低予算でも営業を効率化する方法 成功事例もご紹介

「働き方改革関連法」をきっかけとして、業務効率化がますます求められる時代になってきました。

業務を「効率化する」とは、業務を今までよりも「簡単に・早く・低コスト」で行うことです。業務が効率化されると、業務時間の短縮や人件費の削減となり、結果的に企業の利益増加に繋がります。

さらに、企業の売上を担う営業職が、業務を効率化し営業活動に専念できたら…企業はさらに成長するのではないでしょうか。

とはいえ、どうやって営業業務を効率化するのだろう、というお悩みを抱えている方も多いと思います。

この記事では、営業業務の効率化が必要な理由と、効率化する方法やおすすめのサービス、成功事例をご紹介いたします。

 

営業の効率化を考えるタイミング

新しいことを始めるには、何かきっかけがある場合が多いですよね。
まずは、営業の効率化を考えるにあたり、どのタイミングで効率化を始めたら良いのかを考えていきましょう。

 

新年度のスタートに合わせて

シンプルに、新しいことが始まるタイミングで、新しいことをスタートさせるのも一つの手です。

例えば、人事異動や配置換えなどがある4月。新入社員も入って来るこのタイミングで、効率化を考えるのはどうでしょうか。

新しいチームで、または同じメンバーでも新たな気持ちで、これから1年間の業務計画を立てながら戦略を練ることで、良いアイディアが生まれるかもしれません。

さらには、「働き方改革関連法」が順次試行されるタイミングなので、効率化のアイディアが社内でも取り入れやすい時期と言えそうです。

 

業務の課題が出始めたら

業種や職種により、ツール・サービスの利用目的はさまざまですが、実際に導入した企業の導入目的が、自社の課題と重なった場合には効率化を考えるタイミングだと言えるでしょう。

例えば、大きく分けて3つの目的があります。
・売上アップを目指したい
・生産性を向上させたい
・情報を、企業内で一元管理したい

営業を効率化する最大の目的は、企業の売上アップです。そのため、一人一人の社員の業務負担を軽減することで業務の効率化が図れ、個人や全体の生産性の向上へと繋がっていきます。

さらに、グループや部署、企業全体で、保有する情報を一元管理することで、部署を越えて情報を共有することができ、効率化を図ることが可能になります。

参考:「SFAHacks

効率化が必要な営業プロセスを見極める

業界や企業によって、独自の方法があるかもしれませんが、一般的な営業活動の各プロセスに注目して、効率化できる業務は何か、確認していきましょう。

 

営業プロセスを分解する

「営業プロセス」とは、製品・サービスの営業活動において、契約に至るまでの過程のことです。

主なプロセスは、
・ターゲットリストの作成
・アポイント取得
・商談(情報提供・ニーズ把握)
・提案
・受注

各プロセスでは、案件や顧客数、確率などを「数値」で管理する企業が大半だと思います。

ここで気を付けたいのは、各業務への取り組み方です。営業職には目標数値がある場合が多いですが、数値にばかりこだわった結果、非効率な方法で業務を行っていないか、ということです。

例えば、アポイント取得の目標数値は達成したけれど、実際に商談をする時間が足りなくなってしまった…ということになると、何のためのアポイントなのか分からなくなってしまいます。

営業業務の効率化を図るためには、第一に自社の営業プロセスを振り返り、各プロセスのどこの部分に改善の余地があるのか、課題を認識しておくことが重要となります。

 

効率化の効果が出やすい業務

営業プロセスを細かく分けると、さまざまな業務がありますが、ここでは改善するとすぐに効率化の効果を実感できる業務例をご紹介します。

効率化の効果が出やすい業務とは、業務フローの改善やツール・システムの活用ができる業務のことです。ツール・システムの活用で、簡単に効率化が図れるためおすすめです。

例えば、営業職は外出している時間が長いため、商談や提案をオンライン上で行えると、訪問にかかる時間やコストが圧倒的に削減されます。

新規顧客には、ハードルが高いかもしれませんが、気心の知れている既存顧客や、遠方の取引先との商談にオンラインミーティングシステムを活用することは、画期的なアイディアだと言えそうです。

