人事業務を効率化する方法！改善ステップや役立つツールも解説
人事業務の効率化を成功させるには、ツール導入だけに頼らず、業務の棚卸しから外部化までを段階的に進めることが重要です。業務内容や役割分担が整理されないままツールを導入すると、属人化や運用負荷が解消されず、期待した効果が得られないケースが多く見られます。
本記事では次の内容を解説します。
- 人事業務を効率化する具体的な方法
- 効率化できる業務例
- 効率化を成功させるポイント
この記事を読むことで、人事業務が非効率になる原因と、改善のために取るべき最適なステップがわかります。
人事業務とは？
人事業務とは、企業における「人」に関する一連のマネジメント活動を指します。採用・評価・育成・配置・労務管理など、人材を採用し、働き続けてもらうための仕組みを整え、運用することが中心的な役割です。
企業の成長を支える経営資源として、人材を適切に活用するため、最適配置や制度設計、能力発揮を促す環境づくりまで幅広い領域を担っています。
人事業務と労務業務の違い
人事業務と労務業務の違いは、前者が「戦略領域」、後者が「手続き・運用領域」を担う点にあります。
人事は、採用戦略の立案、評価制度の設計、育成、組織開発など、企業の成長に直結する仕組みづくりを担当します。一方の労務は、勤怠管理、社会保険、給与計算、入退社手続きなど日々の運用業務が中心です。
その一方で、実務では人事が労務も兼務するケースが多く、定型タスクが膨大になりやすい点が課題です。
人事業務の主な領域
人事業務の主な領域は大きく分けて、採用、労務管理、評価・報酬、人材育成、組織開発の5つに分類されます。以下は、人事業務の主な領域と業務内容です。
| 領域 | 主な業務内容 |
| 採用 | 募集設計、媒体管理、面接調整、応募者対応 |
| 労務管理 | 勤怠、社会保険手続き、入退社手続き |
| 評価・報酬 | 評価制度運用、給与計算、考課管理 |
| 人材育成 | 研修企画・運営、オンボーディング |
| 組織開発 | エンゲージメント施策、配置・異動計画、ハラスメント対策 |
これらの領域には、専門性が求められる作業と事務処理が混在しており、領域ごとに必要なスキルや業務内容も異なります。そのため、効率化を進める際は、まず業務を細かく分解し、「どこが非効率なのか」を把握することが重要です。
人事業務が効率化しづらい理由
人事業務が効率化しづらいのは、手作業の多さ・頻繁な制度改定・システム分断・専門性の高さといった複数の要因が重なるためです。
詳しい理由は、以下の通りです。
・定型業務（ノンコア）が多く、手作業が残りやすい
勤怠、給与計算、書類作成など、人の確認が必要なノンコア業務が多いため、効率化が進みにくくなります。
・手続きが法改正や社内規程に依存し、頻繁にアップデートが必要
社会保険や雇用保険は改定が多く、業務が属人化しやすくなることで、効率化が難しくなります。
・複数システムを使っており、データが分断されやすい
勤怠・給与・採用管理が分かれていると情報転記が発生し、作業効率を下げる要因になります。
・専門知識とオペレーション能力の双方が必要
幅広いスキルを1〜2名で担うケースが多く、負荷が偏ることで改善に手が回らず、効率化が進みにくい状況が生じます。
効率化できる人事業務の例
人事業務の中でも、手作業が多い業務は効率化しやすい領域です。ここでは、効率化できる人事業務の例を詳しく紹介します。
- 採用業務
- 就業管理（勤怠・社保）
- 給与計算
- 人事評価
- 入退社手続き
- 人材育成・研修運営
採用業務
採用業務は、応募者管理や日程調整、合否連絡など、繰り返し作業が多い領域です。
ツールや外部リソースを活用することで、定型業務を自動化・省力化でき、担当者の負担を大幅に減らせます。
＜効率化できる業務例＞
- 応募者データ管理
- 求人票作成・媒体管理
- 合否連絡
- メール対応
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就業管理（勤怠・社保）
就業管理は、勤怠データの確認や有休申請の処理、社会保険手続きなど、日々の運用と事務手続きが中心となる領域です。
勤怠管理システムや労務管理システム、外部リソースを活用することで、入力・確認・更新といった繰り返し作業を自動化・省力化できます。
＜効率化できる業務例＞
- タイムカード収集・確認
- 有休申請処理
