リモートワーク導入を成功させるツールとは?

在宅勤務とも呼ばれるリモートワーク。
会社のオフィスなどに縛られず、どこでも・いつでもフレキシブルに働くことができます。

リモートワークは、少子高齢化や共働きの進む社会背景や、東京オリンピック開催をきっかけに、様々な企業で取り入れられています。
「働き方改革」の浸透とともに、自分の会社にもリモートワークを取り入れられたら・・・と考える方も少なくないのではないのでしょうか。

では、リモートワークの導入・実現には、何が必要かご存知でしょうか。

この記事で紹介するのは、次の3要素。
「業務整理」「アウトソーシング」「ツール」

特にツールは、労務管理・評価、社員同士のコミュニケーション、データ共有など、距離が離れていても、オフィス勤務と変わらないをするために、非常に重要な役割を担っています。
そして今、多種多様な機能を兼ね備えたツールが数多く出てきています。
リモートワークのメリット・デメリットを理解した上で、リモートワークを実現するために必要なステップ、そしてどのようなツールがあるのかを詳しくご紹介していきます。
 

リモートワークが浸透している背景


 
 

その1 生活の多様化

少子高齢化社会や共働きの増加が進む中で、時代の流れや、私たちを取り巻く環境は変化しています。

政府の推奨する「働き方改革」には、少子高齢化に伴う人口減少対策として「リモートワーク」が盛り込まれています。
また、介護や子育て、配偶者の転勤など、事情があって、働く場所や時間に制約があるという人が多くいるというのも事実です。

今、ワーク・ライフ・バランスの改善としてのリモートワークは、必要不可欠なものとなっています。
 

その2 企業の労働力確保

企業側としても、優秀な社員が育児や介護による離職を防ぎたいという意図から、「リモートワーク」の導入を進めているところが多いです。

女性は妊娠・出産を理由に退職するケースが、男性は育児休業を取りづらいというケースがまだまだ多いのが現状です。
リモートワークなら、育児しながら働くことが可能です。
 

その3 東京オリンピック

2020年の東京オリンピックの開催を目前に、リモートワークを実現する流れが強まっています。
東京オリンピックが開催されると、外国人を含む来場者数は1000万人という想定。大量の観光客により、交通機関が混雑し、都内のオフィスへの通勤が困難になるのではないかという懸念が広がっています。

実際、ロンドンオリンピック・パラリンピック競技大会では、市内の企業の約8割がテレワーク(リモートワーク)を導入し、市内の交通混雑の回避に成功しました。

リモートワークは、オリンピック開催時の都市機能と安全の維持のためにも導入がより一層推奨されています。
参考:2020年に向けたテレワーク国民運動プロジェクト

 

その4 ビジネスにおけるネットワーク化の発達

ネットワーク環境が発達したことにより、距離があっても簡単に連絡が取れるようになりました。
例えば、無料のツールでテレビ会議ができ、メールの添付以外でも資料の受け渡しもスムーズに行えるようになりました。

ネットワークがあればどこにいても仕事をすることが可能な業務が増えたこともリモートワークが広がる背景の一つとなっています。
 

リモートワークのメリット


 
 

通勤時間の減少

通勤時間が健康に与える影響は次のようなことが挙げられます。
ストレスの増加、体重の増加、孤独感の醸成など。
特に通勤とメンタルヘルスには、深い関連性が指摘されています。通勤時間が45分長くなると離婚率が40%増加する、という調査もあります。

家とオフィス間の通勤時間がカットされることにより、その時間を勉強や家事など別のことに当てられます。
例えば、片道1時間かかっていた場合、往復で2時間かかります。リモートワークで働くと、その分の時間が自分の自由に使うことができます。

また、交通機関を使わないので、遅延や渋滞、満員電車などの影響を受けることもなく、無駄な時間を使うことがなくなります。
 

私生活とのバランス

上記に述べたように、リモートワークをすることにより通勤時間が減るので、自分の時間が増えます。これにより、趣味に費やす時間や、家族と過ごす時間を増やすことができます。通勤時の満員電車などからくるストレスからも解放されます。メンタルヘルスという側面においてもプラスの効果が見込まれます。

また、リモートワークは勤務地にとらわれません。そのため、オフィスの場所ではなく、自分の生活スタイルを優先して住む場所、働く場所を決められるので、実現したい暮らしの選択肢が広がります。
 

場所を問わない人材採用

新しく人材採用をするときに、決まったオフィスへの勤務が必須だと、採用できる人材も地理的に限定されてしまいます。しかし、オフィス勤務を必要としないリモートワークでは、勤務地・居住地に関わらず、世界に対して募集を行うことができます。どこにいても働くことが可能なので、優秀な人材を世界各地から確保できる可能性が高まります。
 

