人手不足が深刻化する中、事務代行サービスを利用して人材を補う企業が増えています。
この記事では、中でも人手不足が叫ばれる介護業界における事務代行、「介護事務代行サービス」について取り上げます。

利用者のケアに注力したいのに、事務作業が負担…。
介護関係の法的ルールが複雑で事務作業を頼める人材がいない…。

このような悩みを抱える介護施設や福祉事業所は少なくないでしょう。
介護事務代行サービスを活用すれば、経営者やスタッフの事務作業の負担を軽減し、利用者のケアに専念することができます。

この記事では、介護事務代行に依頼できる業務やメリット、そして代行サービス選びのポイントについて詳しく解説します。
適切な介護事務代行サービスを選び、業務の最適化やケアサービスの向上を図りましょう。

介護事務代行とは

介護事務代行とは、介護施設や福祉事業所などが事務作業を外部の専門業者に委託するサービスのことです。
介護現場では、利用者のケアや介護業務を提供する一方で、さまざまな事務手続きや文書作成などの業務も必要です。

しかし、これらの事務作業は多くの時間や手間を必要とし、従業員の負担や業務効率の低下を引き起こすことがあります。専門の代行業者に事務業務を委託することで、これらの課題を解決できます。

介護事務代行に依頼できること

介護事務代行が提供するサービスは、主に「専門業務」と「一般業務」の2種類に分けられます。

＜専門業務＞
介護施設や福祉事業所に特化した業務で、介護現場での特定の知識やスキルを必要とします。具体的には以下のような業務が含まれます。

• 介護保険請求書（レセプト）の作成
• 国保連への介護保険請求
• 返戻対応
• 介護記録の作成や整理
• 利用者の受け入れ手続きや書類作成　など

＜一般業務＞
介護現場に限らず一般的な事務作業に関わるもので、介護事務代行業者の中にはこれらの業務のサポートを提供しているところもあります。

• データ入力や文書管理
• 電話応対やメールなど問い合わせ対応
• スケジュール管理や予約管理
• シフト作成
• 事務用品の調達や管理　など

介護事務代行業者によって、対応できる業務には差があります。どの業務をどこまで依頼したいかをあらかじめ明確にし、それに対応できる業者を選ぶことが重要です。

介護事務代行のメリット

介護事務代行を活用することで、事業者は多くのメリットを享受できます。

従業員の負担を軽減できる

介護事務は法的ルールが複雑で、レセプトのような専門業務は特に煩雑であり、従業員に負担が生じることがあります。介護事務代行を利用すれば、介護事務のプロが代行してくれるため、従業員（あるいは事務作業に追われる経営者）の負担を減らすことができます。

また、代行業者は介護事務のプロです。正確性と効率性を確保し、煩雑な手続きや規制を順守しながらスムーズな業務運営が可能となります。

人件費を削減できる

新たに人を雇用して事務作業を行う場合、採用にかかる費用や人事管理費、研修費などさまざまな費用がかかります。しかし、代行業者を利用すれば外注費以外に追加費用は発生しません。
このため、新たに人を雇用する場合と比べて、外注費用の方が安価で済む可能性があります。

さらに、人材を雇用すると人件費が恒常的にかかりますが、外注の場合は業務量に応じて柔軟に調整できるため、人件費をムダにすることもありません。

重要な業務に集中できる

介護施設や福祉事業所では、何よりも介護や福祉サービスの提供に直接関与する時間を確保することが重要です。介護事務代行を利用することで、従業員が事務作業から解放されれば、本来の専門性を生かした業務に集中することができます。
これにより、利用者のケアやサービスの質の向上へとつなげられるでしょう。

BCP対策につながる

BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）とは、災害や緊急事態が発生した場合でも、業務の停止を最小限に抑え、迅速な対応を行うための計画のことです。
2021年4月施行の「令和３年度介護報酬改定における改定事項について」内では、2024年から介護業でのBCP策定が義務づけられています。

介護事務代行を利用することで、パンデミックや災害・緊急時でも代行業者が対応を行うため、業務の継続が可能。BCP対策につながります。

介護事務代行サービスの選び方

自社に合った代行業者を選ぶためのチェックポイントを紹介します。

対応できる業務範囲

介護事務代行サービスが対応している業務内容をきちんと確認しましょう。

対応できる業務範囲は業者によって異なります。契約後に「依頼したい業務に対応できなかった」ということがないよう、依頼したい業務をあらかじめ洗い出し、それに対応できる業者を選ぶことが重要です。

費用

代行業者を選ぶ際には、費用面のチェックも重要です。
ホームページで費用感や料金体系を確認するだけではなく、検討している業者から見積もりをとって確認しましょう。
安さだけで選ばず、費用と対応業務の広さや質が見合っているか、いわゆる「費用対効果」を考えることも重要です。

実績

サービス業者の実績もチェックしたい点です。
過去にどのような実績があるか、導入数や継続率などをチェックするだけでなく、「お客様の声」や口コミなどの評判もホームページなどで確認すると良いでしょう。

