「パーソナル秘書」というサービスをご存じですか？
オンライン秘書やパーソナルアシスタントと呼ばれることもあり、近年の日本のビジネスシーンで注目を集めているサービスです。

秘書と聞くと「重役の横でスケジュール管理をする」従来のスタイルを思い浮かべる人がいまだに多いかもしれません。
しかし、パーソナル秘書は専門的なスキルを持ち、幅広い業務を企業担当者と一緒に対応してくれるのが特徴です。

人材や専門知識不足で事業の改善や拡張がなかなか進まない…そんな課題を外注の力を導入して解決したいという企業が、次々とパーソナル秘書を導入しています。

このように、パーソナル秘書はどの企業、どの部署でも導入検討の価値があるサービスだといえるでしょう。

この記事では、パーソナル秘書の導入を検討している経営者や企業の担当者の方に、サービスの特徴、導入のメリット、さらにおすすめのパーソナル秘書サービス厳選5選を紹介します。

「メールの処理や事務作業で一日が終わってしまう…」
「雑務に追われて自分の業務に専念できない…」

そんな悩みを解決したい方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

パーソナル秘書とは

パーソナル秘書とは、直訳すると個人秘書のことです。オンライン秘書とも言います。その業務範囲は従来のようなメール対応やスケジュール管理だけに留まりません。

また、指示を受けて動くのではなく、パーソナル秘書が先回りをして必要な雑務を進めたり、業務改善の提案をしたりすることもあります。

自分の手が足りない・目が届かないところを自分の代わりにケアしてくれる、それがパーソナル秘書の魅力といえるでしょう。

パーソナル秘書に依頼できる業務

サービスを提供している会社によって大きく変わりますが、以下の例のとおり多種多様な業務の取り扱いが可能です。

秘書業務

意思決定が不要な情報整理、対応など、ほぼすべての雑務を依頼できます。

やり取りにはクラウドツールやタスク管理用のソフトを利用することが多く、担当者とのコミュニケーションに時間を取られずにコア業務に集中できます。

• スケジュール管理・調整
• メールチェック・対応
• 出張手配
• 会議資料の作成
• 名刺作成・手配
• 会食手配、贈答品のリサーチ　など

経理

細かな作業や数字の確認が多い経理業務は、忙しい経営者にとって悩みのひとつといえるでしょう。

社内に経理担当者がいない中小企業では、外注スタッフのバックアップで周辺業務を効率化しているケースが増えています。

• 見積書・注文書・納品書・請求書の発行
• 入金確認・領収書の発行
• 支払業務
• 経費管理　など

総務

バックオフィス業務の専門家が面倒な雑務を一手に引き受けてくれます。細かいタスクの積み重ねでコア業務の時間が削られていると感じている方におすすめです。

• お礼状やお詫び状などの書状データ作成
• 一般事務処理
• データ入力、整理
• 社内行事の企画、運営
• 社内通達、社内報作成
• 設備投資や備品購入の見積り比較　など

人事・採用

応募書類のスクリーニングから候補者への連絡作業まで、採用プロセスはとても工数のかかる業務です。他の業務担当者が兼任したことで、本来の業務が全く進まなくなるという事例も少なくありません。

パーソナル秘書を導入すれば、選定などの重要な業務は社内担当者がきちんと関わりながらも、時間のかかる雑務は秘書にまとめて外注できます。

• 人材募集業務（媒体選定、求人広告作成など）
• 選考業務、業務補佐（書類選考、面接手配、合否連絡など）
• 入退社関連の業務
• 勤怠、有給休暇管理
• 人事評価、査定に関する業務
• 社員研修手配
• 人事異動計画の社員情報更新　など

営業サポート

経営者や営業最前線の担当者にとって、新規開拓や交渉と同時にプレゼン資料の作成を進めていくのは、簡単なことではありません。

営業サポートのパーソナル秘書を導入することで、クライアントが求めている情報やデータを正確かつスピーディーに提供することができます。

• プレゼン資料作成
• 顧客管理（データ更新作業）
•  業界マーケットリサーチ
•  データ、書類の収集・分類・整理
• 業界の最新情報の調査と共有
•  KPI管理、予実管理
• ホームページ更新　など

