残業削減に効果的な施策とは?成功・失敗事例やおすすめのアウトソーシング会社もお伝えします

働き方改革によって残業に上限規定が設けられ、繁忙期の残業も月100時間までとされました。違反企業には罰則を課すなど、政府は本格的な残業規制に乗り出しています。

しかし、実際に残業削減を実現するには多くの困難が立ちはだかります。ノー残業デー、残業の事前制度など残業削減の取り組みにはさまざまなものがありますが、自社に合った仕組みづくりをしなければ、残業削減は達成できません。

この記事では、残業削減のための具体的な取り組みと、成功事例・失敗事例を詳しくご紹介します。すぐに取り入れられる仕組みを解説するので、これから残業削減に取り組もうとしている人はぜひ参考にしてください。

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残業削減に効果的な取り組み

まず、残業削減に効果的な取り組みを3つご紹介します。代表的な取り組みなので、知識としては知っている人が多いかもしれません。

しかし、残業削減を実現できるかは制度の運用方法にかかっています。運用のコツについてもご紹介するので、参考にしてみてください。

ノー残業デー

ノー残業デーとは、社員が残業をせずに定時退社する日のことを指します。残業削減といえばこの言葉を思い浮かべる人も多いでしょう。「水曜日をノー残業デーにする」など特定の曜日を指定して制度の運用を始めることが一般的です。

しかし、現場の声を聞かずにノー残業デーを設定しても、運用はうまくいきません。担当者に連絡がつかないと顧客からクレームがきたり、他の日に残業がずれこんでしまうだけで実態は変わらないといったことになりがちです。

ノー残業デーによって残業削減に成功した企業は、ノー残業デーを社員の自主申告制としました。各自が申告することで業務効率を見直すきっかけにもなり、実際に残業削減を達成することができたといいます。

ノー残業デーが重ならないよう社員同士が調整すれば、顧客へのサービスの質も維持できます。ノー残業デーを自己申告制にすることは、残業削減に大きく繋がる良い施策と言えるでしょう。

残業の事前申請制度

残業の事前申請制度を設けている企業は多くあります。しかし、実際には申請すればほぼ承認がおりるため、残業削減につながっていないケースも少なくありません。

残業の事前申請制度をきちんと運用するためには、まずは管理職の意識改革を行いましょう。残業申請をした社員ときちんと面談し、業務量が適正なのか、業務の進め方が非効率ではないか、一つ一つ確認する必要があります。

残業の事前申請制度を機能させるため、申請フローに社長を入れるというのも中小企業では効果的な方法です。社長が目を通すとなれば、適当な申請はできません。ただし、社長の事務負担が増加することになるため、慎重に検討しましょう。

アウトソーシング会社の活用

残業削減のためには、アウトソーシング会社を活用するのも効果的です。無理な残業削減を進めることは、社員の会社離れやコンプライアンス上のリスクの増加を招きます。

本当に社員がしなければならない業務なのか、現場の業務内容を今一度見直してみましょう。外注できる部分はアウトソーシング会社に依頼することで、社員は本来の業務に集中できるようになります。

アウトソーシング会社というと単純作業をイメージするかもしれません。しかし、マニュアル作成や社員研修資料の作成、SNS運用などを一手に引き受ける高品質なアウトソーシング会社も存在します。

自社でノウハウを蓄積するには時間がかかる業務もあります。アウトソーシング会社を効果的に活用することで、残業削減と業務改善を同時に進めることができるでしょう。

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残業削減の施策で失敗した取り組み

ここまで、残業削減のための具体的な取り組みや残業削減を実現するためのコツをご紹介しました。続いては、残業削減に取り組んだものの失敗してしまった企業の事例を2つご紹介します。

失敗事例を知ることで、どのように残業削減に取り組めば失敗を防げるか、ヒントを得ることができるでしょう。

意識改革なしの残業削減

残業削減に取り組む場合、制度の運用を開始する前に意識改革をすることが何より大切です。残業削減を成功させるためには、社長が自ら管理職に対して残業削減に取り組む意図を伝えるなど、企業と社員が一丸となって残業削減に取り組める下地作りをしましょう。

まず、人事部主導でノー残業デーを設定したものの、意識改革をしなかったため残業削減に失敗した事例をご紹介します。

A社では、水曜日をノー残業デーに指定して残業削減の取り組みを始めたものの、「特別な事情があれば残業を認める」という例外規定を設けました。ノー残業デーを徹底するあまり、顧客へのサービスの質が低下するのを恐れたからです。結果的に、ノー残業デーとはいえほとんどの社員が「特別な事情がある」と申請し、残業削減は実現しませんでした。

A社でノー残業デーの取り組みが失敗した理由は、社員の意識改革をしなかったことです。人事部主導でノー残業デーの取り組みを始めたものの、管理職が残業に疑問を感じていなかったため、例外規定が形骸化してしまったのです。

現場を無視した残業削減

業務フローを改善して生産性の向上をはかるなど、残業削減は業務改善とあわせて行う必要があります。業務量が多すぎる場合は、人員配置を見直したり業務量のかたよりを調整したりすることが先決です。

