パワーポイントの外注が増える理由 | プロに依頼するメリット・デメリット

企画書、提案書、報告書等々、日々の様々なビジネスシーンで活用されているパワーポイント。

・「素敵なパワーポイントを作成したい…」
・「上司に資料作成指示を急にもらったけど、作成時間が全くない…」
・「アッと言わせる資料を作るスキルがない…」

とお困りですよね。

実はパワーポイント外注には、こんなメリットが考えられます。
・資料作成に費やす時間を短縮することができる
資料や企画内容自体をブラッシュアップすることができる
聴衆に分かりやすいキレイなパワーポイントが作成できる

この記事では、パワーポイントにまつわる押さえたい3つのポイントについて更に詳しく解説していきたいと思います。

【この記事で分かること】
パワーポイントを外注すべき理由
パワーポイントの外注のメリットデメリット
・パワーポイントおすすめ外注業者

 

パワーポイントの外注が増える理由

パワーポイントを外注すべき理由としては、主に3つ。
・スキル不足の解消
・作成にかけるリソース
・時間削減

が挙げられます。理想の資料を目指せば目指すほど、作業は長引き、本来のコア業務に手を付けられていなかったりしませんか。

デザインを考えて、コツコツを作成してきた資料に大幅な変更があろうものなら、残業で徹夜、大事な場面の直前で焦りながら修正なども、十分にあり得ますよね。

資料作りに注力しすぎて、生産性や効率性を失い、コア業務を怠ってしまったら本末転倒です。

これを避けるには、パワーポイントを含む資料作成にかかる時間を十分に理解しておく必要があります。

 

約60時間の貴重な生産時間

様々な資料作成のなかでも、特に、プレゼンテーションではパワーポイントを多用することが多いですよね。

以下条件のプレゼンテーションを任されたとき、人様の前で発表できるようになるまでに、どれくらい時間がかかるかご存知でしょうか。

【条件】
プレゼンテーション時間:1時間プレゼンテーション
実施内容:リサーチ~構成案作成~パワーポイント作成~リハーサル

もちろん、個人のスキルや作成内容によって作成時間はまちまちかと思いますが、1時間のプレゼンテーションを、一からがっちり作成するときの平均時間は以下となるようです。

【1時間のプレゼンテーション作成に要する時間】
リサーチ、情報収集:13時間(平均)
聴衆のニーズリサーチ:1時間
アイディア出し、具体的な道筋案作成:2時間
アイディアまとめ:1時間
プレゼンテーションの流れ作成:2時間
スライド作成:40時間(平均)
空き時間にプレゼンテーションリハーサル:3時間
計:49時間(平均)

資料作成にこれだけの時間がかかってしまっては、コア業務に集中できなくなってしまっても、仕方ないですよね。

もちろん、テンプレート、ショートカット等を駆使して、スライド作成にかかる時間を限りなく短縮することができることでしょう。

しかしながら、プレゼンテーション作成にかかるすべての時間を、コア業務に使えたらどんなに良いでしょうか。

参考:パワーポイントの準備にかかる時間 | 最強の心理学

 

事前準備の大切さと資料作成

パワーポイント以外で、プレゼンテーションの成功のカギ一つに、事前準備が大切と言われています。なぜなら、準備ができている人のほうが、プレゼンテーション成功の勝率が高いから。

参考:【営業300人に聞きました!】プレゼンや商談の勝率は、事前準備で決まる!準備を十分に行う人の7割が成功と回答 | サーブコープブログ

とはいっても、パワーポイントを含む資料作成には、とにかく時間がかかります。

営業男女300人に行ったプレゼンテーションや事前の準備についての調査では、8割が準備不足で、準備不足の理由として「事前の資料づくりに時間がかかる」が上位に入っています。

