マネーフォワードの効果を最大限に引き出し、経理業務を効率化するには、経理代行サービスの活用が有効です。
ツールの設定から日々の記帳、支払業務までをまとめて任せることで、マネーフォワードの機能を実務の中で無理なく活かせる体制を整えられます。

本記事では、経理代行サービスに依頼できる業務内容や選び方、マネーフォワードに対応したおすすめの経理代行サービス6社を紹介します。
ぜひ、自社に合った外注先を選ぶ際の参考にしてください。

マネーフォワードに対応した経理代行サービスとは

マネーフォワードに対応した経理代行サービスとは、クラウド会計ソフト「マネーフォワード クラウド（MF クラウド）」の操作に精通した外部の専門スタッフが、記帳代行から経理フローの構築・運用までを包括的に支援するサービスです。

最大の特徴は、入力作業の代行にとどまらず、マネーフォワードの機能を最大限に引き出すための「業務設計」からサポートする点にあります。

近年、マネーフォワードを導入する企業は増えていますが、実際には次のような課題を抱えるケースも少なくありません。

• 導入したものの使いこなせていない
• 入力や確認作業が属人化している
• 経理担当者に負荷が集中している

こうした背景から注目されているのが、マネーフォワード対応の経理代行サービスです。

ツールによる「テクノロジー（自動化）」と、専門人材による「実務」を組み合わせることで、正確かつ効率的な処理を実現できます。属人化やブラックボックス化を防ぎ、安定的な経理体制を構築できます。

▼以下の記事では、経理代行サービスに依頼できる業務やメリット、料金相場など詳しくまとめています。全体像を把握したい方はぜひ参考にしてください。

経理代行とは？おすすめサービス8社を比較！選び方や導入の流れも解説

経理代行サービスに依頼できること

経理代行サービスには、日々の記帳から支払い、月次決算の補助、さらにはシステム導入支援まで、経理実務全般を幅広く依頼できます。

主な依頼内容は以下のとおりです。

• 記帳・仕訳入力
• 請求書発行・入金管理・支払
• 給与計算・経費精算
• 月次・年次の決算関連
• 経理関連システムの導入・運用支援

※ただし、対応範囲は経理代行サービスや契約内容によって異なるため、事前に委託可能な業務範囲を確認することが重要です。

記帳・仕訳入力

経理代行サービスには、日々発生する取引の記帳や仕訳入力を依頼できます。
これらは経理業務の基礎にあたる重要な作業ですが、定型的で件数も多いため、社内担当者の負担になりやすい業務です。

【主な対応内容例】

• 取引データの仕訳入力
• 領収書・請求書など証憑の整理
• 会計データの入力チェック

社内で複数の担当者が対応すると入力基準にばらつきが生じやすく、また、繁忙期には処理が遅延しがちです。
経理代行サービスを活用すれば、統一ルールとチーム体制のもとで業務を進めるため、品質と処理スピードが安定します。

請求書発行・入金管理・支払

経理代行サービスには、取引先への請求書発行から入金管理、支払対応まで、キャッシュフローに直結する一連の業務をまとめて依頼できます。

【主な対応内容例】

• 請求書の作成・発行
• 入金消込・未回収の確認
• 請求データの管理

請求や入金管理は、資金繰りに直結する重要な業務です。
外部に委託することで、請求から入金確認までを一元管理でき、資金の流れが可視化しやすくなります。その結果、資金計画も立てやすくなります。

給与計算・経費精算

毎月必ず発生する給与計算や従業員の経費精算業務も、経理代行サービスに依頼できます。

【主な対応内容例】

• 給与計算データの作成
• 経費精算内容の確認・処理
• 支払データの整理

これらの業務は、社内ルールや確認項目が多く、担当者の負担が大きくなりやすい領域です。特に繁忙期には確認作業が集中し、処理の遅れやミスが発生するケースもあります。

経理代行サービスを活用すれば、あらかじめ定めたルールやチェック体制のもとで処理が行われるため、正確かつ安定的に毎月の処理を進められます。

月次・年次の決算関連

経理代行サービスには、月次・年次など定期的に発生する決算関連業務のサポートも依頼できます。

【主な対応内容例】

• 月次締め作業、試算表の作成補助
• 勘定科目残高の確認・整理
• 決算前のデータ整理や税理士連携のサポート
• 年次業務に向けた資料準備・進行管理

経理代行サービスの支援を受けて月次の数値を整えておくことで、経営状況をタイムリーに把握しやすくなります。さらに、年次決算に向けた準備もスムーズに進められるため、決算期に業務が集中する状況を防ぎ、負担軽減につながります。

なお、年末調整や税務申告など、税務判断を伴う業務は税理士の独占業務です。これらの業務は、顧問税理士や会計事務所と連携して進める必要があります。

経理関連システムの導入・運用支援

経理代行サービスによっては、マネーフォワードをはじめとする経理関連システムの導入から、業務設計、運用支援までを一貫して依頼できます。

【主な対応内容例】

• 経理関連システム（会計ソフト、経費精算システムなど）の初期設定・環境構築
• 銀行口座・クレジットカード連携設定
• 勘定科目や入力ルールの整理
• 自動仕訳を活かした運用フロー設計

会計ソフトや経費精算システムを導入する際は、初期設定や運用ルールの設計が重要です。
代行サービスを選ぶ際は、単なる作業代行にとどまらず、ツール活用を前提とした経理体制の構築や運用まで支援できるかを確認しましょう。仕組みから整えることで、経理業務全体の効率化につながります。

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経理代行の主な依頼先

マネーフォワードに対応した経理代行には複数の依頼先があり、依頼先によって対応範囲や得意分野は大きく異なります。
業務の一部だけを切り出して依頼したいのか、経理体制そのものを任せたいのかなどを整理したうえで、自社の課題や目的に合ったタイプを選ぶことが重要です。

以下に、経理代行の主な依頼先を4つのタイプに分けて比較しました。

【依頼先比較表】

経理代行・アウトソーシング会社

マネーフォワードを活用した経理体制の構築から日々の実務まで丸ごと任せたい場合は、経理代行・アウトソーシング会社が最適です。

個々の企業状況に合わせた柔軟なカスタマイズ性が強みであり、主に以下のメリットがあります。

• 企業ごとに業務範囲を設計できる
• 成長フェーズや人員体制に応じて委託内容を調整できる

「経理担当者がいない」「業務の属人化を解消したい」といった課題を抱える企業にとって、ツール運用と日常業務を一体で任せられる点は大きなメリットです。

マネーフォワード公式BPO・公式連携パートナー

マネーフォワードが提供（公認）するBPOサービスは、ツールを基盤とした「標準化された業務フロー」を導入したい企業に適しています。

「マネーフォワード クラウド（MFクラウド）」を前提に、請求・決済・経理実務などを一体的に代行し、あらかじめ体系化されたサービスモデルに沿って運用される点が特徴です。

【マネーフォワード公式BPOサービスの主な対応例】

• 決済・与信管理の代行
• 請求・回収業務の代行
• 記帳や振込、給与計算などを担う経理BPO

業務フローが体系化されているため、定型化しやすい領域を効率化しながら運用でき、導入後の立ち上げや管理負担を抑えやすい点がメリットです。

一方で、自社独自の運用や周辺業務への対応範囲はサービスによって異なります。導入前に、対応可能な業務範囲やカスタマイズの可否を確認しておくことが重要です。

士業（税理士・会計事務所）

税務対応まで一貫して任せたい場合は、税理士・会計事務所の活用が適しています。

税理士・会計事務所の中にも、マネーフォワード クラウドを活用した記帳代行サービスを提供しているところもあります。
最近では、STREAMED（※）などの証憑データ化サービスと組み合わせ、クラウド会計に特化した事務所も増えています。

会計・税務の専門性が高く、記帳から決算、税務申告までを一貫して依頼できる点が大きな強みです。

一方で、経理業務の運用設計やフローの改善まで対応するかどうかは、事務所ごとにスタンスが異なります。
そのため、「経理業務全体の運用設計」まで支援を求める場合は、対応範囲を事前に確認しておくと安心です。

※STREAMED（ストリームド）：スキャンした手書きの領収書や請求書を、AI-OCRとオペレーターの確認によりデータ化するサービス

スキルマーケット（ココナラ・ランサーズなど）

スキルマーケットは、費用を抑えて記帳作業などをスポットで依頼したい場合に適しています。

「ココナラ」や「ランサーズ」といったプラットフォームを活用することで、マネーフォワードを使った記帳代行を個人に依頼することが可能です。必要な業務だけを単発で発注できる点は大きなメリットといえます。

ただし、業務フローの設計や継続的な運用支援まで対応できるケースは限られており、品質や対応範囲にばらつきが生じやすい点には注意が必要です。

経理体制の構築を目的とするというより、あくまで「作業リソースの一時的な補完」としての活用が現実的です。

マネーフォワードに対応した経理代行サービス6選

マネーフォワードに対応した経理代行サービスは、対応範囲や支援体制、得意分野がそれぞれ異なります。
ここでは、マネーフォワードの活用支援を含めて経理業務を委託できる代表的なサービスを6社紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

マネーフォワード代行を「実運用まで含めて」検討している方は、HELP YOUにおまかせ！
ツール活用を前提に、経理業務の設計から日々の実務まで一貫してサポートします。

HELP YOUでは、経理以外のバックオフィス業務にも対応可能です。各サービスはご要望に合わせて組み合わせいただけます。HELP YOUサービス詳細は、以下のボタンから資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUの「経理プレミアム」

マネーフォワードを導入した経理体制を「入力できる状態」から「経営判断に活かせる状態」へ引き上げたい企業向けに、HELP YOUでは経理に特化した「経理プレミアム」サービスを提供しています。

【経理プレミアムで実現できること】

●マネーフォワードを前提にした経理業務フローの設計・改善
●経営に必要な数字をタイムリーに把握できる体制づくり
●実務・改善・相談まで任せられる伴走型サポート

単なる記帳や作業代行にとどまらず、経理のプロが継続的に関わることで、経理業務が属人化せず、安定して回り続ける体制を構築します。

★詳しいサービス内容や料金は以下の資料にまとめています。ぜひダウンロードしてご確認ください！

経理代行の導入事例

HELP YOUの「経理プレミアム」における1名専属体制を導入し、担当者の不在リスクを解消しながら業務品質を向上させた事例です。

▼詳しくはこちら

経理のプロにお任せ！産休期間も安定した業務をサポート

★経理代行サービスの具体的な活用事例をまとめた資料をご用意しています。自社導入の検討材料として、ぜひご活用ください！

KANBEI

「KANBEI」は、クラウド会計ソフトを活用し、経理業務を丸ごと代行する会計DXサービスです。会計データをもとにしたレポート提供を通じて、コストの適正化をサポートします。
スタートアップや少人数組織など、柔軟な支援を求める企業に適しています。

メリービズ バーチャル経理アシスタント

「メリービズ」は、記帳から月次決算、経理DXコンサルティングまでをオンラインで幅広く代行するサービスです。実務経験豊富なプロの経理スタッフがチームを組んで対応してくれます。
経理業務を必要な分だけ、柔軟に外注したい企業に最適です。

マネーフォワード おまかせ経理

「マネーフォワード おまかせ経理」は、マネーフォワード株式会社が提供する経理BPOサービスです。「マネーフォワード クラウド」を最大限に活用し、記帳や請求・支払業務から運用設計までを一貫して支援します。
経理業務を、標準化された形でまとめて任せたい企業に向いています。

経理外注・記帳代行センター

「経理外注・記帳代行センター」は、会計ソフトの入力、給与計算、振込、請求書発行などの経理業務をチーム体制で代行するサービスです。中小企業のバックオフィス効率化を支援しています。
記帳代行を中心に、経理の定型業務を外注したい中小企業に適したサービスです。

SMC税理士法人

SMC税理士法人のクラウド会計対応サービスは、マネーフォワードやfreeeといったクラウド会計の導入を支援します。日々の経理処理、試算表作成までサポートし、経理業務のIT化と効率化を図ります。
記帳代行だけでなく、税務顧問・決算・申告まで一体で任せたい企業向けです。

経理代行サービスの選び方

経理代行サービスは、業者によって対応範囲や得意分野、サポート体制が大きく異なります。自社がどこまで業務を任せたいのか、何を優先したいのかを整理したうえで選ぶことが、導入後のミスマッチを防ぐポイントです。

選定時には、次の4点を確認しましょう。

• 依頼したい業務範囲に対応しているか
• マネーフォワードなど利用中のツールに対応しているか
• 情報管理・セキュリティ体制が整っているか
• 料金体系がわかりやすく、業務内容と合っているか

依頼したい業務範囲に対応しているか

まず確認すべきなのは、自社が外注したい経理業務に対応しているかどうかです。

一口に経理代行といっても、記帳のみを請け負うサービスもあれば、請求業務や給与計算、月次決算対応まで幅広く担う業者もあります。依頼範囲が曖昧なまま契約すると、「想定していた業務が含まれていなかった」といったミスマッチが生じかねません。

そのため、契約前に「どこまで任せたいのか」を具体的に整理しておくことが重要です。
特に、次のような点を明確にしておきましょう。

【確認すべきポイント】

• 日常的な記帳・仕訳だけを任せたいのか
• 請求書発行や入金管理まで含めたいのか
• 月次締めや決算前の業務まで支援してほしいのか

なお、税務判断や税務申告は税理士の独占業務にあたるため、一般的な経理代行サービスの範囲対象外です。多くの代行会社は税理士と連携体制を整えており、経理と税務の役割を分けることで、効率的かつ無理のない運用を実現しています。

マネーフォワードなど利用中のツールに対応しているか

すでにマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを利用している場合は、依頼先がそのツールに対応しているかを確認しましょう。
代行業者が利用中のツールに精通していないと、かえって業務効率が下がる可能性があります。

例えば、次のような課題が生じやすくなります。

【想定される課題】

• 手作業が増える
• 運用ルールが定まらない
• 属人化が解消されない

マネーフォワードやfreeeといった主要なクラウド会計ソフトには、データ連携や自動仕訳などの機能が備わっています。
ツールの機能を十分に引き出すには、特性を理解し、ツール前提で業務フローを設計・運用できる代行業者を選ぶことが重要です。

▼freeeに対応した経理代行サービスや、ツールを活用した経理効率化のポイントについては、以下の記事が参考になります。

freeeに対応した経理代行サービス5選と選び方

情報管理・セキュリティ体制が整っているか

経理代行サービスを選ぶ際は、セキュリティ体制の確認が欠かせません。

経理業務では、売上データや従業員の個人情報、金融情報など、機密性の高い情報を日常的に扱います。管理体制が不十分な場合、情報漏えいや不正アクセスといった重大なリスクにつながるおそれがあります。

そのため、外部に委託する際は、どのようなルールや仕組みでデータが管理されているのかを事前に把握しておくことが重要です。

【確認しておきたいポイント】

• 情報管理に関するルールやガイドラインが明示されているか
• アクセス権限やデータ管理体制が整備されているか
• オンライン対応におけるセキュリティ対策が講じられているか

安心して任せるためにも、運営会社の方針だけでなく、具体的な取り組みまで確認しておきましょう。

料金体系がわかりやすく、業務内容と合っているか

経理代行サービスは、料金体系や課金方法が業者によって大きく異なります。
単に「安いかどうか」で判断するのではなく、依頼したい業務内容と費用のバランスを確認することが重要です。

【確認しておきたいポイント】

• 月額固定制か、業務量に応じた従量課金制か
• 対応範囲が明確に定義されているか
• 追加費用が発生する条件が分かりやすいか

自社の業務量や繁忙期の波に合った料金体系を選ぶことで、想定外のコストを防ぎ、経理代行サービスを無理なく継続的に活用できます。

経理代行サービスのメリット

経理代行サービスを活用することで、ツールの導入や運用支援まで含めた経理体制を整備できます。

ここでは、具体的なメリットを5つ解説します。

• 経理業務の負担を減らし、本業に集中できる
• 経理業務を属人化させず、安定して回せる
• 必要なタイミング・業務量に応じて柔軟に利用できる
• 専門知識を活かした正確な処理が期待できる
• ツールの初期設定から運用まで任せられる

経理業務の負担を減らし、本業に集中できる

経理代行サービスを活用すれば、経理業務にかかる時間や手間を削減し、本業に集中できる環境を整えられます。

記帳や請求、給与計算といった業務は企業運営に欠かせない一方で、専門性や正確性が求められるため、経営者や担当者の負担になりがちです。

これらを外部に委託することで、日常的な処理に追われる状況を改善し、売上拡大や事業成長など優先度の高い業務へリソースを振り向けられます。結果として、組織全体の生産性向上にもつながります。

経理業務を属人化させず、安定して回せる

経理代行サービスを活用することで、特定の担当者に依存しない経理体制を構築できます。

自社完結の経理体制では、担当者の退職や休職によって引き継ぎが滞り、業務が停滞するケースも少なくありません。

一方、組織的なチーム体制で業務を請け負う代行サービスなら、担当者の変更による影響を最小限に抑え、安定した運用を継続できます。

業務フローが標準化されるため、経理の「ブラックボックス化」を防げる点も大きなメリットです。

必要なタイミング・業務量に応じて柔軟に利用できる

年間の繁閑差や事業フェーズの変化に応じて柔軟に活用できる点も、経理代行サービスの大きなメリットです。

経理業務には年間を通じて繁閑があり、特に決算期や繁忙期には負担が集中しやすくなります。アウトソーシングを活用すれば、シーンに合わせて依頼内容や稼働量を調整できるため、無理・無駄のない体制を維持できます。

【利用が向いているシーン】

• 決算期や繁忙期だけ業務量が増える場合
• 社内体制が整うまで一時的に外注したい場合
• 特定の業務だけを切り出して依頼したい場合

専門知識を活かした正確な処理が期待できる

経理代行サービスでは、実務経験と専門知識を持つプロが業務を担当するため、処理の正確性を確保しやすくなります。

経験に基づく判断基準や運用ルールに沿って業務が進められるため、担当者によるばらつきが生じにくく、ミスや手戻りが大幅に減少します。
社内に十分なノウハウや専任担当者がいない場合でも、常に高い業務品質を維持できる点が特徴です。

【品質を保ちやすくなるポイント】

• 勘定科目の整理
• 入力ミスの防止
• 月次処理の精度向上

また、必要に応じて税理士などの士業と連携できる体制を整えているサービスが多い点も、安心材料です。

ツールの初期設定から運用まで任せられる

マネーフォワードなどのクラウド会計ソフトに対応した経理代行サービスを選べば、ツールの初期設定から日々の運用まで一括して任せられ、ツールの導入効果を早期に最大化できます。

単なる作業代行にとどまらず、ツール活用を前提とした業務設計や運用体制の構築まで支援を受けられるため、「導入したものの活用しきれない」といった状況を防げます。

【主な支援内容】

• 自動連携を前提とした業務フロー設計
• 証憑管理や入力ルールの整備
• ツールを活かした業務効率化

自動仕訳やデータ連携といったクラウド会計ソフトの機能を活かしつつ、最終確認や判断は経理実務の知見を持つプロが担う体制を整えられます。効率化と処理精度の向上を同時に実現できる点が特徴です。

