経理部門のペーパーレス化を進めたい!参考になる成功事例と導入方法

ペーパーレス化とは、紙の利用を削減するために、紙書類を電子データに変換する取り組みのことです。ビジネスシーンでは日々さまざまな紙書類が作られています。

特に経理業務は、請求書や領収書などの「紙」を使うことが多い業務。
IT化によって改善されてきたとはいえ、経理業務のペーパーレス化に悩んでいる方も多いのでは?

この記事では、

  • ペーパーレス化のメリットやデメリット
  • ペーパーレス化の方法
  • 経理部門をペーパーレス化した成功事例

を紹介します。

ペーパーレス化を正しく理解し、導入のはじめの一歩を踏み出しましょう!

経理部門のペーパーレス化が進む背景


昨今の法整備により、ペーパーレス化を推進する動きが高まっています。その鍵となる法律が「電子帳簿保存法」です。

経理部門のペーパーレス化に関する法律「電子帳簿保存法」とは

電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿書類の全部または一部の電子データ保存を認める法律です。

これまで経理業務は法律が妨げとなり、ペーパーレス化を進めにくい面がありました。
しかし、度重なる「電子帳簿保存法」の改正によって、経理業務のペーパーレス化は進めやすくなっています。

多くの経理関連書類は、しかるべき手続きをすれば捨てることが可能です。
また、運用面でも保存ルールが緩和されてきています。ペーパーレス化は現在、国を挙げて推進されているといっても過言ではありません。

経理部門をペーパーレス化するメリット


ここでは、経理業務をペーパーレス化するメリットを3つ解説します。

経理部門をペーパーレス化するメリット1.業務効率化

経理業務をペーパーレス化するメリットのひとつに、業務効率化が挙げられます。
書類を電子データとして扱えるようになることで、主に4つの手間を省くことができます。

  • 書類を整理整頓 / 配布 / 検索 / 廃棄する手間

また、データ化した書類はどこからでもアクセス可能で、共有や送受信もクリック一つで済みます。
さらに、領収書や請求書のシステムへの手入力や月末月初の業務集中など、経理部門を悩ませてきた業務プロセスも改善できます。

経理部門をペーパーレス化するメリット2.コスト・保管スペース削減

経理業務をペーパーレス化するメリットのひとつに、コスト・保管スペース削減が挙げられます。

  • プリンタ関連費用(用紙/トナー/メンテナンス)
  • 書類郵送代
  • 文書廃棄費
  • 文書管理用(備品/保管)

経理業務のペーパーレス化によって、これらのコストを削減できるだけでなく、業務に携わる人件費も削減できるのは大きなメリットといえるでしょう。

経理部門をペーパーレス化するメリット3.セキュリティ対策

経理業務をペーパーレス化するメリットのひとつに、セキュリティ対策が挙げられます。

【紙の書類】 【ペーパーレス化】
情報漏洩 書類の持ち出しルールや廃棄方法を徹底する必要がある データ化したファイルは、担当者ごとにアクセス制限や閲覧制限を設けられる
書類消失 紛失や盗難、火災や災害、紙そのものの劣化や破損など、書類自体の消失リスクがある パソコンやサーバーが故障や盗難にあっても、クラウド上のバックアップから復元が可能

 
このように、ペーパーレス化することでセキュリティ対策が講じやすい上に、書類自体が消失するリスクも減らすことができます。

経理部門をペーパーレス化するデメリット


経理業務をペーパーレス化するデメリットも確認しておきましょう。

経理部門をペーパーレス化するデメリット1.システムの影響を受ける

経理業務をペーパーレス化するデメリットのひとつに、システムの影響を受けるという点があります。

ペーパーレス化すると、データをサーバーやクラウド上で管理することになります。
そのため、システムやネットワークに障害が起きればデータの閲覧や共有が困難になり、業務に支障をきたしてしまいます。

事前にデータのバックアップや復旧措置の対策を取るなど、万一の事態に備えた適切な体制構築が重要です。

経理部門をペーパーレス化するデメリット2.導入のコストや手間がかかる

経理業務をペーパーレス化するデメリットのひとつに、導入のコストや手間がかかるという点があります。

  • ネットワーク環境整備
  • セキュリティ対策のためのソフトウェア導入
  • 大量の紙資料を電子化する手間

こういったコストや手間だけではなく、ペーパーレス化という新たな仕組みの導入にあたって体制の整備も必要となります。
ペーパーレス化を失敗に終わらせないためにも早めに計画を立て、余裕を持って導入を進めましょう。

経理部門をペーパーレス化する方法


経理業務をペーパーレス化する方法を3つ紹介します。

経理部門をペーパーレス化する方法1.電子帳簿保存法への対応

経理業務をペーパーレス化する方法1つ目は、「電子帳簿保存法」への対応です。
すでに述べたように、多くの経理関連書類は、しかるべき手続きをとれば捨てることが可能です。

