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勤怠管理を効率化！おすすめの勤怠管理システムや方法

最終更新日時 : 2023.12.22

勤怠管理を効率化！おすすめの勤怠管理システムや方法

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自社の従業員がいつからいつまで働いて、いつ休憩をとっているのか。

各メンバーの労働時間を把握し、出勤簿やタイムカードなどで勤怠管理をすることは、企業が実践すべき義務の一つです。

ただ、一人ひとりの出退勤時間や残業時間、休日などを正確に把握しておくのは、特に規模が大きい企業になるほど、大変な手間がかかること。

働き方が見直され、業務効率化が進む今、勤怠管理もいかに効率的にできるかを模索する必要があります。

こちらの記事では、勤怠管理のそもそもの目的、効率化する方法としてのアウトソーシングや勤怠管理システムについて、おすすめサービスも紹介しながらお伝えしていきます。

勤怠管理の効率化を図り、より働きやすい業務環境への一歩を進めましょう。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、所属している従業員が何時から何時まで働いているのか、休憩や休日をどれくらいとっているのか等を企業側が労働時間を把握し、管理することを指します。

具体的に把握すべき項目には、例えば下記のようなことが挙げられます。

出勤時間・退勤時間
勤務時間
休憩時間
出勤日
欠勤日
時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間
有給休暇取得日数

これらの事項を、出勤簿やタイムカード、勤怠管理システムなどを使用しながら正確に把握・集計した上で、過剰な労働はないか等、労働基準法に則り従業員の業務を管理する必要があります。

この勤怠管理は、業界や規模に関わらず、労働基準法によってほぼ全ての企業に共通する義務になっています。

勤怠管理の目的

では、そもそもどうして勤怠管理をするのでしょうか？

ここでは、勤怠管理の主な目的を下記の3つの観点でご説明します。

正確な給与計算
労働時間の把握
生産性の向上

正確な給与計算

勤怠管理をしっかりと行うことで、残業時間や欠勤日などを加味した、正しい給与計算を行うことができます。

企業にとっては当たり前なことですが、給与は勤務時間と照らし合わせた上で、正確に算出し、従業員に支払わなければなりません。

労働時間の把握

タイムカードなどを使って勤怠管理をしっかりと行うことで、メンバーがどれくらいの時間を使って働いているのかが把握できます。

その上で、その時間は労働基準法や就業規則に沿ったものかを判断することができます。

生産性向上

可視化された労働時間や有給休暇の取得状況などに関する情報から、従業員の生産性を向上させるための策を考えることが可能になります。

例えば、残業が多くなってしまっているとわかった場合には、労働環境を見直し、改善する方法を探すきっかけにすることができます。

また、ある部署の有給休暇の取得率が少ないと知ることは、有休が取りやすい環境づくりを考えることに繋がります。

勤怠管理を効率化する方法

勤怠管理は、先ほど挙げたように項目も多く、全てをきちんと把握し管理するためには、多くのリソースが必要になります。

自社で手作業で進めるには、限界があることでしょう。

そんな課題に対して、勤怠管理を効率化する方法として、下記の導入を考えてみてはどうでしょうか？

勤怠管理システム導入
アウトソーシングサービス導入

それぞれについてどんな内容かを説明いたします。

1.勤怠管理システム導入

この記事の最後でご紹介するような、勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理をより効率的に行うことが可能になります。

様々な勤怠管理システムや関連サービスがありますが、基本的にはPCやスマートフォンから従業員が入力や修正をすることができ、クラウド型の場合は、勤怠データがクラウドに集積し、集計されるというものです。

勤怠状況を手作業で入力するよりも、ミスが少なく簡単です。従業員にとっても普段使うデバイスから入力ができるため、記録を忘れてしまう可能性を低くする効果もあります。

社内で使用しているシステムや他のツールと連携ができるサービスもあり、従業員情報や給与計算と紐付けて効率的な勤怠状況を管理をすることが可能です。

2.アウトソーシング導入

アウトソーシングとは、該当する業務を、外注先に委託することを言います。

勤怠管理についても、アウトソーシングサービスを導入することで、効率的に業務を進めることが可能になります。

担当従業員の業務負担が解消され、コア業務に注力できる環境を整えることが可能になります。アウトソーシングサービスには、勤怠管理以外にも、営業サポートやマーケティング業務など幅広い業務の依頼を同時に行うことができます。それぞれの業務の専門知識を持ったスタッフが対応します。

環境の急速な変化や働き方の多様化で、国内のアウトソーシング市場は急成長しいます。専門知識を備える外部の人材を活用する企業は広がりを見せています。

アウトソース化をすることは、社内の業務効率を多方面から向上させるきっかけにもなります。

アウトソーシングサービス「HELP YOU」

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【おすすめのHELP YOUプラン】

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプラン4つの強み

１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」

２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能

３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」

４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能

チームプランの主なサービス内容

HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、勤怠管理に限らず、幅広い業務の依頼が可能です。

総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

料金

月額：10万円～／実働時間：30時間～

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

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HELP YOUの導入事例

実際に、勤怠管理のアウトソーシングをHELP YOUにご依頼いただいた事例をご紹介します。

《クライアント》
医療サービス企業さま

《ご依頼内容》
勤怠確認作業

《対応内容と結果》
勤怠管理システムfreeeの打刻時間・休憩時間、打刻位置情報の確認をし、デイリーレポートやシフト表と突き合わせて差異をチェック。Slackにてメンバーに修正依頼を出しました。

