こんなに便利って知ってた?経理業務を業務委託するススメ

みなさんの会社では、経理業務はどのように行っているでしょうか。
専門の経理部門があり、簿記や税理士資格を持った社員を抱える大手企業もあるでしょうが、中小企業や個人経営の会社ではそうはいきませんよね。
多くの中小企業が、税理士に委託か、もしくは経営者が経理も行う・ごく数名の経理ができる社員で回している、という状況ではないでしょうか。

それで上手く業務が回っていれば良いですが、中には税理士に丸投げしているせいで費用が嵩んでいる、人手がないため経営者が手探りで経理もやらなくてはならない、といった事例もあるかと思います。

そんな会社にこそぜひおすすめしたいのが、経理業務のアウトソーシングです。
アウトソーシング?業務を委託するだけなら、税理士や派遣と違わないのでは?とお思いでしょうか。いえいえ、そんなことはありません。

実は、思った以上にメリットの多い経理業務のアウトソーシング。この記事を読んで、ぜひ知っておきましょう。

経理作業で業務委託できること

まずは、経理業務でアウトソーシングできる内容についてです。
「経理作業を業務委託する」という言葉だけを聞くと、「経費精算や会計ソフトのデータ入力をオペレーターに委託する」、そんなイメージを抱く方も多いのではないでしょうか。

しかし、経理の業務委託は、実は思っているよりも内容が幅広く、多岐に渡っているのです。
まずはそのいくつかを紹介していきます。

経理備品

記帳代行

決算に必要なデータの記帳代行です。領収書、通帳コピー、請求書、帳簿等から起票し、会計ソフトへ入力を行います。
記帳量で金額が決まるので、入力の早い遅い等の理由で単価が変動することはありません。納期を最初に決めておくことができるのも利点です。

経費精算

毎月の領収書やクレジット請求情報を送って、経費のチェック及び仕訳入力を行います。
社員が多い会社であればあるほど領収書は膨大な枚数になりますが、そのすべてを整理して付け合わせます。
領収書の整理とチェックだけでも、業務の大幅な時間短縮ができます

給与計算

タイムカードから勤務時間の抽出をし、勤怠のチェックや給与計算まで行います。
また、残業時間や有給日数の管理まで任せることもできますし、社会保険料などの各種控除、更には煩雑な年末調整業務を委託することも可能です。

業務委託をした場合、どの会社でもしっかりWチェックを行うため、チェックミスも減ることが多いです。

売掛金・買掛金の管理

顧客ごとに売掛金や買掛金の管理を行います。
発注受注管理や入出金管理、請求書発行業務と組み合わせて業務委託をすれば、発生から回収・支払まですべて一元管理してくれます

見積書・請求書の発行

見積書や請求書の発行も、依頼可能な業務の1つです。
契約内容によっては、印刷と送付まで行ってくれる会社もあります。
見積書や請求書は数枚くらいなら良いですが、毎月数十枚、数百枚になるとかなりの負担です。時間も人手も随分と要しますから、全部アウトソーシングに任せしてしまうのもひとつの手段でしょう。

業務を委託することで時間短縮になるだけでなく、ミスや請求漏れ、金額の不一致なども減るので、お客様からの信頼も厚くなるケースも多いです。

銀行入出金管理・振込手配

近年は、どの銀行もインターネットバンキングを展開していて、ネット環境があればどこからでも操作可能になっています。
そのため、インターネットから入出金確認や、振込の手配もアウトソーシングできるようになりました。
業務委託で任せしてしまえば、混雑した銀行に振込や記帳のために逐一通う必要もなくなります。

経理を業務委託する4つのメリット

経理業務と言っても、思った以上に細かく業務委託できる可能性があることを知っていただけたでしょうか。
では次に、実際に業務委託することで、会社にとってどのようなメリットがあるか挙げてみましょう。

時計とお金

1.コスト削減

会社側にとって業務委託は、社員を採用するコストも、福利厚生費や社会保険料を負担する義務も発生しません
純粋に、「委託した業務に掛かる費用」のみが発生するのが特徴です。
そのため、会社にとっては大幅なコストカットになります。

2.社員の負担軽減とコア業務への集中

中小企業や個人経営の会社であれば、経理を置かず、総務や営業事務が経理業務を負担したり、経営者が経理を行ったりすることも多いです。
経理のようなノンコア業務を委託することで、社員の負担を軽減し、本来のコア業務へ集中させることができます。
実際、経理業務をアウトソーシングすることで、「生産性がアップした」「営業にかける時間が増えたので契約を増やすことができた」「プライベートも充実してきた」といった声も上がっています。

(参考:HELP YOU導入事例

3.有資格者による正確な仕事

業務委託会社には、各業務の経験者や有資格者が多く集まっています。
経理業務に関しても、アウトソーシングをした場合、簿記や会計資格を持っているメンバーが作業にあたりますので、正確な仕訳と入力を行うことができます

また、月次仕訳と入力をアウトソーシングに任せて、不明点は業務委託会社から直接顧問税理士へ質問。決算と税務調査対応のみ顧問税理士が行うという、連携パターンを使う会社も増えてきています。
それでも税理士に入力からすべてを委託するよりは、随分とコストカットになります。

4.業務の効率化

前の項目でも述べましたが、業務委託会社は各種エキスパートが揃っていますので、マクロやエクセル関数の取り扱いにも長けています。現状よりもより効率的な方法で数字を管理してくれるでしょう。
また、自社で数字を管理したいのであれば、その方法を相談することもできます。