他にも、下記のような業務は、ツールやシステムの活用で効率化しやすいです。
・ターゲットリストの作成
・アポイント取得
・案件管理
・スケジュール、タスク管理
・顧客、名刺管理
・日報、週報、月報管理
・メール対応
・スマートフォン、タブレット対応(クラウド化)
・申請や承認のフロー
・交通費、経費精算
・オンラインミーティングシステムの導入

まだ改善しきれていない業務があれば、業務フローの改善も含めて取り入れやすいところから、少しずつ進めてみると効果を実感できるでしょう。

 

営業を効率化するために考えるべき選択肢

効率化が必要な業務プロセスを把握したら、次に、どうやって効率化していくか解決方法を検討する必要があります。

 

自社で営業を効率化させるプロジェクトチームを発足する

営業の効率化を妨げているボトルネックを発見できたら、その解消に向けて自社でプロジェクトチームを発足させてみましょう。

なぜなら、営業職の仕事は「営業活動」つまり製品やサービスなどを顧客に売ることですが、営業活動の準備である資料作成や、商談後の事務作業、ミーティングなど、社内業務も行う必要があるため、営業活動に集中できていない方も多いという現実があるからです。

社内業務は、例えば下記のようなものがあります。
・営業資料作成(パワーポイントなど)
・資料作成(見積書、請求書、納品書、領収書など)
・データ分析
・リサーチ
・契約書作成
・メール、電話対応
・手配

これらの業務は、社内の他部署と連携したり、専用のスタッフを配置したりと、人員配置やや業務フローを改善することで解消できないか、さまざまな角度から検討を重ねることが大切です。

 

業者に外注する

自社のリソースで解決することが難しい、または資料作成などの営業サポートなどを低予算で行いたいという場合もあるでしょう。

そんな時には、営業業務の要ともいえる「営業」自体も、業者に外注することが可能です。

営業支援ではなく、営業代行を行っている業者もあるので、そういう業者を利用して、自社では製品開発に集中するという、効率化の方法もあります。

業者が、「ターゲットリストを作成して、アポイント取得をし、商談のために顧客企業を訪問する、さらに契約まで取ってきてくれた!」ということになれば、あなたの企業に営業部署を置いておく必要はなくなります。

効率化するべき業務をよく見極め、自社に合った効率化の方法、ツール・サービス・業者を賢く利用したいものですね。

 

営業業務の効率化おすすめサービス①ツール

 

APOLLO SALES

AIを活用した営業支援ツール「APOLLO SALES」は、新規顧客獲得のため、自動でインターネット上から企業情報を収集し、自動で顧客リストを作成できるクラウドサービスです。

作成した営業リストを元に、メールや問い合わせフォームから、自動でアプローチでアポイントを獲得することも可能。 アプローチ結果はスコア化して、効果のあった方法だけを採用することで、効率化を追求しています。

ボタン一つで、1日最大1000通のメール送付ができる点が強みで、アポイントの獲得数の向上に役立ちます。

「APOLLO SALES」公式サイト
 

kintone

サイボウズが手がける「kintone」は、10,000社以上の導入実績があり、企業ごとに案件管理や日報などのオーダーメイドアプリが作成できるので、営業活動全体の効率化が期待できるクラウドサービスです。

チームの全体進捗を「見える化」することで、案件管理や日報などの報告書の作成が簡単に行える点が特徴で、外出先からもスマートフォンやタブレットにてリアルタイムで情報共有ができます。

他にも、見積書や契約書の作成や、交通費や稟議などの請求業務、名刺管理なども行えるので、営業業務の幅広い効率化が期待できるツールですね。

全ての機能を、30日間無料で試すこともできます。

「kintone」公式サイト
 

営業業務の効率化おすすめサービス②支援サービス

 