こうしたテクノロジーと人の手を組み合わせた仕組みにより、実務として無理なく回る経理体制を構築できることが、ツール対応型経理代行の価値といえます。

経理代行・マネーフォワードに関するよくある質問（FAQ）

経理代行サービスやマネーフォワードの導入について、よくある質問とその回答をまとめました。

Q. マネーフォワード代行の料金・プランは？

A. マネーフォワード代行の料金に、一律の相場はありません。依頼先や業務範囲、企業規模によって大きく異なります。

【料金が決まる主な要素】

• 依頼先の種類（税理士／BPO／公式連携など）
• 対応業務の範囲（記帳のみか、給与計算・請求書作成・入金管理まで含むか）
• 月次処理量（仕訳数、従業員数、請求書件数など）
• マネーフォワードの初期設定や運用設計の有無

具体的な金額やプラン内容はサービスごとに異なるため、事前に見積もりを取り、内容を比較して検討することが大切です。

Q. マネーフォワード代行サービスに、記帳代行だけ依頼できる？

A. マネーフォワード代行サービスの中には、記帳代行のみを依頼できるケースもあります。日々の仕訳入力や証憑のデータ化など、作業単位で外注したい場合には有効な選択肢です。

ただし、初期設定や業務フローが整わないまま依頼すると、入力ルールが属人化し、確認や修正の手間が増えるおそれがあります。

また、ツール活用を前提としていない記帳代行では、自動仕訳やデータ連携といったマネーフォワードの機能を十分に活かせないケースもあります。

なお、HELP YOUでは記帳業務のみのご依頼はもちろん、マネーフォワードを前提とした設定や運用の見直しまで対応可能です。単なる入力作業にとどまらず、経理業務全体がスムーズに回る体制づくりを重視したご提案を行っています。

▼記帳代行についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。経理代行との違いや費用・サービス範囲など、わかりやすく解説しています。

記帳代行とは？依頼できる業務や費用相場、依頼先の選び方を解説！

Q. 経理代行サービスを導入するために必要な準備は？

A. 経理代行サービスをスムーズに導入するには、使用ツールや経理データ、マニュアルの共有体制を事前に整えておくことが重要です。

特に次の2点を準備しておくと、導入が迅速に進みます。

1.会計ソフトや経理システムのアカウント情報
マネーフォワードなどのログイン情報や権限設定を整理しておくことで、作業の引き継ぎから実務開始まで迅速に進みます。

2.共有ドライブやマニュアルの準備
経理業務の流れや社内ルールをまとめた資料を共有環境に格納しておくと、業務の標準化や引き継ぎ時間の短縮につながります。

▼経理代行サービスの導入準備や、スムーズに引き継ぐためのポイントをより具体的に知りたい方は、HELP YOU主催セミナーのレポートもぜひ参考にしてください。実際の導入事例や、短期間で立ち上げるための実務的な工夫を紹介しています。

【セミナーレポート】最短3⽇で業務を引き継ぐ経理BPOサービスの活⽤⽅法

Q. 完全リモートで利用できる経理代行サービスは？

A. マネーフォワード クラウドを活用する経理代行サービスの多くは、完全リモートで利用できます。

クラウド上でデータを共有するため、紙資料の受け渡しや出社対応は原則不要です。
また、チャットやオンライン会議を通じてコミュニケーションを取れるサービスも多く、進捗確認や相談もスムーズに行えます。

拠点が複数ある企業や、バックオフィスのリモート化を進めたい企業にとっても導入しやすいでしょう。

なお、HELP YOUも完全リモートに対応しており、全国どこからでもマネーフォワードの運用を含めた経理業務を依頼できます。

Q. 決算期だけ業務量が増える会社に向いているアウトソーシングサービスは？

A. 決算期や繁忙期のみ業務量が増える企業には、稼働量を柔軟に調整できるアウトソーシングサービスが適しています。

必要な時期に必要な業務だけを切り出して依頼できるため、常時人員を抱える必要がなく、コストと業務負荷のバランスを取りやすくなります。

例えば、月次業務は社内で対応しつつ、決算前後の資料整理や処理量が増えるタイミングだけ外部に委託するといった運用も可能です。体制を大きく変えずに繁忙期を乗り切れる点は、大きなメリットといえるでしょう。

なお、HELP YOUでは繁忙期のみの増員的活用や、決算前後に集中する業務へのスポット対応も可能です。

★決算期だけのスポット利用や業務範囲の切り分けについても、個別にご相談いただけます。まずはお気軽にお問い合わせください。

マネーフォワード代行のまとめ

マネーフォワードは、導入するだけで自動的に経理が効率化されるものではありません。
その効果を最大限に引き出すには、ツールの仕様に最適化された運用設計や業務フローの整備まで含めた体制の構築が重要です。

経理代行サービスを活用すれば、日々の実務をプロに任せられるだけでなく、ツールの初期設定や属人化させない仕組みづくりまで一括で支援を受けられます。

その結果、業務負担の軽減や属人化の解消が進み、本業に集中できる環境が整います。大切なのは、自社の課題や依頼範囲を明確にし、それに適したサービスを選ぶことです。

「ツールを導入したものの使いこなせていない」「経理体制そのものを見直したい」と感じている場合は、運用支援に強みを持つHELP YOUへぜひご相談ください。

HELP YOUでは、実務対応から体制づくりまで一体で支援し、無理なく回る経理環境の構築をサポートします。

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請求代行サービスおすすめ11選！選び方や活用のメリットも解説【比較表付き】

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投稿 マネーフォワードに対応した経理代行サービス6選！依頼できる業務や選び方も解説 は HELP YOU に最初に表示されました。

ECサイト運営の効率化には、業務の「標準化・自動化・外部化」が不可欠です。

ECサイト運営において業務上のムダが生じる主な原因は、次の3点です。

• 標準化不足：属人的な作業が多い
• 自動化不足：手作業に依存している
• 外部化不足：業務量が担当者のキャパシティを超えている

これら3つの課題は、ショップの規模や成長フェーズを問わず、多くのECサイト運営に共通して見られるものです。

本記事では、ECサイト運営において多くの事業者が直面する課題に対し、システム導入や外部リソースの活用を組み合わせた具体的な改善方法を解説します。

本記事を参考にECサイト運営の効率化を進め、コア業務に集中できる運営体制を整えてください。

【業務別】ECサイト運営の「課題」と「効率化ポイント」

ECサイト運営を効率化するためには、まず「どの業務でムダや負荷が発生しているのか」を把握することが欠かせません。

特に、受注処理や商品登録、在庫管理といった繰り返し発生するノンコア業務は、気づかないうちに工数が膨らみやすい傾向があります。
そのため、業務ごとに課題を可視化し、標準化・自動化・外部化すべきポイントを明確にすることが重要です。

ここでは、ECサイト運営の代表的な5つの業務について、「よくある課題」と「効率化のポイント」を整理します。

• 受注処理
• 在庫管理
• 商品登録・商品管理
• カスタマー対応
• データ分析・レポート

受注処理

受注処理を効率化するには、システム活用によって重複作業を削減し、定型業務は自動化、判断が必要な業務は外部化することが効果的です。

在庫管理

在庫管理を効率化するには、在庫情報のズレを防ぐ管理システムを導入するとともに、現場作業を標準化・ルール化し、外部化しやすい状態を整えることが有効です。

商品登録・商品管理

商品登録・商品管理を効率化するには、一元管理システムを活用して作業を集約するとともに、登録作業に付随する定型業務を外部化することが効果的です。

▼商品登録作業を効率化したい方は、「商品登録代行サービス」の内容や費用相場を解説したこちらの記事も参考になります。

ECサイトの商品登録代行おすすめ7選！費用相場や選び方も解説

カスタマー対応

カスタマー対応を効率化するには、定型的な対応を自動化しつつ、判断が必要な対応は標準化・外部化することで、対応品質を安定させることがポイントです。

データ分析・レポート

データ分析・レポート業務を効率化するには、データを一元化したうえで、作成作業を自動化・外部化することが有効です。

ECサイト運営を効率化する3つの方法

ECサイト運営を効率化するには、複数の方法を組み合わせるのが効果的です。軸になるのは、次の3つ方法です。

1. 業務フローの改善（標準化）
2. ツール・システムの活用（自動化）
3. 外部リソース活用（外部化）

これらは単独でも一定の効果が期待できますが、3つを連動させることで、「属人化の解消 → 自動化 → 判断や例外処理の外部化」までを一気通貫で進められます。その結果、ECサイト運営全体の効率化効果を最大限に引き出すことが可能です。

ここからは、これら3つの方法について、具体的な進め方とポイントを解説します。

1. 業務フローの改善・標準化

ECサイト運営の効率化は、まず「業務フローの改善・標準化」から着手することが重要です。業務の土台が整わないままシステム導入や外注を先行させても、自動化や外部化の効果は十分に発揮されません。

まずは現状の業務フローを可視化し、属人化している作業や二重作業、不要なタスクを洗い出します。そのうえで、以下のステップで標準化・テンプレート化を進めていきましょう。

 
こうした工程を踏むことで、業務の属人性が解消されて運営が安定します。その結果、ツールによる自動化やアウトソーシングへの移行もスムーズに進みます。

2. ツール・システムの導入

ECサイト運営の定型業務は、ツールやシステムの導入によって大幅な効率化が期待できます。

これらを活用することで、受注処理・売上集計・問い合わせ対応など、ルール化できる業務の自動化が可能です。業務スピードが向上するだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

代表的なツール・システムとして、以下の3つが挙げられます。それぞれの特徴と、自動化できる範囲について詳しく見ていきましょう。

• EC一元管理システム
• RPA
• チャットボット

EC一元管理システム

EC一元管理システムは、受注・在庫・商品情報を一括で管理できるツールです。
複数のモールを運営している場合でも、業務を1つの管理画面に集約できるため、日々の運用負荷を大きく削減できます。

RPA

RPAは、あらかじめ設定したルールに従い、パソコン上の定型業務を自動化する仕組みです。
人が行っていた単純な反復作業をロボットに代行させることで、日々の業務負荷の軽減が可能です。

チャットボット

チャットボットは、顧客からの「よくある質問」への回答を自動化するツールです。
定型的な問い合わせに24時間365日、即時対応することが可能になります。

3. 外部リソース（アウトソーシング）の活用

ECサイト運営を真に効率化するカギは、ツールによる「自動化」と、外部リソースによる「業務の切り出し」を組み合わせることにあります。

ツールやシステムによる自動化は大きな効果を発揮しますが、すべての業務を置き換えられるわけではありません。ECサイト運営には、状況に応じた臨機応変な判断や、人の手によるきめ細やかな対応が求められる場面が多く存在します。

こうした「ツールでは対応しきれない業務」を外部リソースに任せることで、社内担当者は商品企画や販促施策といったコア業務に専念できるようになります。その結果、限られた人員でも生産性の高い運営体制を構築することが可能です。

外部化することで特に高い効果が得られる代表的なEC業務を、以下の表に整理しました。

▼ECサイト運営を外部化したい場合の費用・依頼できる範囲・成功事例は、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

EC運営代行おすすめ23選！費用相場やメリット・選び方も解説

EC効率化はHELP YOUにおまかせ

HELP YOUなら、受注処理や在庫管理などの日常業務から、ツール運用と外部リソース活用を組み合わせた「EC効率化の体制づくり」 まで提供が可能です。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください！

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

アウトソーシングでEC事業部の体制整備に成功した事例

株式会社カネマサは、金物の企画製造・販売を行う老舗企業です。
同社はHELP YOUの導入により、コロナ禍以降に停滞していたオンラインショップの売上を回復・伸長させることに成功。EC運営の要であるマーケティング活動に注力できる体制づくりが進んでいます。

【導入前の課題】
・EC業務が属人化していた
・社内リソースだけでは膨大な作業量と、専門的なEC運用ノウハウへの対応が限界を迎えていた

【HELP YOUの対応業務】
・楽天市場／Yahoo!ショッピング向けの商品登録用データの作成など

【導入後の成果】
・複雑だったEC実務の流れが整理され、マニュアル整備による属人化解消が進んだ
・社内担当者が外部人材との連携に慣れたことで、外部化のディレクション能力が向上した

▼詳しくはこちら

EC事業部のスタートアップを短期集中サポート！社内体制の立て直しに貢献

★以下の資料では、「ECサイト運営」サービスの活用事例をご覧いただけます。ぜひ無料ダウンロードして、業務効率化のヒントを見つけてみてください！

EC効率化のよくある質問（FAQ）

ECサイト運営の効率化について、よくある疑問をQ&A形式でまとめました。
効率化に着手する手順や自動化の範囲、外注できる内容など、検討時に押さえておきたいポイントです。

Q. ECサイト運営の効率化は、まず何から着手すべき？

A. ECサイト運営の効率化は、ツール導入を急ぐのではなく、まず「業務の棚卸し（見える化）」から始めることが重要です。

いきなりシステムを導入しても、元の業務フローに無駄があれば十分な効果は得られません。まずは日々の業務内容と工数を整理し、ボトルネックとなっている箇所を明確にしましょう。

• 現状把握：「誰が・どの業務に・どれだけ時間を使っているか」を把握する
• 仕分け：「定型業務（自動化向き）」「判断が必要な業務（コア業務）」「外部化できる業務」に仕分けする

これらのプロセスを経ることで、業務標準化、ツールによる自動化、アウトソーシング活用といった手段の中から、自社にとって最適な組み合わせを選択できるようになります。

Q. システムやツール導入で、ECサイト運営のどこまでを自動化できる？

A. 受注処理や在庫同期、売上の集計・レポート作成といったルール化できる反復業務は、ツールの導入によってほぼ自動化できます。

一方で、商品登録時の品質管理や一部の問い合わせ対応など、判断や柔軟な対応が求められる業務は、ツールだけでは対応しきれません。

そのため、システムやツールによる自動化をベースにしつつ、判断が必要な領域には社内外の「人的リソース」を組み合わせて運用することが、効率化と品質維持を両立する現実的な方法といえるでしょう。

Q. EC一元管理システムは何ができるの？どこまで効率化できるの？

A. EC一元管理システムは、受注・在庫・商品・顧客情報を、1つの画面でまとめて管理できるツールです。

特に、Amazon・楽天市場・Yahoo!ショッピング・メルカリShopsなど、複数のモールを運営している場合、各サイトの管理画面を行き来する手間がなくなるため、効率化の効果は非常に高くなります。

Q. ECサイトの商品登録やページ作成だけをアウトソーシングすることはできますか？

A. ECサイトの商品登録やページ作成のみをアウトソーシングすることは可能です。

商品登録は作業工数が大きく、繁忙期には業務量が急増しやすいため、部分的に外注しやすい代表的な業務です。

 
このように、必要な工程だけを外部に依頼することで、社内リソースを販促企画や顧客対応などのコア業務に集中させることができます。小規模ショップから大規模店舗まで、状況に合わせた柔軟な活用が可能です。

★HELP YOUでは、商品登録やページ作成の部分的な依頼から、受注処理や在庫管理などの幅広い業務まで対応可能です。
貴社の状況や課題に合わせて最適なプランをご提案しますので、まずはお気軽にお問い合わせください！

EC効率化のまとめ

ECサイト運営を効率化するには、「業務の標準化」「ツールによる自動化」「外部リソースの活用」を組み合わせて進めることが重要です。

まずは業務を棚卸しを行い、業務フローを整理・標準化することで、ムダや負荷の大きい作業が明確になります。そのうえで、一元管理システムやRPA、チャットボットを導入すれば、定型業務の大部分を自動化し、ミスなくスピーディーな運営が可能になります。

一方、柔軟な判断や高い品質管理が求められる業務には、人の対応が不可欠です。こうした領域こそプロのアウトソーシングを活用しましょう。
ノンコア業務を切り出すことで、社内担当者は新商品開発や販促企画などのコア業務に集中でき、最小限の体制で最大の売上成果を目指すことができます。

HELP YOUでは、EC運営に精通した専属チームが、業務の整理・可視化から実務の実行までをトータルサポートします。

「何から手をつければいいかわからない」「リソース不足で攻めの施策が打てない」といったお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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投稿 ECサイト運営を効率化する3つの方法！システム導入や外注でコア業務に集中 は HELP YOU に最初に表示されました。

マーケティング業務を効率化するには、自社の課題に応じて最適なアプローチを選ぶことが重要です。ツールを導入するだけでは作業量が思うように減らず、人的リソース不足も解消されないケースは少なくありません。

本記事では、マーケティング効率化を進める代表的な方法として、以下の3つを中心に解説します。

• 業務プロセスの見直し・棚卸し
• デジタルツールの導入
• 外部リソース（アウトソーシング）の活用

「業務が回らない」「ツールを導入しても成果が出ない」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。

マーケティング業務を効率化する重要性

マーケティングの効率化とは、限られた人員や予算の中で最大の成果を出すための取り組みです。ムダな作業を減らし、戦略や分析といった価値の高い業務に時間を使えるようになります。

近年、マーケティング業務が増加している背景には、次のような要因があります。

• SNSや広告チャネルの増加
• 顧客データの複雑化
• 運用業務に求められるスピードの高速化
• 分析・レポート作成の頻度増加

このような状況で手作業や属人化した運用を続けると、業務負荷が増大し、施策の実行スピードや成果に悪影響を及ぼす恐れがあります。

一方、マーケティング業務を効率化できれば、作業負担を抑えつつ、部門全体の成果向上や事業成長につなげることが可能です。

＜マーケティング効率化がもたらす主なメリット＞

• 生産性の向上：定型作業が減り、戦略立案や改善などのコア業務に集中できる
• 高速なPDCA：データ処理や分析が自動化され、改善スピードが向上する
• 施策の高度化：分析や検証に時間を割けるため、マーケティングの質が高まる
• ROIの最大化：少人数でも効果的な施策運用が可能になり、投資対効果の向上が期待できる

▼マーケティング効率化の壁になりやすいのが「デジタルマーケティング人材の不足」です。人材不足の原因と解決策は、こちらの記事でもまとめています。

デジタルマーケティング人材不足の解決策｜ノウハウ不足でも成果を最大化するには

マーケティング効率化を実現する3つの方法

マーケティングを効率化するには、闇雲に施策を導入するのではなく、自社の課題やリソース状況に応じて最適なアプローチを選ぶことが重要です。

ここでは、マーケティング効率化を実現する代表的な3つの方法を紹介します。

 
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。

1.業務プロセスの見直し

マーケティング効率化で最初に取り組むべきなのは、ムダな作業を洗い出し、そもそも実施する必要のない業務を減らすことです。業務プロセスを整理するだけでも負荷は軽減され、効率化の土台となる、即効性の高い方法といえます。

業務の棚卸し

業務プロセスを見直す際は、まずマーケティング業務を細かく書き出し、手間や時間がかかっている作業を可視化することが重要です。

具体的には、次のような業務を洗い出します。

• 毎週・毎月の定常業務
• 手作業が多い業務
• 重複している作業
• 目的が曖昧なレポートや資料作成

棚卸しを行うことで、本当に必要な業務と見直すべき業務が明確になります。その結果、次に取り組むべき効率化の方向性が見え、自動化すべきか外部に任せるべきかといった判断もしやすくなります。

★「一から作成するのは大変」という方のために、すぐに使えるテンプレートをご用意しました！ぜひ無料ダウンロードしてご活用ください。

コア業務とノンコア業務の見極め

マーケティング業務には、成果に直結する価値を生む仕事（コア業務）と、必要ではあるものの手間がかかる仕事（ノンコア業務）があります。効率化を進めるには、両者の違いを明確にし、業務の役割を整理することが欠かせません。

