不況による経営難に悩まされる今日。会社の利益をあげるため、コストダウンに取り組みたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

しかし、「コストダウンといっても何から手をつけていいか分からない」という方もいると思います。

たしかに、コストダウンはただコストを削減すればいいわけではありません。
コストダウンには当然デメリットもあり、考えなしに行うと品質低下や社員の負担増によって不満があがる恐れがあります。

今回は、有益なコストダウンを行うための具体的な方法や手順を解説、そして参考にしたい成功事例をご紹介します。

コストダウンとは

そもそもコストとは何を指す言葉なのか、そしてコストダウンの意味やコストダウンを行う目的について説明していきたいと思います。

コストダウンの意味

コストとは、企業が事業活動を行う中でかかる費用（＝経費）のことを指します。
例えば、わかりやすいものだと家賃、人件費、水道光熱費、通信費、印刷費などが挙げられます。他にも、目に見えないものだと時間や工数といったものがあります。

コストは、利益＝売上－コスト という関係性で表すことができます。
企業は、事業を成長させるために利益をあげていく必要があります。そのためには、上記のような関係性から、売上をあげることと同時にコストをできるだけ削減することが重要だといえます。

つまりコストダウンとは、無駄なコストを削減して利益をあげるために行う取り組みのことをいいます。
コストダウンによって相対的に利益があがるだけでなく、削減した費用を企業価値向上のための取り組みに回す、あるいは投資をする、という具合に使うこともできます。

このように、事業にかかる総費用に着目し、それをできる限り低減させる、または限りある資金の有効活用や最適化を目指して利益をあげるための取り組みをコストダウンといいます。

コストダウンを行う目的

コストダウンの主な目的は二つあります。事業にかかる無駄なコストを減らして利益率を高めることと、業務効率化です。

利益を確保するためにはより一層売上をあげ、より一層コストを下げることが必要です。売上は外的要因に左右されやすいですが、コストダウンは自社内で行動に起こすことで実現可能です。

コストダウンによって、それまで無駄遣いしていた経営資源を見直し、有効活用することができるので、結果的に利益をあげることにもつながります。

また、削減すべきコストを考える中で業務の無駄にも気付くことができるでしょう。
コストダウンのための一連の行動によって業務効率化や生産性向上も期待でき、収益改善にもつながっていきます。

コストダウンによるデメリット

コストダウンは企業の利益増加や業務効率化に効果があることがわかりました。
しかし、やみくもにコストダウンを行えばいいわけではありません。コストダウンを行うことでどのようなデメリットがあるのか、整理していきます。

品質が低下する

設備投資など売上に直結するような経費を削減した場合、経費自体はもちろん下がります。
無駄な要素を取り除くことは重要ですが、むやみにコストダウンを行うと、以前よりも商品やサービスの品質が下がってしまう恐れがあります。

これでは経費だけでなく、売上の低下にもつながりかねません。

従業員のモチベーションダウン

では、売上に直結しないコストに関してはどうでしょうか。例えば、従業員の給与や福利厚生などの人件費です。

人件費削減として給与や手当などをカットした場合、従業員はそれまで享受できていたメリットがなくなり、不利益を被ったと感じて働く意欲を削がれてしまいます。

このような事態を避けるためにも、コストダウンを行う場合は、省くべきコストを慎重に見極めることが重要です。

コストダウンを行う手順

ここからは、コストダウンを有効的に活用するための手順をご紹介します。

目的意識を持つ

コストダウンに取り組む前提として重要なのは、目的を明確にすることです。
「何のためにコストダウンを行うのか」という問いに対する答えを明確にしなければ、効果的なコストダウンは難しいでしょう。

また、このような情報をコストダウンに関わるすべての人に共有し、目的意識を会社全体に浸透させることが必要です。
コストダウンの取り組みによって業務の進め方や業務を取り巻く環境が変化していくので、従業員の理解や納得を得たうえで施策を行わなければなりません。

