リモートワーク導入を成功させるツールとは?

※この記事は2020年3月に更新しました。

在宅勤務とも呼ばれるリモートワーク。
会社のオフィスなどに縛られず、どこでも・いつでもフレキシブルに働くことができます。

リモートワークは、少子高齢化や共働きの進む社会背景、東京オリンピック開催をきっかけに、様々な企業で取り入れられています。
「働き方改革」の浸透とともに、自分の会社にもリモートワークを取り入れられたら…と考える方も多いのではないのでしょうか。

では、リモートワークの導入・実現には、何が必要かご存知でしょうか。

この記事で紹介するのは、次の3要素。
「業務整理」「アウトソーシング」「ツール」

特にツールは、労務管理・評価、社員同士のコミュニケーション、データ共有など、距離が離れていてもオフィス勤務と変わらない働きをするために、非常に重要な役割を担っています。

そして今、多種多様な機能を兼ね備えたツールが数多く出てきています。
リモートワークのメリット・デメリットを理解した上で、リモートワークを実現するために必要なステップ、そしてどのようなツールがあるのかを詳しくご紹介していきます。

リモートワークが浸透している背景

背景1:生活の多様化

少子高齢化社会や共働きの増加が進む中で、時代の流れや、私たちを取り巻く環境は変化しています。

政府の推奨する「働き方改革」には、少子高齢化に伴う人口減少対策として「リモートワーク」が盛り込まれています。
また、介護や子育て、配偶者の転勤など、事情があって働く場所や時間に制約があるという人が多くいることも事実です。

今、ワーク・ライフ・バランスの改善としてのリモートワークは、必要不可欠なものとなっています。

背景2:企業の労働力確保

企業側としても、優秀な社員が育児や介護によって離職することを防ぎたいという意図から、リモートワークの導入を進めているところが多いです。

女性は妊娠・出産を理由に退職するケースが、男性は育児休業を取りづらいというケースがまだまだ多いのが現状です。リモートワークであれば、育児しながら働くことも可能です。

背景3:東京オリンピック

東京オリンピック開催を前に、リモートワークを実現する流れが強まっています。
東京オリンピックが開催されると、外国人を含む来場者数は1000万人という想定。大量の観光客によって交通機関が混雑し、都内のオフィスへの通勤が困難になるのではないかという懸念が広がっています。

実際にロンドンオリンピック・パラリンピック競技大会では、市内の企業の約8割がテレワーク(リモートワーク)を導入し、市内の交通混雑の回避に成功しました。

オリンピック開催時の都市機能と安全の維持のためにも、リモートワーク導入がより一層推奨されています。

参考:2020年に向けたテレワーク国民運動プロジェクト

背景4:ビジネスにおけるネットワーク化の発達

ネットワーク環境が発達したことにより、距離があっても簡単に連絡が取れるようになりました。
例えば無料のツールでテレビ会議をしたり、クラウド機能などを使って資料の受け渡しもスムーズに行うことができます。

ネットワークがあればどこでも作業できる業務が増えたことも、リモートワークが広がる背景の一つとなっています。

背景5:パンデミック時や災害時のリスクヘッジ

2020年、新型コロナウイルスの世界的な流行によって日本でも在宅勤務が推奨されています。
このような感染症の流行時や災害時など、通勤が困難な場合でもリモートワークであれば滞りなく業務を継続することができます。

もちろん緊急時にいきなりリモートワークを取り入れることは難しいでしょう。だからこそ、平時からリモートワークでの働き方に慣れておくことが重要です。そうすることでスムーズな切り替えが可能になります。

リモートワークのメリット企業編


リモートワークのメリットについて、まずは導入する企業側のメリットを見ていきましょう。

場所を問わない人材採用

新しく人材採用をするときに、決まったオフィスへの勤務が必須だと、採用できる人材も地理的に限定されてしまいます。

しかし、オフィス勤務を必要としないリモートワークでは、勤務地・居住地に関わらず、世界に対して募集を行うことができます。
どこにいても働くことが可能なので、優秀な人材を世界各地から確保できる可能性が高まります。

設備コストの削減

リモートワークを導入すると、オフィス面積を削減できるほか、机や椅子などの備品、また光熱費をはじめとした固定費を大幅に削減することができます。

特にオフィススペースに関わる家賃や土地代が削減されることは、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
アメリカのあるソフトウェア開発企業では、従業員一人あたり年間10,000ドル(約110万円)の節約に成功したという報告もあります。

