印鑑データ化をスムーズに!電子印鑑の作成方法と成功のコツを伝授

近年テレワークが推進され、在宅勤務を導入する企業が増えています。それに伴い、急ピッチで進んでいるのが脱ハンコ化
今では多くの企業が印鑑のデータ化に向けて試行錯誤を重ねています。

この記事では、脱ハンコ化へ向けた企業の課題や印鑑をデータ化するメリットを解説。さらに印鑑のデータ化の方法も紹介します。

脱ハンコ・データ化の動きは今後ますます加速していきます。印鑑のデータ化は企業の生産性向上にもつながるため、ぜひ導入を検討してみてください。

印鑑のデータ化とは

印鑑のデータ化とは
まずは、印鑑のデータ化の概要、ハンコ文化推進に向けた企業の課題をみていきましょう。

印鑑のデータ化(電子印鑑)とは

印鑑のデータ化(電子印鑑)とは、文字通り印鑑をデータ化すること(したもの)です。
データ化された書類にパソコン上で押印できるデータ化された印影を電子印鑑と言います。

昨今の脱ハンコ化の動きが始まる約20年前の2001年に「電子署名法」が施行され、それによって一定要件を満たした電子印鑑や電子署名が法的に認められることになりました。

印鑑(ハンコ文化)に関する企業の課題

印鑑(ハンコ文化)に関する企業の課題について、ペーパーロジック株式会社が行ったアンケートの結果をみてみましょう。

アンケート結果グラフ
参考:ペーパーロジック株式会社「緊急事態宣言下における会社員の出社状況に関するアンケート調査実施

「緊急事態宣言が行われた以降でも、契約書や請求書等への押印のために出社しましたか?」という質問に対して、
3回以上出社した―30.5%
1・2回出社した―14.3%
という回答結果が出ています。

つまり、緊急事態宣言下においても、44.8%の会社員が契約書や稟議書等への押印のために 1回以上は会社に出社していることがわかります。
ハンコを押すためだけに出社する、いわゆる「ハンコ出社」は、テレワーク導入のハードルになっています。

印鑑をデータ化するメリット

印鑑をデータ化するメリット
ここでは、印鑑をデータ化するメリットを3つご紹介します。

印鑑をデータ化するメリット1.業務効率化

印刷した紙の書類に押印する場合、印影のかすれが生じたり、押印する箇所を間違えたりといったミスが生じることもあるでしょう。

電子印鑑はパソコン上で押印できるため、そもそも書類を印刷する必要がありません。
また朱肉の準備や押印ミス、印鑑本体の劣化や紛失といった手間やリスクもありません。

印鑑をデータ化するメリット2.印刷コストの削減

印鑑をデータ化すると書類の印刷が不要になります。つまりペーパーレス化するため、用紙代やインク代など印刷に伴うコストを削減できます。

また、それによって書類の保管スペースや管理コストの削減にもつながります。

印鑑をデータ化するメリット3.テレワーク・ペーパーレス化に役立つ

印鑑をデータ化することで、出社せずに承認や押印を含む書類作成作業を完結できます。
コロナ禍で露呈したハンコ出社問題は印鑑のデータ化によって解決でき、テレワークの推進にも繋がります。

また、前述した通り印鑑のデータ化はペーパーレス化にも役立ちます。
ペーパーレス化はCSR活動の一環でもある環境活動にもつながり、ひいては企業ブランド向上にも貢献できるでしょう。

印鑑をデータ化する方法

印鑑をデータ化する方法
ここでは、印鑑をデータ化する方法を4つご紹介します。

印鑑をデータ化する方法1.Excelを使用する

印鑑をデータ化する方法の一つとして、Excelを使用した作成方法を紹介します。

【電子印鑑作成手順】

1.土台となる図形を決める
丸印・角印など印鑑の図形を決めます。図形は「塗りつぶしなし」で、テキスト部分の色を朱色に近い色に設定しましょう。

2.印鑑のテキストを入力する
名前部分をテキストで入力します。フォントによって印鑑の見栄えが変わるので、様々なフォントを試すのがおすすめです。

実際の印鑑でよく使われる篆書体などの特殊なフォントは、Excelのデフォルトには入っていません。
ただし、無料でダウンロードできるサイトがあるので、実際の印鑑に近づかせたい場合はダウンロードして使用しましょう。

