コスト最適化とは?コスト削減との違いや方法、おすすめサービスを解説!

「コスト削減」という言葉は聞いたことがある方も多いと思いますが、「コスト最適化」という言葉の意味をご存知でしょうか?

今回は、企業の利益増加や業務効率化を実現する上で欠かせない「コスト最適化」について解説します。
コスト削減との違いやその方法、コスト最適化におすすめのサービスなども合わせてご紹介します。

コスト最適化とは

まず、コスト最適化とはどういうことを指す言葉なのかを解説します。

コスト最適化の意味

コスト最適化とは、費用対効果を考えた時に、そのコストが見合っているかどうかを判断すること、またはそのための活動を指します。

コスト最適化を考える上では、コストを次のような視点で捉えることが大切です。
経費として定めた金額を超えないように管理するのではなく、必要な利益を得るための投資として適切かどうかです。

費用に対してメリットが最大化するポイントはどこなのかを常に探る、これがコスト最適化の考え方です。

コスト最適化とコスト削減の違い

前述したように、コスト最適化を考える上では費用対効果を意識することが重要です。
不要なコストカットするだけでなく、利益をあげるために必要なコストは積極的に投下します。

その一方で、コスト削減は無駄をなくすことも重視しています。経費の中から削減できる部分をカットし、それによって純利益や売り上げを上げることを目的とします。

経費をできるだけ減らして利益アップを図るコスト削減とは違い、必要なところには投資をするという点がコスト最適化の特徴です。

コスト最適化の目的

では、コスト最適化は何のために行うのでしょうか。詳しく説明します。

利益の最大化

コスト最適化とは、費用対効果としてコストが見合うかどうかを判断することだと説明しました。

では、その目的は何かというと、企業活動における利益を最大化させることにあります。

利益を上げる上では、コストを削減することが必ずしも適切だとは限らないからです。
例えば、原材料の調達にかかる費用を削減するとします。その結果、品質も低下してしまったら元も子もありません。せっかく市場が拡大傾向にあっても、成長機会やリーダー企業になるチャンスを逃してしまいます。

このような事態を防ぐためには、効果を出すためにコスト増加を行う、あるいは効果に見合うレベルまでコストを下げることが求められます。

このように、費用に対して利益が最大化するバランスを見つけることがコスト最適化を行う目的です。

コスト最適化のステップ

コスト最適化を実際に行うためには何から始めればいいのでしょうか。また、どんなことに注意すればいいのかもあわせて解説します。

コスト最適化のステップ1.コストの見える化

まずは、「何にどれだけのコストがかかっているのか」という現状把握をするところから始めましょう。

コストが何に比例するか、しないかを分類していきます。そして、比例するものについては「何に」比例するのかを考えましょう。そうすることで、部門ごとの課題に気付くことができます。

例えば、「購買部では原材料の仕入れ値にいくらかかっている」「開発部で製品を量産するためにかけているコストには改善の余地がある」「製造部で不良品が発生している」などの課題が見えてくるはずです。

このようにコストの「見える化」を行うことで、業務ごとの効率や生産性を意識できるようになるでしょう。

コスト最適化のステップ2.目標の策定と共有

コストの見える化を行ったことで、コスト削減あるいはコスト投入が必要な対象や範囲を明らかにすることができました。
次に、その課題を改善するための対策と目標を定め、社内に共有していきます。

この時、コストを直接費と間接費に分けて考えると、改善策を立てやすくなります。
直接費、間接費とは下記の通りです。ただし両者に絶対的な基準はないので、自社の基準で分類するといいでしょう。

直接費

製品やサービスに直接関係するコストのことをいいます。主に、材料費、労務費、経費に分けられます。

例えば製造業の場合、製品を作るための材料の仕入れは直接材料費、工場内の工員への支払いは直接労務費、加工や組み立てを外部に委託する際の外注費は直接経費に分類できます。

直接費は削減効果がわかりやすく、目に見えて効果を実感することができます。
しかし、製品やサービスに直接関係があるからこそ、品質にもその影響がダイレクトに結びつきます。そのため、直接費を調整する際には慎重な判断が必要となります。

間接費

製品やサービスに直接関係せず、付随的に関係するコストのことをいいます。製品一つ一つに支払われるのではなく、複数の製品やサービスに対してまとめて支払われるものです。

例えば、工場の電気代、塗料や接着剤といった消耗品なども間接費にあたります。製品一つ一つに分けることができないので、全体にかかっているコストと捉えることができます。

