名刺のデータ化代行サービスを効果的に利用しよう!サービス内容や料金相場を徹底解説

ある程度たまってから名刺の整理しようと思っていたら膨大な量になっていた。
この前、名刺をいただいた方の名前が思い出せない……。

という経験はありませんか?

名刺をデータ化すると管理が簡単になり、外出先でも確認できるというメリットがあります。
しかし、その手軽さの一方で、結構な作業時間を取られてしまうのが難点。

そこで今回は、名刺をデータ化してくれる代行サービスの内容やおすすめの代行サービスをご紹介します。

名刺のデータ化代行とは

名刺のデータ化代行とは、名刺に記載してある情報を機械や手入力で顧客データなどにする作業を企業の代わりに行うサービスです。

データ化された名刺の情報は指定のサーバーへ格納、または外部媒体に保存するなど指定のフォーマットで納品されます。

同じ人の名刺が社内で複数枚あった場合などもしっかりと重複チェックができます。

名刺をデータ化するメリット

名刺をデータ化する一番のメリットは、自社の顧客名簿として管理・活用できることです。この顧客名簿を元にDM(ダイレクトメール)の宛先リスト等を作成することも可能です。

日々の営業や展示会、イベントなどで交換する大量の名刺をデータ化することで、管理だけではなく社内で共有できたり、外出先でも検索や確認ができるのはとても便利です。

名刺のデータ化代行サービスでできること

名刺のデータ化代行サービスでは、名刺の情報を入力する他にも申込書やアンケートの入力、スキャン代行など、さまざまな紙媒体のデータ化を委託できます。

名刺のデータ化代行サービスでできること1.名刺の入力代行

代行サービスでは、名刺の基本情報である会社名、部署名、肩書き、役職、氏名、メールアドレスなどの項目を指定のフォーマットに入力します。
写真を撮って指定のアプリに登録するなどの作業も可能です。

名刺のデータ化代行サービスでできること2.名簿の入力代行

顧客名簿や住所録を作成したい時に、データ化されていない情報を項目ごとに入力してくれるサービスです。
必要に応じて項目を指定することも可能です。

名刺のデータ化代行サービスでできること3.申込書の入力代行

代行サービスでは、会員登録や入会、必要書類の申込書の入力代行を請け負います。
申込書の入力作業後にDM送信用等のラベルを作成するなどの依頼も可能です。

名刺のデータ化代行サービスでできること4.アンケートの入力代行

イベントなどを開催した後に実施するアンケートの回答を入力してくれるサービスです。
指定のフォーマットやExcelなど、項目やその後の用途によって最適なアウトプットを提案してくれるサービスもあります。

名刺のデータ化代行サービスでできること5.スキャン代行

電子化したい書類などをスキャンしてくれるサービスです。
名刺や書類だけではなく、図面や書籍、ポスターなどの大型スキャンにも対応しているサービスもあります。

名刺のデータ化を代行するメリット

わざわざ代行サービスに依頼しなくても、名刺のデータ入力は誰にでもできるのでは?
アルバイトに任せた方が費用を抑えられるのでは?

そう思われる方も多いと思いますが、名刺のデータ化を代行サービスに委託するメリットはいくつかあります。

名刺のデータ化を代行するメリット1.入力ミスが減る

メリットの一つ目は、データ化する際に入力ミスが減ることです。
代行サービスでは専門家が専用のツール等を利用して入力するため、自社で作業するよりも圧倒的に入力ミスが減ります。

名刺のデータ化を代行するメリット2.コスト削減につながる

名刺のデータ化は毎日行う業務ではないため、慣れていない人が作業すると必要以上に時間がかかり、残業が発生する可能性も。
作業に慣れていてノウハウがある代行サービスに委託した方が、結果的にコストを抑えられる場合もあります。

名刺のデータ化を代行するメリット3.コア業務に集中できる

名刺のデータ化作業は「ノンコア業務」と呼ばれ、業務自体が直接利益を生まない作業です。
ノンコア業務を外注することで、本来その人がすべき重要なコア業務に時間を割くことができるため、結果的に会社の利益にもつながります
これは会社全体にとって大きなメリットになると言えるでしょう。

