時間がかかる資料作成を楽にする3つのポイント!

資料作成に時間がかかって、本来やらなければいけない業務に、すぐにとりかかれない!

と思っている方、実はとても多いですよね。

資料作成には、

・報告書
・議事録
・プレゼン資料

などがあります。

やらないといけないけど、ただ茫然とPCの前に座り、とにかく手を動かしつつも
時間だけがすぎていることも少なくありません。

雑誌「プレジデント」とインターネットアンケート・サービス「NTTコム リサーチ」では、全国20代~60代の企業に勤める正社員に、資料作成に関する実態と意識について
アンケート調査を実施しました。

資料作成は、社内で誰に教わったのか?という問いに対して、

”特におしえられていない”

と回答した人が半分以上という結果でした。

つまり、ほとんどの人は、資料作成について専門的に学んだわけではなく、
常に独自の方法で作業をしているということになります。

資料は、

・商談をうまく進める
・大切なことを報告する
・自社製品、サービスを売り込む

これらの重要な役割があります。
限られた時間の中で、いかに自分の伝えたいことを伝えられるかによって、
会社の大きな利益につながります。

この記事では、
・なぜ、資料作成にこんなにも時間がかかるのか?
・時間を短縮するためにはどうすればいいのか?
・資料作成をアウトソースするメリットがあるのか?
・おすすめのアウトソーシングサービスはあるのか?

それぞれを、詳しく解説していきます。
最後まで、お付き合いください。

【参考】ビジネスマンの資料作成に関する調査

資料作成に時間がかかりすぎている理由

デザインの良い提案資料を作るのには、1ページあたり、30分から1時間かかります。
全ページ10ページから20ページをそのペースで作り続けると、10時間~20時間を
要します。他の業務をしながら作成に取り組むとなれば、3,4日かかります。

なぜ、そんなに時間がかかっているのでしょうか?
それには、大きく分けて二つの理由があります。

何から手を付けていいか分からない

会議が終わった後や、急な取引先からの商品問い合わせによって、
商談の機会をもらえたら、
すぐに資料作りに取り組みます。

しかし、そこで必ず頭に浮かぶことは、

どんなデザインにするか?
どの情報をいれておくか?
何ページぐらいにするか?

フォーマットはどんなものにするのがよいのか?
バランス調整はどうすればいいのか分からない?

アイデアは浮かんでいるが形にするのがむずかしい
つまり、何から手を付けていいか分からないという事態に直面します。

操作方法がよくわからない

とにかくやらなくては!と思い、ただPCの前に座り、茫然として時間だけが
経過している人も少なくないでしょう。

人間は、文字を読むより、絵を見る方が、比較的すぐに物事を把握することができます。
資料作成をするときは、いかに決められた時間内に、相手に分かりやすく説得力のある、
正しい情報を盛り込むかによって、プレゼンテーション後の結果が、
大きく変わってきます。

これらのすべてを満たすには、やはり、ある程度の知識とスキルが必要です。

初めの部分で触れたように、多くの人は、資料作りについて指導を受けた経験が
ありません。とりあえずPCを立ち上げて、いろいろ試してみるが、

急に列や行が足りなくなった!
レイアウトがずれている!

など非常事態が起こった時、最終的には、やり直しては書き込んでを繰り返し、
時間だけが過ぎていくことの方が多いでしょう。

時間短縮のためのコツ

とにかくこの時間がかかってしまいがちな資料作成を、どのようにすれば
時間を短縮することができるのでしょうか?

時間短縮を実現するために、大切なポイントをご紹介しましょう!

 資料作成の方法を見直す

資料作成する段階で、時間を可能な限り節約するには、以下の2つのポイントを
しっかり押さえることが大切です。

・アウトラインの作成
資料作成は、構想に80%制作に20%の時間を使うと言われています。
資料作成をするために、急に作業に取り掛かると、必要なことが抜けていたり、
話の流れにブレが生じてしまうことがあります。
資料作成をする前に、アウトラインをきちんと書き留めておくと、
全体の流れがよくわかり、必要なポイントがきちんと抑えられた仕上がりになり、
作業時間が短縮できます。

また、意図していたものと違っていて、最終チェックの段階で大幅に修正をしなくては
ならなくなることがあります。作成途中で、大切な事柄がきちんと含まれているか、
第三者によるチェックは必須です。

・資料のフォーマット化
同じような資料を作成することが多い場合は、フォーマット化しておくことで、
資料の目的によって決まったものを使うことができ、構成を考える時間を
省くことができます。また、統一感のある資料に仕上げることもできます。
日報や報告書、プレゼン資料や企画書などの資料もフォーマット化しておくと
効率的に作業が行えます。

プロにアウトソースする

時間短縮するためのもう一つの大切なポイントは、プロに資料作成を
アウトソースすることです。

実は最近、資料作成を丸ごとアウトソースし、コア業務に集中するという、
会社全体の効率化を図る企業が増えてきています。

資料作成のプロに任せてしまえば、作成する際に気を付けなくてはいけないポイントや、
提出する相手、プレゼンする相手によっての言い回し、レイアウトなどを
きちんと考えたうえで、資料の作成が可能になります。

