無駄を「0」に!資料を効率よく作成するための押さえたいポイントとサービス

営業資料・プレゼン資料・提案書など、企業活動に欠かせない様々な資料。

どれぐらいの時間をかけて作成していますか?せっかく時間をかけて資料作りをしたけれど、「見にくい・分かりづらい」という結果で、修正が必要となってしまったなんて経験はないでしょうか。

もっと効率的に分かりやすい資料を作りたいとお考えの方もいらっしゃることと思います。

ビジネスマンの資料作成に関する調査」(プレジデント・NTTコム リサーチ共同企画調査)では、全国の20代~60代の企業に勤める正社員に、「誰に資料作りを教わったか」を調査したところ、52.1%が「特に教えられていない」と回答しました。(有効回答数1093名)
【参考】ビジネスマンの資料作成に関する調査

半数以上が誰からも作成のコツやポイントを教わらず、自力で作成をしているということになります。
その状態が続いていけば、企業にはしっかりとした作成ノウハウが蓄積されないことになりますよね。そうすれば、社内では分かりやすさや訴求性のある優良資料が用意できなくなり、顧客獲得につながらず、競合他社に負けてしまうなんてことも。

資料作成は、社員のアウトプットスキルなどビジネススキルを養う面で最良の機会ではありますが、ポイントが分からないために工数をかけてしまっていては、コア業務に集中できず企業の生産性向上の妨げになってしまう可能性もあります。

そのため最近では、資料作成代行サービスに依頼して、資料作成にかかっていた時間をコア業務にシフトする企業も増えてきているようです。

この記事では、資料作成時間を最低限に短縮して分かりやすく作成するコツと、代行サービスで得られる効果をご紹介したいと思います。

資料作成を効率化する必要性

4月から働き方改革法案が順次施行となり、残業時間の上限規制により企業は今まで以上に業務効率化が必要となりました。つまり、限られた時間、人件費での生産性向上が必要であり、資料作成に大幅な時間を費やしている企業にとっては、この時間を削減することが重要になってきます。

生産活動を圧迫する作成時間

下の図をご覧ください。

 

 

【参考】「NHKおはよう日本 どう実現?長時間労働の是正」

こちらのデータでは、業務ごとにかかる時間の割合に、3分の1を占めているのが「資料作成」とあります。
では、なぜ資料作成にそれほどの時間がかかってしまうのか、ここからはプレゼン資料作成の各工程を例に見ていきましょう。

■リサーチ、情報収集=6~20時間

■聴衆のニーズを知る=1時間

■アイディアを出し具体的な道筋を見つける=2時間

■アイディアをまとめる=1時間

■プレゼンのおおまかな流れを決める=2時間

■スライドを作成=20~60時間

■リハーサルを繰り返す=3時間

=合計36~90時間

【参考】最強の心理学 パワーポイントの準備にかかる時間

いかがでしょうか。
営業活動などのコア業務から戻り、そこから資料作成を始めるとなれば、上記のようなスケジュールでは当然1日では終わりません。

スムーズに工程が進めばまだ良いのですが、コツやポイントを理解しないまま作業を進めることで、途中で間違いや矛盾に気づき、前段階に手戻りすることもあるでしょう。

日立ソリューションズ「心を動かすプレゼンテーション術~資料作成編~」では、資料作成のうち、プレゼン資料において、作成が得意かどうかの問いに、「どちらかというと不得意」または「不得意」と答えたのが66.5%であったというデータがあります。

また、不得意である理由に「何をどうまとめたら良いか分からない」「配色や図形の使い方にセンスがない気がする」というものが挙げられています。

約7割もの人が、作成のコツが分からず迷いながら作成していることになります。
【参考】プレゼン苦手が7割 みんなのプレゼン調査

プレゼン資料となれば、クリエイティブな面も求められ、作成経験の浅いうちは何度もデザインの修正が必要となる場合もあるかもしれません。
残業の上限規制により、作成時間も限られ、そして提出期限も差し迫った状況になれば、普段の業務を削る必要も出てきます。