HELP YOU

リピート率97%の「HELP YOU」は、専門スキルを持ったアシスタントが、チームでサポートするアウトソーシングサービスです。

営業業務であれば、例えば下記のような内容を依頼できます。
・営業リスト作成
・スケジュール、タスク管理
・市場、競合リサーチ
・企画書、提案書の作成
・契約書の作成
・分析レポート作成
・ミーティング、プレゼン資料作成
・SEOライティング
・翻訳
・各種手配

月額8~10万円で30時間分の業務を依頼でき、契約時間内であれば、さまざまな内容に柔軟に対応しています。

手ごろな価格で、営業活動を支える各プロセスの業務を、業務状況に合わせて毎月アレンジできる点もメリットです。

またそもそもの業務フローの設計から提案する業務改善コンサルがいるため、整っていない業務を定型化し、うまく回る仕組み作りから行ってもらえます。

 

 

「HELP YOU」公式サイト
 

Salesforce Sales Cloud

Salesforce」は、世界で15万社以上に導入実績がある、クラウドを活用した顧客管理サービスです。

AIの営業力を強化し、売上分析から見込み客を抽出し、契約に至るまでのあらゆる業務でサポートを受けることができることが、人気の理由です。

連動して利用できるコンテンツも多く、さまざまな角度から営業活動をサポートできるため、利用企業の平均収益が25%アップしたようです。

無料トライアルもあるので、営業の効率化したい業務を、実際に試してみるのもおすすめです。

「Salesforce」公式サイト
 

営業効率化の成功事例

社内の業務フローの改善と合わせて、ツール・サービスを活用することで、営業業務を効率化できた企業の成功事例をご紹介します。

 

顧客データを一元管理し、リアルタイムで共有「Salesforce」活用例

100万人以上のオンラインバンキングのユーザーを有する「新生銀行」は、営業支援ツールの「Salesforce」を活用したことで、チャネルごとに分散していた顧客情報が統合されました。

顧客にメリットとなるビジネスモデルの構築が、他行との競争において優位性を獲得できるという戦略の元、改革をスタートしました。

今までは、チャネルごとに顧客データが分断化された状態だったため、Web上で商品の問い合わせをしている顧客に対して、案内メールを送付してしまうこともあったようです。

営業、コールセンター、デジタルマーケティングの4部門へSalesforceを導入した結果、顧客データを一元化することができ、統合管理に成功しました。

氏名や年齢、性別などの定性的データだけではなく、取引ステータスや行動履歴などの動的データも、部署の枠を越えてリアルタイムで共有できるようになり、営業活動が効率的かつ効果的に行えるようになったようです。

 

営業に集中でき、売上が1.5~2倍にアップ「HELPYOU」活用例

インターネット戦略支援を行っている「eSENRYAKU」は、オンラインアシスタント「HELP YOU」のサービスを活用したことで、営業活動に時間を使えるようになり、売上が1.5~2倍になりました。

最初は「秘書サービス」として、タスクやスケジュール管理を依頼をしていたようですが、少しずつ書類作成やプログラミングに関することなども発注するようになりました。

営業もデザインも、書類作成も全て1人で抱えていた時は、営業活動に使える時間が少ないと感じていましたが、本業ではない業務に時間をかけるより、スキルのあるプロに依頼した方が効率的だと考えるように。

その結果、提供しているコンサルティングサービス自体の精度・品質が上がり、営業活動に集中できるようになったのだとか。

今では、HELP YOUのスタッフを信頼しており、チームとして機能するように。常にコミュニケーションが取れている点も魅力のようです。

 

まとめ

営業活動と社内業務を並行して行うことで、大変な思いをしているのであれば、営業業務を効率化する取り組みを始めることをおすすめします。

営業プロセスの各過程において、どのような業務を効率化したいのか、まずは効率化の目的や範囲を明確にしましょう。

その上で、効率化する方法として、ツール・サービスの活用なのか、他部署や営業業者へ外注するのかなどを検討し、目的に合わせて使い分けると、高い効果を実感できることでしょう。

効率化を進めることで、営業活動に集中できたり、社内での事務作業の負担が減ったりと、得られるメリットはたくさんあります。

「働き方改革関連法」が施行された今だからこそ、業務効率化について考えてみましょう。

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