ルーチンワークこそ効率化が必要!役立つツールとサービスを紹介!

毎日のメールチェックや日報作成、経費精算……。どのような職場でも、こういったルーチンワークはつきものです。日々当たり前のようにこなしているかもしれませんが、意外とルーチンワークには時間が取られているもの。少しやり方を見直すだけで作業時間がぐっと短縮し、業務効率化につなげられます。

しかし、いきなりルーチンワークの見直しと言われても、多くの人はどんな業務をどんなふうに効率化したらいいのか思いつかないものです。そこで今回はルーチンワークの効率化に成功したさまざまな企業を紹介しながら、それらが採用している便利なサービスやツールを紹介していきます。

働き方改革を推進している企業や、人手不足や業務量過多でなかなか就業時間内に仕事を終わらせられないという方は、ぜひ参考にしてください。役立つヒントが見つけられますと幸いです。

ルーチンワークが効率化を妨げる理由

単純作業と思われがちなルーチンワークこそが、実は業務効率化の妨げになっていることが少なくありません。その理由を知っておくことが、ルーチンワークの方法を見直すための第一歩となるはずです。

単純作業だからこそムダに気づきにくい

ルーチンワークの多くは単純作業であり、毎日同じやり方でも特に疑問を感じることなく、こなしてしまいがちです。その結果、なかなかムダに気づけずに、効率化を妨げることになってしまいます。ルーチンワークが短時間で終わるものであればあるほど、ムダに気づきにくいでものです。

しかし、わずか5分程度のルーチンワークでも、1人が1ヶ月に20日働けば100分、1年働けば1,200分(=20時間)にもなります。ルーチンワークを見直して、通常5分かかる作業を1分でも短縮できれば、確実に業務効率化をはかることができます。

ルーチンワークこそがモチベーションを低下させる

通常業務には明確な目標があるものですが、ルーチンワークにはこれといった目標がなく、ただ「こなすこと」が目的になってしまっていがちです。目標がない業務には高い意識が持ちにくく、だらだらと時間をかけては業務効率化を妨げてしまうのです。

当たり前のようになっている作業が本当に必要なものかどうか時には見直して、目標や目的をきちんと設定することをおすすめします。

アナログなルーチンワークが業務効率化を妨げる

経費精算など経理関連のルーチンワークは、電卓を使って伝票を手書き作成するよりも、Excelやクラウド会計ソフトなどを使った方がずっと効率的です。日報もいまだに手書き作成している会社もありますが、パソコンで作成した方がずっと効率的かつ読みやすくなります。

そのことに気づかずに「手書きの方が慣れているから」「IT関連のことはよくわからないから」と最初から諦めてしまっていることが、業務効率化を妨げているのかもしれません。

ルーチンワークを効率化させる重要性がわかる事例

ルーチンワークを効率化させたことで、業務全体の効率を上げることができた事例を紹介します。大手企業や優良企業の例をいくつか取り上げていますので、ルーチンワークの効率化の方法に頭を悩ませている方は、ぜひ参考にしてください。

定例会議をやめて業務効率化と経費削減に成功した「ココナラ」

こちらは、定例会議の方法を見直して、会議時間の短縮と経費の削減に参考した事例です。知識・スキルのオンラインマーケット「ココナラ」を展開する株式会社ココナラは、これまで会議室で行っていた定例会議をやめて、執務室内のスタンディングテーブルで行うプチミーティングを採用しました。

プチミーティングは立ちながら行うため、必要なときのみ開催し、話が終わったらすぐに解散できます。こうした改革によって株式会社ココナラはスピーディーなミーティングを実現できるようになりました。

会議室を使わなくなると会議にかける時間を短縮できることはもちろん、会議室の利用料を節約できるのです。

カスタマーサポートを見直して情報の共有化に成功した「アトラエ」

こちらは顧客とのやりとりにカスタマーサポートツールを採用したことで、メールチェックの時間を短縮できた事例です。
求人情報サービス「Green」を運営している株式会社アトラエでは、カスタマーサポートのメンバーが個人メールで日常的にクライアントとやり取りしていました。しかし、ルーチンワークが個別化されていると情報を共有できず、ひとりひとりの進捗がわからないという問題点があったようです。

そこで個人メールでのやりとりを廃止し、カスタマーサポートツールを使い始めたところ、手の空いている人がその場で対応できるようになり、返信がスピーディーになりました。このことでメールチェックというルーチンワークがなくなり、業務効率化に成功しています。

営業のオンライン化で顧客を倍増した「Sansan」

こちらは一切の顧客訪問をストップしつつも、売上アップに成功した事例です。
営業担当者のなかには新規開拓やルート営業がルーチンワークになってしまっている人が多いはずです。成果を得られれば、訪問したかいがありますが、そうでなければ時間や交通費を浪費したことになります。

名刺管理サービスで有名なSansan株式会社は、2013年から顧客訪問を禁止しすべての営業をオンライン化しました。営業担当者は外出する必要がなくなり、顧客との商談はすべてオンラインミーティングで行うようになったのです。その結果、売り上げは2倍にアップしました。また、アポ取り担当と商談担当を分けたことで、それぞれがそれぞれの業務に集中できるようになったといわれています。

営業のルーチンワークを失くしたことで、売り上げアップに成功した、非常に斬新な事例です。

ルーチンワークとして効率化しやすい業務

ルーチンワークの効率化を目指す場合でも、効率化しやすい業務とそうではないものがあるはずです。まずは効率化しやすい業務から見直しをすることをおすすめします。

ルーチンワーク化している会議やミーティング

どの会社でも行われている会議やミーティングですが、ルーチンワーク化してしまっていることが多いのです。しかし、そもそもの会議方法や議事録を見直すことで会議時間を短縮したり、頻度を減らしたりすることができます。