もちろん、テンプレート、ショートカット等を駆使して、パワーポイントのスライド作成にかかる時間を限りなく短縮することができることでしょう。

しかしながら、現実には他の業務と締切の板挟みにされて、ダイナミックな時間短縮は望めないのではないでしょうか。

余裕をもった事前準備を叶えるためにも、パワーポイントの外注をオススメいたします。

 

業務時間の理想の使い方

今度は、資料作成が1日の業務時間にどれくらい影響を与えているかを理解しましょう。下記の写真をご覧ください。

参考:どう実現? 長時間労働の是正|けさのクローズアップ|NHKニュース おはよう日本

「会議」「メール」をさしおいて、「資料作成」が働く時間の半分以上を占めています。

「資料作成」の時間が短ければ短いほど、他の業務に充てられる時間が増えることは明らかであり、これはまさに理想ですよね。

あくまで一例ですが、これらに加えて他の業務やプロジェクトが重なっていると、会議中に隠れて作業、ランチは資料読みながら、といった一日の生産性が低くなってしまう事態は避けられないでしょう。

 

資料作成は構成がすべて?

急いでいるからと言って、すぐに資料作成に取り掛かってしまってはいませんか。

時間の問題以外にも「資料作成のアイディアはあるけど、形にできない」「デザインが沸かない」等の、パワーポイント作成におけるスキル不足の問題も挙げられるでしょう。

資料作成は、前述したように事前準備、更に作成前の構成が非常に重要だと言われています。パワーポイントも同様です。

スライド作成の時間配分としては、構成80%、実際の作成20%で実施するべきだと言われています。構成に時間をかけておかないと、以下のような手戻りの悪循環が発生しやすいためです。

1.作成途中で前の部分の矛盾点に気付く

2.前の部分を修正

3.それがさらに別の部分での修正が必要な状態を生む

参考:プレゼン資料作りでヘトヘトのあなたへ!短時間で相手に伝わる資料作成4つのコツ | WORK SWITCH

前述したように、資料を一から作成するには多くの時間を要します。

作成時間がない、でも資料の質を下げたくない、という制限された状況のなかでは、パワーポイント作成を外注することによって、これらの条件を満たすことができます。

更に、パワーポイントの外注業者はパワーポイントのプロですので、クオリティーとデザイン性の高いパワーポイントを期待することができるでしょう。

 

パワーポイント作成を外注するメリット

これまでに以下のポイントを理解できました。

資料作成(パワーポイント)には多くの時間を要すること
プロに外注するとクオリティー高いスライドを作成できる

こちらでは、パワーポイント作成を外注することで得られるメリットをご紹介いたします。

 

資料作成時間短縮により、コア業務に集中しやすくなる

時間は有限であるゆえ、時間短縮は最大のメリットと言えるでしょう。パワーポイントの操作自体は全く複雑ではありません、至ってシンプルです。

ただ、聴衆への分かりやすさを追求すればするほど、クリエイティブな作業になっていきます。

何枚もあるスライドの構成を考えながら、スライド1枚1枚に配置するグラフ、画像、表などの各種パーツを吟味、時にはアニメーションも追加します。

デザインや色合いも重要となってくるでしょう。1日の業務時間を、こういった骨の折れる作業に費やしていてはコア業務に集中できません。

だからこそ、時短を叶えられるパワーポイント作成の外注をオススメします。

 

生産性を確保することができる

1日に3000万個のパワーポイントが作成されていることをご存知でしょうか。更に、スライド完成にかかる平均時間は4時間と言われているようです。

業務時間の半分は、パワーポイント作成に時間を奪われていることになりますね。

単純計算で、3000万個のパワーポイントが3000万人により、平均時間で作成されているとしたら、世界規模で12000万時間の生産性がパワーポイント作成に費やされていることになります。

こういった状況のなか、日々生産性を確保できれば、生み出した時間で他の企業と差別化を図ることだって出来るでしょう。

参考:Are We Wasting $250 Million per Day Due to Bad PowerPoint? | Think Outside The Slide

 

