインでの実施であれば場所は問わないため、遠方にいる人も参加することができます。参加のハードルが低い点はオンラインイベントのメリットですね。

オンライン・オフラインというかたちにこだわらず、より多くの方が楽しめるイベントを作ることを念頭に、今後も企画を考えていきたいと思います。

まとめ

最初は、オンラインでのイベント開催に不安もあったそうですが、オンラインならではのイベントコンテンツと進行で、当日は大変盛り上がったとのお言葉をいただきました。

同時に、参加者がさらにイベントを楽しむためのフィードバックを多く頂戴できたことを大変ありがたく思います。

HELP YOUでは、さまざまな企業にてオンラインイベントの企画・運営をサポートしていますが、決して一律の提案をしているわけではなく、各社に最適化されたコンテンツを実施したいという思いで取り組んでいます。

「今年こそ、オンラインイベントをやってみようかな」。そう悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください。

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