導入いただいた結果、メンバーの勤怠管理への意識が高まるとともに、勤怠管理に関する社内の手間が削減でき、会社のコア事業により集中することができるようになりました。

医療サービス企業様【ご担当者口コミ】

確認作業に取られていた時間を事業回開発へ配分することができるようになりました。

以前までの工数	HELP YOU導入後の工数	削減できた工数
3時間	30分	2時間30分

【担当者の作業工数の変化】※1日当たりの工数

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勤怠管理アウトソーシングのメリット

勤怠管理を外注先に依頼し、アウトソーシングするメリットには下記のような点が挙げられます。

専門職人材がすぐに見つかる
担当者の業務ひっ迫が解消される
導入スピードの速さ
コストパフォーマンスの良さ

これらのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

専門職人材がすぐに見つかる

勤怠管理のために従業員を新たに採用するとなると、そのための時間やコストがかかります。

しかし、アウトソーシングサービスに依頼をすると、登録メンバーから勤怠管理に長けた適切なメンバーがすぐにアサインされ、対応します。

その結果、勤怠管理を得意とする専門職人材を素早く見つけることが可能になります。

担当者の業務ひっ迫が解消される

勤怠管理に関する業務は細かく膨大な量の情報の取り扱いが必要なため、担当従業員のリソースがかなりとられ、業務がひっ迫してしまっているケースも多いことでしょう。

アウトソース化することで、業務を外注先に委託できるため、担当者が勤怠管理に使う労働時間を削減することが可能です。

担当従業員が勤怠管理のために過剰に忙しくなっている状態の解消に貢献してくれます。

導入スピードの速さ

勤怠管理システムを導入する場合には、導入して慣れるまでに時間がかかるケースもあります。

アウトソーシングサービスには、勤怠管理の経験・実績を持っているところも多く、依頼後は、基本的な情報の共有を経て、すぐに導入することが可能です。

新しい仕組みづくりが必要な場合も、勤怠管理の知見を持った外注先に頼ることで、スピーディなスタートを切ることができます。

コストパフォーマンスの良さ

アウトソーシングは必要に合わせて依頼内容や量の調整が可能なため、コストを最適化することが可能です。

もちろん料金はかかりますが、自社で従業員を確保するケースに比べて、コストパフォーマンスが良いこともアウトソーシングのメリットです。

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勤怠管理システムのメリット

近年、勤怠管理に特化した様々な勤怠管理システムが登場し、企業への導入が進んでいます。

勤怠管理システムを導入する際のメリットには、下記の点があります。

・勤怠管理の効率化

・不正打刻防止

・社員の入力・申請作業の簡略化

勤怠管理の効率化

勤怠管理システムを導入することで、かなりの手間を削減し、効率化することができます。これまではタイムカードや出勤簿で勤務時間を、担当従業員がエクセルなどを使って手作業で集計・管理していたため、手間がかかっていました。

さらには、各勤怠管理サービスにより得意とする機能は異なりますが、給与計算システムや経費精算システムとの連携が可能なITシステムも登場しています。その結果、給与計算業務だけでなく人事労務周りの業務効率の向上も可能となっています。

また、契約社員やパートなどさまざまな雇用形態の従業員がいる場合や、育児や介護で多様な働き方をする従業員が多い企業は、導入をおすすめします。手間をかけずに勤怠を管理することができます。

不正打刻防止

異常な残業時間の入力などに、アラートを出してくれるシステムもあり、見落としてしまいそうな不正入力を防止することも可能になります。

従来よりも、精度の高い勤怠情報を管理することができます。

社員の入力・申請作業の簡略化

勤怠管理システムを使うことで、従業員はPCやスマートフォンを使い、より簡単に入力や修正をすることが可能になります。

出勤時間や退勤時間の入力を忘れてしまったり、多忙で残業時間の申告を面倒になってしまうケースもあります。

しかし、勤怠管理システムのおかげで入力が簡略化されれば、従業員の勤怠に関する意識も高まり、日頃の業務の一つとして取り組むことにつながるでしょう。

勤怠管理システムのデメリット

では反対に、勤怠管理システムのデメリットには、どのようなことが考えられるでしょう。

こちらの2点について、お伝えします。

・管理機能を扱いきれない場合がある

・経営層の理解を得にくい

管理機能を扱いきれない場合がある

勤怠管理システムには、多くの機能があり便利な一方で、従業員がその機能を理解して使いこなすまでに時間がかかったり、難しかったりする場合もあります。

せっかく業務効率化を進めるシステムを導入したにも関わらず、そのシステムの使い方がわからず慣れるまでに時間がかかってしまうようでは、本末転倒です。

システムのカスタマーサポートを上手く利用して理解を深めたり、アウトソーシングサービスと組み合わせて、システム利用に長けた人材に頼る、などが必要になるでしょう。

経営層の理解を得にくい

新たにシステムを導入するためには、経営層の理解を得る必要があります。

しかし、メリットやコストの妥当性を伝えきり、「導入しよう」と理解が得られるのは、難しいケースもあることでしょう。

まとめ

こちらの記事では、勤怠管理に関して、目的や効率化のためのシステムやアウトソーシングの導入などについてご紹介してきました。

企業の義務である勤怠管理を、効率的にスムーズに行う方法を取り入れることは、従業員がより心地よく働ける環境づくりに繋がります。

ぜひこの機会に、勤怠管理システムやアウトソーシングサービスの導入を検討してみてはいかがでしょう。

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カテゴリー: 総務、人事/採用、HELP YOU BLOG

タグ: 人事・採用総務アウトソーシング

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