名刺のデータ化を代行するデメリット

名刺データ化の代行サービスを利用する際にはデメリットにも注意する必要があります。
想定されるリスクを把握し、代行サービスをうまく利用しましょう。

名刺のデータ化を代行するデメリット1.情報漏洩のリスクがある

名刺データ化を代行するデメリットとして情報漏洩のリスクがあります。
名刺や申込データには個人情報が含まれるたため、取り扱いを慎重に行う必要がありますが、万が一情報漏洩が起きてしまうと大変です。

そのためには、個人情報の取り扱いが適切かどうかの基準になる「プライバシーマーク」が付与されているかなどを確認し、セキュリティ体制が整った代行業者を選定しましょう。

名刺のデータ化を代行するデメリット2.精度にばらつきがある

二つ目のデメリットは、精度にばらつきが出る場合があるという点です。
代行業者では多くの従業員で作業を分担しているため、品質や精度に個人差が出てくるところもあります。
スピード重視で品質が低い業者に当たらないように、HPでこれまでの実績を確認したり、問い合わせ時のレスポンスや対応スピードなどをしっかりと確認することをおすすめします。

名刺のデータ化代行サービス料金相場

気になる名刺のデータ化代行サービスの料金相場をみていきましょう。
一般的には文字単価や項目ごとに設定されています。

名刺入力 20〜50円(8〜16項目)/枚
アンケート入力 0.5〜5円/項目(設問1つ〜複数回答)
名簿入力 9〜40円(4〜10項目)/セット
申込書入力 13〜70円(7項目〜)
スキャン代行 6〜30円(白黒〜カラー)

名刺のデータ化代行サービス5選

最後におすすめの名刺データ化サービス代行業者を5社ご紹介します。
対応範囲や料金、セキュリティ対策にも注目して業者を選定してください。

HELP YOU


オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」には各種専門家が所属しているので、安心して運用を任せることができます。
HELP YOUエンタープライズでは、業務のDX化(デジタルトランスフォーメーション化)に伴う資料のデータ化などの業務に対応しています。

対応範囲 データ入力、移行・集計、データのリスト化など
予算 30万円~
セキュリティ対策 Pマーク取得

 

 

うるるBPO

うるるBPOは取引累計4,829社と豊富な実績を持っています。日本国内外にパートナーが存在しているため、コストや納期を重視した対応が可能です。

対応範囲 名刺入力、名簿入力、応募ハガキ・年賀状の入力、アンケート入力
料金 (一例)名刺1枚:31円〜/セット
セキュリティ対策 Pマーク取得 / ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)取得

 

ナレッジデータサービス

ナレッジデータサービスは大学や学術機関など専門業界での圧倒的な実績があります。
データ入力のほか、音声テープ起こしやデータ活用コンサルティングにも対応。

対応範囲 名簿・名刺データ入力、アンケート入力・集計等
料金 (一例)名刺1枚:38円〜/セット

 

シスプロデータプロ

データプロは業界最安値水準(自社調べによる)で、高品質・高セキュリティに加え、スピード納期などの対応も可能です。
精度の高い入力システムを採用し、コストメリットのある中国のデータ入力センターと連携しているところも特徴です。

対応範囲 名刺入力、アンケート入力、申込書入力等
料金 (一例)名刺1枚(8項目):19円/枚
セキュリティ対策 Pマーク取得

 

ユニメディアBPO

ユニメディアBPOは多数のユーザーがデータ入力に対応しているため、圧倒的スピードでのデータ化を実現します。低価格かつ、APIを通したデータの提供が可能である点も特徴です。

対応範囲 名刺入力、DM発送代行、入力更新業務等
料金 (一例)名刺1枚(16項目):30円/枚
セキュリティ対策 Pマーク取得

 

まとめ

ペーパレス化やリモートワークが進む昨今では、ドキュメントのデータ化が必要不可欠になってきました。
誰でもできる簡単な作業ではありますが、ノンコア業務に膨大な時間をかけるよりも、代行サービスに依頼するという選択肢も検討してみてはいかがでしょうか?

代行サービスを利用することで本来注力すべきコア業務に集中でき、データ化された顧客名簿などをうまく活用すれば、今後の営業活動などにも役立てられるでしょう。

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