- 社会保険手続き
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給与計算
給与計算は、毎月必ず発生する定型業務で、勤怠データの反映や控除計算など、確認やチェック作業が多い領域です。
給与計算システムや外部リソースを活用することで、計算や明細作成にかかる手間を減らし、ミスも防げます。
＜効率化できる業務例＞
- 勤怠データ取り込み
- 控除計算
- 給与明細作成
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人事評価
人事評価は、評価シートの配布・回収や進捗管理、評価結果のとりまとめなど、事務作業が複雑になりやすい領域です。
人事評価システムを活用することで、評価プロセス全体を一元管理でき、担当者の管理負荷を大幅に軽減できます。
＜効率化できる業務例＞
- フォーム配布・回収
- 評価調整の記録
- スケジュール管理
入退社手続き
入退社手続きは、書類対応やシステム設定、関係部署との調整など、項目が多く抜け漏れが発生しやすい領域です。
手続きフローを標準化し、チェックリストや労務管理システム、外部リソースを組み合わせることで、作業の抜け漏れを防ぎながら担当者の負担を減らせます。
＜効率化できる業務例＞
- 書類準備・回収
- システムアカウント発行
- 備品手配
人材育成・研修運営
人材育成・研修運営は、日程調整や受講者管理、会場やオンライン環境の準備など、裏側の事務作業が多い領域です。
ツールや外部アシスタントを活用することで、事務負担を軽減でき、育成施策の実行やフォローに集中しやすくなります。
＜効率化できる業務例＞
- 研修日程調整
- 受講者管理
- 研修後アンケート回収
人事業務を効率化する方法
人事業務を効率化するには、業務の可視化や標準化、デジタル化、外部リソースの活用など複数の方法があります。ここでは、実践しやすい4つのアプローチを紹介します。
- 業務の洗い出し・可視化
- 業務フローの標準化・属人化の解消
- デジタル化・ITツールの導入
- 外部リソース（アウトソーシング・BPO）の活用
業務の洗い出し・可視化
業務の洗い出しと可視化は、効率化の起点となる基礎工程です。時間がかかる作業や重複タスクを可視化することで、自動化・削減・外部化が可能なポイントを特定できます。
まず、業務棚卸しシートなどを使い、「誰が」「どのくらいの工数で」「何をしているのか」を整理します。具体的には、採用、労務、給与計算、評価などの業務を細分化し、担当者、所要時間、業務フローを明らかにします。
非効率の原因が特定されされることで、改善すべきポイントが把握しやすくなります。
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業務フローの標準化・属人化の解消
業務フローの標準化は、属人化を防ぎ、人事業務を安定して運用するための重要な基盤です。まず、依頼経路や承認フローを統一し、作業手順をマニュアルとして整備します。担当が変わっても同じ手順で業務を進められる環境を整えることが重要です。
さらに、情報の抜け漏れを防ぐために、入退社や異動時の引き継ぎ内容を明確にする必要があります。属人化が残ったままでは、ツール導入もアウトソーシングも十分に機能しません。
そこで、標準化のプロセス自体を外部の専門家に支援してもらう方法が有効です。外部サポートを活用することで、負担を抑えながら効率的に標準化を進められます。
デジタル化・ITツールの導入
デジタル化・ITツールの導入は、人事業務の手作業を減らし、入力・確認の負担を大幅に削減する効果があります。勤怠、給与、評価、採用管理などの専用システムを活用することで、データ集計や通知作業を自動化でき、ミスの防止にもつながります。
さらに、テンプレート化やオンライン化を進めることで書類作成や申請フローが統一され、ワークフローの一元管理が可能になります。まずは、紙・Excel・メールで行っている業務から見直し、「手作業の排除」を意識することが重要です。
既存システムとの連携や運用負担も考慮しながら導入を進めることで、業務の質とスピードを両立できます。
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外部リソース（アウトソーシング・BPO）の活用
