シマダグループ株式会社　ビジョナリー企画部 瀧口様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

少数精鋭の部署の場合、できることに限りがあり、業務量が増えてくると優先度が低いものは後回しになりがちです。目の前にあるタスクをこなすだけではなく、より良い将来を見据えた本質的な業務に注力したいというジレンマを抱えているケースもあるでしょう。

不動産・ホテル・介護・飲食など、多様な事業を展開しているシマダグループ株式会社の広報部門では、コア業務に集中し本質的な広報活動を深めていくために、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入しました。

HELP YOUは、ディレクターを窓口として、他社の事例も提案しながらより効率のいいやり方で業務を進めてくれたといいます。今回は、広報の瀧口さまに、HELP YOUに依頼している業務の詳細や、導入後の効果について伺いました。

「米」をルーツに不動産・ホテル・介護など多様な事業を展開

──シマダグループ株式会社さまの事業内容について教えてください

不動産開発・賃貸管理・ホテルや介護施設の開発運営・飲食店や酒蔵の経営・保育園の運営など、さまざまな事業を行っています。それぞれが連携して、より良い相乗効果を発揮できるような事業展開を意識しています。

なお、1952年の創業当初は米屋（島田精米店）でした。そのため、現在も当社のルーツである米にまつわる事業を数多く手がけています。たとえば、飲食店事業においては米を使ったコース料理を提供していたり、国産米を使った「米麺」を作ったりしています。また、酒蔵では日本酒を製造しているので、背景に米があります。日本酒の原材料は、米・水・麹です。さらに、田植えや稲刈りなどの農作業にもグループとして関わらせていただき、収穫した米を自社店舗での子ども食堂にて提供する活動も行っています。

──多岐にわたる事業展開をされていると、広報活動もその分ボリュームが大きくなってくるのではないかと思います。働き方の課題として抱えているものはありますか？

日本各地に拠点があるため、取材や現地スタッフとのコミュニケーションで出張が多く発生します。遠方の場合、移動時間中にパソコンを広げて仕事することもできなくはないですが、オフィスにいるときと比べるとどうしても生産性は低下します。オウンドメディアの更新やプレスリリースの作成など、集中力や一定のまとまった時間を要する業務が迫っている際は、出張先の仕事との両立に難しさを感じることがあります。

少人数体制の広報が抱えていた課題をアウトソースで解決

──アウトソーシングサービスを利用しようと思った背景を教えてください

広報のみならず、当社は全社的にアウトソーシングサービスを利用したことがなかったので、業務を外注するという手段が選択肢に入ってくることは元々ありませんでした。ただ、当社の広報は私含めて2名の少人数体制のため、できることが限られるという課題をずっと感じていました。

HELP YOUのことは広報担当の方と知り合いで認識していため、「業務をアウトソースすれば広報で抱えている課題が解決するのかも？」と、ここで初めて外注を検討し始めるようになりました。その後、その方からHELP YOUについて詳しく話を伺い、「本当に自分がやるべきこと」について改めて考えるようになりました。自分がやらなくてもいい業務をアウトソースすれば、コア業務に集中することができ、仕事により広がりを持たせられるかもしれない。それならば、まずは月30時間でHELP YOUにお願いしてみようという結論に至りました。

──HELP YOU導入前に、他社アウトソーシングサービスとの比較検討はされましたか？

いえ、アウトソーシングを検討し始めた初期段階から、HELP YOUしか考えていませんでした。広報担当の方のことは信頼していましたし、運営元がどんな会社なのかということもよく知っていたので、迷いはなかったです。国内外に数多く在籍しているHELP YOUのスタッフはそれぞれが多様な働き方をしており、多岐にわたる業務を担っているということは事前に伺っており、そのうえでさらに詳しいお話を聞かせていただきました。

導入時は月30時間のプランからスタートし、アウトソーシングの効果を感じられたため、2025年5月から契約時間を月45時間へと増加しました。

時間がかかり後回しになりがちな業務をまるっと依頼

──効果を実感いただけたとのこと、大変嬉しく思います！現在HELP YOUにご依頼いただいている業務内容について教えてください

広報まわりのルーティン業務を中心に依頼しています。まず、広報の代表アカウントには毎日膨大な量のメールが届くのですが、その確認をお願いしています。以前は自分の個人メールと併せて確認していたのですが、あまりに大量なので追っていくだけで時間がかかっていました。代表アカウントに届いたメールの中で取材案件があれば、kintoneで運用している取材進捗管理への入力までやっていただいています。

