「バックオフィスをアウトソーシングする」という話を最近よく耳にする方も多いのではないでしょうか。業務の効率化がはかれてコスト削減になるらしい、となんとなくは知っていても、具体的にアウトソーシングを導入するとはどういうことなのかをイメージするのは少し難しいかもしれません。

この記事では、バックオフィスをアウトソーシングするとはどういうことなのか、アウトソーシングする意味や企業にとってのメリットとデメリットについてご紹介します。おすすめのバックオフィスのアウトソーシング会社もあわせてご紹介しますので、バックオフィスのアウトソーシングをご検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

バックオフィスをアウトソーシングするとは

まずはバックオフィスのアウトソーシングとは何かについて理解しておきましょう。

そもそもバックオフィス業務とは？

「バックオフィスをアウトソーシングする」といっても、ピンとこない方も多いかもしれません。バックオフィスのアウトソーシングについて考える前に、まずはバックオフィス業務とは何かについて整理しておきましょう。

「バックオフィス」とは「フロントオフィス」と対比して使われるビジネス用語です。企業のなかで、顧客と直接対応する営業や販売などの部門は「フロントオフィス」と呼ばれます。それに対して、企業の様々な活動を後方から支援する部門がバックオフィスです。バックオフィスは社外とのやり取りは少なく、社内向け事務処理的な業務がメインです。

バックオフィスの代表的な部門としては、人事、経理、会計、総務、生産管理、法務、などが挙げられます。フロントオフィスと違って、売上や利益に直結する部門ではありませんが、企業の活動を裏で支える屋台骨とも呼べる部門といえます。効率的で的確な営業支援や生産・品質の管理は、企業の業績アップには必要不可欠です。

バックオフィス・アウトソーシングの具体例

バックオフィスのアウトソーシング導入をイメージするには、具体的な事例でご説明するのがわかりやすいかと思います。
例えば、経理部門における請求書発行業務のアウトソーシング例をみてみましょう。請求書発行業務は、経理が扱う業務のなかでも定型化しやすい業務の一つです。

商品やサービスを顧客に納品すると、納品書や請求書を送付する作業が発生します。納品書や請求書の発行作業には、データ入力、書類作成、郵送、保管、管理と一連のプロセスがあり、発行する数が増えると作業にかける時間は膨大なものになります。

請求書発行業務をアウトソーシングするということは、この一連のプロセスを全てアウトソーシング会社に代行を依頼することです。事務作業にかける時間が大幅に短縮でき、その分チェック作業やフローの見直しなどに使える時間が増えるため、業務全体のクオリティを上げることができます。

アウトソーシング会社への依頼方法は主に2通りあります。

– アウトソーシング会社に請求書発行に必要となる情報を提出する。

– アウトソーシング会社に企業の社内システムにアクセスしてもらい、直接データの入力や出力をしてもらう。

最近ではクラウド型システムを利用することも多くなっています。アウトソーシング会社は作成した請求書や他の必要書類を封入し、発送まで行います。書類を作成して、発送する前の段階で依頼した企業が内容をチェックすることが一般的です。

アウトソーシングを利用することで、請求書の発行に必要となる紙や機器、消耗品などは企業側では必要なくなり、社員の作業負担も大幅に削減することができることから、スピードアップとコストダウンの両方が実現可能となります。

参考URL：
経営者がバックオフィスに投資すべきこれだけの理由　SmartHR×メリービズ×IT社労士対談
株式会社TLP　請求書発行業務アウトソーシング成功事例【１】製造業様

バックオフィスをアウトソーシングする意味

次に、バックオフィスをアウトソーシングすることは、企業にとってどのような意味をもつのか考えてみます。

経営戦略の一環として

まず、経営戦略の一環としてのアウトソーシングを考えてみましょう。
バックオフィス部門はコスト部門です。つまり、バックオフィス業務は会社の売上や利益に直接貢献するものではありません。そのため、企業にとってバックオフィスのアウトソーシングをすることは、売上を伸ばすことよりも、経費の削減や業務の効率化が一番の目的となります。

バックオフィス業務で発生する最大のコストは人件費です。企業はアウトソーシングを利用することで、バックオフィスにかけるコストを削減し、より多くの資源をコア業務にまわすことができるようになります。また、ひとつの業務のなかで、定型化できる部分のみをアウトソースすることを選択することも可能です。

