コスト削減とは？具体的な改善方法や取り組み手順を解説！
企業が利益を確保するために欠かせないのがコスト削減です。コスト削減は利益を向上させる有効な手段の一つだからです。
しかし、コスト削減の必要性を理解していても、
「何から始めればいいのだろう？」
と、具体的な取り組み方がわからずに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、実現可能なコスト削減方法を、具体的な手順とともに詳しくご紹介します。
ぜひご一読いただき、貴社のコストを効率的に削減し、利益率アップにつなげてください。
コスト削減とは
コスト削減とは、企業や組織が業務運営にかかる費用を抑え、リソースを効率的に活用するための取り組みを指します。
具体的には、業務プロセスの見直しにより無駄な手順を省いたり、リソースの活用方法を最適化したりすることで、生産性を高めながら支出を抑えることを目指します。
市場競争が激化する中で利益率を確保するためには、コスト削減が欠かせません。コスト削減による利益の最大化は、企業の持続可能な成長を支えるカギとなるでしょう。
コスト削減のメリット
コスト削減には、主に以下の3つのメリットがあります。
- 企業の利益が向上する
- 業務効率化につながる
- 従業員のモチベーションが向上する
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
企業の利益が向上する
コスト削減は、企業の利益向上に直結します。なぜなら、基本的に企業の利益は「売上－コスト（費用）」で算出されるため、売上が同じでもコストを削減すれば、その分だけ利益を増やせるからです。
さらに、無駄を省き業務を効率化することで、収益性が改善し、企業全体の財務体質が強化されます。
コスト削減で生まれた余剰資金は、新規プロジェクトの立ち上げや市場拡大など、成長のための投資にも回せるため、長期的な企業価値の向上にもつながります。
業務効率化につながる
コスト削減は、業務の効率化にもつながります。コスト削減の過程では、業務プロセスを見直すことが多く、無駄な作業や非効率な手続きを省くことができるからです。
例えば、単純作業に自動化ツールを導入することで、作業効率がさらに向上します。また、データ入力や請求書処理などの定型業務を自動化すると、手作業が減って人的ミスも削減できます。
これにより、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、従業員がより戦略的な業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。
従業員のモチベーションが向上する
コスト削減は、従業員のモチベーション向上にも寄与します。業務効率が向上することで従業員の負担が軽減され、ストレスが減り、仕事に対する満足感が高まるためです。
従業員の満足度が上がれば職場への定着率も向上します。離職率の低下により、採用活動の頻度が減ることで、採用にかかる時間や費用を抑えることができます。
コスト削減の取り組み手順
ここでは、コスト削減の具体的な手順と、実行時のポイントや注意点を解説します。
手順は以下の通りです。
- 現状のコストを把握する
- 削減可能なコストを見極める
- コスト削減の目標を設定する
- コスト削減の具体的方法を決める
- 削減方法を社内で共有し実行する
- PDCAサイクルによる改善を行う
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
現状のコストを把握する
コスト削減の最初のステップは、現状のコストを正確に把握することです。自社の費用構造を把握できていなければ、どの業務からコスト削減を始めるべきか判断できません。
まずは、組織内の全てのコスト要因（オフィス固定費、消耗品費、人件費、その他の経費など）を洗い出し、収支を詳細に分析しましょう。そうすることで、削減のポイントが見えてきます。
コスト削減に取り組む前に、必ず全てのコストを把握するようにしましょう。
削減可能なコストを見極める
コストを把握したら、どの部分でコスト削減が可能なのかを特定しましょう。優先順位をつけて、最も効果が大きいポイントに集中することが大切です。手当たり次第に削減するのは避けるべきです。
具体的には、現状不要なものや使用頻度が低いサービスや設備がないかを精査します。
この際、削減による数値的な効果だけにとらわれないことが重要です。売上拡大に必要なコストや、従業員の働きやすさに関わるコストも考慮することが重要です。
