営業を効率化する4つの方法！おすすめツールと成功事例も紹介
業務のスピード感が求められている昨今、企業における業務効率のアップは解決すべき課題といえます。とりわけ営業効率の改善は急務です。
この記事では、営業活動の効率化を図る方法や、MA・SFA・CRM・RPAなどの業務支援ツールの導入、効率化のポイントについて解説します。
営業を効率化する目的
営業活動の効率化とは、売上・利益の確保に直接かかわるコア業務を優先し、非コア業務を減らすことです。その目的とメリットを解説します。
社員の負担軽減
業務効率化の最大の目的は、営業担当の負担軽減です。
従来の営業活動では、担当が顧客の受注に至るすべての業務に携わっていました。受注後のアフターサービスを担うこともあり、業務内容は多岐にわたります。
このように営業担当に負荷がかかりすぎると、働きがいや満足度が低下し、最悪の場合は退職ということになりかねません。
そうなれば営業活動に十分な時間が取れず、受注を確保できないという悪循環を招く恐れがあります。これは一社員だけの問題ではなく、企業全体にとっても大きなデメリットです。
こうした事態を防ぐためにも現状の業務を見直し、営業担当の負担軽減に努めましょう。
売上の向上
営業効率を上げてコア業務に費やす時間が増えると、受注確度の高い顧客へのアプローチ回数を増やすことができます。
商談の回数が増えれば顧客のニーズへの理解も深まり、成約率アップ・売上向上が期待できるでしょう。
顧客満足度の向上
営業効率を高めると、商談回数の増加という「量」のみならず「質」の向上も見込めます。
顧客が抱える課題・要望の検討や情報収集の時間を持てるようになるため、顧客への理解が深まり、ニーズに沿ったきめ細かいアプローチが可能になるのです。
顧客からの信頼を得ることができ、顧客満足度が向上します。
営業の効率化を阻む課題
営業活動の効率化を妨げる課題は何でしょうか。
HubSpot Japan株式会社が2019年に発表した「日本の営業に関する意識・実態調査」によると、営業担当者は労働時間の25.5%が「ムダ」な時間だと回答。これは、労働時間の1/4の時間をムダに過ごしていることを意味します。
営業関連でムダだと感じる業務は、「社内会議（33.9%）」「社内報告業務（32.4%）」との回答。次いで「キーパーソンに面会できず再訪問（26.6%）」、「日々の商談の移動時間（24%）」という結果になりました。
現場の営業担当たちが「社内での情報共有」と「移動にかかる時間やコスト」をムダだと感じているのが分かります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
社内の情報共有
チームでの営業活動に情報共有は必要ですが、顧客ごとに担当分けされている場合、それぞれ状況が違うため、他の担当の商談進捗報告などはあまり参考になりません。
進捗報告だけなら、それぞれが上司と打ち合わせをすることも可能です。情報共有が業務効率化の妨げにならないよう、目的・手段などを考慮するようにしましょう。
移動にかかる時間やコスト
先ほどの「日本の営業に関する意識・実態調査」によると、電話・メール・DM・Web会議などを使った非訪問型営業を導入している企業は全体の11.6%に留まることが分かりました。
これは米国の1/4、欧州の1/3の少なさです。
出典：HubSpot Japan株式会社「日本の営業に関する意識・実態調査」
※米国内の1,151の企業、欧州の28カ国を対象とした調査。
先ほどご紹介した通り、現場の営業担当者の多くが移動はムダな時間だと考えているにもかかわらず、非営業型営業の導入が進んでいないことが分かります。
経営陣と現場営業担当との認識の差を埋めると同時に、非訪問型営業の導入を推進し、移動時間と費用（交通費・人件費）を削減して効率化を図りましょう。
営業を効率化する4つの方法
営業効率に関する課題の克服にはどのような方法があるのでしょうか？ここでは営業の効率化を実現する4つの方法を解説します。
情報の一元化
複数の営業担当が同一顧客の案件を手がける場合、商談に関する情報共有やすり合わせが大切になります。
社内での案件のバッティングを防ぐためにも、顧客情報・商談履歴・ノウハウなど、各々が持っている情報を一元管理することが必要になります。
顧客情報を一元管理しておくと、蓄積されたデータの活用が容易になるため、各担当を回って関連情報を収集するといったムダな作業がなくなり、業務の効率化が進みます。
また、情報共有が進むと誰が担当しても同等の営業活動ができ、業務の属人化を防げるというメリットもあります。