＜コア業務の例＞

• 戦略設計
• KPI設計
• クリエイティブやメッセージの方向性決定

＜ノンコア業務の例＞

• レポート作成
• CSVデータの整理
• 投稿予約や入稿作業
• リストの更新

ノンコア業務は、次に紹介するツール導入や外部リソースの活用によって、効率化を進めやすい領域です。

2.デジタルツールの導入

手作業や非効率な業務が多い場合、デジタルツールの導入は効果的です。人手よりも速く正確に処理でき、継続的に稼働できるため、作業の属人化や工数の増大を防ぐことができます。

ここでは、マーケティング効率化に役立つ代表的なツールを紹介します。

• MA（マーケティングオートメーション）
• AI
• RPAツール
• プロジェクト管理ツール
• CRM

MA（マーケティングオートメーション）

MAは、見込み顧客の獲得から育成、営業部門への引き渡しまでのマーケティングプロセスを自動化するツールです。リード情報や行動データを一元管理し、購買意欲に応じたアプローチを仕組み化できます。

また、手作業で行っていた配信や管理業務を省力化できるため、マーケティング施策の質と再現性を高められます。

＜自動化できる業務例＞

• メール配信のシナリオ設計・自動送信
• スコアリングによる見込み顧客の分類
• Web行動データの自動収集・分析
• セグメント別のナーチャリング施策

▼MAツールは種類も多く、自社に合うものを選ぶのが難しいと感じる方も少なくありません。主要MAツールの特徴を比較した記事も、あわせて参考にしてください。

【2025最新】MAツール17選を徹底比較！選び方も解説

AI

AIは、データ分析やコンテンツ生成、顧客対応など、判断を伴う業務の一部を自動化できる技術です。手作業で行っていた情報収集や分析、対応業務を効率化することで、作業時間の短縮と精度向上を両立できます。

また、繰り返し発生する業務をAIに任せることで、担当者は戦略設計や改善検討といった付加価値の高い業務に集中しやすくなります。

＜自動化できる業務例＞

• 広告クリエイティブの案出し
• 最適な配信タイミングの提案
• SNS投稿案の生成・ハッシュタグ最適化
• 顧客データのセグメント化
• チャットボットによる顧客対応

▼AIはマーケティングのあらゆるプロセスに活用が広がっています。具体的な活用例や成功事例については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

AIマーケティングとは？活用事例や導入時の注意点も紹介

RPAツール

RPAは、PC上で行われる定型的な繰り返し作業を、ソフトウェアロボットに任せて自動化できるツールです。人が手作業で行っていた入力・転記・集計などの業務を、あらかじめ決められたルールに沿って正確に処理します。

RPA導入時には自動化対象となる業務手順を整理し、作業の流れを明確にする必要があります。その過程で、属人化しやすい業務のマニュアル化や標準化が進み、作業時間の短縮やミス防止につながります。

＜自動化できる業務例＞

• リストの更新・CSV登録
• データ収集・スクレイピング
• 広告レポートの自動取得
• メール振り分け・データ転記

▼RPAはマーケティングの「単純作業の自動化」に特に効果を発揮します。マーケティング業務をどこまで自動化できるのかは、こちらの記事でも詳しくまとめています。

マーケティング業務を自動化！MAツールやRPAの活用事例を紹介

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、タスクや担当者、進捗状況を一元管理し、チーム内の連携や情報共有をスムーズにするツールです。リマインド通知やワークフローの自動化により、確認・共有にかかる手間を減らし、進捗管理の属人化を防げます。

複数の人や業務が同時に進行する環境でも、作業状況を可視化しやすい点が特徴です。

＜自動化できる業務例＞

• タスクの自動リマインド
• ステータス更新の通知
• ワークフローの自動化
• 情報共有の標準化（テンプレ化）

CRM

CRMは、見込み客から既存顧客までの情報を一元管理し、顧客対応や営業・マーケティング活動を効率化するツールです。顧客ごとの対応履歴や進捗状況を可視化できるため、担当者による対応のばらつきを防げます。

また、タスクの進捗や担当者、期日をまとめて管理できるため、メールやチャットでの確認作業が減り、顧客対応をスムーズに進められます。

＜自動化できる業務例＞

• 顧客情報の一元管理
• 顧客属性・行動履歴の集計
• メール配信リストの作成・管理
• 顧客対応履歴の記録・参照

3.外部リソース（アウトソーシング・BPO）の活用

外部リソースの活用は、社内だけでは対応しきれない業務を補い、マーケティング施策を着実に前に進めるための有効な手段です。必要な業務を切り出して任せることで、限られたリソースでも安定した運用が可能になります。

＜外部活用が向いている状況＞

• 社内にマーケティングに詳しい人材がいない
• 人手不足で重要な業務が後回しになっている
• ツール運用に必要なスキルが不足している
• 特定業務だけプロに任せたい（広告／分析／SNS運用など）

＜得られる効果＞

• 専門スキルを即時獲得できる
• コア業務（戦略・分析）に集中できる
• 内製と外部活用の役割分担で、組織の安定運用が可能

外部リソースは、業務代行にとどまらず、ツールの運用や活用まで支援してくれるケースも多くあります。そのため、「ツールを導入したものの使いこなせない」といった状態の解消にもつながります。

マーケティングの効率化はHELP YOUにおまかせ

「HELP YOU」なら、MAツールの運用設定からリサーチ、SNS投稿まで幅広くサポート可能です。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

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アウトソーシングによるマーケティング効率化の事例

シマダグループ株式会社は、不動産やホテル、介護、飲食など多岐にわたる事業を展開する企業です。コア業務に集中し、広報企画や情報発信の質を高めるため、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入しました。

【導入前の課題】

• 広報は2名の少人数体制で、日々の対応に追われていた
• 日常の更新作業やタスク処理に時間を取られがちだった

【主な依頼内容】

• 代表アカウントメールの確認、取材案件の抽出と進捗管理（kintone入力）
• 自社HPのグループニュース更新（プレスリリース、メディア掲載、オウンドメディア情報）
• メディア掲載や取材後の社内向け広告換算値の算出
• 取材データや紙面データの整理・格納（Box管理）
• プレスリリース作成、WordPressへの記事流し込み
• メディアリストの更新・重複整理　など

【導入後の成果】

• ルーティン業務を任せることで、本来の広報業務に時間を割けるようになった
• グループニュースの更新頻度が向上し、SEO効果を実感できるようになった
• 緊急性が低く後回しになっていた業務にも着手できるようになった

ノンコア業務を外部に任せることで業務に余裕が生まれ、少人数体制でも広い視野で広報活動を進められるようになりました。

▼詳しくはこちら

「広報のあるべき姿」へ。外注でタスクに追われる日々から解放

★以下の資料ではマーケティング代行の活用事例をご覧いただけます。ぜひ無料ダウンロードして、業務効率化のヒントを見つけてみてください！

マーケティング効率化に関するよくある質問（FAQ）

マーケティング効率化を進めるうえで、ツール導入や外部リソース活用について疑問を持つ方も少なくありません。ここでは、よくある質問とその回答をわかりやすくまとめました。

Q. マーケティング業務の効率化は何から始めるべき？

A. マーケティング業務の効率化は、「業務プロセスの見直し」から始めるのが効果的です。

まず業務の棚卸しを行い、日々のマーケティング業務を可視化します。その過程で、手間がかかっている工程や属人化している作業を洗い出し、改善の余地があるポイントを整理します。

業務内容を把握したうえで、「プロセスを見直す」「ツールで効率化する」「外部に任せる」といった選択肢を検討すると、全体像と優先順位が明確になり、効率化をスムーズに進められます。

★マーケティング業務の棚卸しに今すぐ活用できるテンプレートをご用意しました！ぜひ無料ダウンロードしてご活用ください。

Q. マーケティング効率化において、RPAとAIはどう使い分ける？

A. マーケティング効率化におけるRPAとAIの活用は、業務の「柔軟性」と「データ処理の質」に応じて使い分けます。

【RPAが向いている業務】
ルールが決まっている定型作業の自動化に適しています。人が手作業で行っていた業務を置き換えることで、作業時間の削減やミス防止につながります。

＜業務例＞

• データ転記
• 定型レポート作成
• CSV登録 など

【AIが向いている業務】
データの学習や分析をもとに判断や提案を行う業務に適しています。戦略的な示唆や人間らしいコミュニケーションの補助が求められる領域で効果を発揮します。

＜業務例＞

• 広告配信の自動最適化
• 顧客セグメント分析
• コンテンツ案の生成
• チャットボット対応 など

「単純な反復作業はRPA、データや文章を分析・活用した柔軟な対応はAI」と役割を分けて活用することで、マーケティング全体の効率化をより効果的に進められます。

Q. ツールを導入したのにマーケティング業務が効率化できないのはなぜ？

A. ツール導入だけではマーケティング業務の効率化は完結しません。運用ルールや目的を整理することが必要です。

ツールはあくまで業務を支援する手段であり、使い方や対象業務が曖昧なまま導入しても、期待した効果は得られません。事前に業務の棚卸しやプロセスの整理を行い、「どの業務を・どのように効率化したいのか」を明確にしたうえで活用することが重要です。

＜よくある失敗例＞

• MAツールを導入したが、シナリオ設計やセグメント設定が未整備のまま運用している
• RPAを導入したものの、どの作業を優先して自動化すべきか検討されていない

HELP YOUでは、マーケティング業務の棚卸しから課題の可視化、運用改善のサポートまで一貫してご相談いただけます。まずはお気軽にお問い合わせください。

Q. マーケティング効率化に外部リソースを活用すると品質が下がらない？

A. マーケティング業務への外部活用は適切な範囲・役割分担で品質を維持できます。

外部リソースを活用する際は、すべてを任せるのではなく、社内で担う業務と外部に任せる業務を明確に切り分けることが重要です。判断や戦略設計は社内で行い、ルーティン作業や専門性の高い業務のみを外部に委ねることで、品質低下を防げます。

＜活用例＞

• レポート集計やデータ整理を外部に任せ、分析や意思決定は社内で行う
• クリエイティブ制作の一部のみ外注し、企画立案や最終チェックは社内で対応する

まとめ：自社に合ったマーケティング効率化効手法で成果を最大化！

マーケティング業務の効率化を成功させるためには、ツールを導入するだけでなく、自社の業務状況に合わせて手法を組み合わせることが重要です。

業務の棚卸しやプロセスの見直しを行い、MA・AI・RPAなどのデジタルツールを適切に活用することで、担当者の負担を大きく軽減できます。

また、リソース不足や運用が回らない場合は、外部リソース（アウトソーシング）を活用するのも有効です。ノンコア業務を外部に任せることで、戦略や分析といったコア業務に注力できるようになります。

「業務が回らない」「ツールを入れたのに使いこなせない」とお悩みの方は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

投稿 マーケティング業務を効率化する3つの手法！ツール別に自動化できる業務例も解説 は HELP YOU に最初に表示されました。

人手不足を解消するには、「人材確保」と「業務効率化」がポイントです。
働きやすい職場環境を整えると同時に、業務の見直しやDXの推進、アウトソーシングの活用によって、限られた人員で回る体制を構築することが重要です。

本記事では、人手不足が深刻化する背景や業界別の実情を整理したうえで、中小企業でも実践しやすい8つの対策を具体的に解説します。
課題の整理が追いつかず、具体的な打ち手が分からない経営者・人事担当者の方にとって、本記事は人手不足解消のヒントになるでしょう。

★お急ぎの方はこちら！人手不足解消のポイントをまとめた資料をご用意しました。以下のボタンから無料でダウンロードいただけます。

日本企業が人材不足に陥っている原因と背景

日本企業では、人材不足が深刻化しています。
帝国データバンクの調査によると、2025年度上半期の人手不足倒産は214件に達し、上半期としては3年連続で過去最多を更新しました。

こうした現状を踏まえ、日本企業が人材不足に陥っている原因と背景を解説します。

参考：帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2025年度上半期）」

少子高齢化

人手不足の根本的な要因に、少子高齢化による労働力人口の減少が挙げられます。

日本の生産年齢人口（15～64歳）は年々減少を続け、総務省統計局データによると、2023年には7,400万人を下回っています。企業が必要な人材を確保しにくい状況が常態化しているといえるでしょう。

また、帝国データバンクの調査によると、2024年には人手不足を要因とする倒産が過去最多を記録しました。各社が対策に取り組んでいるものの、構造的な人手不足は今後も続く見通しです。

企業は、人手不足を解消する抜本的な対策を早急に進める必要があります。

参考：
総務省統計局「人口推計（2023年（令和5年）10月1日現在）」
帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2024年）」

労働市場の変化による人材のミスマッチ

近年の労働市場では、人材ニーズと求職者のスキルに大きなズレが生じています。

AIやデジタル技術の進化でIT人材の需要は急増している一方で、従来のスキルでは仕事を見つけにくいケースも増えています。

また、建設業などでは有効求人倍率が約5倍と極端な人手不足に陥っているのに対し、一般事務職では1倍を下回るなど、職種間での需要の偏りが顕著です。

こうしたスキルや労働条件の不一致が、人手不足を慢性化させる一因となっています。

参考：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和7年10月分)について」

若者の価値観の変化

若者の働き方に対する価値観の変化も、人手不足を深刻化させる要因のひとつです。

若者はワークライフバランスや成長機会をより重視し、転職や副業への抵抗感も低くなっています。こうした傾向から、「一社に長く勤める」ことを前提としない働き方が広がっています。

このような価値観の変化が、採用後の定着率低下を招き、人手不足の慢性化につながっています。

今後は、若者にとって魅力的な職場環境を提供できなければ、人材確保はさらに難しくなっていくでしょう。

人手不足が深刻な業界

多くの企業が人手不足に直面していますが、その状況は業界によって大きく異なります。

帝国データバンクの調査では、「建設」「情報サービス」「メンテナンス・警備・検査」「運輸・倉庫」などの業界が、人手不足の割合が特に高いとされています。

ここでは、各業界の現状と人手不足が進む背景を解説します。

参考：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2025 年 7月）」

建設業界

建設業界では、慢性的な人材不足が続いています。その背景にあるのは、長時間労働などの厳しい作業環境や賃金構造の問題です。

国土交通省の資料によると、建設業就業者では55歳以上が35.5％を占めています。一方で、29歳以下は12％にとどまっており、世代構成の偏りが顕著です。こうした状況から、高齢化と次世代への技術継承が大きな課題となっています。

今後はインフラ整備や防災対策など業務量の増加が見込まれるため、若手人材の育成や技能継承、業務の効率化が急務です。

こうした動きを受け、2024年には「第三次・担い手3法」が施行され、働き手の確保と定着を後押しする環境整備が進みつつあります。

参考：国土交通省「最近の建設業を巡る状況について」

IT業界

IT・情報サービス産業では、DXの推進によりIT人材の需要が急増している一方、デジタル化のスピードに人材育成が追いつかず、慢性的に人手が不足しています。

なかでも、AI・ビッグデータといった先端領域に対応できる高度なIT人材の不足は深刻で、業界全体の課題となっています。

経済産業省の調査では、2030年には最大79万人のIT人材が不足すると予測されており、今後も需要と供給のギャップは広がる見通しです。

そのため、採用強化に頼るだけではなく、社内人材の育成・リスキリングや、外部の専門人材の活用も組み合わせた、多角的な人材戦略が不可欠です。

参考：経済産業省「ＩＴ人材需給に関する調査（概要）」

警備業界

警備業界では、慢性的な人材不足が深刻な課題となっています。

24時間体制の勤務や屋外での立ち仕事など負担の大きい労働環境に対し、待遇が十分に見合っていないケースが多く、若年層の参入が進みません。そのうえ、勤続年数が短く人材が定着しにくいため、需要が増えても十分な人員を確保できない状況が続いています。

こうした厳しい実態はデータにも表れており、2025年上半期の警備業の倒産件数は16件と前年の倍に増加し、上半期として過去最多のペースです。

今後は、勤務体系の見直しに加え、危険性や負担が大きい業務にAIやテクノロジーを取り入れるなど、働き続けやすい環境づくりが一層求められるでしょう。

参考：帝国データバンク「『警備業』の倒産動向（2025年上半期）」

物流業界

物流業界では、宅配・輸送需要の拡大を背景に、深刻なドライバー不足が進行しています。

EC市場の成長により取扱量が急増する一方、ドライバーの高齢化や担い手の減少が続いており、人材の供給が追いついていません。

さらに、いわゆる「2024年問題」による時間外労働の上限規制が始まり、輸送力不足は一層加速しています。実際、半数以上の物流企業がドライバー不足を実感しており、2030年には約8.6万人の需給ギャップが生じると予測されています。

今後も物流機能を維持するためには、労働条件の改善に加え、ITやロボット導入による省人化・業務効率化が欠かせません。

参考：厚生労働省「参考資料」

▼物流業界の人手不足にお悩みの方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

【物流業界】採用業務の外注で体制を強化！

医療・介護業界

医療・介護サービスは、高齢化によりサービス需要が増え続ける一方、業務負担の重さや離職率の高さから、人材の供給が追いついていません。

とりわけ介護業界では今後も深刻な人手不足が続くと予想されており、抜本的な対策が急務です。

厚生労働省の推計では、介護職員の必要数は2026年に240万人、2040年には272万人に増加すると見込まれています。そのため、現状の約212万人のままでは、大きな人材ギャップが生じてしまうでしょう。

また、医師の労働時間規制の導入により、医療現場でも人員配置や業務分担の見直しが必要となり、現場の負荷は高まる一方です。

こうした状況では、医療・介護スタッフの処遇改善や外国人材の受け入れ拡大に加え、業務効率化の推進などを組み合わせた多面的な対策が欠かせません。

参考：
厚生労働省「第９期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」
厚生労働省「介護職員数の推移の更新（令和５年分）について」

▼医療・介護業界の人手不足にお悩みの方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

【介護・医療】事務の外注で働きやすい職場づくりに注力できた

人手不足が企業に与える影響

人手不足は企業経営だけでなく従業員の働き方にも深刻な影響を与えます。

人員が不足すると、次のような問題が生じやすくなります。

• 業務負担の増加による労働環境の悪化
• 従業員のモチベーション低下による離職の増加

このような状況を放置すれば、離職がさらに加速し、悪循環に陥りかねません。そのため、労働環境の改善や人材の確保・育成など、早めに対策を講じることが重要です。

人手不足解消の対策1.業務効率化

人手不足を解消するうえで、まず取り組むべきなのが「業務効率化」です。
ここでは、効率化を進めるうえで特に有効な3つの方法を紹介します。

• 業務の見直し
• DX推進
• アウトソーシングの導入

業務の見直し

新たに人材を採用する前に、まず既存の業務を見直してみましょう。

業務の中には、慣習的に続けられている作業や重複業務が潜んでいるケースが多くあります。こうしたムダを削減し、生産性を高めることで、現在の人員でも十分に対応できる可能性があります。