業務の「見える化」

コストダウンを行うにあたって、まずは業務を洗い出す必要があります。また、それらの業務がコア業務か、ノンコア業務かも分類すると良いでしょう。

業務量やその内容を整理したり、複数の要素が組み合わさって成り立つ業務を紐解いていくことで、事業にかかっているコストを可視化していきます。

その上で、コストの仕分けを行います。削っていいコストと削ってはいけないコストを見極めるのです。

目標を設定する

業務の要素分解とコストの関係性の見直しが終わったら、次は目標の設定です。

コストダウンを行う際は、部署ごとや項目ごとに具体的な数値・期間を設定しましょう。
数字に落とし込んでいくことで、より一層コストダウンへの意識も高まり、チーム全員で取り組んでいくことができるでしょう。

PDCAを回す

削減すべきコストの見極めと目標設定が完了したら、次はコストダウンのための具体的な行動プランを作成し、実行に移します。

コストダウンの施策を行った結果、どの部分のコストをどれくらい削減することができたのかを検証しましょう。
前後の変化をわかりやすくするために、定期的に1ヵ月後、3ヵ月後、半年後といった具合に期間を決め、定量・定性的に評価・分析することが大切です。

そして、結果をもとに改善を行います。検証で浮かび上がった課題をもとに仮説を立て、次のプランを策定して素早くサイクルを回していきましょう。

コストダウンを行う具体的な方法

では、実際にコストダウンを行う場合、どのような方法を用いればよいのでしょうか。今回は4つの方法をご紹介します。

標準化

「標準化」とは、業務を誰にでも行えるようにすることです。反対に、“あの人にしかできない”という業務は「属人化」している状態にあり、業務効率化を阻む一因となります。

標準化を進めるためには、まず手順で洗い出した業務ごとに重要度や共有可能性を検討します。このとき、共有可能であるにもかかわらず属人化している業務については切り離しを行います。
共有可能な業務を明らかにすることで、アウトソーシングの導入やシステム化の検討を視野に入れることができます。

標準化を行うことによって、無駄な業務プロセスの解消やシステムの有効活用といった効果も期待できます。

内製化

内製化とは、外部に委託していた業務を自社で行うことです。
特に専門的な分野や業務の一部を外部に委託している場合、それによりコストがかかっていることがあります。

このような業務を自社内で完結できれば、その分コスト削減につながります。また、専門的な知識を持った人材を社内で育成でき、スピーディーに業務を行えるというメリットもあります。

システム化

無駄なコストは非効率的な業務で発生しがちです。そういった業務をシステム化・IT化することで効果的に無駄を削減することができます。

例えば、テレビ会議の導入によって遠方との会議を効率化したり、グループウェア（社内で情報共有ができるツール）の導入で情報共有を簡易化したり、サーバーのクラウド化（外部のクラウドサービス企業に管理を任せる）したりと、多様な方法があります。

人件費、印刷コスト、通信・通話コスト、端末管理コスト、出張費・交通費といった、さまざまなジャンルにおいてコストダウンを行うことができます。
システム化・IT化により、無駄が発生している業務を効率化し、効果的にコストダウンを行っていきましょう。

外注・アウトソーシング

「標準化」のステップで整理した共有可能な業務について、外注やアウトソーシングサービスを検討するのも一つの手です。

社内リソースでまかなう場合のコストと比較し、アウトソース化することでコストダウンできる可能性があります。人件費や設備費などの固定費を変動費化できることも大きなメリットです。

また、社員がコア業務に集中することで人材の有効活用やコア業務強化につながり、コストダウンだけでなく業務効率化やビジネスの再設計を行うこともできます。
 

コストダウンの成功事例

実際に社内でコストダウンの取り組みを実施し、成功した事例を4点ご紹介します。

標準化による業務改善とコストダウン

【業種】
化学工業品製造業

【事業】
食品添加物の製造や販売

【課題】
業務の属人化による非効率な社内ローテーションと従業員への負荷

【目的】
作業量の軽減・分散によって社内リソースを有効活用し、事業改善を進めたい

方法
１．属人化している業務のシステム化
・生産計画や原価計算のシステム化
・検査項目判定の自動化

２．システムコンセプトの統一により、高い操作性を実現
・各画面機能の基本操作を共通化
・機能レイアウトや動作を統一

効果
・事業変化に伴うシステム改変を迅速かつ低コストで行えるように
・業務を標準化したことで共有可能な業務環境を実現
・コスト構造や問題を明らかにしたことで業務フローの見直しにつながり、業務全体が効率化