インサイドセールスの導入
インサイドセールス（内勤営業）は「非訪問型営業」といわれています。
顧客と直接会って営業活動を行うのではなく、電話・メール・インターネットなどをフル活用して営業活動を行います。
インサイドセールスに対して、担当が顧客を直接訪問して行う営業スタイルが「訪問型営業」（外勤営業/フィールドセールス）です。
それぞれメリットとデメリットがあります。
訪問型営業は顧客に直接会って商談するため、顧客の担当者と関係を構築することができる一方、業務負担が軽減されず、費用対効果が低い可能性があります。
また、顧客訪問する際に移動時間やコスト（交通費・人件費）が発生することも頭に入れておく必要があります。
インサイドセールスは、電話やメール、インターネットツールを使って情報収集・情報提供などを行い、成約の機が熟すまで顧客との関係を維持します。
受注まで多少時間がかかり、提案内容が画一的できめ細かい顧客対応ができないのが課題ですが、見込み顧客に対して効率的な営業活動ができるというメリットもあります。
インサイドセールス・訪問型営業のどちらの人員も確保し、インサイドセールスで見込み顧客を育成。その中から受注確度が高い顧客を訪問型営業で受注につなげるといった役割分担ができると、効率的な営業になるでしょう。
営業支援ツールの導入
インサイドセールスの導入や情報の一元化などを行っても、営業活動の効率化がなかなか進まない場合は、営業支援ツールを活用するという案もあります。
MA・SFA・CRM・Web会議システムなどが代表的な営業支援ツールですが、すでに導入している、あるいは導入を検討している企業が増加傾向にあります。
MAによるマーケティングに関するルーティン業務の自動化（DMの自動配信など）や、SFA/CRMによる顧客の傾向分析など、営業活動をサポートするツールはさまざま。
自社の状況・業務との親和性・費用・費用対効果を含めて検討することをおすすめします。
【MA（マーケティングオートメーション）】
見込み顧客の獲得・育成・受注といったマーケティングに関する一連の流れを自動化するツール。
【SFA（セールスフォースオートメーション/営業支援ツール）】
営業効率化のための支援ツール。過去の顧客への営業実績・商談履歴など営業活動を可視化。
【CRM（カスタマーリレイションシップマネジメント/顧客管理システム）】
顧客との関係を管理するツール。受注後の顧客への対応履歴など顧客情報を可視化。
【RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）】
これまで人が担っていた単純な繰り返し作業を自動化できるツール。
【WEB会議システム】
顧客とのオンライン上の商談を円滑に進めるツール。
それぞれの詳細やおすすめのツールは、下記の「営業を効率化するツール」で解説します。
アウトソーシングサービスの活用
業務の効率化を自社のリソースだけ行うのが難しい場合、アウトソーシングサービスを活用する方法もあります。
営業活動自体を委託するケースもありますが、自社に営業ノウハウが蓄積されない可能性があります。そうしたデメリットを避けたい場合は、資料作成やデータ収集などのノンコア業務をアウトソーシングするのがよいでしょう。
専門知識を持ったスペシャリストがサポートしてくれるので、安心して依頼できます。
提案資料作成・データ集計・情報収集など作成に時間がかかる業務のサポートを依頼することで、営業担当がコア業務（顧客との商談・受注に向けた営業活動）に注力できるようになるため、業務の効率化につながります。
おすすめのサービスについては、下記の「営業を効率化するアウトソーシングサービス」で紹介します。
営業を効率化するツール
先ほど紹介した、営業を効率化する業務支援ツール（MA・SFA・CRMなど）の詳細をご紹介します。それぞれ特徴があるので、自社の状況やニーズを検討のうえ導入しましょう。
MAツール
MAツールは、Marketing Automation（マーケティングオートメーション）の略。新規顧客の獲得から受注までの、マーケティングに関する一連の流れを自動化するツールです。
MAはすべてインターネット上で行うマーケティング活動で、展示会での名刺交換などで獲得した見込み顧客を一元管理し、DMなどで定期的に顧客にコンタクトを図ります。
「ホームページを見る」「資料請求する」など、顧客からの反応に応じて、属性の分類、ニーズの分析、見込み顧客の育成を自動で行います。