削減可能なコストを見極める際には、業務効率と従業員満足度のバランスを踏まえた判断が求められます。
コスト削減の目標を設定する
目標値がない施策では、効果を上げることが難しくなります。コスト削減の具体的な数値目標を定めましょう。
目標数値を設定することは、進捗をモニタリングし、成果を評価する上で重要です。例えば、「人件費を10％削減する」など、具体的な削減目標を設定することで、取り組みが一層明確になります。
コスト削減の具体的方法を決める
コスト削減のポイントを絞り目標を設定したら、次はゴールへ向けて具体的な施策を決定します。
アウトソーシングの導入、業務効率化、過剰な支出の削減、新しいテクノロジーの導入、プロセスの最適化など、さまざまな方法が考えられます。
※「コスト削減の具体的な方法」に関しては、後程詳しく紹介します。
削減方法を社内で共有し実行する
コスト削減の方法は、組織内で情報共有し関係者に正確に伝えましょう。全ての従業員および関係者がコスト削減の重要性を理解し、目的に向かって協力するためには、情報の透明性が求められます。
ただ「コストを削減してください」と伝えるだけでは効果は期待できません。具体的なルールを設けるなど、従業員が実行しやすい工夫が必要です。例えば、季節ごとの冷暖房の温度設定や、照明の使用ルールを細かく決めるなどすると良いでしょう。
従業員とのコミュニケーションを強化することで、コスト削減の成功率が高まります。
PDCAサイクルによる改善を行う
コスト削減策を実施した後は、定期的に進捗をチェックし、無駄を見直すプロセスを確立することが重要です。目標を達成できていない業務があれば見直し、新たなコスト削減の方法を試すなど、戦略の最適化を検討します。具体的には、PDCAサイクルを活用して改善を進めると良いでしょう。
PDCAサイクルとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」のサイクルです。コスト削減策が成功しても失敗しても、常にこのサイクルで改善を続けることで、持続的な向上が期待できます。
市場や企業のニーズは常に変化しています。一度決めた計画に固執せず、戦略を柔軟に見直し、調整し続けることが成功の秘訣です。
「コスト削減」に関するご相談は、こちらからどうぞ。
企業にかかるコストの種類
企業にかかるコストにはさまざまな種類があります。ここでは、主なコストの種類を整理し、具体的な内容を表にまとめました。
| コストの種類 | 定義 | 具体例 |
| オフィスコスト | 企業がオフィスを使用するうえで必要となる費用 |
|
| 経費 | 企業が事業を営むために必要となる費用 |
|
| 人件費 | 企業にかかる経費の中で従業員に対して負担する費用 |
|
これらのコストを理解した上で、具体的に各コストをどのように削減するのかを見ていきましょう。
コスト削減の具体的な方法：オフィスコストの削減方法
オフィスの維持には多くのコストがかかります。そのため、オフィスの運営方法を見直すことで、大幅なコスト削減が期待できます。
オフィスコストを削減するためのポイントは以下の通りです。
- テレワーク導入
- 電話代やインターネット代の見直し
- エネルギーコストの削減
それぞれ詳しく解説します。
テレワーク導入
テレワークの導入により、オフィスコストを大幅に削減することが可能です。
ICT（情報通信技術）を活用した柔軟な働き方として、テレワークが注目されています。特に、コロナ禍をきっかけに、自宅などオフィス外で業務を行うテレワークの普及が急速に普及しました。
テレワークの導入によって期待できる主な効果は、以下の3つです。
一つ目は、オフィススペースの削減です。必要なデスクやスペースを人数分確保する必要がなくなり、オフィスの規模を抑えられるため、賃料の削減が可能です。
二つ目は、通勤コストの削減です。週の数日でもテレワークを導入することで、通勤費を削減することができます。
三つ目は、従業員の満足度向上です。ライフスタイルに合わせた働き方が可能になり、また、通勤ストレスが軽減されることで、従業員の満足度が向上します。直接的なコスト削減にはつながらないものの、ストレス軽減による業務へのモチベーションアップが期待できます。
このようにメリットが多いテレワークですが、導入には適切な準備が必要です。必要なITインフラやセキュリティ対策を整え、従業員へのトレーニングや業務フローの見直しを行うことが大切です。
電話代やインターネット代の見直し
毎月の電話代やインターネット代も企業にとっては膨大なコストです。これらを見直すことで、大きなコスト削減につながります。
