営業を効率化するには？営業活動に集中できる6つの方法
企業のサービスや商品を売り込み、顧客との関係性を深めていく営業活動は、ビジネスの発展を握る、大事な業務の一つです。
変化の早いビジネス社会において、営業業務をいかに効率的に行うかが、企業の将来に大きな影響を及ぼします。
こちらの記事では、まず営業の効率化が重要な理由、非効率になってしまう理由を解説した後、どう効率化すべきかのステップや6つの方法をご紹介していきます。
ぜひ最後までお付き合いください！
営業の効率化が重要な理由
営業活動の効率化とは、売上・利益の確保に直接かかわるコア業務を優先し、非コア業務（ノンコア業務）を減らすことです。その目的とメリットを解説します。
担当者の負担軽減
業務効率化の最大の目的は、営業担当の負担軽減です。
従来の営業活動では、担当が顧客の受注に至る全ての業務に携わっていました。受注後のアフターサービスを担うこともあり、業務内容は多岐にわたります。
このように営業担当に負荷がかかりすぎると、働きがいや満足度が低下し、最悪の場合は退職ということになりかねません。
そうなれば営業活動に十分な時間が取れず、受注を確保できないという悪循環を招く恐れがあります。これは一社員だけの問題ではなく、企業全体にとっても大きなデメリットです。
こうした事態を防ぐためにも現状の業務を見直し、営業担当の負担軽減に努めましょう。
営業の質の向上
営業効率を高められると、単に時間や手間が削減されるだけではなく、営業活動の「質」の向上も見込めます。
業務の効率化により、担当者は煩雑な作業に追われる状態から抜け出し、本来注力すべきコア業務にフォーカスできるようになります。
これまでよりも多くのリソースを商談での顧客とのコミュニケーションや情報収集に充てられるため、顧客が抱える課題や要望をより細やかに拾い上げることが可能になります。
顧客への理解が深まることで、よりニーズに沿ったアプローチや提案ができ、信頼度・顧客満足度のアップにつながります。
すなわち、営業効率を向上させた結果、お客様にさらに響く、質の高い営業ができるようになるのです。
売上の増加
営業を効率よく進められると、売上の増加も見込めます。
無駄な作業時間を削減することで、代わりに顧客へのアプローチ回数を増やしたり、アプローチの仕方を工夫したりすることに時間を使えるため、受注のチャンスが増えます。
さらに、業務効率化を通して、営業活動に関する情報やノウハウを社内で共有し、より受注確度の高い顧客へのアプローチにリソースを集中させることが可能になります。
その結果、受注率も上がり、売上増加につながることでしょう。
営業が非効率になる理由
そもそも、なぜ営業活動が非効率になっているのでしょうか？
HubSpot Japan株式会社が実施した、第4回「日本の営業に関する意識・実態調査2023」の結果を見てみましょう。
営業担当者に「働く時間のうち無駄だと感じる時間の割合」を質問したところ、「働く時間のうち22.37％を無駄だと感じる」という回答があったとのことです。
業務時間の5分の1が無駄になってしまっているのは、大きな課題と言えます。
ここでは、どのような要素が営業活動に無駄を生み出しているのかを見ていきます。
参考：HubSpot Japan株式会社「第4回『日本の営業に関する意識・実態調査2023』」
移動に時間やコストがかかる
一つ目の無駄は、営業のための移動に使われる時間やコストです。
従来からの営業スタイルである訪問型営業の場合、お客様の元に出向くための移動時間や移動費などのコストがかかります。
先ほどの調査では、非訪問型のリモート営業の導入率は42.1％という数字が出ています。
コロナウイルスの流行後も依然として約6割が訪問型営業を続け、移動に一定のリソースを割いていることがわかります。
もちろん訪問型・非訪問型営業のどちらにもメリット・デメリットがあります。
一概に全てをリモート対応にする必要はありませんが、直接訪問だけにこだわらず、非訪問型営業も取り入れることで移動費や時間を削減できないか検討すると良いでしょう。
参考：HubSpot Japan株式会社「第4回『日本の営業に関する意識・実態調査2023』」
事務作業に時間を取られる
一口に営業と言っても業務の幅は広く、例えば提案のための資料作成や営業リスト作りなどの事務作業もあり、そこに多くの時間が取られてしまっているケースもあります。
そのせいで商談などの肝心な営業活動、すなわち注力すべきところに十分なリソースをさけていないのは、非効率といえます。
「本当にその事務作業が必要なのか」「営業担当者以外が担えるところはないのか」「より効率的な方法がないのか」等を見直す必要があるでしょう。
業務が属人化している
営業活動に関するノウハウや数字の管理をそれぞれのスタッフに任せ、属人化した状況になっていると、業務が非効率的になりがちです。
例えば、
「限られたメンバーしか業務の内容を把握していない」
「あの人じゃないと対応できない」
といった事態が発生し、担当者の不在時や離職時に業務が滞ったりストップしてしまう可能性が出てきます。
属人化には他にも、トラブル発生の把握が遅れる、情報管理面でのリスクが高まるといった多くのデメリットがあるため、企業としてはすぐにでも解消したい問題です。
営業を効率化するステップ
それでは、営業効率を改善するためにはどうするべきでしょうか？
ここでは、3つのステップに分けて解決の手順をお伝えします。
現状を把握する
最初に、自社の営業活動の現状を把握する必要があります。
