ルーチンワークこそ効率化が必要！役立つツールとサービスを紹介
毎日のメールチェックや日報作成、経費精算。どのような職場でも、こういったルーチンワークはつきものです。
日々当たり前のように作業しているかもしれませんが、意外とルーチンワークには時間がかかるもの。
やり方を少し見直すだけで作業時間がぐっと短縮し、業務効率化につながります。
しかし、いきなりルーチンワークの見直しと言われても、多くの人はどんな業務をどんなふうに効率化したらいいのか思いつかないものです。
そこで今回は、ルーチンワークの効率化に成功したさまざまな企業を紹介しながら、業務効率化に役立つ便利なサービスやツールについても解説します。
働き方改革を推進している企業や、人手不足や業務量過多でなかなか就業時間内に仕事が終わらないという方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化を推し進め、自社の生産性を向上させていきましょう。
ルーチンワークが効率化を妨げる理由
単純作業と思われがちなルーチンワークこそ、実は業務効率化の妨げになっていることが少なくありません。
その理由を知っておくことが、ルーチンワークの方法を見直すための第一歩となるはずです。
単純作業だからこそムダに気づきにくい
ルーチンワークの多くは単純作業であり、毎日同じやり方でも特に疑問を感じることなく作業してしまいがちです。
その結果、なかなかムダに気付かずに、業務効率化を妨げることになってしまいます。ルーチンワークが短時間で終わるものであればあるほど、ムダに気づきにくいものです。
しかし、わずか5分程度のルーチンワークでも、1人が1ヵ月に20日働けば100分、1年働けば1,200分（＝20時間）にもなります。
ルーチンワークのやり方を見直して通常5分かかる作業を1分でも短縮できれば、確実に業務効率化を図ることができます。
ルーチンワークこそがモチベーションを低下させる
通常業務には明確な目標があるものですが、ルーチンワークにはこれといった目標がなく、ただ「こなすこと」が目的になってしまっていがちです。
目標がない業務には高い意識を持ちにくく、だらだらと時間をかけることで業務効率化を妨げてしまうのです。
時には「当たり前のようになっている作業が、本当に必要なものかどうか」を見直し、目標や目的をきちんと設定することをおすすめします。
アナログなルーチンワークが業務効率化を妨げる
経費精算など経理関連のルーチンワークは、電卓を使って伝票を手書き作成するよりも、Excelやクラウド会計ソフトなどを使った方がずっと効率的です。
日報もいまだに手書き作成している会社もありますが、パソコンで作成した方がずっと効率的かつ読みやすくなります。
そのことに気付かずに「手書きの方が慣れているから」「IT関連のことはよく分からないから」と最初から諦めてしまっていることが、業務効率化を妨げているのかもしれません。
ルーチンワークを効率化する重要性がわかる事例
ルーチンワークを効率化したことで、業務全体の効率を上げることができた事例を紹介します。
大手企業や優良企業の例をいくつか取り上げているので、ルーチンワークの効率化に頭を悩ませている方は、ぜひ参考にしてください。
定例会議をやめて業務効率化と経費削減に成功した「ココナラ」
こちらは定例会議の方法を見直し、会議時間の短縮と経費の削減に成功した事例です。
スキルマーケットの「ココナラ」を展開する株式会社ココナラは、これまで会議室で行っていた定例会議をやめ、執務室内のスタンディングテーブルで行うプチミーティングを採用しました。
プチミーティングは立ちながら行うため、必要な時のみ開催し、話が終わったらすぐに解散できます。こうした改革によって、ココナラはスピーディーなミーティングを実現できるようになりました。
会議室を使わなくなると、会議時間を短縮できることはもちろん、会議室の利用料を節約できます。
カスタマーサポートを見直して情報の共有化に成功した「アトラエ」
こちらは顧客とのやりとりにカスタマーサポートツールを採用したことで、メールチェックの時間を短縮できた事例です。
求人情報サービス「Green」を運営している株式会社アトラエでは、カスタマーサポートのメンバーが個人メールで日常的にクライアントとやり取りしていました。
しかし、ルーチンワークが個別化されていると情報を共有できず、一人一人の進捗がわからないという問題点があったようです。
そこで、個人メールのやりとりを廃止し、カスタマーサポートツールを導入。手の空いている人がその場で対応できるようになり、返信がスピーディーになりました。
このことでメールチェックというルーチンワークがなくなり、業務効率化に成功しています。
営業のオンライン化で顧客を倍増した「Sansan」
こちらは一切の顧客訪問をストップしながら、売上アップに成功した事例です。