しかし、会社の利益や売り上げにつながる業務を削ることは、企業にとって得策とは言えません。
それよりも、資料の作成ポイントをしっかりと押さえれば、作成スピードも上がり、企業にとっては時間や人件費コストの削減にもなるため、生産性向上につながるというメリットが得られます。

分かりやすさがアップする

とは言ってもプレゼン資料や提案書等、社外向けの資料は、ゆくゆくはそれが顧客獲得や売り上げにつながるので、時間がかかるからと言って短縮をしたいがために手を抜いてよいものではありません。

こうした種類の資料作成は構想80%、作成20%といわれているほど、「考える作業」が占めており、迷いながらあれもこれもと思いつくまま進めてしまうと、まとまりのない資料になってしまいがちです。

また、作り手によって作成の仕方が違ったり、統一感がないものは「何を伝えようとしているかが見えてこない」という問題がおこります。
そうすると、作成だけではなく、読み手が内容を把握するのにも時間がかかってしまいます。発表する場で質問が余計に増えてしまう事態を招き、意思決定を仰ぐ必要がある場合に、スムーズに進まない可能性もありますよね。

そこで、この「考える作業」の流れをフォーマット化してみましょう。そうすることで迷いながらの作成が減ります。作成効率がぐっと進み、読み手にも伝わりやすい資料が作れるようになります。

構想の段階から、何をどのような流れで伝え、読み手を納得させるか、「資料の設計図」を用いてみましょう。

次の章でパワーポイントを使ったプレゼン資料作成を例にして、具体的に紹介していきます。

資料作成効率化のコツ

「資料の設計図」を用いて作成しても、その内容に説得力がなかったり誤りがあれば、せっかく費やした時間が無駄になってしまいます。

資料を効率的に作成するコツは、まず、頭の中だけで構成内容やアイデアを組み立てるのではなく、「視覚化」することと、資料依頼者と作成者の間に認識のズレを起こさず、「大きな手戻りを防ぐ」ことがカギになります。

そこで、「スケルトン」「ドラフト」「フィックス」という3フェーズに分けて作成していきましょう。

家を建てる際に設計図に沿って建てるように、「資料の設計図」があれば、作成前に資料の内容を視覚化できるので、それに沿って作成していけば、「どうまとめたら良いか分からない」という迷いや無駄を短縮することができます。さらに各フェーズで資料依頼者によるレビューを受けることで、手戻りが大幅に発生するのを最小限に防ぐことができます。

【参考】日本経済新聞 デジワザNAVI 依頼者にチェックは3回受けよ 評価される資料作り

「スケルトン」で「伝えるべきことを」明確に示す

【参考】資料作成でダメ出しを受けない人がやっていること

「スケルトン」とは、「目次レベル」「概要説明レベル」で作成する、資料の骨子となるフェーズです。つまり、資料の全体像、論点を決めるフェーズでもあります。

ここでは、「どこで使う資料か」を意識して、資料の目的=「誰に」「何を伝えるべきでどうしてほしいのか」を明確にして作成しましょう。

例えば、投資家に出資を頼むための社外向けの資料なのか、予算を承諾してもらうための社内向け資料なのかでターゲットや目的、響くメッセージが変わってくるので、ここをしっかりと落とし込むことで「何を伝えようとしているか、どうしてほしいのか分からない」という読み手の理解と作成者の意図のズレを防ぐことができます。

文章で作成するので、依頼者のチェックを受けた際に修正が入ったとしても、大きな手戻りにはならず、次の「ドラフト」フェーズ以降の大きな手戻りを防ぐことができます。

「ドラフト」で構成イメージを形にする

「ドラフト」とは、スケルトンに沿って、下書きとして資料を一通り作成するフェーズです。いきなりパソコンで作業してしまうよりも、修正がしやすいように手書きで作成してみましょう。