間接費は直接費と比べて分類される費用の種類が非常に多く、一つ一つが少額なのが特徴です。
そのため直接費と違って管理が難しく、削減効果を出すためには長期的な施策の実施が必要です。具体的な数値を定め、社員全体で意識を統一して取り組むことが大切です。

コスト最適化のステップ3.施策の実施と改善

改善策を作成したら実行に移します。施策に取り組んだあとは、目標に到達できたかどうか、効果があったかどうかの分析を行いましょう。
検証は、1カ月、3カ月、半年など期間を決めて定期的に行うことで、行動前後の結果が比較しやすくおすすめです。

結果がわかったら、次に改善を行いましょう。
組織体制や業務フロー、社員一人一人の行動が密接に関わっています。問題点を最小限に抑え、効果を高めるための施策を社員全員で繰り返し行っていきましょう。

コスト最適化の方法と事例

では、コスト最適化を実現するための方法や実例をご紹介します。

コスト最適化の具体例1.過剰品質の見直し

業務を進める中で、やみくもに「たくさん生産する」「細部までこだわる」「時間をかけて丁寧につくる」といったことに重きを置いていませんか?

品質向上を求めすぎるあまり、かえってムダを生むことを過剰品質といいます。
過剰品質の状態に陥ると「コストが余計にかかる」「従業員の長時間残業が発生する」などの問題が発生し、生産性が下がってしまいます。

まずは、品質・コスト・納期・リスク・セールスといった観点から、過剰品質の見直しを行いましょう。

その際、顧客目線で製品やサービスを再認識することが重要です。より適正な品質判定基準を設けることができれば工程不良品が減り、コストダウンも期待できます。

ただし、判定基準を見直すことは品質を下げるということではありません。品質とニーズやコストのバランスをはかり、適正な品質を意識して取り組むことが大切です。

事例

小売流通業を営むある企業では、商品を入れる紙袋を年間5,000万円で発注していましたが、紙袋の品質を下げずにコストを抑えたいという課題を抱えていました。

【対策】
そこで、以前から取引していた2社と新たな1社に見積もりを依頼。すると新しい業者から「左右の幅の誤差を2ミリから5ミリ以内に変更すればコストを抑えられる」という提案があり、この仕様変更を行っても紙袋の品質は変わらないことが判明しました。

この企業では、それまで企業側から仕様書を出しておらず、業者が持ってきたものをそのまま使っていたといいます。そのため気付かないうちに過剰品質に陥り、コストがかさんでいたのです。

【効果】
この提案を反映した仕様書を作成して再び見積もりを依頼したところ、当初は2~3社しか対応できる業者がいなかったのが、10社もの業者に見積もりを出してもらうことができました。

コスト最適化を行う上では、自社が求める仕様や品質を明確にすることが重要です。必要以上の品質を見直し、適正品質を意識することでムダを省くことができるでしょう。

参考:https://www.deecorp.co.jp/columns/613/

コスト最適化の具体例2.業務のオンライン化

業務のオンライン化もコスト最適化の方法の一つです。

例えば、文書を電子化するペーパーレス化。紙やインク代のコストカットはもちろん、備品の管理や更新の手間を省くことができます。
他にも、会議資料や業務マニュアルなど社内で共有する文書をクラウド上で管理することで、リモートでの業務もスムーズに行うことができます。

業務のオンライン化によって、コスト最適化と同時に業務効率化も実現することができるでしょう。

事例

農産物の販売を行うNKアグリ株式会社。創業当社は社員全員が和歌山を拠点として業務を行っていましたが、やがて全国を回ることが増えていきました。

その中で、出張経費の承認をどう処理するかという問題が発生。最初は社員が毎回書類を郵送していましたが、手間と時間がかかるという課題を抱えていました。

【対策】
そこで同社では、ビジネスアプリ作成プラットフォーム「kintone(キントーン)」を導入。電子承認の経費申請アプリを作り、印鑑を押さなくても済むような仕組みを作りました。

さらに営業報告や出張報告、野菜工場の生産管理なども全てkintoneに移行し、コミュニケーションツールとしても活用していきました。

【効果】
kintone上で全てを管理することで、業務の「見える化」に成功。さまざまな業務をオンラインで完結できるうえ、離れた場所にいる社員同士のコミュニケーションも活発化したといいます。

また、社員だけでなく農家との連絡にもkintoneを活用したことで農作物の管理がしやすくなり、収穫遅れなどのトラブル回避や予測に基づいた営業活動に役立っているようです。

kintoneをはじめ、今は業務効率化に役立つツールが多数存在します。ツールによっては導入や構築費用がかかる場合もありますが、その費用に見合った、あるいはそれ以上の効果を出すことができればコスト最適化が実現できるでしょう。

