「資料作成」をアウトソーシングする3つのメリット・デメリット

企画提案やプレゼンなどで必要となる資料作成をアウトソーシングする企業が増えているのをご存知でしょうか?

サラリーマンの月間労働時間の26.9%は「資料作成」に費やされているといわれます。

資料作成をアウトソーシングした場合、制作物の質向上や時間の有効活用、業務の効率化など多くのメリットがあります。
一方、外部に委託することで、費用や納期、クオリティなど心配な面もあるでしょう。

この記事では、資料作成をアウトソーシングする際にチェックしておきたいメリット・デメリット、おすすめの企業をご紹介します。

資料作成のアウトソーシングとは?

資料作成のアウトソーシングとは、プレゼンや企画・提案の際に重要となる資料の作成を外部に委託することです。
働き方改革の影響から、業務の効率化や時間の活用方法を見直す企業が多くなりました。

社内でしかできないコア業務を重視して時間を有効に使う、または資料作成などを専門とする企業に業務委託することで質の向上を目指す企業が増えています。

依頼できる種類は?

「資料作成」といっても種類はさまざまですが、大きく分けて以下の4つに分類されます。

■ プレゼン資料
■ 企画書・提案書
■ 販促・営業資料
■ マニュアル

さらに、希望に合わせてパワーポイントやワード、エクセルなど形式もさまざまです。
代行業者を選ぶ際は、作成してほしい制作物の形式などが対応可能かどうかを確認するのがおすすめです。

なぜ資料作成をアウトソーシングするのか?


出典:株式会社 東レ経営研究所「ワーク・ライフ・バランスの実現のために(実践編)—タイムマネジメントの実践—

何かを提案したり説明する際に、とても大切な役割を果たす資料ですが、この資料作成にどのくらいの時間と労力を費やしているかご存知でしょうか?
東レ経営研究所の調べによると、サラリーマンの一ヵ月の労働時間のうち26.9%が「資料作成」に費やされているとされ、業務を効率的に進めるうえで大きな課題となっているのが現状です。

どこに重点を置くのか?

仕事を円滑に進めるうえで、相手へ提案や説明を行う際に必要となる資料。この資料作成も大切な業務の一つです。
とはいえ、さまざまな業務のうちの一つである資料作成にばかり時間を費やすわけにはいきません

現在、多くの企業で用いられるようになったアウトソーシングですが、いろいろなコア業務の中から点を置くべき作業を洗い出し、外部委託が可能な業務はアウトソーシングを活用する企業が増えています。

成功のカギは資料にあり

プレゼンでは、相手に提案したい内容をよりわかりやすく説明し、納得してもらうことが最も重要です。しかし、言葉だけの説明では、すべてをわかりやすく伝えることは難しくなります。

その際に重要なのが資料の準備です。伝えたいことを文字だけで並べている資料と、グラフや表を用いて具体的な数値データや裏付けとなるエビデンスが提示されている資料とでは、どちらが伝わりやすいでしょうか?

細かなデータなどは特に口頭での説明よりも視覚に訴えた方が聞き手にとっては理解しやすく、お互いスムーズにプレゼンを進めていくことが可能となります。
そのため、相手に何かを提案・説明する、プレゼンを成功させたい場合には、資料作成がとても重要になるのです。

資料作成をアウトソーシングする3つのメリットとは

今まで当たり前に社内で作成してきた資料を、費用を費やしてアウトソーシングするメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
資料作成のアウトソーシングを利用した際の3つのメリットを詳しく見ていきましょう。

作業の分散がコア業務の効率化を可能に

資料作成はプレゼンを成功させるための要と言っても過言ではありません。この要となる資料作成に、普段どれだけの時間を要していますか?