経理業務を委託するデメリット

それでは逆に、経理業務をアウトソーシングする際に発生するデメリットにはどのようなものがあるでしょうか?
メリットの裏にはデメリットも存在しますから、その両方を把握しておく必要があります。

打ち合わせ等での意思疎通が必要になる

今までは社内でなんとなくやってもらっていた業務も、アウトソーシングする場合には「ここをこうしてほしい」という正確な指示が必要になります。
毎日の業務で顔を合わせない分、ミーティングの時間を設け、お互いにしっかりと意思疎通を図っていく必要があります。

メンバーが頻繁に入れ替わることがある

会社が直接雇用している社員と違って、アウトソーシングで業務にあたるメンバーはチーム制をとることが多く、そのため入れ替わりも多いです。
ずっと固定のメンバーではないため、齟齬が生じる可能性や、引き継ぎがうまくいかず同じミスが繰り返し発生する
こともあります。

社内情報を他社が扱うリスク

アウトソーシング会社は、その業務の内容から、情報の機密性と取扱いには細心の注意を払っています。

しかし、社内の経理情報を外へ持ち出し、社外の者が触れるということに変わりはありません。
銀行での入出金管理も業務委託するのなら、インターネットバンキングのパスワードや口座情報も同様です。
社外の者が触れる以上、情報漏洩の可能性が上がってしまうということは忘れないようにしましょう。

経理業務委託会社の選び方

リスクやデメリットはゼロではありませんが、それを差し引いても余りあるメリットが業務委託にはあります。
では実際に経理業務のアウトソーシングを活用してみたいと思った際に、どのような会社を選べば良いのでしょうか。押さえるべきポイントにスポットを当ててみましょう。

業務委託会社ごとの特徴を知る

業務委託で検索してみると、とにかくたくさんの会社がヒットします。
どれも同じではなくて、そのひとつひとつに特徴があり、専門とする分野に違いがあります。
HPや問合せで、しっかりと会社の特色を見分けましょう。

安さ?正確さ?優先したいポイントを押さえる

あなたの会社が業務委託をする際に、一番優先したいポイントはどこか把握していますか。
安さでしょうか。正確性?それとも専門性の高さでしょうか。
あれもこれもと欲張るよりは、優先順位をしっかりと決めて順番に探して行くと効率的で納得のいく判断ができるでしょう。

安全性が高いところを選ぶ

先に述べたように、アウトソーシングは他社に情報を渡す以上、情報漏洩のリスクも孕んでいます
流出や不正利用を防ぐためにも、情報の取り扱いには慎重で、信頼できる会社を選ぶ必要があります。
問合せの際に、どういった対策をとっているのか聞いてみるのも良いですね。

経理業務委託の費用感

そして、みなさんが一番気になっている点について。コスト削減を目的にアウトソーシングを導入している企業が増えていますが、アウトソーシングを活用することで一体どのくらい経費削減になるのでしょう。

わかりやすい一例を挙げて、自社雇用をした場合と業務委託をした場合を比べてみたいと思います。

自社雇用で発生する費用

たとえば、自社で経理の社員を一人採用する場合。
例)給与…月額約250000円
会社負担費用…月額約39000円
このように、毎月発生する会社負担額は、30万円近くにも上ります。
更にそれとは別に、採用コストや教育費も発生します。

業務委託を使った場合の費用

それに対して、業務委託は人件費や会社負担費用が発生しません
例)記帳代行費用
件数にもよりますが、数千円~50000円ほどの会社が多いです。

このように、社員を一名雇用するよりも、業務委託のほうが遥かにコストを抑えられることがわかりますね。

おすすめの経理業務委託サービス

メリットが多いため、アウトソーシング会社は今とにかく増えています。
その中でも、それぞれ特色の違う3社を今回ピックアップしました。

日立トリプルウィン

大企業の子会社で培ったノウハウを活かして、フローを構築。
高品質の上、情報セキュリティ・データ保全は日立のデータセンターを利用しているので安全性もバッチリです。
 

HELP YOU

採用率1%という超難関を潜り抜けた優秀なスタッフが揃っていて、どのようなご要望にもスピーディ且つ高品質でお応えできるのがセールスポイント。
経理業務の他にも、秘書代行や分析等も行っているので、困っていることは何でも相談できます。
 

東京・大阪 経理代行サポートセンター

経理専門の業務委託会社。
税理士が運営しているので、入力・決算はお手の物。かゆいところに手が届きます。
価格もグッと控えめです。

この3社だけでも、随分と得意分野が違うことがわかります。
ぜひ他にも、色々と探してみてくださいね。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
一言で「経理の作業を業務委託する」といっても、その内容はとても幅広く、様々な方法が存在します
それこそ、100の会社があれば、100の委託方法があるといっても過言ではありません。

あなたの会社にとって、今現在負担となっているのは、経理業務のどの部分でしょう。そこにアウトソーシングを取り入れ、リソースが余ったならどう使っていきたいか。
しっかりとしたビジョンを持てば、きっと業務委託は素晴らしい助けとなることでしょう。

これからますます人手不足になっていく時代です。うまく業務が回らない時や、ノンコア業務の負担が大きい時、そんな際にはひとつの方法として、ぜひアウトソーシングをうまく活用してくださいね。
ボリュームが大きく、業務委託をしやすい経理部門にはとてもおすすめですので、ぜひ一度検討してみるとよいでしょう。

 

 

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