適切な業務改善って何? 自社の営業業務を最適化させる方法とは

どんなに素晴らしい商品を持っていても、どんなに思いを込めたサービスをしていても、営業がうまく機能しなくてはお客様に商品・サービスを届けることはできません。
適切な営業の業務改善を行い、本当に商品を必要とされる顧客に効率的にアプローチし、自社の営業を加速させましょう。

営業の業務内容とは

営業とは、自社の商品やサービスを必要とする顧客に案内し、顧客の要望・問題解決の提案をすることをいい、業務内容は、大きく分けて「既存営業(ルート営業)」と「新規開拓営業」に分けられます。両社の営業スタイルは、前者は「既存顧客へのより深い働きかけ(例:訪問営業)」といえ、後者は「まだ見ぬ新規顧客への広い働きがけをする営業(例:イベント営業)」といえます。

既存営業(ルート営業)

既存営業の大まかな流れ

すでに取引のある顧客に対して行う営業です。定期的な営業をかけるとともに顧客の抱える問題・要望を掘り下げ、解決策として自社商品を提案します。

お客様の要望・問題をヒヤリングし問題を解決する、この工程を繰り返すことによって、お客様のの企業に対する信頼感が上がり、より多くの受注を受けることが可能になります。

新規開拓営業

営業のイメージとして強いのはこちらの”新規開拓営業”でしょう。取引のない企業や店舗に直接足を運ぶという昔ながらの営業方法を思い浮かべるかもしれませんが、インターネットやSNSが普及した昨今、新規顧客へのアプローチの仕方は多種多様を極めます。
どのような手法を用いようとも、最初に行うことは営業ターゲットの絞り込みとなります。
いくら良い商品持っていても、必要のない会社が相手では営業はうまくいきません。そこで「自社の商品に対して興味がありそう」、または「自社の商品を必要としてそう」な顧客の絞り込みを行い、実際の営業活動へ移行するのです。

新規顧客獲得までの大まかな流れ

営業アプローチの例

電話営業(内勤営業・テレアポ)
情報収集されたリストをもとにターゲット層に電話でアプローチする営業方法となります。SNSやメールが主流となっている今でも、特に企業間において最初のアプローチ方法とされることが多い方法です。

折り込みチラシ・ポスティングチラシ
「地域」という条件で絞り込みされた不特定多数の新規顧客に向けた営業方法。

訪問営業
昔は”飛び込み営業”といったアポイントメントなしで直接企業に働きかけすることも含みます。

イベント営業
感謝祭、周年祭、企業展、キャンペーンイベントなど、宣伝を兼ねた新規顧客獲得のためにイベント行うもしくは参加する営業方法。

ダイレクトメール
イベント営業などで得られた顧客情報をもとに郵送という形で新商品やイベントのお知らせを直接届ける営業方法。

インターネット営業
ホームページやSNS、メルマガ等を用いたwebを用いた営業方法。

営業の業務改善が必要な理由

本当の意味での営業ができる人員は限られている

実際に顧客に訪問し、営業ができる力を持つ社員は限られています。なぜなら、営業は自社の商品について深く理解していなければならず、顧客と対話する会話スキルが必要となるからです。自社の商品が一つしかないという企業もあるかもしれませんが、多くの企業が多種多様な商品・サービスを展開していることでしょう。
しかしながら、商品の説明も、売り込みも、顧客の要望に合わせた提案も、自社の商品を正しく理解していないとできません。また、対話スキルはすぐに身につくものではありませんので、対話を通して顧客の信頼を勝ち取れる人材は得難いものと言えるでしょう。
そういった有能な人材が雑務に追われ本来の営業に集中できないのは非常に非効率的だからです。

営業方法の多様化し必要な処理スキルの広範化

昨今は営業方法も多岐にわたり、様々な選択肢から選べるようになりました。それに伴い、それぞれの方法に対しての幅広い対応とそれに合わせた知識が必要となってきたために、営業業務が幅広いものとなりつつあります。

また、営業用資料の作成・営業報告の共有化などのために各種アプリケーションの習熟も必要となり、ますます事務業務が増えているといえるでしょう。

顧客情報の対応・管理の難しさ

モノがあれば良かった高度経済成長期と違い、現在顧客は”よりよい商品、よりよいサービス”を求めるようになり、実際、多くの商品・多くのサービスの中から選ぶことが可能となりました。それに伴い、営業もそれぞれの顧客に合わせた細やかな対応を求められるようになっているのです。

顧客情報が属人化しないためにも、営業担当者それぞれが担当している顧客の情報の共有化が必要となりますが、こちらの業務は効率良く行わないと事務的な業務の量が膨れ上がってしまいます

営業の業務改善の事例

営業支援を的確に行い営業のコア業務に集中できるように

営業担当者が顧客に営業をかける際には、様々な下準備やその後のフォローが必要となります。しかし、それらすべてが営業担当者がしなくてはいけないわけではありません。

営業担当者がしなくてはならない営業のコア業務、営業担当者でなくてもいい・なくてもよい営業の支援業務、この二つの業務を分離することによってより効率的に営業業務を行なうことができます。

【営業担当者の業務内容】
改善前
<営業支援業務>
■営業用資料作成
■見積書や請求書作成などの事務作業
■営業リストの作成
■顧客先情報の管理
■新規顧客に向けた電話営業 など