外部リソースの活用は、人事担当者の時間を奪う定型業務を切り出し、コア業務に集中できる環境をつくる有効な方法です。日程調整、書類作成、応募者対応、勤怠チェックなどを任せることで、日々の運用負担を大幅に減らせます。
また、リソース不足やツールを使いこなす余裕がない場合でも、外部のサポートによって業務運用を安定させられます。人事経験者によるサポートを受けられるため、業務精度の向上にもつながります。
さらに、専門性が必要な業務や、繁忙期・閑散期など業務量の変動にも柔軟に対応できる点もメリットです。
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人事業務の効率化はHELP YOUにおまかせ
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HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
「優秀なアシスタントによる柔軟な対応力」と「AI・RPAによる自動化テクノロジー」を掛け合わせ、人事業務の効率化を支援します。
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▼HELP YOUの人事代行事例
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
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採用業務の外注で体制を強化した事例
採用業務の外注とRPAの活用により、採用体制を強化した事例を紹介します。
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この課題を解決するため、採用業務の一部を「HELP YOU」に外注しました。
【導入前の課題】
- 応募メールの確認・返信遅れが頻発
- 採用広報課の人員不足で負担が偏っていた
- 定型業務に多くの時間が割かれ、戦略的業務に集中できない
【HELP YOU対応業務】
| 人によるサポート | 応募対応フォロー、原稿修正、採用状況のサマリー作成、判断が必要な業務 |
| テクノロジー（RPA） | ATS運用の定型処理、応募メールの定期チェック、返信リマインド |
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人事経験のあるHELP YOUの担当者が判断を要する採用業務を支援し、RPAが定型処理を担うことで「人 × テクノロジー」の価値を最大化。今後、さらなる採用体制強化に向けて、継続利用を希望する声もいただいています。
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人事業務効率化を成功させる5ステップ
人事業務の効率化は、段階的に進めることが成功のポイントです。以下の5つのステップで進めることで、ムダな投資を避け、狙った効果を確実に得られます。
- STEP1. すべての業務を棚卸しする
- STEP2. 課題とムダを洗い出す
- STEP3. 効率化の目的と優先度を決める
- STEP4. 改善施策（デジタル化／標準化／外部化）を選ぶ
- STEP5. 施策を実行し、効果測定する
各ステップについて詳しく紹介します。
STEP1. すべての業務を棚卸しする
人事業務の効率化を進めるには、まず人事部門で行っている業務を漏れなく可視化することが必要です。棚卸しでは、「どんな業務を」「誰が」「どれくらいの手間で行っているのか」を次の項目で整理します。
- 対象業務：勤怠、給与、社会保険、採用、評価、研修、入退社手続き など
- 記録内容：担当者、月間工数、使用ツール、課題点 など
これらを洗い出すことで、「どの業務が人手を圧迫しているのか」「どこが自動化・外注に適しているのか」を判断できます。
棚卸しには「業務棚卸しシート」を活用すると、整理がよりスムーズに進みます。
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STEP2. 課題とムダを洗い出す
次に、棚卸しした内容をもとに「どこにムダや非効率が生じているのか」を特定します。人事業務で発生しやすい非効率の原因は、次の通りです。
- 手作業の多さ：手入力・転記が多く、ミスや二重作業が発生する