設備コストの削減

リモートワークを導入すると、オフィス面積を削減できるほか、机や椅子などの備品、また光熱費をはじめとした固定費を大幅に削減することができます。
特に、オフィススペースに関わる家賃や土地代が削減されることは企業にとって大きなメリットとなります。
アメリカのあるソフトウェア開発企業では、従業員一人あたり年間10,000ドル(約110万円)の節約に成功した、という報告もあります。
 

従業員の生産性の向上

会社から距離を置き業務を行うことで、同僚との世間話や、不必要な会議、夜の接待など、オフィス勤務時に必然的に発生した人付き合いからも遠ざかることになります。
妨害のない環境で必要な業務に集中して取り組むことができるので、1日の業務遂行量が向上することは間違いありません。

2015年のHarvard Business Reviewの研究結果では、リモートワークを導入した結果、13.5%も生産性が向上したという調査結果も出ているようです。

参照:【Harvard Business Reviewの研究結果
 

リモートワークのデメリット


 

従業員のモチベーション管理

オフィスだとオン、自宅だとオフ、そのスイッチの切り替えがリモートワークではしづらい、というのは事実です。
リビングで働いているとオンオフがつけられない、逆に、自宅で業務をこなしていると働き過ぎてしまう、などなど。
一人で作業するがゆえに、ペースを作りづらい、ということもあります。
 
 

コミュニケーションの減少

軽い雑談や、一緒にご飯を食べる機会が減るので、日々のコミュニケーション量も意識しないと減ってしまいます。雑談からインスピレーションを得たり、一緒にランチをすることで関係性を深めたりすることは、リモートワークをしているとなかなか機会を作りづらいかもしれません。

一方で、こうしたデメリットをカバーするという目的で、テレビ会議やビデオチャットサービスが多く登場しています。
さらに、対面での説明ができないということは、説明内容をより正確に、シンプルに、わかりやすくするスキルを向上させることに役立つとも考えられます。
 

企業文化が浸透しない

同じ場にいないことで、企業の風土や文化を共有する場は減っていくかもしれません。
しかし、ここで重要なのは、企業文化とは何か、ということです。経営ビジョン、組織運営など「会社に成果をもたらすための枠組み」である企業文化。これらはたしかに、人間関係やコミュニケーションを基盤にして企業風土の上に成り立つものです。

しかしこれらは、管理者がチャットツールなどを駆使して、コミュニケーションをとる機会を増やすことで解決されていくとも考えられます。
 

リモートワーク導入を成功させるために


 
 

業務の整理

リモートワークをする上で、ネックとなるのが、業務の進捗や成果を「見える」ようにしなければいけないこと。業務の種類や内容を「可視化」する作業が必要です。そのために、業務フローの整理と見直し、業務のデータ化をしていきます。

また、リモートワークをする上で、従業員がやるべき業務とそうでない業務を明確にすることも必要でしょう。
 

アウトソーシングの利用

業務のアウトソーシングをするという手段があることをご存知でしょうか。
業務分解をする中で発生した、従業員がやるべき「でない」業務。つまり、リモートワークでできなさそうなことに関しては、アウトソーシングを利用する、というのも一手です。

従業員の業務をコアなものに絞り、それ以外を積極的に外に出す。
これにより、従業員は、より”考えること”、”専門性を要すること”に時間を割けるようになります。業務の効率も質も向上する効果があります。

参考:【アウトソーシングのメリット・デメリット4選】おすすめのアウトソーシング会社もご紹介
 

リモートワーク導入に最適なツール①コミュニケーション


 
 

slack

シンブルかつ洗練されたデザインで、海外で非常に人気の高いビジネスチャットツール。
アメリカで開発されたツールのため、現在も英語が主な言語として使用されています。
日本でも、IT業界を中心に利用者が増えています。カスタマイズ性が高く、特にエンジニアにとって使い勝手がいいそうです。

1対1のコミュニケーションはもちろん、細かいプロジェクトやチームごとに専用のグループチャットを作ることができ、円滑なコミュニケーションをとることができます。
オフライン会議機能はありませんが、様々なオンライン会議ツールと連携することができます。

https://slack.com/
 

チャットワーク

日本発のビジネスチャットサービスの代表格であるチャットワーク。こちらも、細かいグループごとに専用のチャットを作成することができ、テーマに合わせてスムーズなやりとりをすることができます。

チャット機能を主軸としながらオンライン会議の機能も備えており、加えてタスクの設定もできるため、あまりたくさんのツールを導入したくない方に向いているサービスです。導入企業も110,000社を超えています。

http://www.chatwork.com/ja/
 

ZOOM

リモートで働いている際に重要になってくるコミュニケーション。テキスト上のやりとりでは伝わりきらないことを相談するのに使用されるのがZOOMです。

少人数でのオンラインミーティングならば、SlackやChatworkでも同様の機能を使うことができます。一方、ZOOMは、4人以上の大人数でのミーティングに最適です。大人数でも通信が安定しているのが最大の特徴です。

