コスト削減のポイントと得られるメリット！成功事例、進め方も解説
コスト削減は多くの企業にとって重要な課題。競争が激化し、経済状況が不確かな中、効果的なコスト削減の方法を模索することは、生産性を向上させ、利益を最大化し、持続可能なビジネスのカギとなります。
この記事では、コスト削減方法のポイントと得られるメリットを、成功事例やコスト削減の進め方と共に解説します。
コスト削減に悩む経営者や担当者の皆様に、コスト削減の道を明るく照らすヒントとなれば幸いです。
コスト削減とは
企業活動には避けられない出費である「費用（コスト）」が伴いますが、これらの費用を適切に最適化することは、健全な経営の要。コスト削減は、企業が業務遂行に要するコストを削減し、企業利益を最大化する戦略的なアクションです。
ただし、コスト削減に取り組む際には慎重さが必要です。過度なコスト削減は品質に悪影響を及ぼす可能性があるため、バランスを保つことが大切です。
品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）の3要素（＝QCD）をバランスよく考慮しながらコスト削減に取り組むことで、企業は競争力を高め、持続的な成功への道を切り拓くことができます。
企業コストの種類
企業がビジネスを運営する際には、さまざまなコストが発生します。これらのコストを効果的に管理し、削減する取り組みは、経営において重要な課題の一つです。
以下では、代表的な企業コストの種類について詳しく解説します。
人件費
企業における主要なコストの一つが「人件費」です。これには従業員の給与や手当、社会保険料、労働契約に伴う費用などが含まれます。
人件費は、多くの企業において経費の大部分を占め、業種によっては経費全体の4割以上を占めると言われています。そのため、人件費削減はコスト削減の効果を期待しやすい費用といえるでしょう。
採用コスト
「採用コスト」は、新しい従業員を採用する際に発生するコストです。これには求人広告費用、採用プロセスの運営費、面接や試験の実施にかかる費用が含まれます。
効果的な採用コストの管理は、人材確保とビジネス成長において不可欠です。
オフィスコスト
「オフィスコスト」も人件費同様、企業経費の大部分を占めるコストの一つです。これには賃料、通信費、水道光熱費、オフィス家具・備品の購入費、清掃サービス、セキュリティ対策費用などが含まれます。
近年、テレワークやフレキシブルワークの導入により、電気代などのエネルギーコストやオフィスコストの見直しが注目されています。
その他経費
「その他経費」は、上記以外の企業運営に必要な経費です。これには広告宣伝費、法的手続きやライセンス費用、研究開発費、旅費交通費、消耗品の調達費用などが含まれます。
企業はこれらの費用を効果的に管理し、無駄な出費を見直すことが経費削減の鍵となります。
コスト削減のポイントと得られるメリット
ここでは、コスト削減の主要なポイントと、その得られるメリットについて詳しく解説します。
これらのポイントを組み合わせて実行することで、コスト削減の目標を達成し、企業の長期的な成功に寄与するでしょう。
アウトソース化
アウトソーシングとは、企業が特定の業務を外部の専門業者に委託する戦略です。このアプローチには多くの利点があります。その一つに、固定費である人件費を削減できることが挙げられます。人件費を変動費化させることが可能になるからです。
企業は、アウトソーシングを導入することで、従業員の給与、福利厚生、トレーニングなどの人件費を固定的に負担する必要もなくなります。繁忙期など必要なときのみ、外部リソースを柔軟に活用することもできます。この柔軟性により、非繁忙期にコストを抑えられ、人件費の削減につながります。
また、外部への業務委託により、業務の棚卸しが行われ、ワークフローの見直しやマニュアル化が容易になります。これにより、業務の属人化を防ぎ、業務のリスクを分散させる効果も期待できます。
採用方法の多様化
採用方法の多様化は、適切な人材を見つけ、採用コストを削減するためのアプローチです。特に、ダイレクトリクルーティングを活用することで、仲介手数料の削減や選考工数の効率化により、採用コストの削減が実現されます。
ダイレクトリクルーティングは、特定の求めるスキルを持つ候補者に直接アプローチする採用方法であることから、欲しい人材の採用も期待できます。
ペーパーレス化
ペーパーレス化は、紙の書類をデジタルフォーマットに移行する戦略です。例えば経費精算をデジタル化した場合、業務工数の削減と共に、人件費や書類の印刷、保管にかかる経費などもコストカットできます。
また、デジタル化により、オフィスへの出社を必要としないテレワークなど多様な働き方が可能になります。例えば子育て中の従業員の場合、時間を有効に使える通勤時間を必要としない働き方は、モチベーション向上につながります。その結果、業務効率向上が期待できます。
IT技術で自動化
IT技術を活用して業務プロセスを自動化することは、コスト削減の重要な手法の一つです。たとえば、RPA（Robotic Process Automation※）の導入により、ルーチン業務を自動化すれば、人件費が削減できます。また、ヒューマンエラーの発生も減少できるため、リスク低減にもつながります。
※RPAとは、ソフトウェアやボットを使用してルーチン業務プロセスを自動化し、効率化する技術のことです。
HELP YOUのアウトソーシングでコスト削減
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、従業員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
コスト削減の成功事例
HELP YOUの導入により、企業がどのようにコスト削減に成功し、業務効率を向上させたかをご紹介します。
■株式会社rentry
株式会社rentryは、Webサービスの開発・運営を行う企業。主な事業として、GoProやカメラ、ポータブル電源をはじめとした、さまざまなガジェットのレンタルサービス「Rentry」を運営しています。
