テレワークは残業時間が長くなる!?残業を解消する3つの方法

昨今、働き方改革の一環であるテレワークが急激に普及しました。テレワーク(在宅勤務)には、通勤費用の削減や場所にとらわれずに働けるというメリットと同時に、課題も存在しています。

その課題の一つが「残業時間の長さ」です。特に時間外に行う「隠れ残業」がまん延してしまうと生産性が下がり、従業員の満足度も低くなってしまいます。

本記事ではテレワーカーの動向、残業の実態と3つの残業解消方法を紹介します。この記事を読めば残業削減のヒントが見つかり、具体的な施策を立てられるでしょう。

テレワークの実態と残業時間


まず、現在日本ではどの程度テレワーク(リモートワーク)が実施されているのかを見ていきます。

日本生産性本部の調査レポートによると、テレワーク(在宅勤務)の実施率はコロナが流行し始めた2020年5月に31.5%に達した後、2022年1月まで20%前後を推移しています。

出典:公益財団法⼈ ⽇本⽣産性本部「第 8 回 働く⼈の意識に関する調査 調査結果レポート」

また、テレワーク実施率は従業員規模によって異なります。従業員規模が少なくなればなるほど、テレワーク(リモートワーク)実施率が低下していく傾向があります。

次に、テレワーカーの残業時間はどの程度か確認してみましょう。パーソル総合研究所の調査によれば、社内で仕事をしている従業員よりテレワーカーの残業時間は長いとレポートされています。

出所:パーソル総合研究所「パーソル総合研究所、コロナ禍前後の残業時間の実態を発表コロナ禍の前も後もテレワーカーの方が出社者より残業時間が長い」

コロナ後の出社者の平均残業時間は約13時間、テレワーカーは約15時間で、テレワーカーのほうが2時間も残業時間が長いことがわかっています

テレワークで残業が増えている理由


なぜテレワーク(在宅勤務)で残業が増えているのでしょうか。その理由を解説していきます。

業務の棚卸しができていない

一つ目の理由は、業務の棚卸しができていないからです。

業務の棚卸しができていなければ、全体の仕事量を把握できません。そのため、テレワーカー一人一人の作業量が膨大になっている可能性があります。あまり必要ではない業務や他人に任せられる業務を担っている場合もあるでしょう。

また、在宅勤務においてはチーム全体で行っていた業務を個々に振り分ける必要があります。しかし、作業内容が可視化されていなければ横の連携が取れず、無駄に労働時間を浪費してしまいます。

オンとオフの切り替えが上手にできていない

二つ目の理由は、オンとオフの切り替えが上手にできていないことです。

プライベートと仕事の空間が一緒になる在宅勤務では、メリハリのない働き方になりやすいのです。

仕事着に着替えることなく、リラックスした服装で働いてしまう、または仕事中にもかかわらず、近くにある本や雑誌につい手が伸びてしまうこともあるでしょう。すると業務への集中が難しく、ダラダラと労働時間が延びてしまいます。

さらに目の前に会社のパソコンがあると、業務が終了した後も気になるメールのチェックや、書類の修正が可能です。このオンとオフの切り替えを上手にできない状況が、業務終了後についついサービス残業してしまう原因を作っています。

家族がいるので集中できない

三つ目の理由は、家族がいて仕事に集中できないことです。

仕事部屋が住居になく、リビングなどで仕事している場合、同じ空間に家族がいるとなかなか集中できません。途中で急な家事や用事が入ってしまう可能性もあります。

また、家族が同じようにテレワーク(在宅勤務)をしていると、Web会議の時間が重なる、家族の生活音が気になるなど業務に支障をきたしてしまいます。結果、家族の就寝している夜間に仕事を再開するケースもあるでしょう。

このように住環境も残業時間が増える一因を作っています。

テレワークの残業を管理する3つの方法


テレワーク(在宅勤務)で残業が増える理由を確認したうえで、テレワークの残業を管理する3つの方法を解説していきます。

テレワーク残業管理1:単純作業は外注化する

一つ目は、単純作業は外注化することです。業務には企業の根幹である「コア業務」と、その業務自体では利益が生まれない、コア業務をサポートする「ノンコア業務」があります。

