ペーパーレス化【成功事例】企業編・自治体編
IT技術の進化で、さまざまな情報がデータ化されるようになりました。
さらにはAIが発展したことによって、ビッグデータの活用も現実的なものとなっています。
こうしたデータの活用は、企業の発展・存続のために欠かせないビジネスプロセスであることから、ペーパーレス化を推進する企業は増加傾向にあります。
とはいえ、ペーパーレス化を検討しているものの、導入まで進んでいない企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、ペーパーレス化の必要性、企業・自治体による成功事例、ペーパーレス化の進め方についてご紹介します。
ペーパーレス化はなぜ必要？
今まで紙ベースで保管していた文書や情報を、ペーパーレス化する動きがさまざまな企業や団体で進められています。ペーパーレス化はなぜ必要なのでしょうか。
ペーパーレス化は情報を単にデータ化することではありません。ここでは、ペーパーレス化が推進される理由について具体的にご紹介します。
社会のベースラインの変化
今現在、すでに社会全体はペーパーレス化に向けて動いています。日本政府もペーパーレス化を推奨しており、今では多くの情報がデータベースで管理されつつあります。
ペーパーレス化が進んでいる背景には、まずITの技術革新があります。技術革新はこれまでも経営革新や業務の効率化、ライフスタイルの進化に貢献してきました。私たちの暮らしや仕事のあり方は、日々よいものになろうと変化し続けています。
同様に今後の経済は、「AI（Artificial Intelligence 人工知能）を中心とした大きな技術革新によって急速かつ大きく変わる」と厚労省は提言しています。
技術革新の波に乗り遅れることで、企業の存在自体があやうくなるケースもあるかもしれません。
参考：厚生労働省「働き方の未来 2035年」
働き方の多様化
日本政府は、地方の活性化や働き方の多様化に対応するためにテレワークを推進しています。
テレワークを実施するにはペーパーレス化が欠かせません。業務に使う資料や情報がデータ化されることで、出社せずに業務が可能になるからです。
総務省の調べによれば、労働生産性向上を目的としてテレワークを導入した企業のうち、8割以上の企業は効果があったと回答しています。
私たちの働き方が多様化していくなかで、企業がさらなる発展を遂げるためには、ペーパーレス化はなくてはならないものになっているのです。
参考：総務省「労働生産性向上にも資する「攻め」のテレワーク」
DX化への第一歩
DX（Digital Transformation/デジタルトランスフォーメーション）とは、IT技術を活用して商品やサービスの売上を向上させると同時に、新しいビジネスの仕組みを創り、人々の生活・社会をよりよくするものです。データの集積なしにはDXを推進することはできません。
日本における労働者不足の問題は年々深刻化しています。
パーソル総合研究所「労働市場の未来推計2030」では、少子高齢化・人口減少などの影響で、2025年には505万人の労働人口が不足すると予測しています。
企業が生産性の向上に努めなければ、2025年以降、最大12兆円/年(現在の約3倍)の経済損失が発生する可能性があると指摘されています。
回避するためには、人材の育成、採用活動による人材の確保が必要です。そのうえで企業が経済活動を継続的に行うために、DXの推進が重要とされています。
DX推進の前段階の施策としてペーパーレス化が重要な鍵となります。
参考：パーソル総合研究所「労働市場の未来推計2030」
消費者意識の変化
ペーパーレス化の実施は、企業のイメージアップにも影響を与えています。これは消費者の意識に変化が起こり、サステナブルな社会の実現を目指しているからです。
SDGs（持続可能な開発目標：Sustainable Development Goals）の実現を目指し、世界の国々をはじめ、日本でも積極的に環境問題に取り組んでいます。
特に、地球の温暖化や森林伐採といった環境問題と、ペーパーレス化の実現には大きな相関性があります。ペーパーレス化はCO2排出量・の削減などに貢献でき、自分たちにもできる身近な取り組みの一つです。
ペーパーレス化推進企業は環境問題に取り組んでいる企業として認知され、ユーザーの意識に潜在化されていきます。今後はよりサステナブルな経営を意識する企業が支持されることでしょう。
業務効率化