プロのデザインにより、資料の質の向上が期待できる

パワーポイント外注業者には、プロならではの高スキルで、多くの資料を作成してきた実績と揺るぎない技術を持っています。

更に「あなたが求める資料」「聴衆に分かりやすく伝えられる資料」を実現できる能力も長けているでしょう。

それでも「外注業者にお願いしては、ズレた資料ができてしまうのでは…」と心配になる方もいるのでは。

こういったトラブルを回避するには、外注業者の納品前に、作成された資料を確認する場を設けましょう。

もちろん修正は別料金となるのか、料金内で何回まで対応しているのかも、事前に確認しておくことが重要です。

プロは、高品質な資料を目指しています。依頼内容とイメージが違っている場合は、外注した意味がありません。ここはプロなので、修正を受け付けてくれるでしょう。

 

パワーポイント作成を外注するデメリット

変動的な外注費用が掛かる

外注費用は、外注業者だけでなくサービス内容によっても、かなり異なってきます。

パワーポイントのブラッシュアップなのか、構成も含めての新規作成なのか。

「株式会社パワーデザイン」のパワーポイント資料作成サービスを例に挙げてご紹介しますと、パワーポイント資料の新規作成(構成が明確な場合)の基本料金は5万円~となります。

更にアニメーション等のオプションを加えると、価格にどんどんプラスになっていきますので、決してリーズナブルな価格設定とは言えないことも。

決められた予算などもあると思いますので、各外注業者のサービス内容と実績を比較しながら、パワーポイント作成を外注するか否かを、じっくり検討するのがよいでしょう。

参考:パワーポイント作成、制作 | パワーポイント(PowerPoint)作成、制作専門のデザイン会社

 

スキルや知見の蓄積が難しい

パワーポイント作成のスキルは、作成すれば作成するほど、上がっていきます。

よって、作成を外注すればするほど、スキル向上の機会をみすみす逃すこととなります。

毎回パワーポイント作成を外注していると、いつの間にか社内で、しっかりしたパワーポイントを作成できる人材がいなくなってしまった、なんて落とし穴も。

スキル向上の機会とコア業務の時間、どちらを確保、優先すべきかは難しいところです。

その時の状業務況に合わせて、正しい判断をしていきましょう。

 

パワーポイント作成を外注する際の注意点

カギは外注業者とのコミュニケーション

サービス内容、料金が外注業者によって大きく違います。

一見さんをお断りする業者もあります。どの業者の、どのサービスがベストかしっかりと見極めましょう。

納品時に、全く予想していたものが出来上がっていては大変です。

パワーポイントを外注時には、メールでイメージや構成等を外注会社に送ることが多いかと思いますが、内容が複雑な場合は外注会社と打ち合わせを設けましょう。

後から修正できるとしても、リスキーな事柄は避けたいものです。ですので、外注業者との事前のコミュニケーションは、入念にしておくべきでしょう。

 

納品資料の念入りチェック

「外注したから、全て完璧!」と、油断は禁物。納品された資料を隅々まで、チェックすることをお忘れなく。

修正したい箇所がある場合、外注業者へ連絡して、必要時までにしっかり直してもらいましょう。

 

おすすめのパワーポイント作成外注サービス

パワーポイント以外にトータル支援が可能な「HELP YOU」

https://help-you.me/

単なるパワーポイント外注業者に任せるよりも、パワーポイント作成スキル+マーケティング&デザインにも強いサービスを利用した方が、より良い資料が出来ると思いませんか。

パワーポイントの作成だけでなくトータルサポートも可能な「HELP YOU」をオススメします。

気になる料金は、月額8万円~(工数30H/月)から。その他、契約期間とニーズに合わせて、柔軟に選べるプランが用意されています。

パワーポイント新規作成を一から外注すると、基本料金のみで5~10万円~+別料金がほとんど。HELP YOUなら、この価格でパワーポイント外注できるだけでなく、オンラインアシスタントを持つことができちゃいます。