ここまでに紹介した一般的なバックオフィス業務以外にも、パーソナル秘書が担当できる業務領域はさらに広がっています。

Webサイト更新やSNS運用などのマーケティング業務、クリエイティブ制作など、より専門性の高い業務を取り扱う業者も多数あります。

依頼したい業務を明確にして、その取扱いが可能な業者を探すことがポイントです。

パーソナル秘書のメリット

社内でもできる仕事をパーソナル秘書に依頼する以上、外注するだけの費用対効果があるのかが一番気になるところですよね。

パーソナル秘書を導入すると、次の3つのメリットがあります。

コストを削減できる

専門的なスキルを持ったパーソナル秘書に業務を外注することで生産性が上がり、結果的にコストの削減につながります。

例えば、スケジュール管理用の新しいソフトウェアを導入した場合を想定してみましょう。

担当者は使い方をマスターするためにマニュアルを熟読したり、オンライントレーニングを受けることになり、本来注力すべきコア業務とは別の雑務に時間を取られてしまう可能性があります。

しかし、もともとスケジュール管理ソフトの使用経験があるパーソナル秘書に依頼すれば、担当者は余計な作業に時間をかけることなくソフトウェアの導入が可能になります。

さらに、正社員・派遣社員にかかわらず、社内に人員を配置すると恒常的に一定の人件費が固定費としてかかります。

それに対して、パーソナル秘書の場合は依頼した業務の分のみ費用がかかります。つまり、パーソナル秘書を雇う費用は固定費ではなく外注費として変動費化できるのです。

業務の忙しさや状況に合わせてパーソナル秘書に必要な業務だけを発注すれば、固定費を減らして余分なコストを抑えることができます。

採用や教育の手間がかからない

新しく社員を雇う場合、採用選考や人材教育には多くの手間と時間を要します。

しかし、パーソナル秘書の場合は、サービス業者が企業側の希望に合わせて人材リストの中から適任者を選んでくれるため、依頼側での選定作業は不要です。

また、依頼したい業務のスキルをすでに持っている人材が担当者となるため、業務遂行に必要な引き継ぎや打ち合わせをした後は即戦力として業務にコミットしてくれるでしょう。

業務の生産性が向上する

パーソナル秘書は、アシスタント業務のエキスパートです。最低限の指示と説明からその企業に必要なアシストを導き出し、業務を進めていきます。

その間に企業側は営業、商品開発、ブランド戦略などの社内でしかできないコア業務に集中することができます。

さらに、社内に専門スタッフがいない業務やノウハウがない業務などを依頼すれば、社内でおこなうよりも質の高い成果が得られることもあるでしょう。

パーソナル秘書の費用相場

パーソナル秘書を導入したい場合、どのくらいの予算が必要なのでしょうか？

サービス業者ごとに値段設定はさまざまであり、また依頼する仕事量、納期、専門スキルなどによっても異なります。

いくつかのサービス業者の費用相場を比較したところ、相場の参考としては、月30時間の契約で11万円～、60時間で15万円～が目安となるでしょう。

サービス業者によって契約条件や期間も細かく異なるため、まずは費用の問い合わせをして内容を確認することが重要です。その際は、ぜひ見積もりも依頼しましょう。

パーソナル秘書を選ぶポイント

パーソナル秘書を導入する目的の多くは、業務効率とクオリティを上げて最終的には業績アップにつなげることですよね。

価格の安さだけで選ばず、対応業務の広さやクオリティなども考慮し、費用対効果が高いサービスを選ぶことが重要です。

対応業務範囲

パーソナル秘書と一口にいっても、サービス業者によって業務範囲が大きく異なるので注意が必要です。

業者を選定する前に、まず自社が発注したい内容を細かく書き出してみるとよいでしょう。

例えば、業務内でどんなソフトウェアを使う可能性があるのか、マーケティングやクリエイティブ制作などの専門領域についても依頼するのかなどを明らかにすることで、検討事項も明確にできます。

費用

パーソナル秘書の場合、基本的には継続的に依頼をすることが想定されるため、長期的な予算を念頭に置いて業者を比較検討しましょう。

サービス業者によっては、さまざまなパッケージやプランが用意されています。
依頼したい業務内容や範囲、求めるクオリティ、そして予算から自社に合った業者を選んでください。