資料作成が不得意な人が作業した場合、資料作成へ費やす時間が増え、それだけ他の業務に充てられる時間が減ってしまいます。
資料作成をアウトソーシングすることで、この作業に要する時間を他のコア業務に充てることができるようになるため、時間の短縮と業務の効率化が可能になります。

仕事を成功に導くためには、自分しかできないコア業務の時間をしっかりと確保し、外注できるノンコア業務はアウトソーシングして効率化を図ることが重要です。

技術とテクニックが違う

プレゼンにおいて資料は重要な存在ですが、作業する人によってその品質は大きく異なります。
アウトソーシングを利用した場合、資料作成を専門とする人材が作業するため、高い技術とテクニックを用いて高品質な資料を作成してくれるでしょう。

よりわかりやすい表現や構成、より見やすいデザインや配色など、さまざまな面で工夫された質の高い資料が期待できます。
内容はもちろんのこと、画像やテキスト、アニメーション効果など、豊富な素材やテクニックを埋め込むことで見る人が魅了される資料の作成も可能となるでしょう。

費用対効果も抜群

資料作成を自分で行う場合、内容と合致した写真や画像などの素材を自分で探し出し、必要に応じて購入する場合もあります。
しかし、せっかく購入したのに内容に沿わず作成途中で違う素材に変更、さらに別な素材を購入する…なんてこともあるのでは?

資料作成の専門業者にアウトソーシングした場合、業者が持つ豊富な素材の仲から最適なものを選び、デザイン性が高く、内容もわかりやすい資料を作成してくれるでしょう。

資料作成をアウトソーシングする3つのデメリットとは

これまで社内で行ってきた資料作成をアウトソーシングする場合、メリットばかりとは言い切れません。
注意すべきデメリットを3つ見てきましょう。

費用がかかる

もちろん、外部に依頼するのですから、それに対する費用が必要となります。
アウトソーシングする場合の費用は、依頼する業者の違いだけでなく、サービスの内容やプランなどによっても異なります。

依頼内容のボリュームはもちろん、さまざまなオプションの追加などによって別料金が発生する場合も考えられるため注意が必要です。
料金設定への理解が不明瞭なまま作成を進めてしまった場合、結果的に予算より高くなってしまったり、追加料金が発生してしまったりという可能性も否定できません。

修正や追加作業を依頼することも想定し、料金プランや見積もりなどを事前にしっかり確認して依頼先を精査するのがおすすめです。

社内でのスキルアップが難しい

資料は作成すればするほどスキルが上がっていきます。これまで社内で行っていた資料作成を外部へアウトソーシングする場合、社内でのスキルアップが難しくなることもあるでしょう。

資料作成が必要になるたびに外部に委託した場合、スキルアップの機会を逃し、いつしか社内で資料作成ができる人材がいなくなってしまったといったことにもなりかねません。
社内にある程度のノウハウを残したい場合は、重要な資料のみをアウトソーシングするなど、目的や状況によって判断することが重要です。

依頼と完成品の確認はしっかりと

せっかくコストをかけて依頼した大切な制作物ですから、納品後は依頼内容と相違ないかしっかり確認しましょう。

社内で資料作成を行った場合、いくらでも作り直しが可能です。しかし、外注した場合は依頼・修正作業・完成品の確認など、やり取りに多くの時間を要します。

余計な修正や手戻りを発生させないためにも、アウトソーシングする際に依頼内容をしっかりと正確に伝える必要があります。業者とコミュニケーションを図ることで、認識のズレを起こさないように気を付けましょう。

おすすめの資料作成アウトソーシングサービス①継続率、満足度が高い

最後に、特徴別におすすめのアウトソーシングサービスをご紹介します。ぜひ自社の目的や希望に合った外注先を見つけてください。

オンラインアウトソーシングの【 HELP YOU 】

HELP YOUは、さまざまなスキルを持ったメンバーがチームで企業の業務を請け負う、オンラインアウトソーシングサービスです。
サービスの特徴は次のとおりです。

  1. 厳しい採用基準を突破したメンバーに発注できる
  2. チーム制のため、退職で業務が滞る心配がない
  3. 専属ディレクターが必ず一人付くため、まとめて依頼ができる
  4. 業務のオンライン化をスムーズに行える