参考:https://seleck.cc/804

コスト最適化の具体例3.価格の適正化

利益向上のためは、売上拡大と原価低減の二つが主な方法として挙げられます。ここでは、価格を適正化させる原価低減活動についてご説明します。

原価低減活動とは、製品を製造する過程で発生するあらゆるコストを抑える活動のことです。例えば、原材料費、労務費、流通費などのコストを抑えることで利益を追求するという考え方です。

原材料費は原価の40~60%を占めるといわれ、この費用を抑えることができれば原価の低減につながります。品質を下げずに費用を抑えるためには、次のような方法があります。

・定期的に複数の仕入先へ相見積もりを取り、最適な材料費を把握する
・同じ材料を複数回発注している場合、一度の発注量を増やす(まとめて発注する)ことで仕入先に値段交渉を行う

また、適切な在庫管理を心がけることで過剰在庫を防ぐことができ、原材料費の削減にもつながるでしょう。

事例

静岡を中心にスーパーマーケット12店舗を展開する株式会社ヒバリヤ。コスト削減への課題意識は常にあったものの、財務担当者が総務の仕事も兼務しており、手が回らない状態にありました。

また、地域密着型のスーパーとして「取引先を大事にしたい」という思いがあり、価格交渉をすることで関係が悪化するのではないかという懸念から、なかなかコスト削減に取り組めずにいたそうです。

【対策】
そこで同社では、相場情報などのノウハウを持ったコスト削減サービスを活用。
既存の取引先を変えずに価格を適正化させるというスタンスが自社の目標と一致しており、地域とのつながりを意識した安心感のある交渉を行うことができました。

【効果】
価格交渉を行ったことで、たった3カ月で年間4,800万円の経費削減に成功。その後インフラに関わる経費も見直し、さらに2,800万円のコスト削減を実現しました。

従来のやり方をただ踏襲するのではなく、発注の仕方を工夫したり相場に応じた価格交渉を行ったりすることで、価格の適正化が可能となります。自社だけで難しい場合は、価格交渉のノウハウを持ったサービスを利用するのもおすすめです。

参考:https://less-plus.com/article/article_02.html

コスト最適化の具体例4.アウトソーシングサービスの活用

固定費・変動費は利益を最大化させる上で重要な要素です。
固定費とは、売上の増減に関わらず固定的にかかるコストです。変動費は、売上に応じて費用が変動するコストを指します。

固定費が多い場合、売上が下がった時に赤字になる可能性が出てきます。一方で変動費が多い場合は売上減少時に変動費も減少するため、売上減少に対する耐性が高いと言えます。

コスト削減を図る上では、固定費を変動費化するのも有効な手段の一つ。特に固定費の代表ともいえる人件費を変動費化できれば、大幅なコスト削減が実現できるかもしれません。

そこで利用したいのがアウトソーシングサービスです。通常は固定費にあたる人件費ですが、アウトソーシングサービスの支払いは外注費という変動費となります。
アウトソーシングサービスを活用することで、必要なときに必要なだけの設備と人員をあてることができ、コスト削減にもつながるでしょう。

事例

「地域 / 地方の未来作り」と向き合い、ビジネスを展開する株式会社MISO SOUP。創業当初はさまざまな業務を一人で回していたものの、やはり全てを一人でこなすのには限界があります。

しかし、スタートアップ時に固定費はかけられないという事情から新たに人を雇うこともできず、悩みを抱えていました。

【対策】
そこで同社では、オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」を導入。
他社よりも業務範囲が広いことが決め手となり、バナー作成や資料作成、新しい事業を考える上での市場調査など、幅広い業務を依頼しました。

【効果】
事業投資を安く抑えつつ、より多くの業務をこなすことに成功。HELP YOUを利用したことによって、業務を高精度で仕上げることが可能となりました。

スキルの高いアシスタントがクライアントの意図を汲み取りながら業務をサポートしてくれるため、細かな部分にまで配慮の行き届いた成果物が得られたと言います。

このようにフルタイムで人を雇うことが難しい場合は、アウトソーシングサービスの活用がおすすめです。
単なる固定費の削減に留まらず、社内で不足しているリソースやスキルを補うことで、より高いクオリティーで業務を遂行できるでしょう。

【導入企業インタビュー】
スタートアップこそ活用すべきサービス 株式会社MISO SOUPさま

コスト最適化の事例5.クラウドを利用する

サーバー運用をクラウド型にすることで、コスト最適化を図ることができます。

クラウド型とは、インターネットを通じて必要なサービスにアクセスし、利用する形態のことを指します。
自社内で専用のサーバーを所有するオンプレミス型のシステム運用とは違い、インターネットを経由するだけで利用できるのが特徴です。