労働集約的な業務から解放され、よりクリエイティブな業務に時間がさけるようになることで、以下のような効果が期待できます。

– 業務プロセスを見直して無駄を発見することができる。

– 数字や情報を分析して課題を解決することができる。

– 成果物を入念にチェックする余裕ができてミスを減らすことができる。

バックオフィスへの投資は一朝一夕にして効果を実感することができるものではありません。しかし、バックオフィスを強化することは、業務の効率化、組織の活性化、顧客満足度の向上、より優秀な人材の採用などにつながり、長期でみると経営に大きなメリットをもたらしてくれるといわれています。

参考URL:
経営者がバックオフィスに投資すべきこれだけの理由　SmartHR×メリービズ×IT社労士対談

業務を仕組み化する

バックオフィスのアウトソーシングは、委託する企業にとっては「業務を仕組み化する」という大きな意味もあります。

バックオフィス部門は、一般的に業務自体が属人化しやすいといわれています。情報の共有や業務のマニュアル化が行われないまま、担当者が属人的に業務を行った結果、その人以外にやり方を知っている人がいない状態だという話もよく耳にします。

また、組織によっては、創業当初から同じやり方を続けているため、なぜそのやり方を採用しているか誰もわからないということもあるでしょう。バックオフィスをアウトソーシングすることは、このような言わば「ブラックボックス化」している業務を「見える化」することにつながります。

アウトソースを利用する際には、業務フロー全体をレビューして、アウトソース先に依頼すべき定型業務と社内で処理すべきより創造的な業務にわけることが必要となります。そのプロセスのなかで、長年引きずっていた無意味ともいえる管理方法にメスを入れることにもなり得ます。

非効率的なやり方を洗い出し、より生産性の高い方法へ移行することは立派な業務改革です。バックオフィスのアウトソーシングの検討をきっかけに、業務の仕組み化を行い、組織の活性化に成功する企業も増えてきています。

バックオフィスをアウトソーシングするメリット

コア業務にリソースを集約できる

バックオフィスをアウトソーシングする一番のメリットは、社員がルーティンの定型仕事から解放されることで、コア業務に集中することが可能になることです。
ここでいう定型業務とは、次のような業務のことです。

例１）人事関連の定型業務
– 勤怠データの入力・管理
– 給与計算・支払い
– 社会保険に関する業務
– 各種手続き、提出書類の作成

例２）総務関連の定型業務
– レストランや会議室の予約
– メール対応
– 名刺、備品、社員証などの管理
– 議事録や会議資料の作成

ここに挙げたような業務は、個人スキルへの依存度が低く、社外にも任せやすい仕事です。

組織の規模が大きくなってくると、データの入力や管理だけでも多くの時間を費やすことになってしまいます。また、これらの業務は定型化されているとはいえ、ミスが許されないものも多く、担当者の心理的負担もかなり大きくなってしまいます。

そこで、このような定型化している業務にアウトソーシングを利用すれば、社内のスタッフの時間的、心理的な負担は大きく解消され、分析や意思決定を要する業務など本来時間をかけるべき仕事に集中することができるようになります。

外部の知見をお得に活用できる

バックオフィス業務を請け負うアウトソーシング会社は、各分野のプロが対応することがほとんどです。そのため、社内に知識や経験がない場合には、アウトソースした方が業務の質が上がることもあります。

例えば、労務関連の法律や社会保険制度は、改正されるたびに社内規定や書類を更新する必要がありますが、改定内容がわかりにくい場合もあり、調べるだけでも多くのコストがかかります。人事関連業務に強いアウトソーシング会社に依頼をすれば、専門性を持つスタッフが、常に新しいルールに沿った方法で業務を代行してくれます。

給与計算だけであれば、会社の規模にもよりますが１カ月数万円でアウトソースすることが可能です。社会保険料の改訂などにも正確に対応してくれることを考えると、お得な方法だといえるでしょう。

バックオフィスをアウトソーシングするデメリット

自社の人材が育たない

バックオフィスの運営に、外部の専門家の手を借りるということは、その分、社内に知識や経験が蓄積しにくくなるということでもあります。

アウトソーシングを利用する際には、任せきりにするのではなく、フロー構築の部分から積極的に関わり、必要があれば仕様書を作成してもらうなどして、社内に記録が残るようにしましょう。また、委託先から成果物を受け取ったあと、疑問点があれば質問ができるよう、いつでもコンタクトがとれるアウトソーシング会社を選ぶことも大事です。

リスク管理の問題

機密情報や個人情報などを扱う業務をアウトソースする際には、リスク管理の問題も発生します。

アウトソーシング会社の実績や、設備、資格などから、信頼できるところを選ぶ必要があります。秘密保持契約書を締結するなどして、情報漏えいのリスクを最大限に抑えるようにしましょう。