余った時間で違う業務を依頼も可能なので、コスパもかなり◎ですね。

更に、多岐に渡る強いエキスパートが集結しているHELP YOUなら、リサーチ依頼、提案企画ブラッシュアップ等も同時に可能なので、パワーポイントの外注にはぴったりのサービスです。

驚愕の継続率97%を誇る、利用者サービス満足度の高いHELP YOU。HELP YOU導入例の詳細はこちらをご覧ください → 提案書作成依頼:WEBコンサルタント企業

■料金:月額8万円~(30時間/月)
■対応可能業務:提案書などの各種資料作成/秘書業務/経費精算・管理/データ入力(他、採用・人事、総務、ECサイト運用、営業サポート等)

 

プロのデザイナーがパワポ再構築 株式会社エスアンドシー「パワポデザイナー」

http://www.ppt-designer.com/

パワポデザイナーは「伝わる」「わかる」「クリエイティブ」をポイントに置き、広告デザインのプロが、既存のパワーポイントをブラッシュアップしてくれるサービスを提供しています。

制作会社向けにイラストレータなどで制作したデータをパワポデータ化など、その他サービスも豊富に用意されています。

【ライトプラン】
■料金:¥45,000~
■ページ数:~10枚
■サービス内容:ヘッダー、フッター、背景、フォント調整、グラフ調整、
■修正:2回まで(3回以降は追加料金)

 

伝えたいことを分かりやすく 株式会社PPwork「PPT作成代行サービス」

http://www.ppwork.biz/

PPworkでは、デザインサービス、作成代行サービス、プレゼン資料構成サービス等、パワーポイント関連で幅広いサービスを提供しています。

パワーポイント作成の外注において、ピンポイントで何か依頼するには便利そうですよね。

以下では、プレゼン構成を除いた、図解作成と配色・レイアウト調整を行ってくれる、PPT作成代行サービスをご紹介します。

【PPT作成代行サービス】
■1スライド(通常サイズ)料金:¥5,000(税別)
■サービス内容:プレゼン構成を除いた、図解作成と配色・レイアウト調整。お客様が考えたシナリオ、ページ割に沿って、パワーポイント資料を作成代行

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、パワーポイントを外注することで得られるメリットデメリット、注意点、パワーポイントの外注業者をご紹介いたしました。

時間に追われてパワーポイント作成に業務時間のほとんどを費やすより、プロの手を借りて、業務の質をどんどん向上させていきませんか。

是非、この記事を参考にして、パワーポイントの外注をご検討ください。

 

参考まとめ

参考:パワーポイントの準備にかかる時間 | 最強の心理学
http://taivas46.com/blog/?p=184
参考:【営業300人に聞きました!】プレゼンや商談の勝率は、事前準備で決まる!準備を十分に行う人の7割が成功と回答 | サーブコープブログ
https://www.servcorp.co.jp/blog/archives/survey_300_presentation.html
参考:どう実現? 長時間労働の是正|けさのクローズアップ|NHKニュース おはよう日本
http://www.nhk.or.jp/ohayou/digest/2016/09/0928.html
参考:プレゼン資料作りでヘトヘトのあなたへ!短時間で相手に伝わる資料作成4つのコツ | WORK SWITCH
http://work-switch.persol-pt.co.jp/presentation/
参考:Are We Wasting $250 Million per Day Due to Bad PowerPoint? | Think Outside The Slide
https://www.thinkoutsidetheslide.com/are-we-wasting-250-million-per-day-due-to-bad-powerpoint/
参考:パワーポイント作成、制作 | パワーポイント(PowerPoint)作成、制作専門のデザイン会社
http://www.power-d.co.jp/index.html
参考:HELP YOU
https://help-you.me/
参考:株式会社エスアンドシー「パワポデザイナー」
http://www.ppt-designer.com/
参考:株式会社PPwork「PPT作成代行サービス」
http://www.ppwork.biz/

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