セキュリティ体制

介護事務代行サービスを利用するということは、多くのケースにおいて個人情報を扱うことになります。
その他にも重要な業務情報を取り扱う可能性もあるため、セキュリティ体制がしっかりしている業者を選ぶことが重要です。

Pマーク（プライバシーマーク）やISO27001（ISMS：情報セキュリティマネジメントシステム認証）取得の有無など、第三者機関の認証があると安心です。

介護事務代行サービス4選

最後におすすめの介護事務代行サービスを4社ご紹介します。
外注先の選考にお役立てください。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。（※）
優秀なスタッフがお客様をサポートし、社員が重要な業務に集中できる環境づくりを支援します。

※オンラインアウトソーシングとは、インターネットを利用してさまざまな業務の代行を請け負うサービスのことです。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクター（担当者）が、業務の遂行に必要な知識や経験を持つスタッフを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまな知識や経験を持った優秀なスタッフが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属スタッフが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、自動化が可能な定型業務をサポートする「ロボットプラン」など、お客様のご希望に合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。

特に、初めてアウトソーシングサービスを利用する方の中には、「自社で対応すべき業務と、外部に切り出すべき業務の区別がつかない」と悩んでいる方もいるでしょう。そのような場合には、まずHELP YOUにご相談ください！

業務改善のプロであるディレクターが丁寧なヒアリングのもと、HELP YOUでサポートできる業務をご提案します。

HELP YOU導入事例

秋田県で介護事業を展開する株式会社あきた創生マネジメント様のHELP YOU導入事例を紹介します。

株式会社あきた創生マネジメントは、秋田県を拠点に3つの介護施設を運営する企業。
多くのお客様が人手不足や業務過多を理由にHELP YOUを利用する中、同社はリスク分散のためにHELP YOUを導入しました。

まずリスク分散が必要だった業務は、給与計算と勤怠管理に関わる業務でした。これらの業務を担当するスタッフの人数は限定的で、急な欠員が出ると業務が止まってしまうというリスクを抱えていたのです。

そこでHELP YOUには、主に給与計算と勤怠管理に関わる業務を依頼することにしました。HELP YOUは給与計算などの定型業務を代行しつつ、マニュアル作成も並行してサポートしました。
結果、お客様が必要としていたリスク分散と持続可能な体制づくりが確実に進んでいます。

「社内で対応すべき重要な業務とそれ以外の業務を切り分け、マニュアルを整備すれば、外注する体制は整います。今後も、定型作業をはじめとした業務はどんどん切り出し、リスク分散を進めていくつもりです。」とのコメントからも、HELP YOUの活用に効果を感じているご様子がうかがえます。

▼詳細はこちら

【介護業界】属人的な体制を改革！給与計算・勤怠管理のアウトソースで持続可能な体制づくり

雲紙舎ケアサポート

雲紙舎ケアサポートは、介護事業所の毎月の国保連への介護保険請求（レセプト請求）を代行するサービスです。
デイサービスやヘルパー、訪問看護事業所の他、入所施設や障害福祉サービス事業所など、さまざまな事業形態に対応しています。

【主なサービス内容】
■レセプト請求業務代行
■返戻対応の代行
■利用者への請求書発行
■スタッフの給与計算も対応可能

【特徴】
■利用継続率98.7％
■Pマーク / ISO27001認証取得

【料金】
月額4万円～

株式会社ベストパーソン

株式会社ベストパーソンは、会計事務所を主体としていた合同総研から派生したグループ企業です。本業の会計業を活かした介護保険の請求代行サービスの他に、介護求人情報サイトや介護施設検索サイト、広島の人材派遣や人材紹介を運営しています。

【サービス内容】
■介護保険請求事務作業代行
■レセプト代行
■自立者（元気老人）/ 介護対象外の請求
■ファクタリング（介護報酬前払い）サービス

【特徴】
■553事業所、20,148件の請求を代行
■FAX対応可能

【料金】
要問合せ

北日本ケアサポート

北日本ケアサポートは、札幌に事務所を置く介護保険請求代行サービスを提供する会社です。 全国をカバーしており、顧客は全国に400以上あるという安心感があります。

【主なサービス内容】
■介護保険請求代行
■レセプト代行
■障がい福祉請求代行
■国保連からの返戻・保留対応
■給与計算代行
■コンサルティング　など

【特徴】
■顧客は全国に400以上
■資格をもったスタッフによる一社一担当制

【料金】
■国保連請求代行料金ベース：
基本料金20,000円＋保険内実績入力500円/1名＋各種オプション料金
■国保連請求代行料金オプション：
保険外実績入力300円/1名
訪看介護実績入力500円/1名　など

介護事務代行のまとめ

介護事務代行を利用することで、事務作業の負担を軽減し、利用者のケアやサービスの質の向上へとつなげられます。
介護のプロがいるように、事務にも専門知識を持ったプロがいます。

もし今、事務作業に多くの時間と労力を費やし、利用者のケアに十分な時間が取れていないと悩んでいるのであれば、ぜひ介護事務代行サービスを検討してみてください。
事務業務の負担を軽減し、サービスの質を向上させましょう。

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