ここでは、

1. 伝えたいメッセージを1ページに対して1つに絞り、キーメッセージは瞬間的に知覚できるように13字以内にしましょう。

2. そのメッセージが、資料の目的とリンクしているようにしましょう。

3. 必要なデータを調査し、読み手が理解しやすいよう図や表を用いて表現しましょう。

4. 図や表は、縦・横、関係性、時系列に絞り、分かりやすさを重視して作成しましょう。

5. データの結果だけでは終わらず、読み手を納得させるために、そこから得られる考察や解釈を加えましょう。

このフェーズには、ある程度作成に時間がかかるかと思いますが、構成を形にする作業ですので、ここで読み手を納得させられるかどうか概ね決まってきます。このフェーズでも、必ず依頼者からのチェックを受けるようにして、依頼者との認識のズレを埋めていきましょう。

「フィックス」で見せられるレベルに仕上げる

ここで、いよいよパソコンを使用して、仕上げのフェーズに入ります。
資料全体が理解しやすくなるように、このフェーズでも依頼者によるチェックを受けましょう。

ここでは、

1. 使用するカラーは、資料の印象に合った配色を心掛け、メイン色・強調色・背景色・文字色の4色までに絞りましょう。

2. 印刷時に見にくくならないよう、色の濃淡に気を付けましょう。

3. 主張を強化する箇所の表現は、読み手が資料を読む状況をイメージして作成しましょう。

4. 書式、フォント数、配置を整え、文章の体裁を統一するようにしましょう。

5. 資料を見る際に人の視点は、左から右へ動きます。図や表は注目されやすいので左へ配置し、余計な目盛りや線は加えずに必要なことだけを残しましょう。
そして文章は右へ配置すると、違和感のない視点の流れができます。

6. うまく配置ができないときは、ガイド線を引くと良いでしょう。

しかし、デザインに自信がない場合は、ここで自己流で考えて時間をかけるよりも、テンプレートを使用したり、他者が過去に作成した、視覚的に分かりやすい資料を真似て流用するのも上達のコツです。

資料の構造を分析して、流用→分析→応用を繰り返すことで、自然とデザインスキルは上がっていき、自身の実力になっていくのです。

【参考】furi-kake by doda 少ない労力で相手に理解してもらう!スライド資料作成時に使える5つの心得

【参考】BLOGOS「外資系コンサル」の資料作成術を鵜呑みにしてはいけない

【参考】Work Switch プレゼン資料作りでヘトヘトのあなたへ!短時間で相手に伝わる資料作成4つのコツ

【参考】伝わるデザイン

資料作成代行サービスとは

ここまで、パワーポイントを用いたプレゼン資料を例に、効率よく作成するコツをお伝えしてきましたが、資料には様々なものがあり、例えばアンケート集計や各種レポート、会議資料、議事録など、部署によってエクセルやワードを使用した資料を作成することもあります。

形式は違っても、効率よく分かりやすい資料にするには、「どの場面で使われるか」「誰に読んでもらう資料か」「その資料で伝えるべきことはなにか」を意識することが重要です。

このポイントを押さえることで資料の目的がはっきりとして、迷いながら作成することは減り、強調するべき文章、項目や数値を明確に表すことができます。

そして、作成途中でレビューをもらうことで、認識の相違を防ぐことができ、大きな手戻りを起こして時間を無駄にしてしまう心配もなくなります。

しかし、どんなに資料作成のコツが分かっていても、繁忙期や人事異動など様々な理由で社内リソースが減ってしまうこともあります。

そんな時には、資料作成代行サービスを利用するのがおすすめです。
代行サービスを利用すると、どのような効果が得られるのかご紹介いたします。

コア業務に集中できる

資料作成時間にかけていた時間が生産活動に充てられます。
作成自体だけでなく、リサーチや情報収集の段階から依頼が可能な代行サービスに頼めば、より多くの時間が企業にとっての生産性向上のために活用できるようになります。

新たな事業やサービス、新規顧客獲得のために時間が使えて、結果的に企業に利益をもたらすメリットへとつながるでしょう。

作成のための残業がなくなることから、社員の終業後のプライベート時間も確保されるので、社員のモチベーションアップ、維持も期待でき、それは採用時のアピールにもつながるかもしれませんよね。結果的に離職率の低下になり、採用コストの削減につながることも期待できます。