今抱えている課題をきちんと把握していないと、あれこれ改善策を打ってみたところで十分な効果は出ないでしょう。
現状どのような業務があり、それぞれにどの程度時間や工数がかかっているのか等を営業担当者からヒアリングし、どこに課題があるのか目星をつけましょう。
不要な業務を洗い出す
次に、営業が担当している業務を全て洗い出し、必要な業務と不要な業務を見極めましょう。
その上で、無駄な業務をカットしたり、必要な作業でもより効率的にできる方法はないかを探しましょう。
例えば、営業リストの作成など、売上に直結しない業務に多くの時間や手間が取られている場合は、特に改善が必要でしょう。
担当者が本来注力すべきコア業務を明確にするためにも、まずは無駄を見える化することが有益です。
業務の優先順位をつける
必要・不要な業務の洗い出しができたら、次は業務に優先順位をつけましょう。
「早急に対応すべきこと」「時間をかけて計画的に進めていくこと」などに振り分け、緊急性の高いことから改善策を実行していきます。
ただし、一気にあれもこれもと進めてしまうと、営業担当者を始めとする現場が混乱してしまいます。ルールや方法を変える際には、メンバーへの説明も必要です。
優先度の高いものから段階的に改善を図っていくことで、混乱やトラブルを避けてスムーズに業務改善を進められるでしょう。
営業を効率化する6つの方法
ここでは、営業を効率化するための方法を6つ取り上げます。
それぞれ詳しい内容を見ていきましょう。
情報の一元化
複数の営業担当者が同一顧客の案件を手がける場合、商談に関する情報共有やすり合わせが大切になります。
社内での案件のバッティングを防ぐためにも、顧客情報・商談履歴・ノウハウなど、各々が持っている情報を一元管理することが必要です。
顧客情報を一元管理しておくと、蓄積されたデータの活用が容易になるため、各担当を回って関連情報を収集するといったムダな作業がなくなり、業務の効率化が進みます。
また、情報共有が進むと誰が担当しても同等の営業活動ができ、業務の属人化を防げるというメリットもあります。
インサイドセールスの導入
インサイドセールス（内勤営業）は「非訪問型営業」といわれています。
顧客と直接会って営業活動を行うのではなく、電話・メール・インターネットなどをフル活用して営業活動を行います。
インサイドセールスに対して、担当が顧客を直接訪問して行う営業スタイルが「訪問型営業」（外勤営業/フィールドセールス）です。
それぞれにメリットとデメリットがあります。
訪問型営業は、顧客に直接会って商談するため、顧客との関係を構築できる反面、業務負担が軽減されず、費用対効果が低くなる可能性があります。
また、顧客訪問する際に移動時間やコスト（交通費・人件費）が発生することも頭に入れておく必要があります。
一方のインサイドセールスは、電話やメール、インターネットツールを使って情報収集・情報提供などを行い、成約の機が熟すまで顧客との関係を維持します。
受注までに多少時間がかかり、提案内容が画一的できめ細かい顧客対応ができないのが課題ですが、見込み顧客に対して効率的な営業活動ができるというメリットもあります。
インサイドセールスで見込み顧客を育成し、その中から受注確度が高い顧客を訪問型営業で受注につなげるといった役割分担ができると、効率的な営業になるでしょう。
営業支援ツールの導入
インサイドセールスの導入や情報の一元化に加えて、営業支援ツールを活用するという案もあります。
MA・SFA・CRM・Web会議システムなどが代表的な営業支援ツールですが、すでに導入している、あるいは導入を検討している企業が増加傾向にあります。
MAによるマーケティングに関するルーティン業務の自動化（DMの自動配信など）や、SFA/CRMによる顧客の傾向分析など、営業活動をサポートするツールはさまざま。
自社の状況や業務との親和性、費用対効果を含めて検討することをおすすめします。
●MA（マーケティングオートメーション）
見込み顧客の獲得・育成・受注といったマーケティングに関する一連の流れを自動化するツール。
●SFA（セールスフォースオートメーション/営業支援ツール）
営業効率化のための支援ツール。過去の顧客への営業実績・商談履歴など営業活動を可視化。
●CRM（カスタマーリレイションシップマネジメント/顧客管理システム）
顧客との関係を管理するツール。受注後の顧客への対応履歴など顧客情報を可視化。
●RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
これまで人が担っていた単純な繰り返し作業を自動化できるツール。
●Web会議システム
顧客とのオンライン上の商談を円滑に進めるツール。
温度感の高い顧客の見極め
見込み客の中でも、より温度感の高い見込み顧客を見極め、アプローチすることも営業効率化の一手です。
見込み顧客の中には、温度感や確度の高い顧客もいれば、反対に確度の低い顧客もいるでしょう。
限られた時間の中で前者を見極め、最適な提案をできるかが受注確率アップの鍵になります。
例えば、問い合わせフォームに課題感や問い合わせの経緯、特に聞きたい内容など、相手の温度感を探るための項目をヒアリングできる箇所を設けておきます。
顧客の温度感を事前に把握し、特に力を入れるべき相手を見極めることで、効率的に受注につながる商談の時間が持てるでしょう。
営業資料の改善
営業資料を改善し、最適化することも、営業効率に貢献してくれます。
