「資料作成」をアウトソーシングする3つのメリット・デメリット

企画提案やプレゼンなどで必要となる資料作成をアウトソーシングする企業が増えているのをご存知でしょうか?
サラリーマンの月間労働時間の26.9%は「資料作成」に費やされていると言われます。
資料作成をアウトソーシングした場合、制作物の質向上や時間の有効活用、業務の効率化など多くのメリットがあります。
一方、外部へ委託することで、費用や納期、クオリティなど心配な面などもあるでしょう。

この記事では資料作成をアウトソーシングする際にチェックしておきたいメリット・デメリット、おすすめの企業をご紹介します。

資料作成をアウトソーシングするとは?

資料作成をアウトソーシングするとは、プレゼンや企画・提案の際に重要となる資料の作成を外部に委託することです。
働き方改革から、業務の効率化や時間の活用方法を見直す企業が多くなりました。
社内でしか出来ない業務、または、自分でしか出来ない業務を重視し時間を有効的に使う、または、資料作成などを専門とする企業へ委託することで質の向上を目指す企業が増えています。

依頼できる種類は?

「資料作成」といっても種類はさまざまです。
大きく分けて4つに分類されます。

■ プレゼン資料
■ 企画書・提案書
■ 販促・営業資料
■ マニュアル

さらには、希望に合わせてパワーポイントやワード、エクセルと形式もさまざまです。代行業者を選ぶ際には、作成してほしい制作物の形式なども可能かどうか確認するのがおすすめです。

なぜ資料作成をアウトソーシングするのか?


何かを提案したり説明する際に、とても大切な役割を果たす資料ですが、この資料作成にどのくらいの時間と労力を費やしているでしょうか?
東レ経営研究所の調べによるとサラリーマンの一か月の労働時間のうち26.9%が「資料作成」に費やしているとされ、業務を効率的に進めるうえでは大きな課題となっているのが現状です。

どこに重点を置くのか?

仕事を円滑に進めるうえで、相手へ提案や説明を行う際に必要となる資料。
この資料作成も大切なコア業務の一つです。
重要な作業だからと言って、さまざまな業務のうちの一つである資料作成にばかり時間を費やすわけにはいきません

現在、多くの企業で用いられるようになったアウトソーシングですが、いろいろなコア業務のなかから、重点を置くべき作業を洗出し、外部へ委託が可能となる業務はアウトソーシングを活用する企業が増えています。

成功のカギは資料にあり

プレゼンでは、相手に提案したい内容をよりわかりやすく説明し、納得してもらうこと。その説明が言葉だけでは、どうしてもすべてをわかりやすく伝えることは難しくなります。
その場合に重要になるのが資料の準備です。伝えたいことを文章として文字だけで並べられている資料と、グラフや表を用いて具体的な数値データや裏付けとなるエビデンスが提示されている資料とでは、どちらが伝わりやすいでしょうか?

細かなデータなどは、こういった提示が口頭での説明よりも聞き手にとっては理解しやすく、お互いスムーズにプレゼンを進めていくことが可能となります。
そのため、相手に何かを提案・説明をする、プレゼンを成功させたい場合等には、資料作成がとても重要になってくるのです。

資料作成をアウトソーシングする3つのメリットとは

今まで当たり前に社内で作成してきた資料を、費用を費やしアウトソーシングするメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
資料作成のアウトソーシングを利用した際の3つのメリットをくわしく見ていきましょう。

作業の分散がコア業務の効率化を可能に

資料作成はプレゼンを成功させるための要と言っても間違いではありません。
この要となる資料作成に、どれだけの時間を要するのでしょうか?

資料作成を得意とする人材がおこなった場合の作業時間と比較し、不得意、苦手とする人材が作業をした場合、それだけ他の業務へ充てられる時間が減ってしまい、資料作成へ費やす時間が増えてしまいます。
もちろん、資料作成もプレゼンを行う上ではコア業務の一つとして重要な業務ですが、資料作成をアウトソーシングすることで、この作業に必要となる時間を他の作業に充てることができるため、時間の短縮と業務の効率化が可能になります。

仕事を成功させるために、自分自身でしか出来ない業務への時間をしっかりと確保し、分散できる業務をアウトソーシングし効率化を図ることが可能となるのです。

技術とテクニックが違う

プレゼンなどでは、重要な業務の一つとなる資料作成ではありますが、やはり資料作成には行う人材によって出来高はさまざまです。
せっかくのプレゼンでも、作成した資料の完成度がイマイチだと、結果に影響が出てしまうのでは?なんて心配もあり、さらに資料作成に時間を費やしたりはしていないでしょうか?

アウトソーシングを利用する場合、専門とする人材が作業をおこなうため、想像しているよりも高い技術とテクニックで高品質な資料を作成してくれます。
よりわかりやすく、より見やすいデザインや表現、配色や構成とさまざまな面で質の高い資料を作成してくれることが期待でき、さらには、デザイン性はもちろんのこと、画像やテキスト、アニメーション効果など、豊富な素材やテクニックを埋め込むことで魅了されるような資料の作成も可能となるでしょう。

費用対効果も抜群

資料作成を自分で行う場合、内容と合致した写真や画像、また何かを表すアイコンなどの素材は自身で探し、必要に応じて購入したりといった場合が出てきます。
また、せっかく購入したのに、作成途中で内容に沿わず違う素材へ変更、さらに別な素材を購入するなんてことも。アウトソーシングで専門業者へ依頼した場合、豊富な素材から最適なものを選び、デザイン性が高く、見やすくわかりやすい資料を作成してくれるでしょう。

