定型業務を改善するには?外注や自動化で効率化しよう

定型業務の改善は業務効率化の効果が高いと言われています。
あなたの会社は定型業務の改善ができていますか?

この記事では、定型業務の特徴や具体例を確認してから、定型業務を改善する手順や方法について解説します
定型業務を効率化し、コスト削減や業務の質向上など企業のパフォーマンスを高めたいという方は、ぜひ参考にしてください。

定型業務とは

定型業務とは
定型業務とは、定常的に発生し、業務フローや手順が決まっている業務のことです。
経費精算や営業レポートのように週次や月次などある程度決まったタイミングで発生する業務が多いですが、入退社手続きなどタイミングは決まっておらず、状況に応じて発生するものもあります。

いずれにせよ、決まった手順に則って対応すれば誰でも対応できる、比較的単純な作業という性質を持っています。

定型業務と非定型業務の違い

全ての業務は定型業務と非定型業務に分けられます。双方の違いは大きく2つ。

一つは、業務をマニュアル化できるかどうかです。定型業務は業務フローや手順が決まっているため、マニュアル化できます。
対して非定型業務は、ケースバイケースで臨機応変な対応が求められるため、業務をマニュアル化することが難しいのが特徴です。

もう一つの違いは、外注化や自動化ができるかどうかという点です。定型業務は比較的単純な作業でマニュアル化もできるため、専門的なスキルや経験がなくても誰でも対応できます。そのため、外注化や自動化することは難しくありません。

一方、非定型業務は、専門的なスキルやノウハウのもと、判断力や創造力が求められる業務であるため、外注化や自動化には不向きと言えます。

定型業務の例

定型業務には具体的に以下のような業務が挙げられます。

  • 請求書や注文書などの作成
  • 経費精算
  • 給与振込作業
  • 報告書作成
  • 各種データの集計/整理
  • 書類の印刷やファイリング
  • 入退社手続き(PC手配/廃棄や社員証発行/廃棄など)
  • メディア運営業務(記事のアップロード、公開など) など

非定型業務の例

非定型業務には、以下のようなものがあります。

  • 企画
  • 新規事業の開発
  • 経営に関わる意思決定
  • セールス
  • クレーム対応
  • 障害などへの対応
  • コンサルティング
  • 人材育成
  • コーチング など

定型業務を効率化するステップ

定型業務を効率化するステップ
定型業務の多くはルーティンで習慣化しやすいため、不必要な作業に気付きにくく、多くの無駄な時間を費やしている可能性があります
定型作業は恒常的に発生することが多い業務です。そのため、ここを業務効率化できれば、コスト削減や生産性向上など大きなメリットが期待できます

では、定型業務の効率化はどのように進めれば良いのでしょうか?
定型業務を効率化するための3ステップを紹介します。

業務フローを可視化する

まずは業務を可視化することが業務改善の第一歩です。業務フローや内容、担当者や使っているシステムなどを把握できる状態にしましょう。
業務フローを可視化することで、業務のどこにムダがあるのかがわかり、次の改善工程(課題の洗い出し)をスムーズに進められます。

課題を洗い出す

可視化した業務フローをもとに、業務の課題を洗い出しましょう。惰性で行っている不要な作業はないか、ミスやトラブルが発生しやすい作業はないか、担当者の人数や配置は適切かなど、改善できそうな点を洗い出します。

改善策を立てる

課題を洗い出したら、最後にその課題に対して改善策を立てます。改善策を立てる上では、業務改善に役立つ「ECRS」の原則を参考にするとよいでしょう。

「ECRS」とは、Eliminate(排除)、Combine(結合・分離)、Rearrange(入替・代替)、Simplify(簡素化)の頭文字で、業務改善をする上での順番と視点を示したものです。

ECRS(業務の廃止→統合・分離→入れ替え・代替→簡素化)を適用して改善策を講じると、改善の効果が大きくなるうえに、過剰または過小な改善も避けられ、さらには不要なトラブルも最小になることが知られています。

定型業務の改善方法

定型業務の改善方法

定型業務を改善するためには具体的にどんな方法があるのでしょうか。ここでは、定型業務の改善方法を3つ紹介します。

定型業務のデジタル化

最新のデジタル技術を上手く活用することで、定型業務を改善できます
たとえば紙書類をデータ化してペーパーレスにする、オフラインで行っている業務をオンラインに置き換えるなど、アナログで行っている業務をデジタル化することで業務効率化を図れます。

定型業務の自動化

ツールやシステム(RPAツールやExcelのマクロなど)を導入し、人力で行っている作業を自動化することも、定型業務の改善につながります。
定型業務の自動化は、作業効率が上がるだけでなく人的ミスの削減にもつながり、業務の質の向上も期待できます

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定型業務の外注化

定型業務はアウトソーシングとも相性がよいです。先述の通り、定型業務の多くはマニュアル化しやすく誰でもできる作業であるため、外注化に向いています。
業務の一部だけでも外注化することで、従業員がコア業務に集中できる環境づくりが可能になるでしょう。

定型業務を外注化するメリット

定型業務を外注化するメリット
デジタル化や自動化で定型業務を改善したくても、その時間さえ確保できないという場合もあるでしょう。そうした時間が確保できない場合は、特に定型業務を外注化することをおすすめします

では、定型業務を外注化するメリットを見ていきましょう。

業務の質が向上する

外注化によるメリットとして、業務の質の向上が挙げられます。毎日のように発生する定型業務は、重要な業務の片手間で作業することも多く、ミスも起こりがちです。

それらをプロに外注することで、自社で行うよりも高いクオリティが期待できます

コア業務に集中できる

外注化することで従業員がコア業務に集中できる環境が整います。アウトソーシングを活用すれば、従業員は目の前の定型業務に振り回されることはありません。本来注力すべきコア業務にリソースを割くことができます。

コスト削減につながる

定型業務の外注化はコスト削減にもつながります。外注コストはかかりますが、人材確保のための採用コストに比べると比較的安価に抑えられます。

また、社員がコア業務に集中することで生産性や売上のアップが見込めるため、費用対効果で考えるとコスト削減につながる可能性があります。

定型業務の外注化なら「HELP YOU」へ

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※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

HELP YOUの導入事例

あるコールセンター運営企業様がHELP YOUに定型業務を外注した事例を紹介します。

依頼元の企業様では、明細書の作成・発行という定型作業の業務負担に悩んでいました
ただでさえ月初に集中してしまう経理業務。せめて定型作業は効率化できないものかと、HELP YOUに請求明細書の作成・発行作業を外注しました。

結果、それまで12時間かかっていた作業が、たったの3時間に短縮。9時間もの工数を削減できました

お客様より頂いた「月初に集中していた経理業務が大幅に減り、残業時間も減りました!」とのコメントからも、外注化により業務負担を大きく削減でき、アウトソーシングによるメリットを享受できたことが分かります。

まとめ

まとめ

恒常的に発生することが多い定型業務を業務効率化できれば、コスト削減や生産性向上など、大きなメリットが期待できます。

定型業務の改善は、自動化やデジタル化、外注化で実現できます。もし、自動化やデジタル化に対応する時間や人材が確保できない…という場合、外注がおすすめです。

定型業務を外注化して、多くのメリットを享受しましょう!

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