商談やプレゼンでは、決められた時間の中で、いかに伝えたいことを伝えるかによって
結果が変わってきます。

”結果につながる資料作り”をプロに委託することにより、大きな利益につなげましょう。

資料作成をアウトソースするメリット

今まで、社内で長い時間をかけてでもこなしてきた資料作成業務を、
アウトソースするとなると、具体的にどのような良いことがあるのでしょうか?
実際に導入した会社の例を見てみましょう。

集計業務をアウトソースし、週20時間の時間短縮に成功

インターネット通販のバックオフィス事業を営む株式会社ライフエスコート
新規依頼業務が多く、社内に戻って行う集計業務が手つかずになりがちでした。

これまで1人で行っていた集計業務や、ネット運用事例のリサーチ業務も、
アウトソース化したことで、業務に対する集中力に違いが出て、
業務の効率化が実現できました。

手元に資料がある場合は、それを渡すだけでスタイリッシュに、シンプルに、
分かりやすい資料に作り替えてくれます。どのような資料にしてもらうか等、
内容説明に時間がかかるのでは?という心配は一切無用。

既存の資料がない場合でも、紙にイメージを書いたものや、会議などで
ホワイトボードなどに書かれたものなどをアイデアとして渡せば、
”伝わる資料”として形にすることが可能です。

【参考】集計業務の依頼で、週に10時間の時間短縮に成功 株式会社ライフエスコート

資料の質が上がる

伝わりやすい資料とは、構成や見せ方が重要なポイントとなります。
しかし、ついつい内容に時間をかけてしまい、構成や見せ方に
時間をかけることができないことが多いです。

重要な構成や見せ方とは、

・文字の大きさ
・箇条書きにしたほうが良い部分
・図解や表の使い方など

これらによって、分かりやすさが大きく左右されます。
資料作成をアウトソースすることにより、相手に伝えたいことを、
きちんと分かりやすく伝えることができます。

自分の伝えたいことを伝えれば、もう勝算はわかったようなものですね。
効果的な見せ方が分かっているプロに任せることが、一番の近道です。

おすすめの資料作成のアウトソーシングサービス


おすすめの資料作成のアウトソーシングサービスをご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUとは?
簡単にいうと、業務に追われる忙しい毎日を、アシスタントが
チームでサポートするアウトソーシングサービスです。

・本業に集中したいけど、雑務が山ほどあって集中できない!
・急に、欠員がでてしまったけど、すぐに人を雇う時間がない!
・一部の業務にハイスキルな人材が必要!

そんなとき、HELP YOUを導入するだけで、複数のスキルを持ったアシスタントが
特別チームを結成してサポートします。

【実績】
250社以上のアシスタント導入実績

【HELP YOU導入のメリット】
・採用コスト・人件費・間接コストがゼロ!
・専属アシスタントが窓口で業務を集約!
・採用率1%の難関を制した、優秀なスタッフがチーム体制でサポート!
・雑務の時間をなくし、コア業務に集中できる!
・最短3日で、アシスタントの導入を実現!
・継続利用率97%以上の実績!

【対応可能業務】

HELP YOUでの資料作成に関する、対応可能業務は以下の通りです。

・説明会資料作成
・議事録や会議資料の作成
・マニュアル作成
・各種リサーチ

 

 

【HELP YOU】公式サイト

 

paperdock (ペーパードック)

paperdock(ペーパードック)は資料作成代行サービス会社です。
営業資料や決算説明資料など、あらゆる資料作成を代行してくれます。
グラフィックやアイコンを取り入れ、情報やデータを視覚的に伝えるクリエイティブなデザインの資料作成をしています。
低価格で、短期納期です。

【対応業務】
・媒体資料
・企画提案資料
・企業紹介資料

【料金プラン】
ベースとなる資料やデータ等のコンテンツがある場合は、デザインのブラッシュアップ、および資料構成などを代行するプランがあり、ベースがなくヒアリングによる
資料ストーリーの構築、リサーチ、素材の収集まで対応する2つのプランがあります。

【公式サイト】paperdock

まとめ

ついつい時間がかかる資料作成に取り掛かかってしまったばかりに、
PCの前で呆然とするより、業務の効率化と利益のためには、
アウトソーシングサービスを利用することが重要なポイントであることが、
お分かりいただけたと思います。

HELP YOUでは、資料作成のみならず、人事業務、総務、デザインなど、
様々な業務のサポートが可能です。メールでも電話でも、無料相談を行っています。
現在、お困りのことを一度ご相談ください。

猫の手も足りたい、もう一人採用を考えている方、お役に立てること間違いなしです。
是非、ご連絡ください!

アウトソーシングはHELP YOUで

アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由


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オンライン上での業務代行だから、

・雇用・派遣と比べて圧倒的に費用が安い
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となります。

無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?