営業担当者の中には新規開拓やルート営業がルーチンワークになってしまっている人が多いはずです。成果を得られれば訪問した甲斐がありますが、そうでなければ時間や交通費を浪費したことになります。
名刺管理サービスで有名なSansan株式会社は、2013年から顧客訪問を禁止し、すべての営業活動をオンライン化しました。
営業担当者は外出する必要がなくなり、顧客との商談はすべてオンラインミーティングで行うようにしたのです。
その結果、売り上げは2倍にアップ。また、アポ取り担当と商談担当を分けたことで、それぞれが各業務に集中できるようになったといわれています。
営業のルーチンワークをなくしたことで売り上げアップに成功した、非常に斬新な事例です。
効率化しやすいルーチンワーク
ルーチンワークの効率化を目指す場合でも、効率化しやすい業務とそうではないものがあるはずです。
まずは効率化しやすい業務から見直しすることをおすすめします。
ルーチンワーク化している会議やミーティング
どの会社でも行われている会議やミーティングですが、ルーチンワーク化していることが多いものです。
しかし、会議方法や議事録を見直すことで会議時間を短縮したり、頻度を減らしたりすることができます。
最近ではZoomなどのオンライン会議ツールを使うことで、遠くにいる人とも簡単に会議ができるようになりました。こうすることで、遠方の支店で働いている人もわざわざ会議場まで時間をかけて足を運ぶ必要がなくなります。
また、会議の会場を見直すことで、会議時間の短縮や費用の削減が実現されるはずです。
資料や名刺の保存・管理
毎日のように渡される資料や頂いた名刺の保存・保管は、意外と時間がかかるものです。
ファイルを開けて分かりやすいように収納したり、使用後に元の場所に戻したりするのには手間がかかりますが、誰でもできる作業でもあります。
このような誰でもできる定型的なノンコア業務は、思い切って他者に任せてみるのも一つの手です。以降の章で紹介するツールや代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。
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経費の計算も効率化しやすい業務のひとつ
交通費や交際費などの経費計算も細かいルーチンワークのひとつですが、最近は経理の知識がなくても簡単に操作できるクラウド会計ソフトが続々と登場しています。
これまでは手書きで伝票を作成し、経費を申請していた人も、クラウドソフトを取り入れてみてはいかがでしょうか。ルーチンワークにかかっていた時間が、ぐっと短縮されるはずです。
ルーチンワークを効率化する方法①ツール
ここからは、実際にルーチンワークの効率化に役立つツールとサービスを紹介します。どれもルーチンワークに毎日時間を取られている人におすすめしたいツールです。
自動で名刺管理をしてくれる「Sansan」
「Sansan」は導入実績8,000社以上を誇る名刺管理サービスです。
AI名刺管理では、名刺をスキャンするだけで簡単に情報を取り込めるだけでなく、全社員の人脈を社内で共有することができます。名刺収納の手間が省けるのに加え、名刺を探す必要もなくなるでしょう。
見積書や経費の計算は「freee」で
クラウド会計ソフトの「freee」は、帳簿付けにぴったりのツールです。
銀行口座やクレジットカードを同期しておけば、利用履歴を取り込みながら帳簿付けができます。見積書や請求書、納品書の発行の作成も容易です。
使い方がとても簡単なので、経理の知識がない人でも取り入れやすいツールです。
顧客管理に役立つ「Canbus」
名刺の管理と同様に、顧客管理もルーチンワークではありますが、情報量が多く時間もかかりやすいもの。
しかし、ビジネスアプリプラットフォームの「Canbus」を使えば、顧客管理機能で会社情報や納入商品、対応履歴などを記録でき、必要なときにすぐに情報を引き出せます。
顧客の社歴や役職などの人物情報を登録しておけば、うっかり相手の情報を忘れてしまったときにもすぐに確認できるでしょう。ルーチンワークの効率化だけでなく、営業促進ツールとしても優秀です。
契約を効率化させる「クラウドサイン」
契約成立時に行う契約書のやり取りは必要なものですが、紙書類での契約は印紙を用意したり郵送したりと、なかなか手間がかかります。
しかし、電子契約サービスの「クラウドサイン」を利用すれば、電子上で契約を交わすことができるようになります。さらに電子契約は印紙税法上、課税文書に当たらないため、印紙を貼る必要もありません。
電子契約システムを導入することで、契約時のルーチンワークとなっていた契約書のやり取りを短縮化できます。
定型業務を自動化するRPAツール「UiPath」