業務の見直しは、「可視化→課題特定→改善→検証→継続改善」というプロセスを体系的に回すことが重要です。

以下に、基本的な改善ステップをまとめました。

▼業務効率化のアイデアをさらに知りたい方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。

業務効率化のアイデア11選！進め方や事例、成功のポイントを解説

DX推進

DXの推進は、人手不足を解消する有効な施策のひとつであり、業務効率化や企業価値の向上にもつながります。

デジタル化によって手作業やルーティン業務を効率化・自動化することで、従業員の負担が軽減され、生産性の向上が期待できます。

積極的にこうしたDXを導入することで、限られた人員でも成果を最大化でき、人手不足に強い組織づくりが可能になるでしょう。

アウトソーシングの導入

人手不足が深刻化していても、採用に十分な時間やリソースを割けない企業は少なくありません。そうした状況では、アウトソーシングの活用が有効な選択肢となります。

外部に業務を委託することで、時間や手間をかけずに必要なリソースを確保でき、現場の負担を迅速に軽減できるでしょう。

特に、ルーティン業務やノンコア業務が負担となっている場合、アウトソーシングの活用によって自社の人材がコア業務に集中できるようになります。また、自社にノウハウが不足している業務を専門業者に委ねれば、プロの知識や経験を活用でき、業務品質の向上にもつながります。

アウトソーシングは、人手不足への即効性のある対策であると同時に、組織全体の生産性向上を実現できる手法です。

★アウトソーシングを導入すべき企業の特徴や、委託に向いている業務を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

アウトソーシングとは何かを簡単に解説！導入すべき企業の特徴や事例も紹介

人手不足解消の対策2.人材の確保と定着

人手不足を解消するには、「採用強化」だけでなく、採用した人材を「定着させる」視点が不可欠です。

そこで、企業が人材確保と定着を両立させるために役立つ5つのアプローチを紹介します。

• 採用手法の最適化
• 多様な人材の活用
• 若手社員の早期離職の防止
• 柔軟な働き方の導入
• 学び直し制度の導入

採用手法の最適化

採用手法を最適化し、採用力を高めることは、人手不足解消の土台づくりに欠かせません。

もし、ミスマッチや応募者不足が生じている場合は、ターゲットとなる人材像や採用基準を見直し、明確にすることが必要です。

そのうえで、従来の求人広告だけに依存せず、スカウト型採用や社員紹介（リファラル）など、複数の採用チャネルを戦略的に組み合わせて活用しましょう。そうすることで、アプローチの幅が広がり、採用効率が高まります。

求職者に自社の魅力が伝わる採用設計と、ターゲットに届く効果的なアプローチでミスマッチを防ぎ、安定した人材確保へとつなげられます。

多様な人材の活用

多様な人材の活用は、人手不足を補うだけでなく、企業の競争力を高めるうえでも重要な取り組みです。

生産年齢人口が減少する一方で、意欲ある人材は女性・シニア層・外国人材など幅広く存在します。こうした多様な働き手を積極的に受け入れることで、採用の選択肢を大きく広げられます。

たとえば、ブランクがある女性もスムーズに働き始められる制度の整備や、シニア層の経験を活かせる役割設計など、誰しもが働きやすい環境を整備することが重要です。
また、外国人材を受け入れることで、人材確保だけでなく、インバウンド対応の強化や海外需要への対応にもつながります。

ただし、そのためには、制度の整備だけでなく、社内の意識改革や多様性を尊重する文化づくりが欠かせません。多様な人材を活かせる環境を整えることで、人手不足の解消と組織の活性化を同時に実現できるでしょう。

若手社員の早期離職の防止

若手社員の早期離職を防ぎ、定着率を高めることは、人手不足の深刻化を防ぐうえで欠かせません。

若手層は転職への抵抗感が低く、仕事内容のミスマッチ、長時間労働、評価への不満などをきっかけに離職しやすい傾向があります。こうした人材流出が続くと、現場の業務負担が増し、さらに離職が増えるという悪循環につながりかねません。

対策として、公平で納得感のある評価制度の運用や、定期的なフィードバックによって成長を実感できる環境を整えることが重要です。さらに、メンター制度やキャリア支援を導入することで、若手が将来像を描きやすくなり、定着率向上につながります。

多様な価値観を尊重した職場環境と成長機会を提供することで、離職を防ぎ、人手不足も改善されるでしょう。

柔軟な働き方の導入

柔軟な働き方を取り入れることで、より多くの人が働きやすくなり、人材の確保や定着につながります。フルタイムに限らず多様な働き方を選べる環境は、離職防止や採用力の向上にも効果的です。

働きやすい環境を整えるための具体的な取り組みとして、次のような策が挙げられます。

【具体例】

• 育休・産休、時短勤務、テレワーク、フレックスタイム制の導入
• 有給休暇の取得促進や残業削減による健康維持・モチベーション向上
• 兼業・副業の許可によるスキル習得とキャリアの広がりの支援

こうした働き方改革に取り組むことで企業の魅力が高まり、採用力や定着率の向上はもちろん、新たな発想やイノベーションの創出にもつながるでしょう。

学び直し制度の導入

リカレント教育やリスキリングなどの学び直し制度を導入することは、企業力の向上だけでなく、従業員の定着にも効果があります。

デジタル化や業務の高度化が進む現在では、従来のスキルだけでは対応しきれない場面も増えています。そのため、社員一人ひとりの継続的なスキルアップが欠かせません。

学び直しによって担当できる業務の幅が広がれば、柔軟な人員配置が可能になり、業務の属人化も防止できます。

さらに、成長の機会が与えられているという実感は、従業員のやりがいやモチベーションを高め、離職防止や定着率の向上にもつながるでしょう。

人手不足解消なら「HELP YOU」へ

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「HELP YOU」は、煩雑なバックオフィス業務をまとめて支援し、限られた人材でも無理なく回る体制づくりを後押しします。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOU導入による人手不足解消の事例

株式会社あいホームは、宮城県を拠点とする地域密着型の工務店です。従業員全員が多忙で業務が回っておらず、「HELP YOU」へのアウトソーシングを決意しました。

【HELP YOUの導入】

• 定期的なオンライン打合せで業務整理
• 都度発生する業務を随時アウトソース

【主な依頼内容】

• ライティング業務（プレスリリース・note記事）
• 資料作成やSNS運用などのバックオフィスサポート

【導入効果】

• 本業以外で細かく発生する作業を任せられるようになり、社員の負担が軽減
• 客観的視点での情報発信により、note記事の「スキ」が200件超、問い合わせ数も増加

同社は、地方企業でありながら「一度も人手不足を感じたことがない」という状態を維持しつつ、柔軟にデジタル化を進めることで若い層の顧客獲得にも成功しています。

▼アウトソーシング活用で人手不足を解消できた事例について、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください！

地方でも人手不足とは無縁！老舗工務店のアウトソーシング活用術

人手不足解消にまつわるFAQ（よくある質問）

人手不足解消に関して特に多く寄せられる質問を取り上げ、分かりやすく解説します。

Q.人手不足を解消するためのアイデアは？

人手不足を解消するには、特定の施策に依存しないことが重要です。「業務効率化」「採用強化」「既存人材の活用」「働きやすい環境づくり」などを組み合わせた、総合的な取り組みが求められます。

【人手不足解消のアイデア】

• ITツールの導入やアウトソーシングを活用し、定型業務を減らして少人数でも回る体制をつくる
• 採用ターゲットをシニア・女性・外国人材などに広げ、多様な人材を戦力化する
• 評価制度の見直しやキャリア支援によって、既存社員の成長と定着を促す
• 柔軟な働き方を取り入れ、誰もが働き続けやすい環境を整える

まずは、自社の人手不足の原因を明確にし、課題に合った施策を組み合わせて取り組んでみましょう。そうすることで、継続的な人材確保と生産性向上につながります。

Q.特に人手不足が深刻な業界は？

2025年時点で、人手不足が特に深刻化しているのは以下の業界です。

【人手不足が深刻な業界】

どの業界も需要が高い一方で、人材供給が追いついておらず、構造的な課題を抱えています。
しかしながら、いずれも社会生活を支える重要分野です。待遇改善や業務効率化、人材育成などによる早急な対策が求められます。

Q.AIで人手不足を解消できますか？

AIは、人手不足を解消するための有効な手段のひとつです。業務効率化や労働力の補完において大きな効果を発揮します。

特に、データ入力や問い合わせ対応などの定型業務をAIで自動化すれば、作業時間や人件費を大幅に削減できます。その結果、社員は企画立案・顧客対応・意思決定といった付加価値の高いコア業務に集中しやすくなります。

ただし、AIは人と完全に置き換えられるものではなく、あくまで業務を支援する存在です。現場の判断やコミュニケーション、創造性が求められる領域では、人の力が欠かせません。
AIを「社員を支えるパートナー」として適切に活用することで、生産性向上と人手不足解消の両立が可能になるでしょう。

▼AIを活用した業務効率化の事例を知りたい方は、以下の記事もご覧ください！

AI活用で業務効率化！自動化できる業務や企業の活用事例を紹介

人手不足解消のまとめ

本記事では、日本企業が直面している人手不足の背景や、業界別の課題、具体的な解決策について解説しました。

人手不足は一時的な問題ではなく、生産年齢人口の減少や価値観の変化を背景に、今後も続くことが予想されます。そのため、業務効率化やDX推進といった複数の施策を組み合わせ、早期に対策を講じることが重要です。

なかでも、限られた人員でもすぐに着手できる手段として、アウトソーシングの活用が有効です。
「何から手を付ければいいかわからない」「人手不足が慢性化している」とお悩みの方は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

人的リソース不足を解消するには？今すぐできる6つの解決策

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投稿 人手不足を解消する8つの対策！原因から具体的な方法まで分かりやすく解説 は HELP YOU に最初に表示されました。

人事業務の効率化を成功させるには、ツール導入だけに頼らず、業務の棚卸しから外部化までを段階的に進めることが重要です。業務内容や役割分担が整理されないままツールを導入すると、属人化や運用負荷が解消されず、期待した効果が得られないケースが多く見られます。

本記事では次の内容を解説します。

• 人事業務を効率化する具体的な方法
• 効率化できる業務例
• 効率化を成功させるポイント

この記事を読むことで、人事業務が非効率になる原因と、改善のために取るべき最適なステップがわかります。

人事業務とは？

人事業務とは、企業における「人」に関する一連のマネジメント活動を指します。採用・評価・育成・配置・労務管理など、人材を採用し、働き続けてもらうための仕組みを整え、運用することが中心的な役割です。

企業の成長を支える経営資源として、人材を適切に活用するため、最適配置や制度設計、能力発揮を促す環境づくりまで幅広い領域を担っています。

人事業務と労務業務の違い

人事業務と労務業務の違いは、前者が「戦略領域」、後者が「手続き・運用領域」を担う点にあります。

人事は、採用戦略の立案、評価制度の設計、育成、組織開発など、企業の成長に直結する仕組みづくりを担当します。一方の労務は、勤怠管理、社会保険、給与計算、入退社手続きなど日々の運用業務が中心です。

その一方で、実務では人事が労務も兼務するケースが多く、定型タスクが膨大になりやすい点が課題です。

人事業務の主な領域

人事業務の主な領域は大きく分けて、採用、労務管理、評価・報酬、人材育成、組織開発の5つに分類されます。以下は、人事業務の主な領域と業務内容です。

 
これらの領域には、専門性が求められる作業と事務処理が混在しており、領域ごとに必要なスキルや業務内容も異なります。そのため、効率化を進める際は、まず業務を細かく分解し、「どこが非効率なのか」を把握することが重要です。

人事業務が効率化しづらい理由

人事業務が効率化しづらいのは、手作業の多さ・頻繁な制度改定・システム分断・専門性の高さといった複数の要因が重なるためです。
詳しい理由は、以下の通りです。

・定型業務（ノンコア）が多く、手作業が残りやすい
勤怠、給与計算、書類作成など、人の確認が必要なノンコア業務が多いため、効率化が進みにくくなります。

・手続きが法改正や社内規程に依存し、頻繁にアップデートが必要
社会保険や雇用保険は改定が多く、業務が属人化しやすくなることで、効率化が難しくなります。

・複数システムを使っており、データが分断されやすい
勤怠・給与・採用管理が分かれていると情報転記が発生し、作業効率を下げる要因になります。

・専門知識とオペレーション能力の双方が必要
幅広いスキルを1〜2名で担うケースが多く、負荷が偏ることで改善に手が回らず、効率化が進みにくい状況が生じます。

効率化できる人事業務の例

人事業務の中でも、手作業が多い業務は効率化しやすい領域です。ここでは、効率化できる人事業務の例を詳しく紹介します。

• 採用業務
• 就業管理（勤怠・社保）
• 給与計算
• 人事評価
• 入退社手続き
• 人材育成・研修運営

採用業務

採用業務は、応募者管理や日程調整、合否連絡など、繰り返し作業が多い領域です。
ツールや外部リソースを活用することで、定型業務を自動化・省力化でき、担当者の負担を大幅に減らせます。

＜効率化できる業務例＞

• 応募者データ管理
• 求人票作成・媒体管理
• 合否連絡
• メール対応

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採用業務を効率化する5つの方法！ツールや自動化の事例を解説

就業管理（勤怠・社保）

就業管理は、勤怠データの確認や有休申請の処理、社会保険手続きなど、日々の運用と事務手続きが中心となる領域です。
勤怠管理システムや労務管理システム、外部リソースを活用することで、入力・確認・更新といった繰り返し作業を自動化・省力化できます。

＜効率化できる業務例＞

• タイムカード収集・確認
• 有休申請処理
• 社会保険手続き

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勤怠管理を効率化！おすすめの勤怠管理システムや方法

給与計算

給与計算は、毎月必ず発生する定型業務で、勤怠データの反映や控除計算など、確認やチェック作業が多い領域です。
給与計算システムや外部リソースを活用することで、計算や明細作成にかかる手間を減らし、ミスも防げます。

＜効率化できる業務例＞

• 勤怠データ取り込み
• 控除計算
• 給与明細作成

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給与計算アウトソーシング比較16選！費用相場や選び方、導入の流れを解説

人事評価

人事評価は、評価シートの配布・回収や進捗管理、評価結果のとりまとめなど、事務作業が複雑になりやすい領域です。
人事評価システムを活用することで、評価プロセス全体を一元管理でき、担当者の管理負荷を大幅に軽減できます。

＜効率化できる業務例＞

• フォーム配布・回収
• 評価調整の記録
• スケジュール管理

入退社手続き

入退社手続きは、書類対応やシステム設定、関係部署との調整など、項目が多く抜け漏れが発生しやすい領域です。
手続きフローを標準化し、チェックリストや労務管理システム、外部リソースを組み合わせることで、作業の抜け漏れを防ぎながら担当者の負担を減らせます。

＜効率化できる業務例＞

• 書類準備・回収
• システムアカウント発行
• 備品手配

人材育成・研修運営

人材育成・研修運営は、日程調整や受講者管理、会場やオンライン環境の準備など、裏側の事務作業が多い領域です。
ツールや外部アシスタントを活用することで、事務負担を軽減でき、育成施策の実行やフォローに集中しやすくなります。

＜効率化できる業務例＞

• 研修日程調整
• 受講者管理
• 研修後アンケート回収

人事業務を効率化する方法

人事業務を効率化するには、業務の可視化や標準化、デジタル化、外部リソースの活用など複数の方法があります。ここでは、実践しやすい4つのアプローチを紹介します。

• 業務の洗い出し・可視化
• 業務フローの標準化・属人化の解消
• デジタル化・ITツールの導入
• 外部リソース（アウトソーシング・BPO）の活用

業務の洗い出し・可視化

業務の洗い出しと可視化は、効率化の起点となる基礎工程です。時間がかかる作業や重複タスクを可視化することで、自動化・削減・外部化が可能なポイントを特定できます。

まず、業務棚卸しシートなどを使い、「誰が」「どのくらいの工数で」「何をしているのか」を整理します。具体的には、採用、労務、給与計算、評価などの業務を細分化し、担当者、所要時間、業務フローを明らかにします。

非効率の原因が特定されされることで、改善すべきポイントが把握しやすくなります。

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業務フローの標準化・属人化の解消

業務フローの標準化は、属人化を防ぎ、人事業務を安定して運用するための重要な基盤です。まず、依頼経路や承認フローを統一し、作業手順をマニュアルとして整備します。担当が変わっても同じ手順で業務を進められる環境を整えることが重要です。

さらに、情報の抜け漏れを防ぐために、入退社や異動時の引き継ぎ内容を明確にする必要があります。属人化が残ったままでは、ツール導入もアウトソーシングも十分に機能しません。

そこで、標準化のプロセス自体を外部の専門家に支援してもらう方法が有効です。外部サポートを活用することで、負担を抑えながら効率的に標準化を進められます。

デジタル化・ITツールの導入

デジタル化・ITツールの導入は、人事業務の手作業を減らし、入力・確認の負担を大幅に削減する効果があります。勤怠、給与、評価、採用管理などの専用システムを活用することで、データ集計や通知作業を自動化でき、ミスの防止にもつながります。

さらに、テンプレート化やオンライン化を進めることで書類作成や申請フローが統一され、ワークフローの一元管理が可能になります。まずは、紙・Excel・メールで行っている業務から見直し、「手作業の排除」を意識することが重要です。

既存システムとの連携や運用負担も考慮しながら導入を進めることで、業務の質とスピードを両立できます。

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外部リソース（アウトソーシング・BPO）の活用

外部リソースの活用は、人事担当者の時間を奪う定型業務を切り出し、コア業務に集中できる環境をつくる有効な方法です。日程調整、書類作成、応募者対応、勤怠チェックなどを任せることで、日々の運用負担を大幅に減らせます。

また、リソース不足やツールを使いこなす余裕がない場合でも、外部のサポートによって業務運用を安定させられます。人事経験者によるサポートを受けられるため、業務精度の向上にもつながります。

さらに、専門性が必要な業務や、繁忙期・閑散期など業務量の変動にも柔軟に対応できる点もメリットです。

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人事業務の効率化なら「HELP YOU」

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日常業務は経験豊富なプロのアシスタントが対応し、専門業務は社労士と連携。お客様の状況に合わせて、最適なサポート体制をご提供します。

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▼HELP YOUの導入事例

事業拡大を促進する「ひとり人事」のパートナー

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人事・採用の外注で体制を強化した事例

人事・採用業務の外注とRPAの活用により、採用体制を強化した事例を紹介します。

総合物流企業の株式会社ギオンでは、人事・採用業務の課題を解決するため、「HELP YOU」のアウトソーシングを活用しました。

【導入前の課題】

• 応募メールの確認・返信遅れが頻発
• 採用広報課の人員不足で負担が偏っていた
• 定型業務に多くの時間が割かれ、戦略的業務に集中できない

【HELP YOU対応業務】

 
【導入後の成果】

• 応募メールの確認・返信遅れが解消
• 現場担当者の負担を大幅に軽減

人事経験のあるHELP YOUの担当者が判断を要する採用業務を支援し、RPAが定型処理を担うことで「人 × テクノロジー」の価値を最大化。今後、さらなる採用体制強化に向けて、継続利用を希望する声もいただいています。

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人事業務効率化を成功させる5ステップ

人事業務の効率化は、段階的に進めることが成功のポイントです。以下の5つのステップで進めることで、ムダな投資を避け、狙った効果を確実に得られます。

• STEP1. すべての業務を棚卸しする
• STEP2. 課題とムダを洗い出す
• STEP3. 効率化の目的と優先度を決める
• STEP4. 改善施策（デジタル化／標準化／外部化）を選ぶ
• STEP5. 施策を実行し、効果測定する

各ステップについて詳しく紹介します。

STEP1. すべての業務を棚卸しする

人事業務の効率化を進めるには、まず人事部門で行っている業務を漏れなく可視化することが必要です。棚卸しでは、「どんな業務を」「誰が」「どれくらいの手間で行っているのか」を次の項目で整理します。