資料作成をアウトソーシングする3つのデメリットとは

これまで社内で行ってきた資料作成をアウトソーシングする場合、メリットばかりとは言い切れません。
注意すべきデメリットを3つ見てきましょう。

費用がかかる

もちろん、外部へ依頼するのですから、それに対する費用が必要となります。
アウトソーシングする場合の費用は、依頼する業者の違いだけでなく、サービスの内容やプランなどによっても異なります。

依頼内容のボリュームはもちろん、さまざまなオプションの追加などによって別料金などが発生する場合なども考えられるため注意が必要。
料金プランや追加オプションなど、料金設定への理解が不明瞭なまま作成を進めてしまった場合に、結果的に予算より高くなってしまったり、追加料金が発生してしまったりという可能性も否定できません。
しっかりと料金プランや見積りなどを確認し、修正や追加作業を依頼するときなども想定し精査することが得策です。

社内でのスキルアップが難しい

仕事も経験をすることでスキルアップができ、資料作成も作成をすればするほどスキルが上がっていきます。
これまで社内で行っていた業務の一つをアウトソーシングする場合、社内でのスキルアップが難しくなることも。
資料作成が必要になるたびに、毎回外部へ委託した場合、スキルアップの機会を逃し、のちには社内で資料作成ができる人材がいなくなってしまうといったことにもなりかねません。
アウトソーシングすべきタイミングかをしっかりと精査し、状況によって判断していくことが重要です。

依頼内容と完成物への確認と承認

コストをかけて作成を依頼した大切な制作物です。完成品は依頼内容と相違ないかしっかりと確認しましょう。
また、アウトソーシングをする際に、こちらの依頼内容をしっかりと伝える必要があります。依頼業者とコミュニケーションを図り、正確な完成物を作成してもらいましょう。
社内で資料作成を行った場合には、いくらでも作り直しが可能になります。しかし、外部へ依頼した場合、必要な期日までに確実に資料を完成させるためには業者とのやりとり、制作物の修正作業、完成物の承認を時間を要します。お金を支払い、作成してもらうのですから、必要な期日に間に合わなければ話になりません。
依頼する側は、確実に依頼内容を伝え、正確に作業、納品してもらえるよう、確認と完成物への承認を行いましょう。

おすすめの資料作成アウトソーシングサービス①継続率、満足度が高い

継続率97%【 HELP YOU 】

豊富なスキルを持った採用率1%の優秀なアシスタントチームがオンラインで業務を代行する企業。ユーザーと密にコミュニケーションをとりながらしっかりとサポートしてくれるのが特徴です。また、継続率は97%と高い満足度を誇っています。
代行開始前に専属のディレクターが窓口となり詳しくヒアリングを行うことで、面倒なやりとりは一括で行うことが可能に。

時間で業務を行ってくれるので、必要に応じて委託するサービスを追加することができるのもHELP YOUならでは。
厳選された優秀なアシスタントが行う質の高い業務に納得の継続率を誇るおすすめの企業です。
 

 

https://help-you.me/
 

ビジネス全般をコンサルティング【 paperdock 】

北海道を拠点とビジネスパーソンの活躍と成長をバックアップサポートする企業。
わかりやすさ・見やすさを重視したシンプルでスタイリッシュなデザインを得意としています。「媒体資料」から「営業資料」「企画提案資料」や「決算説明資料」と幅広く、あらゆるさまざまな資料作成に対応し、既存の資料がなくてもイメージを形にしていくことが可能です。料金プランも二つのシンプルさを実現しています。
https://paperdock.jp/

おすすめの資料作成アウトソーシングサービス②価格が安い

リーズナブルなプランが特徴【 ドキュメントプラス 】

手書きのものから、原案丸投げでも対応が可能
作業の効率化で料金プランが1つにまとめられ、画像挿入や表作成、修正もコミの単価設定。料金がリーズナブルなのも特徴です。
https://www.documentplus.jp/
 

定額料金制で安心【 パワポエージェント 】

「資料をデザインする」をコンセプトとする企業。
要となる資料のデザインを向上させてくれます。HPにはデザインの事例が豊富に掲載されているので、完成物のイメージが付きやすく、料金も定額料金制で明朗会計が安心。
https://powerpointagent.info/

おすすめの資料作成アウトソーシングサービス③実績が豊富

年間100社以上を誇る【パワーポイントデザインサービス 】

美しいデザインは当たり前、効果を最大限引き出す内容重視の制作を掲げています。
広告デザインのクリエーター集団が制作を担当し有名企業を含め年間100社以上の実績を誇り、あらゆる媒体の作成物をフォローしています。
http://powerpoint-design.biz/
 

取り引き企業1100社を超える実績【 オリファイ 】

マイクロソフトMVP受賞者が直接資料作成を行う企業。
取り引きを行う企業は1100社を超え、「成果を出すこと」を目的とした資料作成を追及しているのが特徴。
https://orifay.com/pgs/presen_contents/

まとめ

いかがでしたでしょうか?
さまざまな場面で活用されるアウトソーシング。

あなたは、資料作成にどのくらいの時間を費やしていますか?
資料作成に費やす時間と労力をその作業をアウトソーシングした場合とで比較し、費用対効果があるのか今一度見つめなおしてみてはいかがでしょうか?

今抱えている業務を一度見直し、重点がどこなのか洗い出してみましょう。
資料作成をアウトソーシングするメリットはもちろん、デメリットもしっかりと理解し、この記事を参考に、資料作成のアウトソーシングを検討してみてください。

アウトソーシングはHELP YOUで

アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由


人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
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無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?