  • コア業務:営業や経営戦略サービス、開発など
  • ノンコア業務:書類の整理や資料作成など

単純作業に当たるノンコア業務を外注化すれば、従業員はコア業務に専念できます。その分時間外のサービス残業は減り、生産性が高まるでしょう。

単純作業は「HELP YOU」におまかせください


HELP YOUコア業務に専念できる環境を提供する、オンラインアウトソーシングサービスです。さまざまなスキルを持ったメンバーがチームで作業を請け負い、クライアントをサポートします。
HELP YOU の特長は以下の3つです。

  1. 厳しい採用基準をクリアした優秀なメンバーが揃っていること
    ※ビジネススキル、コミュニケーション能力、仕事への積極的な姿勢を基準にしています。
  2. チーム制であること
    ※人材が退職しても業務が滞ることがありません。長期的に依頼できます。
  3. 専属ディレクターがいること
    ※ディレクターが必ず一人付くため、ノウハウの蓄積と業務効率化が可能です。

また、次の幅広い業務に対応しているため、分野にこだわることなく単純作業をカバーできます。

  • 総務
  • 経理
  • 人事採用
  • 営業サポート
  • EC サイトマーケティング

(料金)
月額料金:10万円〜(利用可能な工数30時間~)
契約期間:6ヵ月~

 

テレワーク残業管理2:時間設計をする

二つ目の方法は、時間設計をすることです。業務の工数を把握し、スケジューリングすることで残業管理が可能になります
工数把握には、以下のような方法があります。

  • 日報情報の共有
  • ガントチャート作成
  • スケジュール共有など

工数管理によって仕事量や作業効率を把握でき、生産性の向上につながります。
ツールを活用し、日々のデータを積み重ねて適切な業務工数を把握、時間設計していきましょう。

テレワーク残業管理3:レンタルオフィスの活用

三つ目の方法は、レンタルオフィスを活用することです。レンタルオフィス内だけで仕事をすると決めてしまえば、仕事を家へ持ち帰って残業する機会はぐっと減ります。
レンタルオフィスなら家族の生活音や雑音に悩まされることなく、通常のオフィスに近い状況で仕事ができます。ミーティングルームや個室も用意されているため、ビデオ・電話会議なども気兼ねなく行えるでしょう。

レンタルオフィスの料金形態やサービスはさまざまです。自社に適したレンタルオフィスを探してみてください。

テレワークの残業から従業員を守る!会社側の課題


ここからは、テレワーク(在宅勤務)の残業から従業員を守るため、会社側がすべきことを解説します。

テレワーク会社側の課題1:業務管理

一つ目は業務管理です。タスク管理を従業員に任せきりにするのではなく、経営や上長側でも企業や部署内のタスク管理を見直す必要があります。
重要度別にタスクを調整するなど、臨機応変にマネジメントすれば無駄な残業代を減らせます。

タスク管理の方法としては、以下のものがあります。

  • エクセルなどでリスト作成
  • 専用のタスク管理ツールを活用
  • 定期的にオンライン会議で仕事の進捗状況を管理

また単純作業を外注し、本当に必要な仕事のみを従業員に割り振ることも可能です。
会社側で適切な業務管理を行えば、従業員の負担が減るでしょう。

テレワーク会社側の課題2:時間管理

二つ目の課題は時間管理です。工数を把握することで、無駄な残業代を減らせます。
従業員が一つの作業にどの程度の労働時間を使っているのか可視化できれば、成果の有無が分かります。従業員一人一人に見合った計画表も作成できるでしょう。

そのうえで次のような時間管理手段も有効です。

  • 退勤システムを導入
  • 深夜や休日のメール送信の自粛を呼びかける
  • システムへのアクセスに制限をかける
  • 長時間労働を行う従業員への注意喚起
  • 仕事開始・終了時にメール送信してもらう