• 対象業務：勤怠、給与、社会保険、採用、評価、研修、入退社手続き　など
• 記録内容：担当者、月間工数、使用ツール、課題点　など

これらを洗い出すことで、「どの業務が人手を圧迫しているのか」「どこが自動化・外注に適しているのか」を判断できます。

棚卸しには「業務棚卸しシート」を活用すると、整理がよりスムーズに進みます。

★業務の洗い出しがスムーズに進むチェックシートを無料でダウンロード可能です。今すぐダウンロードして棚卸し作業を効率化しましょう！

STEP2. 課題とムダを洗い出す

次に、棚卸しした内容をもとに「どこにムダや非効率が生じているのか」を特定します。人事業務で発生しやすい非効率の原因は、次の通りです。

• 手作業の多さ：手入力・転記が多く、ミスや二重作業が発生する
• 運用ルールの不統一：依頼方法がバラバラ／申請フローが属人化している
• 作業の偏り：承認作業が月末に集中し、残業が増えやすい
• システム分断：同じデータを複数システムで管理し、入力が重複する

重要なのは、作業そのものではなく「なぜ手間が発生しているのか」を深掘りすることです。原因を特定することで、改善すべき方向性が明確になります。

STEP3. 効率化の目的と優先度を決める

課題が整理できたら、効率化の目的と優先度を決めます。まず、棚卸しで把握した課題をもとに、「残業時間を削減したい」「給与計算ミスをゼロにしたい」「採用に割く時間を◯％削減したい」など、具体的な目的を設定します。

次に、効果の大きさや緊急度を基準に、どの業務から着手するか優先順位をつけます。このフェーズが曖昧だと、ツールを導入しても十分な成果につながりません。

STEP4. 改善施策（デジタル化／標準化／外部化）を選ぶ

効率化の効果を最大化するには、課題に応じて最適な改善施策を選ぶことが重要です。施策は大きく3つに分類できます。

施策を選ぶ際には、「どの課題を解決したいか」を基準に判断することがポイントです。

• 業務が回らない場合 → 外部化
• ミスを減らしたい場合 → デジタル化
• 担当者に作業が偏っている場合 → 標準化

このように課題に応じて施策を組み合わせることで、効率化効果を最大化できます。

STEP5. 施策を実行し、効果測定する

施策を実行したあとは、改善が効果を発揮しているかを定期的に測定します。主な評価指標は次の通りです。

＜測定項目の例＞

• 月間工数の変化
• 残業時間の削減
• 問い合わせ件数の変化
• ミス件数の推移
• 施策運用の定着度（ツールの場合：ログイン率など）

測定結果をもとに、「別の業務も外部化する」「ツールを見直す」など、柔軟にアップデートすることが重要です。効率化は一度で完了するものではなく、継続的に見直すことで効果を最大化できます。

人事業務の効率化に役立つツール一覧

人事業務は領域が広いため、目的に応じて活用すべきツールも異なります。ここでは、主要カテゴリごとに効率化に役立つ代表的なツールを紹介します。

• 勤怠管理システム
• 労務管理システム
• 採用管理システム（ATS）
• 人事管理システム（タレントマネジメント）

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、勤怠データの収集・集計・打刻管理を自動化し、給与計算との連携によってミスを大幅に削減できるツールです。紙やExcelでの入力・転記作業が不要になるため、担当者の負担を大幅に減らせます。

さらに、従業員もPCやスマホから手軽に申請でき、不正入力のアラート機能により管理精度も向上します。雇用形態が多様な企業や在宅勤務がある環境でも運用しやすい点が特徴です。

＜代表的なツール＞

• KING OF TIME
• ジョブカン勤怠管理
• freee勤怠管理Plus

労務管理システム

労務管理システムは、各種書類作成や社会保険手続きの電子申請を自動化し、紙やExcel中心の運用から脱却できるツールです。従業員情報をオンラインで収集・更新できるため、手入力や転記の手間がなくなり、労務手続きのミスや抜け漏れも防げます。

さらに、入社手続きや雇用契約の電子化、社会保険申請などを一元管理でき、担当者の負担を軽減するとともに、運用精度の向上にも役立ちます。

＜代表的なツール＞

• SmartHR
• freee人事労務
• オフィスステーション

採用管理システム（ATS）

採用管理システム（ATS）は、応募者情報の一元管理や面接日程調整、スカウト管理など、採用事務の煩雑な作業をまとめて効率化できるツールです。メール送信の自動化や選考ステータス管理により、対応漏れを防ぎ、採用プロセスのスピードと精度を向上させます。

また、応募増加への対応や採用の属人化解消にも役立ち、採用業務全体をスムーズに運用できます。

＜代表的なツール＞

• HERP Hire
• ジョブカン採用管理
• sonar ATS

人事管理システム（タレントマネジメント）

人事管理システムは、社員情報・評価・スキル・配置履歴などをデータベース化し、人材育成や配置の判断を効率化できるツールです。紙やExcelに散在していた情報を集約することで、更新作業の手間が減り、評価運用やスキル管理の精度も向上します。

さらに、組織全体の状況を可視化できるため、戦略人事を進めたい企業や、人材育成・配置の質を高めたい場合に役立ちます。

＜代表的なツール＞

• カオナビ
• SmartHR（人事評価機能）
• タレントパレット

人事業務の効率化に関するよくある質問（FAQ）

人事業務の効率化に取り組む際によく寄せられる疑問をまとめました。仕組みづくりやツール活用、外部リソースの使い方など、実務で迷いやすいポイントを分かりやすく解説します。

Q. 人事業務の効率化は、ツール導入とアウトソーシングのどちらを優先すべき？

A. 最短で効率化を進めたい場合は、アウトソーシングを優先しつつ、必要なツール導入を並行する方法が最も効果的です。

ツールは便利ですが、導入しただけでは運用が定着せず、設定作業やフロー整備に時間がかかります。一方、アウトソーシングなら、属人的な業務をすぐに標準化でき、人事担当者の負担を早期に減らせます。

また、アウトソーシングサービスの中には、業務整理からツール選定、導入までサポートしているところもあります。外部のプロが運用基盤を整えることで、ツールの効果を最大限に引き出しながら効率化を進められるため、「アウトソーシング×ツール」の併用がおすすめです。

Q. システムを導入しても人事業務の効率化が進まないのはなぜ？

A. 効率化が進まない主な理由は、ツール導入より先に「業務フローの設計が最適化」ができていないためです。

ツールはあくまで、整理された業務を自動化・省力化するための仕組みです。業務の棚卸しや標準化が不十分なまま導入すると、手間や属人化の構造はそのまま残り、期待した効果が得られません。

効率化を成功させるには、「導入前の業務整理 → 標準化 → 導入後の運用定着 → 継続改善」というプロセスを一体で進めることが重要です。土台が整うことで、システムの効果を最大限に発揮できます。

Q. アウトソーシングで人事業務を効率化する際、ツール導入の支援も依頼できる？

A. 人事業務の効率化を進めるうえで、アウトソーシング業者にツール導入支援を依頼することは可能です。

アウトソーシング業者によっては、次のような工程をまとめてサポートできます。

• ツール比較・選定
• 初期構築（ワークフロー設定、権限設計、データ移行）
• 運用マニュアルの作成
• 導入後の実務運用・改善

このように、「構築〜運用定着」まで支援できるアウトソーシング業者であれば、社内にリソースがなくてもツールを使いこなせる環境を整えられます。

HELP YOUは、「テクノロジー × 人」の両軸で支援できるため、ツールの効果を最大化しながら、人事全体の効率化を加速できます。

人事業務効率化のまとめ

人事業務を効率化するには、業務の棚卸し・課題の特定・改善施策の選定といったプロセスを段階的に進めることが重要です。しかし、運用負荷や属人化が残るケースは少なくありません。

限られたリソースで改善を進めるには、アウトソーシングなど外部の力を活用することが効果的です。

アウトソーシングを併用すれば、定型業務の負担を早期に軽減でき、ツール導入や仕組みづくりに十分な時間を割けるようになります。また、「人が行うべき業務」と「外部に任せるべき業務」を適切に切り分けることで、人事部門全体のパフォーマンスを最大化できます。

自社だけでの対応に限界を感じている場合は、アウトソーシングの活用もぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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広報業務は、AIを活用することで効率化でき、発信内容の質も高められます。
文章作成やデータ整理、情報分析など、さまざまな業務をAIに任せることで、担当者は戦略立案や企画など、より創造的な業務に専念できるようになります。

本記事では、AIが広報業務にもたらす価値を、実際の活用事例とともに紹介します。主に取り上げる領域は次の4つです。

• コンテンツ作成
• データ分析
• メディア管理
• 情報共有

それぞれの分野で、AIがどのように業務効率化や品質向上に貢献できるのかを解説します。
自社の広報活動にAIを取り入れる際のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

広報におけるAI活用とは

近年、広報の現場ではAI活用への期待が高まっています。プレスリリースやSNS投稿の下書き作成、情報整理などに役立ち、業務効率化と質の向上を同時に実現できる存在として注目されています。

広報業務が抱える課題とAI活用の可能性

広報担当者は、プレスリリース作成やSNS運用、メディア対応など多くの業務を並行して担っています。

しかし、限られたリソースの中で情報発信の質を維持しつつ、成果を数値として把握することは容易ではありません。こうした状況が続くと、戦略立案やブランド構築といった本質的な業務に十分な時間を割けなくなる恐れがあります。

その解決策として注目されているのが「AIの活用」です。文章作成の下書きや情報整理、データ処理をAIに任せれば、作業効率を高められます。その結果、担当者はより戦略的で創造的な広報活動に集中できるようになります。

広報で進むAI活用

実際に広報分野でもAI活用が広がっています。日本広報学会の調査によると、広報部門での生成AI導入率は37.2％でした。企業規模が大きいほど導入が進んでおり、年商1億円以上の企業で44.8％、1億円未満で31.6％となっています。

導入されている業務は、「コピーやタイトル案の作成」と「記事要約・情報収集」がそれぞれ62.2％で最多。アイデア出しや情報整理といった業務での利用が目立ちます。

グラフ：日本広報学会「広報における生成AIの活用実態調査」より作図

さらに、AI活用による生産性向上度は10段階評価で平均6.7点と、多くの担当者が業務効率化の効果を実感していることがわかります。

参考：日本広報学会「学会の活動 研究会報告」

広報業務にAIを活用するメリット

広報業務にAIを活用する主なメリットは以下の通りです。

• 作業効率の向上
• 情報収集・分析の迅速化
• アイデアの幅の拡大
• 社内外への情報共有の最適化
• ヒューマンエラーの削減

AIを活用すれば、文章作成や資料作成、データ整理といった定型業務を短時間で処理でき、業務効率が向上します。

さらに、メディア露出状況やSNSの反応を自動で収集・分析し、戦略立案に活かすことも可能です。AIは多様なアイデアを提示できるため、コンテンツやキャンペーンの企画力を強化したい場合も効果的です。

また、自動通知やレポート生成により情報共有がスムーズになり、必要な内容を関係者へタイムリーに届けられます。加えて、データ転記や集計、文書作成におけるヒューマンエラーの削減にもつながります。

広報のAI活用事例：コンテンツ作成

AIを活用すれば、記事やプレスリリースの作成時間を短縮しつつ、質の高いコンテンツを安定的に発信できます。特に、文章のドラフト作成やタイトル案の生成、SNS投稿文のバリエーション作成などで効果を発揮し、担当者の負担を大幅に軽減します。

また、過去のデータやトレンドを踏まえたアイデア出しにも役立つため、企画力や発信力を強化したい広報活動において有効な手段となります。

ここでは、「コンテンツ作成」における業務別のAI活用事例を紹介します。

プレスリリース作成

プレスリリースは新商品やサービス発表に欠かせませんが、質の高い文章を短時間で作成し、多言語で展開するには大きな負担がかかります。

AIを使えば、文案作成や翻訳を効率化でき、迅速で効果的な情報発信が可能です。

【文章生成AIによる文案作成・多言語対応の事例】

SNSコンテンツ企画・アイデア出し

SNS運用では常に新しい切り口や表現が求められますが、短時間で多彩な案を考えるのは容易ではありません。AIを活用すれば、投稿案の幅を広げながら効率的に企画立案できます。

【SNSコンテンツ企画・アイデア出しの事例】

画像・動画コンテンツ生成補助

動画や広報資料の台本作成は多くの時間を要し、担当者の負担になりやすい業務です。AIを活用することで、必要な情報を要約し複数の草案を瞬時に生成でき、制作工数を大幅に削減できます。

【画像・動画コンテンツ生成補助の事例】

社内広報資料の自動生成

社内報や社内向けニュースの作成は、企画から執筆・編集まで多くの時間を必要とする業務です。AIを活用すれば、記事の自動生成や編集作業を効率的に進められます。

【社内広報資料の自動生成の事例】

広報のAI活用事例：データ分析

AIを活用すれば、メディア露出やSNS投稿への反応、キャンペーン結果などのデータを自動で収集・整理・分析できます。これにより、広報活動の効果を正確かつ迅速に把握でき、次の施策を的確に立てられます。また、分析作業にかかる時間も大幅に削減されます。

手作業でデータ集計が不要になるため、担当者はより戦略的な広報活動に専念することが可能です。

ここでは、「データ分析」における業務別のAI活用事例を紹介します。

メディア分析・モニタリング

SNS投稿やメディアサイトのデータ収集・分析は、広報活動に欠かせません。しかし、ツールから数値を取得してスプレッドシートへ転記する作業は手間がかかります。

AIを活用すれば、データ収集からレポート作成までを効率化できます。

【メディア分析・モニタリングの事例】

キャンペーンのアンケート集計

イベントやキャンペーンのアンケートは、参加者の声を把握する重要な手段です。しかし、手書き回答の転記や応募フォームの集計には大きな工数がかかります。

AI OCRやRPAを活用すると、集計から分析まで自動化でき、作業効率を大幅に向上させられます。

【キャンペーンのアンケート集計の事例】

広報のAI活用事例：メディア管理

AIを活用することで、メディア管理の正確性と効率を大幅に向上させることができます。メディアリストの作成や更新を自動化できるほか、問い合わせ対応などの定型業務もスムーズに処理可能です。

また、公開情報をもとに常に最新の情報を反映できるため、更新作業にかかる時間を削減できます。リストの精度が高まることで、担当者はより戦略的なメディア対応に集中できるようになります。

ここでは、「メディア管理」におけるAI活用の事例を紹介します。

メディアリスト作成

メディアリストは、広報活動で媒体情報や担当者を整理するうえで重要です。AIとスクレイピング技術を活用すれば、Web上の情報を自動で抽出・整理でき、最新かつ精度の高いリストを作成できます。

【メディアリスト作成の事例】

メディア対応

広報業務では、記者や外部関係者からの問い合わせ対応が欠かせません。AIを活用すれば、条件に応じた自動返信やステータスに応じたメール送付を効率的に行えます。

【条件に応じた自動返信・ステータスに応じたメールの自動送付の事例】

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広報のAI活用事例：情報の社内共有・通知

AIを活用することで、メディア露出や社内資料、アナウンス内容を自動で整理し、関係者へタイムリーに共有できます。これにより、情報共有のスピードと正確性が大きく向上します。

また、会議の議事録や社内向けレポートを自動生成・配信できるため、担当者の負担を軽減しながら、情報の見落としや伝達の遅れを防げます。

ここでは、「情報の社内共有や通知」にAIを活用している事例を紹介します。

社内通知

広報活動では、プレスリリース公開後の閲覧数やSNS投稿への反応などを関係者に共有することが求められます。AIを活用すれば、これらのデータを自動で取得し、チャットやメールを通じてリアルタイムで通知可能です。

【ステータス更新の社内通知を自動化した事例】

議事録作成

Web会議の内容を記録することも広報業務の重要な役割です。しかし、音声データを手作業で文字起こしするのは大きな負担です。

AIを活用すれば、会議終了後に音声データを自動で文字起こしし、そのまま議事録を作成できます。さらに、CRMやSFAへ自動登録できるため、情報共有の効率と正確性が大幅に向上します。

★広報をはじめ、経理・営業・バックオフィスなど、さまざまな部門での自動化事例も豊富にあります。
自社での活用イメージをさらに広げたい方は、ぜひダウンロードしてご活用ください。

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広報業務にAIを活用する際の注意点と成功させるポイント

広報業務にAIを活用する際の注意点は以下の4つです。

• ファクトチェックを行う
• 不適切表現を防止する
• セキュリティ対策を徹底する
• 外部サポートの活用を検討する

AI導入を成功させるポイントと合わせて解説します。

ファクトチェックを行う

AIは大量の情報を基に文章を自動生成・要約できますが、必ずしも内容が正確とは限りません。広報業務は社外向けの情報発信が中心であり、誤情報を含んだまま公開すると企業の信頼性を損なうリスクがあります。

生成された文章や要約をそのまま使用せず、必ず人が内容を精査し、公式資料や一次情報と照合して確認することが重要です。AIはあくまで効率化の支援ツールとして位置づけ、最終的な判断は人が担う体制を整えましょう。

不適切表現を防止する

SNS投稿やプレスリリースは拡散性が高く、短時間で多くの人に届く性質があります。そのため、AIが生成した文章に不適切な表現や誤解を招く表現が含まれると、企業の評判に大きなダメージを与えかねません。

AIはあくまで下書き作成やアイデア出しなどの支援にとどめることが基本です。最終的な文面は、必ず人がリスクの観点から精査し、内容やトーンを調整する体制を整えましょう。

AIと人の役割を分けることで、安全で信頼性の高い広報発信が可能になります。

セキュリティ対策を徹底する

広報業務では、未発表の施策や社内資料など機密性の高い情報を扱う場面が多くあります。そのため、外部のAIツールに情報を入力する際は、利用範囲を明確にルール化し、情報漏洩を防ぐことが欠かせません。

また、入力内容を最小限に抑える工夫や、社内専用環境の整備、セキュリティ対応が確認されたサービスの選定なども重要です。利便性だけで判断せず、セキュリティと両立させることで、安心してAIを広報業務に活用できます。

外部サポートの活用を検討する

AIを効果的に活用するには、適切なツール選定や運用設計、社員教育など、多方面での準備が必要です。しかし、担当者がこれらを通常業務と並行して行うのは簡単ではありません。

そこで有効なのが、アウトソーシングの活用です。
アウトソーシングを活用すれば、AI活用の導入支援に加え、広報業務そのものも代行・補完してもらえるため、導入から日々の運用までスムーズに進められます。

結果として、担当者は戦略的な広報活動に専念でき、広報業務全体の質も高められます。

広報の自動化・アウトソーシングはHELP YOUへ

広報業務の効率化は、HELP YOUにおまかせください。
業務の棚卸しからAIツールの導入・運用、実務代行まで、ワンストップで支援します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
専門スタッフによる業務代行と、RPA・AI活用のノウハウを組み合わせることで、広報担当者の負担を大幅に軽減します。

RPAやAIを活用した広報業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理やマーケティング業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。

▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください

HELP YOUサービス詳細資料を見る

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

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HELP YOUの導入事例：プレスリリース運用

プレスリリースは、作成から入稿、公開後のデータ管理まで多くの工程があります。HELP YOUでは、原稿作成からメディアへの入稿・公開、PVデータの取得やレポート作成までの自動化をサポート可能です。