従業員の生産性の向上

会社から距離を置いて業務を行うことで、同僚との世間話や無駄な会議、夜の接待など、オフィス勤務時には必然的に発生していた人付き合いからも遠ざかることになります。
妨害のない環境で必要な業務に集中して取り組むことができるので、1日の業務遂行量が向上することは間違いありません。

2015年のHarvard Business Reviewの研究結果では、リモートワークを導入した結果、13.5%も生産性が向上したという調査結果が出ているようです。

参照:【Harvard Business Reviewの研究結果

リモートワークのデメリット:企業編

従業員のモチベーション管理

リモートワークの場合、オフィスではオン、自宅ではオフといったスイッチの切り替えがしづらいのも事実です。
リビングで働いているとオンオフがつけられない、反対に自宅で業務をこなしていると働き過ぎてしまうなど、一人で作業するがゆえにペースを作りづらいという課題もあります。

コミュニケーションの減少

軽い雑談や一緒に食事をする機会が減るため、意識しないと日々のコミュニケーション量も減ってしまいます。
雑談からインスピレーションを得たり、一緒にランチをすることで関係性が深まることも多々あるでしょう。しかし、リモートワークだとそういった機会を作りづらいかもしれません。

一方で、こうしたデメリットをカバーするという目的で、テレビ会議やビデオチャットサービスが多く登場しています。
コミュニケーションの減少を補うために、かえってチャットやテレビ会議のやり取りが活発化したり、相手の状況が見えないことから思いやりをもったコミュニケーションが生まれることもあります。

さらに、対面での説明ができないということは、内容をより正確かつシンプルに、わかりやすく伝えるスキルが向上する可能性もあるでしょう。

企業文化が浸透しない

従業員同士が同じ場にいないことで、企業の風土や文化を共有する場は減っていくかもしれません。
経営ビジョンや組織運営など「会社に成果をもたらすための枠組み」である企業文化は、人間関係やコミュニケーションを基盤とした企業風土の上に成り立つものです。

しかし、管理者がチャットツールなどを駆使してコミュニケーションを取る機会を増やすことで、こういった課題は解決されていくと考えられます。

リモートワークのメリット:個人編


リモートワークを導入した場合、従業員側にもそれぞれメリットとデメリットがあります。まずはメリットについて見ていきましょう。

通勤時間の減少

通勤時間が健康に与える影響は次のようなことが挙げられます。ストレスの増加、体重の増加、孤独感の醸成など。
特に通勤とメンタルヘルスには深い関連性が指摘されています。通勤時間が45分長くなると、離婚率が40%増加するという調査もあるほどです。

リモートワークによって通勤時間がカットされると、その時間を勉強や家事など別のことに当てることができます。
また、交通機関を使わないので遅延や渋滞、満員電車などの影響を受けることもなく、無駄な時間を使うことがなくなります。

ワーク・ライフ・バランスの実現

ワーク・ライフ・バランスとは、仕事と私生活のバランスがとれている状態のことを言います。また、両者を充実させることで自己実現を目指す働き方、ひいては生き方をも意味しています。

リモートワークによって時間と場所にとらわれない柔軟な働き方が可能になり、ワーク・ライフ・バランスの向上につながると考えられています。

好きな場所で仕事ができる

リモートワークは、自宅以外にカフェやコワーキングスペースなどでも仕事ができます。

オフィスで作業をしていると電話対応や来客対応などで作業を中断せざるを得ず、集中力が切れてしまうこともあるでしょう。
しかし、リモートワークではそのような対応業務がない分、集中して仕事に取り組めます。いつもと違う場所で作業することで気分転換にもなるはずです。

また、特にコワーキングスペースの場合は社外の人との交流も可能なので、新たな刺激を受けることができそうです。

リモートワークのデメリット:個人編

ちょっとした相談がしにくい

オフィスにいれば自分の状況が周囲に伝わるため、ちょっとした相談にも乗ってもらいやすいもの。
しかし、リモートワークの場合は相手から自分の状況が見えないため、何か相談する際は現状をイチから説明しなければならないといった手間が発生します。

また、口頭であればすぐ聞けることも、チャットで伝えようとすると文章が長くなるので面倒…といった課題も。

時間管理が難しい

リモートワークによって自宅で仕事をすることになった場合、プライベートと仕事の境目があいまいになるため、休憩を取らなかったり、「キリが良いところまでやろう」と思ってずるずると作業を延長してしまう場合があります。