3.作成した電子印鑑を保存
作成した電子印鑑を画像ファイルとして保存します。そうすることで、必要なときにExcelやWord上で電子印鑑の画像を挿入できます。

Excelで電子印鑑を保存する方法もありますが、手順が多く手間がかかります。ここでは、簡単にできるPowerPointを使った保存方法を紹介します。

3-1.PowerPointを開き、作成した電子印鑑画像を貼り付ける

3-2.貼り付けた画像上で右クリック→[図として保存]を選択

3-3.保存場所を指定してファイル名を入力し、ファイルの種類を「JPEGファイル交換形式」にして保存

PowerPointでの電子印鑑保存方法は、Wordでもほぼ同様の流れで行うことができます。

エクセルでデータ化した印鑑を透過する方法

Excelでは「実際に使っている印鑑」をデータ化することもできます。ここでは、Excelでデータ化した印鑑を透過する方法を紹介します。

【電子印鑑作成手順】

  1. データ化したい印鑑をスキャンする
  2. Excelを立ち上げ、スキャンした画像を貼り付ける
  3. 貼り付けた画像を右クリックし、[コピー]を選択
  4. 空白セルを右クリックし、[形式を選択して貼り付け]を選択
  5. [図(拡張メタファイル)]を選択してOK
  6. 貼り付けた画像を右クリックし、[グループ化 > クループ解除]を選択
  7. 「これはインポートされた図で…」と警告メッセージが出るので[はい]をクリック
  8. 画像をクリックして枠内に枠が表示される状態にする
  9. メニューボタンの[図の形式 > 色 > 透明色の指定]を選択
  10. 印鑑画像の白い部分を選択する

これで白い部分のみが透過された電子印鑑の完成です。
作成した電子印鑑データの保存方法は、『印鑑をデータ化する方法1.Excelを使用する』にて紹介したPowerPointでの保存方法と同様です。

印鑑をデータ化する方法2.Photoshopを使用する

Photoshopを使用した印鑑のデータ化方法を紹介します。

【電子印鑑作成手順】

  1. 電子化したい印鑑をスキャンする
  2. スキャンしたデータをPhotoshopで開く
  3. [選択範囲 > 色域指定]を選択して背景を消す
  4. [選択 > ハイライト]を選択、[許容値]と[範囲]を調節して仕上がりを確認
    ※例:許容量0%、範囲200
  5. 背景の白い部分が選択されるので[delete]で消す
  6. 余分な余白をトリミングで消す

これで印影の作成は完了です。
ここからは、作成した電子印影を汎用性の高いpngファイルで保存する方法を紹介します。

【電子印鑑保存手順】

  1. Photoshop[ファイル > 書き出し > PNG]を選択
  2. 名前を記入して任意の場所に保存

作成した電子印鑑をExcelの請求書などに使用する際は、[挿入 > 画像]から保存したpngファイルを選択して押印するだけです。

印鑑をデータ化する方法3.アプリやソフトを利用する

電子印鑑は、無料ソフトやアプリを利用して簡単に作ることもできます。
さまざまなアプリやソフトがあるので、後ほど『印鑑のデータ化に役立つツールとサービス』の項目で詳しく紹介します。

印鑑をデータ化する方法4.支援サービスを利用する

印鑑をデータ化する方法として、支援サービスを利用する方法もあります。
各社の特徴は、『印鑑のデータ化に役立つツールとサービス』の項目で詳しく紹介します。各社の特徴を理解し、自社にあったサービスを選びましょう。

印鑑のデータ化に役立つツールとサービス

印鑑のデータ化に役立つツールとサービス

ここでは、印鑑のデータ化に役立つツールとサービスを4つ紹介します。

印鑑のデータ化が無料でできるソフト

まずは、印鑑のデータ化が無料でできるソフトを2つ紹介します。

Excel電子印鑑

「Excel電子印鑑」は、Excelのアドインとして無料で使えるフリーソフトです。
一度ダウンロードすれば、セル選択時の右クリックメニューから電子印鑑を選べ、簡単に押印することができます。

