ペーパーレス化を進めたい!具体的な成功事例とポイントを解説

「ペーパーレス化の必要性はわかるけど、自社でできるか不安」
「競合がペーパーレス化でコスト削減に成功したらしい」
「ペーパーレス化の具体的な実施イメージできない」

このような悩みを抱えている方々は、多いのではないでしょうか。

この記事では、企業、自治体の豊富な事例から、ペーパーレス化を進めるポイントを解説します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、名前の通り、ビジネスにおけるあらゆる紙の文書を電子化することです。

昨今はe-文書法により、商法や税法で保管が義務づけられている文書について、電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになりました。

しかし、今でも紙をベースにしている企業や自治体は多く、国内のペーパーレス化は遅れています。

ペーパーレス化の必要性

企業や自治体にとって、ペーパーレスが必要な最大の理由はコスト削減と業務効率化です。

例えば、ペーパーレス化によって以下のような効果が期待できます。

  • 印刷代や書類を補完する場所などの経費を削減できる。
  • 従業員が紙の印刷や管理にかけていた時間を削減できる。
  • 情報共有がスムーズになり、意思決定のスピードが上がる。

特に企業にとっては、競合他社がペーパーレス化を行っている一方で自社が紙ベースであれば、他社よりもコストがかかり、業務効率も悪い状態なので死活問題になります。

逆に競合よりも早くペーパーレス化を導入することができれば、競争力強化に直結します。

ペーパーレス化による働き方改革

厚生労働省の定義によれば、「働き方改革」とは、働く人びとが、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようにするための改革、とされています。
引用:厚生労働省『働き方改革 特設サイト』

また、働き方改革を進めることは、企業にとって業務効率の改善以外に以下のようなメリットがあります。

  • 結婚・出産・介護などのライフイベントによる社員の離職を減らすことで、採用・育成コストが削減できる。
  • 働き方改革に熱心な企業という社会的な評価を得て、人材獲得で有利になる。

ただ、いくら柔軟な働き方を目指しても、紙ベースでビジネスを進めていれば、書類のあるオフィスから離れられません

つまり、場所的にも時間的にも柔軟な働き方を実現するためには、ペーパーレス化が不可欠なのです

ペーパーレス化の進め方

それでは、ペーパーレス化の具体的なポイントを確認しましょう。

ペーパーレス化の進め方1.現状を把握する

最初は、現状把握からです。

現在の紙の使用状態を把握し、ペーパーレスできるものとできないものに分けましょう。

報告書、稟議書、申請書、契約書、請求書やタイムカードなど、紙の文書をすべて洗い出してください。

その後、その文書がそもそも必要なのか、必要な場合は業務的、法的に電子化にできる文書なのかを検討・確認しましょう。

ここで、実際に現場で働いている方々の意見を伺うことがポイントです。

仕分けがしやすくなるだけでなく、ペーパーレス化導入時に現場の理解を得やすくなります。

ペーパーレス化の進め方2.目的を共有する

次に、ペーパーレス化の目的を全社で共有しましょう。

ペーパーレス化の効果は、会社全体に浸透されなければ発揮されません

経営者層だけではなく、従業員にもペーパーレスの目的や意義を理解してもらいましょう。

経営者層には、コスト削減や業務効率化に意義を感じてもらいやすいです。

一方で、従業員には、具体的な業務における利便性の向上や残業時間の減少というメリットを訴えましょう。

ただ一方的に伝えるだけでなく、従業員の意見を汲み取る姿勢を見せ、従業員が主体的にペーパーレス化に取り組める環境を作ることがポイントです。

ペーパーレス化の進め方3.ツールやシステムの活用

ペーパーレス化する文書を決め、社内での目的共有が終わったら、適したサービスの導入を行います。

ペーパーレス化に役立つサービスは様々なものがありますが、以下のように大別されます。

  • 稟議や申請書⇨ワークフローサービス
  • 報告書⇨ファイル共有サービス
  • 契約書⇨電子決済サービス
  • タイムカードなどの勤怠関連書類⇨クラウド勤怠管理サービス
  • 会議⇨タブレット端末を含むペーパーレス会議システム
  • 情報伝達⇨チャットツール

ここでも現場の従業員に実際に確認してもらいながら、具体的なサービスの選定すると導入後がスムーズになります。

ペーパーレス化の進め方4.支援サービスの導入

サービスの選定が終わりましたら、書類の電子化をし、サービスへデータ移行をします。

このステップでは最も人的リソースが必要です。

リソースを確保はできるだけ早く行いましょう。

オンラインアシスタント

ただ、既存業務もある中で大量の書類の電子化を社内で行うのは困難です。

また、ペーパーレス化が浸透した後に、大量の書類を電子化した経験を従業員が活かす機会はありません

そこで、アウトソーシングを導入するのが効率的です。

HELP Youでは、業務内容に応じた最適なチーム編成で、ペーパーレス化への取り組みを支援するHELP YOUエンタープライズの提供を開始しました。

大量の業務を迅速に対応することも可能ですので、ペーパーレス化導入時にご検討ください。

ペーパーレス化の導入事例【企業編】

ペーパーレス化の導入事例【企業編】1.ぺんてる株式会社

日本を代表する総合文具メーカーであるぺんてる株式会社。

同社では会議時間が長いことや、紙の文書での会議準備の負担が課題になっていたため、iPadを活用したペーパーレス会議システムを導入しました。

このペーパーレス化により、工場にいる役員や社外監査役などの本社にいない役員が、事前に資料に目を通せるようになり、それまで半日以上かかることもあった役員会議を1.5時間にすることができました。