最近はZOOMなどのオンライン会議ツールを使えば、遠くにいる人とも会議ができるようになりました。このことで遠方の支店で働いている人もわざわざ会議場まで時間をかけて足を運ぶ必要がなくなります。また、会議の会場を見直すことで会議時間の短縮や費用の削減が実現されるはずです。

資料や名刺の保存・管理

毎日渡される資料や頂いた名刺の保存や保管は、意外と時間がかかるものです。ファイルを開けてわかりやすいように収納、そして使用後はもとの場所に置くのに手間がかかりますが、ある程度誰でもできる作業でもあります。

誰でもできる作業であれば、思い切って他者に任せてみるのもひとつの手です。次の章から紹介するツールやサービスを使ってみてはいかがでしょうか。

経費の計算も効率化しやすい業務のひとつ

交通費や公債費などの経費の計算も細かいルーチンワークのひとつですが、最近は経理の知識がなくてもできるクラウド会計ソフトが続々と登場しています。これまでは手書きで伝票を作成し、経費を申請していた人も、そのスタイルはやめてクラウドソフトを取り入れてみてはいかがでしょうか。ルーチンワークにかける時間をぐっと短縮できるはずです。

ルーチンワークを効率化させる方法①ツール

ここからは実際にルーチンワークの効率化に役立ってくれるツールとサービスを紹介していきます。どれも毎日ルーチンワークに一定の時間を取られている人におすすめしたいツールです。

自動で名刺管理をしてくれる「Sansan」

Sansan」は導入実績5,000社以上を誇る名刺管理サービスです。AI名刺管理では、名刺をスキャンするだけで簡単に情報を取り込めるだけではなく、全社員の人脈を社内で共有することができます。名刺収納の手間が省けるだけではなく、名刺を探す必要もなくなります。

見積書や経費の計算は「freee」で

クラウド会計ソフトの「freee」は、帳簿付けにぴったりのツールです。銀行口座やクレジットカードを同期しておけば利用履歴を取り込みながら帳簿付けができます。見積書や請求書、納品書の発行の作成も簡単です。使い方もとても簡単なので、経理の知識が余りない人でも取り込みやすいツールです。

顧客管理に役立つ「Canbus

名刺同様に、顧客の管理もルーチンワークではありますが、情報量が多く、時間もかかりやすいです。しかし、IT経営を促進するビジネスアプリプラットフォームの「Canbus」を使えば顧客管理で会社情報や納入商品、対応履歴を記録し、必要なときにすぐに引き出せます。顧客の社歴や役職などの人物情報を登録しておけば、うっかり忘れてしまったときにもすぐに情報を引き出せます。ルーチンワークの効率化だけではなく、営業促進ツールとしても優秀です。

契約を効率化させる「クラウドサイン

契約成立時に行う契約書のやり取りは必要なものですが、印紙を用意したり、郵送したりとなかなか手間がかかります。
しかし、電子契約サービスのクラウドサインを利用すると、電子上で契約を交わすことができるようになります。さらに電子契約は印紙税法上、課税文書に当たらないため、印紙を貼る必要もありません。
このソフトを使うことで、契約時のルーチンワークとなっていた契約書のやり取りを短縮化できます。

ルーチンワークを効率化させる方法②アウトソーシング

社内の詳しい事情を知らなくてもできるルーチンワークは、アウトソーシングサービスを利用して外部の人間に委託するのが有効です。ここではおすすめの3社を紹介します。
 

幅広い業務を任せられる「HELP YOU

オンラインアシスタントのHELP YOUには事務作業やIT関連に熟知したスタッフが豊富にそろっているため、業界・業種関係なくルーチンワークを依頼できます。

クライアントごとにひとりのディレクターがつき、数人から数十人のメンバーが業務を行うチーム体制を取っているため、サポート体制は万全です。事務作業はもちろん営業代行も依頼できるので、ルーチンワークを全面的に見直したいと考えている企業や組織におすすめです。
 

自分で費用を設定できる「ランサーズ

クラウドソーシングサイトのランサーズではさまざまなルーチンワークを代行してくれるスタッフをリーズナブルに探せる点が魅力です。予算に合わせてスタッフを探すことができるため、予算が限られている企業や組織によく合います。ただし、登録しているスタッフの質はピンキリなので、スタッフ評価をよく見てから決めるようにしてください。
 

経理関連のアウトソーシングなら「OAGアウトソーシング

請求書や納品書の発行や、帳簿付けなどといった経理関連のルーチンワークを依頼するなら、OAGアウトソーシングがおすすめ。会計のプロがそろっていて、経理・税務関連のルーチンワークをすべて任せることができます。また、経理や総務専門のスタッフ派遣も行っているため、人材不足の企業や組織は相談してみてはいかがでしょうか。コンサルティング部門には労務関連の困りごとを相談できます。

まとめ

ルーチンワークを効率化するためには、まず今行っている業務の取り組み方に疑問を持って見直してみることが大切です。その上で仕事の段取りを考え直したり、自動化したりすると改善されるかもしれません。

しかし、なかなか改善が見られない場合は便利なツールやアウトソーシングサービスを利用することをおすすめします。使い勝手が良く、プロの力を借りられるので、業務効率化を確実に実現してくれるはずです。ルーチンワークにお悩みの方はぜひ検討してみてください。

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