参考：導入事例

業務の内製化により外注費を削減

【業種】
IT事業

【事業】
AI関連事業、ゲーム事業、ソーシャルゲーム事業など

【課題】
・既存ツールではセキュリティチェックレベルが不十分

【目的】
・新規ツール作成によるセキュリティチェックの強化

方法
・脆弱性診断ツールを自社で内製してチーム内に共有
・セキュリティチェックを外部化せず、チーム全体で行い修正まで対応

効果
・自社でツールを作成したことでサービスレベルが向上
・年間一億円以上の外注費削減
・業務のスピードアップ＆効率化
・社内ナレッジの蓄積、技術力向上

参考：DeNAが内製開発したセキュリティツールをオープンソース化。その真の狙いとは？

テレビ会議の導入で移動コストを削減

【業種】
販売業

【事業】
介護福祉用具のレンタル・販売

【課題】
・東北中心展開のため冬は大雪で移動が困難であり、移動コストと業務不在時間が増加
・増え続ける各拠点への情報共有

【目的】
・移動コスト削減
・全拠点において円滑なコミュニケーションができる環境づくり

方法
・テレビ会議システムの導入

効果
・移動コスト削減を実現
・一斉配信による情報共有の効率化
・会議室への移動の手間などが省け、通常業務も効率化・スピードが向上
・社員一人一人がコストに関心を持つようになり、コストを抑えた経営による利益確保

参考：株式会社 かんきょう様 – 事例

アウトソーシングで人件費・採用コスト削減

【業種】
IT事業

【事業】
ライドシェアマッチングサービス提供

【課題】
・海外から入手した資料の翻訳やリサーチ業務に時間がかかる
・経理などの事務作業に追われ、業務全体の流れが停滞

【目的】
・採用コストをかけず、コア業務に集中できる環境づくり

方法
・アウトソーシングサービスの導入

効果
・アシスタントレベルの高いアウトソーシングサービス活用により生産性向上
・人件費・採用にかかるコストの削減に成功

▼詳細はこちら

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オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」

最後に、企業のコストダウンに役立つアウトソーシングサービスをご紹介します。

HELP YOUの特徴

「HELP YOU（ヘルプユー）」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
クライアントが「コア業務に集中できる環境を作る」をモットーに、優秀なアシスタントがチームを組んで企業をトータルサポートします。

【HELP YOUの3つの強み】
1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
2.「チーム制」なので、人材が退職して業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
3.「専属ディレクター」がつくため、さまざまな業務をまとめて依頼できる

【HELP YOUの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまな専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務への対応が可能です。

■総務関連業務（出張手配・スケジュール調整・名刺作成・データ整理など）
■経理関連業務（入金管理・支払業務・請求書発行など）
■人事・採用関連業務（求人票の作成・書類審査管理・セミナー会場手配など）
■営業サポート関連業務（会議資料作成・データ収集・KPI管理、経費申請など）
■マーケティング関連業務（SNS投稿・メルガマ作成・アンケート集計など）
■ECサイト関連業務（売り上げ管理・商品管理・サイト管理・ニュースリリース作成など）

【HELP YOUの費用】
月額料金：10万円～（税抜）
契約期間：6ヵ月～
実働時間：30時間～
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能
 

コストダウンのまとめ

今回は、コストダウンの方法や問題点、成功事例などをご紹介しました。

日頃の業務を見直すことで無駄に気付くことができ、コストダウンにつながるケースはよくあります。業務効率化を意識して見直してみることが大切です。

また、コア業務に集中できる環境を意識することも、長期的な目で見ればコストダウンにつながります。
アウトソーシングサービスをうまく活用することで、労働環境をより良くしていくことができるでしょう。

コストダウンを考えている方はぜひ参考にしてください。

 
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