「○時から○時まで集中して仕事をする」「○時になったら休憩する」というように、メリハリをつけて仕事をするように意識しましょう。

家族の理解が必要

自宅に家族がいる中で仕事をする場合、作業に集中できる環境を確保するためにも家族の理解が必要です。
仕事部屋やスペースを決めたり、仕事をする時間を決めたりするなど、家庭内でのルールを決めるとスムーズに仕事を行うことができます。

チーム内で疎外感を感じてしまう

一緒に働くチームメンバー全員がリモートワークの場合は別ですが、メンバーの多くが出勤している中で自分一人だけリモートワークを行っている場合、どうしても疎外感を感じてしまいます。

チャットなどで頻繁に連絡を取り合ったとしても、やはり対面でのやり取りに比べるとなかなか深いコミュニケーションが取れず、人間関係を深めるのに時間がかかってしまいます。

よほどの遠距離でない場合、月に一度は定例会に参加したり、飲み会などの定期的な集まりに参加してみると良いかもしれません。

モチベーションが下がりやすい

一人で黙々と仕事をしている場合、意識してリフレッシュを図らないと心身ともに疲弊してモチベーションが下がってしまいます。
周囲にメンバーがいれば声を掛け合ってモチベーションを上げることも可能ですが、リモートワークの場合はそれができないため、自分自身で管理をする必要があります。

モチベーションが下がってきたと感じたら、すぐに休憩を取る・体を軽く動かす・あえて電話会議を入れてメンバーと話してみるなど、対処法をあらかじめ考えておくと良いでしょう。

リモートワーク導入を成功させるために

業務の整理

リモートワークを導入する上でネックとなるのが、業務の進捗や成果を「見える」ようにしなければいけないこと。業務の種類や内容を可視化する作業が必要です。
そのためには、まず業務フローの整理と見直し、データ化をしていきます。

また、リモートワークをする上では従業員がやるべきコア業務と、そうでないノンコア業務を明確にすることも必要でしょう。

アウトソーシングの利用

業務のアウトソーシングをするという手段があることをご存知でしょうか。
業務を分解する中で発見した従業員がやらなくてもいいノンコア業務に関しては、アウトソーシングを利用するのも一つの手です。

従業員の業務をコアなものに絞り、それ以外を積極的に外に出す。そうすることによって、従業員はより”考えること”、”専門性を要すること”に時間を割けるようになり、業務の効率や質が向上する効果があります。

参考:【アウトソーシングのメリット・デメリット4選】おすすめのアウトソーシング会社もご紹介

リモートワーク導入に最適なツール1:コミュニケーション

slack

シンブルかつ洗練されたデザインで、海外で非常に人気の高いビジネスチャットツール。
アメリカで開発されたツールのため、現在も英語が主な言語として使用されています。
日本でも、IT業界を中心に利用者が増えています。カスタマイズ性が高く、特にエンジニアにとって使い勝手がいいそうです。

1対1のコミュニケーションはもちろん、チーム別・プロジェクト別・顧客別など組織に適したスタイルでグループチャットを作ることができ、円滑なコミュニケーションをとることができます。

また、チームが作業するスペースから直接ツールやサービスにアクセスすることも可能です。

https://slack.com/

チャットワーク

日本発のビジネスチャットサービスの代表格であるチャットワーク。こちらも、細かいグループごとに専用のチャットを作成することができ、テーマに合わせてスムーズなやりとりができます。

チャット機能を主軸としながらオンライン会議の機能も備えており、加えてタスクの設定もできるため、あまりたくさんのツールを導入したくない方に向いているサービスです。導入企業も253,000社を超えています。

http://www.chatwork.com/ja/

ZOOM

リモートで働いている際に重要になるコミュニケーション。テキストのやりとりでは伝えきれないことを相談する際に使用されるのが、Web会議サービスのZOOMです。

少人数のオンラインミーティングであれば、SlackやChatworkでも同様の機能を使うことができます。
一方のZOOMは大人数でも通信が安定しているのが最大の特徴のため、4人以上のミーティングに最適です。デスクトップからモバイルまで、あらゆるデバイスで参加できます。

また、URLを発行すれば招待された側はユーザー登録なしでも利用可能なため、すぐにミーティングに参加できるのも特徴の一つです。

https://zoom.us/

Talk Tree

Talk Treeは議題という単位で話題を整理しながらコミュニケーションを取ることができます。また、各投稿の既読状況がプログレスバー形式で表現されるため、確認状況を一目で把握できます。

https://talk-tree.biz/

LINE WORKS

幅広い年齢層で活用されているLINE。そのLINEのデザインと機能を生かしたまま、ビジネス利用できるツールです。

チャットツール導入時のネックといえば、使い慣れないことやそれによるストレスが挙げられます。
LINEであれば普段使いしている人も多く、他のツールよりもスムーズにコミュニケーションを取ることができるでしょう。