クラウド型に移行するメリットは主に2つあります。

1.迅速に導入できる
サーバー構築を自社内で行う必要がなく、スピーディーな導入が可能です。データやソフトウェアの管理も不要なため、常に最新の状態で利用することができます。

2.コスト削減につながる
オンプレミス型のシステムに比べ、クラウド型は初期費用が割安です。自前のサーバーやハードウェアを揃える必要もないため、電気代や設置場所などの費用、運用・監視のための人件費もカットすることができます。

クラウドサービスを利用し、必要に応じてスケールアップまたはスケールダウンすることで運用支出を節減していきましょう。

事例

モバイルゲーム事業を行うグリー株式会社では、もともとオンプレミス型のファイルサーバーを使い、社内でデータ共有を行っていました。

しかし、ゲーム事業で扱うデータ量が次第に増加し、ファイルサーバーの容量枯渇問題が発生しました。

【対策】
そこで同社では、クラウドストレージ「Box」を導入。管理面やセキュリティ面が他社製品よりもはるかに優れていることが決め手となり、導入に至りました。

【効果】
Boxはストレージ機能以外も充実しており、従来のオンプレミス型では対応できなかった課題が一気に解決され、スムーズに業務を進められるようになったと言います。

また、データ管理・共有に関するトータルの工数が下がったことで、社員が他の業務に時間を割けるようになりました。
それらが積み重なって業務効率化を実現でき、新たな施策を考える余裕も生まれたそうです。

コスト最適化におすすめのサービス

最後に、コスト最適化におすすめのサービスをご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUでは、採用率1%の優秀なアシスタントがチーム体制となり、さまざまな業務のサポートを行っています。
窓口専属ディレクターとやり取りを行うだけで、簡単に依頼・サービス導入できるという点も特徴です。

【サービス内容】
・経理/総務
・人事/採用
・営業サポート
・ECサイト/メディア運用
・カスタマーサポート

【おすすめポイント】
HELP YOUでは「コスト削減サポート」を行っています。

・コスト削減を掲げているが、何をしたらいいのかわからない
・コスト削減しても品質を落としたくない
・取引先との値段交渉がうまくいかない
などのお悩みを抱えている方は、ぜひご相談ください。

現状の取引先企業と同等以上の品質や安定的な調達を前提に、現状よりも安く購入できるようサポートしています。手間を最小化し、利益増加を実現するためのご提案も可能です。

HELP YOU:https://help-you.me/

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社

繁閑に応じた日々の業務をクラウドサービス(スマート総務)と併用し、活用することで社員が企画・戦略的コア業務に専念できるよう支援しています。

【サービス内容】
・総務向けサービス管理「Smart Soumu(スマート総務)」
・会議室予約管理システム
・転勤引越の一括手配
・名刺/封筒の印刷
・自動車関連サービス

【おすすめポイント】
「社会の問題点を解決する」という企業理念の下で培ったパソナの人材活用ノウハウと、パナソニックの多様な業務経験をベースに、あらゆる業務業態の分析が可能。
ノンコア業務とコア業務を振り分け、課題整理、業務設計、運用改善を実施しています。

パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社:https://www.pasona-pbs.co.jp/service/soumu_bpo/soumu/

ANAビジネスソリューション

アウトソーシングを通じ、人的コストの抑制や品質の担保を支援するANAビジネスソリューション。付随業務を任せることで、社員はコア業務に専念することができます。

ANAグループでの豊富な実績を生かし、紙媒体、WEB、イベントなどあらゆる宣伝・販促をサポートしています。

【サービス内容】
・受付業務委託
・宣伝・販促サポート
・ビジネスサポート

【おすすめポイント】
ANAグループの品質維持・向上とコスト最適化を支えてきた、受付業務、宣伝・販促サポート、カスタマーサポート、データ集計・加工、オフィスワーク支援などの各種ビジネスサポートのノウハウを活用できます。

ANAビジネスソリューション:https://www.abc.jp/service/outsource/

まとめ

コストの使い方を改善するとき、どうしてもコストを抑える方向で考えてしまいがちです。

しかし、利益を最大化させる上で大切なのは、コストと製品やサービスの品質のバランスが取れているかどうかを精査すること。それこそがコスト最適化です。

今回の記事を通して、コスト最適化の意味をあらためて考えてみてください。また、ご紹介した具体的な方法や成功事例が参考になれば幸いです。

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