マーケティングによる集客が必要な状況で人手不足を感じ、HELP YOUを導入。プレスリリースやアンケート関連業務を委託し、従業員はマーケティング戦略に専念できるようになりました。
■株式会社リフカㇺ
株式会社リフカㇺは、リファラル採用の活性化を支援するクラウドサービスの開発・運営、コンサルティングを提供する企業です。
リソース不足の問題があり、HELP YOUを導入。これにより、業務プロセスを効率化できた上に、人件費などのコスト削減とその他の業務の改善も達成しました。
■株式会社notteco
株式会社nottecoは、ライドシェア分野で車の空席をシェアするプラットフォームを運営しています。コストの管理と複雑な業務の処理に課題を感じ、クラウドソーシングを利用していましたが、細かい業務や要件の明確化が難しく、効率低下の課題がありました。
そこでHELP YOUを導入。
雑務をHELP YOUに任せ、自分たちの仕事に集中できるようになり、コストの削減にも貢献しました。概算になりますが、HELP YOUの導入でそれまでのコストが3分の１ほどに削減しました。
コスト削減の進め方とポイント
この章では、コスト削減を進める際の手順とポイントについて詳しく解説していきます。コスト削減のプロセスを効果的に進め、企業の持続的な成長を目指しましょう。
現状コストを把握する
現状コストの正確な情報がなければ、どの業務からコスト削減を進めるべきかがわかりません。コスト削減の最初のステップは、現状のコストを正確に把握することです。
組織内のすべてのコスト要因（人件費、オフィス固定費、消耗品費、経費など）を洗い出し、収支を詳細に分析しましょう。注意点が浮かび上がります。
コスト削減できそうなポイントを絞る
コストを把握したら、どの部分でコスト削減が可能かを特定します。この際、優先順位をつけて、最も大きな影響を持つポイントに集中することが重要です。コスト削減のポイントを絞ることで、リソースを効果的に活用できます。
コスト削減を実現させる目標数値の設定
コスト削減の目標数値を設定することは、進捗をモニタリングし、成果を評価するために重要です。たとえば、人件費などの経費を10％削減するなど、具体的な費用の削減目標を設定しましょう。
コスト削減の具体的方法を決める
コストの削減ポイントと目標を設定したら、ゴールへ向けて具体的な施策を決定しましょう。アウトソーシングの導入、業務効率化、過剰な支出の削減、新しいテクノロジーの採用、プロセスの最適化による改善など、さまざまな方法が考えられます。
コスト削減方法を社内で共有する
コスト削減の方法は、組織内で情報共有し、関係者に正確に伝えることが不可欠です。全ての従業員及び関係者がコスト削減の重要性を理解し、目的に向けて実行に協力するために情報の透明性が求められます。その上で、従業員とのコミュニケーションを強化することで、コスト削減の成功確率を高めます。
コスト削減の振り返りチェックと見直し
コスト削減策を実施したら、定期的に進捗をチェックし、ムダを見直すプロセスを確立します。目標達成できない業務を見直し、新たなコスト削減の方法を試すなど、戦略の最適化を検討します。
変化する市場や企業ニーズに対応できるよう、戦略を適切に調整し続けることが成功の秘訣です。
コスト削減の具体的アイデア
ここでは、コスト削減を実現するためのアイデアを紹介します。業務効率化や組織内の無駄の削減を通じてコスト削減を図りましょう。
業務マニュアルを作成する
業務効率化は、コスト削減への近道。業務マニュアルの作成は、コスト削減と業務効率、生産性の向上に大いに貢献します。
業務マニュアルで業務を可視化することで、従業員の教育やトレーニングが迅速に行え、教育コストの削減が可能になります。また、業務プロセスが標準化され、一貫性が維持されることで、生産性向上が期待できます。
業務フローチャートを作成する
業務の流れを一目で理解できるようにフローチャートを作成すると、作業効率の向上に寄与します。
チームで協力している場合、プロセスによって担当者が変わることがあります。各担当者の行動やプロセスをフローチャートに明確に示しておくことで、現在の進捗や解決すべき問題がすぐに把握できます。これにより、確認作業にかかる工数を減少できます。
担当者を見直す
業務効率には個人の能力や得意・不得意が影響します。そのため、担当者の適性を見直すことは重要です。この見直しの過程で、アウトソーシングを導入することは、コスト削減の有効な手段となります。
モチベーションを維持するためにも従業員を得意な業務に専念させ、誰でもできる業務は外部の専門業者に委託する。その結果、業務効率化が実現し、残業代などのコストが削減されます。
会議を見直す
会議の見直しは比較的容易に実施できるコスト削減策の一つです。会議にかかるコスト（会場の予約、資料の印刷、参加者の出張費用など）を削減することは、経費削減の一環として効果的です。
同時に、会議の効率を高め、無駄な会議に費やしていた時間を本来の業務に充てることで、業務効率化を実現できます。
過去の慣行に固執せず、会議の実施の必要性や成果を見直すことで、時間の効率化も可能になります。
まとめ
コスト削減は企業において重要な課題であり、効率的な方法で実現することで企業の利益を最大化し、市場での競争力を高めます。
アウトソーシングの導入や人材採用方法の多様化による人件費の削減、ペーパーレス化やIT技術の導入による業務効率化など、コスト削減を実現する方法はさまざまあります。
まずは現状のコストを把握し、コスト削減のポイントを絞ることが大切です。そして、組織全体が目標に向かって、協力して実践していくことが重要です。
自社に合ったコスト削減方法で業務を改善し、コスト削減の先にある持続的な成長を実現しましょう。
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【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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