- 運用ルールの不統一：依頼方法がバラバラ／申請フローが属人化している
- 作業の偏り：承認作業が月末に集中し、残業が増えやすい
- システム分断：同じデータを複数システムで管理し、入力が重複する
重要なのは、作業そのものではなく「なぜ手間が発生しているのか」を深掘りすることです。原因を特定することで、改善すべき方向性が明確になります。
STEP3. 効率化の目的と優先度を決める
課題が整理できたら、効率化の目的と優先度を決めます。まず、棚卸しで把握した課題をもとに、「残業時間を削減したい」「給与計算ミスをゼロにしたい」「採用に割く時間を◯％削減したい」など、具体的な目的を設定します。
次に、効果の大きさや緊急度を基準に、どの業務から着手するか優先順位をつけます。このフェーズが曖昧だと、ツールを導入しても十分な成果につながりません。
STEP4. 改善施策（デジタル化／標準化／外部化）を選ぶ
効率化の効果を最大化するには、課題に応じて最適な改善施策を選ぶことが重要です。施策は大きく3つに分類できます。
| 施策の目的 | 取り組み内容 | 特徴 | |
| 1．標準化 （フロー整備・属人化解消） |
・業務ルールの統一 ・属人化の解消 |
・マニュアル作成 ・申請ルール統一 ・フォーマット整備 など |
ツールや外部人材の活用が前提 |
| 2．デジタル化 （ITツール導入） |
・手作業の自動化 | ・勤怠管理、採用管理、タレント管理など、手作業を自動化する施策 | 運用リソースが不足していると定着しにくい |
| 3．外部化 （アウトソーシング／BPO） |
・ノンコア業務の切り出し | ・日程調整、勤怠チェック、応募者対応、書類作成など、自社でやる必要のない行を外部へ委託 | リソース不足を補えるため、最短で効果を出しやすい |
施策を選ぶ際には、「どの課題を解決したいか」を基準に判断することがポイントです。
- 業務が回らない場合 → 外部化
- ミスを減らしたい場合 → デジタル化
- 担当者に作業が偏っている場合 → 標準化
このように課題に応じて施策を組み合わせることで、効率化効果を最大化できます。
STEP5. 施策を実行し、効果測定する
施策を実行したあとは、改善が効果を発揮しているかを定期的に測定します。主な評価指標は次の通りです。
＜測定項目の例＞
- 月間工数の変化
- 残業時間の削減
- 問い合わせ件数の変化
- ミス件数の推移
- 施策運用の定着度（ツールの場合：ログイン率など）
測定結果をもとに、「別の業務も外部化する」「ツールを見直す」など、柔軟にアップデートすることが重要です。効率化は一度で完了するものではなく、継続的に見直すことで効果を最大化できます。
人事業務の効率化に役立つツール一覧
人事業務は領域が広いため、目的に応じて活用すべきツールも異なります。ここでは、主要カテゴリごとに効率化に役立つ代表的なツールを紹介します。
- 勤怠管理システム
- 労務管理システム
- 採用管理システム（ATS）
- 人事管理システム（タレントマネジメント）
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、勤怠データの収集・集計・打刻管理を自動化し、給与計算との連携によってミスを大幅に削減できるツールです。紙やExcelでの入力・転記作業が不要になるため、担当者の負担を大幅に減らせます。
さらに、従業員もPCやスマホから手軽に申請でき、不正入力のアラート機能により管理精度も向上します。雇用形態が多様な企業や在宅勤務がある環境でも運用しやすい点が特徴です。
＜代表的なツール＞
- KING OF TIME
- ジョブカン勤怠管理
- freee勤怠管理Plus
労務管理システム
労務管理システムは、各種書類作成や社会保険手続きの電子申請を自動化し、紙やExcel中心の運用から脱却できるツールです。従業員情報をオンラインで収集・更新できるため、手入力や転記の手間がなくなり、労務手続きのミスや抜け漏れも防げます。
さらに、入社手続きや雇用契約の電子化、社会保険申請などを一元管理でき、担当者の負担を軽減するとともに、運用精度の向上にも役立ちます。
＜代表的なツール＞
- SmartHR
- freee人事労務
- オフィスステーション
採用管理システム（ATS）