また、当社HPのグループニュースの更新も依頼しています。プレスリリースの発信、テレビ番組での紹介、新聞・雑誌等の掲載情報、オウンドメディアの更新といった新規トピックを、事前にすり合わせたタイミングでグループニュースに転載していただいています。たとえばメディア取材に関しては、Chatworkで「◯◯という媒体に△△が載ったのでニュースの更新お願いします」と指示を出したら、HELP YOUがkintoneの取材進捗管理からデータを探し、その該当データに基づく形で更新してくれます。グループニュースは取引先や広報関係者からは特によく見られるため、とても重要なページです。HELP YOUに依頼したことで、今までの何倍も更新頻度が上がり、SEO観点から見ても良い効果を感じています。アウトソースにより自動化を叶えられたとも言えるでしょう。

【HELP YOUが更新担当しているグループニュース】

https://shimadahouse.co.jp/news

グループニュース更新の他に、メディア掲載や取材後の社内向け広告換算値の算出もお願いしています。メディア掲載や取材は、受けた後に実際に店舗へ問い合わせがないと本当に効果があるものなのか現場では感じにくいものです。そのため、取材による広告効果を、自社で広告を出した場合の費用感と照らし合わせる形でデータ化しています。社内向けであることに加え、リサーチに時間が要するものでもあったので、これも以前はどうしても優先順位が下がってしまっていたのですが、現在は定期的に社内周知できるようになりました。

また、これまでは各種データの格納も、案件に追われているとつい整理が後回しになっていたのですが、こちらもルーティン業務の1つとしてHELP YOUにお願いしています。Box（クラウドストレージツール）に複数人で共有できるフォルダを作成し、テレビ取材の収録データやメディア紙面のスキャンデータなどを決められたフォーマットに則ってタイトルをつけ、格納してもらっています。「あのデータどこにありますか？」「あの画像使っていいですか？」と各部署から問い合わせが来ることが多々あり、その度に探す手間をこれまでは取られていたのですが、現在は日付や媒体別にソートできるBoxできちんと整理されています。

──さまざまな業務をお任せいただきありがとうございます！　ルーティン以外にもHELP YOUに業務を依頼することはありますか？

プレスリリースを定型に則って実際に書いていただいたり、オウンドメディア掲載用の記事をWordPressに流し込んでもらったりすることもあります。

なかでも、ルーティン以外で特に助かっている業務が、プレスリリース発信先を一覧にしてまとめたメディアリストの更新です。仕事先での名刺交換や新規問い合わせ等を通じてプレスリリースを発信できる場所が新たに見つかった場合、リストを更新する必要があります。更新の際はまず、プレスリリース発信元であるPR TIMESのリストをダウンロードし、kintoneで管理している自社リストと照らし合わせて重複をなくした形で更新版のリストをアップロードします。単純作業といえば単純作業なのですが、新規配信先の情報を少しでも溜めてしまうと、いざ作業に着手すると1日がかりになってしまうような状況でした。ただ、HELP YOUにこの更新作業を依頼したところ、たった30分で完了し、どうして今までお願いしていなかったんだろうと本当に驚きました。配信先を少しでも増やしていくためにはリスト更新が非常に重要になってくるので、現在は定期的にHELP YOUに依頼しています。

また、HELP YOUはさまざまな企業でサポートを行ってきた実績があるので、他社事例をもとにより良い形を提案してくれる点も大いに信頼できます。効率の良いリスト作成の方法や、従来は自社でうまく使いこなせているとは言えなかったkintoneの活用例など、積極的にアドバイスがもらえるのでとてもありがたいです。

まるで自社の仲間ともいえる良好な関係

──現在チームプランをご利用いただいていますが、実際にどのようにディレクターあるいはスタッフとやり取りいただいていますか？

やり取りは基本的にディレクターさんのみで、実際にどのスタッフさんが作業を担当したのかは管理ツールで確認しています。さまざまな方とコミュニケーションを取るとなるとどうしても煩雑になってしまう恐れがあるので、やり取りが一元化されているのはとても助かっています。ディレクターさんにお伝えしたことはチーム配下のスタッフさんにも周知されていますし、新規の依頼に関しては、試験的に実際に作業してみてからディレクターさんがマニュアルを作成し、その後スタッフさんに作業依頼を出していただいています。どんな内容であってもストレスフリーに依頼できているなと感じています。