クオリティーが担保されている

これまで沢山の資料を作成してきたプロは作成ノウハウが豊富です。

今までは必要だと思っていた情報が、実は資料の読みにくさを招いていたなど、客観的視点で、使用場面に応じて作成します。

構成や配色、デザイン全てにおいて、訴求性に優れたクオリティーが高い資料は、読み手の関心を惹きつけることができます。

大事な取引先へのプレゼンで自信のない資料を提供して、競合他社に勝てない事態を招くより、作成ノウハウを豊富に持ち合わせたプロにお任せするのも良いのではないでしょうか。

さらに、社内にはプロが作成した優良資料が蓄積されていくことになるので、自社の社員が作成ノウハウを学びスキルアップすることにも役立てられます。

人件費を削減できる

社内の人員が足りない場合、新しく社員を雇用したり派遣を利用する場合が多いかと思います。

しかし、その場合は、業務の量に関係なく、毎月人件費がかかってしまいますよね。
繁忙期を過ぎて、そこまで業務がない…という時にでもかかる費用ですが、代行サービスに依頼すると、必要な時に必要な資料だけの作成が依頼できるので、新しく雇用したり派遣を利用するより、費用を抑えることが可能です。

おすすめの資料作成代行サービス

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採用率1%の難関を突破した優秀な人材を揃えた代行サービスです。

専任のディレクターが課題のヒアリングを詳細に行い、チーム体制でサポートします。

例えば、クライアントへの提案書作成を依頼する場合、クライアントとの商談にオンラインで同席することも可能なので、内容の把握や課題への理解が早いです。
クライアントへ響くものに仕上がっていなかったということがないよう、骨子作成→提案書作成の間に、方向性の確認を必ず入れるので、ズレが生じません。

今まで自社で作成して、骨子に2時間、提案書に4時間もかかっていたものが、確認にかかるおよそ45分だけで済むようになりますので、空いた時間を他案件の営業時間に充てるなど、本業に集中できる体制構築に一役買うこと間違いなしです。

継続利用率97%以上の実績で、依頼された業務によりノウハウが蓄積され、パートナーのようなツーカー関係が築けることが「HELP YOU」の強味です。

月額8万円(工数30時間/月)からプランがあり、資料作成の依頼が終われば余った時間で他の業務も依頼できるのが嬉しいですよね。

HELP YOUの導入事例はこちらをご覧ください。
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■料金:月額8万円~(30時間/月)、他プラン有り
■対応可能業務:資料全般(企画書、提案書、報告書、プレゼン資料、アンケート、社内業務マニュアル等)
 

 

クラリテ

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エクセル、ワード、パワーポイント、プレゼン資料、企画書、報告書と幅広い依頼が可能です。プレゼン資料では全体のストーリーラインを重視することを得意としており、見やすく分りやすい資料を提供してくれます。

創業メンバーが外資系戦略コンサルティングファーム出身で、調査分析サービスも行っています。資料を作成する上で、複雑なデータ収集、統計情報から仮説を導き出したいという要望もサポートしてくれますので、細かく作業する時間がない時やデータの活用方法が分からない時など、おすすめです。

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■対応可能業務:エクセル作成・編集、ワード作成、パワーポイント作成・ブラッシュアップ、プレゼン資料・講演資料、デスク調査、データ分析、イラストレーター、インデザイン、フォトショップ制作・編集、VBA・マクロ作成

まとめ

いかがでしたでしょうか。

コツを押さえれば資料作成時間が短縮でき、社内の生産性の向上にも役立つことがお分かりいただけたことと思います。

労働人口の減少が叫ばれている昨今では、十分な人員確保も簡単ではないでしょう

人員が少なくても、社内の生産活動が良い結果を生むようにするためには、資料作成を代行サービスに依頼して、本業に集中するのも賢い選択です。そんな時にはぜひ代行サービスを活用してみてください。

HELP YOUでは、企業の課題に応じて、様々な提案、サポートを行っております。

「こんな資料を作ってみたいけど、話だけでも聞いてみたい」など、お困りごとがございましたら、何でもご相談ください。

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