機械的に残業削減を進めようとしたばかりにひずみが生じ、コンプライアンス上のリスクが増加し、顧客からのクレームに発展した事例をご紹介します。

B社では、週の半分は19時に電気を落とし、強制的に社員を退社させることで残業削減を実現しようと試みました。また、速やかに退社しなかった社員に対しては厳しく指導し、残業の事前申請も複数のチェック項目を満たさなければ承認されない仕組みを採用しました。

すると、業務を時間内に終えることのできなかった社員が、パソコンや資料をこっそり持ち帰るようになりました。その結果、B社では重要資料の紛失事件が発生し、顧客を巻き込んだ問題に発展してしまいました。

B社では、残業削減を強行するあまり、本来の業務提供に支障が出てしまいました。B社の取り組みの問題点は、現場の声を無視した点です。残業を削減する前に、そもそもなぜ残業が発生しているのか、原因を突き止めなければなりません。現場の声に耳を傾けながら、トップが主導して残業削減に取り組むことが大切です。

残業を削減した成功事例

ここまで、残業削減の失敗事例をご紹介しました。制度が形ばかりでも、厳しすぎてもうまくいきません。大切なのは社員一人一人の意識を変え、現場の声を聞きながら仕組みづくりをすることです。

続いて、残業削減に成功した事例を2つご紹介します。成功事例だからといって、同じようにすれば必ずしも成功するというわけではありません。自社に合った形で取り入れるようにしましょう。

人事評価制度と連動させ残業削減

残業削減を実現するためには、管理職の意識改革が不可欠です。しかし、残業削減の意義を説明するだけでは、管理職の意識はなかなか変わりません。そこで、人事評価制度と連動させることで現場の管理職の意識改革を行い、見事残業削減を成功させたC社の事例をご紹介します。

C社では、社長が率先して残業削減を社員に呼びかけ、管理職に残業削減の目的や意図を伝える場も何度も設けてきました。しかし、部署によって残業の量に差が開くようになりました。

そのような状況に悩んだ社長は、思い切って各部署の管理職に1カ月の残業量について報告させる仕組みを作りました。報告を丁寧にヒアリングするとともに、残業削減を達成できた部署の管理職には報酬を加算することも決めました。

その結果、管理職に呼び掛けることで意識改革をするとともに、人事評価と連動させた具体的な仕組みづくりをしたC社は、見事残業削減に成功しました。取り組みを実施する前と比較して全社員の残業手当が28%も削減できたため、賞与加算を差し引いても人件費を削減することができました。

C社では、残業削減を達成した管理職に報酬を加算するだけでなく、達成できなかった管理職に対して社長が自らフォローする姿勢を見せています。そういった取り組みが、無理のない残業削減を実現することにつながりました。

パート・アルバイトの活用で残業削減

現場の業務改善と生産性向上に努めた結果、残業削減を達成したD社の事例をご紹介します。

残業が慢性化していたD社では、残業削減に取り組む前に現場の業務内容を徹底的に分析しました。その結果、社員でなくてもできる業務が意外とたくさんあることに気づきました。

綿密なシミュレーションのもと、まずパート・アルバイトの人員が増強されました。そして、社員がしなくてもいい単純な業務を少しずつパート・アルバイトに割り振っていったのです。最初はこれまでの業務のやり方を変えることについて社員から反対の声もあがりました。

しかし、マニュアルが整備されパート・アルバイトの人員が仕事に慣れるにしたがって、社員の負担は少なくなりました。生産性が向上したことで、社員はプライベートな時間を充実させることができました。また、資格取得に向けて勉強を始める社員も増え、企業として提供するサービスの質も上がったと管理職は手ごたえを感じています。

D社が残業削減に成功した理由は、徹底的に現場の問題点を分析したことです。業務改善と連動させることで、無理のない理想的な残業削減が実現しました。

業務フローが見直されることで無駄が減るとともに、チェック機能が働きミスを防ぐことにもつながっているといいます。また、D社の管理職が以前から非効率な業務に問題を感じていたことや、D社の社員のモチベーションが高いことも成功につながった要因でしょう。

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まとめ

残業削減の取り組みの具体例や、成功事例・失敗事例について詳しく解説しました。残業削減は、すぐに達成できるものではありません。会社の業務内容や風土を考慮しながら、制度を設計し、慎重に運用していく必要があります。

しかし、残業がない方がいいのは企業も従業員も同じはずです。現場の声をくみ取り、経営者が従業員にしっかり想いを伝え、自分の会社に合った仕組みを作れば残業削減はきっと実現するでしょう。

ノー残業デーや残業の事前申請を実施しているものの、なかなか残業削減の効果が得られていない場合は、アウトソーシング会社を活用するのも得策です。
アウトソーシングを活用して業務の効率化を図りながら、社員を本来の業務に集中させることは、残業削減だけでなく抜本的な生産性向上につながるでしょう。

アウトソーシングの流れは今後もますます加速していくと予想されているので、まだアウトソーシングを活用していない会社は、HELP YOUにお気軽にお問い合わせください。

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