法人が支払う通信費用には、インターネット通信費、固定電話の回線費、携帯電話代、FAX代、フリーダイヤル代などが含まれます。
見直しのポイントとしては、法人向けの割引プランはないか確認すること、VoIP（インターネット電話）の導入、複数の契約を一元化するなどが考えられます。
具体的には、まず各サービス会社で通信費の見積もりを取り、比較検討を行います。その後、自社に必要なサービスを厳選し、契約の見直しや変更を進めしょう。
エネルギーコストの削減
オフィスの電力消費は大きなコスト要因の一つです。しかし、オフィスの運営に必要な電力もあるため、削減には工夫が必要です。
具体的な方法としては、LED照明の導入、季節に応じた温度設定の徹底、人がいない場所のエアコンの消灯、使用電力を見える化するエネルギーモニタリングの導入などが挙げられます。
まずは電気料金明細を分析し、無駄な消費を特定することから始めましょう。その後、無駄を省くための具体的な対策を計画し、段階的に導入していくことが重要です。
以下の記事では、「エネルギーコスト削減」や「印刷・用紙コスト削減」の成功事例を紹介しています。
コスト削減の具体的な方法：経費の削減方法
企業が一度使いはじめた経費は、そのまま見直されずに漫然と支払い続けていることが多いものです。しかし、コスト削減の視点でチェックすると、意外なところに削減対象が見つかる可能性があります。
見直しのポイントは以下の通りです。
- ペーパーレス化
- 広告費の見直し
- 消耗品コストの見直し
それぞれ詳しく解説します。
ペーパーレス化
ペーパーレス化を進めることで、大幅なコスト削減が可能です。
ペーパーレス化とは、紙の使用を減らし、業務をデジタル化することです。例えば、スキャンを利用して書類をデジタル保存したり、電子メールでPDF形式の書類を受け取ったりすることで、ペーパーレス化を実現できます。
書類を印刷する場合、用紙代、インク代、電気代など印刷そのものにかかるコストに加えて、郵送費や保管スペースのコストも発生します。ペーパーレス化を進めることで、これらのコストを削減でき、大きな節約につながります。
さらに、デジタルデータは簡単に検索・共有できるため、書類で保管するよりも業務スピードがアップし、効率化につながるという利点もあります。また、デジタルデータは劣化しないため、保存状態に気を遣う必要もありません。
ペーパーレス化を進めるためには、スキャン機器やソフトウエアを導入し、全社的にデジタル化を進める方針を徹底することが重要です。中途半端に紙の文化を残してしまうと、逆に管理の手間やコストが増える可能性があるため、注意が必要です。
全社で協力して重要書類の電子化を進め、印刷が必要な書類を最小限に抑えることを目指しましょう。
ペーパーレス化に役立つツールを詳しく知りたい方は、こちらの記事が参考になります。
広告費の見直し
外部メディア掲載料や媒体への広告掲載料など、効果を検証することなく支払い続けているものはないでしょうか。広告の利用には効果検証が必要です。そして、利益を生まない広告は、コスト削減の対象として見直すべきです。
具体的には、ROI（投資対効果）を確認してみましょう。その他にも、ターゲティングが最適化されているか、デジタル広告を活用できるかどうかなども重要なチェックポイントです。
広告費を適正化するためには、広告の費用対効果を定期的に見直し、客観的なデータに基づいて改善策を講じることが必要です。特に、デジタル広告の分析ツールを活用して、リアルタイムで効果を測定すると効果的です。
広告運用費の見直しをご検討の方は、こちらの記事もご覧ください。
消耗品コストの見直し
消耗品は単価が低いため、各部署が独自に判断して購入することが多く、全体の購買量をうまくコントロールできていない場合があります。個々の金額は小さくても、月単位や年単位で見るとかなりの金額になることがあります。これらの消耗品コストを適切に管理することで、大きなコスト削減が可能です。
見直しのポイントは、使用状況に無駄がないかの分析、代替品の検討、まとめ買いの活用などです。
特に在庫管理は重要です。消耗品の使用状況を定期的に確認し、在庫管理を徹底することで無駄なコストを削減できます。
また、従業員に対してコスト意識を高めるための教育を行うことも効果的です。例えば、最後まで使い切る、裏紙を利用するなど、無駄遣いを減らす日常的な取り組みが、全社的なコスト削減に貢献します。
コスト削減の具体的な方法：人件費の削減方法
人件費の削減は慎重に行う必要があります。人員削減や賃金カットは一見簡単に見えますが、従業員の士気や製品・サービスの品質低下を引き起こす可能性があるため、避けたほうがよい手法です。