現状ペーパーレス化の完全な実現にはまだ課題が残りますが、電子帳簿保存法は企業目線での改正が繰り返し行われています。
電子帳簿保存法は、ペーパーレス化の実現を目指す企業にとって強い味方となるでしょう。

経理部門をペーパーレス化する方法2.システムやツールの導入

経理業務をペーパーレス化する方法2つ目は、システムやツールの導入です。
ペーパーレス化のためには、まず紙の書類を扱わないようにする仕組みが必要です。そこで活用したいのが、便利なシステムやツールです。

経費精算システム

経費精算システムとは、精算業務全般をサーバー上などに集約して実行・効率化するシステムです。
申請書の作成から承認、チェックなど、経費精算に関する作業をすべてシステム上で完結できます。

また、各自のパソコンやスマホから経費の申請ができるので、経費申請者だけでなく承認者にとってもメリットがあるシステムといえます。

経費精算システムはさまざまな種類があり、ベンダーによってコストは異なります。導入に際しては、自社の規模や利用人数を考慮して適切なものを選びましょう。

請求書発行システム

請求書発行システムとは、請求書の作成から送付までの作業を効率化するためのシステムです。
システムによっては、入金確認までの作業ができたり、売上集計や仕訳データ作成、債権管理の機能が付いているサービスもあります。

経費精算システム同様、機能や費用は異なるので、自社に合ったサービスを選びましょう。

経理部門をペーパーレス化する方法3.支援サービスの活用

経理業務をペーパーレス化する方法3つ目は、支援サービスの活用です。

新規の書類だけではなく、過去の書類もペーパーレス化しなければ期待するほどのメリットや効果は得られません。
しかし、これまで紙だった書類をデータ化するのは意外と手間がかかります。

そこで、過去の紙書類をデータ化する際には、ペーパーレス化の支援サービス活用が有効です。ノウハウのある業者のサポートがあれば、最低限の手間でペーパーレス化を実現できるでしょう。

オンラインアウトソーシング


経理業務ペーパーレス化の支援サービスのひとつに、オンラインアウトソーシングがあります。
現在多くのオンラインアウトソーシングサービスがありますが、中でも注目したいのが継続利用率98%を誇るHELP YOUです。

新サービス「HELP YOUエンタープライズ」では、紙書類‌の‌データ化‌な‌ど大量の事務作業を迅速にサポート。企業のペーパーレス化を阻む「手間」をHELP YOUが解決してくれるでしょう。

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経理部門をペーパーレス化した事例


実際にペーパーレス化に成功した事例を事業別に紹介します。

経理部門をペーパーレス化した事例1.不動産業

株式会社クラシオホールディングス

・不動産事業を中心に、太陽光発電事業や人材派遣事業なども幅広く展開

・経費精算システムを導入

【導入前の課題】

・Excelで経費精算を行っていたため、申請から全てが完了するまでに時間がかかる

【導入後の効果】

・経費精算の承認がリアルタイムかつスムーズになり、時間が短縮

・経費精算書の紛失トラブルを解消

・月次決算の確定を前倒すことができた

 
参考:楽楽精算『月次決算確定の大幅な早期化を実現した事例』

経理部門をペーパーレス化した事例2.製造業

だしラボラトリーズ合同会社

・粉末だし「まるごとだし®」を開発販売する食品メーカー

・クラウド会計ソフトを導入

【導入前の課題】

・ひとり起業のため、コア業務以外に時間と労力を費やせなかった

【導入後の効果】

・オフィス外でも作業が可能に

・ECサイトや銀行との連携で業務効率化を実現

・固定費を削減できた

 
参考:freee『30年の会社勤めを経て起業 会社設立も決算もfreeeに託し理想を追求した商品開発に専念』

経理部門をペーパーレス化した事例3.広告業

株式会社ピーエーシー

・静岡県を中心に、幅広い業種を扱う広告代理店

・オフコンからクラウドへ移行

【導入前の課題】

・売上予測はエクセル、実績はオフコンと、管理方法がバラバラで非効率だった

・印刷トナーの消費も多く、ファイリング作業の手間や保管場所の確保も必要

・ワークフローがなく、申請や承認がうまく回らない

【導入後の効果】

・売上データなど資料の作成時間が短縮された

・受注から入金まで、プロセスとデータの一元管理に成功

・経費申請の漏れミスがゼロに

 
参考:ZAC『株式会社ピーエーシー(総合広告・広告代理業)ZAC導入事例』

まとめ


経理業務のペーパーレス化に関して、メリットとデメリット、導入方法と成功事例を紹介しました。

ペーパーレス化は業務効率化やコスト削減だけではなく、セキュリティ面でのメリットもあります。また、電子帳簿保存法により、経理業務に紙資料はつきものという概念もなくなりつつあります。

全ての分野や業務を一度にペーパーレス化する必要はありません。まずは導入のメリットが高い経理業務からペーパーレス化を進めてみてはいかがですか?

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