「どんな業務が切り出せるか分からない…」というときもご安心ください。ディレクターがヒアリングを行い、受注可能な業務をご提案します。

【対応業務例】

  • 総務(出張手配・会場手配、スケジュール調整など)
  • 経理(入金管理、支払業務など)
  • 人事・採用(求人票の作成、書類審査管理など)
  • 営業サポート(提案書作成、データ・書類の収集と整理など)
  • ECサイト(売上管理、商品管理など)
  • マーケティング(SNS投稿、プレスリリース・メルマガの作成など)

専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務に対応可能です。

【費用】
月額料金:10万円~(税抜)
契約期間:6ヵ月~
実働時間:30時間~
※初回月のみ契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

 

HELP YOUの資料作成プレミアムプラン

HELP YOUでは、資料作成に特化した「資料作成プレミアムプラン」も展開しています。このプランには三つの特徴があります。

  1. 伝えたい内容を理解して作成:作成用に頂いた資料だけでなく、企業のWebサイトなどから作成メンバーがクライアントの伝えたい内容を理解します。
  2. 伝わることにこだわって作成:経験を積んだメンバーが伝えたい相手や資料の役割を考慮し、最適な資料を作成します。
  3. PowerPoint(パワーポイント)で作成・納品:専門的なソフトは使用しないため、納品後にクライアント自身で編集できます。

資料作成プレミアムプランなら、質の高いアウトプットが期待できます。資料作成のようなノンコア業務を外注することで、コア業務に集中できる環境が整うでしょう。

【費用】
基本料金:50,000円
作成料金:10,000円/枚 ※最低発注枚数10枚

 

ビジネス全般をコンサルティング【 paperdock 】

北海道を拠点とし、ビジネスパーソンの活躍と成長をバックアップサポートする企業。わかりやすさ・見やすさを重視したシンプルでスタイリッシュなデザインを得意としています。

制作できる資料も「媒体資料」「企画提案資料」「企業紹介資料」など幅広く、さまざまな案件に対応。
既存の資料がなくてもイメージを形にしていく柔軟さが強みです。料金プランも二つのシンプルさを実現しています。

おすすめの資料作成アウトソーシングサービス②価格が安い

リーズナブルなプランが特徴【 ドキュメントプラス 】

料金プランが1つにまとめられた分かりやすさとリーズナブルさが特徴です。
手書きのものから丸投げでも対応が可能。画像挿入や表作成、修正も込みなシンプルな料金設定がうれしいですね。

定額料金制で安心【 パワポエージェント 】

要となる資料のデザインを向上させてくれるサービス。HPにはデザイン事例が豊富に掲載されているため、完成物のイメージがしやすいでしょう。
定額料金制で煩わしい見積もりのやり取りがないのもポイントです。

おすすめの資料作成アウトソーシングサービス③実績が豊富

4500社以上の実績を誇る【パワーポイントデザインサービス 】

広告デザインのクリエーター集団が制作を担当。効果を最大限に引き出す内容重視の制作を掲げています。
有名企業を含めた4500社以上の実績を誇り、あらゆる媒体の資料作成を行っています。

取り引き企業1500社を超える実績【 オリファイ 】

マイクロソフトMVP受賞者が直接資料作成を行う企業。
取り引きを行う企業は1500社を超え、「成果を出すこと」を目的とした資料作成を追及しているのが特徴です。

まとめ

あなたは、資料作成にどのくらいの時間を費やしていますか?

資料作成が仕事の負担になっている方は、自分が作業した場合とアウトソーシングした場合の時間や労力を比較し、費用対効果があるかどうかを考えてみてはいかがでしょうか?

資料作成をアウトソーシングするメリットはもちろん、デメリットもしっかりと理解し、ぜひこの記事を参考に資料作成のアウトソーシングを検討してみてください。

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