この他にもさまざまな方法があります。効率よく残業代を減らしていきましょう。

テレワーク会社側の課題3:健康管理

三つ目の課題は健康管理です。残業代を請求しない隠れ残業が増えてしまうと、従業員のメンタル・フィジカルに問題が出る可能性があります。

仕事のストレスの三大要因は、人間関係、低賃金、長時間労働であり、「会社に申告・請求していない隠れ残業をしている人の7割近くに退職意向がある」という調査結果も出ています。

時間外の隠れ残業で退職者が出てしまうと、新たな人材探し、従業員の再教育といった新たなコストがかかります。
隠れ残業を解消するためには、コミュニケーションをよくとることが大切です。

コミュニケーションによって従業員の業務量の過多、メンタル・フィジカルの状況を把握でき、労働環境を整えられます。Chatworkや、Slack といったコミュニケーションツールを導入し、従業員の心と体の健康を管理していきましょう。

参考:株式会社アイキューブドシステムズ「オフィスワーカーの労働環境とストレスに関する実態調査」

従業員はテレワークを希望している


ここまでテレワーク(在宅勤務)の残業時間の課題を解説してきましたが、今後もテレワーク希望者は増えていくと予想されます。

日本生産性本部の調査レポートによると、「自宅勤務で効率が上がったか」という質問に対し、2020年7月で約5割、2022年1月には6割以上が「効率が上がった」「やや上がった」と回答しています。

さらに「自宅勤務に満足しているか」という質問に対し、約8割が「満足している」「どちらかと言えば満足している」と答えています。

出典:公益財団法⼈ ⽇本⽣産性本部「第 8 回 働く⼈の意識に関する調査 調査結果レポート」

また、その他の調査においても、「新型コロナワクチン接種完了後も3割以上が完全テレワーク(リモートワーク)を希望している」という結果が出ています。

出典:テレワーク・リモートワーク総合研究所「テレワークとオフィスワーク、評価に有利不利はある?」
株式会社LASSIC

このようにテレワーク(在宅勤務)にはメリットもあり、利用者の効率も年々上がっています。テレワーク下でも効率よく生産性を上げるため、企業は無駄な残業がない環境作りをすべきでしょう。

HELPYOUは「総務省テレワーク先駆者百選」認定企業


HELP YOUは、総務省テレワーク先駆者百選に認定されました。
2015年からフルリモートを実施しており、日本全国、世界33カ国400人のメンバーが働いています。
テレワーク(リモートワーク)の拡大や定着のために、HELP YOUでは以下の工夫をしています。

  • Chatwork、ZOOMなどを利用。安定したオンラインコミュニケーションを継続
  • 信頼関係の構築、組織の活性化を兼ねたオンラインイベントを実施
  • 心理的安全性を確保するため、業務内・外のコミュニティを発足

さらに長時間労働を防ぐために、次の対策を行っています。

  • 時間管理ツールを活用
  • ガイドラインの策定
  • 勤怠管理の透明化

今まで培ってきたノウハウを駆使し、テレワーク(リモートワーク)の残業問題やその他の課題解決もサポート可能です。
参考:株式会社 PR TIMES「令和 2年度『総務省テレワーク先駆者百選』をニットが受賞!」

まとめ


本記事では、テレワーク(在宅勤務)の実態と残業時間、テレワークの残業が増える理由、テレワークの時間外残業を解消する方法を紹介しました。

テレワーク(リモートワーク)は従業員の働き方が見えにくい分、従業員の業務、時間、健康管理が欠かせません。
各社員が請け負っている仕事をタスク化し、単純作業は外注することで残業を減らせます。単純作業が減った分、社員はコア業務に専念でき、結果的に企業全体の生産性が高められるでしょう。

テレワーク下の長時間残業に課題を感じている場合は、HELP YOUへご連絡下さい。「総務省テレワーク先駆者百選」に認定された実績とノウハウにより、企業に合った施策をご提案します!

▼合わせて読みたい

テレワークの生産性を向上させる5つの方法!企業規模別の成功事例も紹介

オンラインアウトソーシングはHELP YOU

500以上のクライアント様が導入


人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

【HELP YOUが選ばれる理由】


1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし!長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる

日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。