今お使いの資料はわかりやすい内容になっていますか？最新の内容が反映されていますか？
とにかく情報を詰め込めばOKというわけではなく、重要な情報に絞って掲載することも重要です。
営業資料がごちゃごちゃして内容が見づらい・伝わりづらいと話もスムーズに進まず、営業の結果にも悪影響を及ぼしてしまいます。
反対に、相手に伝わりやすい資料だと提案やコミュニケーションのスピードも速くなります。
自社で営業資料を改善するリソースやノウハウがない場合、外部のサービスに依頼することも有効です。客観的な目線を通して改善を図ることで、より良い資料のあり方を発見できるでしょう。
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アウトソーシングサービスの活用
アウトソーシングサービスを活用することも、営業業務の効率化につながります。
アウトソーシングとは、企業の一部業務を外部サービスに委託することを指します。
近年は業務効率化やリソース不足解消を目的として、バックオフィス業務を中心にアウトソーシングを取り入れる企業が増えています。
営業業務に関しても、例えばプレゼン資料や営業リストの作成、情報リサーチ、顧客のデータ入力など、さまざまなサポートを受けることが可能です。
時間や手間がかかる事務作業を外注することで、営業担当者は特に重要な営業活動に集中して取り組めるようになり、パフォーマンスの向上も見込めるでしょう。
営業サポート以外にも、経理業務やマーケティング業務など、アウトソーシングサービスに依頼できることは色々とあり、業務効率化を助けてくれます。
業務の効率化に課題を抱えている方は、これを機に一度導入を検討してみることをおすすめします。
営業を効率化するアウトソーシングサービス
上記でお伝えしたように、アウトソーシングの導入は、営業の効率アップに効果的な方法の一つです。
ここでは、アウトソーシングサービスの一例として、「HELP YOU」についてご紹介します。導入事例も取り上げていますので、ぜひ参考にしてみてください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、営業サポートを始めとした、幅広い業務の依頼が可能です。
- 営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
- 総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
- 経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
- 人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
- マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
- ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
また、営業リスト作成に特化した「HELP YOU+Tech 営業リスト作成サービス」もご提供しています。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
HELP YOU導入事例
HELP YOUに営業サポートをアウトソーシングされているクライアントの事例をご紹介します。
検定試験や大学入学試験などのサポート事業をされている企業の事例です。
〈ご依頼前の課題〉
コロナウイルスが流行する中、感染拡大防止のため、オンライン環境での試験運用サービスを新しく営業する必要が出てきました。
新規で提案資料を作成しようとしたものの、そのための調査や情報分析に大きくリソースを取られ、他のコア業務に手が回らないという状況が発生。
そのような課題を解決するために、営業サポートに関するアウトソーシング導入を決め、HELP YOUにご依頼をいただきました。
〈主な依頼内容〉
- 資料作成とリサーチ
- 会社案内のリニューアル
- メルマガのコンテンツ制作
- 売上予算入力
- 試験会場のリサーチ など
〈HELP YOU導入後の効果〉
営業用の資料作成をはじめとし、他の業務についてもHELP YOUに外注。その結果、社内メンバーがコア業務に集中できる環境へと改善を果たすことができました。
依頼内容の共有後、HELP YOUがスケジュール管理や制作物のクオリティ管理などを一気通貫で対応するため、安心して任せられる点もご評価いただいています。
▼詳細はこちら
営業の効率化のまとめ
こちらの記事では、営業の効率化をテーマに、効率化のステップや方法をお伝えしてきました。
営業効率をアップできると、時間や労力をより効果的に使うことができるようになり、企業のビジネスの発展にもつながります。
アウトソーシングサービスの導入など、ご紹介してきた方法を上手く取り入れながら、営業の効率化を図っていきましょう！
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3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
HELP YOUは一緒に課題を解決するパートナーとして伴走し、貴社の業務効率化を実現。
800以上のクライアント様に導入いただいています。
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