<営業コア業務>
■クライアントとの対話・提案

改善後
<営業支援業務>
■営業用資料作成
■顧客先情報の管理

<営業コア業務>
■クライアントとの対話・提案

■見積書や請求書作成などの事務作業
→内勤者が担当
■営業リストの作成→外部委託
■新規顧客に向けた電話営業→外部委託

ツールを上手に活用し顧客情報の共有化を図りより円滑な顧客対応が可能に

営業をかける上で得た多くの情報を整理し共有化をするには、それなりの労力が必要となります。ましてや、共有方法が、報告書形式の紙媒体であったり、ファイル形式であったりすれば必要な情報を探すだけで時間がかかってしまいます。
こういった効率をあげるために情報整理する際には営業ツールの利用が大いに役立つでしょう。

改善前
<個人管理>
■顧客名刺の管理
■顧客別の対応タスク管理

<ファイル管理>
■営業報告
■会議議事録
■日報

改善後
<ツールで一括管理>
■顧客名刺の管理
■顧客別の対応タスク管理
■営業報告
■会議議事録
■日報

 

社内SNSを利用し営業報告をオンラインで処理することによって移動時間を大幅短縮

オンラインで利用できる社内SNSの利用も業務効率化に利用できます。帰社せずとも、記憶の新しいうちにすぐに営業報告を行うことができるので、より鮮度の高い報告を期待できるうえ移動時間の節約ができます
また、リアルタイムでの各営業担当者の動き、仕事量、各顧客対応の進捗などが把握できるので、互いにフォローできるようになり、業務を管理しやすくなります。

営業の業務改善①ツール

Stock(ストック)

Stockは、無料でのお試しも可能な情報共有化サービスです。「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」という問題提起をもとにした、シンプルに構成され使いやすい情報の共有サービスです。

【料金】
1,980円/月(5名まで)~

【特徴】
顧客ごとのタスクページも作成でき、それぞれの対応状況の共有化が可能なので引継ぎ業務がスムーズに。
■また、スマホの写真をそのまま顧客タスクにストックし可能。
ダウンロードせずともファイルや画像がプレビューで確認できるので出先での確認・情報のストックができ、場所に縛られないより身軽な業務を行うことができるのです。

ノウハウや顧客情報をチーム内で共有するのにお勧めするツールの一つです。

https://www.stock-app.info/

 

Eight(エイト)

100万人が使う名刺アプリ「Eight」は無料で名刺の管理ができる営業ツールです。名刺の写真を撮るだけで即座にデータ化が可能で、名刺の管理利用に大いに役立ちます。さらに利用者同士ならば、役職の変更の通知や簡単なやり取りが可能になり、名刺交換を次の取引に繋げるサポートをしてくれるツールです。

https://8card.net/

 

Senses

平均売上成長率24%を誇る「Senses」。外部サービス連携で名刺管理、チャット、請求書などの様々な情報をこれ一つで一元管理でき、共有化できる便利な営業ツールとなります。

【利用料金】
5,000円~(ユーザー/月)

【特徴】
■メールやカレンダーと同期で他の営業メンバーの活動内容が可視化。
スムーズな引継ぎ、互いのフォローが可能です。
■案件の進捗はカード形式で直感的に確認ができ、更新頻度に応じてカードの色が変わるので、対応漏れや機会損失の防止に役立ちます。

https://product-senses.mazrica.com/

営業の業務改善②支援サービス

支援サービスの業務内容

昨今は、様々な営業支援サービスが提供されており、業者によっては営業コア業務である訪問営業さえも代行してもらえるほどです。どこまでの業務を代行して貰えるかは業者によって異なりますが、支援サービスの例を挙げてみましょう。

【テレマーケティング】
テレアポとも呼ばれる電話営業を代行して行います。直接コンタクトをとる顧客アプローチの最初の窓口となることが多く、もっとも業務量が多いものとなります。
支援サービスとして利用することが多いのもこちらの業務となるでしょう。

【イベント営業】
セミナーや見本市、展示会を企画運営を代行して行います。社員だけでは対応しきれない告知・集客・会場の手配などイベント準備を主軸となって行い、当日の顧客対応のサポートを行います。

【Web集客】
集客に効果的なWebページを作成・運用を代行し、新しい見込み客の創出をサポートします。

【一次商談対応】
商談見込み客に対する継続的なコンタクトや商談を代行し、顧客獲得のチャンスを生み出します。

【既存顧客対応】
すでに企業の商品・サービスを購入してくれているお客様に対して、継続的に商品・サービスを購入してもらえるように定期的に連絡をとり、アフターフォローをします。

【営業コンサルティング】
営業代行会社によっては、営業代行だけでなく、収益をアップさせるためのコンサルティングや営業職の社員の育成を請け負ってくれるところもあります。
営業担当者の、営業力向上のために利用している企業も多くあります。

CEREBRIX

支援企業数1,000社、支援商材数12,000サービス、教育した営業人数25万人を誇るCEREBRIX。BtoBに特化したテレアポ、資料作成の営業支援から営業コンサルティングまで一手に担う総合営業代行業者です。

https://www.cerebrix.jp/

コムレイズ・インキュベート

営業コンサルティング事業に特化した営業代行業者、営業担当者の質に関わらずある一定の確率で受注が取れるマニュアル、「勝利の方程式」の構築・運用を可能にしています。

https://www.comrades-incubate.com/index.html

まとめ

営業業務の最適化は、営業業務を取りまとめる責任者または経営者の義務といっても差支えがありません。多くの部署をまたぐであろう業務改善は個々の社員が取り組めることではなく、全社をあげて取り組まなければうまいかないからです
ツール・サービスの有効活用、時には外部のコンサルトに助言を貰いながら、適切な業務改善を行い自社の生産性を向上させましょう。

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