セキュリティ体制

見逃しがちな選定ポイントとして「セキュリティ体制」があります。
パーソナル秘書の業務では、メールのやり取りやデータ入力などで、クライアントや取引先の個人情報を共有する機会も多くあるでしょう。

万が一こうした個人情報が漏洩した場合、大きなトラブルにつながります。サービス業者がどんなセキュリティ対策をとっているのか、事前に必ず確認しましょう。

また、個人情報保護の第三者認証制度Pマーク（プライバシーマーク）の取得は、一つの判断基準となります。

この認証をとるためには、企業がさまざまな個人情報保護の基準を満たしていることを証明しなくてはいけません。つまり、セキュリティ対策の甘い会社には取得ができない認証マークです。

このような第三者機関からセキュリティ体制を評価されているサービス業者を選ぶと安心でしょう。

実績

最後に大切なのは、やはりサービス業者の実績です。導入している企業の数や継続率などをチェックして、信頼できる企業かどうかを判断しましょう。

さらに、どんな業界や業種の取り扱い実績があるのか、自社のマーケットに合いそうかも合わせて確認できるとよいでしょう。

パーソナル秘書サービス比較5選

これまでのチェックポイントをふまえ、以下の5つの会社を比較してみましょう。

HELP YOU（株式会社ニット）

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
企業がコア業務に集中できる環境を提供したいという理念のもと、オンラインでのサポートサービスを提供している実績のあるサービス業者です。

元大手企業の経験者、海外在住者を含め、即戦力となる人材のみを独自の選考プロセスで採用しているため、専門性の高い優秀なスタッフと出会うことができるでしょう。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOUの対応事例

あるWebコンサルタント企業でのHELP YOU導入事例を紹介します。
HELP YOU導入前は、仕事が多すぎて自分だけではタスクを管理しきれなくなっていること、それによってタスクのやり忘れが起きていることが課題でした。

そこでHELP YOUを導入し、タスクを一箇所で確認できるように整理しました。また、締め切り前にはアシスタントが業務のリマインドをおこないます。

HELP YOU導入後、クライアント様がこれまでかけていた作業時間はアシスタントとの連絡に使う10分のみに短縮。さらにタスク忘れも減少しました。

担当者様はアシスタントのサポートによって、業務内容や優先順位を正確に把握・整理できるようになったことでコア業務に集中できるようになり、導入のメリットを実感しているそうです。

CASTER BIZ（株式会社キャスター）

株式会社キャスターが運営するリモートアシスタントサービスです。

日常業務から専門領域の業務まで幅広い取り扱いがあります。地方の働き手やフレキシブルな時間帯で働きたい優秀なサポートスタッフをすべて自社選考で採用しています。

ビズアシ（株式会社クラウドワークス）

株式会社クラウドワークスが運営するサービスです。同社が運営する日本最大級のアウトソーシングマッチングサイト「クラウドワークス」の登録者から、適切な人材を紹介してくれます。

i-STAFF（ファイブスターネット株式会社）

ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン事務代行サービスです。
オンラインサービスがメインですが、オフラインでしかできない業務も取り扱いがあるのが特徴の業者です。

紙書類のファイリングやハガキ、請求書などの発送代行業務もi-STAFFに各書類を送付すれば対応してもらえます。

Genny（株式会社クロコ）

株式会社クロコが運営するオンライン秘書サービスです。

こちらのサービスはオンラインで仕事を依頼すると、待機している秘書が仕事を遂行してくれるため、最短30分の導入相談を行うだけでその日のうちに秘書サービスを利用することも可能です。また、サポート時間とタスク数に上限のない料金制度も特徴的ですね。

対応できる業務は秘書業務や事務に特化したものが中心になっています。

パーソナル秘書のまとめ

パーソナル秘書やパーソナルアシスタントは、従来のようなサポートスタッフの域にとどまらず、さまざまな専門領域のタスクを担当できます。

そして、パーソナル秘書の導入により以下のように問題点を解決することができます。

• 人材リソースや専門知識の不足による業務の効率ダウンを解消
• 固定人件費を減らし、効率的にコストダウン
• コア事業に集中し、売上や事業拡張に集中できる体制を作る

どんな企業や部署でも一度は導入を検討をする価値があるサービスだといえるでしょう。

業務効率化に興味のある方、コア事業に集中できていないという課題のある企業の方は、ぜひパーソナル秘書の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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