ペーパーレス化導入後、同社では会議時間を1.5時間にするというルールも、しっかり厳守されています。

また、印刷の手間がなくなったことで、担当者の負担も大きく軽減され、ゆとりを持って準備ができるようになりました

引用:ConforMeeting/e 『ぺんてる株式会社様 導入事例』

ペーパーレス化の導入事例【企業編】2.株式会社ライフコーポレーション

近畿圏・首都圏でスーパーマーケットチェーン「ライフ」を展開する株式会社ライフコーポレーション。

同社で行われる店長会議では首都圏120名・近畿圏150名の店長が参加しており、準備する会議資料の数も膨大でした。

また、舗展開と社員増加が見込めれており、資料が増えていくことは明白です。

そこで、タブレット端末を利用したペーパーレス会議システムを導入しまいた。

結果、店長会議では毎月6万枚分の印刷費と人件費の削減に成功しました。

また、ペーパーレス化前はモノクロ印刷でも伝わる工夫や枚数を減らす努力をしていましたが、ペーパーレス化後は効果的に色を使用したり、1ページに情報を詰め込まなくて良くなりました

ペーパーレス化をすることで、同社ではコスト削減だけではなく、資料に対する向き合い方が変わったのです。

引用:ECO Meeting事例紹介『株式会社ライフコーポレーション』

ペーパーレス化の導入事例【企業編】3.コニカミノルタビズコム株式会社

コニカミノルタビズコム株式会社では、ITシステムを利用した企業の情報管理・運用の支援を行っています。

自らが新しい働き方を実証し、他社への提案に繋げるため、働き方に関して社内調査を実施しました。

その結果、企画創造業務にも関わらず1人で業務を行うことが多い、定型的な業務が多い等の課題が上がりました。

その課題に対処するため、ペーパーレス化とフリーアドレス化を実施して、業務効率化と創造的なコミュニケーションの増加を図りました。

結果、紙の文書を電子化したことで同社の1フロア (人員 106 名)では、ファイルキャビネット約 56 台分の書類を削減することに成功しました。

ペーパレース化で生み出されたスペースは、フリーアドレスや会議スペースに転用。
社員同士がより活発にコミュニケーションができるようになり、新たなアイディアが創出されるようになりました。

引用:総務省「10のワークプレイス改革の取組」

ペーパーレス化の導入事例【企業編】4.西松建設株式会社

西松建設株式会社は、1874年に創業し、国内および海外で土木・建築・環境を幅広く手掛けています。

同社は、「社内会議で配布するコピー用紙の削減」を目指し、ペーパーレス会議システムの導入を行いました。

実施後は、約260種類の会議と約100の部門で利用し、年間約250万枚分の印刷費と人件費のコスト削減効果を出しました。

また、事務局の仕事も大きく改善。
ペーパーレス化前は、会議ごとに大量の資料を集約し、頻発する資料の差し替え、印刷、そしてセッティングなどを繰り返し行っていました。

ペーパーレス化後は、大人数分の資料印刷や配布の手間がほぼなくなったほか、これまでは難しかった直前の資料差し替えも容易に行えるなど、作業負担が大幅に軽減されました。

引用:moreNOTE事例『西松建設株式会社』

ペーパーレス化の導入事例【企業編】5.株式会社鈴花商事

株式会社鈴花商事は創業115年、着物を中心に女性のファッションをトータルに扱い、西日本にグループ合計105店舗を展開しています。

店舗には年配の方も多く、PCのスキルにも差があるため、メールを使わず、店舗とのやり取りには電話、FAX、書面を使っていました。

しかし、それでは情報伝達が遅くなることや、伝言ゲームになってしまい、確実な情報が伝わらない課題がありました。

そこで、チャットツールを導入し、ペーパーレス化を実施。
選定の際、シンプルで使いやすいことにこだわったことで、年配の方が多い店舗にもすぐに浸透しましました。

お客さん目線での動画を撮影し、リアルタイムで商品陳列を確認するなど、情報共有のスピード、質ともに向上
関係者が同じチャットグループで閲覧できることで、伝言ゲームもなくなり、商品発送ミスなどのトラブルが減少しました。