ペーパーレス化を導入することで、さまざまな無駄の削減が可能になり、業務の効率化をはかることができます。今まで紙ベースでしか見ることができなかった情報は、データ化されることで情報の共有化が可能になります。
また、データ化された定型的な業務は、AIによって自動化することで、業務量を大幅に削減することも可能となります。削減された業務の担当者を、営業などフロントオフィスへ配置転換させることで、生産性の向上も期待できます。
業務効率化のためにペーパーレス化は必要不可欠です。
ペーパーレス化の成功事例【企業編】
ここでは、実際にペーパーレス化に取り組み、コスト削減・業務効率化に成功した企業をご紹介します。
ペーパーレス化の成功事例【企業編】1.ぺんてる株式会社
日本を代表する総合文具メーカーであるぺんてる株式会社。
同社では会議時間が長いことや、紙の文書での会議準備の負担が課題になっていました。そこで、業務効率化のためにiPadを活用したペーパーレス会議システムを導入しました。
このペーパーレス会議システムにより、工場にいる役員や社外監査役などの本社にいない役員が、事前に資料に目を通せるようになりました。
それまで半日以上かかることもあった役員会議を1.5時間に短縮することができ、業務効率化に成功しました。ペーパーレス化のシステムを導入後、同社では会議時間を1.5時間にするというルールも、しっかり厳守されています。
また、印刷の手間がなくなったことで、担当者の負担も大きく軽減され、ゆとりを持って準備ができるようになりました。
参考：ConforMeeting/e 「ぺんてる株式会社様 導入事例」
ペーパーレス化の成功事例【企業編】2.株式会社ライフコーポレーション
近畿圏・首都圏でスーパーマーケットチェーン「ライフ」を展開する株式会社ライフコーポレーション。同社で行われる店長会議では首都圏120名・近畿圏150名の店長が参加しており、準備する会議資料の数も膨大でした。
また、新規店舗展開と社員増加が見込まれており、今後も資料が増えていくことは明白でした。
そこで、タブレット端末を利用したペーパーレス会議システムを導入しました。結果、店長会議では毎月6万枚分の印刷費と人件費の削減に成功しました。
また、ペーパーレス化を導入する以前は、モノクロ印刷でも伝わる工夫や枚数を減らす努力をしていましたが、ペーパーレス化後は効果的に色を使用したり、1ページに情報を詰め込まなくてよくなりました。
ペーパーレス化を推進することで、同社ではコスト削減だけでなく、資料に対しての考え方も変えることができたのです。
参考：ECO Meeting事例紹介「株式会社ライフコーポレーション」
ペーパーレス化の成功事例【企業編】3.コニカミノルタビズコム株式会社
コニカミノルタビズコム株式会社では、ITシステムを利用した企業の情報管理・運用の支援を行っています。自らが新しい働き方を実証し、他社への提案に繋げるため、働き方に関して社内調査を実施しました。
その結果、「企画創造業務にも関わらず1人で業務を行うことが多い」「定型的な業務が多い」といった課題が見つかりました。その課題を解決するため、ペーパーレス化とフリーアドレス化を実施。業務効率化と創造的なコミュニケーションの増加を図りました。
紙の文書を電子化したことで同社の1フロア(人員 106 名)では、ファイルキャビネット約56台分の書類を削減することに成功しました。
ペーパーレス化で生み出されたスペースは、フリーアドレスや会議スペースに転用。社員同士がより活発にコミュニケーションができるようになり、新たなアイディアが創出されるようになりました。
参考：総務省「１０のワークプレイス改革の取組」
ペーパーレス化の成功事例【企業編】4.西松建設株式会社
西松建設株式会社は、1874年に創業し、国内および海外で土木・建築・環境を幅広く手掛けています。同社は「社内会議で配布するコピー用紙の削減」を目指し、ペーパーレス会議システムを導入しました。
約260種類の会議と約100の部門でこのシステムを導入したところ、年間約250万枚分の印刷費と人件費のコスト削減効果が生まれました。
これにより事務局の仕事も大きく改善。ペーパーレス化の導入以前は、会議ごとに大量の資料を集約し、頻発する資料の差し替え、印刷、会議までに資料をセッティングする、といった工程を繰り返し行っていました。ペーパーレス化の導入以後は、大人数分の資料印刷や配布の手間がほとんどなくなりました。
また、これまでは難しかった直前の資料差し替えも容易に行えるなど、作業の負担が大幅に軽減されました。
参考：moreNOTE事例「西松建設株式会社」