広報でのAI活用に関するよくある質問（FAQ）

ここでは、広報でのAI活用に関するよくある質問に回答していきます。

Q. 広報業務で生成AIを活用する際、どんなプロンプトが有効ですか？

A. プロンプトは、「目的」「ターゲット」「媒体」を明確に伝えることがポイントです。

たとえば、「新商品のプレスリリースを一般消費者向けに、読みやすく300字で作成して」と条件を具体的に与えると、精度の高い文章が得られます。逆に「文章を考えて」といった曖昧な依頼では、成果物の質が安定しません。

用途に応じた明確なプロンプト設計が、AI活用の効果を高める鍵となります。

Q. 広報に役立つAIツールにはどんな種類がありますか？

A. 広報業務で活用できる主なAIツールは、以下の通りです。

 
自社の課題や目的に合った種類を選ぶことが大切です。

Q. 広報業務にAIを活用するには、どのようなステップで導入すればよいですか？

A. 広報でAIを活用する際は、以下のステップを踏むとスムーズです。

1. 活用目的を明確にする
2. 小さな業務から試す
3. 精度やリスクを検証する
4. 本格導入に向けてツールや運用体制を整える

段階的に導入を進めることで、失敗や混乱を防ぎやすくなります。自社だけで導入・運用を進めるのが難しい場合は、専門知識を持つ外部サポートを活用するのも有効です。

広報におけるAI活用のまとめ

広報業務は、プレスリリース作成やSNS運用、データ分析、情報共有など多岐にわたります。AIを活用すれば、文案作成や画像生成、データ集計や社内通知など、幅広い業務を効率化できます。

一方で、AI活を活用する際は、誤情報や不適切表現、セキュリティリスクを防ぐために、人による確認体制が欠かせません。小さな業務から導入を始め、自社に合った活用方法を見つけましょう。

HELP YOUでは、AIツールの導入・運用支援から実務代行まで、ワンストップでサポート可能です。「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ぜひ、お気軽にご相談ください。

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業務の効率化を目指すなら、GAS（Google Apps Script）の活用が有効です。
GASを使えば、Gmailやスプレッドシートなど日常的に利用するツールを自動化でき、手作業の削減やミス防止、時間短縮につながります。

本記事では、GASの特徴や導入メリットを整理し、初心者でも取り入れやすい活用事例を紹介します。日常業務のメール送信やデータ集計、承認フローなどで活用できる事例を解説するので、業務効率化の参考にしてください。

この記事を読むことで「自社の業務でGASをどのように活用できるのか」が明確になり、自動化の具体的なイメージがつかめるでしょう。

GAS（Google Apps Script）とは

GAS（Google Apps Script）とは、Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語です。Google Workspace（Gmail、Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、Googleドライブなど）のサービスを自動化・拡張し、ブラウザ上から手軽に操作できるのが特徴です。

専門的な開発環境を整える必要はなく、Googleアカウントがあれば誰でも無料で始められます。プログラミング初心者や非エンジニアでも比較的短期間で習得でき、日々の業務改善にすぐ活用できるのも魅力です。

すでに、バックオフィス業務や営業サポート、マーケティングなど幅広い分野で導入が進んでおり、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するツールとして注目を集めています。

GASの特徴

GASには、以下のような特徴があります。

GASでできること

GASを使えば、GmailやスプレッドシートといったGoogleサービスの自動化はもちろん、外部サービスとの連携やトリガーを用いた定期処理まで幅広く対応できます。日常業務の手間を削減し、効率化を着実に進められるでしょう。

以下に、自動化できる対象と内容をまとめました。

GAS導入のメリット

GASを導入することで、主に以下の4つのメリットが期待できます。

【作業時間の短縮】
定型作業や繰り返し業務を自動化でき、大幅な時間削減につながる。

【ヒューマンエラーの削減】
手作業による入力や計算のミスを防止でき、データの正確性が向上する。

【コスト削減】
業務効率が高まることで人材の負担が減り、人件費削減につながる。

【社内DXの促進】
業務プロセスが自動化・デジタル化され、社内のDX推進を後押し。データ活用や分析の基盤構築に役立つ。

さらに、GASは非エンジニアでも扱いやすいため、現場担当者が主体となって業務改善やDX推進に取り組むことが可能です。現場からのボトムアップで改善が進み、組織全体のデジタル活用が加速するでしょう。

GAS活用事例：Googleサービスとの連携

Google Workspaceの標準アプリは、GASと組み合わせて利用できます。手間のかかる作業を自動処理し、日々の業務を大幅に効率化することが可能です。

ここでは、Googleアプリごとの代表的な自動化事例を紹介します。

• Gmail
• Googleスプレッドシート
• Googleフォーム
• Googleカレンダー
• Googleドライブ

Gmail送信業務の自動化

ルーティン業務のメール送信を自動化する事例です。

例えば、スプレッドシートに記載された売上報告を、あらかじめ設定した時間に自動で送信できます。

【自動化の流れ】

1. GASでスプレッドシートのデータを取得するコードを記述
2. GASを用いてメール本文を自動生成・送信
3. 送信頻度やトリガー（時間・イベント）をGASで設定し、定期実行

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Googleスプレッドシートでのデータ集計の自動化

マーケティング関連のデータを定期的に整理・集計する自動化事例です。

各ツールと連携し、以下のようなデータを自動取得してスプレッドシートに反映します。

• ブログの表示回数（Google Analyticsから取得）
• SEO順位（SEMRUSHから取得）
• CVデータ（HubSpotから取得）
• 参照元別・LP別の資料DL件数

【自動化の流れ】

1. GASで各マーケティングツールのAPIと連携
2. GASを通じて最新データを自動で取得
3. スプレッドシートにGASでデータを自動反映し、集計表を更新

Googleフォームを活用した承認フローの自動化

経費精算のワークフローを自動化する事例です。

紙ベースで行っていた経費精算をGoogleフォームで申請できるようにし、オンライン上での処理に切り替えることで、承認プロセスのスピードと透明性を高めます。

【自動化の流れ】

1. Googleフォームで経費精算を申請
2. GASで申請内容をスプレッドシートに転記し、担当者へ承認依頼メールを自動送信
3. 担当者が承認するとGAS経由で経理部に自動通知

Googleカレンダー連携によるタスク管理の自動化

Googleカレンダーと連携し、スケジュール管理を自動化する事例です。

GASを活用することで、タスクのリマインド通知や会議などの定期イベントを一括作成できます。

【自動化の流れ】

1. スプレッドシートに予定を入力
2. GASでスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携
3. リマインダー通知や繰り返しイベントをGASで自動作成

Googleドライブデータの整理・管理の自動化

Googleドライブ内の不要なデータを自動で削除する事例です。

「1年以上前」などの条件を設定することで対象ファイルを自動削除し、重要なデータの見落としを防ぎます。

【自動化の流れ】

1. 対象となるフォルダを指定し、データの更新日をGASで自動取得
2. トリガーとなる日時を設定
3. 指定期間が経過したデータをGASで自動削除

GAS活用事例：外部サービスとの連携

GASはGoogleサービスにとどまらず、チャットツールなどの業務システムと連携可能です。社内外にまたがる業務フローを自動化できるため、幅広い効率化が実現します。

ここでは、外部サービスと連携した自動化の代表的な事例を紹介します。

チャットツール連携による通知の自動化

業務システムのタスク進捗を、定期的にチャットツールに通知する事例です。

あらかじめGASでシステムのタスク進捗を指定したタイミングで取得し、チャットツールに送信できるように設定します。これにより、個別にシステムを開いて確認する手間がなくなります。

【自動化の流れ】

1. GASでシステムから指定のタスク状況を取得
2. 取得データを基に進捗レポートを自動作成
3. GASを通じてチャットツールに送信

API連携による部門間データ連携の自動化

GASとAPIの連携を組み合わせることで、複数部門のシステム間でデータを共有できます。

例えば、営業部門のシステムからデータを取得・加工し、経理部門のシステムに自動登録することが可能です。

【自動化の流れ】

1. GASが営業部門システムのAPIからデータを取得
2. 取得したデータをGASで加工
3. 加工済みデータを経理部門システムのAPIに連携し自動登録
4. 処理結果を担当部門のチャットツールに通知

GAS活用事例：トリガーによる自動処理

GASには、「時間」や「イベント」をきっかけに自動処理を実行する仕組みがあります。これにより、人手を介さずに定期レポートの配信やリマインド通知を行うことが可能です。

ここでは、トリガー設定を活用して会議用レポートを定期的に自動生成する事例を紹介します。

GASで指定した時間に複数のデータを1つのスプレッドシートへ転記・集計し、自動でレポート化することが可能です。

【自動化の流れ】

1. データ提出先を指定フォルダに統一
2. GASのスクリプトが各ファイルを読み込み、データを集約
3. 整形されたレポートとグラフを自動生成
4. GASを通じて関係者へレポートを共有

★業務の自動化は、RPAやAIなどのツールを活用しても実現できます。以下の資料では、さまざまなツールを用いた「業務自動化の活用事例」を紹介しています。現場での業務効率化のヒントとして、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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GAS導入の注意点

GASは便利な一方で、運用には注意が必要です。
ここでは、導入時に押さえるべきポイントを4つ解説します。

• GASだけで解決できないケースがある
• 実行時間・トリガーに制限がある
• セキュリティリスクへの配慮が必要
• 社内で共有・引き継ぎできる体制が必要

GASだけで解決できないケースがある

GASは、Google Workspaceを中心とした自動化に強みを発揮します。しかし、すべての業務をカバーできるわけではなく、以下のような業務には不向きです。

• 複雑なロジックを伴う処理
• 大量データを高速に扱う業務
• 専門的なシステム開発

例えば、大規模なデータベース構築や複雑なワークフロー管理には、専用システムや外部のRPAツールを利用する方が適しています。単独で処理できない作業については、他システムとの連携や人手による対応が欠かせません。

導入にあたっては、「GASだけで十分か」「他の仕組みと組み合わせるべきか」を事前に見極めることが重要です。

実行時間・トリガーに制限がある

GASには無料で利用できる実行時間や回数に制限があるため、注意が必要です。
例えば、1回のスクリプトの実行時間は最大6分で、これを超えると処理は自動的に停止します。

大規模な処理や頻繁な実行が必要な場合は、想定する作業量が制限内に収まるかを事前に確認しましょう。必要に応じてGoogle Workspaceの有料版を利用するか、別の仕組みを検討する必要があります。

※Google公式ページにはG SuiteおよびGoogle WorkspaceにおけるApps Scriptの利用制限が詳しく掲載されています。
参考：Google公式サイト（Google Developer）「Google サービスの割り当て」

セキュリティリスクへの配慮が必要

GASを外部サービスやAPIと連携させる際は、APIキーやトークンなどの認証情報の管理に細心の注意が必要です。

スクリプトを複数人で共有する場合も、アクセス権限を適切に設定していないと情報漏えいのリスクがあります。

また、パスワードや機密データをコード内に直接記載するのは避け、プロパティサービスや安全性の高い外部管理ツールを活用して、セキュリティリスクを低減しましょう。

社内で共有・引き継ぎできる体制が必要

GASは業務効率化に有効ですが、スクリプトが特定の担当者に依存しやすい傾向があります。そのため、その担当者が退職や異動すると、運用が滞るリスクがあります。

これを防ぐには、コードや運用ルールをドキュメント化し、複数人で共有・引き継ぎできる体制を整えておきましょう。

社内対応が難しい場合は、GASに精通した外部業者を活用するのも有効です。外部に任せることで、社内の負担を減らしつつ、長期的に安定した運用を実現できます。

業務効率化なら「HELP YOU+Tech」

社内でのGAS運用体制や業務効率化にお悩みの方は、「HELP YOU+Tech」におまかせください。

HELP YOU+Techの特徴

「HELP YOU+Tech」は、AI・RPAによる業務自動化と、人の判断・対応を融合した次世代型アウトソーシング（BPO）サービスです。
自動化ツールの設定やプログラム作成などの環境構築から、人の判断が必要な日々の実務まで、一貫してサポートします。

業務自動化（AI・RPA）以外のバックオフィス業務にも対応可能です。各サービスはご要望に合わせて組み合わせいただけます。

▼サービス詳細は、以下のボタンから資料を無料ダウンロードしてご確認ください

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUのGAS活用事例：反社チェックの自動化

HELP YOUでは、GASをデータベースサービスと連携させ、反社チェックを自動化した事例があります。

これまで手作業で行っていたチェック業務を自動化することで、作業時間を大幅に短縮しました。同時に、ヒューマンエラーをなくし、チェックの精度も大幅に向上。この仕組みにより、迅速な取引開始とコンプライアンス体制の強化が両立できます。

【自動化の流れ】

1. Googleスプレッドシートに調査したい会社名や代表者名を入力
2. 入力をトリガーとしてGASが起動し、G-searchデータベースを自動で検索
3. 該当する記事があった場合、その記事を自動でPDF形式で保存
4. 保存されたPDFの内容をリスク判断（※この確認作業のみ手作業）

★GAS活用の他にも、RPAやAIと人のサポートを組み合わせることで、データ入力やデータ連携などのバックオフィス業務を効率化できます。
以下の資料では、「人とテクノロジーを組み合わせた業務効率化の事例」を紹介しています。現場での業務改善のヒントとして、ぜひダウンロードしてご覧ください。

人とテクノロジーを組み合わせた業務効率化の事例を見る

GASの業務効率化に関するよくある質問（FAQ）

GASを導入する際の疑問や不安に備え、代表的な質問と回答をまとめました。

Q. GASは無料で使えますか？

A. GASは無料で利用できます。
Googleアカウントがあれば、すぐにスクリプトを作成でき、Google Workspaceの各アプリと連携して自動処理を行えます。

ただし、無料プランには実行時間や実行回数などの制限があります。大規模な処理や高頻度の実行が想定される場合は、制限が緩和されるGoogle Workspace有料版の利用を検討してください。

また、連携するAPIにも利用上限があります。各APIの条件を確認し、その範囲内で設計することが重要です。

Q. GASの導入にプログラミング知識は必要ですか？

A. 基本的な自動化であれば、特別なプログラミング知識は不要です。
Googleが提供するサンプルコードやテンプレートを活用すれば、非エンジニアでも簡単に導入できます。

ただし、複雑な業務フローの自動化や高度な処理を行うには、ある程度のGAS知識やスクリプト作成の経験が必要です。

まずはシンプルな処理から始め、段階的に取り入れることで、無理なく効率化を進められるでしょう。

Q. GASのサンプルコード一覧はありますか？

A. GASのサンプルコードは、いくつかのWebサイトで入手できます。

代表的なのはGoogleの公式サイトです。基本的な自動化処理から応用的な活用例まで、幅広く公開されています。

また、GitHub上の公式リポジトリにも多数のサンプルが掲載されています。GitHubはMicrosoftのサービスですが、Googleが公式サンプルの配布先として利用しています。

その他、Web上のブログや技術記事でも、よく使われる業務パターンのコード例が多数紹介されています。スプレッドシートやメールの自動処理など、自社の業務に近い例を参考にしてみましょう。

参考：Google公式サイト（Google Developer）「Apps Script のサンプルの概要」
参考：GitHub「Googleワークスペース/アプリスクリプトのサンプル」

Q. GASの欠点は何ですか？

A. GASは強力な自動化ツールですが、仕様上の制約や技術的な特性を理解しておく必要があります。

例えば、無料版ではスクリプトの連続実行が最長6分までと制限されており、大規模な処理や複雑なワークフローには不向きです。
また、クラウドベースで動作するため、PC内のローカルファイルに直接アクセスすることもできません。

こうした制約を踏まえ、処理を分割したり外部システムと組み合わせたりするなど、適切な設計と運用が重要です。

Q. GASとAppSheetの違いは何ですか？

A. GASとAppSheetはいずれもGoogleが提供する業務効率化ツールですが、開発スタイルと用途が異なります。以下に違いをまとめました。

Q. GASを使った業務効率化を成功させるコツは？

A. GASで業務効率化を成功させるには、いくつかのポイントがあります。

まずは小さな自動化から始め、効果を確認しながら段階的に範囲を広げることが大切です。
また、想定外のエラーに備えて、発生時の対応を事前に設計しておくと運用トラブルを防げます。

さらに、スクリプトや運用ルールを社内で共有し、引き継ぎが可能な体制を整えておくことも重要です。

社内運用に不安がある場合は、専門家のサポートを活用することをおすすめします。専門的な知見や外部リソースを適切に取り入れることでことで、より安定した運用が実現できます。

★「どんな業務を自動化できるか」「自社にはどのような活用方法が合っているか」など、ご相談はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

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GAS活用による業務効率化のまとめ

GASは、Googleサービスや外部システムと連携し、トリガーによる自動処理を行なうことで、業務効率化を支援するツールです。日常の定型作業を自動化すれば、時間短縮やミス削減につながるだけでなく、社内のDX推進にも寄与します。

一方で、制約や注意点もあるため、自社の業務にどこまで適用できるかを見極めることが重要です。そのうえで、社内だけでの対応に限界を感じる場合は、外部のサポートを取り入れるのも有効です。

HELP YOUでは、GAS運用の支援に加え、自動化だけではカバーしきれない業務もスタッフが柔軟に対応。テクノロジーと人の力を組み合わせることで、効率化の効果を最大限に引き出します。

「社内での開発・運用に不安がある」など、GAS活用に関してお悩みがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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「AI秘書」とは、スケジュール管理や資料作成、情報収集といった秘書業務をAIで自動化し、業務効率を大幅に高められるツールです。人材確保やコスト面で課題を抱える企業にとって、有力な解決策として注目されています。

従来のアシスタントツールよりも柔軟に対応できる生成AIの登場により、AI秘書はまるで本物の秘書のようにサポートできるまでに進化しました。

本記事では、おすすめのAI秘書ツールや導入方法、さらに生成AIを活用した「自分専用AI秘書」の作り方もご紹介します。日々の業務効率を高めたい担当者は必見です。

AI秘書とは

AI秘書とは、AIがスケジュール管理やタスク管理、文書作成など、本来は秘書が担う業務を代行・補助する仕組みやサービスのことです。

現在、多くの企業で、スケジュール調整やタスク管理、資料作成、情報収集といった日常業務の効率化を目的に導入が進んでいます。

AI秘書を導入すれば、煩雑な業務から解放され、戦略的で付加価値の高い業務に時間を充てられるようになります。

AI秘書のメリット

AI秘書の導入には、主に4つのメリットがあります。

• 業務の効率化
• ヒューマンエラーの削減
• 生産性の向上
• コスト削減

AI秘書を導入することで、定型的かつ繰り返し発生する作業を自動化できます。これにより入力・転記ミスやタスクの抜け漏れなどのヒューマンエラーも大幅に削減できるでしょう。

また、社員が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を生み出し、生産性の向上にもつながります。人員を増やすことなく既存のチームで業務を吸収できるため、コスト削減も可能です。

AI秘書の2つのタイプ

AI秘書には大きくわけて2つのタイプがあります。「既製品のAI秘書ツール・アプリ」と、生成AIを活用した「自分専用AI秘書」です。それぞれの特徴を以下にまとめました。

特定業務に従事させる場合は、すぐに導入できる「既成型のツール」がおすすめです。一方、各担当者やチームのスタイルによって柔軟な対応をしてほしい場合は、「自分専用AI秘書ツール」を採用しカスタマイズしていくのがよいでしょう。