──ディレクターとはテキストコミュニケーションだけでなく、ミーティングでやり取りすることもありますか？

はい、基本的に週1回、火曜日に30分ほどミーティングを組ませてもらっています。契約時間を超過しないよう、月内の依頼状況と照らし合わせながら細やかな調整を積極的に提案してもらうなど、ディレクターさんの柔軟な対応力に助けられています。また、特に初めてお願いする業務に関しては、ミーティングの場で直接話をしたほうがその後のテキストコミュニケーションもスムーズに行えると感じています。

また、ミーティングでは依頼業務のことだけではなく、会社の近況などを含めたちょっとした雑談もよく交わします。こちらからするとHELP YOUも当社のチームメンバーの一員のような感覚で、やっぱり「人」と「人」なんだな、と思うことが多々あり、良い関係を築けていると実感しています。

外注により生まれた余白で組織の未来を考える

──HELP YOUに依頼したことによる効果についてたくさんお話いただきましたが、ほかにも印象に残っているエピソードがあればぜひ教えてください

先日オーストラリアに出張に行ったのですが、夜間移動中の機内でオウンドメディアの更新をしようとしたところ、海外圏のためWordPressにアクセスできないというアクシデントがありました。本来は当日中にオウンドメディアを更新し、この情報を翌日HELP YOUがグループニュースに更新するのが正規の流れでした。そのため、オウンドメディア掲載用のテキストと画像をHELP YOUに送り、「WordPressへの流し込みをお願いできますか」と急遽連絡したところ、その日のうちに対応していただいて本当に驚きました。イレギュラーな対応だったので納期は明確に提示していなかったのですが、翌日にはルーティン通りグループニュースの更新も行っていただき、一連の対応力に感動しました。このような長期出張の際は、事前にHELP YOUに業務依頼しようと感じられた出来事の1つで、大きな安心材料を得られた思いです。

──ありがとうございます！　HELP YOU導入後における貴社内の変化があれば教えてください

本当はやりたいけれど緊急性が高くないから後回しになっていたものに着手できるようになりました。たとえば、アワードへの応募や、新規開拓を始めとしたリレーション作りなどです。また、社内での動きについても、これまでは他部署から依頼を受けたうえでの対応が主だったのですが、本来の広報のあるべき姿としては逆で、「これはプレスリリースにした方がいいのでは？」といった提案をこちらからしていくのが理想でした。いまは目の前の業務をさばくだけのサイクルから脱し、広報としてのより本質的なコミュニケーションが取れるようになっています。

広報内でのミーティングに関しても、これまでは「◯◯を△△までにやる」といったタスクチェックに近かったのですが、この辺りはHELP YOUへの依頼でルーティン化が叶えられたので、より視点を先に持っていくことができるようになりました。たとえば、HELP YOUに更新してもらったグループニュースを確認しながら、より魅力的に見せるための書き方や画像選定など、未来を見据えた意見を交わすことができています。アウトソースにより業務に余白が生まれたおかげで、視野を広げて組織課題的な話までできるようになったのも、大きな変化だと思います。

まとめ

シマダグループ株式会社さまの広報体制は現在2名ですが、今後増員予定とのこと。会社や各種サービスの認知拡大や人材採用のために、広報活動をより深めていくことを展望として掲げています。「業務を時間単位で可視化できたため、HELP YOUへの依頼がひいては将来への布石にもなっている」と締めくくってくださいました。

すべての業務を細やかに対応することには限界があり、優先順位をつけざるを得ないのは、少数精鋭の部署に共通の悩みかもしれません。後になってからあふれた業務に必要以上に時間を取られてしまうリスクもあるでしょう。

そのようなときこそ、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」をご検討ください。HELP YOUには、経理、人事・採用、広報、画像・動画制作、資料作成、営業事務など、さまざまなスキルを持つ600名近いメンバーが在籍しています。依頼できるか分からない業務でも、まずはお気軽にご相談いただければと思います。

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