ペーパーレス化の成功事例【企業編】5.株式会社鈴花商事
株式会社鈴花商事は創業115年、着物を中心に女性のファッションをトータルに扱い、西日本にグループ合計105店舗を展開しています。
スタッフには年配の人も多く、PCのスキルにも個人差があるため、メールを使わず、店舗とのやり取りには電話・FAX・書面を使っていました。
そのため情報伝達が遅くなったり、伝言ゲームになってしまい確実な情報が伝わらないという課題がありました。
そこでチャットツールを導入し、ペーパーレス化を実施。システム選定の際に、シンプルで使いやすいことにこだわったことで、年配の人が多い店舗にもすぐに浸透しました。
顧客目線での動画を撮影し、リアルタイムで商品陳列を確認するなど、情報共有のスピードと質がともに向上。関係者が同じチャットグループで情報を閲覧できることで、伝言ゲームもなくなり、商品発送ミスなどのトラブルが減少しました。
参考：Chatwork導入事例「株式会社鈴花商事」
ペーパーレス化の成功事例【自治体編】
企業だけでなく、自治体でもペーパーレス化は課題となっています。ここではペーパーレス化に取り組み、コスト削減・業務効率化に成功した自治体をご紹介します。
ペーパーレス化の成功事例【自治体編】1.長野県長野市
長野市では、各種業務のシステム化やデータベース化を以前から行っていました。しかし、期待したほどのペーパーレス化は実現できていませんでした。
そこで、大量の紙が必要とされ、多大な手間とコストがかかる会議資料に目をつけ、ペーパーレス会議システムの導入を実施。厚いファイル十数冊分の会議資料が必要な「政策会議」及び「部長会議」を実証実験として、システムの導入を段階的に行いました。
結果、このペーパーレス会議システムの導入により、約14万枚の紙と約300万円の印刷費用の削減に成功しました。
また、会議の準備時間も、ペーパーレス化前は1回あたり約2時間かかっていました。しかし、ペーパーレス会議導入後は、平均して20分以内に全ての準備が完了するようになりました。準備時間を約6分の1に短縮することができました。
参考：総務省「１０のワークプレイス改革の取組」
ペーパーレス化の成功事例【自治体編】2.茨城県庁
もともとペーパーレス化のためのシステムを導入していましたが、電子決裁システムがなかなか浸透しないという課題がありました。
そんななか、マイクロソフトやドワンゴなど、IT企業の要職を歴任した大井川和彦氏が知事として就任。ペーパーレス化推進に向けてリーダーシップを発揮しました。
既存システムの活用を徹底し、予算は0のまま、たった4ヶ月で13.3%だった電子決済率を99.1％まで押し上げました。
※2020年8月時点の電子決裁率は99.97%
電子化が進んだことで、以下の3つのメリットを得ています。
・電子文書を再利用できる
・継続してシステムを活用し、電子文書が増えることで高い検索性が得られる
・テレワークや出張時でもどこでも決裁ができる
また、電子化のデメリットを最小化できるよう工夫しながらシステムを導入しているため、現状では電子化の弊害や課題は発生していません。
参考：FNNプライムオンライン「なんと予算ゼロ？茨城県が4か月で“決裁の電子化”ほぼ100％を達成した秘訣、『電子決裁率』ほぼ100％を2年前に達成した茨城県庁の今…担当者に聞いた“脱ハンコ”4つのメリット」
ペーパーレス化の成功事例【自治体編】3.青森県弘前市
青森県弘前市では、紙の使用量の削減を大きな課題としていました。そこで高い効果を期待できるペーパーレス会議システムの導入を実施しました。
幹部会議のペーパーレス化では、会議資料を約14,000枚、印刷代にして約142,000円の削減に成功しました。資料の集約・プリント・製本に3時間程度かかっていた会議準備の負担も、ほとんどなくなりました。
また、ペーパーレス化でセキュリティも強化されました。
例えば、会議資料は出席者各自が持ち帰って保管していたため、管理の煩雑さや紛失等のリスクがありましたが、ペーパーレス会議システムの導入後は、サーバー上に資料があるため、アクセス権のあるアカウントでログインしない限り閲覧できません。
そのため、資料紛失の心配がなくなりました。所定の期間が過ぎたら、資料をサーバーから削除するといった更なる安全対策も行っています。
引用：MetaMoJi Share導入事例「青森県 弘前市役所」
ペーパーレス化の方法
ペーパーレス化の必要性についてはご理解いただけたことと思います。では、実際にペーパーレス化を取り組むにあたって、どのように進めていくかについてご説明します。