AI秘書ツール・アプリ6選

AI秘書ツールやアプリは、あらかじめ設計された機能を備えた「実用型AI秘書」といえます。

スケジュール管理、顧客対応、情報整理といった特定の業務に最適化されているため、導入直後から業務の一部を任せられる即効性の高さが大きな魅力です。

ここでは、おすすめのAI秘書サービスを6つご紹介します。

AIさくらさんシリーズ

「AIさくらさんシリーズ」は、株式会社ティファナ・ドットコムが提供するAIアシスタントシリーズです。「日程調整さくらさん」や「AIエージェントさくらさん」など、秘書業務の効率化をサポートするAIが豊富にそろっています。

AI秘書（Miriz）

「AI秘書（Miriz）」は、株式会社ミライズが提供するAI秘書サービスです。中小組織向けのシンプルなUIを採用しており、誰もが使いやすいシステムとなっています。

Motion

「Motion」は、Nexusbird株式会社が提供するデジタルアシスタントです。タスク管理やスケジュール調整の手間を大幅に削減し、より生産的な働き方をサポートします。

Lindy

「Lindy」は、ビジネス向けに設計された自律型AIエージェントです。GmailやSlackなどのさまざまなアプリケーションとシームレスに統合可能で、特別なコーディングスキルなしでエージェントを構築できます。

Sales Force Assistant

「Sales Force Assistant」は、株式会社NIコンサルティングが提供する営業活動を支援するために設計されたAI秘書です。経営コンサルティングのノウハウを学習したAI秘書が、顧客情報や業務ナレッジを蓄積、共有してくれます。

DMMバーチャルオフィス（AI秘書自動応答サービス）

「DMMバーチャルオフィス」は、DMMグループが提供する法人向けサービス。「AI秘書自動応答サービス」はDMMバーチャルオフィスのオプションで、電話対応や顧客管理をAIに任せることができます。

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生成AIを活用した「自分専用AI秘書」

近年注目されているのが、ChatGPTやGeminiなどの生成AIを「自分専用のAI秘書」として活用する方法です。

従来の既製ツールが特定の機能に特化した「専門型」であるのに対し、生成AIは幅広い業務を一括して支援してくれる「万能型」といえるでしょう。

具体的には、スケジュール管理やリマインド、メール・文書の下書き、会議の議事録や要点の要約、さらにはリサーチ業務まで対応できます。

多様な秘書業務をまとめて担える点が、自分専用AI秘書の大きな特徴です。

秘書として活用できる生成AI比較

秘書として活用できる代表的な生成AIをいくつかご紹介します。
主な活用領域や特徴、強みを表にまとめましたのでツールの比較にお役立てください。

（※）マルチモーダル対応とは、テキスト、画像、音声、動画など異なる種類のデータを同時に処理し、統合的に理解する能力を持つAIシステムのこと

どの生成AIであっても、業務に取り入れる際はまず日常的な業務の一部から活用を始めましょう。小規模な業務で試行することで、それぞれのAIが持つ特性や効果的な使い方を理解しやすくなります。

また、生成AIはそれぞれ得意とする分野が異なります。目的や業務内容に応じて複数のツールを使い分けることで、より高い効率性と生産性向上を実現できます。

AI秘書の作り方

生成AIを活用して「自社専用のAI秘書」を構築する際には、以下のプロセスを踏むことが重要です。

まずは一部の業務から試行することがスムーズな導入と定着のポイント。担当者の負担を軽減しつつ改善サイクルを回せます。さらに、プロンプトを工夫し改善を重ねることで、自社の業務スタイルに最適化された「万能型AI秘書」へと進化させることが可能です。

AI秘書を作るプロンプトのコツ

AI秘書の性能や応答の質は、依頼内容の伝え方（プロンプト）に大きく左右されます。単に「メールを作って」と依頼するのではなく、役割や目的、条件を具体的に指示することで、より実務に即したサポートを受けられます。

さらに、上司や会社のスタイルに合わせた言葉遣いやルールをあらかじめAIに伝えておくことで、実際の秘書に近いアウトプットが可能になります。

また、よく使う依頼はテンプレート化したプロンプトを繰り返し活用することで、効率性および再現性を高めることもできます。

AI秘書ではできないこと

AIは定型的で繰り返しの多い業務において高い効率性を発揮します。その一方で、秘書業務には「人の判断」や「気配り」が欠かせない領域があるため、すべてをAIに任せるのは現実的ではありません。

AI秘書は「業務を効率化する強力なツール」ですが、ビジネスの現場では効率性だけでなく、信頼・安心・関係性の構築も重要です。これらは依然として人間ならではの強みであり、AIが完全に代替できる領域ではありません。

こうした業務を依頼したい場合は、AI秘書ではなく、柔軟な対応が可能なアウトソーシングサービスや秘書代行サービスなどを利用するのがおすすめです。

秘書業務はHELP YOUにおまかせ

煩雑な秘書業務は、HELP YOUにおまかせください。
専門スタッフによる実務支援と、AIやRPAなどのテクノロジー活用を組み合わせ、貴社の課題や体制に合わせた柔軟なサポートを提供します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
経験豊富な秘書スタッフが調整業務を代行し、経営層やチームが安心してコア業務に取り組める環境を整えます。

秘書業務をはじめ、余った契約時間で経理や営業サポート業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。

▼HELP YOUオンライン秘書サービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

HELP YOUサービス詳細資料を見る

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

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HELP YOUの「オンライン秘書」導入事例

HELP YOUのオンライン秘書を導入し、業務効率化や負担軽減を実現した事例を紹介します。

スペシャリスト・ドクターズ株式会社は、全国の妊婦の約4割が利用する分娩予約サイトを運営しています。同社では事業推進に集中するため、バックオフィス業務を包括的に任せられる「自走型」の秘書を求めていました。新聞記事でHELP YOUを知り、理想的なパートナーに出会えたといいます。

現在は「1名専属プラン」を活用し、以下のような業務を依頼しています。

• プレスリリース作成
• ECサイト支援
• 営業資料作成
• 議事録作成
• CRMツールの設定対応　など

特に、パワーポイント資料や議事録は要点が簡潔に整理され、To-Doリストや事業計画の実行に役立っています。

また、定期的な業務報告により進捗管理がスムーズで、社内にも業務の優先順位を意識して進める習慣が定着したとのことです。

HELP YOUスタッフの高いパフォーマンスは、社内メンバーにとってもポジティブな刺激になっています。

▼詳しくはこちら

“自走するオンライン秘書”が事業推進をサポート

「秘書」サービスの活用事例をダウンロード

AI秘書のよくある質問（FAQ）

ここではAI秘書の導入を検討する際に、多くの方が気になる項目をまとめました。

Q. 無料で使えるAI秘書アプリはありますか？

A. はい、無料で始められるAI秘書アプリは複数あります。

例：
ChatGPT（無料プラン）：文書作成やメール下書きに活用可能
Motion（無料トライアル）：スケジュール管理やタスク調整を自動化
Lindy（無料プランあり）：アポイント調整の効率化を体験可能

まずは無料版やトライアルでそれぞれの機能を試し、自分が任せたい業務に合うかどうかを確認するとよいでしょう。

Q. AI秘書ツールはどうやって選べばいいですか？

A. AI秘書ツールの選び方のポイントは大きく4つあります。

1. 目的に合った機能
スケジュール管理、議事録作成、顧客対応など、自分が任せたい業務に対応できる機能を備えているかを確認します。

2. 使いやすさ
現場の担当者が直感的に操作できるかどうかは、定着率に大きく影響します。UI（ユーザーインターフェース）のわかりやすさや、導入時の学習コストを考慮しましょう。

3. 他ツールとの連携性
メール、カレンダー、チャットなど、自社で利用している既存ツールとスムーズに連携できるかもチェックします。

4. セキュリティ
業務データや顧客情報を扱う以上、情報漏洩リスクへの対策は必須です。暗号化やアクセス制御など、セキュリティ体制を確認しましょう。

Q. AI秘書を「秘書の代わり」として完全に置き換えられますか？

A. 結論からいうと、完全な置き換えは難しいです。

AI秘書は、スケジュール調整や議事録作成、文書の下書きといった定型化された業務において高い効果を発揮します。

一方で、相手の立場に配慮した調整、臨機応変な判断、経営者や上司の意図を先読みしたサポートなどは、人間の経験や気配りが不可欠です。

そのため実務では、AIができる業務と、人にしかできない業務を明確に分けて運用することが重要です。

このハイブリッド運用により、効率性と品質の双方を確保しつつ、組織全体の生産性を最大化することが可能になります。

AI秘書のまとめ

AI秘書は、日常業務の効率化や情報整理、コミュニケーションの円滑化を支える心強いパートナーです。自分に合ったAI秘書を取り入れることで、日々の業務をよりスムーズで充実したものにできます。

一方で、AIだけでは対応が難しい領域もあります。例えば、関係構築や相手の状況に配慮した調整、優先度を見極める判断などは、人の経験や感覚が欠かせません。

そうした業務は、HELP YOUのオンライン秘書サービスにおまかせください。AIでは補えない部分を、経験豊富なスタッフがしっかりとサポートいたします。

AIと人間、それぞれの強みを組み合わせることが、組織全体の生産性を大きく高めるカギとなります。

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マーケティング業務を自動化するには、MAツールやRPAなど業務に適したツールの導入が有効です。

自動化によって人的リソースを削減しつつ、見込み顧客ごとに最適なアプローチを行えるため、より効率的なマーケティング活動が実現できます。

本記事では次の内容を解説します。

• マーケティング業務の自動化とはなにか、そのメリット
• 自動化できる業務の事例（Web・SNS・メール・リード育成など）
• 自動化ツールの種類と活用方法
• 自動化を成功させるポイント

この記事を読むことで、マーケティング業務の自動化の流れや活用事例、導入時のポイントまでを理解できます。

マーケティング業務の自動化とは

マーケティング業務の自動化とは、見込み顧客の獲得から育成、顧客管理、分析・レポート作成までの一連の業務を、ツールやシステムを活用して自動化・効率化することです。

具体的には、メール配信の自動化、SNS投稿の予約設定、スコアリングによるリードの選別、レポート作成の自動化などが挙げられます。

自動化により属人化を防ぎ、再現性のあるマーケティング体制を整えることが可能です。特に近年は、MA（マーケティングオートメーション）ツールなどの専門ツールの普及に伴い、導入・活用する企業が増えています。

マーケティング業務を自動化するメリット

マーケティング業務を自動化するメリットは、主に以下の4つです。

• 人的リソースの削減
• リード獲得・育成の精度向上
• 情報の一元管理とナレッジ化
• 対応スピードの向上

繰り返し作業や定型業務をツールに任せることで、担当者は戦略設計やコンテンツ企画など、より付加価値の高い業務に集中できます。

また、スコアリングやパーソナライズにより、見込み顧客ごとに最適なアプローチが可能となり、リード獲得や質の向上につながります。顧客データや分析結果を一元管理できるため、社内でのナレッジ共有や施策の改善もスムーズに進められます。

さらに、リアルタイムな反応や自動返信によって対応スピードが上がり、顧客満足度の向上にもつながります。

【活用事例付き】自動化できるマーケティング業務

マーケティング業務には、繰り返し作業やルーティン業務が多数あります。ここでは、自動化できる主な業務と、その具体的な事例を紹介します。

• Webマーケティングの自動化
• SNSマーケティングの自動化
• メールマーケティング・リード育成の自動化
• 顧客管理・スコアリングの自動化
• データ集計・レポーティングの自動化

Webマーケティングの自動化

Webマーケティングの領域では、SEOや広告による集客後に、ランディングページへの導線設計やA/Bテストを自動化できます。さらに、チャットボットやWeb接客ツールを活用すれば、ユーザーの行動に応じて最適なメッセージを届けることが可能です。

また、Google Analyticsなどと連携することで、流入経路やCV率を自動で可視化・レポート化でき、改善活動をスムーズに進められます。

ここでは、Webマーケティングにおける具体的な自動化事例を2つ紹介します。

マーケティング自動化事例：広告データのレポーティングを自動化する

Google広告のパフォーマンスデータをスプレッドシートに自動転記し、レポート作成までを効率化した事例です。

【自動化の流れ】

1. 週次・月次のスケジュールで、広告データの取得処理を自動起動
2. Google広告の管理画面から、必要なデータを自動取得
3. スプレッドシートやExcelなどのデータベースへ自動反映
4. レポートを自動作成し、チャットへ自動通知

レポート作成と通知の工程をすべて自動化することで、情報共有のスピード向上と大幅な業務効率化を実現できます。

マーケティング自動化事例：プレスリリース運用を自動化する

プレスリリース原稿の入稿・公開、公開後のPVデータの転記までを自動化した事例です。

【自動化の流れ】

1. プレスリリースの原稿を作成
2. 原稿を配信メディアに自動入稿・公開
3. 公開後、PVデータを配信メディアのサイトから自動取得
4. 取得データを指定のスプレッドシートへ自動転記
5. 転記データをもとにパフォーマンスレポートを自動作成

これにより、原稿公開前の作業やレポート作成の手間を大幅に削減でき、コア業務に専念できるようになります。

SNSマーケティングの自動化

メール配信やSNS投稿など、メールマーケティングやリード育成に関する業務も自動化可能です。

SNS管理ツールを活用すれば、複数のSNSへの投稿予約に加え、曜日や時間帯に応じた最適なタイミングで自動投稿できます。さらに、コメント管理やいいね・メンションのモニタリング、ユーザーとのエンゲージメント対応まで自動化可能です。

以下は、SNS管理ツールを活用した投稿業務の自動化事例です。

【自動化の流れ】

1. SNS管理ツールに投稿内容と配信スケジュールを登録
2. 設定した最適なタイミングに従い、自動予約・投稿
3. 投稿後、各SNSの反応や指標を自動取得
4. ダッシュボード上でインプレッションやエンゲージメント率を自動表示

これにより、投稿業務の負荷を軽減しつつ、施策の振り返りと改善を迅速に進められます。

メールマーケティング・リード育成の自動化

メール開封率やキャンペーン効果、アクセス解析など、複数チャネルのデータ集計も自動化できます。

TableauやLooker StudioといったBIツールと連携すれば、レポート作成も自動化が可能です。さらに、定期レポートやダッシュボードを自動で更新・共有できるため、分析業務の時間を大幅に削減できます。

以下では、メールマーケティングやリード育成における具体的な自動化事例を3つ紹介します。

マーケティング自動化事例：顧客ステータスに応じてメール配信を自動化する

SFAやCRMに登録された顧客のステータスに応じて、ステップメールやフォローアップメールを自動送信する事例です。

【自動化の流れ】

1. SFA・CRMに顧客情報を登録・更新
2. 「商談中」「フォロー中」など、特定のステータスを条件に自動で判定・分岐
3. ステータスに応じたメールを自動送信

これにより、顧客対応の手間を抑えつつ、ステータスに応じた最適なアクションを素早く実行できます。

マーケティング自動化事例：資料請求後のメール送信を自動化する

ユーザーが資料請求を行った際に、事前に用意したテンプレートメールと資料を自動送信する事例です。

【自動化の流れ】

1. 資料請求フォームで顧客情報を取得
2. あらかじめ設定した条件に従い、資料添付メールを自動送信

これにより、対応の抜け漏れや遅れを防ぎ、迅速に商談につなげる体制を整えられます。

マーケティング自動化事例：ステータス更新を社内に自動通知する

MAツール上でリード情報の登録やステータスの更新が行われた際、条件に応じてSlackなどのチャットツールに自動で通知する事例です。

【自動化の流れ】

1. MAツールに顧客情報やステータスを登録・更新
2. 「ステータスが商談中になった」などの条件で自動判定・分岐
3. 該当情報をチャットツールへ自動通知

これにより、重要なステータス変更にも迅速に対応できるようになります。

顧客管理・スコアリングの自動化

顧客情報の管理やリードのスコアリング業務も、自動化可能です。見込み顧客の属性や行動履歴に基づいて、スコアリングやセグメント管理を自動で行えます。

さらに、ホットリードの抽出や育成シナリオも自動で実行できるため、営業やマーケティング施策の効率化につながります。CRMやMAツールに加え、必要に応じてSFAツールと連携すれば、顧客情報の一元化と社内連携の効率化も叶います。

以下は、MAツールとSFAなどの他ツールを自動連携させる事例です。

【自動化の流れ】

1. MAツールでリード情報を登録・更新
2. 設定したスコア条件をもとに自動判定・分岐
3. SFAやCRMなどに情報を自動登録・連携

ツール間の煩雑なデータ管理が効率化されると同時に、商談獲得につながる精度の高いアプローチが可能になります。

データ集計・レポーティングの自動化

アクセス解析、キャンペーン効果、メール開封率など、複数チャネルのデータ集計業務も自動化できます。

BIツール（Tableau、Looker Studioなど）を活用すれば、定期レポートやダッシュボードの自動更新・共有も可能となり、分析業務にかかる時間を大幅に削減できます。

以下は、マーケティングデータを自動で取得・整形し、スプレッドシートへ反映した事例です。

【自動化の流れ】

1. 各チャネルから必要なデータを自動取得
2. 取得したデータを所定のフォーマットに自動集計・整形
3. スプレッドシートなど指定のフォーマットへ自動転記

なお、自動化できる業務例としては以下のようなものがあります。

• オウンドメディアの記事更新数や閲覧数の自動取得・記録
• ブログ記事ごとの表示回数の自動取得・反映
• 資料ダウンロードの参照元やLP別実績件数の自動集計とスプレッドシート転記

これにより、業務効率が大幅にアップし、本来注力すべき改善施策に時間を使えるようになります。

★今回紹介した内容以外にも、多様な自動化事例をまとめています。資料は無料でダウンロード可能ですので、ぜひご覧ください！

「業務自動化」サービスの活用事例をダウンロード

マーケティング業務の自動化に役立つツール

マーケティング業務を自動化するには、目的や業務領域に応じたツールの導入が有効です。ここでは、用途別に代表的なツールを紹介します。

リード獲得・育成を支援するツール

見込み顧客の獲得から育成（ナーチャリング）までを自動化・効率化するには、専用ツールの活用が効果的です。

シナリオ配信やスコアリング、ポップアップ表示などを通じて、顧客をコンバージョンへ導く仕組みを構築できます。

顧客情報・コミュニケーションを一元管理するツール

CRMツールやチャットツールを活用すれば、顧客情報やコミュニケーションの一元管理が可能です。

顧客情報の集約・管理から、社内外とのコミュニケーション、サポート対応まで効率化でき、チーム間の連携強化や顧客対応の質向上にもつながります。

SNS・Web運用を効率化する管理ツール

SNSの投稿予約や分析、ECサイト・Webページの施策実行を効率化するには、管理ツールの導入が効果的です。

属人的になりがちなSNS運用やEC施策の自動化を促進し、業務の標準化や再現性のある運用体制を実現できます。

データ分析・業務効率化を推進する自動化ツール

日々のマーケティングデータの収集・分析・レポート作成業務も、自動化ツールの導入で効率化が可能です。

RPAやワークフロー自動化ツールと組み合わせることで、定型業務を大幅に削減できます。

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マーケティング業務の自動化を成功させるポイント

自動化の効果を最大化するには、導入前の準備や運用体制の構築が重要です。ここでは、成功させるための具体的なポイントを紹介します。

ツール導入前の業務棚卸しと全体設計が成功のカギ

マーケティング業務の自動化を成功させるには、ツール選定だけでなく、導入前の業務整理と全体設計が不可欠です。

まずは現状の業務を棚卸しし、どの作業が煩雑で、集客・育成・CVのどのフェーズにボトルネックがあるのかを明確にしましょう。そのうえで、自動化の導入によって最も効果が見込めるポイントを見極めることが重要です。