MAで育成した結果、受注確度が高くなった顧客へは営業担当が直接アプローチ。適切なタイミングで、ターゲットを絞った営業活動を行えるので、高い成約率が見込めます。
デザイン性が高い操作画面が特徴の「d→dash」や「SATORI」などが知名度が高いMAツールです。
SFAツール
SFAツールは、Sales Force Automation（セールスフォースオートメーション/営業支援システム）の略で、営業の効率化を支援するためのツールです。
既存顧客や見込み顧客の基礎情報・営業実績・商談履歴・進捗など、営業で得た情報を管理・可視化します。
SFAツールは営業活動を、CRMツールは顧客情報を可視化するツールですが、一般的に同じツール内で管理されます。
過去の顧客との交渉経過やノウハウ、過去の成功/失敗事例、顧客に関する情報がすべて可視化されているため、顧客へのアプローチを効率的に行うことができ、担当間の顧客のバッティングも防げます。
データベース化された顧客情報を使い、顧客のニーズ・顧客と自社製品の相性・次に取るべき行動などを分析できることも、SFAツールの導入メリットといえるでしょう。
MAツールとの連携が可能な「Salesforce」、充実したサポートで安心して運用できる「eセールスマネージャー」が代表的なSFAツールです。
RPA
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、これまで人が担ってきた単純な繰り返し作業を、人間以上のクオリティで自動化できるツールです。
基本的に、RPAツールは設定した通りの定型的な作業のみを行う業務に向いています。
例えば、複数のシステムやアプリケーションを駆使し、情報収集・蓄積・書き換えといった作業を短時間で実行するような業務に最適なツールです。
RPAを使えば、営業リストやレポートの作成、MAツールから情報を取得してCRMに自動で登録するといった作業も自動化できます。
時間がかかるうえにミスも起こりやすい単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、業務効率が劇的に改善され、コスト削減にもつながるでしょう。
Web会議システム
顧客との商談をオンラインで円滑に行うためのツールで、世の中の変化やテレワークの普及などの影響で、近年もっとも普及したツールといえます。
移動による時間のロス・交通費・人件費のムダを削減できるのが最大のメリットですが、遠方の顧客とでも距離を気にせず商談を行えるのも魅力といえます。
インターネット環境が整っている場所ならどこでも商談が可能なので、容易にスケジュール調整でき、スピード感を持った営業活動を可能にします。
代表的なツールに「ベルフェイス」「B-ROOM」があります。その他にも多様なツールがあるので、つながりやすさ、音声・画質、機能性などで自社に合ったものを選ぶとよいでしょう。
営業を効率化するアウトソーシングサービス
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、事務作業、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
HELP YOU導入事例
クライアント：インターネット戦略支援サービス
導入のきっかけ：全ての業務を1人で抱えていた時は営業活動に使える時間が少ないと感じていた。本業ではない業務に時間をかけるより、スキルのあるプロに依頼したほうが効率的だと考えるようになったこと。
対応業務：最初は秘書サービスとしてタスクやスケジュール管理を依頼していましたが、少しずつ書類作成やプログラミングなど幅広く導入。
その結果、提供しているコンサルティングサービス自体の精度・品質が上がり、営業活動に集中できるようになったといいます。
会社代表コメント
▼詳細はこちら
営業効率化のまとめ
テレワークの推進、社会環境の変化、インターネットの普及によるマーケティング手法の進化など、急速な転換が進んでいます。
対面が普通だった商談がオンライン商談に切り替わったように、営業活動を取り巻く環境も刻一刻と変化しています。
スピード感のあるビジネスを展開するためにも、従来のスタイルからの脱却は急務ですが、その中で営業活動の効率化は、企業が取り組むべき課題だといえます。
変化が激しい時代だからこそ、自社に適した支援ツールやアウトソーシングサービスなどもフル活用しながら、営業の効率化を推進していきましょう。
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