ステップ1. 紙を使用している業務の洗い出し
まずは、業務の現状を把握するところからはじめましょう。すべての部署で紙を使用している業務を洗い出す必要があります。報告書・稟議書・申請書・契約書・請求書やタイムカードなど、紙で管理している文書をすべてリストアップしてください。
ステップ2.データ化が可能な業務を選定
リストアップが完了したら、その文書がそもそも必要なのか、必要な場合は業務的・法的に電子化にできる文書なのかを検討・確認していきましょう。
このとき、実際に現場で働いている人たちの意見を聴くことがポイントです。文書の仕分けがしやすくなるだけでなく、ペーパーレス化導入時に現場の理解を得やすくなります。
ペーパーレス化の効果は、会社全体で実施することで発揮されます。社員の意見を汲み取り、社員が主体的にペーパーレス化に取り組める環境を作ることが大切です。
ステップ3.ツールやシステムの活用
社員から意見を集め、ペーパーレス化する文書を決めたら、それぞれに適したサービスを選んでいきましょう。ペーパーレス化に役立つツールやサービスはさまざまなものがありますが、以下のように大別されます。
稟議や申請書は「ワークフローサービス」へ
ワークフローサービスとは、発注や社内承認など業務の一連の流れを整理し、効率的に業務を進めるためのサービスです。
サービス例：サイボウズ Office、ジョブカンワークフロー、kickflowなど
報告書は「ファイル共有サービス」
ファイル共有サービスとは、オンライン上に文書や資料を保存し、複数名でデータを共有できるサービスです。
サービス例：Dropbox Business、OneDrive for Business、Fleekdriveなど
契約書は「電子決裁サービス」
電子決裁サービスとは、紙への押印ではなく、パソコン上で書類の申請から承認・決裁までを行うサービスです。
サービス例：電子印鑑GMOサイン、ジンジャーサイン、freeeサインなど
タイムカードなどの勤怠関連書類は「クラウド勤怠管理サービス」
クラウド勤怠管理サービスとは、スマートフォンなどで出退勤の打刻や、勤務時間の自動集計ができるサービスです。
サービス例：KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理、RecoRuなど
会議はタブレット端末を含む「ペーパーレス会議システム」
ペーパーレス会議システムとは、文書や資料をデジタル化し、タブレットやパソコンなどで共有して会議を行うサービスです。
サービス例：スマートセッション、moreNOTE、ConforMeeting/eなど
情報伝達は「チャットツール」
チャットツールとは、パソコンやスマートフォンを使い、テキストによるコミュニケーションをリアルタイムで行うツールです。
サービス例：LINE WORKS、Chatwork、Microsoft Teamsなど
ここでも現場の社員に実際に確認してもらいながら、具体的なサービスを選定すると導入後がスムーズになります。
ステップ4.支援サービスの導入
サービスの選定後、書類のデータ化を行います。このステップでは、最も人的リソースを必要とします。
通常業務に加えての作業となるため、できれば繁忙期を避けたうえで、十分なリソースを確保しなくてはなりません。
しかし既存の業務をこなしつつ、大量の書類の電子化を社内だけで行うのは困難なケースも多いでしょう。そこで、ペーパーレス化の実現には外部リソースを活用するのがおすすめです。
外部リソースによる支援サービスとしては、
・業務委託先への依頼
・派遣社員の採用
・オンラインアウトソーシングの活用
などがあります。
自社の状況にあった支援サービスを活用し、効率的にペーパーレス化を進めていきましょう。
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ペーパーレス事例まとめ
今後の企業の発展、業務拡大のために、ペーパーレス化が必要なことはおわかりいただけたでしょうか。
ペーパーレス化はコスト削減・業務改善などのメリットが大きい一方で、社内の理解や人的リソースの確保など、導入にハードルがあります。
成功事例を参考に、自社にとって何がペーパーレス化をする上で課題なのかを整理していきましょう。
そして外部リソースを活用することで、速やかなペーパーレス化の実現を達成できるはずです。
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