引用:Chatwork導入事例『株式会社鈴花商事』

ペーパーレス化の導入事例【自治体編】

ペーパーレス化の導入事例【自治体編】1.長野県長野市

長野市では、各種業務のシステム化やデータベー ス化を既に行っていましたが、期待したほどのペーパーレス化を実現できていませんでした

そこで、大量の紙が必要とされ、多大な手間とコストがかかる会議資料に目をつけ、ペーパーレス会議システムの導入を実施。

厚いファイル十数冊分の会議資料が必要な「政策会議」及び「部長会議」を実証実験として段階的に行われました。

そして、このペーパーレス会議システムの導入により、約14万枚の紙と約300万円の印刷費用の削減に成功しました。

また、会議の準備時間も、ペーパーレス化以前は1回当たり約2時間でしたが、ペーパーレス会議導入後は平均して20分以内に全ての準備が完了するようになり、約6分の1に短縮されました。 

引用:総務省「10のワークプレイス改革の取組」

ペーパーレス化の導入事例【自治体編】2.茨城県庁

もともと導入はされていましたが、電子決裁システムがなかなか浸透しないという課題がありました。

そこに、マイクロソフトやドワンゴなど、IT企業の要職を歴任した大井川和彦氏が就任し、リーダーシップを発揮。

既にあるものの活用を徹底し、予算0、たった4ヶ月で電子決裁率が13.3%を99.1%まで押し上げました。(2020年8月時点の電子決裁率は99.97%)

電子化が進んだことで、以下3つのメリットを得ています。

  • 電子文書を再利用できる。
  • .継続して活用し、電子文書が増えることで高い検索性のメリットがある。
  • テレワークや出張時でもどこでも決済ができる。

また、電子化のデメリットを最小化できるよう工夫しながら導入しているため、現状では電子化の弊害や課題は発生していません。

引用:FNNプライムオンライン『なんと予算ゼロ?茨城県が4か月で“決裁の電子化”ほぼ100%を達成した秘訣『「電子決裁率」ほぼ100%を2年前に達成した茨城県庁の今…担当者に聞いた“脱ハンコ”4つのメリット』

ペーパーレス化の導入事例【自治体編】3.青森県弘前市

紙の使用量の削減を大きな課題としており、高い効果を期待できる会議でのペーパーレス会議システムの導入を実施しました。

幹部会議のペーパーレス化では、会議資料が約14,000枚、印刷代で約142,000円の削減になり、資料の集約、プリント、製本に3時間程度かかっていた会議準備の負担もほぼなくなりました。

また、機密保持の面でもペーパーレス化には優位性がありました。

例えば、会議資料は出席者各自が持ち帰って保管していたため、管理の煩雑さや紛失等のリスクがありました。

しかし、ペーパーレス会議システムの導入後は、サーバー上に資料があるため、アクセス権のあるアカウントでログインしない限り閲覧できず、紛失の心配もありません。

所定の期間が過ぎたら、資料をサーバーから削除するといった更なる安全対策も行っているようです。

引用:MetaMoJi Share導入事例『青森県 弘前市役所』

ペーパーレス化の導入事例【自治体編】4.神奈川県逗子市

なかなか効果の上がらないペーパーレス化への対策として、タブレット端末でのペーパーレス会議システムを導入しました。

導入効果として、資料の削減以上に、会議資料の準備や管理にかかる労務費の削減あったようです。

特に上程後の資料校正は煩雑で、ミスはシールで対応したり、場合によっては改めて作り、配り直してきました。
それがペーパーレス会議システムの導入により、アップロードしてあるファイルを更新するだけで済むので事務員の負担が大きく減りました。

また、市長部局がプレスリリースを出すときも、原稿をサーバーにアップし、更新情報をメールで知らせるだけで議員に確認が取れます。

2012年から進められたこの取り組みは全国で注目され、30を超える自治体からの視察団が訪れました。

引用:SideBooksクラウド本棚ユーザーレポート『Vol.1 逗子市議会編』

まとめ

いかがだったでしょうか。

ペーパーレス化はとてもメリットが大きい一方で、社内の理解や人的リソースの確保など、導入にハードルがあります。

事例を参考に、自社にとって何がペーパーレス化をする上で課題なのかを整理し、計画的に実施しましょう。

HELP YOUのコスト削減サポート

御社の“コスト削減=利益増加”を推進!


企業の収益を改善する上で、避けては通れない「コスト削減」。
目下の経営課題として頭を抱えている方も多いのではないでしょうか?

・コスト削減を掲げているが、何から着手すればいいか分からない
・コスト削減したいが、品質は落としたくない
・コスト見直しのデータ整理をする時間がない
・サプライヤとの価格交渉がうまくいかない、交渉しにくい


HELP YOUでは、こうしたお悩みを抱える方に向けた「コスト削減サポート」をご提供。
品質や安定的な調達を前提に、御社の“コスト削減=利益増加”を実現します!

完全成功報酬型のため、初期費用・月額費用は一切なし。
削減効果がなければ金銭的負担はありません。

ご興味のある方は、ぜひ一度ご相談ください。