時間がかかる資料作成を楽にする3つのポイント!

資料作成に時間がかかって、本来やらなければいけない業務に集中できない!と悩んでいる方は、とても多いですよね。

プレゼン資料には、
・商談をうまく進める
・大切なことを報告する
・自社製品、サービスを売り込む

これらの重要な役割があります。限られた時間の中で、いかに自分の伝えたいことを伝えられるかによって会社の大きな利益につながります。

そこで、この記事では、
・なぜ資料作成にこんなにも時間がかかるのか
・時間を短縮するためにはどうすればいいのか
・資料作成をアウトソースするメリットはある?
・おすすめのアウトソーシングサービスは?

それぞれを詳しく解説していきます。資料作成に時間がかかってお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

資料作成に時間がかかる理由

資料作成に時間がかかる理由

デザインの良い提案資料を作るのには、1ページあたり30分から1時間かかります。
全ページ10ページから20ページをそのペースで作り続けると、10時間~20時間を要します。他の業務をしながら作成に取り組むとなれば、3~4日はかかるでしょう。

では、なぜそんなに時間がかかってしまうのでしょうか?
それには、大きく分けて二つの理由があります。

何から手を付けていいか分からない

資料作成に取り組もうと思った場合、まず頭にこんなことが思い浮かぶのではないでしょうか。

どんなデザインにする?
どの情報を入れる?
何ページぐらいにする?
フォーマットはどうする?
バランス調整はどうすればいい?

資料作成には、必要な情報を相手に分かりやすく伝えるスキルはもちろん、見やすく相手の興味を引くデザインも重要です。
考えなければならないポイントが多いため、結果的に「何から手を付けていいか分からない」という状態になってしまっている人も多いのではないでしょうか。

操作方法がよくわからない

資料作成をするときは、いかに決められた時間内で相手に分かりやすく説得力のある情報を盛り込むかによって、プレゼンテーション後の結果が大きく変わってきます。

これらのすべてを満たすには、ある程度の知識とスキルが必要です。しかし、多くの人は資料作りについて指導を受けた経験がありません。
とりあえずPCを立ち上げて、いろいろ試してみたものの、「急に列や行が足りなくなった」「レイアウトがずれている」といった事態が起こり、またやり直しては書き込んでを繰り返し…と時間だけが過ぎていくことも多いでしょう。

資料作成の時間を短縮する3つのコツ

資料作成の時間を短縮する3つのコツ

どうすれば資料作成にかかる時間を短縮できるのでしょうか?
資料作成の時間短縮を実現するために、大切なポイントをご紹介しましょう!

1.アウトラインの作成

資料作成は、構想に80%、制作に20%の時間を使うといわれています。
時間を短縮したいばかりにいきなり作業に取り掛かると、必要なことが抜けていたり話の流れにブレが生じたりして後で修正するはめになり、余計に時間がかかってしまうことがあります。

資料作成をする前にアウトラインをきちんと書き留めておくと、全体の流れがよくわかり、必要なポイントをきちんと押さえることができます。

2.資料のフォーマット化

同じような資料を作成することが多い場合は、フォーマット化しておくことで構成を考える時間を省くことができます。また、統一感のある資料に仕上がるというのもメリットです。

日報や報告書、プレゼン資料や企画書などの資料もフォーマット化しておくと効率的に作業を行うことができます。

3.プロにアウトソースする

時間短縮するためのもう一つの大切なポイントは、プロに資料作成をアウトソースすることです。

資料作成を丸ごと外部の業者にアウトソースし、自社の社員はコア業務に集中するという形で、会社全体の効率化を図る企業も増えています。

資料作成のプロに任せてしまえば、作成する際に気を付けなくてはいけないポイントをきちんと考えたうえで、効果的な資料を作成してもらうことが可能になります。

商談やプレゼンでは、決められた時間の中でいかに伝えたいことを伝えるかによって結果が変わってきます。
”結果につながる資料づくり”をプロに委託して、自社の利益につなげましょう。