【Excel電子印鑑で作成・押印できる印鑑】
・丸型/小判型の認印
・角印
・日付のついたデータネーム印
・「重要」/「社外秘」などのビジネスシーンでよく使われるビジネス印
・自分でデザインした画像を判子として挿入できるユーザー印

テンプレートとして用意されている電子印鑑だけでなく、オリジナルの電子印鑑も使用できる点は、ユーザーにとって魅力的でしょう。

ただし、使用環境によってはアドインがExcelの動作自体に影響を及ぼしてしまう場合があるので、その点は考慮する必要があります。

クリックスタンパー

「クリックスタンパー」は、スタンプ風の電子印鑑を簡単に作成できる電子印鑑ソフトです。
一から印影を作るのではなくサンプルをベースに作成するため、操作は簡単。フォントや色、サイズなどをアレンジしてオリジナルの印影が作成できます。

【クリックスタンパーで作成できる印鑑】
・三文判
・マル秘印
・回覧印
・名前と日付が入ったデーターネーム印
・丸印
・角印
・複数行からなる印も作れる

サンプルには、ビジネス印として重宝する「回覧」や「丸秘」といった印影も充実しています。

電子印鑑サービス

次に、印鑑のデータ化ができる電子印鑑サービスを紹介します。

シヤチハタクラウド

「シヤチハタクラウド」は、社内文書の押印を電子化できる電子印鑑サービスです。電子印鑑の機能と、押印した文書を回覧する機能があります。

紙ベースで行っている社内文書回覧のプロセスをそのまま運用ができるのが特徴です。
料金は月額110円(スタンダードプラン)からと、導入のハードルが低い点も魅力。

ただし、スタンダードプランでは電子署名機能や文書の改ざんを防止するセキュリティが備わっていません。
社外との取引などで利用を検討する場合は、事前にプランを確認しましょう。

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」は、政府が利用している電子認証局「GMOグローバルサイン」と直接連携している電子契約サービスです。

電子署名において署名者の本人性を担保する3つの署名タイプ(電子署名タイプ、高度電子署名タイプ、ハイブリッド署名)全てに対応しているのが最大の魅力です。

3種類の署名全てに対応しているため、契約書の種類や取引先によって使い分けができます。
各企業の様々な文化やコーポレート・ガバナンスにあわせて使い分けられる点は、かなりの利便性と言えるでしょう。

オンラインアウトソーシング

HELP YOU

オンラインアウトソーシングを活用することでも、印鑑のデータ化は実現します。

HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUの料金プラン】
<チームプラン>
お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

・月額料金:10万円
・実働時間:30時間

<ロボットプラン>
ロボット(RPAツール)を用いて、定型業務や大量業務を自動化・効率化するプランです。
ロボットの作業に加え、人の判断が必要な作業はスタッフが対応できる点が特徴。AI OCRを用いて大量の文字情報をデータ化することも可能です。

・月額料金:3万円~

チームプランやロボットプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

【チームプランの4つの強み】
1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」
2.「チーム制」なので欠員があっても業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能
3.さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単!頼れる「専属ディレクター」
4.海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務:出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理:入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用:求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート:会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング:SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト:売り上げ管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください!

印鑑のデータ化のまとめ

印鑑のデータ化のまとめ

脱ハンコ化に向けた企業の課題や印鑑をデータ化するメリット、印鑑のデータ化の方法を解説しました。
印鑑をデータ化すると、ペーパーレス化による印刷コストの削減はもちろん、業務効率化やテレワーク推進に役立ちます。

今後も法改正などにより脱ハンコ化は進み、電子契約システムも大きく変わっていくでしょう。
時代の流れに乗り遅れないためにも、できるだけ早く自社にあった電子印鑑システムの導入をおすすめします。

 
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