また、何かあったときに責任の所在がはっきりするように、契約時に業務フローを入念に確認することも大事です。そうすることで、万が一トラブルが発生したときに資料として使うことができます。

おすすめのバックオフィスアウトソーシングサービス①満足度が高い

ここまでバックオフィスのアウトソーシングとはなにか、そのメリットとデメリットについてご説明してきました。次に、おすすめのアウトソーシングサービスを特徴別にご紹介したいと思います。
まずは、顧客の満足度が高いバックオフィスアウトソーシングサービスです。

HELP YOU

オンラインアウトソーシングサービスのHELP YOUは、継続利用率97%という数字から顧客の高い満足度がわかります。

HELP YOUではバックオフィス業務全般のアウトソーシングを提供しています。チーム制をとっていることから、異なるスキルを持つアシスタントが複数で顧客企業をサポートします。顧客企業の窓口となるのはチームのディレクターひとりなので、各アシスタントに細々とした指示出しをする必要がないのがうれしいですね。

利用料金は3ヶ月プラン月額10万円（アシスタントの実働30時間）からとなっており、バックオフィスだけでなくマーケティングや営業サポートなど他のサービスと組み合わせて使うことも可能です。

汐留パートナーズ

顧客にとって「真のワンストップサービス」であることを誇る汐留パートナーズのバックオフィス・アウトソーシング。汐留パートナーズには、バックオフィス業務に関連するほぼ全ての国家資格所有者が在籍しているそうです。

また、英語、中国語、韓国語などを用いたサービスも提供しているので、海外事務所のある企業には使い勝手のよいサービスだといえるでしょう。

バックオフィスアウトソーシングの導入時には、必要があれば社内の業務フローの見直しなどについてコンサルティングも実施してくれます。アウトソーシングをするにあたり、業務フローの整理が必要な場合でも、体制構築からサポートしてもらえるので安心です。

【汐留パートナーズ】https://shiodome.co.jp/services/bpo/

おすすめのバックオフィスアウトソーシングサービス②価格が安い

スーパー秘書

オンライン業務アウトソーシングサービスのスーパー秘書は、月々3万円代でバックオフィスのさまざまな業務を代行してくれます。

対応してくれる業務は幅広く、経理、スケジュール管理、出張手配、イベント事務局などの一般事務だけでなく、ライティングや動画編集、WEBサイト制作なども行っています。各顧客企業の担当窓口となるコーディネーターが、ヒアリングから導入までしっかりとサポートしてくれるので、コミュニケーションに無駄が少ないでしょう。

料金は月々3万5千円（実働時間10時間相当）からとなっています。初期費用として導入時に10万円がかかります。

【スーパー秘書】https://super-hisho.jp/plan

おすすめのバックオフィスアウトソーシングサービス③実績が豊富

NOCバックオフィス アウトソーシング

これまでアウトソーシングを行った企業の数は250社という豊富な実績をもつNOCバックオフィス アウトソーシング。請求書処理、キャンペーン事務局、コールセンターなどの代行サービスを提供している会社です。

作業ボリュームの多い業務にもパートナー会社を選定して、プロジェクトチームを立ち上げて対応してくれるのも魅力です。例えば請求書処理であれば、1日の件数が数万件まで膨らんでも適切な業務体制を構築して業務を請け負ってくれるので頼もしいですね。

料金は、ホームページから見積もり価格を問い合わせることができます。

【NOC バックオフィス アウトソーシング】https://www.noc-net.co.jp/backoffice/

キヤノンビズアテンダ

キヤノングループが運営するバックオフィスのアウトソーシングです。大手企業が積み上げた信頼できる実績が魅力のサービスです。

サービスの導入時には、ヒアリングをもとに業務調査やフローの可視化をするところからお任せできます。対応してくれる業務範囲も幅広く、問合せ窓口業務、メール室業務、消耗品や会議室の管理業務、間接費の経費配賦業務などがあります。

規模の大きい企業で総務や庶務の負担を減らしたいとお考えの方や、業務の標準化を検討中の方にはおすすめのサービスです。

【キヤノンビジネスアテンダ】　http://www.canon-ba.co.jp/client/service/back_office_bpo/index.html

まとめ

バックオフィスのアウトソーシングをするということについて、具体的なイメージをつかんでいただけたでしょうか。企業の規模を問わず、バックオフィスのアウトソーシングを検討する企業数は年々増えています。記事中でご紹介したメリットやデメリットを検討したうえで、適切なアウトソーシングサービスをお選びください。