近年、注目されている「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」。ソフトウェアロボットを使い、パソコン上で行うさまざまな作業を自動化する技術です。
RPAは単純作業と特に相性が良く、定型的なルーティンワークの効率化にうってつけのツールです。また、AIと組み合わせることで高度な作業の自動化も可能になります。
そんなRPAツールの中でもおすすめなのが「UiPath」です。国内導入実績は1,000社以上にのぼり、「日経コンピュータ 顧客満足度調査 2021-2022」のRPAソフト／サービス部門では3年連続1位を獲得しています。
工数削減や人材不足の解消、人的ミスの削減など、RPA導入には多くのメリットがあります。働き方改革やDX推進を考える上でも、RPAツールの導入は今後欠かせない施策と言えるでしょう。
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ルーチンワークを効率化する方法②アウトソーシング
社内事情を知らなくても作業できる定型的なルーチンワークは、アウトソーシングサービスなどを利用して、外部の人間に委託するのが有効です。ここでは、おすすめの3社を紹介します。
幅広い業務を任せられる「HELP YOU」
オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」では、優秀なスタッフが豊富にそろっているため、業界・業種関係なくあらゆる業務を依頼できます。
クライアントごとに一人のディレクターがつき、数人から数十人のメンバーが業務を行うチーム体制を取っているため、サポート体制は万全。ノンコア業務を手放し、社員が重要なコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
事務作業はもちろん、経理、総務、人事・採用、営業サポート、メディア運用など、幅広い業務を依頼できます。ルーチンワークに限らず、業務体制を全面的に見直したいと考えている企業や組織におすすめです。
HELP YOUの活用事例
HELP YOU導入により、経理のルーティンワークを効率化した事例をご紹介します。
コールセンター運営企業さまからのご依頼により、HELP YOUでは請求明細書の作成を代行。
依頼前は、事前準備に2時間・明細書作成に8時間・確認と発行に2時間、合計12時間もの時間がかかっていました。
HELP YOUでは、この一連の作業を自動化ツールの導入によって効率化。クライアントの作業時間は3時間に減り、9時間の工数削減に成功しました。
このように、ご依頼いただいた作業をそのまま請け負うのではなく、業務改善を行ったうえで作業の効率化を実現しています。
クライアントからは「月初に集中していた経理業務負担が大幅に減り、残業時間も減りました！」という喜びの声を頂きました。
経理業務は繁閑の差があるため、アルバイトや派遣社員を恒常的に雇うよりも、必要な時にピンポイントで依頼できるアウトソーシングへの外注に向いている業務の一つです。
自分で費用を設定できる「ランサーズ」
クラウドソーシングサイトのランサーズでは、さまざまなルーチンワークを代行してくれる人材をリーズナブルに探せる点が魅力です。
予算に合わせて人材を探せるため、予算が限られている企業や組織にマッチします。
ただし、登録しているスタッフの質には差があるので、評価をよく見てから決めるようにしてください。
経理関連のアウトソーシングなら「OAGアウトソーシング」
請求書や納品書の発行や帳簿付けなど、経理関連のルーチンワークを依頼するなら、OAGアウトソーシングがおすすめです。
会計のプロがそろっているため、経理・税務関連のルーチンワークをすべて任せることができます。
経理や総務専門のスタッフ派遣も行っているため、人材不足に困っている方は相談してみてはいかがでしょうか。コンサルティング部門には労務関連の困り事を相談できます。
ルーチンワーク効率化のまとめ
ルーチンワークを効率化するためには、まず今行っている業務の取り組み方やフローに疑問を持ち、見直してみることが大切です。
その上で仕事の段取りを考え直したり、自動化したりすると業務改善につながるでしょう。
しかし、なかなか改善点が見つけられない場合は、便利なツールやアウトソーシングサービスを利用することをおすすめします。
業務改善のプロやツールの力を借りて、確実に業務効率化を実現しましょう。ルーチンワークの効率化にお悩みの方は、ぜひ検討してみてください。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
800以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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