クライアントやお客様との連絡ツールとしても利用することができます。さらに、カレンダーやアンケートなど、チャット以外の機能が充実しているのも特徴です。

https://line.worksmobile.com/jp/

リモートワーク導入に最適なツール2:資料共有

G suite

G SuiteはGoogleが提供するオフィスツール。GmailやGoogleカレンダーをはじめ、オンライン上で共有できるドキュメント(ワードに相当)やスプレッドシート(エクセルに相当)といったツールが使用できます。

個別のツールとしての利用もできますが、複数人でデータや情報の共有をするのにも優れています。また、ファイルごとにアクセス権限をつけることが可能で、閲覧者・編集者といった権限も決めることができます。企業での利用が多いのが特徴です。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

Drop Box

Drop Boxはファイルの保管に特化したサービスです。日本国内でも知名度が非常に高く、個人・法人を問わず多くの方に利用されています。

法人向けのサービスでは、2段階認証、デバイスデータ遠隔削除、シングルサインオン連携、AD連携、ログ監視機能など、セキュリティ機能が充実しているのが特徴的。また、共同作業ツールや細かい権限設定などの機能もついています。

https://www.dropbox.com/ja/

GigaCC ASP/OFFICE

日本ワムネットが開発・提供する日本発のオンラインストレージサービス。シンプルなファイル共有サービスから、ファイルを相手に渡さずに中身のみを共有できる機能など、用途ごとに複数のプランが用意されています。

特徴は強固なセキュリティとサポート体制。日本発のサービスなので、トラブルが起きた際に日本語でやりとりができるのも大きな強みといえるでしょう。

https://www.gigaccsecure.jp/

リモートワーク導入に最適なツール3:勤怠管理

Closeup of variety of safety helmets row at construction site

ジョブカン

変形労働・フレックス・裁量労働など、あらゆる勤務形態に対応した勤怠管理システム。休暇や残業の申請・管理も簡単にでき、スケジュール表にも自動で反映することができます。

各作業の工数管理といった機能も搭載されているため、細かく勤怠管理をしたい場合におすすめです。

https://jobcan.ne.jp/

タイムクラウド

「各メンバーがどんな作業をどれくらいやったのか」を把握するために効果的なサービス。
タスク名を入れて開始時にスタートボタン、終了時にストップボタンを押すだけで、作業にかかった時間を可視化できます。チャットワークやSlackと連携することも可能です。

各メンバーの進捗管理・勤怠管理ツールとしてはもちろんのこと、レポート機能を使えば作業ログをCSVとしてダウンロードすることもできます。それらを比較することで、各々の得手不得手を客観的に判断する材料にもなるでしょう。

https://timecrowd.net/

jooto

トヨタが開発した生産管理システム「かんばん方式」を応用した形で、タスクを直感的に管理できるツールです。
かんばん(タスクを記載したカード)を配置するリストは自由に設定が可能。かんばん方式で管理することで進捗状況が一目で分かり、プロジェクトの状態をすぐに把握できます。

タスクごとにチャットも可能なので、細かな指示を出す際にも便利なツールと言えます。

https://www.jooto.com/

F-Chair Plus

着席・退席をワンクリックで記録でき、細切れの時間も正確にとらえて合計することができます。着席時には画面キャプチャを自動撮影する機能が備わっているので、作業の様子を簡単に知ることができます。

作業者は適度な緊張感のもと、業務に取り組むことができるほか、業務成果も伝えやすいといった特徴があります。

https://fchair-plus.jp/

まとめ

Aerial view of woman using a computer laptop on a marble table with design space

リモートワークは、様々なライフスタイルに合わせた働き方を可能にする方法の一つです。
リモートワークを実現するためにも、それを手助けするツールは非常に重要な存在です。リモートワーク導入の過程で浮上する課題を解決できるようなツールを選ぶことを心がけましょう。

また、リモートワークには導入する企業側にも従業員側にもメリット・デメリットがそれぞれあります。
今回ご紹介したツールもネットワークの発達とともに日々進化しており、それらを駆使することでリモートワークにおけるデメリットを補うこともできるでしょう。

業務分解と可視化をした上で様々なツールの機能を知り、それぞれの会社に合ったリモートワーク実現に向けて動き出してみてはいかがでしょうか。

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