また、URLを発行すれば、招待された側はユーザー登録なしで利用可能で、すぐにミーティングに参加することが可能なのも特徴の一つです。

https://zoom.us/
 

Talk Tree

Talk Treeは議題という単位で話題を整理しながらコミュニケーションをとることができます。また、各投稿の既読状況がプログレスバー形式で表現されていて、確認状況を一目で把握することができます。

https://talk-tree.biz/
 

LINE WORKS

幅広い年齢層で活用されているLINE。そのLINEのデザインと機能を生かしたまま、ビジネス利用できるツールです。

チャットツール導入の際の最大のネックは、使い慣れないこと。それによるストレスが挙げられますが、LINEであれば普段使いしている人も多く、他のツールよりもスムーズに使いこなし、コミュニケーションをとることが期待できます。

クライアントやお客様との連絡ツールとしても利用することができます。さらに、カレンダーやアンケートなど、チャット以外の機能も充実しているのも特徴です。

https://line.worksmobile.com/jp/
 

リモートワーク導入に最適なツール②資料共有


 
 

G suite

G SuiteはGoogleが提供するオフィスツール。GmailやGoogleカレンダーをはじめ、オンライン上で共有できるドキュメント(ワードに相当)やスプレッドシート(エクセルに相当)といったツールが使用できます。

個別のツールとしての利用もできますが、複数人でデータや情報の共有をするのにも優れています。また、ファイルごとにアクセス権限をつけることが可能で、中でも閲覧者、編集者といった権限も決めることができます。
特徴から企業での利用がメインになっています。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/
 

Drop Box

Drop Boxはファイルの保管に特化したサービスです、日本国内でも知名度が非常に高く、個人としても、企業としても、多くの方に利用されているツールです。

法人向けのサービスでは、2 段階認証、デバイス データ遠隔削除、シングルサインオン連携、AD連携、ログ監視機能などセキュリティが強化されています。
また、共同作業ツールや細かい権限設定などの機能がついています。

https://www.dropbox.com/ja/
 

GigaCC ASP/OFFICE

日本ワムネットが開発・提供する日本発のオンラインストレージサービス。シンプルなファイル共有サービスから、ファイルを相手に渡さずに中身のみを共有することができる機能など、用途ごとに複数のプランが用意されています。

特徴は強固なセキュリティとサポート体制。特に日本発サービスなので、何かトラブルが起きた際でも日本語でやりとりができるのは、海外発のサービスと違う強みといえるでしょう。

https://www.gigaccsecure.jp/
 

リモートワーク導入に最適なツール③勤怠管理

Closeup of variety of safety helmets row at construction site

ジョブカン

医療向けに特化した勤怠管理システム。5分刻みの複雑で細かいシフト管理が行えます。休暇や残業の申請、管理も簡単にすることができ、スケジュール表へも自動で反映させられます。
各作業の工数管理といった機能も搭載されているため、細かく勤怠管理したい場合にオススメです。

https://jobcan.ne.jp/
 

タイムクラウド

「各メンバーがどんな作業をどれくらいやったのか」を把握するために効果的なサービス。
タスク名を入れて開始時にスタートボタン、終了時にストップボタンを押すだけで、タスクにかかった時間が「可視化」されます。チャットワークやSlackとも連携することができます。

各メンバーの進捗管理・勤怠管理ツールとしてはもちろんのこと、比較することができるので、各の得手不得手を客観的に判断する材料としても使用することができます。

https://timecrowd.net/
 

jooto

タスクを「かんばん方式」を応用した形で、直感的に管理できるツールです。
1つのボードで「ToDoリスト」「進行中」「完了」が1度に把握できる画面構成となっており、3つの枠からタスクを自由に移動させることができます。

またタスクごとにチャットも可能なので、細かな指示を出す際にも便利なツールと言えます。

https://www.jooto.com/
 

F-Chair Plus

着席・退席をワンクリックで記録でき、細切れの時間も正確にとらえて合計することができます。着席時には画面キャプチャを自動撮影する機能が備わっているので、作業の様子を簡単に知ることができます。

作業者は適度な緊張感のもと、業務に取り組むことができるほか、業務成果も伝えやすいといった特徴があります。

https://fchair-plus.jp/
 

まとめ

Aerial view of woman using a computer laptop on a marble table with design space

リモートワークは、様々なライフスタイルに合わせた働き方を可能にする方法の一つです。

リモートワークを実現するためにも、「ツール」は非常に重要です。
オフィス勤務をリモートワークにする上で浮上する、それぞれの問題を解決するようなツールを選ぶことを心がけましょう。

また、リモートワークには、メリット/デメリットがそれぞれあります。

リモートワークを実現する様々なツールは、ネットワークの発達とともに作られています。それらを駆使することで、リモートワークにおけるデメリットを補うこともできます。

業務分解と可視化をした上で、様々なツールの機能を知り、それぞれの会社の風土にあった形のリモートワーク実現に向けて、動き出してみてはいかがでしょうか。

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