従業員のモチベーションを保ちながら人件費を削減するには、以下のポイントを参考にしてください。
- 採用方法の見直し
- 従業員の定着率向上
- アウトソーシングの検討
これらについて、詳しく解説します。
採用方法の見直し
採用方法を適正化することで、大幅なコスト削減が期待できます。
一般的に求人には求人広告サイトを使う場合が多いですが、採用につながらなかったり、ミスマッチが多かったりする場合は、求人方法の見直しが必要です。
最も重要なのは、採用チャネル（求職者を募る手法や経路）の最適化です。自社に適した採用アプローチを考え、欲しい人材像を具体的にイメージしましょう。社内紹介制度やダイレクトリクルーティング、採用管理システム（ATS）など、求める人材に応じて最適な手法は異なります。
欲しい人材が明確になったら、それに合わせて採用プロセス全体を見直し、コストや時間を最小限に抑えた採用計画を立てます。
また、社内の人材育成やスキルアッププログラムを充実させ、内部昇進を促進することも効果的です。外部からの採用に頼るだけでなく、社内の人材を積極的に活用することが、結果的にコスト削減につながります。
以下の記事では、採用コストの見直し手順と5つの方法を詳しく解説しています。採用コスト削減をご検討の方は、ぜひ参考にしてください！
従業員の定着率向上
採用方法の見直しと同様に重要なのが、従業員の定着率の向上です。
従業員の離職が多く、何度も採用活動を行うことになると、コストが増加します。定着率を向上させることで、採用活動の回数を減らし、長期的には人件費の削減が実現できます。
定着率を向上させるためには、以下のような方法が効果的です。
- 採用のミスマッチを減らす
- 働きやすい環境を整える
- キャリアパスを明確にする
- 定期的なフィードバックを行う
具体的には、従業員の声を聞くためにアンケートや面談を定期的に実施し、改善点を洗い出すと良いでしょう。人事評価基準を明確にして従業員の成果を適切に評価し、報酬制度を見直すことも定着率の向上に役立ちます。
また、離職者の退職理由を把握し、フィードバックを次回の採用活動や職場改善に生かすことも大切です。
アウトソーシングの検討
アウトソーシングとは、企業が特定の業務を外部の専門業者に委託する戦略です。
アウトソーシングを導入することで、本来は固定費である人件費を変動費化でき、コストの最適化につながります。
例えば、繁忙期などの必要な時のみサービスを活用すれば、閑散期にはコストを抑えることができます。また、採用コストや従業員の給与・福利厚生費・研修費用なども削減可能です。
さらに、アウトソーシングの導入には、人件費削減以外にも多くのメリットがあります。
アウトソーシングのメリット①業務効率化
アウトソーシング業者は特定の業務に特化しており、効率的なプロセスを確立しています。そのため、アウトソーシングを導入することで業務が標準化され、無駄を省くことができます。
特に繰り返し行われる定型的な業務は、外部業者によってシンプルで効果的な手順に改善されます。これにより、ミスが減って処理速度のアップが期待できます。
例えば、経理業務の定型部分をアウトソースすれば、処理スピードが向上し、その分経理部門のスタッフはコア業務に専念できるようになります。業務効率が上がり、結果的に業績の向上にもつながるでしょう。
アウトソーシングのメリット②品質の向上
社内にはない専門スキルやノウハウを持つアウトソーシング業者を利用することで、業務品質の向上が期待できます。特に専門知識が必要な業務においては、競争力を高めることができるでしょう。
例えば、資料作成をアウトソーシングした場合、資料作成に精通するプロが無駄のない構成や伝わりやすいデザインで資料を仕上げてくれます。その結果、顧客のニーズに応える質の高い資料を手に入れることができます。
アウトソーシングのメリット③生産性向上
ルーチン業務や負担の大きい業務を外部委託することで、従業員のリソースを確保できます。これにより、従業員はより重要なコア業務に集中できるようになり、生産性が向上します。
従業員の作業負荷が軽減されると、生産性の向上だけでなく、モチベーションアップも期待できます。
例えば、データ入力は複雑な判断を必要としないため、アウトソーシングに依頼しやすい業務です。業務のボリュームが大きい場合が多いため、外注することで社内のリソースが大幅に確保され、生産性の向上に大きく貢献します。
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