資料作成をアウトソースするメリット

資料作成をアウトソースするメリット

今まで社内で対応してきた資料作成業務をアウトソースすると、具体的にどのような良いことがあるのでしょうか。

資料の質が上がる

伝わりやすい資料を作るためには、構成や見せ方が重要なポイントとなります。
しかし、つい内容にばかり時間をかけてしまい、構成や見せ方に時間をかけられないことも多いのではないでしょうか。

資料作成をアウトソースすることにより、相手に伝えたいことを分かりやすく表現した資料が作成できます。効果的な見せ方を分かっているプロに任せることが、資料作成の時間を短縮する一番の近道と言えるでしょう。

資料作成なら「HELP YOU」におまかせ

HELP YOU

最後に、おすすめの資料作成のアウトソーシングサービスをご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境を作ります。

【HELP YOUの主なサービス内容】
HELP YOUにはさまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、営業・マーケティング関連業務はもちろん、総務や経理、人事・採用関連まで幅広い業務の依頼が可能です。

■営業サポート関連業務(会議資料作成・データ収集・KPI管理・経費申請など)
■マーケティング関連業務(SNS投稿・メルマガ作成・アンケート集計など)
■人事・採用関連業務(求人票の作成・書類審査管理・セミナー会場手配など)
■総務関連業務(出張手配・スケジュール調整・名刺作成・データ整理など)
■経理関連業務(入金管理・支払業務・請求書発行など)
■ECサイト関連業務(売り上げ管理・商品管理・サイト管理・ニュースリリース作成など)
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

【HELP YOUの料金プラン】
<チームプラン>
お客様の窓口であるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集めチームでサポート!
・月額料金:10万円/月
・実働時間:30時間

このほかにも、<1名専属プラン><ロボットプラン>など、お客様のご要望に応じたプランをご用意しています。どのプランが自社に適しているかなど、ご相談は無料で承っていますので、ぜひお気軽にご相談ください!

HELP YOUの資料作成プレミアムサービス

さらに、HELP YOUでは訴求力の高い資料作成を代行するスペシャルサービスとして「資料作成プレミアムサービス」も提供しています。

デザインは凝っているけれども内容が記憶に残らない…そんな資料では、資料の価値は半減してしまいますよね。
「資料作成プレミアムサービス」を利用すれば、「伝えたい内容が伝えたい相手に伝わる」資料が作成できます。

【サービスの特徴】
■ハイクオリティな資料作成
■相手に伝わりやすい構成とデザイン
■構成や作成にあたり必要なリサーチ
■パワーポイントでの作成と納品

【資料作成プレミアムサービスの費用】
基本料金:50,000円
作成料金:10,000円/枚
※最低発注枚数10枚
※アニメーション付き資料などについては、別途追加料金を頂戴いたします。

 

HELP YOU導入事例

検定試験や大学入試などの運営を包括的にサポートする株式会社NieV(ニーヴ)様の事例をご紹介します。
数年前、新規顧客を増やしていく営業方針の下、体制強化の一環としてHELP YOUを導入いただきました。

【依頼内容】
・提案資料の作成
・資料作成に付随するリサーチ
・メルマガのコンテンツ制作、売上予算入力 など

【HELP YOU導入前の課題】
営業担当者がリサーチに時間を割かれ、日々の業務が回らなくなっていた
・時には社長自ら提案資料を作成してお客様を訪問していたことも

【HELP YOU導入後の効果】
・大まかなイメージを伝えるだけで完成度の高い資料ができた
・HELP YOU導入が業務の進め方を見直すきっかけになった
コア業務に集中できる環境が整った

また、「資料作成のクオリティの高さに感動しました」という嬉しいコメントも頂いています。

▼詳細はこちら

新規開拓に向け、提案資料の作成をアウトソース化。思わぬ導入効果とは?

資料作成のまとめ

資料作成のまとめ

業務の効率化と利益のためには、アウトソーシングサービスを利用することが重要なポイントだとお分かりいただけたかと思います。

HELP YOUでは資料作成のみならず、総務、経理、人事・採用など、幅広い業務のサポートが可能です。メールでも電話でも無料相談を行っています。ぜひお困りのことを一度ご相談ください。

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オンラインアウトソーシングはHELP YOU

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人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

【HELP YOUが選ばれる理由】


1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

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