採用管理システム（ATS）は、応募者情報の一元管理や面接日程調整、スカウト管理など、採用事務の煩雑な作業をまとめて効率化できるツールです。メール送信の自動化や選考ステータス管理により、対応漏れを防ぎ、採用プロセスのスピードと精度を向上させます。
また、応募増加への対応や採用の属人化解消にも役立ち、採用業務全体をスムーズに運用できます。
＜代表的なツール＞
- HERP Hire
- ジョブカン採用管理
- sonar ATS
人事管理システム（タレントマネジメント）
人事管理システムは、社員情報・評価・スキル・配置履歴などをデータベース化し、人材育成や配置の判断を効率化できるツールです。紙やExcelに散在していた情報を集約することで、更新作業の手間が減り、評価運用やスキル管理の精度も向上します。
さらに、組織全体の状況を可視化できるため、戦略人事を進めたい企業や、人材育成・配置の質を高めたい場合に役立ちます。
＜代表的なツール＞
- カオナビ
- SmartHR（人事評価機能）
- タレントパレット
人事業務の効率化に関するよくある質問（FAQ）
人事業務の効率化に取り組む際によく寄せられる疑問をまとめました。仕組みづくりやツール活用、外部リソースの使い方など、実務で迷いやすいポイントを分かりやすく解説します。
Q. 人事業務の効率化は、ツール導入とアウトソーシングのどちらを優先すべき？
A. 最短で効率化を進めたい場合は、アウトソーシングを優先しつつ、必要なツール導入を並行する方法が最も効果的です。
ツールは便利ですが、導入しただけでは運用が定着せず、設定作業やフロー整備に時間がかかります。一方、アウトソーシングなら、属人的な業務をすぐに標準化でき、人事担当者の負担を早期に減らせます。
また、アウトソーシングサービスの中には、業務整理からツール選定、導入までサポートしているところもあります。外部のプロが運用基盤を整えることで、ツールの効果を最大限に引き出しながら効率化を進められるため、「アウトソーシング×ツール」の併用がおすすめです。
Q. システムを導入しても人事業務の効率化が進まないのはなぜ？
A. 効率化が進まない主な理由は、ツール導入より先に「業務フローの設計が最適化」ができていないためです。
ツールはあくまで、整理された業務を自動化・省力化するための仕組みです。業務の棚卸しや標準化が不十分なまま導入すると、手間や属人化の構造はそのまま残り、期待した効果が得られません。
効率化を成功させるには、「導入前の業務整理 → 標準化 → 導入後の運用定着 → 継続改善」というプロセスを一体で進めることが重要です。土台が整うことで、システムの効果を最大限に発揮できます。
Q. アウトソーシングで人事業務を効率化する際、ツール導入の支援も依頼できる？
A. 人事業務の効率化を進めるうえで、アウトソーシング業者にツール導入支援を依頼することは可能です。
アウトソーシング業者によっては、次のような工程をまとめてサポートできます。
- ツール比較・選定
- 初期構築（ワークフロー設定、権限設計、データ移行）
- 運用マニュアルの作成
- 導入後の実務運用・改善
このように、「構築〜運用定着」まで支援できるアウトソーシング業者であれば、社内にリソースがなくてもツールを使いこなせる環境を整えられます。
HELP YOUは、「テクノロジー × 人」の両軸で支援できるため、ツールの効果を最大化しながら、人事全体の効率化を加速できます。
人事業務効率化のまとめ
人事業務を効率化するには、業務の棚卸し・課題の特定・改善施策の選定といったプロセスを段階的に進めることが重要です。しかし、運用負荷や属人化が残るケースは少なくありません。
限られたリソースで改善を進めるには、アウトソーシングなど外部の力を活用することが効果的です。
アウトソーシングを併用すれば、定型業務の負担を早期に軽減でき、ツール導入や仕組みづくりに十分な時間を割けるようになります。また、「人が行うべき業務」と「外部に任せるべき業務」を適切に切り分けることで、人事部門全体のパフォーマンスを最大化できます。
自社だけでの対応に限界を感じている場合は、アウトソーシングの活用もぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
900以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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