また、自動化の流れを踏まえた業務フローの再設計や、社内での役割分担・合意形成も欠かせません。営業やカスタマーサポートなど他部門と関わる場合は、部門間の調整も必要です。

導入前の業務整理と全体設計こそが、自動化を成功に導く最大のポイントです。

必要に応じて専門サポートを活用

自動化を社内だけで進めるのが難しい場合は、外部の専門サポートを活用するのも有効です。

以下のような工程をプロに任せることで、スピーディに導入でき、失敗リスクも抑えられます。

• 業務の棚卸し・設計支援
• 適切なツール選定・導入支援
• 運用マニュアルや社内連携体制の整備

複雑な設計や他部門との連携が必要な場合も、専門家の視点を取り入れることで、よりスムーズに自動化を実現できます。必要に応じて専門サポートの活用も検討してみましょう。

マーケティングの自動化はHELP YOUにおまかせ

SNS・広告運用やレポート作成など、手間がかかるマーケティング業務の自動化・効率化は、HELP YOUにおまかせください。
業務整理からツールの導入・運用まで一貫してサポートします。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
専門スタッフによる実務代行とRPAやAIなどのツール活用により、マーケティング業務の課題解決を支援します。

マーケティング業務をはじめ、余った契約時間で経理や営業サポート業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。

▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください

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▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

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HELP YOUのマーケティング自動化事例：Instagramの投稿分析

Instagramの投稿分析において、自動処理と手作業を組み合わせ、効率性と精度を両立した事例を紹介します。

【自動化の流れ】

1. 分析ツールから投稿データを自動取得
2. 取得データを指定のスプレッドシートへ自動転記
3. フォーマットの調整や不足情報の補足を人が手作業で実施
4. 数値や内容を最終確認し、精度を担保
5. 整った分析シートを納品・共有

このように、自動化で「繰り返し作業」を効率化しつつ、人の目で「判断や微調整」を行うことで、スピードと正確性を両立。SNS運用における投稿分析の時間短縮と品質向上を同時に実現しました。

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マーケティング自動化のよくある質問（FAQ）

ここからは、マーケティング自動化に関してよくある質問を紹介します。

Q.マーケティングオートメーション（MA）とは？初心者にもわかりやすく教えてください。

A. マーケティングオートメーション（MA）とは、マーケティング活動を効率化するために、見込み顧客の情報管理や興味に応じた情報配信、育成のプロセスを自動化する仕組みです。

具体的には、「資料請求した人に自動でお礼メールを送る」「興味の高い見込み顧客をスコアで判定し、営業に引き継ぐ」といった作業を、一括で管理・運用できます。

こうした仕組みによりマーケティングの生産性が高まり、多くの企業で導入が進んでいます。

Q.小規模な会社でもMAツールは活用できますか？

A. はい、可能です。

最近では、初期コストや運用負荷を抑えたMAツールも増えており、小規模企業やスタートアップでも無理なく導入・活用できます。業務負担を軽減しつつ、リード獲得やナーチャリングを効率化したい企業にとって、有効な選択肢のひとつです。

Q.マーケティング業務のどこから自動化すればいいですか？

A. まずは、データ集計、メール配信、SNS投稿管理などの定型業務から自動化を進めるのがおすすめです。

負担の大きいルーチン業務を自動化すれば、効果を実感しやすく、導入のハードルも低く抑えられます。ステップを踏んで自動化の範囲を広げていくことで、スムーズに定着させられます。

マーケティング自動化のまとめ

マーケティング業務の多くは、目的に応じた専門ツールを活用することで自動化可能です。これにより、業務負担を減らし、限られた人的リソースでも効果的な施策を継続的に展開できるようになります。

また、自動化はツール導入だけではなく、必要に応じて手作業と組み合わせる方法も有効です。さらに、自動化を成功させるためには、業務の棚卸しやフローの再設計といった準備も欠かせません。

HELP YOUでは、業務効率化に向けた自動化ツールの導入・運用支援や、仕組みづくりのサポートも行っています。自社に最適な方法で自動化を進めたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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問い合わせ対応の自動化は、人手不足や対応品質のばらつき、管理負担といった課題を解決する有効な手段です。

本記事では、問い合わせ対応を効率化する5つの自動化方法と、それぞれの導入事例を詳しくご紹介します。

記事内で取り上げる5つの方法は次の通りです。

• AIツール（電話対応の自動化）
• IVR（音声ガイダンス）
• FAQシステム（よくある質問）
• RPA（業務の自動化）
• アウトソーシング（外部委託）

この記事を読むことで、自動化のメリットや導入事例に加え、導入時の注意点まで理解できます。問い合わせ対応に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

問い合わせ対応が抱える課題

「問い合わせ対応」は、顧客満足度を大きく左右する重要な業務です。
しかし、以下のような課題を抱える現場も多いでしょう。

• 人手不足で対応が追いつかない
• 対応品質にばらつきが生じる
• 管理・分析に時間がかかる

人手不足で対応が追いつかない

問い合わせ窓口は限られた人員で運営されていることが多く、人手不足が深刻な課題となっています。

特に、繁忙期やキャンペーン実施時など問い合わせが急増するタイミングでは、電話やメールの対応に遅れが生じがちです。
その結果、顧客の不満が高まり、契約や購入の機会を逃してしまうこともあります。

慢性的な人手不足を抱える企業では、こうした状況が常態化しやすく、体制の改善が急務といえるでしょう。

対応品質にばらつきが生じる

担当者の経験やスキルによって、回答内容や対応スピードにばらつきが出やすい点も課題です。

同じ質問でも担当者ごとに対応が異なると、顧客を混乱させる恐れがあります。さらに、特定の担当者に業務が集中し、属人化が進むリスクも無視できません。

こうした状況を防ぐには、誰が担当しても同じ水準の対応ができる仕組みの構築が不可欠です。

管理・分析に時間がかかる

業務改善には、「どのような問い合わせが多いのか」「対応にどれくらい時間がかかっているのか」といったデータの収集・整理・分析が欠かせません。しかし、これらの作業には膨大な時間と労力が必要です。

実際の現場では、メールや電話でのやりとりを個別に管理しているケースが多く、情報を整理するだけでも大きな負担になっています。

分析が遅れれば改善の対策も遅れ、その結果、企業の成長にブレーキをかけてしまう可能性があります。

こうした課題を解決する有効な手段のひとつが「問い合わせ対応の自動化」です。

問い合わせ対応を自動化するメリット

問い合わせ対応を自動化することで、さまざまなメリットが得られます。

ここでは、代表的な効果について解説します。

• 業務の効率化
• 担当者の負担軽減
• 対応品質の標準化
• 顧客満足度の向上

業務の効率化

問い合わせ対応の自動化により、業務効率が大幅に向上します。

よくある質問や定型的な依頼は自動で即時処理できるため、担当者がすべてに対応する必要がなくなります。その結果、同じ人数でもより多くの案件を処理することが可能です。

また、担当者に時間的な余裕が生まれることで、クレーム対応や提案型サポートなど、専門性や判断力が求められる業務に集中できるようになるでしょう。

さらに、自動化によって問い合わせ内容の記録や分析が容易になり、業務の改善やナレッジの蓄積にもつながります。

担当者の負担軽減

問い合わせ対応の自動化は、担当者の精神的・肉体的負担を大きく軽減します。

特に、同じ質問に繰り返し回答する精神的なストレスや、長時間の電話応対による肉体的な疲労から解放されることで、働きやすさが大きく向上します。その結果、業務へのモチベーションが高まり、離職率の低下といった長期的な人材定着にもつながるでしょう。

対応品質の標準化

問い合わせ対応を自動化することで、常に標準化された回答を顧客に提供できます。

自動化システムは、あらかじめ設定したルールやFAQに基づいて対応するため、担当者による回答のばらつきが解消されます。その結果、どの顧客にも均一なサービスを届けられます。

さらに、最新情報やマニュアルの更新をシステムに反映すれば、誤った回答や情報の抜け漏れも防止できるでしょう。

顧客満足度の向上

問い合わせ対応の自動化により、24時間365日、いつでも顧客からの問い合わせに対応できます。

顧客は営業時間外や休日でもすぐに回答を得られることで満足度が高まり、リピート率の向上につながります。

また、顧客は必要なときにすぐ回答を得られるため、購入や契約の検討が中断されず、売上機会を逃さずにより多くの顧客に対応できます。

問い合わせ対応を自動化する5つの方法

問い合わせ対応の自動化にはさまざまな手法があります。自社の業務や課題に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。

代表的な方法を、表にまとめました。

問い合わせ対応を自動化する方法：AIツール

AIツールを活用した自動化により、迅速で一貫性のある対応が可能になります。

主なAIツールの特徴と、自動化できる業務例をまとめました。

以下で、AIを活用した問い合わせ自動化の事例を2つご紹介します。

事例：ボイスボットで電話対応を自動化

電話での定型的な問い合わせにボイスボットを導入し、複雑な内容のみオペレーターが対応する仕組みを構築しました。その結果、単純対応の大部分が自動化され、業務負担の大幅な軽減が可能です。

【自動化の流れ】

1. 過去の問い合わせデータをAIが分析し、対応フローを構築
2. AIが問い合わせ内容を自動で判断し、振り分け先を決定
3. 定型的・簡単な問い合わせはボイスボットで対応、複雑な内容はオペレーターが対応

事例：音声認識システムとAIの連携でFAQを自動検索

AI音声認識を用いて通話内容を自動でテキスト化し、FAQやマニュアルを瞬時に検索できる仕組みを導入。その結果、問い合わせ対応が効率化し、オペレーターの負担軽減とサービスの均一化が実現します。

【自動化の流れ】

1. AIが会話内容をリアルタイムで音声認識し、テキスト化
2. AIがテキストをもとにFAQやマニュアルを自動検索
3. 検索結果をオペレーターの画面に自動で表示

問い合わせ対応を自動化する方法：IVR

IVR（Interactive Voice Response）とは、自動音声で顧客に選択肢を提示し、内容に応じて案内する仕組みです。

担当部門への的確な振り分けだけでなく、自動回答をあらかじめ設定することもできます。
電話問い合わせが多く、内容が比較的単純な場合に特に有効な手法です。

【IVRを活用した注文受付の自動化事例】

電話注文を自動音声で受付することで、注文を大量に処理できるようになります。

【自動化の流れ】

1. 電話のプッシュ操作で会員番号と注文番号を自動取得する仕組みを導入
2. 取得した情報をオンプレミスの基幹システムとAPIで連携

問い合わせ対応を自動化する方法：FAQシステム

FAQシステムは、よくある質問と回答をまとめて提供し、顧客が自力で問題を解決できるよう支援する仕組みです。

検索機能やおすすめ表示によって、問い合わせ件数の削減が可能です。さらに、FAQを定期的に更新することで、利用者の満足度向上にもつながります。

特に、問い合わせ件数が多い場合や、同じ質問が繰り返し寄せられる状況で高い効果を発揮します。

【FAQシステムにより、社内の問い合わせ対応を自動化した事例】

FAQシステムで社内の問い合わせ対応を自動化し、持続可能な運用体制を構築します。

【自動化の流れ】

1. 過去の問い合わせや社内情報を整理してFAQとして登録
2. チャットボットとFAQサイトを連携

問い合わせ対応を自動化する方法：RPA

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な事務作業を自動化する仕組みです。

顧客情報の入力やメールの仕分け、資料送付などの業務を自動化することで、人手による事務作業を削減します。

ここでは、RPAを活用した自動化事例を3つご紹介します。

事例：資料請求対応の自動化

顧客からの資料請求に対し、RPAを活用して事前に用意した資料を自動で送付します。

【自動化の流れ】

1. 顧客の資料請求をシステムで受付
2. テンプレートメールを使用して資料を自動送付

事例：対応状況に応じたメールの自動送付

顧客ステータスを自動で判断し、進捗状況に応じてメールを送信します。
ステータス例：「問い合わせ受信済」「対応中」「対応完了」「フォロー要」など

【自動化の流れ】

1. システムに顧客情報を登録・更新
2. 設定した条件で自動的に分岐判断
3. ステータスに応じてメールを自動送信

事例：データの転記・ダウンロード作業を自動化

各種クラウドサービスやWebアプリから問い合わせ情報や応募データを取得し、自動で転記・指定のフォルダへの保存を行います。

【自動化の流れ】

1. 転記対象のデータをシステムに登録
2. 対象データを自動で取得
3. Excelやスプレッドシートに自動転記

★他にも、経理・営業・バックオフィスなど、さまざまな部門で自動化が進んでいます。自社での活用イメージを広げたい方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！

問い合わせ対応を自動化する方法：アウトソーシング

アウトソーシングは、問い合わせ対応を外部の専門業者に委託する方法です。
厳密には自動化ではありませんが、専門スタッフの知識や経験を活かすことで、業務効率を高める手段として有効です。

豊富な知識と経験を持つスタッフによる質の高い対応が期待できるため、自社の社員はコア業務に専念できます。また、繁忙期のみや特定業務だけの委託など柔軟に活用できるため、コストの最適化にもつながるでしょう。

さらに、自動化ツールの導入や運用を支援するアウトソーシングを活用すれば、自動化と人手による対応を組み合わせた、柔軟かつ高精度な問い合わせ対応が実現します。

問い合わせ対応の自動化・効率化はHELP YOUへ

自動化ツールは効率化に役立つ一方で、すべての問い合わせ対応を任せるには限界があります。

「ツールを導入したものの解決できず、結局人が対応している…」
「ツールで効率化したいけど、何から始めればいいか分からない…」

こうした企業におすすめなのが、顧客対応をAI×人で最適化する「HELP YOU カスタマーサポートサービス」です。
定型対応はAI、個別対応は専門アシスタントが担い、スピードと品質を両立した代行サービスを提供します。

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「まずは費用の概算が知りたい」「どのような業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUの導入事例：専属カスタマーサポートで契約数が3倍に

HELP YOUが専属カスタマーサポートとして業務を支援し、契約数の大幅な増加につながった事例をご紹介します。

株式会社キューブ・ソフトは、人気PDF変換ソフト「CubePDF」をはじめ、複数のWindowsアプリを開発・販売する企業です。

事業拡大に伴い、経営者が開発と顧客対応を一手に担う状況に限界を感じていました。しかし、採用ノウハウがなかったため、新規雇用ではなく外部委託を選択。その際、1名専属スタッフによる柔軟なサポートが可能なHELP YOUを導入しました。

HELP YOUには、有償版ソフトの問い合わせ対応や見積書・請求書の作成などを依頼。さらに、余った契約時間を活用して製品の宣伝を兼ねた営業メールの送信も行いました。その結果、経営者が開発業務に集中できるようになり、有償版の契約数は導入前の3倍に増加しました。

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問い合わせ対応を自動化する際の注意点

問い合わせ対応の自動化を導入する際には、いくつか気を付けるべきポイントがあります。

• 自動化できない問い合わせがある
• 導入には手間とコストがかかる
• 運用体制を整える必要がある

自動化できない問い合わせがある

自動化を導入しても、すべての問い合わせに対応できるわけではありません。

特に、複雑な質問や個別の状況判断が必要なケースでは、チャットボットやIVRなどの自動化ツールだけでは対応に限界があります。

そのため、導入の際には、自動化できる問い合わせと、有人対応が必要な問い合わせを明確に区別し、適切な振り分けルールを設定することが大切です。

導入には手間とコストがかかる

問い合わせ対応の自動化には、初期費用やカスタマイズに一定のコストと手間がかかります。

たとえば、チャットボットを導入する場合、FAQの整理や回答フローの設計といった事前準備に時間と労力が必要です。さらに、導入後もFAQの更新や機能追加など、継続的な運用コストが発生します。

そのため、短期的な費用対効果だけでなく、中長期的にどれだけ効率化や品質向上が見込めるかを踏まえて判断することが大切です。

社内のリソース不足が懸念される場合は、外部パートナーの活用も有効な選択肢となります。

運用体制を整える必要がある

問い合わせ対応の自動化は、導入して終わりではありません。

FAQの追加・更新や、ユーザーからのフィードバックを反映した改善など、継続的な運用が求められます。

そのため、担当チームや責任者を明確にし、改善サイクルを回す体制を整えることが重要です。こうした仕組みがあってこそ、システムは定着し、効果を発揮します。

社内リソースだけで体制を維持するのが難しい場合は、一部の運用を外部にアウトソーシングするのも有効な方法です。

問い合わせ対応自動化のよくある質問（FAQ）

問い合わせ対応の自動化について、よくある質問と回答をまとめました。

Q. 自動化に向いている問い合わせの種類は？

A. 定型的で繰り返し発生する問い合わせは、自動化に適しています。

【主な対象例】

• よくある質問（営業時間、料金、手続き方法など）
• 社内問い合わせ（勤怠、経費申請方法、システム利用マニュアルなど）
• 予約管理（予約受付、変更、キャンセル）

これらの問い合わせは、回答パターンがある程度決まっているため、チャットボットやIVRで効率的に対応できます。

一方で、「感情的な配慮が必要な場合」や「状況に応じた判断が求められる場合」は、人による対応が不可欠です。

Q. 中小企業でも問い合わせ対応の自動化は可能？

A. 可能です。むしろ、人手不足で困っている中小企業ほど、自動化の効果を実感しやすいでしょう。

近年は、低コストで導入できるクラウド型のチャットボットやFAQシステム、月額課金制の問い合わせ管理ツールなど、さまざまなサービスが提供されています。

ただし、システムの選定や初期設定、導入後の運用には、一定のリソースやある程度の専門知識が必要です。

社内でリソースが不足している場合は、外部パートナーに導入や運用の一部を委託することで、スムーズに進められます。

Q. 問い合わせ対応の自動化にデメリットはある？

A. 問い合わせ対応の自動化には、以下のようなデメリットがあります。

• 人間らしさが欠け、顧客が不満を感じる場合がある
• 自動化だけでは対応が不十分で、顧客が再度問い合わせる必要が生じる
• システムに不具合が起きると、対応が完全に止まる恐れがある

そのため、自動化と有人対応を適切に組み合わせ、顧客満足度を損なわない体制を整えることが大切です。

★問い合わせ対応の自動化にはメリットだけでなく注意点もあります。自社への適用方法や運用設計のご相談は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

問い合わせ対応自動化のまとめ

問い合わせ対応の自動化には、業務効率化やコスト削減、担当者の負担軽減、対応品質の均一化、さらには顧客満足度の向上など、多くのメリットがあります。
自動化の方法も、AIやIVR、FAQシステム、RPAツールなど多岐にわたります。

ただし、自動化だけですべての問い合わせに対応できるわけではありません。また、導入や運用には一定のコストや専門知識が必要なため、ハードルが高く感じられる場合もあります。

そのような場合は、アウトソーシングサービスの活用がおすすめです。有人対応を含め、自動化の導入や運用サポートも受けられるため、問い合わせ対応を一括してまかせられます。

問い合わせ対応の自動化をご検討中の方は、ぜひHELP YOUまでご相談ください。

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